20. Задание № 20. Назначение и практика использования возможностей ИТ по обеспечению функционирования системы организации делопроизводства и контроля дел на предприятии.

Задание состоит в том, чтобы подготовить слайды презентации выполненной средствами демонстрационной графики, в том числе, и с представлением на них экранных копий ответов на вопросы по теме данного задания, а также заданий лабораторных работ 7-11, 14-17 [3, с. 22-24]. Т.о., проверяются практические навыки студента как по созданию слайдов презентации, содержащих экранную копию соответствующих файлов, так и освоение ими процедур контроля делопроизводства, как одного из необходимых звеньем системы управления делами предприятия.

5. Перечень контрольных вопросов по темам лабораторных работ практикума

1. Вопросы по теме лабораторной работы № 1: “Использование команды Данные: Копировать”.

Как можно создать диаграмму в ИТ Power Point.

Какова последовательность действий при выполнении команды Данные: Копировать

Возможно ли копирование ранее созданных в программе Microsoft Excel массивов данных и импортирование их в ИТ Power Point.

Посредством чего достигается возможность выполнения действий по видоизменению в программе Power Point заполненной таблицы данных.

2. Вопросы по теме лабораторной работы № 2: “ Использование команды Таблица данных: Добавить данные ”.

Какую возможность и каким способом предоставляет пользователю команда Таблица данных: Добавить данные.

Что необходимо предпринять (какую использовать команду) если при создании диаграммы окно Таблица данных не появилось.

Что необходимо предпринять, после внесения всех требуемых изменений, для возврата в слайд.

Какие возможности предоставляет пользователю применение OLE-технологий.

3. Вопросы по теме лабораторной работы № 3: “Использование Организационной диаграммы: Ввести имена, названия должностей и комментарии”.

Что (какой модуль) обеспечивает возможность показывать текущий или планируемый штатный состав и связи внутри коллектива, а также легко определять кто кем является и кто кому подчиняется.

Что происходит при запуске модуля Microsoft Organization Chart и какие это предоставляет пользователю-студенту возможности.

Как и куда вводятся имена, фамилии и должности и, если это необходимо, то и комментарии.

Назовите требование предъявляемое ИТ Power Point по вводу информации в поля внутри рамки.

4. Вопросы по теме лабораторной работы № 4: “ Использование Организационной диаграммы: Вырезать и вставить рамки”.

Какую возможность предоставляет пользователю использование команды Организационной диаграммы: Вырезать и вставить рамки, как называется этот способ.

Использование каких команд (какого способа) дает возможность переносить штатные единицы по диаграмме, перетаскивать поля, ветви или целые диаграммы в другие приложения.

Что необходимо выполнить студенту, если он хочет получить быстрый доступ к командам «Вырезать и вставить».

Что всегда необходимо делать перед операциями типа «Вырезать и вставить» и что произойдет, если не выполнять этих действий.

5. Вопросы по теме лабораторной работы № 5: “Использование Организационной диаграммы: Добавить штатные единицы”.

Какую возможность предоставляет пользователю команда Организационной диаграммы: Добавить штатные единицы, и что дает использование способа двойного щелчка по диаграмме.

Раскрыть меню Файл в окне программы Microsoft Organization Chart. Какую необходимо выбрать команду после выполнения действий: раскрыть меню Файл в окне программы Microsoft Organization Chart.

Какой командой необходимо подтвердить исполнение в ответ на запрос об обновлении объекта.

Что произойдет в том случае, когда размеры организационной диаграммы окажутся больше, чем габариты исходной.

6. Вопросы по теме лабораторной работы № 6: “Использование Организационной диаграммы: Изменить оформление”.

1. Какую возможность предоставляет пользователю команда

Организационной диаграммы: Изменить оформление.

2. Для чего служит применение стилей и влияет ли оно на связи внутри диаграммы.

