Содержание и структура исторической справки приведено в приложении 3.

В исторической справке к архивной коллекции указывают сведения по истории создания коллекции, ее составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив.

Передача дел производится поединично. На всех экземплярах описи делают отметки о приеме документов в государственный архив и оформляют акт приема-передачи дел.

В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

Целевая комплексная экспертиза - это комплексный подход, который возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений Алексеева Е.В. “Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов ” // Секретарское дело.- 1999.- №1.- С. 79. В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

- дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения;

- дела, предназначенные для уничтожения.

На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи. Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии ЦЭПК).

Кроме того, на данном этапе решаются третья задача экспертизы ценности документов - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений; и частично четвертая - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Итак, мы видим, что на последнем этапе экспертизы ценности документов - при передаче документов из ведомственных в государственные архивы - решаются большинство (три из четырех) задач экспертизы ценности документов. Это говорит о том, что последний этап экспертизы ценности документов является самым важным, которому следует уделять наибольшее внимание.

3. Автоматизированные технологии

Внедрение механизации и автоматизации в делопроизводство и архивное дело значительно упрощает работу сотрудников и повышает производительность.

Среди прикладного программного обеспечения ведущую роль играют базы данных.

В области экспертизы ценности документов создаются базы данных для ввода данных протоколов заседании экспертно-проверочной комиссии архива. Такое программное обеспечение позволяет архиву контролировать сроки согласования номенклатур дел в учреждениях - источниках комплектования инструкций по делопроизводству, быстро получить сводный отчет о количестве принятых на хранение или уничтоженных документов.

Информационные технологии используются в процессе экспертизы ценности документов для определения сроков их хранения. С этой целью создаются электронные справочники на основе перечней документов - прежде всего для сотрудников служб документационного обеспечения управления архивов организации.

Так в ГА Новосибирской области во второй половине 1990-х гг. была внедрена база данных "Перечень типовых документов и сроки их хранения".

В 1997 г ВНИИДАД в электронном виде создает справочник ОТБОР для определения срока хранения документов негосударственной части Архивного фонда РФ. Во ВНИИДАД с 1998 г ведется работа по созданию автоматизированной нормативной базы о составе и сроках документов образующихся в организациях на основе изучения отраслевых комплексов документации. Первый блок базы - Перечень типовых управленческих документов образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения (2000 г). Цель данного проекта - установление сроков хранения и места хранения документов в соответствии с профилем архивов. С 2003 г началось создание экспериментальной автоматизированной базы данных. Состав и сроки хранения документов образующихся в организациях. Во ВНИИДАД Ю.Н. Барулиным разработано экспериментальное программное обеспечение - многоцелевая интегрированная база данных научно-технической документации - УМ, которая должна обеспечивать ввод информации об источниках комплектования любой формы собственности, а также экспертизе ценности электронных документов научно-технического профиляЖукова М.П. “Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика).- М., 2006.С89.. При этом при программировании базы данных применялось объектное описание, т.е. записью базы данных был не документ, а объект (завод, изготавливаемый на нем автомобиль деталь автомобиля). Данная база данных интегрирована в комплекс архивно-информационного обеспечения Фирма 2002, включающий в себя базу данных "Именной каталог. Фондовый каталог. Физическая сохранность. Паспорт архива. Титульный каталог (реестр титулованных особ) "Уник (реестр уникальных документов) Документ. Кадры. Личные (описание соответствующих видов документов) Читальный зал".

Интегрированная система "Архивное дело" была создана фирмой "Электронные офисные системы" (г. Москва) специально для архивов организаций в дополнение к известной системе электронного документооборота "Дело". Программа, в частности, позволяет осуществлять экспертизу ценности документов, включая: отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения (на основе принятых критериев); выделение дел к уничтожению; формирование годовых разделов сводной описи дел в соответствии со сроками их хранения; формирование актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; учет и контроль движения дел и документов, ведения карты-заместителя на выданные дела и документы.

В перспективе возможно создание более сложного программного обеспечения - экспертных систем, которые помогут максимально точно установить срок хранения документов на основе всех действующих перечней. Создание таких программ тормозится не уровнем развития информационных технологий, а недостаточной разработанностью нормативной базы экспертизы ценности документов, в частности, отсутствием современных ведомственных перечней документов для большинства ведомств.

ГЛАВА 3. НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Преобладающее нормативное регулирование содержится в законодательстве об архивном деле, к нормам которого имеются отсылки в актах как корпоративного законодательства, так и законодательства о бухгалтерском учете и законодательстве о налогах и сборах.
Хранение документов в Российской Федерации регламентируется следующими нормативными правовыми актами (в их действующих редакциях):

- Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ст. 89);

- Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс;

- Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50);

- Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (ст. 28);

- Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 17);

- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 № 105;

- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;

- Положение об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденное Указом Президента РФ от 17.03.1994 №552;

- Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 № 290 «О Федеральном архивном агентстве»;

- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В области государственных стандартов для архивного дела в целом и для проведения экспертизы ценности документов в частности, основным является Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28). Он устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Так или иначе касается хранения документов на предприятиях ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госкомстата России от 03.03.2003 № 65-ст. К примеру, в п. 3.28 ГОСТа указываются требования к отметке об исполнении документа и направлении его в дело, «которая включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ».

