Документ як система

· реєстраційний індекс вхідного документа;

· дата вхідного документа

14 - місце складення або видання документа

Розміщують на рівні або нижче реквізитів «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа». Зазначають на усіх документах крім, листів. Реквізит не зазначають, якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до назви організації

15 - гриф обмеження доступу до документа

Проставляють без лапок у правому верхньому куті на першій сторінці документа.

За потреби реквізит доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу

16 -- адресат

Розміщують у правому верхньому куті документа. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх назви подаються в називному відмінку

17 - гриф затвердження документа

Розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Документ може бути затверджений:

· посадовою особою (посадовими особами);

· рішенням колегіального органу;

· іншим розпорядчим документом.

Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, гриф затвердження документа складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціала(ів) та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження

18 -- резолюція

Розміщують нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання.

Написання резолюції на окремих аркушах чи спеціальних бланках допускається у таких випадках:

· у разі необхідності повернення документа;

· за потреби деталізувати порядок виконання документа й уточнення виконавців;

· за відсутності на документі вільного місця для резолюції.

Реквізит складається з таких елементів:

· прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку;

· зміст доручення;

· термін виконання;

· особистий підпис керівника;

· · дата.

19 -- заголовок до тексту документа

Реквізит має узгоджуватися з назвою документа й містити короткий виклад його змісту.

Заголовок відповідає на запитання про що?, кого?, чого?

20 - відмітка про контроль

Проставляють на лівому березі першого аркуша документа. На рівні заголовка до тексту пишуть слово «Контроль», літеру «К» або проставляють відповідний штамп

21 -- текст документа

Всю ділову документацію ведуть державною мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому веденні ділової документації можна складати поряд з державною мовою, мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому чинним законодавством. Документи, що надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати державною мовою або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Текст документа оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, таблиці або поєднання цих форм.

Для чіткої організації текст поділяють на дві смислові частини:

· опис причин, фактів, подій, що стали підставою для складання документа;

· висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рішення, рекомендації.

Для полегшення сприйняття документа текст поділяють на абзаци.

Тексти складних і великих за обсягом документів (правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу

22 - відмітка про наявність додатків

Розміщують під текстом документа.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

· на додатках, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (наказами, розпорядженнями, постановами), проставляють гриф затвердження;

· додатки (графіки, схеми, таблиці, списки тощо), що пояснюють або доповнюють зміст основного документа (наказу, плану, звіту, інструкції тощо), оформлюють на стандартних аркушах. У верхньому правому куті першого аркуша зазначають слово «Додаток»

· додатки, що є самостійними документами без зазначення адресної частини і надсилаються із супровідним листом, оформлюють так:

- про наявність додатків до документа зазначають після тексту документа перед підписом;

- -- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітку про наявність додатків

23 - підпис

Розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків. До складу підпису входять:

· назва посади особи, яка підписує документ;

· особистий підпис;

· · ініціали та прізвище.

24 -- гриф погодження документа

Розміщують нижче реквізиту «Підпис». Реквізит складається з таких елементів:

· слово ПОГОДЖЕНО (без лапок);

· назва посади особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації);

· особистий підпис, ініціали, прізвище;

· · дата погодження.

25 -- візи документа

Розміщують нижче реквізиту «Підпис» як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа. Реквізит складається з таких елементів:

· назва посади особи, яка візує документ;

· особистий підпис особи, яка візує документ;

· ініціали і прізвище особи, яка візує документ.

26 - відбиток печатки

Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації.

27 -- відмітка про засвідчення копії

Складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії. Цей реквізит проставляють під реквізитом «Підпис»

28 -- прізвище виконавця і номер його телефону

Зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа

29 -- відмітка про виконання документа і направлення його до справи

Проставляють після вирішення питання, порушеного в документі, або направлення відповіді. Відмітка про виконання свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучати до справи. Відмітка може містити посилання на дату і номер документа, який засвідчує його виконання, а у разі відсутності такого документа -- короткі відомості про виконання, слова «До справи», номер справи, посаду і підпис виконавця, дату. Підписує і датує відмітку виконавець, який працював з документом, або керівник структурного підрозділу. Цей реквізит проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша

30 -- відмітка про наявність документа в електронній формі

Розміщують у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Складається з повного імені файлу і його місця зберігання, коду оператора та інших пошукових даних

31 -- відмітка про надходження документа до організації

Проставляють від руки або штампом у правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа.

Елементами цього реквізиту є:

· скорочена назва організації -- одержувача документа;

· дата (а за потреби -- година й хвилини) надходження документа;

· · реєстраційний індекс

32 -- запис про державну реєстрацію

Проставляють тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади» від 3 жовтня 1992 р. № 493. Розміщують після номера акта чи після грифа затвердження

Размещено на Allbest.ru