Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота

Принципы организации документооборота управленческой деятельности, его виды и способы организации. Характеристика систем электронного документооборота, их преимущества и специфика. Защита от электромагнитного и ионизирующего излучения, режим труда.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 12.02.2015
Размер файла 2,6 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Capture and Transformation Services (DCTS) - набор служб, облегчающих массовый ввод документов в Directum с внешних источников (сканеров, МФУ, сендеров, папок файловой системы, факсов, почтовых серверов и т.д.) и их дальнейшее преобразование в различные форматы. Лицензия на «Службу ввода документов» приобретается отдельно для каждого сервера

Стоит отметить вариативность серверных операционных систем и серверов БД 1С:Документооборот по сравнению со своими конкурентами. Также можно указать на различие компаний в политике предоставления демоверсии/демодоступа потенциальным пользователям. Главное, что стоит указать в самом начале нашего обзора - это то, что все СЭД построены по модульному принципу, что позволяет добавлять к СЭД новые функции или развивать функциональность уже имеющихся.

Критерий 2. Политика лицензирования и ценообразование

Таблица 2. Стоимость лицензий без учёта стоимости СУБД, дополнительных модулей и скидок (руб.)

1С:Документооборот

DocsVision

Directum

Пакеты лицензий

ПРОФ

КОРП

Базовая

Расширенная

Корпоративная

Lite

Standard

Enterprise

Пакет 20/25(DocsVision) базовых клиентских лицензий

95 000

163 000

95 000

185 000

264 000

30 400

112 100

193 800

Пакет 50 базовых клиентских лицензий

186 000

254 000

-

320 000

484 000

72 000

265 500

459 000

Пакет 100 базовых клиентских лицензий

330 000

398 000

-

495 000

830 500

-

472 000

816 000

Целью этой таблицы является предоставление общей сравнительной характеристики по вопросу стоимости основных модулей рассматриваемых программных продуктов и клиентских лицензий. Конечно, она далеко не полностью содержит прайс-листы трёх представленных компаний, но вполне даёт понимание потенциальным пользователям о стоимости продуктов.

Также стоит указать, каковы основные различия приведённых в таблице пакетов лицензий каждого из программных продуктов.

1С:Документооборот

Функции, доступные только в версии КОРП:

· Штрихкодирование документов и файлов

· Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов

· Автоматическое заполнение файлов по шаблонам

· Печать регистрационного штампа

· Принятие задач к исполнению

· Настройка и использование условий маршрутизации

· Периодические бизнес-процессы

· Учет и использование графиков работы

· Иерархия бизнес-процессов

· Остановка бизнес-процессов

· Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборот 8» из других приложений

· Категоризация данных

· Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам

DocsVision

Базовая: содержит платформу DocsVision и приложение «Делопроизводство».

Расширенная: включает состав Базовой редакции + приложение «Управление процессами» и возможность приобретения Лёгкого клиента.

Корпоративная: включает состав Расширенной редакции + возможность приобретения Пакета Оптимизации Производительности, Лёгкого клиента и SharePoint расширения.

Directum

Пакеты Lite, Standard и Enterprise включают базовую серверную лицензию системы и базовые клиентские лицензии пользователей на Базовые модули («Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами»). Различие, главным образом, заключается в том, какими дополнительными модулями и дополнительными серверными лицензиями пользователь сможет расширять функциональность Базовых модулей.

Политика лицензирования

1С:Документооборот

Для обеспечения удобной и плавной масштабируемости платформы все продукты линейки «1С:Предприятие 8» подразделяются на следующие категории:

· основные поставки, которые содержат платформу, прикладное решение (конфигурацию) и лицензию на использование продукта на одном рабочем месте;

· конкурентные клиентские лицензии, или лицензии на дополнительные рабочие места;

· лицензия на сервер «1С:Предприятия» (сервер приложения);

DocsVision

Программное обеспечение DocsVision состоит из серверной и клиентской частей. Под лицензированием DocsVision понимается передача заказчику права на использование системы определённым количеством пользователей, одновременно работающих с одним сервером (так называемая «concurrent licensing model», или конкурентные лицензии). При этом количество рабочих мест, на которых будет установлена система, никак не ограничено. При средних параметрах интенсивности работы пользователей статистически обоснованным является приобретение конкурентных лицензий в количестве 70% от общего числа пользователей. Лицензии конкурентные, минимальный размер покупки - 10 штук. Есть VIP-лицензии, дающие гарантированный вход в систему.

Directum

Лицензии конкурентные. Для web-доступа лицензия покупается на сервер. В остальном политика лицензирования абсолютно аналогична DocsVision.

Критерий 3. Функциональные возможности

Данный раздел поделён на следующие части:

· Регистрация и ввод документов

· Работа с документами

· Управление бизнес-процессами

· Поиск и анализ информации

· Поддержка бумажного документооборота

· Стандартные средства настройки

По каждому разделу приведена таблица, в которой сравниваются функциональные возможности рассматриваемых СЭД. В целом, возможности систем совпадают, но и имеются различия, отражённые в этих таблицах. Там, где, на наш взгляд, были необходимы пояснения к рассматриваемым возможностям систем, помимо обозначения «+» - возможность реализована, добавлены комментарии.

