В общем плане, к организационно-правовым документам относятся:

устав организации;

положение об организации;

положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения;

регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;

штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению);

должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом -- вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения -- в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Разработка организационных документов имеет целью наиболее рационально разделить и кооперировать труд между подразделениями и работниками.

Названные цели определяют и основные требования к организационно-правовым документам, к которым можно отнести следующие.

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным, действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой -- по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Таким образом, к основным требованиям, предъявляемым к организационно-распорядительным документам можно условно разделить на две группы: общие требования и требования к изготовлению (оформлению) документов. К первой группе требований целесообразно отнести следующие:

1. Законность. Все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить действующим нормативно-правовым актам, определяющим действия участников процесса управления.

2. Достоверность. Сведения, содержащиеся в документе, должны в полной мере отвечать истине о фактах, событиях, людях, которых он касается.

3. Однозначность. Текст документа по смыслу должен быть однозначным, т.е. положения, приведенные в нем, не могут быть истолкованы двояко, по-разному.

4. Конкретность. Текст документа должен отвечать требованиям определенности таким образом, чтобы в нем были приведены все необходимые сведения, порождаемые знаменательными словами текста.

5. Полнота. Текст управленческого документа должен отвечать требованиям полноты, т.е. содержать все сведения, которые необходимы для обеспечения требуемого качества и эффективности управления.

6. Непротиворечивость. Сведения, приводимые в документе, не должны находиться в противоречии друг с другом, быть не согласованными между собой.

7. Понятность. Все сведения документа должны быть изложены языком ясным, понятным, несмотря на то, что он считается административным, официально-деловым.

8. Мотивированность. Содержание документа должно побуждать адресата к осуществлению целей, поставленных автором документа.

9. Юридическая значимость. Управленческий документ для обеспечения его юридической силы должен при оформлении иметь все требуемые, правильно составленные и оформленные реквизиты.

Вторая группа требований изложена в ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») и является обязательной к исполнению при разработке организационно-распорядительных документов.

Кроме того, необходимо помнить, что каждый документ состоит из отдельных, составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения и т.д. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема) или текстовыми.

Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного - двух слов (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляют его формуляр. При создании унифицированной системы документации или унификации (приведение к единообразию) группы документов разрабатывается, как правило, формуляр - образец. Формуляр - образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерных именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади.

Принятая в формуляре - образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии нескольких различий в конкретных документах.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и т.д.), называется типовым формуляром.

Государственным стандартом 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации (УСД). Требование к построению формуляра - образца» установлены общие для любых управленческих документов соответствующие международным:

- форматы бумаги А3 (297х420мм), А4 (210х420мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм) с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;

- минимально допустимые размеры служебных полей: поле подшивки - не менее 20мм, остальные поля - не менее 10мм;

- размер шрифта, годного для оформления документов - что соответствует размеру 13,5 - 14 шрифта Times New Roman Cyr (наиболее близкий к шрифту канцелярской пишущей машины: 2,6х4,25мм).

Стандартом определено, что основными зонами документа являются сверху вниз по листу бумаги: заголовочная, содержательная и оформляющая, хотя это деление достаточно условно.

Установлен состав реквизитов, совокупность которых придаёт управленческим документам юридическую силу и правила их оформления; в самом общем виде - их расположение на листе бумаги. К этим реквизитам относится: наименование организации - составителя (автора) документа и код организации, наименование формы документа и её код, дата, номер документа и подпись (лица, несущего ответственность за содержание документа).

Неоднократно регламентировались и стандартизировались более подробные требования по оформлению и расположению на бумажном носителе реквизитов управленческих документов. Этому вопросу был посвящён в настоящее время приостановленный Государственный стандарт Российской Федерации 6.30 - 97 «УСД. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Во все действующие инструкции и правила по ведению делопроизводства обязательно включены разделы, составленные на основе этого стандарта.

Оформление ОРД, как уже было сказано, осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003, устанавливающим состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного Герба РФ. Правильно оформленные реквизиты организационно-распорядительных документов гарантируют их юридическую силу.