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни, которые устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражает общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции, и т.п.) Алексеева Е.В. Нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов: перечни //Делопроизводство.- 2003.- № 2. - С. 87.

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней:

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000 г.) (в ред. решения Росархива от 27.10.2003);

- Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы; (утв. Главархивом СССР 21.12.1971);

- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. № 1182).

Коммерческие организации могут также воспользоваться методическими рекомендациями «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур). Методические рекомендации» (одобрены ЦЭПК Росархива 15.12.1996 г.).

Типовые перечни не могут полно охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующейся в деятельности ведомственной системы Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем».- Издательство ЭКМОС, 1998. - С. 133.. Поэтому, если ведомственный перечень есть, им следует воспользоваться в первую очередь при проведении экспертизы. Примерами таких перечней могут служить: «Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов РФ, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения» (2003 г.), «Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка РФ с указанием сроков хранения» (2005 г.), и т.д.

Следует также учитывать, что в последние годы свои перечни активно разрабатывают архивные учреждения субъектов федерации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, теория экспертизы ценности документов как любая научная теория, отражает закономерности развития общества. Для экспертизы особое значение имеют факторы, влияющие на оценку и отбор документов, в первую очередь, изменения в экономике и управлении; изменения в документировании (повышение качества документов и возникновение их новых видов, унификация цепочки документов по типовым управленческим функциям, составление массовых документов на базе автоматизированного банка текстовых заготовок, изменение документопотоков и норм концентрации информации в документе, разные полнота и качество документирования деятельности организаций и предприятий, развитие устных контактов в управлении); изменения в сфере использования документной информации (возникновение многоаспектности использования и его деидеологизация).

В настоящее время под ОЦД понимают документы, в первую очередь имеющие важное непреходящее значение для культуры, науки, общества, государства. В этом контексте понятие «непреходящее значение» документа трактуется как свойство документа не терять своего правового, культурного значения в зависимости от смены режимов, властей, политической, экономической и социальной конъюнктуры.

Экспертиза ценности документов - определение ценности документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев, отбор документов на хранение или уничтожение. Данная документная деятельность зародилась около шести веков назад, и на протяжении всего этого времени она совершенствовалась.

Для проведения экспертизы ценности документов организации и учреждения создают специальные экспертные комиссии. Они руководствуются различными нормативными актами, заранее определенными учреждением.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

Экспертиза ценности документов происходит в соответствии с критериями оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документа.

Существенно облегчают работу на данном этапе развития нашей цивилизации автоматизированные технологии. Разработанное специально для экспертизы ценности документов программное обеспечение ускоряет процесс производства.

Таким образом, экспертиза ценности документов выполняет роль своеобразного сита, пропускающего через себя огромное количество документов, основная масса из которых отсеивается. Чтобы оставить только наиболее ценные документы, и необходима вся существующая система экспертизы ценности документов.

Анализ теоретико-методических положений экспертизы ценности документов за последние двадцать лет позволяет утверждать, что решение основного вопроса оценки и отбора документов - «ценно или менее ценно», «хранить или не хранить» - возможно, только при общенаучном подходе, т.е. на универсальной для любой науки базе. При этом два других уровня методологического знания (конкретно-научный и уровень методики и техники исследования) также сохраняют свое значение.

Но нельзя не отметить существование проблемы экспертизы ценности электронных документов.

Определенные нормативные требования по экспертизе ценности электронных документов и комплектованию ими архивов в нашей стране существуют уже несколько лет. В 1993 г. "Основы законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах" (ст. 5) лишь обозначили включение в Архивный фонд РФ электронных документов. "Положение об архивном фонде Российской Федерации" (1994, п. 6) и "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации" (2002, п. 6.1.7.2) устанавливают срок временного хранения "документов на машинных носителях в течение 5 лет". "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения" (2000, с. 8) и "Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000, с.6) определяют "срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях", что, по существу, провозглашает одинаковые сроки хранения документации не зависимо от носителя и формы представления информации. В "Основных правилах работы архивов организаций" (2002) значительное место отведено отбору электронных документов на архивное хранение и их передаче в архив организации (п. 2.1.4, 2.3.5).

В то же время указанной нормативно-правовой базы явно не достаточно, чтобы всерьез говорить о проведении экспертизы ценности электронных документов в организациях. Отсутствует механизм выявления ценной электронной документации на этапе делопроизводства и другого их оперативного использования. Недаром существует совсем немного организаций, которые вносят электронные документы в свои номенклатуры.

Таким образом, главные проблемы экспертизы ценности электронных документов состоят в том, чтобы выявить эти документы в организациях (и их подразделениях), определить, какие из них подлежат временному и постоянному хранению, и заинтересовать их держателей (или владельцев) в передаче документов в архив. Практическое решение этой проблемы для государственных архивов осложнено отсутствием на федеральном уровне каких-либо нормативов, обязывающих включение электронных документов в номенклатуру дел организаций или какой-либо другой способ их регистрации и учета.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.

3. Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002.

4. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 года.

5. Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур): Методические рекомендации.- М.: ВНИИДАД, 1997.

6. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Секретарское дело.- 1999.- №1.- С. 79-83.

7. Алексеева Е.В. Научные основы оценки и отбора документов/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Делопроизводство.- 2003.- № 1. - С. 98-102.

8. Алексеева Е.В. Нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов: перечни / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина //Делопроизводство.- 2003.- № 2. - С. 85-92.

9. Архипова Т.Г. Проблема экспертизы ценности документов «Век нынешний и век минувший» / Т.Г. Архипова/ Секретарское дело.- 1997.- № 1.

10. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов/ В.Д. Банасюкевич // Секретарское дело.- 1998.- №3.- С. 19-23.

11. Бурова Е.М. История и современные тенденции развития экспертизы ценности документов. М., 1985.

12. Быкова Т.А. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: учеб.-метод. пособие/ Т.А. Быкова. Е.М. Емышева, О.В. Мосягина. М., 1996.- 67 с.

13. Володин В.М. Основы документационного обеспечения управления коллективных сельскохозяйственных предприятий: Учеб. пособие / В.М. Володин, В.Ф. Захаров; Пенз. гос. сельскохоз. акад. - Пенза, 2000.

14. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994. - 85 с.

15. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем».- Издательство ЭКМОС, 1998. - 208 с.

16. Еремченко В.А. Основные проблемы формирования Архивного фонда Российской Федерации в современных условиях / В.А. Еремченко // Отечественные архивы.- 1996.- № 6.

17. Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектование госархивов управленческими документами (теоретико-методический аспект) / М.П. Жукова //Отечественные архивы.- 1995.- №6.-С.3-10.

18. Кушнаренко Н.Н. Документоведение/ Н.Н. Кушнаренко.- Киев.: Знание, 2000.- 460 с.

19. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - СПб: Издательский торговый дом «Герда», 1998.

20. Стенюков М.В. Документы и делопроизводство/ М.В. Стенюков.- М.: ПРИОР, 2000.- 114 с.

21. Шмидт C.O. Документы делопроизводства правительственных учреждений России ХУ1-ХУП вв.: учеб. пособие / С.О. Шмидт, С.Е. Князьков. - М., 1985.

22. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика)/Сост. М.П. Жукова, Н.А. Пучко, О.В. Усанова и др.- М., 2006.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Приложение 1

Особенности составления номенклатуры документов в организации

Документы разделяются на несколько групп - постоянного хранения и временного хранения.

Порядок граф:

Первой графой в номенклатуре является индекс дела (цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку), который формируется в зависимости от принятых в организации принципа и схемы систематизации номенклатуры. Индекс обычно состоит из кода структурного подразделения и номера дела внутри подразделения. Например, «01.1. Приказы по основной деятельности», где 01 - код Управления делами, 1 - номер дела в номенклатуре.

Второй графой в типовой форме номенклатуры является заголовок дела (краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле). Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела («Приказы по основной деятельности», «Бухгалтерские и финансовые отчеты за I квартал 2008», и т.д.).

Третья графа - количество томов дел - заполняется в конце делопроизводственного года в итоговой номенклатуре дел. В ней указывается реально заведенное количество дел (томов, частей).

В четвертой графе указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии - на типовую или примерную номенклатуру или другое основание для установления срока хранения дела (протокол, решение Экспертной комиссии). Таким образом, в делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».

В пятой графе - примечания - в течение всего срока действия номенклатуры службой ДОУ проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения, и др. В этой графе также делаются отметки о существовании дел в электронном виде.

После сведения номенклатур подразделений в итоговую номенклатуру дел организации, в конце номенклатуры составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) в течение года. При этом подсчитываются отдельно дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

экспертиза ценность документ

Приложение 2

Порядок полного оформления дел перед сдачей в архив

Полное оформление дела включает в себя:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

- пересистематизация документов в деле (первый документ должен быть в начале дела);

- нумерация листов дела;

- составление листа-заверителя дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

- подшивка или переплет дела.

Приложение 3

Содержание и структура исторической справки

Историческая справка состоит из трех разделов:

1. История фондообразователя;

2. История архивного фонда;

3. Характеристика документов архивного фонда.

В первом разделе отражаются в хронологической последовательности следующие сведения:

- распорядительные акты о создании, преобразовании (ликвидациях) организации;

- крайние даты деятельности организации;

- задачи и функции организации, их изменения;

- масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

- изменения в названии и подчиненности организации;

- структура организации, ее изменения.

В третьем разделе справки приводится:

- обобщенная характеристика фонда как по разновидностям документов, так и по их содержанию, наличию документов, выходящих за хронологические границы фонда;

- научно-справочный аппарат (НСА) к фонду;

- цель (цели) использования документов фонда.

Размещено на Allbest.ru