Таблица 3. Регистрация и ввод документов

Функционал

1С:Документооборот

DocsVision

Directum

Регистрация документов

+

+

+

Присоединение файлов

+

+

+

Создание документа по шаблону

+

+

+

Регистрация из электронной почты

· Любой документ или файл «1С:Документооборот 8» можно отправить по электронной почте непосредственно из программы

· Загрузка входящих или внутренних документов

· Загрузка всех вложенных файлов

· Работа исполнителя с заданием MS Outlook без открытия Навигатора DocsVision (on-line)

· Мгновенная синхронизация задания MS Outlook и карточки задания в Навигаторе

· Отображение заданий DocsVision в виде задач в MS Outlook

Интеграция с MS Outlook позволяет сохранять пришедшие письма и их вложения как документы Directum, отправлять письма контактным лицам из единой адресной книги Directum, а также регистрировать контакты в модуле "Управление взаимодействием с клиентами". Текст письма можно непосредственно из MS Outlook отправить в виде задачи каждому сотруднику, поручив ему тем самым работу, обозначенную в письме

Регистрация из web-формы

+

+

+

Работа со справочниками

+

+

+

Настройки шаблонов регистрационных номеров

+

+

+

Контроль заполнения обязательных полей карточки документа

+

+

+

Возможность потокового ввода документов

+

+

+

Регистрация со сканера

+

+

+

Регистрация документов из MS Office/OpenOffice

Возможно при реализации дополнительной программной настройки

· Открытие и сохранение хранящихся в системе документов формата Microsoft Office непосредственно из приложений Microsoft Office

· Автоматическое формирование атрибутов учетной карточки из полей и свойств документа Microsoft Office и обратно

--

Таблица 4. Работа с документами

Функционал

1С:Документооборот

DocsVision

Directum

Формирование списка рассылки

+

+

+

Изменение прикрепленных файлов

+

+

+

Встроенные средства просмотра прикрепленных файлов

--

предварительный просмотр (без открытия карточки)

--

Работа с проектами документов

+

+

+

Автоматическая выдача напоминаний о нарушении срока рассмотрения, о приближении и нарушении срока подготовки проектов

+

+

+

Работа с версиями документов

+

+

+

Ведение папочной структуры документов

+

+

+

Ведение личных папок пользователя

+

+

+

Свой рабочий стол с любого места

+

+

+

Установление связи с другими документами, зарегистрированными в системе

+

+

+

Поддержка процедур визирования/согласования документов

+

+

+

Возможность выдачи поручений

+

+

+

Возможность использования промежуточных отчётов по исполнению

Получение автоматически сформированных отчетов об исполнительской дисциплине сотрудников

--

--

Работа с документами в режиме Off-line

Создание территориально распределённых систем, обменивающихся данными в режиме off-line

Исполнение задания без непосредственного доступа пользователя к серверу DocsVision (off-line задание через электронную почту Microsoft Exchange и Outlook)

Создание территориально распределённых систем, обменивающихся данными в режиме off-line

Ведение листа согласования

+

+

+

Автоматическое протоколирование доставки, получения и прочтения сообщений в системе

+

+

+

Таблица 5. Управление бизнес-процессами

Функционал

1С:Документооборот

DocsVision

Directum

Создание типовых маршрутов движения документов

+

+

+

Поддержка в маршрутах ветвлений

+

+

+

Привязка маршрутов к типам документов, исполнителям и т.д.

+

+

+

Механизмы контроля исполнения документов

+

+

+

Обеспечение свободной маршрутизации документов

+

+

+

Автоматическое ведение этапов исполнения работ

+

+

+

Контроль за рассмотрением и исполнением документов и поручений в территориально распределённой организации

+

+

+

Обеспечение возможности ввода множества поручений по одному документу и множества исполнителей по одному поручению

+

+

+

Рассылка уведомлений по электронной почте

+

+

+

Рассылка документов на ознакомление

+

+

+

Выдача задач на группу

+

+

+

Делегирование полномочий

+

+

+

Автоматизация приёма/отказа поручений к исполнителю

Возможно через дополнительно реализуемую функциональность средствами платформы «1С:Предприятие»

Чтобы повысить оперативность выполнения типовых задач (например, рассмотрение договора) исполнитель может использовать в ответе на задачу автотекст (например, «рассмотреть возможность продления договора»). Автотекст настраивается администратором системы или лично пользователем

Таблица 6. Поиск и анализ информации

Функционал

1С:Документооборот

DocsVision

Directum

Поиск по реквизитам документа

+

+

+

Поиск задач и поручений (в том числе по срокам исполнения, исполнителям, контролёрам)

+

+

+

Полнотекстовый поиск с учётом морфологии русского языка

+

+

+

Осуществление различных видов поиска в одном запросе

+

+

+

Создание и хранение специализированных настроек поиска

· Групповые настройки

· Индивидуальные настройки пользователя

В общем случае результаты выполнения поискового запроса помещаются в системную папку Результаты поиска, которая автоматически создается при первом выполнении поискового запроса. Однако, для хранения данных, отвечающих критериям часто используемого запроса, можно создать особую виртуальную папку: при каждом обращении к ней будет выполняться обновление результатов указанного в ее свойствах поискового запроса

· Предопределённые поиски (например, "Мои последние изменённые документы")

· Настроенные администратором специальные поиски по часто используемым критериям

· Технология связанных документов

Подготовка журналов регистрации документов

+

+

+

Создание отчётов по исполнительской дисциплине

+

+

+

Экспорт отчётов во внешние приложения

+

+

+

Встроенный построитель сложных отчётов

Стандартный построитель отчетов платформы «1С:Предприятие», дополнительные настройки

· Создание сложных отчётов по данным системы, которые невозможно построить при помощи стандартных представлений

· Статистические отчёты

· Является отдельным модулем с собственной программой инсталляции

· Не входит в стандартный комплект поставки

В системе предусмотрены специализированные отчёты, существенно повышающие эффективность работы пользователей: Документы на рассмотрении, просроченные поручения, документы, подлежащие возврату и т.д.

