Система менеджмента качества

6. Необходимо более осознанного и волевого личного участия высшего руководства предприятия, которое может реализоваться путем анализа эффективности системы на основе отчетов по аудитам и личной поддержки внутренних аудиторов, а также вовлечения работников всех уровней, направленного на результативное использование их способностей.

Необходимо, чтобы отдел контроля и анализа системы управления консолидировал информацию по сбору и анализу данных в ходе внутренних аудитов и составлял план мероприятий по улучшению СМК, где были бы отражены наименование мероприятия по улучшению; измеримая цель, достигаемая выполнением мероприятия; ответственный исполнитель; срок выполнения; отметка о выполнении; отметка о результативности мероприятия по улучшению. Что будет давать руководству представление о результативности процессов СМК Компании.

7. В стандарте предприятия ОАО «ТАИФ-НК» «Внутренние аудиты интегрированной системы менеджмента. Организация и порядок проведения работ» необходимо прописать «Кодекс внутреннего аудитора», где отразится этика поведения аудита и психология поведения аудита. Также необходимо обеспечивать квалификацию аудиторов путем периодического обучения, проведением специальных совещаний по обмену опытом и их периодической аттестацией.

8. Необходимо, чтобы руководство Компании обеспечило каждого работника карманным справочником по интегрированной системе менеджмента ОАО «ТАИФ-НК», что позволило бы персоналу быть более осведомленными в вопросах СМК.

Рассмотрев факторы, влияющие на действенность внутренних аудитов, можно сузить задачу до формы отчета. Так как внутренние аудиты все-таки являются обязательным элементом измерения системы, попробуем обойти эту проблему, задавшись формой отчета как ключевым инструментом для анализа текущей деятельности организации. Объектом аудитов принимаем процессы СМК, а не в целом деятельность подразделений. Только в этом случае логично ожидать, что реальное состояние проверяемого процесса или процессов будет отражено в отчете о результатах аудита. [45]

Традиционные стандартные разделы отчета содержат общую информацию о проведенном внутреннем аудите:

- сроки проведения,

- объект аудита (проверяемые процессы СМК),

- проверяемые подразделения,

- критерии аудита (регламентирующие процесс документы),

- группа аудита (в том числе руководитель группы или главный аудитор, технические эксперты и т.д.),

- цели и задачи аудита,

- график аудита,

- уведомления о несоответствиях,

- другое.

К целям внутреннего аудита могут также относиться:

- определение степени соответствия объекта критериям аудита,

- оценка результативности внедрения и поддержания в рабочем состоянии объекта аудита,

- оценка результативности СМК или отдельного процесса СМК для достижения конкретных целей,

- идентификация областей улучшений.

Предположение о наличии перечисленных выше целей для внутренних аудитов организации позволяет представить содержательную часть отчета о внутреннем аудите в форме таблицы, представленной в Приложении 6, а в задачи аудита на полных основаниях включить:

- оценку документации СМК (критериев аудита) для проверки соответствия законодательным актам и требованиям стандарта ISO 9001-2009, а также для подтверждения того, что определены все необходимые требования для достижения поставленных целей;

- оценку соответствия выполнения требований документации (оценка практики работы);

- анализ причин выявленных несоответствий;

- оценку результативности проверяемого процесса;

- определение сильных и слабых сторон в СМК.

Для удобства назовем эту «содержательную» часть отчета «Оценка функционирования и результативности процесса». Если на аудит запланирована проверка нескольких процессов СМК, то соответственно на каждый из процессов заполняется предлагаемая форма.

Системность оценки функционирования и результативности процесса обеспечивается планированием и рассмотрением цикла PDCA (plan - do - check - action) на аудите. Составляющие цикла PDCA, в свою очередь, содержат обязательные элементы деятельности, оценка которых и приводится в отчете.