В настоящее время установились требования по оформлению 30 реквизитов управленческих документов А.Б.Барихин. Делопроизводство и документооборот. - М.:Книжный мир, 2008.:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 -основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 -идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 -дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 -оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направление его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организации;

30 -идентификатор электронной копии документа.

Состав реквизитов, используемых при оформлении управленческих документов, этим списком не исчерпывается, но остальные, как правило, применяются в границах конкретной системы документацию.

Глава 2. Документирование деятельности делопроизводителя ООО «Рольф-Сити»

2.1 ООО «Рольф-Сити»: история создания и краткая характеристика деятельности

Группа компаний «РОЛЬФ»-- один из лидеров российского автомобильного рынка и крупнейший в России импортер и продавец автомобилей иностранных марок. Имея за плечами 18 лет успешной работы, «РОЛЬФ» обладает уникальными знаниями и опытом на автомобильном рынке. Штат сотрудников компании составляет более 5500 сотрудников.

«РОЛЬФ» -- клиентоориентированный бизнес и надежный партнер, гибко реагирующий на изменения рыночной ситуации, привносящий западные методики в свои бизнес-практики.

Группа компаний «РОЛЬФ» является единственным в России полностью диверсифицированным автомобильным бизнесом. В состав Группы компаний входит официальный дистрибьютор марки Mitsubishi в России и странах СНГ. Группа компаний владеет логистическим бизнесом, дистрибуцией запасных частей, а также предоставляет полный спектр финансовых услуг http://www.rolf.ru.

Розничная сеть «РОЛЬФ» насчитывает 24 дилерских центра, представляя 9 автомобильных брендов, среди которых -- как массовые, так и премиальные марки. «РОЛЬФ» стал пионером в организации продаж автомобилей с пробегом, запустив работу самостоятельного подразделения BlueFish, занимающегося покупкой и продажей подержанных автомобилей, в 2007 году.

Успешная работа группы компаний не раз отмечалась различными наградами, которые подтверждают высокое звание лидера российского автомобильного рынка и крупнейшего в России импортера и продавца автомобилей иностранных марок:

РОЛЬФ Алтуфьево:

в апреле 2008 года дилерскому центру «РОЛЬФ Алтуфьево» (единственному в Москве Hyundai Elite Dealer) был присвоен почетный статус Hyundai Elite Dealer. Hyundai Elite Dealer -- награда, которую Hyundai Motor Co. присуждает лучшим дилерским центрам в рамках программы по улучшению работы дилеров. Эта программа действует по всему миру. «РОЛЬФ Алтуфьево» -- единственный дилерский центр Москвы, обладающий таким статусом;

Звезда Столицы:

18 декабря 2008 дилерский центр «Звезда Столицы» (лучший технический центр Mercedes-Benz в России) был признан лучшим в России техническим центром Mercedes-Benz по итогам 2008 г. Премии были вручены в двух номинациях: «удовлетворенность клиентов уровнем сервисного обслуживания» и «качество сервисных работ». Эти награды свидетельствуют о том, что дилерский центр «Звезда Столицы», основанный в 2006 году, является экспертом в обслуживании клиентов и смог превзойти своих конкурентов с многолетним стажем;

По итогам 2006 года «РОЛЬФ Химки» (крупнейший в мире) был признан самым крупным дилерским центром по продаже автомобилей Mazda в мире, продав более 4500 автомобилей. Такой уровень продаж сопоставим с продажами марки в масштабах небольшой европейской страны.

Дилерский центр «РОЛЬФ Восток» получил почетное звание лучшего Дилера Mitsubishi Motors в 2006 году (постоянство в лидерстве), продав 3500 автомобилей. В 2007 году в упорной борьбе «РОЛЬФ Восток» в очередной раз подтвердил свою лидерскую позицию.

По результатам исследования мнений потребителей в 2007 году дилерский центр «РОЛЬФ Лахта Peugeot» (самый клиентоориентированный дилер) является лидером по уровню обслуживания клиентов в сфере продаж и по качеству послепродажного обслуживания среди дилеров Peugeot в России.