Таблица 7. Поддержка бумажного документооборота

Название продукта

Функционал

Комментарии

1С:Документооборот

Ведение номенклатуры дел

Используется для создания новых дел (томов) и списания в дело исполненных документов

Журнал передачи

Для каждого входящего, исходящего или внутреннего документа заводится карточка. Из карточки документа доступен журнал передачи. Журнал содержит записи о передаче бумажных документов или их копий сотрудникам, а также о возврате переданных документов

DocsVision

Ведение номенклатуры дел

Формирование дел и томов

Архивирование дел

· Передача дел в подразделения

· Передача дел на постоянное хранение

· Уничтожение дел в архиве

Directum

Ведение номенклатуры дел

Регистрация документов

Используются регистрационно-контрольные карточки (РКК), которые содержат все первичные данные (корреспондент, подразделение организации, представитель организации, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т.д.)

Движение и исполнение документов

· Фиксация полной переписки по исполнению поручений

· Возможность отправки на доработку

· Гибкая настройка маршрутизации

Поиск и анализ информации

С момента регистрации любого документа в системе можно найти как его регистрационную карточку вместе с информацией о местонахождении и процессе исполнения документа, так и сам электронный документ

Таблица 8. Стандартные средства настройки

Функционал

1С:Документооборот

DocsVision

Directum

Средства проектирования форм

+

+

+

Средство разработки типовых маршрутов прохождения документов

+

+

+

Средства создания и настройки структуры организации (в том числе распределённой)

+

+

+

Средства создания и редактирования справочников

+

+

+

Возможность изменения интерфейса (под типы пользователей)

+

+

+

Средства настройки шаблонов документов (MS Office)

+

+

+

Критерий 4. Права доступа и информационная безопасность

Во всех представленных в обзоре системах реализованы надёжные средства разграничения полномочий, контроля за доступом к данным и элементам информационной безопасности, представленных в последующих двух таблицах.

Таблица 9. Права доступа

Возможности

1С:Документооборот

DocsVision

Directum

Поддержка различных способов аутентификации

+

+

+

Назначение прав пользователям

+

+

+

Назначение прав группам пользователей

+

+

+

Поддержка пользовательских ролей

+

+

+

Разграничение прав доступа к объектам системы

+

+

+

Разграничение прав доступа к операциям на уровне РКК /прикрепленных файлов /реквизита

+

+

+

Таблица 10. Информационная безопасность

Возможности

1С:Документооборот

DocsVision

Directum

Шифрование данных системы, шифрование данных при передаче

+

+

+

Протоколирование действий пользователей

+

+

+

Средства мониторинга событий в системе

+

+

+

Использование ЭЦП

+

+

+

Применение сертифицированных средств криптозащиты

+

+

+

Динамическая блокировка документа (не подлежащего редактированию/редактируемого другим сотрудником)

+

+

+

Организация резервного копирования базы данных (в том числе по расписанию)

+

+

+

Критерий 5. Поддержка

Таблица 11. Сравнение услуг по поддержке

Предметы сравнения

1С:Документооборот

DocsVision

Directum

Принципы предоставления технической поддержки

В комплект поставки продукта входит диск 1С:ИТС ПРОФ текущего выпуска и купон на бесплатное обслуживание по линии ИТС на 6 месяцев. Далее - платная подписка на ИТС

Работает по фиксированным правилам, определяющие максимальное время реакции по инциденту

Предоставляется организациям с действующим абонементом, сроком на 1 год, на обновление версий системы Directum. Распространяется только на стандартный функционал

Предоставляется на все продукты компании 1С

Предоставляется сразу после скачивания демоверсии системы

Услуги линии консультаций 1С по телефону и электронной почте

Доступность различных уровней обслуживания в соответствии с требованиями любого заказчика

Доступ к технической поддержке открыт по всем каналам связи - телефон, электронная почта, сайт поддержки

Доставка дисков ИТС непосредственно на рабочее место пользователя

Доступ к технической поддержке открыт по всем каналам связи - телефон, электронная почта, сайт DocsVision

Виды технической поддержки

Информация на сайте и ежемесячных выпусках DVD http://its.1c.ru/

Начальная

Базовые

Сервисные и консалтинговые услуги

Гарантийная

Дополнительные

Расширенная

Далее представлены цены на послепродажное обслуживание СЭД. Вследствие прозрачности прайс-листов фирмы 1С, в таблице 12 представлены цены на Информационно-технологическое сопровождение пользователей «1С:Предприятие» в денежном выражении. Таблица 13 объединяет DocsVision и Directum, которые предоставляют информацию в процентом выражении.

Таблица 12

Вариант подписки на 1С:ИТС

Рекомендованная розничная цена, руб., включая НДС 18%

Подписка на 3 месяца

6 693

Подписка на 6 месяцев

12 912

Подписка на 12 месяцев

24 720

Таблица 13

Услуги по обновлению версий продукта

Цена

Абонемент на обновление версий сроком на 1 год

20% (от стоимости ПО)

Абонемент на обновление версий сроком на 1 квартал

6% (от стоимости ПО)

Обновление версии (разовое, при отсутствии абонемента)

50% (от стоимости ПО)

Приоритетная техподдержка на 1 год

72 000 руб.

Обновление версий продукта DV

25% от стоимости конкурентных лицензий

Критерий 6. Обучение

Обучение сотрудников - это необходимое условие для успешного внедрения, использования и развития системы на базе любого из представленных продуктов. Именно поэтому мы посчитали важным отразить в обзоре ключевые параметры проводимых компаниями (1С - с партнерами) курсов.

Таблица 14. Место обучения

Место обучения

1С:Документооборот

DocsVision

Directum

В Центрах сертифицированного обучения, расположенных по всей территории России

есть

есть

есть

В собственных учебных центрах компаний

есть +

Дистанционное обучение:

· Выездное обучение/онлайн вебинары

· Интернет курсы

· Самоучители

есть +

Дистанционное обучение

есть+

(в Москве и Ижевске)

Таблица 15. Курсы обучения

Курсы СЭД

Длительность (академических часа)

Стоимость, руб.

