а) знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время;

б) довести до сведения всех сотрудников своего учреждения часы их приема руководителем по текущим делам (подпись документов, согласия), если сотрудник настаивает на приеме в другое время, секретарь должен узнать, по какому именно вопросу, и доложить о нем руководителю. Секретарь согласовывает с руководителем время приема и сообщает об этом сотруднику.

При приеме работников других учреждений и организаций секретарь выясняет, согласовано ли посещение заранее письмом или по телефону.

Секретарь должен записать день и час приема на кануне напомнить о нем руководителю.

В противном же случае секретарь должен узнать у посетителя, из какой организации и по какому делу он прибыл, и в случае необходимости направить его к соответствующему сотруднику.

Если же интересующий посетителя вопрос относится к компетенции данного руководителя, секретарь докладывает о посетителе, в случае же отсутствия или занятости руководителя договаривается с посетителем о новом сроке.

Секретарь при этом обязательно должен записать дату и час приема, а так же фамилию и должность посетителя, название учреждения, где он работает, а так же телефон и адрес, по которым его можно в случае необходимости найти. Секретарь называет посетителю свою фамилию и дает номер телефона для срочных справок или сообщений.

C особым вниманием и тщательностью секретарь должен относится к организации приема.

От умелой и четкой работы секретаря зависит во многом не только порядок проведения приема, но и эффективность затрат рабочего времени руководителя, ведущего приема.

Работа секретаря по организации приема граждан заключается в следующем:

а) секретарь в специальный журнал или карточку записывает данные о посетителе, пришедшем на прием. При этом записываются как сведения о посетителе, так и представленные им по делу документы необходимо представить для того, чтобы дело могло быть рассмотрено;

б) секретарь хранит неоконченные или нерассмотренные дела и при повторном посещении подготавливает для руководителя или специалиста, ведущего прием, все имеющиеся по данному вопросу документы;

в) в соответствующих графах карточек или журнала секретарь делает отметки о ходе рассмотрения дела и об окончательном решении вопроса и дает справки посетителям лично или по телефону;

г) секретарь следит за порядком во время приема, готовит для руководителя необходимые ему справочные материалы, печатает по его поручению отчеты, сводки и другие материалы, относящиеся к приему граждан.

2.3.4 Подготовка служебных командировок

Как показали исследования, многие работники и специалисты расходуют на служебные командировки в среднем 12-15% своего рабочего времени. Кроме того, на эти поездки расходуются довольно большие денежные средства учреждений и предприятий. Каждая командировка должна быть тщательно подготовлена, с тем чтобы время поездки использовалось с наибольшей эффективностью.

Определенная часть работы по подготовке поездки руководителя и специалистов ложится на секретаря, который:

а) готовит и оформляет приказ о командировке, командировочное удостоверение;

б) наводит справки о средствах транспорта, времени отправления и прибытия, информирует об этом работника и, получив от него указания о выборе транспорта и времени поездки, приобретает билеты;

в) обеспечивается заказ гостиницы в месте командировки.

Особенно важное значение имеет помощь секретаря в подготовке командировки по существу. Секретарь:

а) подбирает всю необходимую для командируемого информацию;

б) готовит и подбирает все материалы и документы, необходимые работникам в поездке: доклад или реферат. Для конференций или совещания, справка, договоры и т. д.;

в) печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, и времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию программы секретарь оставляет у себя, чтобы знать местонахождение работника на случай необходимости что-либо срочно ему сообщить.

Во время отсутствия руководителя секретарь выполняет свои обычные работы, а также полученные от руководителя задания и поручения. Кроме того, он готовит для руководителя информацию по вопросам, которые не могут быть решены в отсутствие руководителя его заместителем или другими сотрудниками, делая соответствующие записи о телефонных разговорах, сообщениях, заявлениях и т.д.

После возвращения руководителя из командировки, секретарь:

а) информирует руководителя о выполнении полученных от него заданий и о вопросах, возникших в его отсутствие;

б) по указанию руководителя обрабатывается материалы командировки (перепечатывает, размножает, передает в соответствующие структурные подразделения);

в) оформляет отчетные документы. [29, с. 32-33]

В Сакском городском исполнительном комитете эти функции возлагаются на специалиста I категории общего отдела.

