Коммуникации в менеджменте

Сущность и виды коммуникаций в системе управления АО "Сигма". Краткая характеристика и анализ технико-экономических показателей деятельности предприятия. Элементы и этапы коммуникационных процессов, роль информационных технологий в их совершенствовании.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 02.04.2012
Размер файла 249,1 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

7. Представляет предложения по повышению качества изготавливаемой и потребляемой АО продукцию

Административный отдел /АО/ - табельный учёт рабочего времени, дни болезни, оформление очередных отпусков на работников, учет трудовых книжек.

Юридическая правовая группа /ЮПГ/ - служба, которая следит за соблюдением законодательства на предприятии, занимает видное место на предприятии в связи с тем, что экономическое положение требует защиты интересов предприятия в судебных инстанциях.

Служба охраны и транспорта /СОТ/ - служба, которая обеспечивает соблюдение пропускного режима на предприятии, занимается охраной всего имущества - то есть всей территорией владеющей АО «СИГМА» и дочерними предприятиями, которые платят за аренду помещений.

Штаб ГЗ - эта служба обеспечивает безопасность гражданской зоны, в случае если будет тревожная ситуация: пожар, землетрясение.

Важным аспектом работы должны стать подготовка и повышение квалификации руководителей и специалистов акционерных предприятий, систематический обмен опытом акционерного предпринимательства, подготовка и внесение в государственные органы предложений по совершенствованию действующего законодательства в области акционерной деятельности.

Основные условия успешной деятельности акционерного общества это: квалифицированно, компетентно готовить и вести дела, вовлечь в активную деятельность каждого работника предприятия, максимально соблюдать принципы социальной справедливости, совершенствовать коммуникационный процесс в управлении производством, постоянно информировать пайщиков о состояние дел.

Главная цель Акционерного Общества «СИГМА» - повышение рентабельности. Это достигается благодаря хорошо налаженным коммуникациям в системе управления. Завод обладает информационной системой управления технологическим процессором - это компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по управлению технологическим процессами с заданной дискретностью и в рамках определённого периода управления.

Завод отчисляет больше средства для совершенствования коммуникационных систем, надежность оборудования и, что очень важно на защиту своей информации.

Техническое обеспечение Акционерного Общества находится на высоком уровне. Это позволяет заводу обеспечить:

· Организацию эффективной связи между подразделениями завода, размещенных в разных район города;

· Организацию эффективной связи между подразделениями завода и мобильными группами;

· Обеспечение координированной распределённой обработки всей документации.

Таблица 2

Основные показатели деятельности АО «Сигма»

Наименование показателей

Единица измерения

2000

2001

2002

1

Общая площадь занятая предприятием

га

7,5

7,5

7,5

2

Площадь занятых под строительством зданий

мІ

26566

26566

26566

3

Общая площадь от строительства (блоков) вообще

мІ

54996,9

54738,9

54758,9

3.1

Производственный

мІ

51833,1

51594,1

51594,1

3.2

Вспомогательное производство

мІ

3163,8

3163,8

3163,8

3.3

Административный

мІ

4

Общая площадь сдаваемый в аренду

мІ

6409,7

6478,7

7372,1

5

Численность занятых в производстве

человек

127

128

132

5.2

Рабочие

человек

53

41

71

5.3

Инженерно технические работники и служащие

человек

74

84

61

5.4

Количество работников занятых маркетингом и рекламой

человек

2

2

3

6

Средняя зарплата на одного рабочего

лей

374,0

533,5

832,7

7

Количество новых рабочих мест

мест

7

В таблице 2 указывается площадь АО, вместе с его дочерними предприятиями и количество работников.

Завод расположен на 7,5 гектарах и за три года не увеличил, но и не уменьшил количество своих площадей.

Нужно отметить, что некоторое увеличение коснулось только в объемах, сдаваемых под аренду, а именно на 863м2

Есть некоторое увеличение численности рабочих, и в тоже время уменьшение численности инженерно- технический работников.

Средняя заработная плата существенно увеличилась, судя по показателям этих трёх лет, но памятуя о темпах роста инфляции, можно сказать, что это увеличение сведено на нет. Чистые продажи предприятия, которые увеличились на 4356 тыс лей по сравнению с предшествующими годами. Необходимо отметить существенное уменьшение выпуска радиоприемников «СОНОР», а кассовые аппараты вообще были сняты с производства. Обеспечение предприятия технологическим оборудованием находится на недостаточном уровне. Просматривается явная тенденция к уменьшению его количества. В наличии имеется большое количество оборудования со сроком более 10-ти лет, что показывает большой процент его изношенности. За последние два года завод не занимался обновлением своей технической базы, что, несомненно, скажется в дальнейшем на выпускаемой продукции.

Таблица 3

Структура затрат в себестоимости продукции

Виды затрат

Единица измерения

2000

2001

2002

1

Материалы

%

24,5

56,5

49,4

2

Энергоресурсы

%

3

Электроэнергии

%

19,4

29,2

31,4

4

Теплоэнергии

%

0,8

2,9

3,2

5

Газ

%

6

Вода

%

0,3

0,8

1,6

7

Заработная плата

%

43,0

10,0

14,4

Структура затрат в себестоимости продукции отражена в таблице 3, из которой следует, что неоправданно завышенные расценки на электроэнергию, теплоэнергию, воду, ложатся тяжким бременем на себестоимость продукции и тем самым пагубно влияют на конкуренцию выпускаемой продукции.

Объем выпускаемой продукции отражён в таблице 4. В ней ведется некоторые улучшение в общем объеме выпускаемой продукции и особенно в выпуске специальной техники. Нужно отметить так же увеличение выпуска бытовой техники: радиоприемников, магнитол.

Из этого следует, что завод находится в творческом поиске по выпуску новых изделий рынка их сбыта.

Таблица 4

Финансово-экономическое состояние предприятия

Платежи

Единица измерения

2000

2001

2002

1

Кредиторская задолженность всего

Тыс. лей (мил.)

