Эффективность внедрения новой информационной системы

Любое управленческое решение, будь то модернизация производства, переобучение кадров или разработка нового товара, лишь тогда может воплотиться в жизнь, когда обеспечено соответствующими средствами. Именно поэтому в выборе того или иного варианта решения финансовый аспект играет решающую роль, делая управление финансами, или финансовый менеджмент, важнейшей составляющей процесса управления организацией. В свою очередь, а тактике финансовый менеджмент организации в конечном итоге сводится к управлению её финансовыми потоками с целью максимизации материального благосостояния собственников организации. Следовательно, налаживание оптимального управления финансовыми потоками является одной из первоочередных задач руководства организации. Дело в том, что поступления и выплаты денежных средств тесно взаимосвязаны. Недостаточность одного из этих элементов может повлиять на всю систему. Прекращение продаж влияет на жизненно важный процесс превращения готовой продукции в дебиторскую задолженность или денежные средства, что ведет в свою очередь к истощению денежных резервов. Неспособность пополнить эти резервы за счет таких ресурсов как собственный каптал, займы и кредиторская задолженность, может повлечь за собой прекращение производственной деятельности, в результате чего будет «потеряна» будущая реализация. Длительное блокирование денежных потоков может вызвать неплатежеспособность.[37,5]

В ходе проведенного анализа были выявлены следующие недостатки финансового состояния предприятия, отраженные в бухгалтерской отчетности за анализируемый период:

1. недостаточное внимание уделяется сфере маркетинговых исследований рынка, это приводит к несбалансированной политике движения денежных средств;

2. высокий уровень дебиторской задолженности, и недостаток денежных средств;

3. увеличение количества запасов на складах, относительно объемов деятельности предприятия;

4. нерентабельное использование зданий вспомогательных цехов;

На предприятии нет четкой системы отслеживания оперативной информации об изменении цен на рынке товаров и услуг Стоимость работ, предоставляемых самом обществом, имеет менее высокие темпы роста, чем стоимость услуг сторонних организаций, сотрудничающих с субъектом. С этой точки зрения стоит создать систему мониторинга рынка услуг, что позволит использовать наиболее связанную систему цена - затраты.

Недостаточность исследований рынка, на котором действует предприятие, так же влияет на возникновение негативных последствий, отраженных в финансовой отчетности.

Высокий удельный вес в оборотных средствах предприятия составляет дебиторская задолженность, её прирост в общей величине баланса составил в 2003 году 69,7%, а в 2004 году влияние изменения дебиторской задолженности снизилось.. Несмотря на то, что дебиторская задолженность призвана для получения прибыли в будущем, её высокий процент сдерживает развитие предприятия в настоящее время, так как отвлекает большие суммы из производственного оборота. Кроме того, наблюдается рост просроченной дебиторской задолженности. Если на начало 2002 года остаток просроченной дебиторской задолженности составлял 10% общего объема дебиторской задолженности, то к концу этого же года этот процент составил свыше 47%, но этот показатель несколько снизился к концу отчетного периода.

Управление дебиторской задолженностью охватывает весь процесс получения своевременной оплаты от покупателей.

В целях минимизации риска возникновения просроченной дебиторской задолженности, которая может обернуться для предприятия убытками, при формировании политики управления дебиторской задолженностью нужно руководствоваться следующими правилами:

1. оценивать финансовое состояние контрагентов, которым предоставляется отсрочка платежа;

2. предусматривать такие условия договора, чтобы они побуждали контрагентов избегать нарушения сроков оплаты;

3. планировать объем дебиторской задолженности и мотивировать на его достижение сотрудников предприятия, вовлеченных в процесс управления дебиторской задолженностью;

4. для реализации перечисленных правил на практике необходимо создание регламента, досконально описывающего весь процесс управления и содержащего информацию о правах и обязанностях сотрудников, вовлеченных в процесс управления.

Рассмотрим эти и некоторые другие правила более подробно.

При поставках товаров или услуг, производимых по специальному заказу клиентов, уместно вспомнить о требовании внесения задатка. Если нет веских оснований считать, что это повредит бизнесу, подобную политику, несомненно, следует проводить. То, что никто из конкурентов не делает этого, отнюдь не служит веским аргументом. Многие компании и профессиональные партнерства обнаружили удивительную готовность покупателей вносить задаток, особенно когда им объяснят объем предстоящей работы.

