Личные дела могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам, определенным руководителем предприятия.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких либо документов из личного дела лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.

Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления личных дел и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указываются номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.

Однако личные дела ведутся далеко не на всех сотрудников, а как правило, на руководящих работников и специалистов организации. На других работников составляются личные карточки (форма № Т-2).

Личная карточка представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о правительственных наградах, воинской обязанности, семейном положении, о месте проживания, паспортные данные и др. Графы карточки заполняются работником собственноручно, разборчиво, без искажений и сокращений наименования организаций, в которых он ранее работал. Сведения о предыдущей трудовой деятельности указываются на основании записей в трудовой книжке и других документов. Автобиография пишется в произвольной форме, где, кроме сведений о себе и своей деятельности, указываются сведения о родственниках и другие сведения, имеющие значение при решении вопроса о более правильном и целесообразном использовании работника в определенной должности. Обо всех последующих изменениях в анкетно-биографических данных (образование, семейное положение и т.п.) работники обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изменений во все их учетные документы [7, с.111].

В отделе кадров личные дела и личные карточки хранятся только на работающих сотрудников. Для хранения следует использовать сейфы и конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по алфавиту. Шкафы или металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение.

Хранение дел

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану. Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела.

Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив.

Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.

Центральный архив ведомства хранит документы центрального аппарата, организаций - предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.

В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив - профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков - одно из важнейших задач директора предприятия.

Защита персональных данных сотрудников

Работа кадровой службы непосредственно связана с персональными данными работников. Основная часть информации, с которой связана деятельность сотрудников отдела кадров, носит конфиденциальный характер. Поэтому важным направлением деятельности кадровой службы является обработка, защита и хранение такого рода информации.

В соответствии с ФЗ от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Не допускается сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации их прав и свобод [2].

Работодатели, владеющие информацией о гражданах, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

Трудовым кодексом в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина предусмотрено соблюдение работодателем и его представителями следующих общих требований при обработке персональных данных работника [9, с.214]:

- обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

- все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника представляется возможным получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

- работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

- защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем в установленном порядке за счет его средств;

- работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;

· работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

Порядок хранения и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса.

В соответствии со статьей 57 в трудовом договоре могут предусматриваться условия о неразглашении государственной, служебной, коммерческой и иной охраняемой законом тайны. В трудовые договоры с соответствующими работниками следует включать условие о неразглашении конфиденциальной информации о персональных данных работников, к которой они имеют доступ в силу своих должностных обязанностей.

При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования [15, с.27]:

не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;

разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, ограничив их правом получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

передавать в установленном Трудовым кодексом порядке персональные данные работника представителям работников, ограничив эту информацию только теми сведениями о работнике, которые необходимы для выполнения указанными представителями своих функций.

Законом об информации предусмотрено право граждан на доступ к документированной информации о них, уточнение ее в целях обеспечения полноты и достоверности сведений. Граждане имеют право знать, кто и в каких целях использует или использовал эту информацию. Ограничение доступа граждан и организаций к информации о них допустимо лишь на предусмотренных федеральными законами основаниях. Кроме того, владелец документированной информации о гражданах обязан бесплатно предоставить информацию по требованию тех лиц, которых она касается.

Статьей 90 ТК РФ установлено, что виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, лица несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность.

Анализ некоторых положений Трудового кодекса Российской Федерации позволяет сделать вывод о том, что на сотрудников кадровой службы накладывается серьезная ответственность. Их компетентность в вопросах законодательства, связанных с защитой, хранением и обработкой персональных данных имеет большое значение и влияет на каждого работника в отдельности и на всю организацию в целом.

Исходя из поставленных задач:

- ознакомились с организационной структурой отдела кадров;

- проанализировали нормативные документы, регламентирующие деятельность отдела кадров;

- выявили основные направления работы кадровой службы;

- изучили основные требования к составлению кадровой документации и организации работы такого рода документами;

- изучили правовые основы и особенности ведения кадрового делопроизводства.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ ФГУП «ГОЗНАК»

2.1 История ФГУП «Гознак»

Прохождение преддипломной практики в Федеральном государственном унитарном предприятии «Гознак» дало возможность изучить основные направления деятельности кадрового делопроизводства «изнутри» и проанализировать ее особенности.