2459,9

3732,4

1104,9

1.1

Расчеты с бюджетом

Тыс. лей (мил.)

313,0

0,5

1.2

Расчеты по соц. страхованию

Тыс. лей (мил.)

200,4

175,3

137,8

1.3

Расчеты под заработной платы

Тыс. лей (мил.)

114,6

72,1

70,7

1.4

Прочие задолженности

Тыс. лей (мил.)

1189,7

3488,5

895,9

2

Дебиторская задолженность всего

Тыс. лей (мил.)

2288,8

1781,1

2549,0

3

Затраты на 1 лей выпускаемой продукции

бань

1,05

1,0

13,1

4

Затраты на 1 лей реализованной продукции

бань

1,54

1,25

25,48

5

Остатки готовой продукции

Тыс.лей (мил.)

3344,5

3155,0

3053,3

6

Прибыль (убытки)

Тыс.лей (мил.)

(8979,3)

(8949,8)

(6308,0)

Финансово-экономические состояние предприятия включая: кредиторскую задолженность, по заработной плате и социальному страхованию. Изучив эти цифры, можно отметить некоторое улучшение входа из прорыва, это видно по 1-му пункту таблицы 4 о кредиторской задолженности.

Основа технико-экономические показатели деятельности А0 «СИГМА» за 2000-2002 годы сведены в одну таблицу. По этой таблице можно дать общую оценку деятельности этого предприятия.

Эффективность деятельности предприятия оценивается значительным числом показателей. Для полноценного проведения анализа деятельности предприятия необходимо представить анализ основных технико-экономические показателей и их значения на АО «СИГМА» представлены в таблице 7.

Таблица 5

Основные технико-экономические показатели деятельности АО «СИГМА» за 2000-2002 год

Наименование продукции

Ед. изм.

2000

2001

2002

1

Товарная продукция

Тыс. лей

1238,5

342,0

4882,5

2

Объем реализованной продукции

Тыс. лей

581,0

644,7

4937,7

3

Среднесписочная численность рабочих

Чел.

256

255

206

4

Средняя заработная плата на одного рабочего

лей

374,0

533,5

832,7

Один из первых показателей, представленных в таблице является: объем товарной продукции в 2000 году, по сравнению с 2001 годом снизился на 72б3%, что в денежном выражении составляет:

1238,5тыс лей - 342,0тыс лей = 896,5тыс лей

896тыс лей *100%

_________________ =72,3

12385

Безусловно, что снижение объема товарной продукции это отрицательный фактор. Нужно отметить, что руководство Акционерного Общества «СИГМА» мобилизовало все организационные усилия для ввода и 2001 году технологической линии по производству радиоприемников «СОНОР». На данный момент это обеспечило, в конечном итоге рост объема товарной продукции. Однако и 2002 году объем товарной продукции вновь снизился из-за сбоев в поставках сырья и др. В 2002 году планирует увеличить по сравнению объемом товарной продукции 2001г. Данный показатель составляет 28ю4%, что в денежном выражении составлен 3644 тыс. лей.

4882,5 -1238,5=3644

3644*100%

______________ =28,4%

1238,5

Такое значительное увеличение планируется достигнуть за счет количественных ассортиментных сдвигов: за счет увеличения производства специальной техники.

Объем реализованной продукции в 2002году по сравнению с 2001 годом уменьшился на 28,4%, что в денежном выражение составляет 637 тыс лей.

6447- 5810 =637 тыс лей

637тыс лей *100%

___________________=9,8%

6447

Из всего этого можно вделать вывод, что Акционерного Общества «СИГМА» переживает свои не лучшее времена.

В настоящее время А.О «СИГМА» находится в процедуре реорганизации. Все функции управления возложены на Совет кредиторов, администратора и генерального директора.

коммуникация управление информационный технология

2.2 Анализ организационных коммуникаций на АО «СИГМА»

Анализ данных, полученных в результате проведенного мною анкетирования на АО «СИГМА» (см. приложение 2) для выявления состояния организационных коммуникаций и путей их совершенствования показал, что инженерно-технические работники много побочной, не свойственной их квалификации работе и трое из пяти специалистов высказали пожелание освободить их от лишних работ, путём передачи их специальному подразделению. И, что самое главное, почти все сотрудники указали на недостаточно обеспечение информацией.

Таким образом, можно обозначить основные пункты для улучшения работы в управлении предприятием - это:

1. Создать специальное подразделение /для освобождения ИТР от несвойственной их квалификации работе/;

2. Поднять на должной уровень обеспечение информацией;

3. Подключение к Интернету;

4. Исключить отвлечения от основной работы.

Здесь можно высказывать ряд рекомендаций для улучшения работы, потому, что мы видим - большое значение имеет система коммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, летучек /участники которых могут находиться друг от друга на значительных расстояниях/, оперативной информации.

Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителей с подчинёнными и вышестоящими органами. И в нашем случае инженер по информатики Дунькина Т.С. в анкете не сетовала бы на то, что её более трёх раз в день отвлекают на совещания.

Остальные вопросы можно было бы снять, применив творческий подход к решению управленческих задач, развитию стратегического мышления руководителей, использованию новых информационных технологий, возможностей автоматизированных офисов.

В «Электронном офисе» техника используется в деятельности специалистов и руководителей, а также секретаря. Но успех микрокомпьютера в офисе зависит от его интеграции с другими частями системы: дисплеями, печатающими средствами и устройствами, средствами хранения информации и коммуникации и, самое главное программами, которые при выполнении функций аппарата управления.

Эффектность работы АО достигается за счёт хороших информационных систем:

· Системы обработки текстов, платёжных ведомостей, счётов, базы данных покупателей, улучшения доступа к основной производственной информации для всех, предоставления финансовой информации о каждом деловом секторе, базы данных о обратной связи с покупателем.

Для анализа коммуникационных систем в сфере управления АО «СИГМА», мною было проведено анкетирование инженерно-технический работников. В опросе участвовало 5 человек, которым было предложено ответить на 13 вопросов, затрагивающих их профессиональную деятельность:

1. Руководитель экономической группы - Иову С.И.

