Распорядительные документы

Приказами оформляются: порядок деятельности Отдела управления учебным процессом, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.

Приказы издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов.

Приказ издавать имеет право только ректор Университета.

Подготовка проекта приказа состоит из следующих стадий:

- изучение существа вопроса, знакомство с законодательными актами и другими документами, издававшимися по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов ИДО ТюмГУ (справок, отчетов, писем);

- подготовка текста документа;

- согласование текста;

- подписание приказа;

- доведение до сведения исполнителей.

Приказ - правовой акт, издаваемый ректором вуза для решения основных и оперативных задач, стоящих перед вузом.

Приказ может быть издан ректором или лицом, исполняющим обязанности ректора вуза в случае его отсутствия.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, физического развития и т.п. Приказы должны оформляться на бланке вуза и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства вуза. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями вуза по поручению руководства или по собственной инициативе.

Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание ректором, регистрацию. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Визируют проект исполнитель, руководитель структурного подразделения, вносящего проект, все указанные в проекте исполнители. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируют ответственные лица финансовой службы. Распорядительные документы должны иметь заголовок, который начинается с предлога " О (Об)". Например: Об утверждении..., О регистрации..., О создании...

Оформляется приказ на бланке и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись, визы, согласование. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова приказываю (пишется вразрядку строчными буквами). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом приказываю. После слова приказываю ставится двоеточие. Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например, " Контроль за исполнением приказа оставляю за собой" .

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово " Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера.

Например:

Приложение

к приказу ректора института

от 00.00.2013 N

Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Заключение

Описав все основные виды распорядительных документов, мы плавно перешли к завершающему этапу своей курсовой работы - заключению. Здесь мне хотелось бы сказать, что распорядительные документы являются главным звеном внутреннего документооборота организации. От правильности их оформления зависит репутация предприятия. Организация, правильно оформляющая распорядительные документы создает благоприятный фон внутри организации.

В первой главе курсовой работы четко изучено, что входит в состав организационно-распорядительной документации, кто имеет право издавать приказы, постановления, распоряжения, инструкции; подробно описана подготовка проекта распорядительного документа, а также подробно рассмотрены документы организационно-распорядительного характера.

Во второй главе углубленно исследовано составление и оформление приказа по основной деятельности: этапы создания, рассмотрены правила оформления, в частности на основе каких нормативно-методических документах каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования. В ходе исследования было установлено, что подготовка приказа представляет собой достаточно сложный процесс.

Хотя оформление и подготовка приказа в основном аналогична, тем не менее в третьей главе "Особенности подготовки и оформления приказов по основной деятельности в ИДО ТюмГУ" удалось выявить некоторые особенности, в основном заключающиеся в тех вопросах, которые решаются непосредственно в приказе.

Изучив и отразив все вопросы по оформлению и этапам подготовки приказа по основной деятельности, можно сделать вывод, что данный приказ является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры организации работы предприятия и т.п.

Таким образом, значение вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет организации работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

распорядительный приказ документ

Список литературы

1. Конституция Российской Федерации: Принята всенародным голосованием от 12 декабря 1993г. Официальный текст по состоянию на 25 марта 2004 г. // Российская газета. - 1993. -25 дек.; Собрание законодательства РФ. - 2004. - № 13. - Ст.1110.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2011 г. № 197 - ФЗ // Собрание законодательства РФ. - 2012. - № 1 (Ч.1.). - Ст. 3.

3. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите и информации" (с изменениями от 10.01.2013 г.) // Свод кодексов и законов Российской Федерации. - Санкт-Петербург: ИД "Весь", 2013.- 992с.

4. Федеральный закон от 24.10.2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" // Собрание законодательства РФ. - № 43. - Ст. 4169.

5. ИСО 216: 1975 Писчая бумага и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы - серий А и В.

6. ГОСТ Р 51141 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998.- 8 с.

7. ГОСТ Р 6.30-2013 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2013.- 19 с.

8. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.

9. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Утв. Приказом Росархива от 27 ноября 2013 г. № 68.

10. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2013. - 107 с.

11. Основные правила работы архивов организаций: Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2012. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2012. - 152 с.

12. ОК 011-93 Общероссийский классификатор управленческой документации: Утв. Постановлением Госстандарта РФ, 30 декабря 1993 № 299. - М.: Издательство стандартов, 1994.

13. Вороцков И.В. Нормативно-методическая база документирования управленческой деятельности в условиях применения новых информационных технологий // Делопроизводство. - 2013.- № 2.- С. 28-31.

14. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Под. ред. Т.В. Кузнецовой - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2011.-359 с..

15. Илюшенко М.П. Организационные документы и их значение в регулировании управленческой деятельности (Положение, должностные инструкции) // Делопроизводство. - 2013.- № 2.-С. 29-33.

16. Кузнецова Т.В. Изменения 2013 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления // Делопроизводство. - 2004.- № 1.- С. 34-43.

17. Кузнецова Т.В. Организационные и нормативно-методические документы организации, необходимые в работе секретаря // Секретарское дело. - 2013.- № 9.- С. 4-6.

18. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. - М.: Инфра-М, 2013.- 575 с.

19. Павлюк Л.В., Т.И. Киселева, М.Ф. Воронина, Н.И. Воробьев. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - М.: 2004.- 352 с.

20. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): Учебно-практическое пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др. - М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2004.- 608 с.

21. Справочник секретаря-референта: Практическое пособие / М.И. Басаков. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2011.- 512 с.

22. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. - М.: Дело, 2011. - 232с.

23. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-20133 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". - М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2004.- 216 с.

24. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство. - 2011.- № 1.- С. 32-39.

25. Янковая В.Ф. Документ в системе управления // Закон. - 2013. - № 12. - С.4-9.

Размещено на Allbest.ru