Многие компании сферы услуг упускают обоснованные возможности для выставления промежуточных счетов, о чем следует договариваться предварительно, как об обычном порядке расчетов. Надо ориентироваться на выставление счета клиенту сразу по завершении каждого этапа.

Быстрое выставление счетов, безусловно, важно, однако оно предполагает, что покупатель в состоянии и намерен платить. В этом отношении поставки некоторым частным компаниям могут создать проблемы. Кредитоспособность частных компаний необходимо проверять. Простого запроса рекомендаций от двух других поставщиков может оказаться недостаточно. Клиент может своевременно платить по их счетам только для того, чтобы заручиться рекомендациями. Справка из банка также может не раскрывать достаточной информации о покупателе. Особенно необходимо остерегаться клиентов, которые делают два-три небольших заказа и вовремя их оплачивают, но лишь для того, чтобы затем сделать крупный заказ, оплатить который они не в состоянии или даже не намерены. Однако лучше проводить выборочную, а не сплошную проверку кредитоспособности, как это делают некоторые компании.

Один из методов оценки финансового состояния контрагента, применяемый как в кредитных организациях, так и на предприятиях реального сектора, основывается на анализе финансовой (бухгалтерской) отчетности. При этом рассчитываются стандартные финансовые коэффициенты (ликвидности, платежеспособности, рентабельности, оборачиваемости и другие), отслеживается динамика основных показателей. Эти действия достаточно просты и подробно описаны в финансовой литературе, поэтому в рамках данной работы рассматриваться не будут. Однако зачастую отчетность российских компаний значительно искажена и не отражает реального положения дел, что усложняет объективную оценку их платежеспособности на основе финансовых коэффициентов.

Если компания прозрачна, то можно запросить у нее баланс, справку об оборотах, расшифровку отдельных статей баланса и на основании этих данных достаточно быстро оценить ее платежеспособность. К сожалению, большинство российских компаний продолжают оставаться абсолютно непрозрачными, что делает их кредитование крайне рискованным.

При оценке платежеспособности можно использовать также отраслевые базы данных, содержащие информацию о компаниях-неплательщиках.

Нередко на предприятиях используется методика экспертной оценки платежеспособности контрагентов. Компания может черпать сведения о контрагенте из любых доступных и надежных, по ее мнению, источников информации. Собранная информация анализируется, и по результатам проведенной оценки принимается решение о предоставлении кредита. Недостатком экспертного метода оценки платежеспособности контрагента является сравнительно невысокая точность полученного результата, что увеличивает риски предприятия.

На следующий день после истечения срока платежа необходимо сделать напоминание. Стандартное письмо, распечатанное дешевым принтером на плохой бумаге и адресованное просто в бухгалтерию, наверняка не возымеет результата. Скорее всего, его примут за почтовую макулатуру и сразу оприходуют в корзину для мусора.

При приеме заказа следует выяснить фамилию, должность и адрес лица, ответственного за оплату. Если это международная компания, то, возможно, потребуется направлять счета в региональный или головной офис, расположенный в другой стране. Напоминание об оплате должно быть адресовано соответствующему лицу. В нем следует осведомиться о наличии какой-либо причины неплатежа и попросить немедленно сообщить о ней. При этом лучше воспользоваться не международной авиапочтой, а факсом.

Если платеж не поступил в семидневный срок после напоминания об оплате, следует позвонить лицу, ответственному за платежи. При неудовлетворительном ответе нужно позвонить менеджеру, делавшему заказ, и попросить произвести оплату без дальнейших задержек. Если появляются какие-либо отговорки, причины или оправдания, с ними нужно разбираться немедленно. Иногда требуется две-три недели, чтобы развеять какое-то сомнение, что равносильно продлению кредита покупателю просто из-за некомпетентности менеджера. [45,5]

Как показывает практика, возникновение просроченной дебиторской задолженности -- вполне типичная ситуация для многих российских предприятий. Первое, что нужно сделать в этом случае, -- напомнить клиенту о необходимости осуществления платежа. При этом сотрудники финансовой службы осуществляют контроль погашения дебиторской задолженности, а менеджеры отдела продаж, которые тесно работают с клиентами, ведут переговоры. Также необходимо решить, готово ли предприяите изменить договорные условия в части применения санкций. Например, есть ли возможность подождать оплаты без начисления процентов. Такое решение может приниматься кредитной комиссией в результате рассмотрения причин неуплаты и того, насколько важен данный клиент для компании. Дальнейшее неисполнение обязательств можно рассматривать как основание для решения вопроса о взыскании дебиторской задолженности и штрафных санкций в судебном порядке.

