Документально-поисковая деятельность секретаря-референта

Деятельность «Учреждения» регламентируется следующими актами:

- приказы;

- коллективный трудовой договор;

- штатное расписание;

- правила внутреннего распорядка;

- график работы сотрудников;

- должностные инструкции;

- положения структурных подразделений;

«Учреждение» относится к компетенции местных и центральных органов власти. Его деятельность обеспечивается специальным законодательством и финансируется центральными и местными органами власти. Это обязательный компонент любого долгосрочного стратегического плана в области культуры, информационного обеспечения, развития грамотности и образования.

2.2 Анализ деятельности секретаря-референта

Эффективность труда секретаря характеризует результативность его трудовой деятельности и выражается в достижении эффекта при минимальных затратах труда. Эффективность труда секретаря во многом зависит от знаний, навыков, способностей конкретного человека.

Основные функции секретаря МУК «Межпоселенческая централизованная библиотечная система» зафиксированы в должностной инструкции (прил.1).

Основной вид работы, обеспечивающий систематизацию документов делопроизводство - составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на МУК «МЦБС» с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений организации. В качестве разделов номенклатуры используются направления деятельности организации.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов.

Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида документа (приказ);

- краткое содержание;

- дата (период), к которому относятся документы дела;

- слова «копии», если дело сформировано из копий документов.

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Структурным подразделениям передаются выписки соответствующих разделов номенклатуры или дополнительно размноженные копии ее для заведения по ним дел.

По окончании календарного года секретарь в номенклатуре указывается количество заведенных дел (томов).

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, принтер, сканер, модем, и копировальный аппарат. Секретарь максимально использует имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда. Следует отметить, что секретарь имеет огромное количество различных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются остальные работники. Поэтому они размещаются таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного использования, но находились под неизменным наблюдением секретаря, так как секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете.

Рабочее место секретаря организовано с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к её оборудованию и оснащению, что является нужным условием высокой эффективности, оперативности и свойства труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня

Условно обязанности секретаря МУК «МЦБС» можно поделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию.

Организует делопроизводство, контролирует выполнение плана редакционно-издательской деятельности, обеспечивает рецензирование подготовленных работ. Участвует в организации общебиблиотечных мероприятий (совещаний, конференций, семинаров). Составляет планы повышения квалификации, стажировки сотрудников библиотеки и работников сети профильных библиотек. По поручению директора разрабатывает нормативные документы, регламентирующие работу библиотеки.

Знакомится с постановлениями Правительства Российской Федерации, определяющие развитие культуры; основы законодательства о культуре; руководящие документы вышестоящих органов по вопросам библиотечной работы; работу всех подразделений библиотеки, установленный порядок планирования, финансирования; правовые вопросы оформления договорных отношений с другими организациями; документы по организации делопроизводства; порядок взаимоотношений со средствами массовой информации.

Несмотря на достаточно высокий уровень профессиональной подготовки секретаря и отработанную систему документационного обеспечения управления, в его деятельности есть что улучшать. Анализ деятельности секретарь показал, что в работе службы документационного обеспечения, в которой работает секретарь, есть следующие недостатки:

Существующая на сегодняшний день информационная сеть несколько лет назад могла бы считаться одной из самых передовых, но сегодня её возможностей не достаточно и она требует расширения. Локальная сеть связывает не все структуры управления, что требует дополнительного размножения документов, их рассылки и затем обработки полученных результатов, что значительно увеличивает время подготовки документа, кроме того, увеличивает расходование материальных средств - бумаги, компьютерных и ксероксных картриджей. Еще одно неудобство в работе с документами - отсутствие базы документов. В процессе деятельности организации накоплено множество документов. Законы переписываются очень часто, регулярно в действующие законы вносятся изменения и дополнения, а это в свою очередь требует внесения изменений и дополнений в документы МУК «МЦБС». Отсутствие общей базы документов крайне неудобно и в других случаях - когда идет работа над новыми документами, часто требуются ссылки на ранее принятые документы, а не всегда один отдел знает, какой документ выпущен другим отделом.

2.3 Организация работы с документами

Секретарь еженедельно готовит данные о ходе, результатах исполнения документов. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются директору МУК «МЦБС». Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел составляется секретарем МУК «МЦБС». При составлении номенклатур дел секретарь руководствуется положениями о культуре, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы МУК «МЦБС», в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. При формировании дел соблюдаются следующие правила: в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел; раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения, машинограммы помещаются в дела на общих основаниях (в соответствии с номенклатурой дел). В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и номерам с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности органа управления культуры (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.д.), группируются в самостоятельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам, отчествам. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В ходе проведенного исследования было установлено, что в учреждении не создана экспертная комиссия, но при этом все документы, подлежащие хранению, после формирования дел хранятся в архиве. Документы складываются в папку, нумеруются, карандашом ставиться отметка о сроках хранения.