2.4 Оформление деловой документации

Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письмо ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и так далее. [9, с. 9]

Несмотря на наличие современных средств связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и тому подобного, - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако, диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы, изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого Дома сборника «Простые письма», считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для чтения, а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык беззаконий. «Всегда во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V веке до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил также было главным требованием средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались точность формулировок, доскональное соблюдение формы, иначе документ терял юридическую силу».

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции делового американского письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправдано.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и так далее, практически во всех странах письма сегодня составляют чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет социальную базу, коллективный характер производственных отношений.

Деловые письма, как правило, имеют свой набор реквизитов. Реквизитами делового письма являются:

государственный герб (для государственных предприятий);

эмблема организации;

код документа (если он есть);

наименование организации (полное или сокращенное);

почтовый и телеграфный адреса;

номер телефона;

номер факса, телетайпа;

номер счета в банке;

дата;

индекс документа;

ссылка на индекс и дату входящего документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

фамилия и телефон исполнителя.

Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. (Приложение 7)

Официальное деловое письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например: «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка».

Современные информационные технологии активно используют идею сохранения не только конкретного результата работы в виде документа, но и совокупности действий (можно сказать программу), с помощью которых этот результат был достигнут. Эта идея в системах подготовки текстовых документов реализована в виде механизма шаблонов.

Шаблон -- это документ специального типа, который содержит разнообразную информацию о стилях форматирования частей документа, вставленных полях и т.д. В шаблоне также хранятся макрокоманды, элементы глоссария, кнопки панели инструментов, Нестандартные меню и установки клавиш сокращения, облегчающие работу с документами. Будучи один раз подготовленным и сохраненным в памяти компьютера, шаблон позволяет быстро изготавливать аналогичные по форме (но не по содержанию) документы без затрат времени на форматирование.

Все современные текстовые процессоры поддерживают работу с шаблонами. Шаблоны включают в себя стили. Шаблон -- это, в общем случае, план текста, графики документа и набор способов форматирования отдельных его частей. Концепция использования шаблона для подготовки определенного типа документов как нельзя лучше соответствует целям современного делопроизводства: стандартизации документов для автоматизации работы с ними и повышения культуры управленческого труда. Современный дизайн оформления бланка, полный набор сведений о предприятии улучшает восприятие документа читателем, благоприятно сказывается на деловых контактах с партнерами. Будучи один раз грамотно составленным и красиво оформленным, шаблон определенного типа документа позволяет эксплуатировать его столько раз, сколько действительно необходимо в процессе документационного обеспечения деятельности предприятия.

В комплектах поставки текстовых процессоров всегда содержатся обширные библиотеки готовых стилей, однако, как показывает практика, в реальном процессе делопроизводства нельзя обойтись только готовыми шаблонами, предоставляемыми текстовыми процессорами. При изготовлении собственного шаблона бланка предприятия необходимо выполнить определенную последовательность шагов:

а) установить параметры страницы бланка (размер страницы, величины полей);

б) поместить в бланк постоянные реквизиты согласно требованиям государственного стандарта или международных правил оформления документов. При этом используются все возможности конкретной программы СПТД, например: вставка графических изображений эмблемы предприятия, задание параметров для шрифтового исполнения различных частей будущего документа, установка атрибутов оформления абзацев основной и заголовочной части документа и т.д. Кроме оформления в шаблон может быть включен глоссарий часто употребляемых слов и фраз деловой лексики для данного типа документов;

в) сохранить разработанный бланк как шаблон.

Созданная подобным образом коллекция шаблонов документов используется всеми сотрудниками учреждения, что приводит к единообразию оформления документов учреждения и уменьшает время изготовления конкретного документа.

Глава 3. Современные средства организационной техники в осуществлении секретарской деятельности

3.1 Концепция электронного офиса

Документационное обеспечение управленческого труда реализуется путем делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления. Осуществление документационных процессов связано с созданием/хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации. Сокращение трудозатрат, связанных с этими процессами, и повышение качества работы с документной информацией достигаются различными путями. Наиболее эффективный путь -- это внедрение в практику делопроизводственной деятельности офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники).

Применение технических средств должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества и пр. Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной. Последняя является наиболее предпочтительной в силу большей гибкости при реализации процедур обработки документов.

Большая часть операций обработки документов носит технический и формально-логический характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предполагают и более сложные процедуры. При этом обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель.

Средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда называются средствами организационной техники (оргтехники). К этим средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку практически большая часть номенклатуры средств изменила свои габариты, технические характеристики и пр., появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к таким средствам можно отнести персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс и т.д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника -- эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.

Большинство пользователей средств оргтехники испытывают различного рода затруднения при выборе соответствующих моделей различных групп, предназначенных для реализации процессов обработки документов в офисе. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть целый ряд факторов, влияющих на процедуру выбора:

объем документооборота;

временные характеристики документопотоков;

объем документов, передаваемый и принимаемый по техническим каналам связи;

способ организации эксплуатации технических средств;

объем копируемых документов как первичный, так и вторичный;

технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;

фирма-производитель данной техники;

стоимость техники;

стоимость расходных материалов, частота их замены;

стоимость эксплуатации и т.п.

Средства оргтехники в офисных процедурах и процессах применяются для выполнения различных операций по обработке документированной информации или же связанных с организацией управленческого или иного труда. Поэтому классификация всей номенклатуры средств проводилась по функциональному признаку и была закреплена в соответствующем ГОСТе.

Исключительно прогрессивное развитие средств информационных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет внедрять в практику работы офиса элементы безбумажной технологии, в которой информационный обмен между компонентами офисной системы будет осуществляться с помощью электронных коммуникационных средств; хранение и обработка информации -- с помощью персональных компьютеров и различной номенклатуры периферийных средств; копирование и тиражирование офисной документации -- с помощью современного копировального оборудования, позволяющего кроме процедур копирования и тиражирования выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишерной») обработке и т.д.

Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. В этом случае речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.

Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось практически реальным прежде всего благодаря повсеместному распространению ПК с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных программных продуктов (в частности, Microsoft Office), а также всевозможных высокоэффективных средств оргтехники.

Нынешний этап развития электронных (автоматизированных) офисов связан с широким применением ПК и созданием на их основе автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.

Типичное АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, факса). Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям, выполняемым на данном рабочем месте.

Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ, профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления. Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.

Текстовые редакторы (или современные текстовые процессоры) явились, пожалуй, первым компонентом электронного офиса, поскольку проблема обработки текста и его преобразования является одной из основополагающих задач делопроизводства.

Появление следующего компонента позволило реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена, присущую системе телефонной и почтово-телеграфной связи. Таким компонентом стала система электронной почты для обмена информацией между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях.

Немного позже стали использоваться системы разработки баз данных (своеобразных электронных картотек), а также электронные таблицы (позже названные табличными процессорами) для выполнения различных (иногда очень сложных) расчетов.

В дальнейшем в офисах стали использоваться системы деловой графики, необходимые для наглядности выполняемых офисных процедур.

Все перечисленные компоненты служебной деятельности персонала офиса соответствуют специализированным пакетам, предназначенным для комплексной автоматизации упомянутых функций. Одним из таких пакетов является офисная система Microsoft Office. Все программные продукты этой системы не только унифицированы, но и интегрированы между собой, что позволяет в рамках решения какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный обмен, независимо от того с каким типом документа вы работаете.

Использование ПК в офисе не исключает, а наоборот, усиливает роль средств организационной техники, разработанной на основе применения новейших достижений электроники, такой, как: сканирующие устройства, факс-модемные платы, копировальные многофункциональные машины, факсимильные аппараты, слайды-принтеры и др.

Практическая реализация концепции электронного офиса постепенно приводит к изменению стиля и методов управления, к пересмотру и перераспределению функций персонала, повышению производительности труда при выполнении целого ряда делопроизводственных операций.

В то же время внедрение электронных офисов имеет и некоторые негативные последствия. Основным из них является отрицательное воздействие на организм человека электронной техники, интенсивно используемая на рабочих местах. Кроме того, ухудшаются возможности личных контактов персонала офиса, что сказывается на общем психологическом климате в коллективе. Следует отметить, что в результате электронизации офиса изменяются квалификационные требования к персоналу, что может создать конфликтные ситуации.

Новые технические средства и информационные технологии призваны обеспечить повышение производительности труда в офисной и административной деятельности. И все-таки очевидно, что технические средства и компьютерные технологии, административные и офисные системы выполняют в сущности вспомогательные работы, связанные с обработкой информационных массивов. Процесс принятия решений остается прерогативой человека. Однако, благодаря автоматизации ряда процессов управления персонал офиса высвобождается от выполнения рутинных операций, уделяя больше времени аналитическим процессам.