Ауди Центр Север -- лучший «Дилер Двух столиц» по итогам работы в 2005 году, а также обладатель кубка Twin Cup-2007 (заслуженный лидер), подтверждающий статус самого профессионального и самого клиентоориентированного коллектива по ремонту и обслуживанию Audi.

Осуществляются большие социальные проекты. Так, в рамках программы «Открытый театр» также осуществляется материальная помощь ветеранам сцены и нуждающимся актерам http://www.rolf.ru.

Кроме того, программа «Открытый театр» предоставляет возможность студентам и молодым актерам общаться с их кумирами, перенимая их опыт. Многие студенты, особенно в регионах, лишены такой возможности, а проект поможет учащимся театральных вузов хотя бы частично решить эту проблему.

Компания очень долго работала над созданием и реализацией программы «Открытый театр» и идея наконец-то воплотилась в жизнь.

Проект уже получил поддержку у многих актеров и можно предположить, что у «Открытого театра» будет все больше сторонников и единомышленников.

С программы «Открытый театр» компания начинает реализацию долгосрочной стратегии Группы компаний «РОЛЬФ», получившей название «Бизнес с открытым сердцем». Целью осуществления программы является привлечение средств в благотворительных целях, а также включение в данную программу других компаний.

Одним из ярких показателей успешной деятельности компании на российском рынке за последние 6 лет являются данные, приведенные в таблице 2.1.

Таблица 2.1.

Общий объем продаж автомобилей розничными подразделениями ООО «Роль-Сити» в 2003-2008 гг.

	2003	2004	2005	2006	2007	2008
Audi	630	677	950	1091	1250	1592
Mazda		330	3476	5964	6737	8195
Ford	2017	3945	6468	12019	15867	13787
Hyundai	1423	4500	8835	10446	11424	13081
Mitsubishi	7142	12556	21904	25344	29558	27931
Volvo		239	105
Peugeot				4	717	1491
Mercedes				11	590	873
Renault						2291
Land Rover						692
Общий итог	11212	22247	41738	54879	66143	69933

Конечно, мировой финансовый кризис уже повлиял на деятельность компании в начавшемся 2009 году, и выразился в некотором общем снижении объема продаж. Поэтому, в условиях экономических и финансовых неурядиц одним из приоритетных направлений развития является создание сети дилерских центров в различных городах России. В связи с этим компания ищет партнеров в различных регионах РФ http://www.rolf.ru. При этом компанией рассматриваются различные предложения:

по приобретению земельных участков под строительство автомобильных центров;

по покупке существующих дилерских центров (либо приобретению доли акций);

по приобретению производственно-складских помещений под кузовной цех; по аренде в Москве помещения под автосервис с оборудованием для слесарного и кузовного ремонта.

2.2 Основные правила документирования деятельности учреждения

В процессе осуществления документирования соответствующие подразделения ООО «РОЛЬФ-Сити» руководствуются требованиями руководящих документов и правилами документирования деятельности предприятий, организационными документами самого предприятия: уставом, положением о персонале, положением о структурном подразделении, правилами внутреннего трудового распорядка и др. Вопросам документирования в компании уделяется особое внимание.

Деятельность ООО «РОЛЬФ-Сити» фиксируется в различных документах.

Основные требования к изготовлению организационно-распорядительных документов рассмотрены в п.1.4. и соответствуют Основным положениям Единой государственной системы делопроизводства. Однако анализ содержания документов позволяет сделать вывод, о том что требования ГОСТ Р 6.30-2003 соблюдаются не всегда. Наиболее характерными ошибками документирования являются следующие.

1. Должностная инструкция делопроизводителя ООО «РОЛЬФ-Сити».

Итак, в общем смысле, инструкция -- это правовой акт, изданный в организации и утверждаемый ее руководителем в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности подразделений и служб организации, а также должностных лиц. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования.

Текст инструкции разбит по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Инструкция начинается с раздела «Общая часть», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).