2.4 Совершенствование работы секретаря-референта

Знакомство с современными системами автоматизации технологических процессов обработки и переработки документов - одно из условий повышения эффективности и качества работы с документами и решения управленческих задач.

Автоматизация - применение программно-технических средств, экономико-математических методов и систем управления, частично или полностью освобождающих человека от выполнения рутинных операций в процессах сбора, преобразования, передачи и использования информации. Целью любой автоматизации является повышение производительности и эффективности труда, улучшение качества информационной продукции и услуг, устранение однообразных трудоемких и монотонных операций.

Автоматизация технологических процессов и операций обработки и переработки документов обеспечит:

1. Устранение рутинных ручных операций, неизбежных при обработке информации (особенно массовой).

1. Существенное ускорение процессов обработки и переработки данных.

2. Повышение точности учетных и отчетных данных.

3. Расширение возможностей организации и разностороннего использования информационных ресурсов за счет, в частности, использования высокоорганизованных структур данных систем управления ими.

4. Высвобождение времени работников для решения творческих задач.

На настоящий момент имеется в ходе документационного обеспечения управленческой деятельности секретари могут использовать такие популярные системны автоматизации делопроизводства, как «Евфрат» (Cognitive Technologies), «1С: Документооборот», программы «Золушка», «Канцелярия» и «Кабинет» (НТЦ института развития Москвы), «Дело» («Электронные офисные системы»), «Эффект Офис»(Garant lnt.), DOCS Open (PC Docs), ЭСКАДО, «Делопроизводство».

Система автоматизации делопроизводства включает в себя: во-первых, систему перевода бумажных документов в электронные, во-вторых, систему хранения и поиска электронных документов (электронный архив); в-третьих, систему автоматизированной работы с документами: автоматического создания форм документов, учета новых документов, их пересылки, отправки на печать, в архив или удаления.

К современным системам автоматизации делопроизводства предъявляют определенный объем требований.

1. Они должны обеспечивать логично организованное информационное пространство - пространство хранимых и обрабатываемых документов, желательно единое для всего предприятия. Такая среда должна предоставлять простой и быстрый доступ к документам вне зависимости от места их хранения. Они могут находиться на любом носителе информации, в Интернете и т.д.

2. Наглядное представление данных и рабочего пространства на мониторе. Существуют определенные стандарты, тесно связанные с развитием интерфейса современных программ и средств управления данными. Одни из наиболее удобных стандартов - это виртуальный рабочий стол с располагающимися на нем объектами в виде папок, документов, корзины и т.п. Наиболее эффектное и логичное графическое представление данных о документах реализовано в «Евфрате».

Один документ системы может содержать несколько файлов, что обеспечивает наглядное и полное восприятие информации. Подобные составные документы используются в большинстве систем автоматизации делопроизводства, за исключением «Эффект Офиса». В составной документ могут входить и текст, и графика, и аудио / видео файлы, представленные в различных форматах.

3. Поисковые возможности системы - скорость поиска документов. Те системы, которые осуществляют поиск не в самих документах, а в базе данных, могут достигнуть уровня практически мгновенной выдачи документов по запросу любой сложности.

Чтобы сделать поиск более эффективным, а запросы более простыми, необходимо иметь в системе возможность поиска по всем словоформам (например: морфологический поиск). При таком поиске можно ввести слово в любой форме, не заботясь об окончаниях, которые встречаются в текстах. Таким образом, есть гарантия, что ни одно упоминание нужного слова не будет пропущено.

Для автоматизации делопроизводства важно наличие набора реквизитов для каждого документа - это упрощает и классификацию документов, и их поиск.

4. Возможности автоматизированного ввода документов. Автоматизация должна затрагивать все этапы жизненного цикла документа - от его создания или ввода в систему, до его отправки в «корзину» или на досрочное хранение.

5. Взаимодействие с внешними программами. Для современной системы автоматизации делопроизводства просто необходима интеграция с внешними программами и информационными системами. В первую очередь, это ресурсы Интернета, такие как электронная почта и универсальное адресное пространство, дающее доступ к документам в среде WWW и FTP.