3.2 Основные технические средства осуществления секретарской деятельности

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат.

Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву занимает место "номер один" на его рабочем столе. Секретарю он помогает выполнять широкий круг задач:

составление и редактирование документов;

регистрация и контроль исполнения документов;

хранение и поиск документов, другой полезной информации;

прием и передача документов по каналам связи;

архивное хранение документов;

организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.

Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производительности.

Основу архитектуры компьютера составляют: системный блок, дисплей и клавиатура.

Главным элементом системного блока является процессор. Рынок завоевали следующие виды процессоров: Intel Pentium, Intel Pentium Pro, Pentium II, Pentium III, Pentium IV, AMD K6-3, AMD Athlon. Номер процессора определяет марку компьютера. Чем выше номер, тем выше возможности компьютера. Марка компьютера на рабочем столе секретаря является показателем уровня технической оснащенности фирмы.

Дисплей (монитор) предназначен для отображения на экране информации, необходимой для пользователя, о происходящих в компьютере процессах.

Клавиатура предназначена для ввода информации. На клавиатуре находятся клавиши четырех видов:

алфавитно-цифровые;

функциональные;

со стрелками;

управляющие.

Мышь представляет собой манипулятор для ввода информации в компьютер. В основном используются мыши с двумя или тремя клавишами. Для работы с мышью необходим специальный коврик для предотвращения ее проскальзывания за счет надежного сцепления шарика мыши с поверхностью коврика.

Принтер предназначен для вывода информации из памяти компьютера на бумажный носитель. Чаще используются струйные и лазерные принтеры. Наилучшее качество печати обеспечивают лазерные принтеры. В них для печати используется принцип ксерографии: изображение переносится на бумагу со специального барабана, к которому электрически притягиваются частички краски. Печатающий барабан электризуется с помощью лазера по командам из компьютера. Принтеры могут осуществлять черно-белую или цветную печать. Они способны печатать как на обычной бумаге, так и на прозрачных пленках, конвертах, открытках.

Факс-модем используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера (введенных с клавиатуры, либо сканированных с бумажного носителя, либо полученных по электронной почте). Конструктивно факсмодем может быть выполнен в виде платы, устанавливаемой внутри компьютера, или в виде внешнего устройства, подключаемого к компьютеру через последовательный порт.

Сканер осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера. В секретарской практике используются сканеры двух типов: протяжные для сканирования отдельных листов и планшетные для сканирования книг и других сброшюрованных или переплетенных документов.

Стример - устройство резервного копирования, предназначен для сохранности информации на жестком диске посредством записи ее на кассеты с магнитной лентой (емкость более 60 Мб).

Устройство архивации осуществляет хранение большого объема информации и доступ к ней с большой пропускной способностью. Устройство подключается к компьютеру через порт. В локальной сети одно устройство архивации может обслуживать все компьютеры.

Возможности компьютера определяют:

тип и тактовая частота процессора;

объем оперативной памяти и жесткого диска;

характеристики материнской платы;

характеристики видеокарты;

наличие CD-ROM и звуковой платы;

возможность подключения дополнительных устройств;

возможность энергосбережения.

Компьютер секретаря-референта должен иметь достаточные возможности для работы с редакторами текстов, электронными таблицами, базами данных и с Интернетом, желательно использовать операционную систему Windows 98/2000/NT и пакет Microsoft Office 2000.

Компьютерная сеть создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Компьютеры соединяются в сеть с помощью кабеля (телефонного, коаксиального) или с помощью существующей телефонной сети. В некоторых сетях кабели не используются: компьютеры общаются с помощью радиосигналов и световых волн.

Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделением периферийных устройств. Остальные компьютеры являются рабочими местами компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую документацию. Это позволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств - модемов или факс-модемов).

Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты. Электронной почтой называют пересылку сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер - модем - телефонная сеть - модем - компьютер. Адрес электронной почты должен иметь пометку E-mail. По такому адресу можно направить сообщение с компьютера одному или нескольким абонентам (адресатам) одновременно

Электронная почта предоставляет пользователям следующие возможности:

отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированнуюинформационную систему;

получать подтверждения доставки документов по назначению;

выводить на экран дисплея полученные документы;

изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;

распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров;

отправлять документы одному пользователю или группе пользователей системы по списку;

расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденцией;

составлять и "прикреплять" к документам резолюции, другие служебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках исполнения.

