Документирование конфиденциальной информации

Фактически представленные экземпляры проекта документа и черновик регистрируются в журнале учета созданных/изданных документов в графах 1. 3-7. В графе 5 при наличии черновика пишется «Конфиденциально ___л.» с указанием количества листов черновика, на черновике проставляются отметка конфиденциальности и учетный номер проекта документа. При отсутствии черновика в графе 5 указывается «б/ч» - без черновика.

Проект документа выдастся вместе с черновиком (при наличии) исполнителю под подпись в графе 8.

После отработки проекта текстового документа исполнитель должен проставить номера экземпляров, завизировать остающийся в организации экземпляр, получить визы соответствующих должностных лиц, подписать (а при необходимости и утвердить) проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа, в том числе и оказавшиеся по каким-либо причинам лишними, вместе с черновиком (если документ печатался с черновика) в Службу делопроизводства. Если проект документа по каким-либо причинам не был подписан, то все его экземпляры вместе с черновиком также передаются в Службу делопроизводства.

В целях упорядочения визирования конфиденциальных документов целесообразно разработать Перечень визируемых документов с указанием по каждому документу визирующих должностных лиц. если в Перечне конфиденциальной документированной информации отсутствует соответствующая графа (см. разд. 3.3). При этом следует иметь в виду, что визирования не требуют лишь некоторые внутренние документы (докладные и объяснительные записки, справки по определенным вопросам и др.).

Сотрудник Службы делопроизводства расписывается за получение конфиденциального документа (проекта) черновика в графе 9 журнала учета созданных/изданных документов, одновременно проставляя в графе 2 дату документа, которая должна соответствовать дате его подписания (утверждения).

Черновик, проект (как неподписанный, гак и перепечатанный), лишние экземпляры документа уничтожаются.

В графе 10 журнала учета созданных/изданных документов пишется «Уничтожен» или проставляется аналогичный штамп, заверяемый подписью сотрудника Службы делопроизводства с проставлением даты. В графе 11 при уничтожении проекта документа пишется «Проект уничтожен» или проставляется аналогичный штамп, а при уничтожении лишних экземпляров документа - «Экз. №уничтожены» с указанием номеров экземпляров. Эти отметки заверяются подписью сотрудника Службы делопроизводства с проставлением даты.

В графе 9 журнала учета носителей производится отметка об уничтожении носителя (кроме спецблокнотов) в качестве черновика изданного документа (проекта). Отметка оформляется следующим образом: «Уничтожен как черновик №___»» с указанием номера изданного документа (проекта). Если носитель не являлся черновиком, а уничтожается по каким-либо другим причинам, то в графе 9 пишется «Уничтожен» или проставляется соответствующий штамп, заверяемый подписью сотрудника Службы делопроизводства с указанием даты.

Испорченные, не являющиеся черновиком листы спецблокнота, если он предназначен для использования несколькими исполнителями, должны изыматься из спецблокнота и уничтожаться после возврата спецблокнота каждым исполнителем с отметкой об уничтожении в контрольном листе спецблокнота. заверяемой подписью сотрудника Службы делопроизводства. Такой порядок обусловлен необходимостью исключения необоснованного ознакомления других исполнителей с конфиденциальной информацией, зафиксированной на испорченных листах данным исполнителем. Таким же способом испорченные листы могут уничтожаться и при использовании спецблокнота одним исполнителем. Однако в этом случае допускается уничтожение испорченных листов вместе с обложкой и корешками изъятых листов спецблокнота после использования всех листов.

При уничтожении использованного спецблокнота в контрольном листе проверяются наличие отметок и подписей о номерах документов или об уничтожении испорченных листов, обложка спецблокнота с корешками изъятых листов и с испорченными листами, если они не были уничтожены ранее, а в графе 9 журнала учета носителей пишется слово или проставляется штамп «Уничтожен», заверяемый подписью сотрудника Службы делопроизводства с указанием даты.

Об уничтожении бумажных носителей по решению руководителя организации может составляться акт по форме 6.

Форма 6

АКТ

Мы, нижеподписавшиеся,______________________________________

(должности, инициалы, фамилии

________________________________________________________

сотрудников Службы делопроизводства)

составили настоящий акт в том, что нами « »20... г. произведено

уничтожение путем сжигания макулатуры за период с

«» по «» 20... г.,

(подпись, инициалы, фамилия)

(подпись, инициалы, фамилия)

Бумажные носители могут уничтожаться и с помощью бумагорезательной машины, как правило, также после проведения квартальной проверки наличия документов. При уничтожении таким способом тоже может составляться акт об уничтожении с заменой в тексте слова «Сжигание» на слова «Измельчение машиной».