Также желательным является ведение делопроизводства с передачей документов по локальной сети. Организация общего информационного пространства предприятия средствами системы автоматизации подразумевает возможность работы по принципу «клиент-сервер». Соответственно в системе должны быть проработаны вопросы защиты данных, разграничения доступа к документам с разных рабочих станций, центрального управления электронным архивом.

Если же система в дополнение к режиму «клиент-сервер» реализует и персональный режим работы (с организацией БД на отдельных компьютерах), это только расширяет возможности ее использования. Возможность работы в обоих этих режимах предусматривается системами «Дело», «Евфрат», «ЭСКАДО» и др.

Кроме рассмотренных выше систем автоматизации делопроизводства, секретарям также необходимо знать и уметь пользоваться офисными пакетами, такими как Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook и др.

Сегодня создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов МУК «МЦБС».

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

- регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- осуществление контроля за исполнением поручений;

- поиск документов.

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

Уровень автоматизации технологических процессов работы с документами сегодня выступает как важный оценочный критерий, связанный с приоритетными направлениями совершенствования учреждения.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система "Дело" или «Босс-референт») также позволит:

- Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

- При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI - разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их;

- Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Итак, важным условием совершенствования деятельности секретаря в МУК «МЦБС» может встать внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства. Он предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Заключение

Базой практического исследования выступило Муниципальное учреждение культуры «Межпоселенческая Централизованная библиотечная система» (МУК «МЦБС») Пластовского муниципального района.

«Учреждение» действует в интересах производства и культуры района, является государственной некоммерческой бюджетной организацией, созданной для удовлетворения информационных, культурных, образовательных потребностей населения, располагающей организованным фондом тиражированных документов и представляющей их во временное пользование физическим и юридическим лицам

«Учреждение» является юридическим лицом с момента государственной регистрации, имеет самостоятельный баланс, расчётный и иные счета в банках РФ, обособленное имущество на праве оперативного управления, может от своего имени приобретать имущественные и неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, арбитражном и третейском суде, международном коммерческом арбитраже.

«Учреждение» является единым библиотечным учреждением, объединяющим поселенческие массовые библиотеки района на правах филиалов, функционирующее на основе единого административно - хозяйственного и методического руководства, общего штата и фонда централизованных процессов его формирования и использования.

Каждое структурное подразделение «Учреждения» осуществляет свою деятельность на основе Устава «Учреждения» и собственного Положения.

Директор осуществляет руководство текущей деятельностью «Учреждения» в соответствии с законами и нормативными актами РФ, субъекта РФ, уставом, Договором о закреплении имущества и Трудовым договором, обеспечивает выполнение возложенных на него задач и несет ответственность за результаты деятельности «Учреждения».

Деятельность «Учреждения» регламентируется следующими актами:

- приказы;

- коллективный трудовой договор;

- штатное расписание;

- правила внутреннего распорядка;

- график работы сотрудников;

- должностные инструкции;

- положения структурных подразделений;

«Учреждение» относится к компетенции местных и центральных органов власти. Его деятельность обеспечивается специальным законодательством и финансируется центральными и местными органами власти. Это обязательный компонент любого долгосрочного стратегического плана в области культуры, информационного обеспечения, развития грамотности и образования.

Проведенное исследование документооборота на базе МУК «Межпоселенческая централизованная библиотечная система» позволяет сделать вывод о том, что документооборот осуществляется по всем правилам и стандартам.

Условно обязанности секретаря МУК «МЦБС» можно поделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию.

Организует делопроизводство, контролирует выполнение плана редакционно-издательской деятельности, обеспечивает рецензирование подготовленных работ. Участвует в организации обще библиотечных мероприятий (совещаний, конференций, семинаров). Составляет планы повышения квалификации, стажировки сотрудников библиотеки и работников сети профильных библиотек. По поручению директора разрабатывает нормативные документы, регламентирующие работу библиотеки.

Несмотря на достаточно высокий уровень профессиональной подготовки секретаря и отработанную систему документационного обеспечения управления, в его деятельности есть что улучшать. Анализ деятельности секретаря показал, что в работе службы документационного обеспечения, в которой работает секретарь, есть следующие недостатки.

Существующая на сегодняшний день информационная сеть несколько лет назад могла бы считаться одной из самых передовых, но сегодня её возможностей не достаточно и она требует расширения. Локальная сеть связывает не все структуры управления, что требует дополнительного размножения документов, их рассылки и затем обработки полученных результатов, что значительно увеличивает время подготовки документа, кроме того, увеличивает расходование материальных средств - бумаги, компьютерных и ксероксных картриджей.