3. Что необходимо сделать после того, как Вы откроете ранее созданный слайд с авторазметкой Организационная диаграмма, чтобы открыть меню Стиль в окне программы Microsoft Organization Chart.

4. Какую команду необходимо выбрать в меню Файл после выбора стиля, который Вы производите ориентируясь по приведенным в меню рисункам.

7. Вопросы по теме лабораторной работы № 7: “Использование Организационной диаграммы: Изменить соединительные линии”.

1. Какую возможность предоставляет пользователю команда Организационной диаграммы: Изменить соединительные линии.

2. Какая команда предоставляет пользователю возможность изменять соединительные линии на организационной диаграмме: толщину; цвет; прорисовку (сплошную либо точечную).

3. Для чего удобнее использовать точечные линии.

4. Что необходимо сделать для того, чтобы отметить: связи внутри отделов; предполагаемые изменения.

8. Вопросы по теме лабораторной работы № 8: “Использование Организационной диаграммы: Переместить рамки”.

1. Какую возможность предоставляет пользователю команда

Организационной диаграммы: Переместить рамки.

1. Чем обусловлена необходимость реализации действий по перетаскиванию рамок с места на место.

2. Что должна отражать диаграмма дел с точки зрения задачи подбора и расстановки кадров на предприятии.

3. Какова последовательность действий при использовании возможностей команды Организационной диаграммы: Переместить рамки.

9. Вопросы по теме лабораторной работы № 9: “Использование Организационной диаграммы: Форматировать текст”.

1. Какую возможность предоставляет пользователю команда Организационной диаграммы: Форматировать текст.

2. Чем обусловлена необходимость реализации действий по

3. Что необходимо сделать перед выполнением операции по форматированию текста. На каком этапе используется ранее созданный Вами слайд с авторазметкой Организационная диаграмма.

4. Какова последовательность действий при использовании возможностей команды Организационной диаграммы: Форматировать текст.

10. Вопросы по теме лабораторной работы № 10: “Формулирование и представление личных целей средствами демонстрационной графики”.

Приведите примеры типовых ценностей, оказывающих влияние на формулирование личных целей.

Каким образом система S.M.A.R.T. используется для формулирования личных целей.

Что означает акроним S.M.A.R.T..

Какова последовательность действий при формулировании личных целей.

11. Вопросы по теме лабораторной работы № 11: “Формулирование и представление корпоративных целей средствами демонстрационной графики”.

1. Приведите три - четыре примера корпоративных целей характерных для предприятий сервиса.

2. Какая корпоративная цель стоит перед предприятием, проблема которого заключается в низкой конкурентоспособности.

3. Показать взаимосвязь целей и типов решений свойственных различным уровням управления.

4. Првести пять-семь наиболее общих целей финансового менеджмента в условиях рвночной экономики. Показать на схеме структуру управляющей подсистемы финансового менеджмента (информационное, техническое, программное обеспечение и т.д.) и связь ее с объектом управления, представить данную схему на соответствующем слайде презентации.

12. Вопросы по теме лабораторной работы № 12: “Создание базы знаний в форме дерева целей”.

Что необходимо сделать при создании базы знаний в форме дерева целей на первом этапе машинного принятия решений с применением СППР (продемонстрировать на примере рассмотренной в теоретическом разделе дисциплины).

Привести расчетные формулы для уровня рентабельности на примере ситуации рассмотренной в теоретическом разделе дисциплины.

Что такое коэффициенты относительной важности (КОВ) и какие правила существуют при определении их значений. Привести примеры.

Привести расчетные формулы для уровня прибыльности на примере ситуации рассмотренной в теоретическом разделе дисциплины.

13. Вопросы по теме лабораторной работы № 13: “Представление связи БЗ в форме ДЦ с БД”.

На каком уровне управления используется модель базы знаний (БЗ) в форме дерева целей (ДЦ).