6 Особенности создания и изготовления конфиденциальных документов с помощью средств ЭВТ, их печатания, тиражирования, размножения

Конфиденциальные документы, создаваемые в организации, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата Л4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов, т.е. документов, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме [37] или в виде электронных сообщений - информации, переданной или полученной пользователем информационно-телекоммуникационной сети [23. ст. 2]. Они должны иметь установленный состав реквизитов, а также расположение и оформление в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланки организации разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном варианте - посередине листа вдоль верхнего поля, требования к учету использования и хранения бланков, печатей, штампов, необходимых для оформления конфиденциальных документов, изложены в разд. 7.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое,20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

Состав реквизитов конфиденциального документа определяется его видом и назначением. Согласование конфиденциального документа в организации оформляется визой уполномоченного должностного лица. Согласование документа, созданного в организации, с другими учреждениями, организациями, предприятиями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

Конфиденциальные документы составляются на средствах ЭВМ (компьютере) и распечатываются с помощью принтера, в зависимости от степени защиты технических средств и программного обеспечения, непосредственным исполнителем. В случае необходимости распечатка документов производится технической службой (секретарь, инспектор, оператор и т.д.) под ответственность исполнителя конфиденциальных документов.

Окна в помещении, где изготавливаются конфиденциальные документы, целесообразно тонировать или зашторивать. Экран монитора необходимо разворачивать в сторону от окна и входной двери.

На первом листе лицевой стороны документа в левом нижнем углу (допускается на обороте первого листа) указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия ответственного за распечатку и дату печатания документа. Дополнительно указывается наименование файла, в котором набиралась информация.

Отпечатанные, завизированные и подписанные отправляемые и организационно-распорядительные документы ограниченного доступа (приказы, распоряжения, протоколы и т.д.) вместе с их черновиками и вариантами передаются в Службу делопроизводства. Кадровая документация (персональные данные) передается в Службу кадров для ее регистрации.

Черновики и варианты уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии отправляемого (исходящего) письма или подлиннике организационно-распорядительного документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись». Запись производится непосредственно исполнителем или сотрудником структурного подразделения в зависимости от того, где были уничтожены черновики и варианты документа (более подробно см. в разд. 5).

Организация работы по изготовлению электронных конфиденциальных документов. Изготовление электронных аналогов бумажных конфиденциальных документов сопровождается дополнительными требованиями к системе их защиты. Для сотрудников централизованно разрабатывается иерархическая система идентифицирующих паролей, кодов и ключей для обеспечения разграничения доступа к информации.

Любое санкционированное или несанкционированное обращение к информации должно регистрироваться (протоколироваться). Рекомендуется систематически проверять используемое пользователями программное обеспечение в целях обнаружения неутвержденных или необычных программ. Применение персоналом неутвержденных (незарегистрированных) защитных мер при работе с компьютером не допускается. При несанкционированном входе в конфиденциальный файл информация должна немедленно автоматически стираться.

Закончив работу на компьютере, сотрудник обязан:

· проверить наличие электронных носителей информации (вне компьютера) по внутренней описи и сдать их в Службу делопроизводства;

· блокировать компьютер персональным ключом и отключить электропитание в помещении;

· запереть и опечатать помещение, сдать его под охрану.

После изготовления конфиденциального документа на принтере и при необходимости переноса текста на дискету (флеш-память) информация в компьютере также должна быть стерта. Факт уничтожения информации подтверждается подписями исполнителя и сотрудника Службы делопроизводства в карточке учета созданного/ изданного документа или соответствующей отметкой в электронной карточке.

В Службе делопроизводства должны храниться регулярно обновляемые конин используемых исполнителями электронных носителей. Работа с электронными конфиденциальными документами разрешается только при наличии в организации сертифицированной системы защиты компьютеров и локальной сети.

Размножение и тиражирование конфиденциальных документов.

Допускается копирование (тиражирование) исполнителем непосредственно в подразделениях, имеющих копировальную технику, небольших по объему конфиденциальных документов. Порядок использования имеющейся копировальной техники в подразделениях устанавливается их руководителями. Учет выполненных копировальных работ ведется в журналах, которые выдаются Службой делопроизводства сотрудникам, принявшим копировальную технику на ответственное хранение. Дополнительно размноженные экземпляры учитываются в Службе делопроизводства за номером подлинника и в той же учетной форме. Выписки из документов делаются также с разрешения руководителя подразделения и учитываются за новыми номерами на карточках регистрации созданных/изданных документов.

Целевое использование сотрудниками копировальной техники следует строю контролировать.

Централизованное копирование (тиражирование) производится по разрешению руководства структурного подразделения и Службы делопроизводства только для служебных документов но оформленному заказу на бланке установленной формы 7.