1. Планирование процесса (Plan):

- определение целей и задач процесса. Установленные показатели качества процесса и соответствующие цели в области качества;

- составление графиков, планов; выдача заданий исполнителям; установленные нормативы производительности (нормы выработки);

- обеспечение ресурсами (данный элемент может быть выделен отдельно. Но, выбрав в качестве отправной точки цикл PDCA, оставим элемент в качестве составляющей «планирования процесса»);

- персонал (наличие, требования к компетентности);

- методики, технологии (наличие, соответствие установленным требованиям, грамотность и т.д.);

- инфраструктура (технологическое оборудование, аппаратное и программное обеспечение и т.д.);

- производственная среда (например, значимые физические факторы, система мотивации).

2. Осуществление процесса (Do):

- документация на рабочих местах (актуальность, доступность, необходимость и достаточность и т.д.);

- соответствие практики работы установленным требованиям;

- оценка взаимодействия с другими процессами.

3. Проверка (контроль) и анализ процесса (Check):

- контроль соблюдения графиков, выполнения заданий;

- мониторинг процесса (по показателям качества);

- отчетность по процессу (в том числе вышестоящему менеджменту).

4. Коррекция и улучшение процесса (Action):

- установленные процедуры коррекции;

- наличие процедур и их соответствие требованиям;

- результативность установленных процедур;

- полномочия руководителя процесса для коррекции и улучшения процесса.

По каждому из элементов аудиторская группа проводит сбор фактического материала, чтобы обосновать ту или иную оценку. Как отмечалось выше, собранный материал представляется в форме расчетной таблицы, представленной в Приложении 6.

Весовые коэффициенты k_i для общей оценки проставлены на схеме Исикавы в скобках, напротив каждого элемента оценки. Так же, как и состав элементов для оценки, предприятие вправе выбрать и уточнить весовые коэффициенты самостоятельно. В данной статье они приведены как один из возможных вариантов и не носят обязательного характера с точки зрения требований стандарта ИСО 9001:2009.

Отчет должен обязательно содержать заключения и выводы аудита, отражающие выполнение задач и достижение целей аудита, окончательные оценки функционирования и результативности процесса.

Предлагаемая форма отчета о внутреннем аудите может показаться сложной. Но только на первый взгляд. Безусловно, работа в таком формате требует определенной подготовки аудиторов и уровня развития СМК. Преимущества регламентированной формы отчета с лихвой окупают кажущуюся сложность, поскольку она обеспечивает:

- сопоставимость результатов аудитов различных процессов, сравнение с прежними результатами, но уже не на уровне количества несоответствий;

- наглядность результатов аудита для руководства, которая, кстати, во многом зависит от последовательности размещения разделов и выигрывает при переходе от общей оценки к пояснению и подробностям фактического материала;

- системность и полноту проводимых аудитов;

- методическую помощь при подготовке и проведении аудитов, так как задает круг тем, по которым должен быть собран фактический материал и подтверждено соответствие или несоответствие объекта аудита;

- возможность обобщения и анализа результатов проведенной программы аудитов дает богатую пищу для интерпретации результатов аудитов.

Необходимо отметить удобство использования описанной выше формы отчета для обследования системы менеджмента, для подготовки к сертификации или внедрения информационных технологий в различные области деятельности предприятия.

В заключение хотелось бы отметить, что планирование улучшения СМК требует не только реализации мероприятий, но и осознанного и волевого личного участия высшего руководства предприятия, которое может реализоваться путем анализа эффективности системы на основе отчетов по аудитам и личной поддержки групп внутреннего аудита, а также вовлечения работников всех уровней, направленного на результативное использование их способностей. Организации необходимо анализировать установленные несоответствия с целью определения наиболее вероятных и далее коренных причин их возникновения. Высшему руководству необходимо обеспечивать использование корректирующих действий как средства улучшения, а в процессе разработки и реализации корректирующих действий должны принимать участие работники всех причастных структурных подразделений.