Ошибки. Так как инструкция носит характер указания, в ней должны содержаться четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение: «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается», «обязан(а)» и т.д. Текст инструкции должен излагается от третьего лица (например: «В целях дальнейшего совершенствования деятельности компании или в результате изменения финансово-экономической ситуации в стране руководство компании оставляет за собой право вносить соответствующие изменения в данный документ с предварительным уведомлением заинтересованных сторон…»).

Инструкция оформляется на общем бланке. При этом угловой штамп организации должен располагаться не справа, а слева на листе (в верхней левой части). Она утверждается директором. В отдельных случаях на инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу.

2. Анкета внутреннего обращения ООО «РОЛЬФ-Сити».

Анкета внутреннего обращения ООО «РОЛЬФ-Сити» предназначена для учета анкетных данных сотрудников организации с указанием наиболее важных данных: фамилии, имени и отчества, даты рождения, адреса проживания, образования, а также наличия водительских прав, опыта работы и др. и, фактически, является сокращенным вариантом личного листка по учету кадров. Поэтому в ней должна содержаться минимально необходимая информация для принятия решения соответствующим должностным лицом по конкретному работнику.

Недостатки. Анкета внутреннего обращения ООО «РОЛЬФ-Сити» несколько перегружена информацией. Кроме того, в анкете внутреннего обращения могут даваться рекомендации руководителя касающиеся возможного перевода сотрудника на другую должность исходя из его деловых качеств.

3. Заявление.

Заявление - документ, адресованный руководителю с изложением какой-либо просьбы.

Заявления могут иметь различное содержание и иметь разную направленность: заявление о приеме на работу, заявление о переводе на другую должность, заявление об увольнении, заявление о предоставлении отпуска (очередного, без сохранения заработной платы, учебного), о переносе календарных дней очередного отпуска, о разрешении выхода на работу с замещении другого работника и т.д.

Так, законодательством не предусмотрено обязательное его составление, но в Указе Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 № 609 при перечислении документов, входящих в личное дело, первым документом указано письменное заявление.

Так, например, заявление о приеме на работу представляется кандидатом в письменном виде по следующей форме:

- адресат (наименование должности, фамилия и инициалы руководителя предприятия в дательном падеже);

- адресант (фамилия и инициалы заявителя в родительном падеже);

- наименование вида документа;

- текст документа;

- подпись заявителя с указанием даты.

В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Большую часть в деятельности ООО «РОЛЬФ-Сити» по документированию занимает издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством в компании издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания, решения, распоряжения.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используют различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Внимание следует сконцентрировать, прежде всего, на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала это делают вчерне, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части может даваться пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные.

Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «решил» в решении, «предлагаю» -- в распоряжении, «приказываю» -- в приказе.

Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет, «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной, Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора.

Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формируется при помощи отглагольных существительных (например «О назначении...», «Об утверждении...», «О введении...», «О создании...») или существительных, указывающих на предмет (например, «Об итогах...», «О мерах...») Для типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа: о создании, реорганизации, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание, в должностные инструкции, о переходе на новый режим (работы) -- созданы унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации.

Однако не всегда вид бланка документа соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. При разработке распорядительных документов в ООО «РОЛЬФ-Сити» в полном объеме соблюдаются данные требования.

Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входит, наименование учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию со структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, органов здравоохранения).

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

2.3 Контроль правильности оформления документов

Контроль правильности оформления документов - совокупность действий, направленных на проверку соответствия составленного документа требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

Цель контроля - определение соответствия составленного документа требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

Контроль правильности исполнения документа включает в себя:

- занесение данных о документе, исполнителе, и сроках исполнения в учетные формы;

- установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям;

- извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения;

- фиксация промежуточных результатов исполнения документа;

- снятие документа с контроля по указанию руководителя;

- подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.

Контроль правильности оформления документов и их содержания напрямую связан с вопросом своевременного и качественного исполнения поручений и решении.

Говоря о контроле правильности исполнения документов, необходимо остановиться на таких важных вопросах, как контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения.

Обычно, в ООО «РОЛЬФ-Сити» в документах, поступивших от организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан.

На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в ООО «РОЛЬФ-Сити" установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены и длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

В сроковом контроле можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Основными видами контроля являются текущий и предупредительный контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом.

