Материальные носители информации

Во-первых, аудиовизуальные и машиночитаемые документы, равно как и документы на традиционных носителях, подвержены физическому старению, связанному со старением материального носителя. Так, старение фотоматериалов проявляется в изменении свойств их светочувствительности и контрастности при хранении, в увеличении так называемой фотографической вуали, повышении хрупкости плёнок. У цветных фотоматериалов происходит нарушение цветового баланса, т.е. выцветание, проявляющееся в виде искажения цветов и снижения их насыщенности. Особенно нестойкими были кинофотодокументы на нитроплёнке, являвшейся вдобавок ещё и крайне горючим материалом. Очень быстро выцветали первые цветные кинофотодокументы. Надо заметить, что вообще срок сохранности цветных кинодокументов в несколько раз меньше, чем чёрно-белых, вследствие нестойкости красителей цветного изображения. Вместе с тем плёночный носитель является сравнительно долговечным материалом. Не случайно в архивной практике микрофильмы по-прежнему остаются важным способом хранения резервных копий наиболее ценных документов, поскольку могут храниться, по расчётам специалистов не менее 500 лет.

Срок службы граммофонных пластинок определяется их механическим износом, зависит от интенсивности использования, условий хранения. В частности, пластмассовые диски (грампластинки) могут деформироваться при нагревании.

Для магнитных носителей (лент, дисков, карт и др.) характерна высокая чувствительность к внешним электромагнитным воздействиям. Они также подвержены физическому старению, изнашиванию поверхности с нанесённым магнитным рабочим слоем (так называемое «осыпание»). Магнитная лента со временем растягивается, в результате чего искажается записанная на ней информация.

По сравнению с магнитными носителями оптические диски более долговечны, поскольку срок их службы определяется не механическим износом, а химико-физической стабильностью среды, в которой они находятся. Оптические диски нуждаются в хранении также в условиях стабильных комнатных температур и с относительной влажностью в пределах, установленных для магнитных лент. Для них противопоказаны чрезмерная влажность, высокая температура и резкие её колебания, загрязнённый воздух. Разумеется, оптические диски следует оберегать и от механических повреждений. При этом надо иметь в виду, что наиболее уязвимой является «нерабочая» окрашенная сторона диска.

В отличие от традиционных текстовых и графических документов, аудиовизуальные и машиночитаемые документы подвержены техническому старению, связанному с уровнем развития оборудования для считывания информации. Быстрое развитие техники приводит к тому, что возникают проблемы и порой труднопреодолимые препятствия для воспроизведения ранее записанной информации, в частности, с фоноваликов, пластинок, кинолент, поскольку выпуск оборудования для их воспроизведения либо давно прекратился, либо действующее оборудование рассчитано на работу с материальными носителями, обладающими иными техническими характеристиками. К примеру, в настоящее время уже трудно найти компьютер для считывания информации с флоппи-дисков диаметром 5,25», хотя минуло всего лишь пять лет с тех пор, как их вытеснили 3,5-дюймовые дискеты.

Наконец, имеет место логическое старение, которое связано с содержанием информации, программным обеспечением и стандартами сохранности информации. Современные технологии цифрового кодирования позволяют, по мнению учёных, сохранять информацию «практически вечно». Однако для этого необходима периодическая перезапись, например, компакт-дисков - через 20-25 лет. Во-первых, это дорого. А, во-вторых, компьютерная техника развивается настолько быстро, что имеет место нестыковка аппаратуры старых и новых поколений. Например, когда американские архивисты однажды решили ознакомиться с данными переписи населения 1960 г., хранившимися на магнитных носителях, то выяснилось, что эту информацию можно было воспроизвести лишь с помощью двух компьютеров во всём мире. Один из них находился в США, а другой - в Японии.

Техническое и логическое старение приводит к тому, что значительная масса информации на электронных носителях безвозвратно утрачивается. Чтобы не допустить этого, в Библиотеке Конгресса США, в частности, образовано специальное подразделение, где в рабочем состоянии содержатся все устройства для чтения информации с устаревших электронных носителей.

В настоящее время продолжается интенсивный поиск информационно ёмких и одновременно достаточно стабильных и экономичных носителей. Известно, к примеру, об экспериментальной технологии Лос-Аламосской лаборатории (США), которая позволяет записывать ионным пучком кодированную информацию в 2 Гбайт (1 млн. машинописных страниц) на отрезке проволоки длиной всего лишь 2,5 см. При этом прогнозируемая долговечность носителя оценивается в 5 тыс. лет при очень высокой износостойкости. Для сравнения: чтобы записать информацию со всех бумажных носителей Архивного фонда Российской Федерации, потребовалось бы только 50 тыс. таких булавок, т.е. 1 ящик. На одной из научных конференций, состоявшейся также в США, был продемонстрирован изготовленный из никеля «вечный диск» Rosetta. Он позволяет сохранять в аналоговом виде до 350000 страниц текста и рисунков в течение нескольких тысяч лет.