Форма 7

Сшить

с обложкой

с оборотом

уменьшить

увеличить

(необходимое подчеркнуть)

ЗАКАЗ

на копирование документов

Индекс или наименование

Подразделения _______________________________________

Исполнитель _________________________________________

Телефон _____________________________________________

Наименование документа (полностью) _____________________

_____________________________________________________

Стр.__________Экз. _________________

Дата _________ Время _______________

Подпись ___________________

Оператор __Дата ____________Время _________

Подпись исполнителя, получившего заказ _________________

Дата _____________Время______________

На копирование передаются, как правило, первые, четко напечатанные экземпляры (подлинники) документов в несброшюрованном виде. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с первым экземпляром (полтинником) документа. О выполнении заказа делается соответствующая отметка. Учет выполненных работ по копированию конфиденциальных документов ведется на основании заказов.

Изготовление брошюр производится с разрешения руководства Службы делопроизводства. Копирование (тиражирование) бланков документов, используемых в организации, не разрешается. Запрещается также использовать для копирования документов копировальную технику, не оборудованную техническими средствами защиты or излучений ими электромагнитных волн.

Тиражирование и размножение конфиденциальных документов и изданий в типографии производится с разрешения Службы делопроизводства (если такая служба существует в организации) и под контролем Службы безопасности. В типографиях учет тиражируемых документов и изданий может осуществляться с учетом других открытых материалов.

По окончании печатания документов и изданий набор должен быть разобран, а печатные формы аннулированы, о чем составляется акт за подписями представителя организации - заказчика и типографии.

7. Учет использования и хранения печатей, штампов, бланков, необходимых для оформления конфиденциальных документов

7.1 Печати и штампы

Печать - это устройство, содержащее клише для нанесения оттисков на бумагу [154].

Федеральные органы власти применяют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации. Порядок применения гербовых печатей устанавливается российским законодательством. Порядок применения печатей с изображением Государственною герба регулируется Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» [3]. Негосударственные организации применяют печать с наименованием самой организации в соответствии с уставом организации.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении. исполнении документов и др. Согласно ГОСТ P6.30-2003 оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и обязательствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

В соответствии с уставом в организации могут использоваться круглые печати структурных подразделений и печати для отдельных категорий документов («Для пакетов», «Для договоров». «Для копий»), металлические выжимные печати для опечатывания помещений и удостоверения специальных пропусков. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководство организации по согласованию с руководителем Службы делопроизводства и Службы безопасности. Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляется в соответствующих подразделениях и передастся в Административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.

Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, финансовой службы, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым доверенностью или распорядительным документом руководителя предоставлены соответствующие полномочия. Передача печатей посторонним лицам и вынос их за пределы территории организации не допускаются.

Служба делопроизводства ведет общий учет имеющихся в организации печатей и штампов в специальном журнале (форма 8) с проставляем их оттисков. Выдача печатей и штампов осуществляется пол расписку работникам, персонально ответственным за их использование и хранение. Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются. Печати хранятся в надежно запираемых шкафах. Ответственность за законность использования и хранение главной печати организации возлагается на руководителя. Ответственность за хранение, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется подразделением, ответственным за учет печатей. В случае служебной необходимости по решению руководителя организации допускается изготовление дополнительных экземпляров печати.

Форма 8. Журнал учета печатей и штампов

Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

7.2 Бланки документов

Бланки документов, тетрадей и блокнотов для записей служат одним из средств защиты конфиденциальных документов, в том числе от подделки, а также являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на качественном уровне.

В организациях используются бланки документов, изготовленные типографским способом. В случае применения компьютерного шаблона бланка последний должен иметь неизменяемый формат.

Не разрешено тиражирование бланков документов средствами оперативной полиграфии (ксерокопии) с помощью компьютерной техники при распечатке на принтере. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии (ксерокопирование) документов на бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью Службы делопроизводства.

Организация работы по изготовлению бланков возлагается на Административно-хозяйственную службу, которая:

· получает от Службы делопроизводства заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

· оформляет заказы на изготовление в типографии печатнобланочной продукции;

· получает и ведет учет и выдачу в Службу делопроизводства изготовленных бланков документов.

Изготовленные бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в Службе делопроизводства. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по их видам в журнале (форма 9).

Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков (форма 10).

Форма 9. Журнал учета бланков

Форма 10. Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения

В структурных подразделениях бланки документов должны использоваться строго по назначению и храниться в надежно запираемых шкафах. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях, и руководители подразделений. Уничтожение бланков, не требующих обращения, осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме, в том числе электронной.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков возлагается на Службу делопроизводства.

Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации. Регистрационно-учетные формы необходимо включать в номенклатуру дел.

Проверку наличия, использования и хранения бланков проводят не реже одного раза в год Экспертной комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководства организации.

Размещено на Allbest.ru