Керування документацією за кордоном: історія, законодавство, теоретичні основи та технології

Вивчення форм і методів організації функціонування службових документів дає підстави для висновку про подібність основних процесів роботи з документами в Україні та країнах, чий досвід було досліджено. Основна відмінність полягає у більшій регламентації цих процесів в Україні, що є позитивним в умовах забезпечених сучасними інформаційними технологіями змін процесів створення, отримання та використання документованої інформації. З іншого боку, архівістами та фахівцями у сфері інформації та документації США, Австралії, Канади та Великої Британії напрацьовано значний досвід організації створення та функціонування службових документів у межах інформаційного менеджменту, використання документації як інформаційного ресурсу, досягнуто достатньо високий технологічний рівень роботи з електронними документами та нагромаджено досвід нормативно-методичного забезпечення їх функціонування.

5. Пріоритетними напрямами можливого використання світового досвіду з КД у практиці служб діловодства та архівних установ України з огляду на інтеграцію країни до світового інформаційного простору є такі заходи:

- гармонізація вітчизняної терміносистеми, що використовується у сфері створення та функціонування службових документів, з міжнародними нормативними документами;

- застосування на постійній основі методів загального та інформаційного менеджменту щодо організації роботи зі службовими документами в установах;

- розроблення та прийняття загальнонаціонального нормативно-правового акта з питань організації роботи зі службовими документами, який би визначав засади державної політики в цій сфері, відповідальність за документування діяльності в установах всіх форм власності, уможливив би уніфікацію вимог до програмних, технологічних та технічних засобів, що застосовують в процесах електронного документування та документообігу;

- прийняття та впровадження національного стандарту, гармонізованого з міжнародним стандартом ISO 15489 “Інформація та документація - Керування документацією”, що сприятиме поширенню прогресивного практичного досвіду в Україні та ознайомленню вітчизняних фахівців з новими ідеями та напрямками роботи зі службовими документами;

- впровадження методики проведення наукових досліджень у сфері КД, запропонованої австралійськими архівістами;

- застосування системного підходу до організації роботи зі службовими документами, який передбачає співпрацю (кооперацію) документознавців, фахівців архівної справи та інформаційних технологій;

- вивчення досвіду застосування нових організаційних рішень у роботі зі службовими документами (зокрема, аутсорсінгу) для можливого впровадження у вітчизняну практику;

- застосування результатів теоретичних та практичних досліджень зарубіжних фахівців для збагачення вітчизняної теорії діловодства, для методичного забезпечення електронного діловодства в установах України; а також під час розроблення навчальних курсів з управлінського документознавства, програм курсів підвищення кваліфікації практичних працівників (наприклад, виходячи з досвіду використання австралійської методики розроблення та впровадження ДС “DIRКS” в європейській навчальній програмі з керування електронними документами);

- державна підтримка участі українських документознавців та архівістів у вирішенні на міжнародному рівні теоретичних і практичних проблем функціонування й збереження службових документів в умовах інформаційного суспільства.

ОСНОВНИЙ ЗМІСТ ДИСЕРТАЦІЇ ВИКЛАДЕНО У ПУБЛІКАЦІЯХ

1. Антоненко І. Є. До історії розроблення міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація - Управління документацією” // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство. - К., 2003. - Вип. 6. - С. 73 - 83.

2. Антоненко І. Є. Засоби класифікації та словниковий контроль у керуванні документацією // Наукові праці НБУВ. - Вип. 14. - К., 2005. - С. 537 - 547

3. Антоненко І. Є. Міжнародний досвід методики розроблення та впровадження документаційних систем // Студії з архівної справи та документознавства. - 2004. - Т. 12. - С. 137 - 148.

4. Антоненко І. Є. Проект концепції впровадження в Україні норм міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація - Управління документацією” // Студії з архівної справи та документознавства. - 2004. - Т. 11. - С. 172 - 177.

5. Антоненко І. Є. ХІІІ Міжнародний конгрес архівів // Архіви України. - 1996. - № 4 - 6. - С. 104 - 110.

6. Антоненко І. Є. Стандартизація процесів управління документацією: досвід Австралії // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: Зб. матеріалів міжнар. наук.-практ. конф., Київ 25-26 трав. 2004 р. - К., 2004. - С. 60 - 62.

АНОТАЦІЯ

Антоненко І. Є. Керування документацією за кордоном: історія, законодавство, теоретичні основи та технології. - Рукопис.

Дисертація на здобуття наукового ступеня кандидата історичних наук за спеціальністю 07.00.10 - документознавство, архівознавство. - Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства. - Київ, 2005.