Один из способов возврата средств предприятия - продажа дебиторской задолженности. Обычно такую задолженность покупают предприятия, которые сами являются должниками дебитора. Они заинтересованы в том, чтобы приобрести дебиторскую задолженность со скидкой от номинала долга (дисконтом), а затем предъявить ее к погашению по полной стоимости.

Одним из самых распространенных способов продажи дебиторской задолженности является договор переуступки права требования (так называемая цессия). Это переоформление первоначального договора, где в качестве одной из его сторон будет выступать другое предприятие. В этом случае предприятие приобретает не только право требовать погашения долга, но и другие права и обязанности первоначального кредитора, вытекающие из договора, по которому возникла дебиторская задолженность. Причем для того, чтобы переуступить право требования дебиторской задолженности, не требуется согласия должника. Однако его все же следует известить о переводе долга, чтобы он расплачивался уже с новым кредитором.

Очень важным моментом является то, что по такому договору права передаются в полном объеме, то есть новый кредитор может требовать от должника не только выплату основного долга, но и уплату штрафов, пеней, неустоек. К самому договору цессии следует прилагать документы, подтверждающие как саму задолженность, так и ее размер. В идеале таким документом может служить акт сверки взаимной задолженности кредитора и должника. [23, 25]

В заключение можно сказать, что управление дебиторской задолженностью -- это комплекс мер, направленных на предотвращение ее появления путем тщательного анализа и ранжирования контрагентов. Способствовать этому может издание независимых авторитетных рейтингов надежности предприятий, формирование баз данных, содержащих достоверную информацию, существование кредитных бюро и так далее.

Следующим элементом, сдерживающим развитие предприятия является увеличение запасов на складах предприятия. Оптимизация использования товарно-материальных ресурсов - одна из важнейших задач совершенствования системы управления предприятием. Опыт многих фирм показывает, что даже небольшое снижение уровня сверхнормативных запасов и ускорение оборачиваемости товарно-материальных ценностей позволяют добиться существенного увеличения рентабельности. Для решения этих задач требуется оперативная, полная и достоверная информация о текущем состоянии складских запасов, оборачиваемости товаров, перспективных потребностях в различных видах товарно-материальных ценностей, позволяющая принимать экономически обоснованные решения о частоте и объемах поставок, а также по увязке планов сбыта с планами закупок.

До недавнего времени считалось, что чем больше у предприятия запасов, тем лучше. Это справедливо, когда у предприятия существуют проблемы с материально - техническим снабжением, в условиях, когда необходимо создавать значительные страховые запасы. Однако в современных условиях гораздо меньше стоит проблема дефицита, предприятия могут осуществлять самые разнообразные инвестиции. Поэтому, прежде чем инвестировать денежные средства в товарно-материальные запасы, необходимо понимать, что при этим предприятие отказывается от альтернативных вариантов инвестиций.

Контроль за эффективным использованием средств в товарно-материальных запасах является необходимым условием успешной работы фирмы. Для быстрорастущих компаний это особенно важно, так как вложения в активы такого вида могут быстро выйти из под контроля.[61, 35]

В настоящий момент величина запасов велика не настолько, чтобы угрожать финансовой стабильности организации, но её уровень постоянно поднимается и занимает всё более высокий удельный вес в структуре выучки от продаж. Основной уровень запасов формируется за счет невостребованных материалов по основной деятельности. Основным направлением их снижения может стать реализация материалов на сторону. Это может оказать существенное влияние на движение денежных средств, позволит снизить накладные расходы организации. Ранее использовалась некая величина запасов так называемый «страховой запас», который гарантирует бесперебойное поступление материальных ценностей в основную деятельность.

