Анализ и пути совершенствования системы управления на малом предприятии

Это означает необходимость четкой подготовки и организации работ по:

1) разделению труда (по функциональным подсистемам, подразделениям, исполнителям и уровня управления);

2) установлению существующей мощности функциональны подразделений, которая должна быть достаточной для качественного и своевременного выполнения работ;

3) устранению дублирования работ или их «потерь»;

4) созданию условий для эффективного выполнения работ, предусмотрев соответствующее информационное, методическое, техническое, кадровое обеспечение.

Оценка обеспеченности целей составом работ, выполняемых в подразделении, производится с помощью функционально-целевого анализа.

Для проведения этого анализа необходимо:

1.Определить состав целей;

2.Определить состав функций подразделения (исполнителя);

3.Установить какие функции необходимы для достижения целей и построить матрицу «функции - цели»;

4.Провести анализ матрицы и сделать выводы о достаточности (или недостаточности) соответствия состава выполняемых в подразделении функций составленным целям.

Построим матрицу «функции- цели» для каждой группы функциональных подцелей цели «Сохранение рыночной доли товаров для шитья».

Таблица 3.1- Матричная проекция организационных звеньев на разработанное дерево целей

Цели/ структурные подразделения	генеральный директор	зам. директора	гл. бухгалтер	менеджер по сбыту	зав. отделом	секретарь
1	2	3	4	5	6	7
1.1 Повышение эффективности и точности маркетинговых исследований.		+
1.1.1. Величина затрат на маркетинговые исследования к обороту компании не более 20%		+
1.1.2. Отклонение цен от средних по рынку не более 15%		+
1.2. Повышение эффективности маркетинговых мероприятий		+
1.2.1 Величина затрат на маркетинговые мероприятия к обороту компании не более 15%		+
2.1. Повышение эффективности процесса закупки товаров		+
2.1.1. Сохранение доли постоянных поставщиков		+
2.1.2. Рост количество потенциальных поставщиков не менее 30% в год		+
2.1.3. Количество номенклатуры поставляемых товаров на одного поставщика не менее 40%		+
2.1.4 Сокращение доли затрат на закупку товаров до 20%		+
3.1. Увеличение объемов продаж на 15%				+
3.1.1. Доля постоянных клиентов свыше 40%				+
3.1.2. Доля крупных клиентов свыше 30%				+
3.1.3. Рост количество новых клиентов на 10%				+
3.1.4. Увеличение объема реализации на одного сотрудника сбытовых подразделений				+	+
3.1.5. Снижение среднего времени прохождения заказа клиента (от заявки до отгрузки) до 30 мин.				+
3.1.6. Увеличение ассортимента продукции		+
4.1. Сокращение затрат на хранение продукции на 20%					+
5.1. Уменьшение величины финансового цикла до 7дней		+
5.2. Увеличение рентабельности собственного капитала до 30%		+
5.3. Поддержание оптимального уровня денежных средств		+
6.1. Недопущение штрафных санкций от органов Госконтроля		+
7.1. Повышение уровня удовлетворенности персонала	+
7.2. Создание эффективной системы стимулирования	+
7.3. Повышение уровня профессионализма и квалификации персонала	+

Согласно матрице все организационные звенья ООО «Карпентер» участвуют в достижении целей. Следует обратить внимание на большую долю дополнительных работ в области маркетинговых исследований, которые будет выполнять зам. директора. Это объясняется сложной ситуацией на рынке, где идет конкурентная борьба за расширение доли рынка между фирмами конкурентами. Поэтому, для повышения эффективности деятельности фирмы можем, предлагаем закрепить ответственность за выполнение маркетинговых целей за заместителем директора. На наш взгляд, ему необходимо осуществлять дополнительные мероприятия:

- проведение маркетинговых исследований - это анализ рынка, сбор информации от покупателей, изучение спроса, определение ассортимента, ведение клиентской базы и т.д.;

- маркетинговое планирование - это разработка ценовой политики, разработка рыночной и ценовой стратегии, проведение рекламных мероприятий, планирование товарного ассортимента и т.д.;

- организация системы сбыта - это анализ товарооборота, организация сезонной распродажи.