Возможности прикладного решения «1С:Документооборот 8» для организации электронного документооборота

24

10 000

Основы DocsVision

16

6500

Использование базовых модулей системы Directum

15

5 700

Вывод и выбор СЭД

Приведенный обзор отражает ключевые особенности ведущих отечественных систем электронного документооборота. Общий анализ показывает, что решение от компании 1С, несмотря на относительно небольшой срок нахождения на рынке программного продукта (версии КОРП), не уступает двум другим решениям по основным параметрам, является более технологичным и более привлекательным по цене. Явным плюсом решения также служит распространенность платформы «1С:Предприятие» и большое количество специалистов по поддержке.

Глава 3. Технико-экономическое обоснование

Экономия затрат на оплату труда пользователей СЭД

Рассмотрим подробнее экономию затрат на оплату труда пользователей СЭД.

Расчет условной годовой экономии затрат на оплату труда работников j-й квалификации Сj при изменении трудоемкости процессов подготовки и обработки информации в результате внедрения СЭД определяется по формуле:

Сj = Сзпj (Q1 - Q2) А2 / Фj,

где Сзпj - годовой фонд заработной платы работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, руб.; Q1, Q2 - трудоемкость подготовки и переработки единицы данных в базовом и новом вариантах программного продукта, чел./ч; А2 - годовой объем работ по подготовке и переработке данных в новом варианте программного продукта, натуральных ед.; Фj - годовой фонд рабочего времени одного работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, ч.

Рассчитаем экономию затрат на оплату труда менеджера, работающего в бюджетной сфере по 11 разряду единой тарифной сетки и имеющего оклад 2787 рублей. С учетом того, что менеджер имеет ежемесячную премию в размере 75% от своего оклада, его ежемесячная зарплата составляет 4877,25 руб. Следовательно, годовой фонд заработной платы менеджера составляет 58527 руб. Учитывая, что при пятидневной рабочей неделе, количество рабочих дней 249, годовой фонд рабочего времени менеджера составит 1992 часа.

Трудоемкость подготовки и оформления документов при прежнем методе работы и в системе СЭД составляет соответственно 25 [чел./ч.] и 20 [чел./ч.]. Годовой объем работ по подготовке и переработке данных в СЭД (в натуральных единицах) составляет ? 80 документов.

Таким образом, получаем экономию затрат на оплату труда менеджера:

С =58 527· (25 - 20)· 80 / 1992=11752,41рублей,

что составляет 20% от годового фонда заработной платы менеджера 11 разряда, занятого подготовкой и переработкой документов в автоматизированной системе документооборота.

Экономия затрат на оплату машинного времени

При замене базового программного продукта (ПП) на новое, как правило, уменьшается время использования вычислительных средств. Расчет экономии затрат на оплату машинного времени производится по формуле

Смш = Цмш1шо - Т2шо) А б

где Cмi - годовая экономия затрат на оплату времени работы i-го ресурса вычислительного комплекса или коммуникационных средств, связанных с выполнением функций исследуемых ПП, руб.; Цмi - стоимость одного часа работы i-го ресурса вычислительного комплекса или коммуникационных средств применительно к конкретному контуру и режиму работы, руб./ч.; Т1ij, Т2ij - время выполнения j-х операций на i-м ресурсе вычислительного комплекса или коммуникационных средств в базовом и новом вариантах использования ПП, ч; А2j - количество j-х операций, выполняемых по новому варианту ПП в течение года.

Рассчитаем годовую экономию затрат на оплату времени работы автоматизированного рабочего места (АРМ) менеджера в автоматизированной системе документооборота. Стоимость одного часа работы АРМ менеджера 7 рублей; время выполнения операций, связанных с договорами на АРМ менеджера при старом методе работы и в автоматизированной системе документооборота составляют соответственно 5 часов и 3 часа; 1002 - количество операций, связанных с договорами, выполняемых в автоматизированной системе документооборота в течение года.

Таким образом, годовая экономия затрат на оплату времени работы автоматизированного рабочего места (АРМ) менеджера в сети системы документооборота составит:

Cм =7· (5 - 3)·1002 =14028 рублей.

Глава 4. Безопасные приемы работы. Виды опасных и вредных факторов

Общие сведения

Техника безопасности (ТБ) -- мероприятия, направленные на устранения факторов, причиняющих вред здоровью.

Целями техники безопасности служат:

§ Обеспечение безопасности

§ Сведение получения производственных и прочих травм к минимуму

§ Охрана здоровья

§ Система организационных и технических мероприятий, направленных на уменьшение или исключение влияния опасных и вредных факторов на человека во время трудовой деятельности.

Значимость:

Обеспечение безопасных условий труда определяется следующими фактами:

1. Самыми важными являются жизнь и здоровье человека по сравнению с ценой производимого продукта и стоимостью оказываемых услуг.

2. Необходимость в сведении внештатных ситуаций к минимуму.

3. Необходимость в сведении травм рабочих к минимуму для повышения эффективности работы

4. Необходимость в сведении времени отсутствия квалифицированных специалистов ввиду профессиональных травм и/или заболеваний на рабочем месте к минимуму.

Законодательные акты:

Вопросы, относящиеся к организации и охраны труда при работе за компьютером, регулируются:

§ Трудовым кодексом Российской Федерации [4]

§ СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к ПЭВМ и организации работы»,

§ Инструкцией по охране труда при работе на ПК.