2. Зам.главного бухгалтера Жовлиер В.П.

3. Инженер-программист Кокирка А.А.

4. Бухгалтер Митриюк О.В.

5. Инженер по информатики Дунькина Т.С.

Проанализировав полученные ответы, можно сделать выводы: что большая нагрузка ложится на заместителя главного бухгалтера, которой приходится выполнять большой объем работ, /согласно анкете/ она выполняет 5 пунктов из 6, когда в её обязанности входит только 3 пункта/ ответ на 1-ый вопрос анкеты/. Для улучшения обеспечения информацией в отделе, было высказано желание подключения к интернету /12-й вопрос анкеты/.

Бухгалтер Митриюк О.В. высказала желание, чтобы у квалифицированных работников не было бы много отвлечений. Для этого нужно создать специальное подразделение, которое бы выполняло все вспомогательные функции. Для полного обеспечения информацией бухгалтер высказала пожелание о дополнительной выписки экономических журналов.

Инженер программист пожелал назначить в отдел машинистку, и посетовал на неправильный режим рабочего дня, а так же он высказал пожелание подключится к интернету.

Руководитель экономической группы так же согласен, что нужно создать специальное подразделение, чтобы освободить квалифицированных работников от занятий, которые не выходят в их обязательности.

Он отметил, что информация поступающая к ним недостаточна, а именно:

1. Отсуствует информация и подборки по конкретных темам;

2. Недостаток литературы по отечественному и зарубежному опыту;

3. Несовременное поступление информации;

4. Для улучшения обеспечения информацией необходимо приобретение литературы.

Инженер по информатики указала, что её очень часто отвлекают от работы /более трёх раз в день/ по причине:

совещания /внеплановые/;

вызов к руководителю;

вызов в цеха и другие отделы.

Несомненно, что коммуникации являются жизненно важной системой любой организации, они пронизывают все виды деятельности предприятий, это самый главный рабочий инструмент для обеспечения восприятия людьми своих организационных ролей и для интеграции организационных подразделений. В нашем случае Акционерное Общество «СИГМА» является развитой сетью каналов коммуникаций, которые служат для сбора, систематизации и анализа информации, для выработки и исполнения решений осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации.

2.3 Анализ информационного обеспечения системы управления

В процессе анализа потоков информации определяется степень её сбора, обработки и хранения. Такой анализ проводится с целью обеспечения однозначности и однородности фиксации информации, тождественности её отражения на разных носителях.

При анализе информационных потоков необходимо рассмотреть движение информации по иерархическим уровням системы управления и в рамках одного уровня /горизонтальное/. Анализ движения по иерархическим уровням выявляет преемственность информации, её уплотнение, усреднение и выход.

Анализ степени преемственности информации позволяет определить сквозные параметры и показатели, проходящие через все уровни управления, и выбирать те из них, которые характерны для одного явления на разных уровнях, т.е. появляется возможность унификации информации. Выводы этого анализа становятся базой для определения состава информационного обеспечения на разных иерархических уровнях.

Анализ степени уплотнения информации характеризует правильность отсева несущественных показателей и агрегирование частных в обобщающие, которые отражают общие закономерности изменения явлений для передачи на более высокий уровень управления.

Степень усреднения информации предполагает анализ перехода от индивидуальных характеристик к усреднённым, в частности анализ компоновки групп объектов и явлений, характеризуемых одним показателем /обоснование признаков одного реквизита/.

Анализ выхода информации в большей мере характеризует её полезность. В этом случае рассматривается выход информации в вышестоящую организацию /отчетно-результативная информация/ и выход информации в виде параметров и показателей воздействия на управляемый объект. Это по существу степень активности информации.

Горизонтальное движение информации, т.е. передача её внутри отдельного функционального подразделения и между ними, проводится путем сопоставления схемы разработки и принятия решений и схем движения информации, так как её маршрутизацию определяют процессы разработки решений.

Наиболее приемлемым методом анализа маршрутов носителей информации является сетевой анализ, где в качестве событий рассматривается принятие конкретных решений, а пути представляют собой потоки информации. В ходе анализа отыскиваются наиболее короткие пути для обеспечения всех необходимых решений. такой графический анализ дает наиболее полное представление о рациональности информации.

Для оценки рациональности построения потоков информации целесообразно использовать ряд показателей: а/ прямоточность движения информации, б/ ритмичность, в/ специализация потоков информации, г/ плотность /интенсивность информационных потоков, д/ параллельность движения информационных потоков, их целеустремленность, направленность, возможности их разветвления и слияния:

- взаимосвязь и преемственность информации в технологических процедурах одной функциональной полсистемы и между самостоятельными функциональными подразделениями;

- иерархическую направленность движения информации;

- направленность и виды оформления выходной информации. Для этой цели успешно используются информационные модели объектов и происходящих в них процессов. АСУП создает возможность перехода от построения информационных моделей для отдельных функций и элементов управления и построению информационной модели управления в целом для предприятия.

Пои помощи этих моделей становится возможным:

- анализировать плотность информационных потоков по основным каналам управления;

- выявлять специализацию информационных потоков для соответствующих функциональных подразделений управления;

- определять маршрутизацию информационных потоков с указанием и устранением "узких мест" их движения.

Пои обосновании направлений и характера движения в рамках блоков информационного обеспечения необходимо базироваться на следующих основных принципах организации массивов информации:

1. Принцип объединения данных по их входимости в задачи управления; основное преимущество этого принципа заключается в том, что исходные массивы, разработанные для систематизации и размещения переменных данных в памяти, в то же время могут служить в качестве рабочих массивов задач; недостаток принципа - в многократном дублировании данных между исходными массивами.

