Проект штатной численности и номенклатуры дел

Личное заявление работника о приеме, переводе, или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Трудовым кодексом РФ предусмотрена письменная форма трудового договора между работником и администрацией в лице руководителя предприятия - трудовой контракт. Он должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дата, индекс, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а второй хранится у работника.

Докладные записки, акты, служебные письма, являющиеся в конкретных случаях основанием для издания приказов по личному составу, оформляются по общим для этих видов документов правилам. Другие документы-основания (например, свидетельство о браке или документ о полученном образовании) имеют установленную соответствующими органами форму.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Вместе с тем обе разновидности приказов оформляются на одинаковых бланках. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола "ПРИКАЗЫВАЮ", как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ и т.д.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии и др.). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Трудового Кодекса РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалов работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).

Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с... по ...), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п.

При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями Трудового Кодекса РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении - причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, даты начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях и наказаниях - причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному составу, обычно согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтеров, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях - работником, ответственным за ведение кадровой документации).

Приказы по личному составу обязательно регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности. В качестве регистрационной формы, используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года или) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы). В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ.

С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу. К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). Индексы назначаются в номенклатуре дел предприятия в разделе кадрового делопроизводства. Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например:

- № 28/к - приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации),

- № 12/км - о командировании,

- № 45/о - об отпуске,

- № 32/п - о поощрениях.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках работников.

Список используемой литературы:

1. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28 ГОСТ Р 51141-9 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

2. Федеральный закон от 01.05.1999 № 92-ФЗ «О Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально - трудовых отношений»

3. «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 22.11.2011, с изм. от 15.12.2011).

4. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

5. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

6. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) «Об архивном деле в Российской Федерации»

7. Федеральный закон от 12.01.1996 № 10-ФЗ (ред. от 28.12.2010) «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности»

8. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) «О коммерческой тайне»

9. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти - Москва, 2008

10. Андреева В.И. «Делопроизводство в кадровой службе» - Москва, Изд.: «Гелеос», 2007 (стр. 366)

11. Андреева В.И. «Делопроизводство: требования к документообороту фирмы» - Москва, Изд.: «Бизнес школа», 2004 (стр. 493)

12. Басовская Е.Н. «О языке служебных документов» - Москва, Изд.: «Бизнес-Пресс», 2007 (стр. 478)

13. Веснин В.Р. «Практический менеджмент персонала: Пособие по кадровой работе» - Москва, Изд.: «Юристъ», 2008 (стр. 382)

14. Иритикова В.С. «Приказ по личному составу. Секретарское дело» - Москва, Изд. «Книга», 2007 (стр. 312)

15. Кирсанова М.В. «Современное делопроизводство» - Москва, Изд.: «МГУ», 2003 (стр. 206)

16. Мильнер А.В. «Теория организации» - Москва, Изд.: «Инфра-М», 2002 (стр. 295)

17. Поршнева А.Г. «Управление организацией» - Москва, Изд.: «МГУ», 2009 (стр. 389)

18. Пустозерова В.М. «Прием и увольнение работников» - Москва, Изд. «Партнер», 2006 (стр. 231)

19. Пшенко А.В. «Распорядительная документация по личному составу» - Москва, Изд.: «Экономика», 2007 (стр. 383)

20. Смирнов С.В. «Организация управления предприятием» - Москва, Изд.: «Экономика», 2003 (стр. 403)

21. Толкунова В.Н. «Трудовое право России» - Москва, Изд.: «Юристъ», 2006 (стр. 304)

22. Чуковенков А.Ю. «Оформление документов» - Москва, Изд.: «АСТ», 2008 (стр. 138)

23. http://delpro.№arod.ru

24. http://ru.wikipedia.org

25. http://www.eos.ru

26. http://www.termika.ru

27. http://www.edou.ru

28. http://www. ma№ageme№t61.ru

29. www.uprperso№.ru

Размещено на Allbest.ru