Электробезопасность

Электробезопасность -- система организационных мероприятий и технических средств, предотвращающих вредное и опасное воздействие на работающих электрического тока и электрической дуги.

Электробезопасность включает в себя:

правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реабилитационные и иные мероприятия. Правила электробезопасности регламентируются правовыми и техническими документами, нормативно-технической базой. Знание основ электробезопасности обязательно для персонала, обслуживающего электроустановки и электрооборудование.

Пожарная безопасность

Пожарная безопасность -- состояние объекта, характеризуемое возможностью предотвращения возникновения и развития пожара, а также воздействия на людей и имущество опасных факторов пожара. Пожарная безопасность объекта должна обеспечиваться системами предотвращения пожара и противопожарной защиты, в том числе организационно-техническими мероприятиями.

Нормативные документы в области пожарной безопасности:

На территории Российской Федерации действуют следующие основные нормативные документы:

§ Федеральный закон № 69-ФЗ «О пожарной безопасности»;

§ Правила пожарной безопасности (ППБ 01-03);

§ Федеральный закон № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности»;

§ Федеральный закон № 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений».

Характеристика рабочего места

При работе с компьютером человек подвергается воздействию ряда опасных и вредных производственных факторов:

повышенное значение напряжения электрического потока;

электростатическое поле (ЭСП);

электромагнитное поле (диапазон радиочастот: ВЧ, УВЧ и СВЧ);

инфракрасное и ионизирующее излучения;

повышенный уровень шума и вибрации

механические повреждения

опасность пожара

Метеорологические условия среды (микроклимат);

Повышенные психофизиологические нагрузки;

Электробезопасность

Электрооборудование, используемое человеком, является источником опасности поражения электрическим током.

Проходя через человеческое тело, электрический ток оказывает на него сложное воздействие, являющееся совокупностью термического, электрического и биологического воздействий.

Термическое воздействие электрического тока характеризуется нагревом тканей, вплоть до ожогов. Электрическое воздействие - электролитическое разложение жидкостей, в том числе и крови, а биологическое - нарушение биологических процессов, протекающих в организме, что сопровождается разрушением тканей и сокращением мышц [19,20].

Основным организационным мероприятием является инструктаж и обучение безопасным методам труда, а так же проверка знаний правил безопасности и инструкций в соответствии с занимаемой должностью применительно к выполняемой работе.

При проведении незапланированного и планового ремонта вычислительной техники выполняются следующие действия:

Отключение компьютера от сети;

Проверка отсутствия напряжения.

После выполнения этих действий проводится ремонт неисправного оборудования.

Согласно ПУЭ [20] помещение относится к помещению без повышенной опасности.

Защита от электромагнитного и ионизирующего излучения

Медицинские исследования показали, что излучение, сопровождающее работу монитора, отрицательно сказывается на здоровье человека.

Допустимые значения параметров неионизирующих электромагнитных излучений от монитора компьютера представлены в табл. 16.

Максимальный уровень рентгеновского излучения на рабочем месте оператора компьютера обычно не превышает 10мкбэр/ч, а интенсивность ультрафиолетового и инфракрасного излучений от экрана монитора лежит в пределах 10…100мВт/м2.

Для снижения воздействия этих видов излучения рекомендуется применять мониторы с пониженным уровнем излучения (MPR-II, TCO-92, TCO-99), устанавливать защитные экраны, а также соблюдать регламентированные режимы труда и отдыха.

Таблица 16. Допустимые значения параметров неионизирующих электромагнитных излучений

Наименование параметра

Допустимые значения

Напряженность электрической составляющей электромагнитного поля на расстоянии 50см от поверхности видеомонитора

10В/м

Напряженность магнитной составляющей электромагнитного поля на расстоянии 50см от поверхности видеомонитора

0,3А/м

Напряженность электростатического поля не должна превышать:

для взрослых пользователей

для детей дошкольных учреждений и учащихся

средних специальных и высших учебных заведений

20кВ/м

15кВ/м

Ионизирующими - называются излучения, взаимодействие которых со средой приводит к образованию электрических зарядов разных знаков. К ионизирующим излучениям относятся: гамма-излучение, рентгеновское, корпускулярное, инфракрасное, микроволновое и другие виды излучений. Рентгеновское излучение на расстоянии 10 см. от монитора составляет не более 100 мкР/ч, а уровень ионизации обоих зарядов в диапазоне 1500-5000 на 1 см3 воздуха. Источником излучения в помещении с установленной ИС является монитор. При повышенном электромагнитном излучении у человека появляется головная боль, повышенная утомляемость, что снижает сосредоточенность работающего к работе, его внимание.

Излучение и поля радиочастотного диапазона регламентируются ГОСТ 12.1.006 - 84 (“Электромагнитные поля радиочастот. Допустимые уровни на рабочих местах и требования к проведению контроля”).

Защита от электростатического поля

Поверхность дисплея приобретает электростатический заряд из-за воздействия электронного пучка на слой люминофора. Сильное электростатическое поле оказывает вредное влияние на человеческий организм.

Влияние электростатического поля уменьшается до безопасного для человека уровня на расстоянии 50 см. Кроме того, при работе дисплея электризуется окружающий воздух, приобретая положительный заряд. Положительно заряженные молекулы кислорода не воспринимаются организмом, что приводит к работе легких вхолостую, и приносят микроскопические частицы пыли. Для защиты от электростатического поля используется: экран монитора, имеющий антистатическую поверхность, что улучшает притягивание пыли; использование системы общего увлажнения воздуха в холодный период года.

Защита от шума

Уровень шума на рабочем месте в залах обработки информации на вычислительных машинах не должен превышать 65дБА. Для снижения уровня шума стены и потолок помещений, где установлены компьютеры, могут быть облицованы звукопоглощающими материалами. Уровень вибрации в помещениях может быть снижен путем установки оборудования на специальные виброизоляторы.