Федеральное Государственное Унитарное Предприятие «Гознак» Министерства финансов России, основанное как предприятие по производству денежных знаков в 1818 году, представляет собой в настоящее время государственное предприятие, предметом деятельности которого является изготовление денежных билетов, ряда государственных и иных ценных бумаг, специальных видов бумаги, а также монетно-орденской продукции. Предприятие включает несколько типографий, бумажных фабрик, монетные дворы и научно-исследовательский институт.

Структура ФГУП «Гознак» включает в себя восемь филиалов, среди которых семь предприятий и собственный научно-исследовательский институт, на которых работают 10 000 квалифицированных сотрудников, позволяет рассматривать Гознак как поставщика широкого ассортимента уникальной продукции и услуг на российский и мировой рынки.

Гознак бережно хранит исторические традиции уникального производства продукции высочайшего качества - с 1818 года Гознак осуществляет полный цикл производства бумажных денег и иных ценных бумаг. В последнее десятилетие предприятие является активно развивающимся, модернизируемым производством с наукоемкими эффективными технологиями.

Отдел кадров управления по работе с персоналом является структурным подразделением управления по работе с персоналом и подчиняется непосредственно начальнику управления по работе с персоналом в соответствии с организационной структурой ФГУП «Гознак».

Подчиненность отдела кадров приведена в виде схемы:

Генеральный директор ФГУП «Гознак»
Директор по персоналу
Управление по работе с персоналом
Отдел кадров Руководитель - начальник отдела

Отдел кадров возглавляет начальник отдела на основе единоначалия.

В случае временного отсутствия начальника отдела кадров (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности возлагаются на лицо, представленное начальником отдела кадров, согласованное с начальником управления по работе с персоналом и директором по персоналу ФГУП «Гознак» в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за их ненадлежащее исполнение.

Начальник отдела кадров назначается на должность, перемещается и освобождается от занимаемой должности приказом ФГУП «Гознак» по представлению начальника управления по работе с персоналом и согласованию с директором по персоналу ФГУП «Гознак».

Начальник отдела в пределах своей компетенции обязан:

- организовать работу в строгом соответствии с требованиями «Положения о работе отдела кадров», других руководящих и нормативных документов, требовать выполнения и соблюдения этих правил от инспекторов отдела;

- разрабатывать и обеспечивать выполнение Инструкции по спасению документов и имущества на случай пожара др. стихийных бедствий;

- организовать подготовку и обеспечивать своевременное уничтожение документов с истекшими сроками хранения и не представляющих надобности в работе, а документы с длительными сроками хранения готовности к сдаче в архив;

- разрабатывать проекты приказов распоряжений (указаний) по совершенствованию работы в отделе, вести учет нарушений требований и доводить их до подчиненных;

- организовывать и проводить занятия с инспекторами отдела по изучению требований руководящих документов по кадровому делопроизводству;

- ежегодно контролировать составление номенклатуры заводимых дел, книг и журналов учета с установлением сроков их хранения;

- обеспечивать своевременный доклад поступивших документов руководству и передачу их на исполнение в отделы и подразделения. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов;

- осуществлять контроль за соблюдением исполнителями установленных правил хранения служебных документов, обращения с ними, а также за своевременным возвращением исполненных документов в отдел;

- осуществлять контроль за выполнением регламента служебного времени в отделе;

- совершенствовать приемы и способы работы со служебной перепиской, внедрять средства механизации автоматизации в процессы организации и улучшения работы отдела;

- осуществлять контроль за правильным оформлением и адресованием исходящей корреспонденции;

- ежеквартально обобщать работу по исполнению документов и исполнительской дисциплине, вносить предложения и разрабатывать мероприятия по улучшению этой работы;

- обеспечивать отдел необходимыми книгами и журналами учета, бланками и другими формами учета материальных средств.

Таким образом, отдел кадров в своей деятельности руководствуется действующими законодательными актами Российской Федерации о труде, нормативными и нормативно-методическими актами Правительства Российской Федерации, Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, Уставом ФГУП «Гознак», локальными нормативными актами и организационно-распорядительными документами, а также требованиями охраны труда и техники безопасности, инструкциями по режиму и Положением о работе в кадровой службе.