Кроме того, зам. директора будет ответственен за выполнение закупочных целей. Данное положение объясняется спецификой работы предприятия

(торговля), которая повлияла на развитие функций логистики и сбыта.

Менеджер по сбыту ответственен за выполнение целей по сбыту продукции.

Из-за отсутствия налаженной системы управления финансами предприятие может потерять до 10% своих доходов - нехватка полноценной и оперативной информации приводит к запоздалым управленческим решениям, многие объекты финансового управления уходят из зоны внимания руководителя. Анализ Финансово-экономического состояния предприятия является той базой, на которой строится разработка финансовой политики. Поэтому, на наш взгляд, необходимо наделить дополнительными видами работ бухгалтерию.

В первую очередь следует обеспечить эффективное управление денежными потоками. Первоочередная задача заключается в упорядочивании системы учета постоянных и переменных издержек по видам продукции, что позволит провести маргинальный анализ и выявить условия безубыточности работы, оценить вклад каждой номенклатурной единицы в общую эффективность предприятия. Учет финансовых потоков позволит определить необоснованные статьи расходов, на которые зачастую тратится основная доля кредитных ресурсов. На основе полученных оценок можно провести сокращение доли нисколиквидных активов путем их списания, продажи, консервации или сдачи в аренду неэффективно используемых производственных площадей.

Значительным резервом для пополнения оборотных средств становится снижение дебиторской задолженности. Основной причиной рост задолженности, кроме низкой платежеспособности клиентов, является система стимулирования менеджера по сбыту, когда премирование осуществляется не по факту получения денег, а по отгрузке. Смена приоритетов, а также жесткий учет и дифференцированный подход к работе с клиентами позволят пополнить оборотные средства предприятия.

В процессе анализа системы управления было выявлено ряд недостатков, а именно:

Действующая система стратегического менеджмента (точнее, ее фрагменты) работает неэффективно по следующим причинам:

- неполнота системы. Как уже было отмечено, в компании только фрагменты стратегического менеджмента и они не увязаны в единую систему. Соответственно, нет единого регламента стратегического управления;

- отсутствие эффективного механизма реализации стратегии. Также нет системы мотивации, которая стимулировала бы выполнение директив;

- отсутствие связи между стратегическим и оперативным управлением. В компании нет стыковки стратегии и текущей деятельности. Даже нет связи на уровне планов. Такая стыковка отсутствует потому, что в компании нет интегрированной финансово-экономической модели.

В связи с отсутствием отдела стратегического планирования, в функции которого входит контроль за достижением стратегических целей, основные виды работ по стратегическому управлению ложатся на плечи генерального директора. Широкой реструктуризации была подвергнута важная сфера - работа с персоналом. Весь спектр этих вопросов сосредоточен у генерального директора. Это связано, в первую очередь, с тем, что персонал на сегодняшний день является важной стратегической единицей.

Задачами директора в этой области являются:

- организация процессов труда и управления ими в соответствии с целями и стратегией, направленной на предоставление высококачественных и конкурентоспособных услуг, на основе рационального использования труда каждого работника;

- комплектование фирмы кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности;

- разработка кадровой политики и стратегии организации;

- подбор, отбор и расстановка кадров на основе оценки их квалификации,

личных и деловых качеств.

Организационная структура должна рассматриваться не только как производственная единица. Непременным условием развития самой организации является развивающийся коллектив, обеспечивающий каждому работнику профессиональный и социальный рост.

3.3 Обоснование и оценка использования программно-целевого подхода к совершенствованию системы управления

С общественной точки зрения эффективность представляет собой степень достижения организацией своих целей при использовании ограниченных ресурсов. Какими бы ни были основные или производственные цели, структура организации и ее деятельность, организационные изменения должны оценивать по их эффективности.