В качестве мер по снижению шума можно предложить следующее:

облицовка потолка и стен звукопоглощающим материалом (снижает шум на 6-8 дБА);

экранирование рабочего места (постановкой перегородок, диафрагм);

установка в компьютерных помещениях оборудования, производящего минимальный шум;

рациональная планировка помещения.

Для решения вопросов о необходимости и целесообразности снижения шума необходимо знать уровни шума на рабочем месте (табл. 17).

Таблица 17. Уровни звукового давления различных источников.

Источник шума

Уровень шума, дБ

Жесткий диск

40

Вентилятор

45

Монитор

17

Клавиатура

10

Принтер

45

Сканер

42

Обычно рабочее место оператора оснащено следующим оборудованием: винчестер в системном блоке, вентилятор(ы) систем охлаждения ПК, монитор, клавиатура, принтер и сканер.

Повышенные психофизиологические нагрузки

Психофизиологические опасные и вредные факторы по характеру действия подразделяются на: физические (статические и динамические) и нервно-психические (умственное перенапряжение, перенапряжение анализаторов, монотонность труда и эмоциональные перегрузки). Персонал подвержен воздействию статических вредных факторов (неизменное положение тела), перенапряжению анализаторов (долгое времяпровождение перед экраном). Чтобы не перенапрягать зрительные анализаторы оператор должен проводить у монитора не более 4 ч. в сутки.

Опасность пожара

Пожароопасность в помещении главным образом представлена оголенными токоведущими частями электропроводки, коротким замыканием проводки, перегрузки электросети, статическим электричеством. Что касается причин возникновения пожара не связанных с электричеством, то сюда можно отнести: неправильное устройство и эксплуатация отопительных систем (использование обогревателей), неисправность вентиляционных систем, неосторожное обращение с огнем персонала и др.

Микроклимат помещения

По ГОСТ 12.1.005-88 [23] метеоусловия рабочего места должны соответствовать приведенным в табл. 18.

Таблица 18.Параметры микроклимата для помещений, где установлены компьютеры

Условия

Оптимальный

Допустимые

Фактические

Температура

22 0С

22-24 0С

22 0С

Относительная влажность воздуха

70%

40-70%

70%

Атмосферное давление

1020 кПа

1013,25 265 кПа

1040 кПа

Для обеспечения комфортных условий используются как организационные методы (рациональная организация проведения работ в зависимости от времени года и суток, чередование труда и отдыха), так и технические средства (вентиляция, кондиционирование воздуха, отопительная система).

Производственное освещение

При выполнении работ категории высокой зрительной точности (наименьший размер объекта различения 0,3…0,5мм) величина коэффициента естественного освещения (КЕО) должна быть не ниже 1,5%, а при зрительной работе средней точности (наименьший размер объекта различения 0,5…1,0 мм) КЕО должен быть не ниже 1,0% [24].

Требования к освещенности в помещениях, где установлены компьютеры, следующие:

при выполнении зрительных работ высокой точности общая освещенность должна составлять Ен=300лк, а комбинированная Ен=750лк; аналогичные требования при выполнении работ средней точности Ен=200 и Ен=300лк соответственно.

Эргономические требования к рабочему месту

Согласно СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 [16] предъявляются требования к эргономике следующих элементов рабочего стола:

- дисплей;

- клавиатура;

- мебель;

- расположение объектов.

Рабочее место и взаимное расположение всех его элементов должно соответствовать антропометрическим, физическим и психологическим требованиям. Большое значение имеет также характер работы. В частности, при организации рабочего места инженера-менеджера должны быть соблюдены следующие основные условия: оптимальное размещение оборудования, входящего в состав рабочего места и достаточное рабочее пространство, позволяющее осуществлять все необходимые движения и перемещения.

Эргономическими аспектами проектирования видеотерминальных рабочих мест, в частности, являются: высота рабочей поверхности, размеры пространства для ног, требования к расположению документов на рабочем месте (наличие и размеры подставки для документов, возможность различного размещения документов, расстояние от глаз пользователя до экрана, документа, клавиатуры и т.д.), характеристики рабочего кресла, требования к поверхности рабочего стола, регулируемость элементов рабочего места [15].

Главными элементами рабочего места являются стол и кресло. Основным рабочим положением является положение сидя.

Рабочая поза сидя вызывает минимальное утомление. Рациональная планировка рабочего места предусматривает четкий порядок и постоянство размещения предметов, средств труда и документации. То, что требуется для выполнения работ чаще, расположено в зоне легкой досягаемости рабочего пространства.

Моторное поле - пространство рабочего места, в котором могут осуществляться двигательные действия человека.

Максимальная зона досягаемости рук - это часть моторного поля рабочего места, ограниченного дугами, описываемыми максимально вытянутыми руками при движении их в плечевом суставе.

Оптимальная зона - часть моторного поля рабочего места, ограниченного дугами, описываемыми предплечьями при движении в локтевых суставах с опорой в точке локтя и с относительно неподвижным плечом.

Оптимальное размещение предметов труда и документации в зонах досягаемости:

ДИСПЛЕЙ размещается в зоне «а» (в центре);

СИСТЕМНЫЙ БЛОК размещается в предусмотренной нише стола;

КЛАВИАТУРА - в зоне «г» или «д»;

«МЫШЬ» - в зоне «в» (справа);

СКАНЕР в зоне «а» или «б» (слева);

ПРИНТЕР находится в зоне «а» (справа);

ДОКУМЕНТАЦИЯ: необходимая при работе - в зоне легкой досягаемости ладони - «в», а в выдвижных ящиках стола - литература, неиспользуемая постоянно.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

1 - сканер, 2 - монитор, 3 - принтер, 4 - поверхность рабочего стола, 5 - клавиатура, 6 - манипулятор типа «мышь».