Структура и штатная численность отдела кадров утверждается приказом ФГУП «Гознак» по представлению начальника отдела кадров и согласованию с начальником управления по работе с персоналом и с директором по персоналу.

Отдел кадров реорганизуется или прекращает свою деятельность на основании приказа ФГУП «Гознак».

Ответственность работников отдела кадров устанавливается должностными инструкциями.

Должностная инструкция устанавливает общие положения, должностные обязанности, права и ответственность старшего инспектора отдела кадров управления по работе с персоналом Федерального государственного унитарного предприятия «Гознак».

Должность «старший инспектор отдела кадров» в соответствии с Единым классификатором профессий рабочих, должностей служащих (ЕКПД) ФГУП «Гознак» относится к категории «специалисты».

На должность старшего инспектора отдела кадров назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы в области кадровой работы не менее 3-х лет.

Назначение на должность старшего инспектора отдела кадров и освобождение от должности производится приказом ФГУП «Гознак» по представлению начальника отдела кадров управления по работе с персоналом, согласованное с начальником управления по работе с персоналом и директором по персоналу.

В период отсутствия работника (отпуск, болезнь, командировка и т.п.) его обязанности исполняет другой работник в соответствии с распределением обязанностей в отделе кадров, если приказом ФГУП «Гознак» по представлению начальника отдела кадров и согласованию с вышестоящим руководителем не назначено исполняющим обязанности иное лицо. Вышеуказанное лицо приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за их ненадлежащее исполнение.

Старший инспектор отдела кадров должен знать [9, с.203]:

- нормативные акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;

- трудовое законодательство;

- формы и методы контроля исполнения документов;

- структуру и штаты дирекции ФГУП «Гознак»;

- порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников дирекции ФГУП «Гознак»;

- порядок установления общего и непрерывного стажа определенной работы, льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам;

- порядок учета движения кадров и составления отчетности;

- порядок ведения банка данных о персонале;

- основы делопроизводства;

-порядок составления установленной отчетности;

- средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

- Правила внутреннего трудового распорядка дирекции ФГУП «Гознак».

Старший инспектор отдела кадров в своей работе руководствуется действующими законодательными актами Российской Федерации о труде, нормативными и нормативно-методическими актами Правительства Российской Федерации, Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, государственными стандартами, Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, Уставом ФГУП «Гознак», локальными нормативными актами и организационно-распорядительными документами ФГУП «Гознак», Положением об отделе кадров управления по работе с персоналом и должностной инструкцией.

Старший инспектор отдела кадров подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров.

Старший инспектор отдела кадров обязан уметь:

- Вводить информацию в компьютерные программы для ведения банка данных о количественном и качественном составе кадров.

- Составлять аналитические отчеты по дирекции ФГУП «Гознак».

- Вести учет личного состава дирекции ФГУП «Гознак» в соответствии с унифицированными формами первичной документации.

- Оформлять прием, перевод, увольнение и командирование работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя ФГУП «Гознак», а также другую установленную кадровую документацию. Вести строгий учет приказов по личному составу.

- Совместно с руководителями структурных подразделений дирекции организовывать работу по подготовке проектов трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним, для их заключения с работниками дирекции ФГУП «Гознак».

- При приеме на работу знакомить принимающих с локальными нормативными актами ФГУП «Гознак».

- Формировать и вести личные дела работников, вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

- Подготавливать представления на работников к поощрениям и награждениям.

- Доводить информацию по кадровым вопросам до всех работников дирекции ФГУП «Гознак».

- Анализировать и готовить отчетность по кадровым вопросам.

- Проводить изучение и анализ, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников.

- Заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить подсчёт трудового стажа.

- Производить записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих в дирекции.

- Выдавать справки о настоящей и прошедшей трудовой деятельности работников для представления в другие организации, учреждения.

- Вести строгий учет трудовых книжек и вкладышей к ним.

- Производить регистрацию приема и выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

- Вносить информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале дирекции ФГУП «Гознак», следить за его своевременным обновлением и пополнением.

- Вести учет предоставления отпусков работникам, осуществлять контроль за составлением и соблюдением графика очередных отпусков.