2. Принцип объединения данных по времени их возникновения;

Преимущество данного принципа заключается в отсутствии в подсистеме информации какого-либо дублирования данных; однако трудоемкость образования Рабочих массивов задач при этом настолько велика, что рассматриваемый принцип может быть малоэффективным;

3. Принцип объединения данных по частоте обращения к ним; он также характеризуется полным отсутствием дублирования данных; организация массивов по этому принципу очень эффективна при создании информационно - поисковых систем научно - технической информации, в меньшей степени - для постановки экономических задач;

4. Принцип объединения данных по внутримассивным адресным связям; он широко распространен при размещении данных в оперативной памяти ЭВМ; многократное дублирование данных предопределяет низкую эффективность рассматриваемого принципа при организации исходных массивов.

Целенаправленное использование перечисленных принципов позволяет по-разному и наиболее эффективно организовать блоки информации. Затраты по их осуществлению достаточно велики. Как правило, они связаны с развитием технической базы процесса управления и развитием математического обеспечения. Однако часть расходов связана прямо с изменением информационного обслуживания. К ним относятся затраты:

- на формирование информации, необходимой определённым группам объектов, которые включают стоимость организации запросов, трудоёмкость их удовлетворения, расходы по коммуникациям;

- на рационализацию форм отражения необходимой информации, прежде всего по рационализации состава и форм документов;

- на организацию банков данных в конкретных объектах или межобъектных банков данных \отрасль, регион и др.\

Первая группа затрат всегда связана с совершенствованием информационного обеспечения достаточно большой группы объектов и при оценке эффективности рационализации информационно обеспечения на конкретном объекте учитывается в некоторой доле.

Вторая группа затрат может носить характер непосредственно объективный, групповой или общий. В последнее время сделан существенный шаг в сторону стандартизации документов, что превратило затраты по совершенствованию документов в одноразовые применительно к целым отраслям.

Затраты на организацию банков данных, как правило, связаны с отдельными объектами и зависят от цели, задачи, круга принимаемых решений и структуры объекта. Однако и в этом направлении в последние годы появилось тенденция к унификации. Так сделана попытка разработки стандартов поведения, т.е. типовых информационных блоков под типичные управленческие решения. Такой подход создает реальную основу для индустриального метода проектирования информационного обеспечения: компоновка его из типовых блоков.

Таким образом, результаты анализа информационного обеспечения системы управления оказывают непосредственное влияние на подготовку предложений по рационализации управленческих процессов (технологии управления), распределению состава работ по уровням и подразделениям аппарата управления, а в ряде случаев - по совершенствованию организационных структур управления. (Приложение 3). В тоже время анализ информационного обеспечения прямо связан с изучением состава и методов обоснования управленческих решений разного типа, т.е. с содержанием работ по управлению.

2.4 Совершенствование коммуникационного процесса в современных организациях

Совершенствование коммуникационного процесса в современных организациях вызывает отрицательное отношение людей к этим нововведениях. Отрицательные моменты внедрения новых информационных систем и технологий в том, что отношение к ним изменяется в, зависимости от: уровня знаний пользователя в области прикладных задач информационных технологий и от потенциальных возможностей сокращения непроизводственных операций. Очень часто персонал не образован, не стимулирован, не готов. К тому же, внедрение информационных технологий часто разрушает неформальные связи.

В любом случае внедрение информационных технологий приводит к изменению организационной структуры предприятия в рамках подразделений, реализующих функции производства и появление новых структурных, подразделений, ответственных за автоматизацию и интеграцию.

Совершенствование коммуникационного процесса приводит к ликвидации промежуточных, звеньев внутри организации и между ними. Это происходит потому, что информация является основным продуктом обмена при взаимоотношениях внутри предприятия, а так же между предприятием и поставщиком или потребителем. Она является основным продуктом договора, сделки или усилий по координации действий отдельных звеньев. В этом случае ликвидация промежуточных звеньев является следствием внедрения информационных технологий, поскольку становятся ненужными посредники между источником и получателем информации. Это в свою очередь приводит к изменению "организационной структуры предприятия, организации, ликвидируются целые звенья, связанные с дополнительными затратами. Появляются более простые иерархические связи и более широкие системы контроля.

При совершенствовании коммуникационного процесса в организации необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.

Первая концепция ориентируется на существующую структуру организации. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре и происходит лишь модернизация методов, работы, коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Функции распределяются между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны, и организационная структура фирмы не меняется.

Основной недостаток: такой стратегии - необходимость непрерывных изменений формы; представления информации, приспособленной, к конкретным технологическим методам и техническим средствам.

Любое оперативное решение "вязнет" на различных этапах информационной технологии. К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты.

Вторая концепция - ориентируется на будущую структуру фирмы. Существующая структура будет модернизироваться.

Такая стратегия, предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между- решаемыми задачами.

К основным её недостаткам относятся:

- существенные, затраты на первом этапе, связанные с разработкой общей концепций и обследованием всех подразделений фирмы; -наличие психологической напряжённости, вызванной предполагаемыми изменением, структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.

Достоинствами такой стратегии являются:

- рационализация организационной структуры фирмы;

- максимальная занятость всех работников;

-высокий профессиональный уровень;

- интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.

Новая информационная технология в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, её обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.

Успех или провал являются результатом способности или неспособности организации к применению технологии для поддержки обработки информации или информационных систем управления без потребности к внесению, изменений в бизнес или организацию.

Деловая стратегия организации и стратегия в области информационных технологий связаны таким образом.

Рис. 4. Связь деловой стратегии и информационной технологии

Бизнес-стратегия организации формируется путём анализа различных внутренних. и внешних входных сигналов с использованием ряда,.воэможностей для, создания планов целей, политики и действий. Некоторые из этих процессов потребуют развития или улучшения информационных систем. Установление потребностей /что должно быть. сделано/ должно быть затем. переведено в решения, основанные на технологии /как потребности могут быть удовлетворены/.

Потенциальное влияние ИС/ИТ на организацию в её деловой среде будет зависеть не только оттого, что она хочет сделать, но также оттого, что делают другие, или на что они способны.