Ответственные за контроль исполнения (в ООО «РОЛЬФ-Сити» -- секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляет и составляет список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов -- это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков -- докладывает об этом руководителю.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2--3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Очень важна форма проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам в организации их работы, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить, могут обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.

Если при получении документа, либо в ходе выполнения документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.

Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах.

Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения, например договоров, могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле «Ход исполнения» регистрационной карточки документа.

Одним из важных звеньев процесса правильности оформления документов в ООО «РОЛЬФ-Сити» является последовательная работа над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. Например, проект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится представителем (секретарем) подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи отражаются в разделе регистрационной карточки «Движение документа».

При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке. Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п.

В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа, и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом.

В ООО «РОЛЬФ-Сити» итоговый контроль проводится сотрудниками, отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в ООО и её структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.

В ООО «РОЛЬФ-Сити» при документировании широко применяется автоматизированная система контроля за исполнением документов.

При этом контроль за исполнением документов ведет секретарь на персональном компьютере.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле -- специальный штамп в виде буквы «К», слова «Контроль» или просто делается отметка ярким карандашом (К). Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому документу. Отметка о взятии документа на контроль проставляется на левом поле документа на уровне заголовка.

При ведении текущего контроля секретарь ежедневно, как правило, в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная дата») истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.

При использовании системы электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

В системы регистрации ООО «РОЛЬФ-Сити» заложен определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме:

справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные);

справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);

справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные);

справка (отчет) о количестве выполненных исходящих документов (исполнителями, списочный или количественно);

справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя исполнителю);

справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно);

справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно);

справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов.

Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода.

Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается.

Глава 3. Основные направления совершенствования документирования деятельности ООО «РОЛЬФ-Сити»

Деятельность любой организации в области документирования должна постоянно совершенствоваться для сокращения времени выполнения различных операций по документированию. Одним из путей решения данного вопроса компания ООО «РОЛЬФ-Сити» видит в процессе унификации текстов документов.

3.1 Унификация текстов документов

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.

Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Так, например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов является:

унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы докуме6нтации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;

единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений;

комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;

стабильность требований к документам. Поскольку формы документов используют достаточно длительное время, этот принцип станет более эффективным, если необходимые требования к документам будут установлены государственными и отраслевыми стандартами;

сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке и др.

Существуют три способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет - это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Данный способ является первым шагом к формализации текстов и их кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета ряда приказов, заявлений в унифицированной системе документации (УСД) на организационно-распорядительные документы (ОРД).

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем в формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. В УСД на ОРД анкетным методом смоделированы:

приказы по приему, переводу, увольнению;

кадровые докладные и объяснительные записки.

Достоинства анкетной формы текста состоят в следующем: упрощается подготовка документа; облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для кодирования информации.

Таблица так же, как анкета, представляет собой разорванный текст, но расположенный по другому принципу: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Перечислим достоинства текста, представленного в виде таблицы: обладает большой информационной емкостью; позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.

В настоящее время таблица и анкета «соревнуются» между собой по критерию совершенства формы, но все, же в большинстве УСД используется пока анкета. В УСД на ОРД в табличной форме представлены следующие документы: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы. Проведение унификации текстов можно рассматривать как первую стадию в разработке унифицированных текстовых форм управленческой документации.

Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным и прямым.

Косвенный эффект проявляется в повышении качества управления, эффективности использования средств организационной и вычислительной техники, ускорении и оборачиваемости финансовых средств, снижении количества ошибок в документах и др. Этот вид эффекта пока в расчетах не определяют.

Прямой эффект проявляется в снижении затрат труда на работу с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капитальных вложений на оргтехнику и помещение для ее установки, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники.

3.2 Стандартизация оформления документов

Особое место в управленческой деятельности организации занимают служебные организационно-распорядительные документы (подробно речь шла о данном вопросе в главе 1).