- Оформлять документы, необходимые для назначения пенсий работникам дирекции ФГУП «Гознак», установления льгот и компенсаций.

- Подготавливать документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

- Не разглашать персональные данные работников ФГУП «Гознак».

- Выполнять разовые служебные поручения начальника отдела кадров.

- Готовить сводные отчеты (ежеквартально и годовые) о структурных изменениях, численности и составе кадров, вести отчетность по среднесписочной численности работников дирекции ФГУП «Гознак».

- Выполнять требования правил и инструкций по охране труда.

- Выполнять требования по охране окружающей среды и системе экологического менеджмента ФГУП «Гознак».

Старший инспектор отдела кадров имеет право:

- Получать установленные отчетные данные по составу, движению персонала от структурных подразделений дирекции ФГУП «Гознак».

- Требовать от вновь принимаемых в ФГУП «Гознак» предоставления документов, необходимых для заключения трудовых договоров в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

- Получать в установленном порядке от филиалов и структурных подразделений дирекции ФГУП «Гознак» информацию необходимую для выполнения своих должностных обязанностей.

- Требовать от руководства ФГУП «Гознак» оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

- Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

- Вносить на рассмотрение начальника отдела кадров предложения по улучшению деятельности отдела кадров и совершенствованию методов работы.

Старший инспектор отдела кадров несет ответственность:

- За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

- За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

- За разглашение сведений, составляющих государственную тайну, служебную и коммерческую тайну ФГУП «Гознак», другую конфиденциальную информацию, ставшие известными ему в связи с исполнением своих должностных обязанностей, в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации и нормативными документами ФГУП «Гознак», определяющими способы защиты его прав на коммерческую тайну.

- За сохранность трудовых книжек, приказов по личному составу и другой кадровой документации согласно номенклатуры дел отдела кадров.

- За несоблюдение трудового законодательства.

- За невыполнение требований правил и инструкций по охране труда и охране окружающей среды.

Основными задачами отдела кадров являются:

Организационное обеспечение деятельности дирекции ФГУП «Гознак» по подготовке проектов приказов и распоряжений по кадровым вопросам.

Обеспечение взаимодействия со структурными подразделениями дирекции ФГУП «Гознак» по вопросам подготовки кадровых документов.

Участие в рабочих группах, комиссиях по вопросам, входящих в компетенцию отдела кадров.

Организация работы по оформлению трудовых отношений работников дирекции и директоров филиалов ФГУП «Гознак», в том числе их прекращение.

Формирование и ведение банка данных кадровой документации.

Организация кадрового документооборота в ФГУП «Гознак», входящего в компетенцию отдела кадров. Участие в подготовке списков работников дирекции ФГУП «Гознак».

Обеспечение подготовки установленной отчетности ФГУП «Гознак», входящей в компетенцию отдела кадров.

Основные функции отдела кадров [19, с.108]:

Подготовка проектов приказов и распоряжений ФГУП «Гознак» по оформлению трудовых отношений с работниками (в том числе их прекращению).

Оформление документов по приему, увольнению, переводу, перемещению, командированию работников дирекции и руководителей филиалов ФГУП «Гознак», представлению им отпусков в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

Ведение учета работников дирекции ФГУП «Гознак», оформление личных дел, личных карточек Т-2, внесение в них новых данных, характеризующих работника, подготовка и выдача по требованию работников справок и копий кадровых документов.

Осуществление учета, хранения, заполнения, выдачи трудовых книжек в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек. Своевременное внесение в трудовые книжки записей о переводах, перемещениях, поощрениях.

Организация и осуществление кадрового делопроизводства в дирекции ФГУП «Гознак», формирование банка данных кадровой информации.

Составление в установленном порядке графика отпусков и ведение учета их использования работниками дирекции и директорами филиалов ФГУП «Гознак».

По представленным филиалами ФГУП «Гознак» материалам, оформление представлений на работников ФГУП «Гознак» к награждению государственными наградами и почетными званиями, к награждению ведомственными наградами.

Оформление (заполнение) листка временной нетрудоспособности, поступающих от работников дирекции ФГУП «Гознак».

Подготовка проектов приказов и распоряжений о применении дисциплинарных взысканий в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

Соблюдение требований охраны труда, установленных правилами и инструкциями по охране труда ФГУП «Гознак».