Для комфортной работы стол должен удовлетворять следующим условиям [15]:

высота стола должна быть выбрана с учетом возможности сидеть свободно, в удобной позе, при необходимости опираясь на подлокотники;

нижняя часть стола должна быть сконструирована так, чтобы инженер-менеджер мог удобно сидеть, не был вынужден поджимать ноги;

поверхность стола должна обладать свойствами, исключающими появление бликов в поле зрения инженера-менеджера;

конструкция стола должна предусматривать наличие выдвижных ящиков (не менее 3 для хранения документации, листингов, канцелярских принадлежностей).

высота рабочей поверхности рекомендуется в пределах 680-760мм. Высота поверхности, на которую устанавливается клавиатура, должна быть около 650мм.

Большое значение придается характеристикам рабочего кресла. Так, рекомендуемая высота сиденья над уровнем пола находится в пределах 420-550мм. Поверхность сиденья мягкая, передний край закругленный, а угол наклона спинки - регулируемый.

Необходимо предусматривать при проектировании возможность различного размещения документов: сбоку от видеотерминала, между монитором и клавиатурой и т.п. Кроме того, в случаях, когда видеотерминал имеет низкое качество изображения, например заметны мелькания, расстояние от глаз до экрана делают больше (около 700мм), чем расстояние от глаза до документа (300-450мм). При высоком качестве изображения на видеотерминале расстояние от глаз пользователя до экрана, документа и клавиатуры может быть равным.

Положение экрана определяется:

расстоянием считывания (0,6…0,7м);

углом считывания, направлением взгляда на 20? ниже горизонтали к центру экрана, причем экран перпендикулярен этому направлению.

Должна также предусматриваться возможность регулирования экрана:

по высоте +3 см;

по наклону от -10? до +20? относительно вертикали;

в левом и правом направлениях.

Большое значение также придается правильной рабочей позе пользователя. При неудобной рабочей позе могут появиться боли в мышцах, суставах и сухожилиях. Требования к рабочей позе пользователя следующие:

голова не должна быть наклонена более чем на 20?,

плечи должны быть расслаблены,

локти - под углом 80?…100?,

предплечья и кисти рук - в горизонтальном положении.

Существенное значение для производительной и качественной работы на компьютере имеют размеры знаков, плотность их размещения, контраст и соотношение яркостей символов и фона экрана. Если расстояние от глаз оператора до экрана дисплея составляет 60…80 см, то высота знака должна быть не менее 3мм, оптимальное соотношение ширины и высоты знака составляет 3:4, а расстояние между знаками - 15…20% их высоты. Соотношение яркости фона экрана и символов - от 1:2 до 1:15.

Во время пользования компьютером медики советуют устанавливать монитор на расстоянии 50-60 см от глаз. Специалисты также считают, что верхняя часть видеодисплея должна быть на уровне глаз или чуть ниже. Когда человек смотрит прямо перед собой, его глаза открываются шире, чем когда он смотрит вниз. За счет этого площадь обзора значительно увеличивается, вызывая обезвоживание глаз. К тому же если экран установлен высоко, а глаза широко открыты, нарушается функция моргания. Это значит, что глаза не закрываются полностью, не омываются слезной жидкостью, не получают достаточного увлажнения, что приводит к их быстрой утомляемости.

Создание благоприятных условий труда и правильное эстетическое оформление рабочих мест на производстве имеет большое значение как для облегчения труда, так и для повышения его привлекательности, положительно влияющей на производительность труда.

Режим труда и отдых

В процессе работы с компьютером необходимо соблюдать правильный режим труда и отдыха. В противном случае у персонала отмечаются значительное напряжение зрительного аппарата с появлением жалоб на неудовлетворенность работой, головные боли, раздражительность, нарушение сна, усталость и болезненные ощущения в глазах, в пояснице, в области шеи и руках.

В табл. 18 представлены сведения о регламентированных перерывах, которые необходимо делать при работе на компьютере, в зависимости от продолжительности рабочей смены, видов и категорий трудовой деятельности с ПЭВМ (в соответствии с СанПиН 2.2.2 542-96 «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работ»[14]).

Таблица 18. Время регламентированных перерывов при работе на компьютере

Категория работы с

ПЭВМ

Уровень нагрузки за рабочую смену при видах работы с ПВЭМ

Суммарное время регламентированных перерывов, мин

Группа А, количество знаков

Группа Б, количество знаков

Группа В, часов

При 8-часовой смене

При 12-часовой смене

I

до 20000

до 15000

до 2,0

30

70

II

до 40000

до 30000

до 4,0

50

90

III

до 60000

до 40000

до 6,0

70

120

Время перерывов дано при соблюдении указанных Санитарных правил и норм. При несоответствии фактических условий труда требованиям Санитарных правил и норм время регламентированных перерывов следует увеличить на 30%.

В соответствии со СанПиН 2.2.2 546-96 все виды трудовой деятельности, связанные с использованием компьютера, разделяются на три группы:

группа А: работа по считыванию информации с экрана ПЭВМ предварительным запросом;

группа Б: работа по вводу информации;

группа В: творческая работа в режиме диалога с ЭВМ.

Эффективность перерывов повышается при сочетании с производственной гимнастикой или организации специального помещения для отдыха персонала с удобной мягкой мебелью, аквариумом, зеленой зоной и т.п.