Заключение

Система менеджмента качества - это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов для разработки политики и целей в области качества и достижения этих целей для руководства и управления организацией. Ключевой задачей менеджмента компаний является создание, практическая реализация и последующая сертификация системы менеджмента качества, обеспечивающей стабильное, устойчивое качество изготавливаемой и поставляемой продукции в течение определенного периода времени. Гарантом такой стабильности является наличие у фирмы-изготовителя системы менеджмента качества, соответствующей признанным международным требованиям. Организация, которая хочет иметь пригодную, отвечающую требованиям и результативную СМК, необходимо проводить внутренние аудиты для того, чтобы гарантировать, что СМК функционирует запланированным образом и что она выявляет как слабые звенья в системе, так и потенциальные возможности для улучшения.

Внутренний аудит является эффективной деятельностью по предоставлению независимых и объективных гарантий и консультаций, направленных на совершенствование функционирования организации.

Анализ проведения внутренних аудитов в ОАО «ТАИФ-НК», опытов зарубежных и отечественных предприятий показал, что внутренние аудиты (проверки) являются высшей формой контроля руководством системы менеджмента качества предприятия. Они проводятся для того, чтобы определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, требованиям ISO 9000, а также требованиям, разработанным самой организацией.

Руководителям проверяемых подразделений необходимо помнить, что внутренние аудиты в первую очередь направлены на оказание помощи в организации работы по улучшению культуры производства, качества труда и качества управления проверяемых подразделений.

Результаты аудитов не являются поводом для наказания руководителей и работников организации. Работники, которые добросовестно воспринимают обнаруженные в процессе проверки отклонения, немедленно устраняют их и заняты непрерывным совершенствованием своей деятельности, заслуживают только поощрения.

Внутренний аудит СМК призван предоставлять оперативную информацию о состоянии данной системы организации и причинах ее сбоев, что далее используется для исправления и совершенствования системы. Стандарт ISO 9001 относительно внутренних проверок качества гласит, что организации необходимо проверять соответствие документированной системы и рабочей практики, а также эффективности всей системы, причем аудиты должны планироваться, по их результатам готовится отчет и выполняется проверка внесения корректировок.

Внутренний аудит систем менеджмента качества, как любой бизнес-процесс, подчиняется основным принципам Тотального управления качеством (TQM):

- Процессный подход. Аудит СМК - это процесс, имеющий вход (информация о состоянии СМК), преобразование (анализ результатов проверок) и выход (в виде выводов и рекомендаций по корректировке СМК).- Лидирующая функция руководства. В компании есть управляющий качеством на стратегическом уровне, он осуществляет функцию общего контроля; работу по качеству на оперативном уровне ведет начальник службы качества. Аудит СМК фактически проверяет эффективность его работы. В структуре компании для организации проверок может создаваться специальное подразделение; альтернативный вариант для небольшой компании - постоянно действующий ответственный за проверки и формируемые по мере необходимости аудиторские группы.- Постоянное совершенствование. Совершенствование методологии аудита приводит к более эффективной системе менеджмента качества, заставляет ее развиваться.

- Ориентация на потребителя. Аудит СМК проверяет соблюдение существующей СМК принципа ориентации на потребителя и способствует ее совершенствованию в направлении максимального соответствия товаров и услуг компании запросам потребителя. Одновременно выводы и рекомендации аудита должны быть понятными и применимыми как руководством компании, так и рядовыми сотрудниками.

- Вовлечение персонала. Добровольное участие в аудите и содействие его проведению. Персонал компании должен быть заинтересован в постоянном совершенствовании СМК, а значит, должен способствовать постоянному контролю за состоянием СМК.

- Основанный на фактах подход к принятию решений. Собственно, это и есть одна из задач аудита - предоставить факты, свидетельствующие о проблемах в управлении качеством для принятия управленческих решений по их ликвидации и предупреждению их повторения в дальнейшем. Кроме того, выводы аудита базируются исключительно на фактах, которые расцениваются как его свидетельства. [13]

Следует помнить, что все в мире имеет свойство изменяться и устаревать, в том числе и система менеджмента качества предприятия. Для того чтобы поддерживать СМК в рабочем состоянии и постоянно повышать эффективность ее функционирования, необходимо постоянное совершенствование и улучшение всех процессов организации. А для того чтобы выявить стороны и приоритеты таких улучшений, необходимо эффективно использовать внутренний аудит, который сам по себе также требует постоянного совершенствования.