В дисертації досліджуються питання керування документацією за кордоном впродовж другої половини ХХ - початкових років ХХІ ст. На підставі всебічного аналізу законодавчих та нормативних актів, інструктивних і методичних розробок, наукової літератури Австралії, США, Канади, Великої Британії у роботі охарактеризовано зміст, особливості та проблеми керування документацією за кордоном на різних етапах його розвитку. Розглянуто понятійний апарат сфери керування документацією за кордоном та запропоновано застосування унормованих у міжнародній практиці термінів в Україні. Досліджено особливості організації роботи зі службовими документами в умовах впровадження новітніх інформаційних технологій. Визначено основні перспективні напрями використання в Україні світового досвіду з керування документацією у вітчизняній практиці організації створення та функціонування службових документів.

Ключові слова: керування документацією, службові документи, діловодство, документаційна система, зарубіжний досвід.

АННОТАЦИЯ

Антоненко И. Е. Управление документацией за рубежом: история, законодательство, теоретические основы и технологии. - Рукопись.

Диссертация на соискание ученой степени кандидата историчеких наук по специальности 07.00.10 - документоведение, архивоведение. - Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения. - Киев, 2005.

В диссертации исследуются вопросы управления документацией за рубежом во второй половине ХХ-в начале ХХІ века. Впервые в украинском документоведении управление документацией стало предметом комплексного изучения. На основании всестороннего анализа законодательных и нормативных актов, инструктивных и методических разработок, научной литературы Австралии, США, Канады, Великобритании изучены содержание, особенности и проблемы управления документацией за рубежом на разных этапах его развития. Рассмотрен понятийный аппарат сферы управления документацией, выявлены общие и отличительные черты в трактовке базовых терминов за рубежом и в отечественной практике, а также проанализированы термины, принятые в международной практике, но неиспользуемые в Украине. Изучен вклад национальных и международных организаций специалистов в области документации, архивного дела, стандартизации в научно-теоретическое и методическое обеспечение организации управления документацией. Акцентировано внимание на значении международного стандарта ISO 15489 как етапного события для развития управления документацией. На основании изучения современной законодательной, нормативной и методической базы управления документацией в Австралии, США, Канаде, Великобритании определены основные направления регламентирования этой сферы деятельности. Рассмотрены принципы организации управления документацией в учреждении на основе методов общего и информационного менеджмента. Исследованы особенности организации работы со служебными документами в условиях внедрения новейших информационных технологий. В частности, проанализирована методика разработки и внедрения документационных систем, предложенная австралийскими специалистами. Определены основные перспективные напрaвления использования в Украине мирового опыта управления документацией в отечественной практике создания и функционирования служебного документа (гармонизация отечественной системы понятий, используемых в сфере создания и функционирования служебных документов, с международными терминологическими стандартами; разработка и принятие общенационального нормативно-правового акта по вопросам организации работы со служебными документами, который бы определил основы государственной политики в этой сфере, установил ответственность за документирование деятельности в учреждениях всех форм собственности и сделал бы возможной унификацию требований к программным, технологическим и техническим средствам, применяемым в процессах электронного документирования и документооборота; принятие и внедрение национального аналога международного стандарта ISO 15489 в Украине; внедрение системного подхода к организации работы со служебными документами, который предполагает кооперацию специалистов в области управления документацией, архивного дела и информационных технологий; применение результатов теоретических и практических исследований зарубежных специалистов для обогащения отечественной теории делопроизводства, для методического обеспечения электронного делопроизводства в учреждениях Украины, при разработке учебных курсов управленческого документоведения, программ курсов повышения квалификации практических работников и др.)

Ключевые слова: управление документацией, служебные документы, делопроизводство, документационная система, зарубежный опыт.

ANNOTATION

Antonenko I. E. The records management abroad: history, law, theoretical grounds and technologies. - Manuscript.

Dissertation for the Candidate's Degree of Historical Science on speciality 07.00.10 - Documentatin and Archival Studies. - The Ukrainian Scientific Research Institute on Archives and Documentation. - Kyiv, 2005.

In the dissertation there were researched the problems of records management abroad from the middle of the XX century to the beginning of the XXI century. On the basis of comprehensive analysis of law, guidelines, methodics, scientific literature of Australia, USA, Canada and Great Britain there was studied records management contents, peculiarities and problems at different stages of its development. The terms and concepts in the area of records management have been considered and it was proposed usage of internationally adopted terms in Ukraine. The peculiarities of records management organization in conditions of modern information tehnologies mass implementation have been researched in detail. The main perspective directions of using in Ukraine the records management world experience in the area of record creation and functioning have been defined.

Key words: records management, records, recordkeeping, record system, foreign experience.

Размещено на Allbest.ru