Для чего используется связь БЗ с БД и автоматизированной информационной системой (продемонстрировать на примере созданного Вами слайда).

На каком этапе машинного принятия решений с применением СППР происходит выбор модели БЗ.

Что необходимо выполнить на следующем (третьем) этапе стандартных процедур машинного принятия решений с применением СППР.

14. Вопросы по теме лабораторной работы № 14: “Создание и ввод формулы в документ MW”.

Какими командами необходимо воспользоваться при создании и вводе формул в документ MW, например, в меню вставка.

Каким типом объекта необходимо воспользоваться при создании и вводе формул в документ MW и что требуется сделать, если он не установлен на Ваш компьютер.

Сколько символов в панели инструментов «Формула» можно выбрать в верхней (нижней) строке. Какие символы содержат шаблоны и наборы в нижней строке панели инструментов «Формула».

Что необходимо сделать в тех случаях, когда формулу нельзя вставить в виде перемещаемого объекта и в каких случаях это может произойти.

15. Вопросы по теме лабораторной работы № 15: “Создание блок-схемы в книжном формате”.

Какую возможность предоставляет пользователю команда «Группировать» и «Разгруппировать» и что необходимо сделать, чтобы воспользоваться их возможностями. Что это дает пользователю.

Какую команду надо использовать, чтобы вставить текст в графический объект (например, в прямоугольник).

Какую команду необходимо выбрать в меню «Формат», если возникли трудности при создании схемы (например, «плавают» всавляемые объекты и не дают возможности конструировать из них требуемый образ схемы).

Какую команду требуется использовать и в каком меню для создания рисунка в книжном формате, на основе которого Вам необходимо сделать слайд презентации.

16. Вопросы по теме лабораторной работы № 16: “Создание рисунка в альбомном формате”.

Какую возможность в меню «Формат» Вы используете, если не удается разместить весь необходимый текст в графическом объекте (например, в прямоугольнике). Что это дает пользователю.

Каким образом и с использованием каких команд Вы можете отобразить текстовую информацию в графическом объекте (например, в прямоугольнике).

Какими командами и когда Вам необходимо воспользоваться для выполнения указанного задания 16.

Какую команду требуется использовать и в каком меню для создания рисунка в альбомном формате, на основе которого Вам необходимо сделать слайд презентации.

17. Вопросы по теме лабораторной работы № 17: “Создание таблицы в формате MW”.

1. Какие возможности панели инструментов и, соответственно, команд (например, команд категории «Таблица») необходимо использовать для создания таблицы в формате Microsoft Word.

2. Каким образом можно представить в презентации ранее созданную Вами таблицу в формате Microsoft Word.

3. Что необходимо сделать при создании таблиц Power Point.

4. Можно ли изменить фон таблицы Power Point и что необходимо для этого сделать (указать последовательность действий).

18. Вопросы по теме лабораторной работы № 18: “Создание и преобразование диаграмм, рисунка и документа с использованием технологии OLE”.

1. Перечислить и охарактеризовать десять - двенадцать типов диаграмм.

2. Какая возможность предусмотрена в Microsoft Excel для быстрого создания диаграмм.

3. Как пользователь-студент может менять типы диаграмм и оформление отдельных ее элементов (привести последовательность действий).

4. Что означает и какие предоставляет возможности использование OLE - технологии.

19. Вопросы по теме лабораторной работы № 19: “Оформление и переход слайдов”.

Какие разновидности переходов существуют, как и для чего их следует применять при переходе слайдов (продемонстрировать на примере Вашей презентации).

Какие разновидности продвижения слайдов существуют, как и для чего их следует применять при переходе слайдов (продемонстрировать на примере Вашей презентации).

Какие разновидности звукового сопровождения перехода слайдов существуют, как и для чего их следует применять при переходе слайдов (продемонстрировать на примере Вашей презентации).

Какие мультимедийные возможности и эффекты можно использовать при разработке и демонстрации презентации (продемонстрировать на примере Вашей презентации).