Эффективное использование внутреннего аудита СМК в качестве действенного инструмента для улучшения и постоянного повышения результативности системы менеджмента качества зависит от компетентности тех, кто проводит аудит. Для поддержания и совершенствования компетентности необходим постоянный рост профессионализма, связанный с поддержанием и улучшением знаний, навыков и личных качеств. Это может быть достигнуто посредством приобретения дополнительного практического опыта; прохождения обучения, стажировок, самоподготовки; посещения совещаний, семинаров и конференций или других видов деятельности. Аудиторы должны демонстрировать свое постоянное профессиональное развитие. Необходимо расширить цели аудита и от автоматической сверки "выполняется/не выполняется", перейти к следованию по цепочке производства продукции/услуги, при которой видимой становится вся последовательная деятельность. Для таких проверок нужны ресурсы, и сейчас эти ресурсы есть - это вновь обученные аудиторы.

Из этого следует вывод, что для эффективной деятельности организации и повышения ее конкурентоспособности необходимо постоянное улучшение, распространяемое как на все процессы компании, так и на предоставляемые услуги и систему менеджмента качества в целом.

Безусловно, планирование улучшения системы менеджмента качества требует не только системных действий (в рамках действующей системы), но и осознанного и волевого личного участия высших менеджеров компании, которое может реализоваться путем анализа результативности и эффективности системы на основе отчетов внутреннего аудита. Аудит, внутренний или внешний, на соответствие требованиям стандарта ISO 9001 остается пока доминирующим методом при проведении улучшений системы.

Улучшение - не просто требование стандарта. Это естественный глубинный смысл деятельности любой организации. Всегда следует помнить, что пока мы раздумываем над необходимостью улучшений, этого уже хотят наши потребители и это уже делают наши конкуренты.

В завершение следует заметить, что область возможных вариантов совершенствования системы внутренних аудитов является чрезвычайно широкой и каждая организация может искать и находить собственные решения. Главное, чтобы было желание сделать систему внутренних аудитов действительно эффективной и полезной.

Список использованной литературы

I. Нормативно-правовые материалы:

1. Международный стандарт ISO 9001:2008. Системы менеджмента качества - Требования.

2. Международный стандарт ISO 14001:2004. Системы экологического менеджмента - Требования и руководство по использованию.

3. Международный стандарт OHSAS 18001:2007. Системы менеджмента профессионального здоровья и безопасности - Требования.

4. Международный стандарт ISO 19011:2002. Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и/или окружающей среды.

II. Специальная литература:

5. Альбеков, М.А. Система менеджмента эффективна только в умелых руках: учебное пособие. - 2009. - 210с.

6. Аристов, О.В. Управление качеством: учебник. - М.: Инфра-М, 2008. - 240с.

7. Асташов, Ю.В. Показатели процесса в системе менеджмента качества: учебник. - 2009. - 236с.

8.Басовский, Л.Е., Протасьев, В.Б. Управление качеством: учебник. - Инфра - М, 2011. - 253с.

9. Вдовин, С.М., Салимова, Т.А., Бирюкова, Л.И. Система менеджмента качества организации: учеб. пособие. М.: Инфра-М, 2012. - 299с.

10. Винокуров, В.А. Качество менеджмента - основа современной управленческой парадигмы: учебное пособие. - 2007. - 192с.

11. Гембрис, С. Управление качеством: Бизнес-рецепты. - М.: Изд-во «Омега-Л»; СмартБук, 2008. - 128с.

12. Герасимов, Б.Н., Чуриков, Ю.В. Управление качеством: учеб. пособие - М.: Вузовский учебник; Инфра-М, 2011. - 304с.

13. Герасимова, Е.Б., Герасимов, Б.И., Сизикин, А.Ю. Управление качеством - 2-е изд. - М.: Форум, 2009. - 256с.

14. Гиссин, В.И. Управление качеством продукции: учебное пособие. Феникс, 2007. - 256с.