Сообщение, письмо или заказанная информация могут быть положены в ваш электронный почтовый ящик. Посмотреть пришедшую вам корреспонденцию можно, сидя в офисе за своим компьютером, из своей квартиры с помощью домашнего компьютера, из любого другого места или другого компьютера с модемом через телефонную сеть. Интересующую информацию можно оставить в памяти компьютера, перенести на дискету или CD, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта - один из самых оперативных и относительно дешевых видов связи.

Современный телефон не зря называют компьютеризированным. Многофункциональный телефон может обладать многими полезными для работы секретаря функциями, которые нужно учитывать при выборе телефона для вашей фирмы, например:

автоматически дозвонится по нужному номеру;

автоматически наберет номер, имеющийся в памяти;

упростит и ускорит дозванивание до абонента в другом городе;

автоматически дозвонится до абонента в указанное вами время;

попросит абонента перезвонить по указанному вами номеру;

запишет информацию, переданную абонентом на автоответчик;

запомнит время и дату звонка;

покажет продолжительность разговора;

содержит в памяти необходимые вам номера телефонов (в записной книжке);

покажет вам день недели, число, месяц, год и точное время;

будильники напомнят о необходимости позвонить по указанному телефону и сами произведут набор номера;

обеспечит конфиденциальность при снятой трубке телефона, если секретарю понадобилось отойти на время;

встроенный громкоговоритель позволит вести разговор при положенной трубке.

В настоящее время многие фирмы перешли на радиотелефоны. В этих телефонах сигнал на пути от АТС до абонента проходит некоторое расстояние не по проводам, а по радио. Поэтому расстояние, на котором возможна связь, зависит от множества факторов, влияющих на распространение радиоволн, таких как расположение передающего или принимающего устройства на местности (во впадине или на холме, внутри железобетонного здания или среди многих зданий, мешающих прохождению радиоволн).

Радиотелефон - это телефонный аппарат, совмещенный с радиостанцией, который соединяется с телефонной станцией не по проводам, а по радиоканалу. Дальность действия радиотелефона определяется в основном мощностью встроенного в него передатчика, размерами и расположением его антенны, а также антенны центрального узла. Обычно эта дальность составляет 60 - 100 км, то есть покрывает большой город с пригородами. Все радиотелефоны в этой зоне используют сравнительно небольшое (не свыше нескольких сотен) число каналов (рабочих частот), по одному разговору на каждом канале. Поскольку лишь немногие абоненты используют телефон почти непрерывно, число телефонов может превышать число доступных каналов в пять - десять раз и составлять несколько тысяч.

Радиотелефоны удобно устанавливать на автомобилях.

Оплата за разговоры по радиотелефону, чаще всего, взимается поминутно. Иногда в абонентскую плату включается стоимость определенного отрезка времени, например, 30 минут ежесуточно. В этом случае вы дополнительно оплачиваете только то время, на которое превысили текущий лимит.

Основное отличие сотового радиотелефона от обычного в том, что территория, обслуживаемая сотовой радиосвязью, разбивается на много небольших зон радиусом в несколько сотен метров до нескольких километров, каждая из которых обслуживается своим передатчиком. Эти зоны на плане города и пригорода напоминают рисунок пчелиных сот, от чего и произошло название этого вида связи. Поскольку, по сравнению с обычным радиотелефоном, связь устанавливается на значительно меньшее расстояние, передатчик сотового телефона может иметь гораздо меньшую мощность, а следовательно, и габариты. Сотовый радиотелефон обычно выполнен в виде телефонной трубки. Сотовая радиотелефонная сеть обеспечивает надежную связь, конфиденциальность, выход на городскую телефонную сеть, на междугородные и международные линии связи, большую зону обслуживания не только в городе, но и за его пределами (в загородных домах, в санатории, отдаленном промышленном объекте), куда прокладка кабеля экономически нецелесообразна.

Пейджер - это малогабаритный цифровой приемник информации с экраном для вывода принятых сообщений. Сообщение, адресованное пейджеру, он принимает в память и звуковым сигналом информирует об этом владельца. Можно просмотреть сообщение на экране сразу или сделать это позже. Если вы приобрели двуязычный пейджер компании Multi Page с русским и латинским алфавитами, необходимо знать, что кроме услуг (информации о курсе валют, погоде, пробках на дорогах) абонент получает возможность передать сообщения не только на русском, но и на английском языках. Переданное сообщение на русском языке ваш иностранный партнер тут же получает на английском, так как операторами компании работают синхронные переводчики. В памяти пейджера может храниться несколько сообщений, так что если вы не сможете прочитать сообщение сразу же, оно не будет затерто вновь поступившим. Зона действия пейджинговой связи - до 100 км. Можно также использовать пейджинговую связь для междугородных сообщений (роуминг). Для передачи информации на пейджер в этом случае необходимо набрать междугородный номер.

