Указанным документом определены следующие основные виды учетных документов ведомственного архива:

опись как основной архивный справочник, являющийся основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата и документом, обеспечивающим оперативный поиск дел;

книга учета поступлений и выбытия документов для учета каждого факта поступления и выбытия;

лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя, составе и степени обработанности дел;

топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел;

отчеты о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве, формы которых утверждены Госкомстатом РФ;

акты, в которых фиксируются все изменения в составе хранимых документов и итоги периодических проверок наличия и состояния, формы которых утверждены Росархивом;

дело фонда, в котором концентрируются акты, копии статистической отчетности и другие документы.

Сохранность документов ведомственного архива достигается прежде всего путем выполнения определенных требований к оборудованию архивохранилища, помещения которого должны быть отделены от рабочих комнат и защищены от доступа посторонних лиц. Двери должны быть дополнительно укреплены. На окна первого этажа архивохранилища устанавливаются решетки, которые открываются изнутри. На окнах должны быть или специальное остекление, или краска, или прочные шторы. В архивохранилище не должны проникать прямые солнечные лучи; светильники должны быть закрытого типа. Выключатели и предохранительные щиты должны быть вынесены из хранилища. Из-за повышенной пожароопасности архивохранилища должны быть оборудованы также различными средствами пожаротушения (в том числе песком и брезентом).

Для размещения дел в архивохранилищах используются определенные схемы расположения документов с различными сроками хранения, специальное оборудование (стационарные или передвижные стеллажи, стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением).

Все дела упаковываются в картонные коробки, контейнеры или в свертки, к которым приклеиваются или прикрепляются ярлыки с указанием данных, характеризующих состав коробки (контейнера, связки). В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - горизонтальный или вертикальный.

В архивохранилищах должен соблюдаться определенный температурно-влажностный режим, поэтому они комплектуются приборами для измерения температуры и влажности, в них проводятся регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Для того чтобы эффективно использовать архивные документы, ведомственный архив создает научно-справочный аппарат к этим документам - описи дел, картотеки, каталоги, указатели, обзоры документов и др. Рациональным является и создание базы данных по архивным документам с использованием ПЭВМ. Использование документов, хранящихся в архивах (не только ведомственных), производится в политических, культурно-просветительских, учебных, юридических и иных целях. В государственных архивах формы использования документов разнообразнее, чем в ведомственных. К ним можно отнести и организацию выставок, подготовку публикаций, лекций, докладов, экскурсий, организацию работы читального зала и др. Некоторые формы использования документов присущи всем архивам без исключения. К ним в первую очередь относится выдача гражданам и организациям архивных справок, архивных копий документов, выписок из них социально-правового характера, необходимых для обеспечения прав и законных интересов граждан (сведения о стаже работы и заработной плате, службе в армии и др.). Порядок выдачи архивных справок четко регламентирован «Основными правилами» (разд. 10.2), так же как и организация работы читального зала.

Контрольные вопросы и задания

1. Что такое архив? Какие виды ведомственных архивов вам известны?

2. Как долго должны храниться документы организации в ведомственном архиве?

3. Каким документом регламентируется работа ведомственного архива?

4. Что должны обеспечить государственные организации во время хранения документов в ведомственном архиве?

5. Расскажите об Архивном фонде РФ. Из каких частей он состоит?

6. Что входит в негосударственную часть Архивного фонда РФ?

7. Могут ли меняться сроки временного хранения документов государственной части Архивного фонда РФ?

8. Какие виды учетных документов создаются ведомственным архивом?

9. Какие условия хранения должны быть созданы в ведомственном архиве? Каким образом в нем хранятся дела?

10. Расскажите о формах использования архивных документов.

И. Перечислите основные функции Государственной архивной службы России. Назовите, какие органы входят в систему Росархива.

ГЛАВА 15. КОДИФИКАЦИЯ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ

Наличие значительного числа нормативных актов, регулирующих один и тот же вид общественных отношений, обладающих различным уровнем официальности, часто противоречащих друг другу и содержащих устаревшие нормы, требует согласования и приведения этих актов в соответствие между собой, создания единого нормативного акта. Осуществлению этой задачи служит систематизация нормативных актов - деятельность государственных органов и должностных лиц по упорядочению и совершенствованию и приведению нормативных актов в определенную внутренне согласованную систему.

Существуют три вида систематизации: инкорпорация, консолидация и кодификация.

Инкорпорация представляет собой приведение нормативных актов в систему путем объединения нормативного материала без изменения его содержания. При инкорпорации нормативно-правовые акты подвергаются только внешней обработке и размещаются в определенном порядке - алфавитном, хронологическом, систематическом (предметном) в единых сборниках и других изданиях.

Консолидацией называют приведение нормативных актов в систему путем объединения нескольких близких по содержанию нормативных актов в единый укрупненный акт, который заменяет вошедшие в него акты. Последние после проведенной консолидации утрачивают силу, а вместо них действует вновь созданный нормативный акт, имеющий собственные реквизиты (наименование, дату принятия, номер и подпись должностного лица). Консолидация занимает промежуточное положение между инкорпорацией и кодификацией.

Кодификация представляет собой систематизацию, проводимую путем объединения нормативных актов с изменением их содержания в единый, логически цельный акт. Кодификация может быть всеобщей (когда переработке подвергается значительная часть законодательства), отраслевой (когда перерабатываются нормы определенной сферы законодательства) и специальной (когда перерабатываются нормы какого-либо правового института).