15. Гладков, В. Менеджмент качества: процессный подход: учебник. - 2009. - 342с.

16. Грачев, А.Н., Терехова, Т.В. Диалог консультанта с внутренним аудитором. Нижний Новгород: ООО СМЦ «Приоритет», 2007. - 124с.

17. Дж.Б. Ри Велл Главное о качестве. Справочник от А до Я /Пер. с англ. А.Л.Раскина; Под науч. ред. В.Л.Шапера - М.: РИА «Стандарты и качество», 2006. - 232с.

18. Егорова, Л.Г. Причины неэффективности систем менеджмента качества. Стандарты и качество. - 2007. - № 12

19. Ефимов, В.В. Средства и методы управления качеством: учеб. пособие/В.В.Ефимов. - М.: КНОРУС, 2009. - 232с.

20. Ефимов, В.В. Внутренний аудит качества и самооценка организации: учебное пособие/В.В.Ефимов, А.Н.Туманова. - Ульяновск: УлГТУ, 2007. - 123с.

21. Заика, И.Т., Гительсон, Н.И. Документирование системы менеджмента качества: учебник. Изд-во КноРус, 2010. - 192с.

22. Ильин, В.В. Система управления качеством. Российский опыт. - Спб.: Невский проспект; Вектор, 2007. - 224с.

23. Кане, М.М., Иванов, Б.В., Корешков, В.Н., Схиртладзе, А.Г. Системы, методы и инструменты менеджмента качества: учебник для вузов/Под ред. М.М.Кане. - Спб.: Питер, 2009. - 560с.

24. Качалов, В.А. К вопросу о целях внутреннего аудита. Методы менеджмента качества. 2011. - 238с.

25. Клячкин, В.Н. Статистические методы в управлении качеством: учеб. пособие. - М.: финансы и статистика; Инфра-М, 2009. - 304с.

26. Кобаяси, И. 20 ключей к совершенствованию бизнеса. Практическая программа революционных преобразований на предприятиях/Пер. с японского А.Н. Стерляжникова, 3-е изд. - М.: РИА «Стандарты и качество», 2010. - 248с.

27. Ковалев, А.И. Менеджмент качества. Многое в немногих словах. - М.: РИА «Стандарты и качество», 2007. - 136с.

28. Кондо, Й. Управление качеством в масштабах компании: становление и этапы развития: учебное пособие. - Нижний Новгород: Приоритет, 2007. - 252 с.

29. Коноплев, С.П. Управление качеством: учебное пособие. - М.: Инфра-М, 2009. - 252с.

30. Кравченко, Е.В. Управление качеством для менеджеров: учеб. пособие. - Казань: АУ «ТИСБИ», 2007. - 220 с.

31. Логанина, В.И., Федосеев, А.А. Системы качества: учеб. пособие. - М.: КДУ, 2008. - 358с.

32. Магер, В.Е. Управление качеством: Учебное пособие. Инфра-М, 2012. - 176с.

33. Мазур, И.И. Управление качеством: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности «Управление качеством» /И.И. Мазур, В.Д.Шапиро. - 5-е изд., стер. - М.: Изд-во «Омега-Л», 2008. - 399с.

34. Михеева, Е.Н. Управление качеством: Учебник/Е.Н.Михеева, М.В.Сероштан. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К^о», 2009. - 708с.

35. Мишин, В.М. Управление качеством: учебник для студентов вузов, 2-изд. перераб. и доп. - М: Юнити-Дана, 2008. - 463с.

36. Парфенова, Е.Е. Как сделать внутренний аудит результативным?/Парфенова Е.Е. - Все о качестве. Отечественные разработки, 2011. - 70с.

37. Пономарев, С.В., Мищенко, С.В., Трофимов, А.В., Самородов, В.А. Управление качеством продукции: аудит в системе менеджмента качества: учебное пособие. Тамбов: Изд-во Тамб. гос.техн.ун-та, 2006. - 96с.

Размещено на Allbest.ru