В настоящее время, с учетом требований оперативности в бизнесе, все чаще используется факсимильная связь Если вы не в состоянии выслать контракт немедленно, заказчик может найти другого исполнителя Если вы не можете продемонстрировать новый эскиз сразу после его разработки или срочно переслать прайс-лист, вы рискуете потерять клиента Неоспоримыми преимуществами факса являются оперативность и простота в эксплуатации. Факсимильный аппарат -- это, по сути, копировальный аппарат, который предоставляет возможность копировать любой документ на расстоянии, задействуя обычные телефонные каналы.

После передачи факсимильного сообщения многие факсы передают автоматический отчет-подтверждение о том, что сообщение передано и получено по назначению Кроме того, всегда можно распечатать полный отчет о полученных и переданных сообщениях

Для копирования документов чаще всего применяются аппараты фирмы "XEROX", хорошо зарекомендовавшие себя, поэтому большинство копировальных средств обычно называют ксероксами.

Почти все ксероксы позволяют изготовить копию увеличенного или уменьшенного размера. Увеличение и уменьшение задается двумя способами: выбором одной из фиксированных величин увеличения (уменьшения), например, А5->А4 или А4->АЗ, или непосредственным заданием величины масштабирования в процентах.

Важное место в комплексе мероприятий по защите финансовой, коммерческой и иной информации, содержащей конфиденциальные сведения, занимает проблема уничтожения всевозможных носителей информации: бумажных документов, копировальной бумаги, картриджей от пишущих машин и принтеров и т. д., при утилизации которых требуется тщательное измельчение. Для этого используются специальные устройства для уничтожения бумаг - шредеры.

Выводы

Современная психология понимает под личностью более или менее автономную, устойчивую систему социально значимых индивидуальных психологических характеристик человека, делающих его именно таким, а не другим определяющих его самосознание, поведение, способности, творческие возможности, отношение к себе и другим людям, словом - весь его облик, уровень притязаний и реальное поведение. Характеристики эти обусловлены природными особенностями людей, например, возрастом, полом, темпераментом и др., их сегодняшними потребностями, интересами, ценностными ориентациями и социальными ролями в обществе, но в то же время и прошлым жизненным опытом, приобретенным через полученные знания, умения, привычки, культуру предшествующих поколений, семейные традиции и т.д.

На основе полученных от природы данных (а в случае необходимости и несколько подкорректировав их) можно сформировать себя как личность, способную овладеть желаемой профессией, приносить пользу обществу и себе и получать удовлетворение от выполняемой работы. В полной мере все сказанное относится к профессии секретаря.

В профессии секретаря сочетаются два, на наш взгляд, противоречивых принципа: исполнительность и инициативность. Опытному, хорошо знающему свое дело секретарю, умеющему брать рутинную работу по обслуживанию управленческого труда, совмещение этих двух начал позволяет максимально рационализовать деятельность руководителя, освобождая его от огромного количества технических операций, непосредственно связанных с исполнением повседневных директорских обязанностей. Думается, что настоящий секретарь должен быть "един в двух лицах" - и послушный исполнитель воли своего руководителя, и его активный помощник, как бы прокладывая путь к быстрейшему достижению конечных целей управления.

Трудно сегодня представить деятельность любого учреждения, предприятия, организации без секретаря. И действительно, секретарь - лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель. Первый, с кем встречается, начиная трудовой день, руководитель. Первый, кто отвечает на телефонные звонки. Поэтому, от поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда "в форме": тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. И в то же время ему необходим дар чувствовать "нюансы" дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, "не видеть и не слышать" того, что не следует видеть и слышать. Секретарь на виду и в курсе многих дел.

Функции секретаря разнообразны. Ряд из них нетрудно освоить за сравнительно короткий период времени. Иногда секретарю приходится выполнять разовые поручения, например, передачу денег, междугородний разговор, посещение больного сослуживца и т.д.