ОРД в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, так и подразделений компании. Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию. При этом, в ООО «РОЛЬФ-Сити» организационно-распорядительные документы можно условно разделить на три группы:

организационные (положение, устав, инструкция, правило). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений;

распорядительные (приказ, решение, постановление, распоряжение, указание). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

справочно-информационные (протокол, докладная и объяснительная записки, справка, акт, письмо).

Работа с документами в ООО «РОЛЬ-Сити» включает в себя:

получение документов;

регистрацию;

передачу (документооборот);

контроль исполнения;

согласование;

систематизацию;

формирование дел;

подготовку их к передаче в архив.

Технология обработки документов включает комбинированные методы по работе с бумажными и электронными документами.

Входящие в организацию документы существуют, как правило, на бумаге (письма и факсы) и обрабатываются как бумажные документы с одновременным использованием автоматизированных функций регистрации и контроля исполнения.

Бумажные документы могут быть преобразованы в электронные при помощи технологии сканирования и оптического распознавания текста (OCR), реализованных в программах CuneiForm 98 Direct и CuneiForm 98 NeST и др.

Внутренние и исходящие документы, в основном, существуют в электронном виде. Их обработка и систематизация происходят с использованием современного программного обеспечения, что позволяет существенно упростить работу с документами и повысить качество управления организацией.

Перед отправкой исходящие документы (письма, факсы) преобразуются из электронного в бумажное представление. Их обработка и систематизация производятся обычными способами.

Автоматизация процессов регистрации и контроля исполнения документов является одним из ключевых звеньев в процессе документирования в компании. Ввиду возможной утери корреспонденции или задержки ее доставки конкретному исполнителю, необходимо централизовать получение корреспонденции, а также ее регистрацию. Регистрация документов -- это фиксация факта создания или получения документа путем проставления на нем индекса, с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах или базе данных. На документах, не подлежащих регистрации, ставится только дата поступления.

Регистрация документов осуществляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в фирме (в ООО «РОЛЬФ-Сити» секретарем-референтом). При этом может применяться автоматизированный метод регистрации и контроля исполнения документов, реализованный в ПК с использованием соответствующего программного обеспечения. Регистрационный индекс документа формируется в соответствии со структурой ООО «РОЛЬФ-Сити».

Индекс документа строится из индекса функциональной службы и порядкового номера входящего документа. Зарегистрированные документы передаются руководству организации для внесения соответствующей резолюции.

Исполненные документы поступают к работнику, ответственному за организацию работы с документами, в количестве необходимом для регистрации.

Первый экземпляр направляется адресату, второй подшивается в дело, а третий передается непосредственному исполнителю.

Индекс исходящего документа состоит из номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа. Индексами распорядительных документов, образующихся в процессе деятельности организации, являются их регистрационные номера.

Стандартизация оформления документов предполагает в первую очередь приведение их к определенной единой форме по стилю изложения и по содержанию.

Соответственно при разработке документов соблюдается определенный стиль. Каждый деловой документ требует свой стиль.

Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения.

Любой документ должен отвечать определенным требованиям:

- краткость и компактность изложения;

- точность и определенность формулировок;

- однозначность и единообразие терминов;

- последовательность использования технических приемов правотворчества;

- отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов.

Не допускается использование неологизмов, например «конструкторат», «переорганизация», а также «лаборантка», «секретарша» и т.д.

Употребление прописных и строчных букв определяется установившимися традициями и правилами правописания. Также установлены правила сокращений; названия центральных органов федеральной власти РФ.

Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми. Написание сокращений должно быть унифицировано, не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана «Иванов В.В.» или «В. В. Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.

Оформление дат и чисел в документах должно быть общепринятым. Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус» нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

Стандартизация оформления документов по содержанию. Предполагает составление документа с указанием необходимых реквизитов и обязательных положений, которые должен содержать документ. Организационно-распорядительные документы были подробно рассмотрены в 1.4. Поэтому здесь подробно остановимся на рассмотрении информационно-справочных документов, которым принадлежит значительное место в процессе документирования деятельности ООО «РОЛЬФ-Сити».

В состав информационно-справочных документов ООО «РОЛЬФ-Сити» входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.