Еще одно неудобство в работе с документами - отсутствие базы документов. В процессе деятельности организации накоплено множество документов. Законы переписываются очень часто, регулярно в действующие законы вносятся изменения и дополнения, а это в свою очередь требует внесения изменений и дополнений в документы. Отсутствие общей базы документов крайне не удобно и в других случаях - когда идет работа над новыми документами, часто требуются ссылки на ранее принятые документы, а не всегда один отдел знает, какой документ выпущен другим отделом.

В ходе написания работы нами была достигнута поставленная цель: изучить технологию ведения документально - поисковой деятельности секретаря - референта.

Достижение этой цели стало возможным благодаря решению следующих задач:

- изучить теорию и методику организации секретарской деятельности;

- проанализировать основные задачи и направления работы секретаря по документному обслуживанию МУК «Межпоселенческая централизованная библиотечная система»

- разработать рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря - референта.

Важным условием совершенствования деятельности секретаря в МУК «МЦБС» может встать внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства. Он предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Список использованной литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000.

2. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей "Тандем", изд-во Экмос, 1999.

3. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. В вопросах и ответах: Учеб. пособие. - Ростов н/Д: Феникс, 2000.

4. Богатая И.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие. - М.: Дело, 2002.

5. Бондырева Т. Н. Секретарское дело. - М.: Высшая школа, 1989.

6. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. - М.: Strix, 1999.

7. Васильева И. Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие для вузов. - М.: ЗАО "Финстатинформ", 1999.

8. Веселов П.В. Вы - секретарь. - М.: Изд-во стандартов, 1993.

9. ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 1990.

10. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов. - М., 1998.

11. Документы и делопроизводство: справочное пособие / Сост. Лихачев М.Т. - М.: "Экономика", 1991.

12. Каменнова М. Управление электронными документами: технологии и решения // Открытые системы - М., 1995.

13. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998.

14. Коссов И.А. Правовые требования к оформлению документов // Секретарское дело. - 1999. - 2-3.

15. Кузнецова В.Г., Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справ. пособие. - М.: Экономика, 1991.

16. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учеб пособие.- М.: Дашков и К, 2006.

17. Кузнецова Т.В. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур. - М.: Интел- Синтез, 1999.

18. Ларин М.В. Управление документацией: теория и практика // Делопроизводство. - 2001. - №1.

19. Общероссийский классификатор управления документации ОК 011-93. - М.: Госстандарт России, 1995.

20. Пономарев И.Б. Конфликты в деятельности и общение работников органов внутренних дел. - М.: Академия, 1989.

21. Самуэльян Н.А. Настольная книга секретаря-референта. - М., 1996.

22. Справочник по делопроизводству. Практическое пособие. / Под ред. Павлова К.С. - М.: Приор, 1999.

23. Устав МУК «Межпоселенческая централизованная библиотечная система».

24. Фельзер А.Б., Миссерман М.М. Делопроизводство: Справочное пособие. - Киев, 1989.

25. Чуковенков А.Ю. Оформление документов.- М.: Дело, 1999.

26. Шейнов В.П. Секретарь: секреты профессии.- М.: Ось-89, 2005.

Приложение

Должностная инструкция секретаря-референта

1. Общие положения

1.1 Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом директора организации.

1.2 Секретарь-референт непосредственно подчиняется директору.

1.2 Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

- законодательными актами РФ;

- локальными нормативными актами организации;

- приказами и распоряжениями руководства организации;

- нормативно-методическими материалами по ведению делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.3 Секретарь-референт, выполняя свои обязанности, должен владеть вопросами:

- текущей финансово-хозяйственной деятельности организации и перспектив ее развития;

- знания структуры организации, распределение функциональных обязанностей между подразделениями и работниками;

должен знать:

- требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности организации, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению;

- правила организации управленческого труда;

- требования к оформлению машинописных работ;

- правила русской орфографии и пунктуации;

- основы делового этикета, служебной этики, психологии общения;

- правила охраны труда, техники безопасности;

должен уметь:

- составлять и оформлять документы всех видов, редактировать содержание и делать стилистическую правку;

- наладить эффективную работу с документацией, совершенствовать существующие методы и формы такой деятельности;

- работать с современным программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК;

- организовывать и вести телефонные переговоры, работать с современной оргтехникой;

- вести прием посетителей;

- организовывать и технически обеспечить совещания, собрания, переговоры, деловые встречи, командировки работников и иные мероприятия;

- владеть навыками быстрого письма и чтения.