Рекомендации по устранению вредных факторов

1. Для нормализации воздуха в помещении следует использовать вентиляцию, как естественную так и искусственную. К видам естественной вентиляции используемой в на предприятии можно отнести неорганизованную естественную вентиляцию. Но использование такого вида вентиляции имеет ряд недостатков: воздух поступающий в помещение не подогревается и не увлажняется, поэтому в помещении целесообразно применять механическую общую приточную вентиляцию, которая устраняет недостатки естественной. Для обеспечения соответствующей температуры в в зимнее время следует использовать централизованное отопление, а в летнее - различные виды вентиляции.

Нормальное освещение обеспечивается путем рационального комбинирования и применения естественного и искусственного освещения. Правильного размещения монитора на рабочем месте относительно оконных проемов.

2. Для защиты от шума, создаваемого в помещении оборудованием, целесообразно использовать следующие методы:

Снижение шума в источнике его возникновения;

Снижение шума на пути его распространения.

3. Для защиты от ионизирующего излучения следует использовать: во-первых, источники с минимальным выходом ионизирующего излучения (электронно-лучевая трубка), во-вторых, ограничивать время работы с источником ионизирующего излучения и, в-третьих - экранирование источников.

4. Для защиты персонала от поражения электрическим током обеспечивается правильным размещением оборудования, правильным выполнением электропроводки, ее надежной изоляцией и выполнением требований по технике безопасности при работе с системой.

5. Для уменьшения влияния психофизиологических нагрузок на организм человека достигается путем правильного оформления рабочего места (согласно ГОСТ 122.032-78 и ГОСТ 21829-76), рационального распределения рабочего времени (через каждые 2 часа проведенные за ПЭВМ необходимо обеспечивать 10-15 минут отдыха), правильным цветовым оформлением (коэффициенты отражения должны быть: 60-70% для потолка, 40-50% для стен, 30% для пола, 30-40% для других отражающих поверхностей), обеспечением соответствующей настройки параметров терминального оборудования (контрастность изображения знака не менее 0,8; яркость освещения экрана не менее 10 kq/m2; разрешение экрана 640х480 и более; частота регенерации изображения не менее 72 МГц)

6. Пожарная безопасность в соответствии с ГОСТ 12.1.004-91 обеспечивается системами предотвращения пожара (использование заземления для защиты от статического напряжения, контроль состояния изоляции, молниезащита зданий, наличие плавких предохранителей в электрооборудовании), системами пожарной защиты (системы оповещения о пожаре, наличия первичных средств тушения пожара, аварийное отключение аппаратуры), организационно-техническими мероприятиями.

7. Для снижения или предотвращения влияния опасных и вредных факторов необходимо соблюдать Cанитарные правила и нормы. гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы¦ (Утверждено Постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 14 июля 1996 г. N 14 СанПиН 2.2.2.542-96)

Заключение

Целью данной дипломной работы являлся сравнительный анализ систем электронного документооборота для создания технического задания на внедрение СЭД в ГАОУ Колледж предпринимательства №11 Отделение Управления и информационных технологий. Проведенные нами исследования и работы позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:

Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.

Исследование проблем в области бумажного делопроизводства и проведенный сравнительный анализ его с электронным делопроизводством позволил нам выявить наиболее следующие существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:

· неизбежная потеря документов, следовательно и информации;

· попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

· накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;

· большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие - малая скорость обработки и информации, а значит - медленная реакция на новые воздействия;

· избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

· противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;

· бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

· невозможность установления истории работы с документами;

· непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;

· избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.

При анализе различных систем электронного документооборота были предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота. Данные варианты потребностей мы предлагаем рассматривать как наиболее весомые в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в организации параметрам в области безопасного и эффективного электронного документооборота.

Цель дипломной работы считаю достигнутым.

Список использованной литературы

1. Кузнецов И. Н., Делопроизводство, М.: Дашков и К, 2006 год, 520 стр.

2. Байкова И. Ю., Документооборот и делопроизводство. Как организовать работу с документами, Эксмо, 2009 год, 288 стр.

3. Г. Ю. Касьянова., Документооборот. Основные средства, АБАК, 2010 год, 256 стр.

4. Ильина Т.Н., Логинова А.Ю., Романов Д.А. Правда об электронном документообороте, Москва, ДМК, 2008 год, 224 стр.

5. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело - 2006. №3

6. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы - 2003. №1

7. Электронный ресурс: Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. -Режим доступа: http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html

8. Электронный ресурс: Обзор систем электронного документооборота. -Режим доступа: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

9. Электронный ресурс: Электронный документооборот - Системы документационного обеспечения управления. -Режим доступа: http://www.IT.ru/

10. Электронный ресурс: Автоматизированные системы управления предприятием. -Режим доступа: http://www.cmdsoft.ru/

11. Электронный ресурс: Центр Компьютерных технологий: Система управления электронным документооборотом N-System. -Режим доступа: http://www.cland.ru/

12. Электронный ресурс: Электронные офисные системы - Системы документационного обеспечения. -Режим доступа: http://www.eos.ru/

13. Электронный ресурс: Айтеко технология без пробелов - Документаооборот в организации.-Режим доступа: http://www.i-teco.ru/dokumentooborot-v-organizacii.html

14. Электронный ресурс: Общее описание - 1С:Документооборот 8 -1C:Предприятие 8. .-Режим доступа: http://v8.1c.ru/doc8/

15. СанПиН 2.2.2.542-96. Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы

16. ГОСТ 12.2.049-80. Общие требования к рабочему месту, органам управления и средствам отображения информации.

17. Электронный ресурс: Общее описание - DocsVision о системе. -Режим доступа: http://www.docsvision.com/o-sisteme/novoe/

18. Электронный ресурс: Общее описание - Система электронного документооборота (СЭД) DIRECTUM -Режим доступа: http://www.directum.ru/system

Размещено на Allbest.ru


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.