Заключение

Начиная с 19 столетия, в связи с изобретением новых способов и средств документирования (фото-, кино-, аудиодокументирования и др.), широкое распространение получили многие принципиально новые носители документированной информации. В зависимости от качественных характеристик, а также от способа документирования, их можно классифицировать следующим образом:

- бумажные носители;

- фотографические носители;

- носители механической звукозаписи;

- магнитные носители;

- оптические (лазерные) диски и другие перспективные носители информации.

Последняя треть 20-го столетия ознаменовалась переходом целого ряда стран к постиндустриальному, информационному обществу, в условиях которого основная масса работающих занята в сфере информационной деятельности, а главным продуктом производства и товаром является информация. В настоящее время информация стала важнейшим ресурсом общества и приобрела стратегическое значение.

Глобализация мировых процессов, с одной стороны, и глубокие социально-политические и экономические преобразования, развернувшиеся в 1990-е годы, - с другой, создали предпосылки для быстрого вхождения России в мировое информационное пространство. В наступившем столетии будущее нашей страны во многом будет зависеть от того, насколько энергично и эффективно она станет двигаться в этом направлении.

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

Таким образом, документированная информация составляет основу управления и выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.

В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.

В рамках работ по совершенствованию организационных структур и методов управления, улучшению системы правового регулирования хозяйственной деятельности все более отчетливо выделяется комплекс целенаправленных мероприятий по упорядочению социальной и технико-экономической информации, совершенствованию документирования и документооборота в системах государственного управления.

Список источников и литературы

1. Федеральный закон от 27.07.2007 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства Российской Федерации..2007.

2. ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения. М.: Госстандарт России, 1996.

3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.- 7 с.

4. Банасюкевич, В.Д., Устинов, В.А. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов. // Отечественные архивы.- 2000.-№1.- С.10-17.

5. Бройдо, В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2002.

6. Василевский, Ю.А. Носители магнитной записи. М.: Искусство, 2003.

7. Гедрович, Ф.А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности // Вестник архивиста.- 2006.-№ 1.-С.120-122.

8. Гиляревский, Р.С. Основы информатики: Курс лекций. - М.: Экзамен, 2003.-320 с.

9. Добрушин, Р.Л. Теория информации (комментарии). В кн.: Колмогоров, А.Н. Теория информации и теория алгоритмов. М.: 2001.

10. Кузнецов, С.Л. Новое в законодательстве по автоматизации делопроизводства. // Делопроизводство.-2007.-№ 1.

11. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: Учебник.- 2-е изд., перераб. и доп.- К.; Т-во «Знания», КОО, 2000.-460 с.

12. Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие. / Н.С. Ларьков.-М.: АСТ: Восток- Запад, 2006.-с. 427.

13. Милевская, О.М. Технология организации работы с документами с использованием компьютерных технологий. // Делопроизводство.2008.-№4- с. 18.

14. Назаренко, А.А. Система электронного документооборота, как инструмент для управления компанией. // Секретарское дело.-№4.-2008.-с.135.

15. Ньюкомер, Э.В. Веб-сервисы. Для профессионалов.- Спб.: Питер, 2003.-с. 159-161.

16. Подолина, О.Н. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании. // Секретарское дело. -№8.-2008.-с. 91.

17. Привалов, В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях. // Отечественные архивы. 1999.-№2.-с. 12-16.

18. Сквернюков, П.Ф. Слово о бумаге. М.: Московский рабочий, 1980.

19. Сурадейкина, Е.В. Автоматизация делопроизводственных процессов в государственных учреждениях. // Делопроизводство.-2008.-№3.-с. 40.

20. Татиев, Д.П. Бумага и переплетные материалы. М.: 1972.-с. 164.

21. Фионова, Л.Р. , Побелян, А.В. Разработка предложений по внедрению информационных технологий в работу группы делопроизводства и режима. // Делопроизводство.-2008.- №4.-с.44.

22. Чернавский, Д.С. Синергетика и информация (динамическая теория информации)- М.: Едиториал УРСС,-2004.-с. 288.

Размещено на Allbest.ru