2. Основные функции секретаря-референта

К основным функциям секретаря-референта относятся следующие:

- организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности организации;

- координация работы офиса;

- осуществление методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях организации;

- оперативно-организационное обслуживание деятельности организации;

- подготовка, оформление документации по личному составу, ее учет и хранение.

- документальное оформление ряда финансово-хозяйственных операций.

3. Основные обязанности секретаря-референта

К основным обязанностям секретаря-референта относятся следующие:

3.1 Выполнять распоряжения, приказы руководства фирмы, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними.

3.2 Разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности организации.

3.3 Редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству организации.

3.4 Вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящую документы.

3.5 Систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделять к уничтожению.

3.6 Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации.

3.7 В соответствии с резолюцией руководства организации передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения.

3.8 Осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных органов предприятия.

3.9 Фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности организации.

3.10 Планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам организации как по производственным, так и личным вопросам.

3.11 Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей.

3.12 Контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

3.13 Способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников.

3.14 Осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия.

3.15 Оформлять машинописные и копировально-множительные работы.

3.16 Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной и управленческой деятельности организации.

3.17 Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности.

4. Дополнительные обязанности секретаря-референта

Кроме вышеперечисленных, на секретаря-референта возлагаются следующие дополнительные обязанности:

4.1 в сфере работы с персоналом:

1. Документальное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, выдача справок с места работы.

2. Своевременное внесение изменений в штатное расписание организации.

3. Учет личного состава организации; формирование и ведение личных дел работников, своевременное внесение в них изменений и дополнений.

4. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек, ведение учета трудового стажа работников организации.

5. Составление для государственных органов установленной отчетности по вопросам учета личного состава.

6. Ведение архива личных дел и подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение.

7. Оформление листков временной нетрудоспособности.

8. Организация учета рабочего времени, порядка предоставления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

9. Ведение учета нарушений трудовой дисциплины, контроль за своевременностью принятия соответствующих мер администрацией.

10. Своевременное предоставление в бухгалтерию всей необходимой информации о принятых на работу и уволенных работников для оформления документов, касающихся учета начисленной заработной платы и производимых вычетов.

11. Подготовка и сдача в установленные сроки в бухгалтерию документов, необходимых для расчета и выдачи заработной платы работникам.

4.2 в сфере работы с первичной бухгалтерской документацией

1. Регистрация, учет бухгалтерских первичных документов и организация хранения до момента их передачи в бухгалтерию.

2. Соблюдение требований по оформлению первичных документов в соответствии с действующим законодательством и по установленной форме.

3. Выдача работникам фирмы доверенностей на получение товарно-материальных ценностей от сторонних организаций.

4. Своевременное составление документов для перечисления налогов и других обязательных платежей, расчетов с контрагентами и передача их для исполнения в банк.

5. Получение по доверенности выписок по движению денежных средств из банков.

6. Ведение кассовых операций в организации, в т.ч. прием, учет, выдача и хранение денежных средств и ценных бумаг. Составление необходимой кассовой документации и подготовка отчетности.

7. Своевременная передача надлежащим образом оформленных документов на обработку в бухгалтерию.

5. Права секретаря-референта

Осуществляя свою деятельность, секретарь-референт имеет право:

5.1 Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам, касающимся его деятельности.

5.2 Запрашивать из структурных подразделений организации и у работников необходимые документы и материалы для представления руководству, контролировать исполнение документов работниками, а также требовать объяснений о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

5.3 Рассматривать документы и направлять их руководству для вынесения решений и передавать на исполнение руководству и работникам организации.

5.4 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

5.5 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции, оформлять копии и выписки из документов.

5.6 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда в организации.

5.7 Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.

5.8 Принимать оперативные решения в пределах своей компетенции.

5.9 Докладывать руководству обо всех выявленных недостатках в рамках своей компетенции.

5.10 Получать деньги под отчет и использовать их по целевому назначению для покупки продовольственных, хозяйственных и иных товаров, необходимых для нормального функционирования офиса.

5.11 Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины.

6. Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность за

6.1 Качество, четкость, полноту и своевременность выполнения обязанностей, возложенных на него настоящей должностной инструкцией.

6.2 Грамотность и правильность составления документов, предоставляемых на подпись руководству, организацию их учета и хранения.

6.3 Четкость и полноту выполнения административных поручений руководства.

6.4 Разглашение сведений, имеющих гриф ограничения доступа и содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну организации.

С должностной инструкцией ознакомлен

«___» ____________ 2012 г.

_____________ ______________________

^{подпись, расшифровка подписи}

Размещено на Allbest.ru