ИС/ИТ могут и должны быть учтены в процессе формулирования стратегии, в условиях которой они могут содействовать деловой стратегии.

Важнейшим условием совершенствования технологий принятия и реализации решений является автоматизация этого процесса на основе компьютерной техники и автоматизированных систем.

Огромное значение для совершенствования коммуникаций в организации имеет современная информационная технология. Уже давно широко распространён персональный компьютер как средство аккумуляции и последующего распространения информации. В современном деловом мире применяется электронная почта - эффективное средство связи между людьми. Новые телефонные приспособления дают возможность одновременно контактировать со многими респондентами. Видеоконференции позволяют обсуждать проблемы людям, находящимся в разных местах и даже на разных континентах.

2.5 Расчет экономической эффективности организации обработки информации и коммуникационных процессов на АО «СИГМА»

Экономическая эффективность от совершенствования организации управленческого труда рассчитывается на этапе с анализа с целю определения целесообразности перестройки организации труда, на этой этапе оптимизации - с целю выбора наиболее рационального варианта проектных решений /расчетная эффективность/ и, наконец, на этапе функционирования, когда определяется фактическая эффективность. Расчет экономической эффективности необходим также для установления возможного размера одного из источников вознаграждения за работу и внедрение НОУТ.

Для оценки эффективности мероприятии по совершенствованию организации труда существует несколько методик. В качестве основных общих показателей экономической эффективности в них рассматриваются: рост производительности труда, годовой экономический эффект /приведенная экономия/.

В силу специфики управленческого труда и сложности определения его результатов расчет производительности труда для оценки эффективности мероприятий по совершенствованию организации управленческого труда и коммуникационных процессов практически невозможен.

Годовой экономический эффект /Эг/ можно рассчитывать по формуле:

Э= /С1- С2/ * В2 - Ен *3 ед

Где С1 иС2 - себестоимость единицы продукции в целом или отдельные её элементы до и после внедрения мероприятия; применительно к оценке эффективности мероприятий по НОУТ С1 иС2 отражают стоимость единицы работы до и после внедрения мероприятия в которой учитываются только трудовые затраты.

В2 - годовой объем работ после внедрения в натуральном выражении /документов, чертежей, строк и т.п./

Ен - нормативный коэффициент сравнительной экономической эффективности /величина, обратная нормативному сроку окупаемости Тн /;

Ен для мероприятий по НОТ устанавливается равным 0.15,

Т н- 6,7года;

Зед - единовременные затраты, связанные с разработкой и внедрением мероприятием.

Порядок определения стоимости единицы работы С1 иС2 следущий. Сначала рассчитываются необходимые затраты времени на вполне единицы работы. Для этого нужно тем ли иным методом /ФРД, хронометраж и др./ Установить среднее время, затрачиваемое на единицу этой работы /в часах или минутах/ до внедрения мероприятия НОУТ и после него. Затем находят стоимость одного часа работы работников, участвующих в данной работе до и после внедрения мероприятия. Это могут быть разные категории работников. Например, до внедрения рационального разведения труда выполнялась инженером, после - техническим исполнителем или техником. Рассчитывается стоимость часа работы путем деления годового фонда заработной платы работников соответствующей категории, на годовой фонд рабочего времени /в часах/. Стоимость единицы работы получается перемножением стоимости часа работы и соответствующего количества часов.

Единовременные затраты /Зед/ - капитальные затраты на приобретение оргтехники и оборудования, необходимы для осуществления мероприятия, а также затраты, связанные с разработкой новых методов работы, оплатой труда исследователей, оргпроектантов и др.

Данный метод позволяет с достаточной степенью точности определить эффективность от внедрения какого-либо одного мероприятия.

В случаях, когда на рабочем месте или в подразделение осуществляется организационное нововведения сразу по нескольким направлениям, выделить эффект от каждого мероприятия затруднительно и даже невозможно. По некоторым направлениям совершенствования организации труда эффект проявляется в формах, не поддающиеся количественной оценке /например, улучшение условий труда и др./. Существенным ограничением использования этого метода является и то, что по некоторым видам управленческого труда выразить объем работы /В2/ в натуральном выражении невозможно.

В связи с этим НИИ труда рекомендует использовать более укрупнённый метод оценки, согласно которому экономическая эффективность мероприятий по НОУТ может быть определена по следующей формуле:

Э= ЭВД.С.Т

Где ЭВ - общая экономия, достигнутая за счёт всех мероприятий по совершенствованию организации труда /леи/.

ЭД.С. - экономия, достигнутая за счёт изменений должностной структуры управленческих работников функциональных и производственных службах /леи/.

ЭТ - экономия, полученная за счёт широкого и рационального использования средства оргтехники, экономии канцелярских и других материалов /леи/.

З - сумма средства, затраченных на осуществление мероприятий по совершенствованию организации труда.

Особенность этого метода расчета в отличие от рассмотренного выше заключается в том, что каждая составляющая экономии - это эффект не от одного, а от многих мероприятий по НОУТ. Так, экономия за счёт высвобождения численности может быть достигнута благодаря совершенствованию разделения труда, рационализации методов выполнения работ, использованию новой вычислительной техники и др. Изменение должностной структуры, а следовательно, и экономия могут возникнуть за счёт совершенствования квалификационного разделения труда, внедрения новых технических средств обработки информации, внедрения новых видов оборудования /копировальные машины, оборудование для обработки корреспонденции и др./.

Для расчёта экономии, достигаемой за счёт высвобождения численности, ЭВ пользуется формулой:

n

ЭВ=?Niвысв*ЗР,

1

Где:

n

?Niвысв - численность высвобождаемых ратников /чел/;

1

ЗР - среднегодовая заработная плата одного работника с

Начислениями /леи/;

Экономия, достигнутая за счёт изменения должностного состава

ЭДС рассчитывается следующим образом :

ЭДС = ФЗ.Д.- ФЗ.П.,

Где ФЗ.Д.и ФЗ.П -соответственно годовой фонд заработной платы /с начислениями/ до и после пересмотра должностной структуры /леи/.

