Организация кадрового документооборота с нуля в рекламном агентстве "Городская Реклама"

75 лет

13

Приказы о переводе на другую работу

Статья 72.1 ТК РФ

Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).

75 лет

14

Приказы об увольнении

Статья 84.1 ТК РФ

75 лет

15

Приказы по основной деятельности

Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».

1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе)

16

Приказы о предоставлении отпусков

Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1

Издаются на основании графика отпусков или заявления работника

5 лет

17

Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

Статья 128 ТК РФ

Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

5 лет

18

Личная карточка работника (форма Т-2)

Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Ведется на каждого работника.

75 лет

19

Трудовая книжка

Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.

При увольнении работник получает трудовую книжку на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив

20

Договоры о полной материальной ответственности

Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85

Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.

5 лет

21

Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности

Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно)

Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя

5 лет

22

Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу

То же

75 лет

23

Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении

То же

75 лет

24

Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков

То же

50 лет

25

Журнал регистрации командировочных удостоверений

То же

5 лет

26

Табель учета рабочего времени

Часть 3 статьи 91 ТК РФ

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником

75 лет

27

График сменности

Статья 103 ТК РФ

Доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие.

1 год

28

Журнал учета проверок инспектирующих органов

Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»

Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица

Постоянно

30

Табели и наряды работников вредных профессий

Часть 3 статьи 91 ТК РФ

Составляются ежемесячно.

75 лет

31

Списки работающих на производстве с вредными условиями труда

Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»

Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно.

75 лет

32

Списки работников, уходящих на льготную пенсию

50 лет

33

Переписка о назначении:

государственных пенсий и пособий; льготной пенсии

То же.

5 лет

10 лет

34

Инструкции по охране труда по профессиям

Раздел 10 ТК РФ

Постоянно

35

Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)

Раздел 10 ТК РФ

10 лет

36

Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования

Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001)

5 лет

37

Акты о несчастных случаях

Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»

45 лет

38

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

45 лет

Приложение 2 Перечень необходимых кадровых документов

Документ	Ссылка на законодательство	В каких случаях оформляется
Общие документы
Правила внутреннего трудового распорядка	Ст. 189 ТК РФ	Обязательно
Штатное расписание	Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.	Обязательно
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 г.	Обязательно
Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием	Единый тарифно-квалификационный справочник	Обязательно, если должностные обязанности не урегулированы в трудовых договорах
Положение о персональных данных работников	Ст. 86 ТК РФ	Обязательно
Положение об оплате труда работников	Раздел VI ТК РФ	Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах
Положение о премировании и материальном стимулировании работников	Раздел VI ТК РФ	Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах
Положение об охране труда	Раздел X ТК РФ	Не обязательно
Инструкции по охране труда по профессиям	Раздел X ТК РФ	Обязательно
Журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями)	Раздел X ТК РФ	Обязательно
Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования	Ст. 69 ТК РФ	Лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами
График отпусков	Ст. 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.	Обязательно
Положение о коммерческой тайне	Федеральный закон № 98-ФЗ от 29.07.2004 г. «О коммерческой тайне»	Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник должен сохранять коммерческую тайну
Коллективный договор	Глава 7 ТК РФ	Не обязателен, заключается по соглашению сторон
Индивидуальные документы
Трудовой договор	Ст. 16, 56, 67 ТК РФ	Обязательно
Приказ о приеме на работу	Ст. 68 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.	Обязательно
Личная карточка работника	Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.	Обязательно
Трудовая книжка	Ст. 66 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69	Обязательно
Договоры о полной материальной ответственности	Приложения № 2 и № 4 к постановлению Минтруда России от 31.12.2003 г. № 85	Обязательно в случаях установления полной материальной ответственности
Приказ о предоставлении отпуска работнику	Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.	Обязательно
Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы	Ст. 128 ТК РФ	Обязательно
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда	Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.	Обязательно
График сменности	Ст. 103 ТК РФ	Обязательно при наличии сменной работы

Размещено на Allbest.ru