Техническое обновление производства, совершенствование процессов труда требуют постоянного повышения знаний и умений всех категорий работников, включая секретарей.

Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретарей произошел поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и кругозора, повышению способности самостоятельно решать различные задачи. Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на подготовку секретарей-референтов, умеющих профессионально собирать и анализировать полезную для бизнеса информацию. Будущее профессии секретаря, несомненно, связано с владением электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой профессии личные играют на последнюю роль.

У нас имеются некоторые рекомендации по улучшению секретарской деятельности в исполнительных органах Сакского городского совета:

1. Необходима разработка нормативного документа, регламентирующего секретарские должности от низшей ступени к высшей, по уровню профессиональной подготовки. Такой документ позволил бы руководителю более эффективно использовать возможности и опыт секретаря, способствовал бы более детальному обсуждению круга конкретных обязанностей секретаря.

2. Требуется постоянное повышение квалификации секретаря. В связи с тем, что с каждым годом растет число нормативно-правовых документов, появляются и получают все большее распространение новые средства оргтехники и информационные технологии, то секретарю просто необходимо повышать свой профессиональный уровень, овладевая новыми средствами оргтехники и приобретая необходимый опыт. К сожалению, в исполнительном комитете Сакского городского совета вопросам профессионального уровня госслужащих уделяется недостаточно внимания.

3. Необходима организация внутриофисной телефонной связи. Много сложностей возникает у руководителя (городского головы) при организации мини-совещаний, которые желательно провести оперативно, не нарушая свой собственный план работы и не отрывая от работы других. Именно для этого лучше всего использовать в работе мини-АТС, т.к. это позволяет обойтись одним аппаратом как для связи внутри организации, так и для выхода во «внешний мир».

4. Требуется более полное оснащение офисов Сакского городского совета современной оргтехникой и программным обеспечением. Это необходимо для облегчения работы с документами (поиск, регистрация документов, прием и отправка документов по факсу, электронной почте).

ПРИЛОЖЕНИЕ

Приложение 1

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Ринго»

_________О.В. Лемех

«01» марта 1996 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря-референта генерального директора

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

- законодательными актами РФ;

- Уставом предприятия;

- Положением о функциональных службах предприятия;

- приказами (указаниями) руководства предприятия;

- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства.

1.5. На должности секретаря-референта человек должен владеть вопросами:

- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

- организации работы с документами, составлении документов;

- применение средств вычислительной и организационной техники;

- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера.

- культура труда и служебной этики;

- охрана труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

- оказание первичной медицинской помощи.

2. Функции и обязанности

На секретаря-референта возлагаются следующие функции и обязанности:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства.

2.3. Обеспечить выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

2.4. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации делопроизводства.

2.5. Проводить ежегодно отбор документов на хранение или на уничтожение.

2.6. Выполнять отдельные поручения руководителя по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

2.7. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.

3. Права

Секретарь-референт имеет право:

3.1. Запрашивать из функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

3.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

3.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушениями установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38. - 96), международных правил оформления документов.

3.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

3.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

3.6. Требовать от руководства нормальных условий выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

3.7. Работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «конфиденциально».

3.8. Принимать решения в рамках своей компетенции.

3.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов, поручений и представления необходимой информации руководству.

5. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, представленных на подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.

Приложение 1а

УТВЕРЖДАЮ

Городской голова

________А.Н. Канибас

«01» апреля 2003 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря-руководителя исполнительного комитета

Сакского городского совета

1. Общие положения

1.1. Секретарь непосредственно подчиняется городскому голове.

1.2. Секретарь назначается и освобождается от должности приказом (распоряжением) городского головы.

1.3. В период временного отсутствия секретаря его обязанности выполняет работник, назначаемый городским головой.

1.4. Секретарь не имеет работников в своем подчинении.

1.5. Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется распоряжениями, указаниями городского головы, инструкцией по делопроизводству, настоящей должностной инструкцией, Законом Украины "Об обращениях граждан".

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Секретарь руководителя выполняет технические Функции по обеспечению и обслуживанию руководителя.