Другим существенным недостатком, отрицательно влияющим на финансовые показатели деятельности организации, является нерентабельное использование цехов вспомогательного производства. Предприятие содержит два цеха, оснащенных необходимым оборудованием для производства комплектующих изделий для проведения электромонтажных работ, обслуживаемые полным штатом рабочих и персоналом. На практике само предприятие крайне редко прибегает к услугам этих цехов, так как заказчики выплачивают полную стоимость используемых комплектующих изделий. С этой точки зрения возможно рассмотрение использование цехов и оборудования для налаживания производства для реализации на сторону по рыночным ценам, расширение услуг, предоставляемых предприятием.

Исследование данных статистики показывает, что интеллектуальный капитал компаний является на сегодня наименее управляемым активом российских компаний. Многие руководители не имеют полного представления о значимости деловой репутации компании, ее клиентской базы, имеющейся интеллектуальной собственности. Главное же - не осознана необходимость целенаправленно управлять развитием этого капитала, повышать его долю в общей стоимости активов, иметь для этого специализированное управленческое подразделение, менеджера, не изучают соответствующие управленческие задачи и методы их решения. К сожалению, ответы руководителей предприятий по этой проблеме во многом носят характер пожелания. До конкретной реализации - дистанция огромного размера, во многом из-за недостатка нужных высококвалифицированных специалистов.[46,35]

Так и на ЗАО «Волгоэлектромонтаж-1» в настоящий момент полностью отсутствуют нематериальные активы, в состав которых входит и реклама. В настоящее время на рынке услуг, появилось много небольших фирм, которые ведут более агрессивную политику привлечения клиентов, наиболее гибко реагируя на изменение обстановки. В этих условиях рекомендуется более активно позиционировать себя в конкурентной среде, используя средства массовой информации, тем более, что предприятие работает уже почти 55 лет и имеет хорошую деловую репутацию.

Один из инструментов комплекса продвижения на рынок товара, услуги, работ, идеи - реклама. Хотя она позволяет с низкими удельными затратами охватить широкие массы потенциальных покупателей, но часто требует больших единовременных затрат. Реклама не носит персонального характера, однако от профессионализма и личных качеств сотрудников рекламных служб зависит ее эффективность. Осуществлять рекламную деятельность могут как сотрудники маркетинговой службы организации - рекламодатели, так и рекламные агентства - посредники, а также соответствующие подразделения средствами массовой информации - исполнители.

В любом случае, носит ли рекламная кампания характер периодической акции или это постоянная деятельность соответствующих служб предприятия, она должна быть предварительно продумана, четко спланирована, организована и реализована. При оценке рекламной кампании не стоит забывать ее целях. Это могло быть как увеличение продаж определенного товара, так продвижение нового продукта на рынок, создание или укрепление имиджа производителя и закрепление связей с клиентами, занятие лидирующего места среди отечественных производителей и так далее. Контроль и оценка эффективности необходимы для установления факта решения поставленных перед рекламой задач. Качественная эффективность оценивается изменением отношения потребителей к предприятию, распространению информации о его продуктах, услугах и так далее. Экономическую эффективность часто рассматривают как соотношение затрат на рекламу и рост экономических показателей: оборот, прибыль. Посчитать коммерческий эффект рекламы трудно, так как он характеризуется часто соотношением между объемом продаж и затратами на рекламу, их побудившими эти продажи. На результаты продаж влияет множество факторов, для учета которых применяются специальные и трудоемкие методы математических расчетов. К тому же некоторые из них основаны на вероятностной оценке, и могут быть оценены только специалистами. [22, 40]

Исходя из этого, предлагается наиболее тщательно подходить к выбору предприятий - заказчиков, контрагентов; предусматривать в условиях контракта все вопросы расчетов; отслеживать уровень запасов на складах и при необходимости снижать его, реализуя имущество на сторону; исследовать возможное использование цехов вспомогательного производства по новым направлениям, например, на изготовление комплектующих и изделий для электромонтажных работ сторонним организациям по рыночным ценам. Основным направлением дальнейшего развития предприятия как в решении текущих проблем так и в долгосрочной перспективе, должно стать привлечение высококвалифицированных специалистов, реструктуризация системы управления в целом, что позволит наиболее оперативно регулировать имущественное положение организации.

3.2 Реорганизация финансовой службы предприятия