20. Вопросы по теме лабораторной работы № 20: “Назначение и практика использования возможностей ИТ по обеспечению функционирования системы организации делопроизводства и контроля дел на предприятии”.

Что такое жизненный цикл дела (ЖЦД) и в чем он состоит. Основные этапы ЖЦД. Представить в графической форме ЖЦД (можно в виде документа содержащего ответ, как копию экранной формы ЖЦД).

Что необходимо сделать, чтобы завести дело, сколько символов содержит общее описание дела. Кто принимает решение о необходимости выполнения дела. Что показывается при выборе пункта «Дела» в дереве, в котором собраны все проекты.

По каким признакам можно найти дело через фильтр общего поиска. Что необходимо пользователю для работы с ИТ SQ.

Для чего служат: карточка параметра (значений справочника, состояния, правила перехода); таблица параметров (значений справочника, состояния, правила перехода). Почему работа с ИТ SQ характеризуется слоганом «просто-выгодно-удобно».

Формулы для презентации

Примеры формул, которые необходимо вставить в документ Microsoft Word и далее в презентацию Power Point представлены в подразделе 6.1.2. Использование формул для расчета прироста показателей, определяющих рентабельность, как глобальную функцию цели, возможно в том случае, если известны значения коэффициентов Кi (где i =1, 2, 3, 4), которые рассчитываются следующим образом:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Таблица Соответствие номеров формул и порядковых номеров студентов

Номер формулы	Порядковый номер студента в списке группы по алфавитному порядку
1	1
2	2
3	3
4	4
5	5
6	6
7	7
8	8
9	9
10	10
1	11
2	12
3	13
4	14
5	15
6	16
7	17
8	18
9	19
10	20
1	21
2	22
3	23
4	24

Таблица Структура расходов жителей Санкт-Петербурга и РФ

№ ст.	Статьи расходов жителей Санкт-Петербурга и РФ по группе непродовольственных товаров и усдуг, млн. у.е., в 2003 г.	СПб	РФ
Приобретение товаров «непродовольственной группы»
1	Автомобили и транспортные средства	926	23200
2	Квартиры, недвижимость	865	33600
3	Автотовары, топливо	645	15225
4	Одежда, обувь	612	16715
5	Бытовая техника, ПК, средства связи	290	9720
6	Товары для ремонта	262	7435
7	Лекарства	175	4475
8	Мебель для дома	172	4130
9	Парфюмерия, косметика	163	5000
10	Мыло, шампунь, стиральный порошок, моющие средства	99	8015
11	Спорттовары	94	2410
12	Товары для дома	49	1315
13	Прочее	161	4090
14	Итого на товары «непродовольственной группы»	4514	130330
Оплата услуг
15	Расходы на оплату квартиры, электроэнергии	540	13050
16	Расходы на телефон, мобильную связь, Интернет	420	8605
17	Услуги общепита: рестораны, кафе, бары, закусочные, столовые	335	8500
18	Расходы на путешествия, туризм	330	6650
19	Концерты, кино, театры, игровые автоматы, клубы, казино, бильярдные и т.п.	280	5835
20	Расходы на общественный транспорт	260	7920
21	Автоуслуги (ремонт автомобилей, мойка, шиномонтаж, стоянка)	220	5250
22	Расходы по страхованию	190	4850
23	Образование	80	1585
24	Спортивно-оздоровительные	80	1650
25	Медицинские	75	1450
26	Ремонтно-строительные	55	1485
27	Прочие	130	3595
28	Итого на оплату усдуг	2995	70375
29	Всего	11275	308010

Каждый студент, для построения и работы с диаграммами, получает указанные исходные данные из табл. 6.2, в соответствии со своим порядковым номером (по алфавиту) в журнале группы. Процедура получения исходных данных представлена в табл. 6.3, где поставлены в соответствие номера статей (№ ст.) и порядковые номера, по которым Ф.И.О. студентов представлены в журнале.