Здесь следует внести уточнение. Если в подразделении /отделе службе/, по которой ведется расчёт, проведены мероприятия, обеспечивающие одновременно и высвобождение численности и совершенствование должностной структуры, во избежание повторного счёта рассчитывается только ЭДС. Экономия за счёт высвобождения численности ЭВ рассчитывается только для тех служб, в которых совершенствования организации труда не затрагивает должностную структуру. Можно рассчитывать ЭВ и ЭДС в любом случае, но тогда ЭДС определяется только по оставшимся работникам после высвобождения численности.

Расчёт экономии благодаря лучшему использованию оргтехники, средств механизации и экономии материалов производителя по формуле:

П П

ЭТ =? С - ?С1

1 1

Где

П

-стоимость технических и канцелярских принадлежностей до проведения мероприятий по их более рациональному использованию или изменению их числа /количества/, леев.

1 - то же, после осуществления мероприятий по более рациональному их использованию, леи., в сравнимых ценах.

Затраты на осуществление мероприятий НОУТ в расчёте на год /З/ включают: затраты на механизацию труда /3М/, затраты на стимулирование работников /3С/, затраты на проведение исследований и прочие затраты /ЗП/.

Рассмотренный метод расчёта экономической эффективности достаточно прост в применении, основан на использовании имеющейся на предприятиях /в организациях/ информации и не требует проведения дополнительных исследований. Тем не менее, иногда возникает необходимость в проведении дополнительных расчётов.

Дело в том, что по этому методу рассчитывается лишь экономия, достигаемая в сфере управления. Между тем экономическая эффективность от совершенствования организации управленческого труда образуется не только в сфере управления, но и в сфере производства. Внедрение ряда мероприятии по НОУТ, даже не приводя к экономии управленческого труда, позволяет улучшить работу производственных участков и тем самым добиться экономии живого и овеществленного труда непосредственно в производстве /уменьшения численности рабочих, роста производительности труда, экономии материалов/, а следовательно, и снижения себестоимость продукции. Поэтому в тех случаях, когда есть возможность определить влияние отдельных мероприятий на себестоимость, экономия в производстве ЭПР может быть подсчитана по следующей формуле:

n i i

Э = ? (С1 - С2) * В i

1

где С1 и С2 - себестоимость единицы продукции соответственно до и после

внедрения мероприятий НОТ;

В I - годовой выпуск данного вида продукции /в натуральных единицах/ после внедрения мероприятия.

Рабочие места служащих оснащены письменными столами и стульями устаревшей конструкции и недостаточным набором средств оргтехники. Совершенствование организации их труда предполагает оснащение 20 рабочих мест столами специальной конструкции, оборудованных ящиками разной емкости и соответствующих характеру располагаемых в них документов. Это позволяет упростить и ускорить поиск нужных документов. Одновременно увеличивается набор средств малой оргтехники, упрощающей обработку корреспонденции и скрепление документов. Приведем данные затрат времени и средств:

1. Затраты на внедрение ЗеД лей 40000

2. Затраты времени/годовые/,ч:

а. на поиск документов:

до внедрения мероприятии Т1 220

после внедрении Т2 100

б. на обработку корреспонденции и документов.

до внедрения мероприятий Т3 60

после внедрении Т4 20

3. Среднечасовая заработная плата работников

ЗП лей 8,4

4. Отчисление на соцстрах, пенсионный

фонд и другие % 39

5. Амортизационные отчисления, % 7

6. Затраты на текущий ремонт 2000

Расчеты:

экономия рабочего времени /ч/

/220+60/*20-/100+20/*20=3200;

относительная экономия фонда заработной платы

3200*8.4=26880

экономия по отчислениям

26880*0.39=10483.2

увеличение амортизационных отчислении

40000*0.07 =2800

экономическая эффективность

Эг = 26880 + 10483.2-2800- /0.15*40000/-2000=26363.2

Таблица 7

Предлагаемые мероприятия и планируемый эффект от их внедрения

Планируемые мероприятия

Планируемый эффект от внедрения

1. реализация мероприятий по НОТ / научной организации труда/ мест современными средствами оргтехники.

Затраты 40000 леев.

Затраты (чел. /час) на:

а/ поиск документов.

- до внедрения -200, -после внедрения -100.

б/ на обработку корреспонденции и документов.

- до внедрения -60, -после внедрения -20.

Суммарная экономия рабочего времени, ч.-3200.

Относительная экономия /ФЗП/, леев -26880.

Экономическая эффективность, леев -26363,2

2. Совершенствование организационной структуры управления.

отделение производственной функции,

уточнение функций зам. Ген. Директора по перспективному развитию.

создание специального подразделения, обработки входящей информации.

- перевод конструкторского бюро в отдел новой техники и технологий.

- регулирования информационных потоков.

- эффективное перераспределение поступающей информации.

- исключение отвлечение работников от выполнения функциональных обязанностей.

3. Подключение к сети «Интернет»

-более глубокое решение производственных проблем

-совершенствование методов перспективного развития

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В условиях стремительного развития техники и технологии производства, динамичных изменений потребительских свойств продуктов и услуг, беспрецедентного роста коммуникаций и взаимозависимостей в управлении принципиальную важность приобретает стремление к организационным переменам и инновациям как к возможности препятствовать застою и обеспечивать эффективное использование всех имеющихся ресурсов. Главным источником всех этих возможностей становятся управление, деятельность, компетентность и предприимчивость руководителей, их умение эффективного использования коммуникационными средствами для достижения поставленных задач.

Аппарат управления - это "фабрика информации", с выходом продукции двух типов:

- информации /данные, документы, устная информация/;

- решений /краткосрочных и долгосрочных/.

К звеньям аппарата, производящим продукцию перового типа /информацию/, относятся:

- подразделения, которые занимаются подготовкой технических Инструкций;

- бухгалтерия и финансовые подразделения;

- подразделения, подготавливающие информацию для общественности. К звеньям аппарата, основной продукцией которых является производство решений, относятся:

- подразделения по управлению продажами;

- аппарат высшего руководства.