2.2. Секретарь обязан:

а) получать необходимые руководителю сведения от исполнителей, отделов, служб, организовывать прием посетителей;

б) принимать и передавать телефонограммы, телеграммы, записывать телефонные переговоры в отсутствие руководителя с последующим докладом;

в) вызывать по поручению городского головы заместителей и работников организации на совещания;

г) обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми канцтоварами и инвентарем;

д) следить за соблюдением сроков исполнения поручений, взятых на контроль; оформлять и отправлять исходящую документацию; вести картотеку учета получаемой и отправляемой корреспонденции;

е) вести делопроизводство в пределах своей компетенции, формировать дела по установленной номенклатуре, обеспечить сохранность;

ё) производить оформление и выдачу справок гражданам.

2.3. Секретарь руководителя обязан знать нормативно-правовую и законодательную базу в пределах своей компетенции (инструкцию по делопроизводству, Закон Украины "Об обращениях граждан". Конституцию Украины и Автономной Республики Крым и др.).

3. Права

Секретарь руководителя имеет право:

3.1. Запрашивать по поручению руководителя от исполнителей, отделов необходимые ему документы, сведения;

3.2. Не принимать неправильно оформленные документы;

3.3. Вносить предложения по улучшению организации делопроизводства.

4, Ответственность

4.1. Секретарь руководителя несет дисциплинарную ответственность за некачественное и несвоевременное исполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

5. Требования к работнику

5.1. На должность секретаря назначается лицо, имеющее среднее или средне-специальное образование и опыт работы, окончившее курсы машинописи и прошедшее обучение по ведению делопроизводства.

5.2. Секретарь руководителя должен обладать навыками работы на ПК, свободно владеть иностранными языками.

5.3. Секретарь должен обладать: оперативностью, чувством ответственности, исполнительностью, дисциплинированностью.

Приложение 2

Журнал регистрации входящих документов.

Регистр. № и дата регистрации	Откуда поступил документ	Исх. номер,дата документа	Краткое содержание	Кому переданна исполнение.Дата и расписка в получении документа	Дата возврата документа. Отметка о контроле и исполнении	№ дела,в котором хранится документ

Приложение 2а

Журнал регистрации входящих документов.

Регистр. № и дата регистрации	Откуда поступил документ	Исх. номер, дата документа	Краткое содержание	Кому передан на исполнение.Дата и расписка в получении документа	Дата возврата документа. Отметка о контроле и исполнении	№ дела, в котором хранится документ

Приложение 3

Журнал регистрации исходящих документов.

Исх. №	Куда и кому	Краткое содержание	№ маш. бюро	Кол-во листов	№исполн. вход.док.	ФИО исполнителя	Подписьдля отправления	Подпис вполуч. копии	№ дела,где наход.копия документа
				осн.док.	прилож.

Журнал регистрации исходящих документов.

Исх.№	Кудаи кому	Краткое содержание	№ маш. бюро	Кол-во листов	№ исполн.вход. док.	ФИО исполнителя	Подпись для отправления	Подпись в получ. копии	№ дела, где наход. Копия документа
				осн.док.	прилож.

Приложение 4

Регистрационно-контрольная карточка документа

Регистрационно-контрольная карточка документа.

Приложение 5

Бланк резолюции.

Резолюция на вх. №_______ от «___» _______________ 20___ г.
Отметка о контроле Исполнить до «___» ______________ 20___ г.

Бланк резолюции.

Резолюция на вх. №_______ от «___» _______________ 20___ г.
Отметка о контроле Исполнить до «___» ______________ 20___ г.

Приложение 6

Контрольная карточка исполнения документа.

Контрольная карточка исполнения документа.

Приложение 7

Образец формуляра делового письма.

Список литературы

Закон Украины «Об обращениях граждан». Ведомости ВР АРК, 1996 - № 47.

Постановление КМУ «Об утверждении инструкции по делопроизводству за обращениями граждан в органах госвласти и местного самоуправления» № 348. - К., 1997.

Закон Украины «Об информации». Ведомости ВР АРК, 1992 - № 48.

Закон Украины «О Национальном архивном фонде». Ведомости ВР АРК, 1994 - № 15.

ГОСТы.

Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем», изд-во Экмос, 1999.

Бондырева Т.Н. Секретарское дело. - М.: Высшая школа, 1989.

Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие для вузов / ВЗФЭИ. - М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999.

Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. -- М., 1990.

Головач А.С. Образцы оформления документов. - Д., 1997.

Діденко А.Н. Сучасне діловодство. - К., 2001.

Дунаевский О.В. Современная условная речь. - М., 1987.

Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России - М.: Высшая школа, 1983.

Каменнова М. Управление электронными документами: технологии и решения // Открытые системы - М., 1995.