Таблица Процедура получения исходных данных для построения диаграмм

Номера статей	Порядковый номер студента в списке группы по алфавитному порядку
1, 2, 14	1
3, 4, 14	2
5, 6, 14	3
7, 8, 14	4
9, 10, 14	5
11, 12, 14	6
15, 16, 28	7
17, 18, 28	8
19, 20, 28	9
21, 22, 28	10
23, 24, 28	11
25, 26, 28	12
1, 2 , 29	13
3, 4 , 29	14
5, 6 , 29	15
7, 8 , 29	16
9, 10 , 29	17
11, 12 , 29	18
13, 14 , 29	19
15, 16 , 29	20
17, 18 , 29	21
19, 20 , 29	22
21, 22 , 29	23
23, 24 , 29	24

В случае если количество студентов в группе превышает указанную в табл. 6.3. величину, следующие по списку студенты (например, 25-ый, 26-ой и т.д.) получают задания с исходными данными номеров «статей», как и у студентов с порядковыми номерами по списку группы 1-ый, 2-ой и т.д.

Пример структуры предприятия (учреждения)

При выполнении ряда заданий (например, задание 3) используется разработанная студентом структура предприятия (учреждения) или одна из существующих структур. На рис. 6.2. представлен пример структуры предприятия, аналог которого может быть использован студентом, равно как и схема предприятия (учреждения, организации и т.д.) в котором студент работает или хотел бы работать либо создать.

Пример создания блок-схемы

Таблица 6.4 Элементы структурно-функциональной схемы программного комплекса

Порядковый номер блоков схемы	Наименование этапа	Наименование и содержание этапов (операции)
Блок 1	Кадры	Учет и управление кадрами
Блок 2	Маркетинг	Анализ рынка товаров и услуг. Производители. Цены. Реклама. Конкуренты. Ценовая политика. Каналы сбыта. Анализ товарооборота
Блок 3	Управление логистическими процессами (закупки, продажи, материально-техническое снабжение, сбыт):	Управление закупками. Ведение договоров, обработка заказов (снабжение). Управление продажами. Ведение договоров, обработка заказов (сбыт и реализация продукции, услуг, работ). Управление консигнационными операциями. Управление бартерными операциями. Внутрифирменные складские операции. Управление терминальными (транзитными операциями). Розничная торговля с использованием интеллектуальных кассовых аппаратов. Штрих-код-идентификация. Обмен валюты. Оперативная и аналитическая отчетность, в том числе торговля. Управление расчетами с поставщиками, получателями. Учет штрафных санкций, обязательств. Контроль выполнения договоров. Аналитическая отчетность.
Блок 4	Планирование	Календарно-сетевое хозяйственное планирование мероприятий, ресурсов. Финансовое планирование и управление.
Блок 5	Делопроизводство	Управление документооборотом. Регламент и контроль исполнения.

Список необходимой литературы

Информационные технологии управления: Учебник/ под ред. Чл.-корр. Международной академии информатизации проф. Г.А. Титоренко - М.: «ЮНИТИ», 2004 г.

Документация встроенная в ППП (книги). Справка: Microsoft Power Point.

Методические указания по изучению специальной дисциплины «Информационные технологии управления» для студентов очного и заочного отделения-Санкт-Петербург: Изд-во СПбГУСЭ. 2005, - 35 с.

Microsoft PowerPoint 97 for Windows Step by Step. Автор: Perspection, Inc. 352 с.

Microsoft PowerPoint 97 at a Glance. Автор: Perspection, Inc.350 с.

Running Microsoft PowerPoint 97 for Windows, Select Edition Автор: Stephen W. Sagman. 560 с.

Microsoft Office 97 for Windows Integration Step by Step Автор: Catapult, Inc. 352 с.

Размещено на Allbest.ru