Звенья аппарата, производящие продукцию и того, и другого типа. включают:

- технические подразделения;

- офисы, занимающиеся кадровыми вопросами;

- маркетинговые подразделения.

Современный уровень анализа организационной эффективности предусматривает учёт фактора времени, когда организация рассматривается как элемент большей системы /внешней среды/. Вo временном отрезке организация понимает, перерабатывает и возвращает ресурсы большей системе. И соответственно окончательная проверка организационной эффективности состоит в том, может ли организация поддерживать себя во внешней среде. Поэтому выживание является предельной или долгосрочной мерой организационной эффективности. В нашем случае производство отражает способность организации выпускать такое количество продукции и такого качества, которое требует потребительский рынок.

Значение коммуникаций трудно переоценить, они важны для руководителей по следующим причинам:

1. руководители тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75-95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;

2. Коммуникации необходимы для эффективности управления;

3. Коммуникации необходимы для Утверждения авторитета и выражения воли руководителя;

4. Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности.

Принято различать четыре основные функции коммуникативности в группе или организации в целом: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации. С помощью коммуникативности осуществляется контроль поведения членов группы. В организациях существует иерархия и формальная соподчинённость, которой работники должны придерживаться. Когда работника, например, просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании, коммуникативность выполняет контролирующие функции. В то же время она усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу, и т.д.

Для большинства людей их работа является первичным источником социального взаимодействия. Коммуникативность, которая осуществляется в группе является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуника-тивность способствует эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности, большое значение имеет и функция коммуникативности, которая связана с её ролью в процессе принятия решений. Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений.

Существует ряд подходов к группировке средств коммуникации. Нужно различать коммуникации: 1. несловесные персональные; 2. словесные устные; 3. письменные персональные; 4. письменные групповые внутри организации и за её пределами. На современный подход к коммуникациям в большой степени повлияло развитие кибернетики. Руководитель устанавливает критерии для подчинённых, контролирует результаты действий подчинённых и осуществляет их корректировку. Процесс обратной связи является важным этапом коммуникации и принятия решений.

Для руководителя организации любого типа важен каждый из элементов процесса коммуникации. Многие практики и теоретики управления считают, что формы, в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе /получателях/ информации. Это означает, что руководитель должен ориентироваться на получателя информации, а не на её источник. Когда руководитель является источником информации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на одном языке с получателем информации, но и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя. то есть важно, чтобы руководитель правильно оценивал процесс расшифровки и получения информации, а так же значение обратной связи.

Специалисты по коммуникациям считают, что наиболее важным фактором, нарушающим "общность" в коммуникациях между источником и получателем информации, являются изменения, которые происходят в её кодировании и расшифровке. Наиболее эффективные коммуникации устанавливаются в том случае, когда процессы кодирования и расшифровки информации являются единообразными. Когда эти процессы становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Н. Винер назвал эту проблему энтропией, т.е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению. Такая тенденция возникает в том случае, когда работники организации имеют различный опыт, используемую лексику, знания, интересы и т. п. В результате этого возникают барьеры для эффективных коммуникаций, что выражается в неточном соответствии кодирования и расшифровки. В современной организации информация передается напрямую без посредников. Отношения отчужденности, формальности и неравенства заменяются отношениями открытости, честности и относительного равенства.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Постановление Правительство РФ от 12.02.02 №100 «об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений, сертификации продукции и услуг».

2. Порядок проведения сертификации продукции. Постановление Госстандарта России от 16.05.02 №3.

3. Закон РФ «О защите прав потребителей» от 16.05.04.

4. Закон РФ «О стандартизации» от 16.05.03.

5. Закон РФ «Об обеспечении единства измерении согласно Конституции РФ о правах гражданина №10 15.01.01. г.

6. Альтов А.С. Письмо зарубежному партнеру. Санкт-Петербург: Издательство «Судостроение». 2000 г.

7. Бондырева Т.Н. Секретарское дело: Практическое пособие - М.: Издательство «Высшая школа» 2001 г.

8. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник М: «Высшая школа», 2000 г.

9. Перчникова И.Н. Менеджмент, Учебник, 2-е издание - М: Банки и биржа ЮНИТИ, 2001 г.

10. Дункан У. Джек. Основополагающие идеи в менеджменте. Пер. с англ. -м: Дело 2002 г.

11. Евланов Л.Г. Теория и практика принятия решений. - М: Экономика 2000 г.

12. Жизнин С.Э. Предпринимательство и деньги. м 2001 г.

13. Зайцева О.А., Радугин А.А. и др. Основы менеджмента м: Центр 2001 г.

14. Иенекенс Ж. Менеджмент в условиях рыночной экономики. Теория и практика - М: 2001 г.

15. Кунц Г.О., Доннел С. Управление: системный и ситуационный анализ управленческого решения Т.1-2.: Прогресс, 2001 г.

16. Лэнд П. Менеджмент - искусство управлять. - М: ИНФА-М, 2000 г.

17. Мильнер Б.З. Проблемы управления в современной Америке.-м: Знание, 2002 г.

18. Оучи У. Методы организации производства: Японские и Американские подходы: Пер. с анг. Научный редактор Б.З. Мильнер и И.С. Олейник -м: Экономика, 2002 г.

19. Питерс Т., Уотермен Р. В поисках эффективного управления, опыт лучших компаний. Пер. с анг. - М: Прогресс, 2000г.

20. Румянцева З.П., Соломатин Н.А., Акбнрдин Р.З. и др. Менеджмент организации: Учебник пособие. - М: ИНФРА - М, 2002 г.

21. Страссман П. Информация в век электроники. Пер. с анг. - М: Экономика 2001 г.

22. Таусенд Р. Секреты управления, или как удержать компанию от подавления прибыли. - М. Прогресс - М: Прогресс 2000 г.

23. Уотерман Р. Фактор обновления. - М: 2002 г.

24. Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации от 2002, 01 №24 ФЗ. Собрание законодательства РФ №820.05.02 оф. Изд.

25. Хачатуров С.Е. Организация производственных систем /теоретическое основание организационной науки/ - Тула: Шар, 2001 г.

26. Чекурова М.В. Попырин В.И. Внешэкономическая деятельность предприятия. Под ред. Е.Г. Ищенко. Новосибирск 2001 г.

27. Шамхалов Ф.И. Американский менеджмент, теория и практика - М: Наука 2000 г.

28. Шадилова С.Н. Малый бизнес: с чего начать. М: 2000 г.

29. Эванс Дж., Р. Берман Б. Маркетинг: Сокр. Пер. с анг. /авт. Предисловия и научный редактор А.А. Горячев М.: Экономика 2001 г.

30. Якова М. Карьера менеджера /пер. с анг. - М: Прогресс 2001 г.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

АНКЕТА

Просим вас ответить на следующие вопросы.

Спасибо за содействие!

1. Приходится ли Вам выполнять следующие работы более низкой квалификации / заполняется руководителями и специалистами/?

Печатание ПК

Счётную

Работу корр-ей

Оформление отчетов

Работу курьера

Не приходится

1

2

3

4

5

6

2.Что из перечисленных работ входит в круг Ваших обязанностей /укажите цифры/?

3. Какие, Вы считаете, надо принять меры, чтобы у квалифицированных работников таких отвлечений не было /передать эти работы специальному подразделению, иметь в отделе машинистку, оформителя и т.п.?

4. Приходится ли Вам выполнять работы за других сотрудников Вашего отдела /бюро/, не входящие в круг Ваших непосредственных обязанностей /да - 1, нет - 0/? Если да, по какой причине /обведите кружком цифры ответа, можно несколько/:

а. неправильного планирования работы /по времени и объему/ 1

б. неправильного распределения обязанностей за работниками в отделе

в. отсутствия строгого закрепления обязанностей за работниками 3

г. недостаточной квалификации отдельных работников 4

д. отвлечения работников на общественную работу 5

е. отвлечения работников на хоз-работы 6

ж. занятости или часто отсутствия руководителей рабочего отдела 7

5. Как часто Вас отвлекают от основной работы?

Один-два раза в день

Три раза и более в день

Не прерывают

1

2

3

6. Причины отвлечений от работы:

а. совещания /внеплановые/ 1

б. общественная работа в рабочее время 2

в. вызов к руководителю 3

г. Вызов в цеха и другие отделы 4

д. другое /указать, что/ 5

7. Период, в которой чаще всего бывает отвлечения

Первая половина дня

Вторая половина дня

В первую и вторую половину дня

1

2

3

8. Снижают ли производительность Вашего труда следующие факторы:

а. шум в рабочем помещением 1

б. недостаток площади 2

в. неудачная планировка рабочих мест 3

г. Недостаточная освещённость 4

д. Недостаточная вентиляция 5

е. плохие условия 6

ж. напряженность в коллективе 7


Подобные документы

  • Развитие коммуникаций в системе управления. Коммуникации: понятие, виды, их характеристика. Эффективность коммуникаций в менеджменте. Коммуникационный процесс: понятие, основные элементы, этапы, их характеристика. Информации в коммуникационном процессе.

    курсовая работа [2,5 M], добавлен 11.10.2010

  • Сущность коммуникаций в организации. Общая характеристика коммуникационных процессов в организации, их виды. Роль коммуникаций в управлении персоналом. Снижение коммуникационных барьеров в системе управления персоналом администрации Новгородского района.

    дипломная работа [301,1 K], добавлен 18.12.2012

  • Элементы и этапы коммуникациооного процесса. Коммуникационные барьеры. Межличностные и организационные коммуникации. Роль информационных технологий в совершенствовании коммуникационного процесса. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.

    курсовая работа [116,9 K], добавлен 10.12.2007

  • Понятие, виды и элементы процесса коммуникации. Виды и рациональность коммуникационных сетей. Роль искусства слушать в повышении эффективности межличностных коммуникаций. Виды коммуникативных микро- и макробарьеров, преодоление связанных с ними проблем.

    реферат [34,3 K], добавлен 12.03.2009

  • Информация как технологическая основа менеджмента. Понятие, виды и коммуникативные свойства информации. Роль коммуникаций в менеджменте. Коммуникационный процесс и коммуникационные барьеры. Влияние информационных технологий на организацию рабочих мест.

    курсовая работа [36,3 K], добавлен 15.06.2013

  • Роль и виды коммуникаций в деятельности организаций. Коммуникационный процесс: сущность, этапы, элементы. Анализ коммуникаций компании ООО "ОП "Охрана-Техника", разработка мероприятий по совершенствованию межличностных и организационных связей фирмы.

    курсовая работа [472,3 K], добавлен 20.03.2014

  • Основные элементы и этапы процесса коммуникаций в менеджменте. Параметры и виды коммуникационных сетей, их сравнительный анализ. Преимущества объединения централизованной и децентрализованной коммуникационных структур, практика их эффективного применения.

    курсовая работа [337,6 K], добавлен 27.02.2012

  • Роль коммуникаций в системе управления. Понятие и виды коммуникаций в организации. Формы делового общения и их отражение в локальных нормативных актах и направления совершенствования. Современные информационные технологии коммуникационных процессов.

    курсовая работа [91,9 K], добавлен 29.04.2014

  • Элементы, этапы и классификация коммуникаций, преграды в процессе управления и пути их устранения. Управленческая информация как основная составляющая коммуникаций, коммуникационные каналы и разновидности коммуникационных структур в процессе управления.

    курсовая работа [56,3 K], добавлен 09.11.2010

  • Роль информационных систем и технологий в управлении предприятием, классификация их видов. Особенности и проблемы применения информационных технологий в организациях различного типа. Виды информационных технологий, используемых в кадровом менеджменте.

    курсовая работа [66,7 K], добавлен 23.12.2012

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.