Участие в реализации экологической политики ФГУП «Гознак», соблюдения требований законодательных и нормативных правовых актов по охране окружающей среды, документов системы экологического менеджмента ФГУП «Гознак».

Организационные взаимоотношения

Отдел кадров осуществляет взаимодействие:

Со всеми структурными подразделениями ФГУП «Гознак» - по кадровым вопросам.

С управлением режима - по вопросам режимных требований при оформлении работников на работу.

С управлением правового обеспечения - по вопросам информации об изменениях в действующем законодательстве Российской Федерации и правового обеспечения разрабатываемых кадровых документов.

С отделом организации работы центрального аппарата в Москве - по вопросам обеспечения бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями и оборудованием.

С отделом технической поддержки - по вопросам обеспечения организационной и вычислительной техники, ее эксплуатации и ремонта.

С соответствующим департаментом Минфина России - по наградным вопросам.

Изучение данной структуры работы позволило выявить основные функции отдела кадров. Так же был сделан вывод, что эти функции непосредственно связаны с документационным обеспечением управления персоналом, к ним относятся:

- издание приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, должностей и т.д.);

- оформление, учет и хранение трудовых книжек;

- формирование, учет и организация хранения личных дел сотрудников;

- составление графика отпусков;

- подготовка статистических отчетов;

- подготовка наградных материалов, передача их в вышестоящие органы;

- обеспечение руководства необходимой оперативной информацией по кадровым вопросам;

- ведение воинского учета граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу в воинские силы РФ.

Важнейшей функцией отдела кадров является документирование процесса движения кадров на предприятии. К этому виду деятельности можно отнести повышение по службе, понижение, перевод, прекращение трудового договора. С этой целью разработана инструкция, которая определяет порядок оформления при приеме на работу, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

Отдел кадров имеет печать отдела кадров ФГУП «Гознак» - «Отдел кадров».

Продвижение по службе помогает организации, поскольку позволяет ей заполнять вакансии служащими, которые проявили уже свои способности. Оно помогает и служащим, поскольку удовлетворяет их стремление к успеху, достижениям, и самоуважению. Перевод можно использовать, чтобы расширить опыт работника, а так же в тех случаях, когда руководство считает, что работник будет работать более эффективно на другой должности. В ФГУП «Гознак» успешно создан кадровый резерв. При необходимости заполнения вакансии руководство рассматривает кандидатуры из кадрового резерва в первую очередь. Иногда перевод используется и в тех случаях, когда человек работает неудовлетворительно, но в связи с его большим стажем или прошлыми заслугами руководство считает, что прекращение трудового договора с ним было бы неэтичным. В данном случае, перевод представляет собой понижение в должности, выполняя, полезную работу и не блокирует карьеру способному молодому работнику.

Важным направлением работы кадровой службы ФГУП «Гознак» является деятельность по документированию трудовых отношений. К особенностям ведения делопроизводства в кадровой службе можно также отнести использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" [3]:

№ Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" (приложение 2);

№ Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";

№ Т-2 "Личная карточка работника" (приложение 3);

№ Т-3 "Штатное расписание";

№ Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";

№ Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";

№ Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

№ Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";

№ Т-7 "График отпусков" (приложение 4);

№ Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";

№ Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

№ Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

№ Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

№ Т-10 "Командировочное удостоверение";

№ Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";

№ Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";

№ Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

Для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности кадровой службы, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например:

· Книга учета приказов:

- О приеме;

- О предоставлении отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т.д.);

- О переводе;

- Об увольнении;

- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

Книга учета личных заявлений сотрудников;

Книга учета сотрудников принятых на работу;

Книга учета сотрудников уволенных с работы;

Книга регистрации больничных листов;

Книга учета личных дел;

Книга учета документов для служебного пользования;

Журнал выдачи личных дел во временное пользование;

Журнал учета исполнительных листов.

Другой особенностью в деятельности отдела кадров ФГУП «Гознак» является способ хранения документации.

Хранению непосредственно в отделе кадров подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления деятельности кадровой службы.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников, кроме работающих по совместительству (на эту категорию работников трудовые книжки ведутся по основному месту работы). В обязанности инспекторов отдела кадров входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним.

Хранятся трудовые книжки в специальном несгораемом сейфе. Книжки расположены в алфавитном порядке.