Для кодификации характерны следующие черты:

1) представляет собой наиболее сложную, трудоемкую и вместе с тем совершенную форму систематизации;

2) является особым видом правотворчества;

3) осуществляется только компетентными государственными органами на основании конституционных или иных законных полномочий;

4) ее результаты рассчитаны на длительный срок;

5) итоговым результатом является создание единого кодифицированного акта, который отличается юридической и логической целостностью, сводным характером (т. е. объединяет не утратившие своего значения нормативные предписания), сложным строением, главенствующим положением среди других отраслевых актов.

Существует несколько видов кодифицированных актов: Основы законодательства, кодексы, уставы, положения, правила.

Основы законодательства - это отраслевые нормативные акты, которые содержат основополагающие нормы, регулирующие ту или иную область сходных общественных отношений, вследствие чего являются юридической базой для развития законодательства в сфере совместного ведения Российской Федерации, республик в ее составе и других субъектов федерации.

Кодексами называют нормативные акты, которые содержат правовые нормы, направленные на регулирование качественно близких общественных отношений: гражданских, брачно-семейных, уголовных и др.

Уставы представляют собой нормативные акты, которые регулируют определенную сферу государственной деятельности, работу железнодорожного транспорта, внутреннего водного транспорта, воинскую службу и др.

Положения - это нормативные акты специального действия, которые детально регулируют статус либо организацию деятельности государственных органов, организации и учреждении. Таково, например, Положение о службе в органах внутренних дел.

Под правилами понимаются нормативные акты, определяющие порядок организации какого-либо рода деятельности.

Работа по поведению кодификации проходит в несколько этапов. Сначала разрабатываются общий план систематизации действующего законодательства и рабочий план кодификации в каждой отрасли права. В этих планах устанавливаются цель предполагаемой работы и ее основные этапы, определяются сроки проведения кодификации и необходимые для этого средства.

Следующим этапом является определение объема того нормативного материала, который подлежит обработке. Отбор тех или иных нормативно-правовых актов зависит от предполагаемой цели кодификации, а также от характера и значения самого правового материала.

После определения объема правового материала, подлежащего кодификационной обработке, его собирают воедино и регистрируют. Как правило, основной формой регистрации правовых актов является карточная регистрация, позволяющая создать полное хронологическое собрание законодательного материала по соответствующему вопросу.

Следующий этап кодификационного процесса - выявление актов, официально отмененных соответствующими органами, а также актов об отмене других актов, не устанавливающих новых правовых норм. Итогом проведения данной операции является существенное сокращение объема законодательного материала, подлежащего дальнейшей обработке. На этом же этапе кодификатор освобождается от актов с определенными в них сроками действия, уже истекшими и непродленными.

Затем происходит исключение из собранного материала актов, хотя формально пока и не отмененных, но фактически утративших силу в связи с последующим развитием законодательства. Вопрос о том, какие из актов фактически утратили силу, решается совместно с государственными организациями, их принявшими, при согласовании с ведомствами, которых они непосредственно касались. По окончании данных консультаций составляется список фактически недействующих актов, подлежащих исключению из дальнейшей кодификационной обработки материала. К списку прилагаются подробные справки с указанием мотивов исключения из процесса кодификации каждого из внесенных в него акта.

Получив таким образом лишь действующие нормативные акты, кодификатор подвергает их дальнейшей обработке. В частности, из текста акта исключаются:

вводные части, если они не содержат принципиальных указаний;

статьи с перечнем отменяемых актов, временными правилами применения акта при введении его в действие;

статьи, которые фактически утратили силу;

статьи ненормативного характера.

Все исключения также сопровождаются мотивированными объяснениями в специальных справках, на основании которых законодатель при обсуждении проекта кодификационного сборника будет решать вопрос об окончательной судьбе данных статей.

Получив, таким образом, полное собрание действующего законодательства, кодификатор создает алфавитно-предметную картотеку, а затем в алфавитном порядке располагает свободные листы с текстами законодательных актов. Это позволяет быстро получать необходимые справки по действующему законодательству, является основанием для систематического толкования действующих правовых норм, а также облегчает решение других вопросов кодификационной работы, в частности вопроса о схеме будущего кодификационного сборника, в соответствии с которой весь действующий законодательный материал распределяется по разделам.

Закончив распределение законодательного материала по разделам, кодификатор приступает к устранению имеющихся в действующем законодательстве противоречий и повторений. На этом этапе обнаруживаются и существующие в законодательстве пробелы, о которых кодификатор может и должен поставить в известность законодателя.

Итогом кодификации является создание проекта единого, сводного, юридически и логически цельного, согласованного нормативного акта (кодификационного сборника), представляемого на утверждение соответствующего компетентного государственного органа.

Контрольные вопросы и задания

1. Какую задачу призвана решить систематизация законодательства?

2. Какие виды систематизации нормативно-правовых актов вы знаете?

3. Что такое кодификация? Каковы ее основные черты?

4. Перечислите известные вам виды кодификации.

5. Какие существуют виды кодифицированных актов?

6. Изобразите в виде схемы основные этапы процесса кодификации.

7. Раскройте содержание каждого этапа кодификационного процесса.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Перечень нормативных актов, регулирующих документационное обеспечение управления

1. Конституция Российской Федерации. Принята 12 декабря 1993 г.

37. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152). - М.: ЦБНТ Минтруда Российской Федерации, 1993. 77 с.

38. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/ 17-42). - М.: Экономика, 1988. 30 с.

39. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. - М., 1982.

40. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Справ, пособие. - М.: ВНИИДАД, 1996.

Приложение 2

Образец оформления общего бланка документа с угловым вариантом расположения реквизитов на формате А4