Хранятся личные дела в специальных несгораемых металлических шкафах. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника).

Учет и регистрация личных дел ведется в «Книге учета и алфавита личных дел».

Выдаются личные дела только для служебного пользования. Выдача производится под расписку в специальном журнале.

Личные дела уволенных сотрудников хранятся в отделе кадров в течение двух лет. Затем они передаются в архив. Инспектор отвечает за правильную подготовку дел к передаче. Личные дела проверяются в соответствии с книгами учета, на них проставляются номера, а затем по описи они передаются в архив.

Основой для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел включает в себя следующие разделы [7, с.59]:

1. Приказы Министерства финансов РФ по вопросам работы с кадрами;

2. Приказы генерального директора предприятия по личному составу;

3. Основания к приказам по личному составу;

4. Положение об отделе кадров;

5. Должностные инструкции сотрудников;

6. Годовые статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров;

7. Квартальные статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров;

8. Личные дела;

9. Документы о предоставлении работников к правительственным наградам (представления, анкеты, списки трудов);

10. Заявления о приеме на работу по совместительству;

11. Графики отпусков, заявления на отпуск;

12. Трудовые книжки сотрудников;

13. Копии приказов и основания к приказам на лиц, нарушивших трудовую дисциплину;

14. Документы для служебного пользования;

15. Копии приказов и представления на благодарность сотрудников;

16. Описи на дела, сданные в архив;

17. Акты об уничтожении дел.

А также некоторые другие.

Изучив основные положения номенклатуры дел, можно сделать вывод о деятельности отдела кадров в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются кадровой службой, но и непосредственно являются основой ее работы. Сотрудники отдела кадров занимаются разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют.

Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения. Сроки хранения различных видов документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Для упрощения работы с документами в кадровой службе ФГУП «Гознак» используют автоматизированные системы. Учет документации ведется с помощью баз данных. Так же облегчению трудовой деятельности работников отдела кадров способствует система под названием «БОСС-Кадровик». Эта система позволяет ускорить процесс поиска необходимой информации и упорядочивает хранение данных.

Единая информационная система управления персоналом и заработной платы «БОСС-Кадровик» содержит всю необходимую функциональность для использования современных методов управления персоналом, и в то же время наиболее полно и эффективно решает задачи кадрового учета и расчета заработной платы.

Система предоставляет работникам отдела кадров следующие возможности:

- Оперативный доступ к информации о кадровом составе.

- Получение сведений о всех назначениях работника в пределах предприятия, а также о всех приказах, касающихся этого человека.

- Подготовка и издание приказов.

- Изменение штатного расписания, получение информации о ставках, вакансиях, внештатных работниках и занятых должностях.

- Подготовка аналитических данных, получение стандартных форм отчетности и различного вида документов.

Все сведения хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает оперативный доступ к ним с нескольких рабочих мест и параллельную работу в системе нескольких человек.

2.2 Основные виды документов, использующиеся в деятельности кадровой службы ФГУП «Гознак»

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.).

Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.

При оформлении организационно-распорядительных документов ФГУП «Гознак» (приказов, протоколов, актов и т.д.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

Состав реквизитов ОРД, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе бумаги установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ введен в действие с 01.07.2003 постановлением Госстандарта РФ от 03.03. 2003. Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако их следует придерживаться при оформлении постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других организационно-распорядительных документов, включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» [5, с.14].

К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе ФГУП «Гознак», относятся:

- организационные документы:

- положение о кадровой службе, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков;

Положение о кадровой службе состоит из разделов: общие положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями предприятия, права, ответственность.

Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности (Приложение №2).

Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития РФ.

Целями разработки должностной инструкции являются:

- создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;

- повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;

- обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные требования.

Должностная инструкция составляется по каждой должности организации, носит обезличенный характер и предоставляется сотруднику под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности [15, с.27].

Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. При приеме на работу каждый работник ФГУП «Гознак» знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка под расписку.

Штатное расписание - документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в организации. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание разрабатываются организацией самостоятельно (Приложение №3).

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

Наименование структурных подразделений и должностей в них пишутся в именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и профессий рабочих, утвержденными Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

В штатном расписании проставляется итоговая численность должностей. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,25, 0,5, 0,75) [20, с.28].

Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем (Приложение №4).

График отпусков является обязательным локальным нормативным актом, утвержденным ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников ФГУП «Гознак». Обычно объявляются работникам под расписку. Однако это не исключает обязанности работодателя уведомить каждого работника о времени его отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Как правило, это требование трудового законодательства осуществляется путем оформления визы ознакомления в приказе о предоставлении отпуска, который издается не позднее, чем за две недели до его начала.

В связи с тем, что в графике отпусков указывается точная дата начала отпуска, в дальнейшем не требуется написания заявления об отпуске, так как отпуск будет предоставлен «автоматически» по графику путем издания приказа [1, с.25].

Распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами (распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки.

Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.

Проекты приказов подготавливаются инспектором отдела кадров, согласовываются с директором по персоналу и подписываются руководителем ФГУП «Гознак». Подписанный руководителем приказ регистрируется инспектором отдела кадров. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководитель организации может издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю необходимым», «Рекомендую» [5, с.68].

Приказы по личному составу в настоящее время имеют две формы: унифицированную и неунифицированную. Выбор формы зависит от содержания. Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска прекращении действия трудового договора, командировании работника, поощрении оформляются с использованием существующих унифицированных форм.

Другие приказы по личному составу оформляются в текстовой форме на обычном бланке приказа. При этом следует иметь в виду, что унифицированные формы должны быть введены официальным распорядительным документом.

Если приказы, на которые существуют унифицированные формы, оформлены в текстовой форме с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, то есть, выполнены требования к составу и правилам оформления реквизитов, то они будут иметь юридическую силу.

Из-за различий в сроках хранения приказы по личному составу приходится делить на две части: со сроком хранения на 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Остальные приказы по личному приказу хранятся 75 лет [5, с.64].

ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ И МЕТОДЫ УСОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАБОТЫ ОТДЕЛА КАДРОВ ФГУП «ГОЗНАК»

3.1 Система управления персоналом

Решение задач по совершенствованию управления кадрами в ФГУП «Госзнак» невозможно без формирования системы управления персоналом (СУП), позволяющей обеспечивать организацию кадровым составом с требуемым для эффективной производственной деятельности качественным и количественным уровнем. При этом само понятие «управление персоналом» подразумевает широкий спектр функциональных обязанностей, накладываемых на кадровую службу.

Основной задачей кадровой службы ФГУП «Гознак» является создание системы управления персоналом, ориентированной на выполнение всех основных функций, присущих управлению кадрами.

К ним относятся [6, с.105]:

- формирование СУП, учитывающей кадровые особенности предприятия;

- планирование кадровой деятельности;

- оценка кадрового потенциала;

- определение потребности в кадрах;

- содействие адаптации работников;

- профессиональное обучение, переподготовка и повышение квалификации работников;

- набор и отбор кадров и т.д.

Ведь отсутствие системы управления персоналом на предприятии является причиной ряда проблем:

- низкая производительность труда (т. к. не выполняются в полном объеме функции обучения, переподготовки, повышения квалификации) и соответственно неэффективное использование рабочего времени (т. к. плохо поставлена функция планирования и оптимизации использования рабочего времени);

- большая текучесть кадров (вследствие отсутствия должного материального стимулирования);

- низкая инициативность персонала (т. к. не ведется моральное стимулирование сотрудников).

Руководитель ФГУП «Гознак» должен оценить сложность решения проблемы совершенствования кадровой службы с учетом существующих материальных и организационных возможностей. Выполнение данной задачи осуществляется в следующих направлениях:

- разработка рекомендаций по подбору и оценке менеджеров для работы в кадровой службе;

- разработка проектов организационно-распорядительных документов по вводу в действие системы управления персоналом;

- анализ функциональной структуры СУП и внесение в нее изменений и дополнений.

Таким образом, исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ФГУП «Гознак» выявило, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджеров по персоналу.

3.2 Система электронного документооборота

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота, которым и посвящена данная статья.

В настоящее время на большинстве российских предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (первые из которых появились еще в 1980-е гг.). Эти системы еще называют Electronic Document Management Systems (EDMS).

Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

- интеграции процесса;

- повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизованной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;