Затраты на совершенствование системы управления подразделяются на единовременные и текущие. Зачастую эти затраты составляют значительные размеры, поэтому их необходимо учитывать при оценке экономической эффективности совершенствования системы аппарата управления.

Расчет фактического экономического эффекта от внедрения проекта оптимизации структуры аппарата управления включает:

- исходные данные для расчета экономической эффективности;

- расчет единовременных затрат;

- расчет текущих затрат (носители информации и канцтовары, затраты на электроэнергию, амортизационные отчисления, текущий ремонт технических средств, основная и дополнительная заработная плата, отчисления на социальное страхование, почтово-телеграфные расходы, накладные расходы)

Ключевой проблемой методологии построения проекта оптимизации заключается в методике определения потребностей в ресурсном обеспечении. Неотъемлемая часть разработки состоит в установлении объема трудовых, материальных и финансовых ресурсов, необходимых для осуществления комплекса намеченных мероприятий и достижения установленной цели, что в итоге позволяет определить суммарные затраты на внедрение проекта оптимизации. Это одна из самых сложных методических проблем, от решения которой зависит как установление объема денежных средств для финансирования проекта, так и для оценки ее эффективности.

Приходится констатировать факт отсутствия общепринятых методов расчета объема ресурсов, требующихся для достижения целей программы оптимизации, исчисленного в денежном и материальном выражении. Сложность задачи заключается не только в построении методики расчета затрат,

но и в установлении круга затрат, которые следует относить проведение реорганизации системы управления.

Наиболее простой путь определения полных затрат состоит в суммировании указанных видов расходов.

В научной литературе предлагается два способа расчета объема затрат на проведение реорганизации аппарата управления /8/:

1.По расходу основных видов ресурсов:

- материалов;

- энергии;

- рабочей силы;

- основных средств; оборудования;

- информационных ресурсов с учетом капиталовложений на обновление производства и обеспечение сбыта продукции и с использованием нормативов затрат на единицу производимой продукции.

Такой способ носит оценочный характер и требует наличия нормативов или их экспертной оценки.

2. Путем прямого счета затрат (к которым отнесены следующие: основная и дополнительная заработная плата, отчисления на социальное страхование, расходы на командировки, расходы на служебные командировки, расходы на содержание легкового транспорта, канцелярские и типографские расходы, телефонные и почтово-телеграфные расходы, расходы на содержание и эксплуатацию зданий и сооружений, расходы на содержание и эксплуатацию ЭВМ и оргтехники, расходы на подготовку, переподготовку и повышение квалификации кадров и прочие управленческие расходы) и последующего их суммирования с учетом возможности использования одних и тех же ресурсов для осуществления разных мероприятий. Это наиболее точный способ учета затрат.

3.4 Расчет экономического эффекта от реорганизации структуры управления

Достижение высокой экономической эффективности от реорганизации структуры управления ООО «Карпентер» представляет ключевую проблему оптимизации аппарата управления на уровне основного производственного звена. Роль эффективности использования ресурсов, выделяемых на осуществление программы оптимизации структуры управления, обусловлена несколькими обстоятельствами.

Во-первых, предприятие обладает ограниченным объемом, свободных финансовых ресурсов, поэтому каждая единица денежных средств, выделяемых на проведение оптимизации, должна использоваться с максимальной отдачей, то есть с получением высокого экономического эффекта на единицу затрат.

Во-вторых, предприятие сковано временными рамками, ограниченным временем, отведенным на проведение реорганизации. В этих условиях приходится изыскивать варианты, которые могут быть реализованы в максимально короткое время. А это означает, что располагаемые ресурсы для проведения программы в жизнь должны быть использованы с высокой эффективностью, так как за непродолжительное время реализации программы трудно ожидать существенного пополнения ресурсного потенциала предприятия.

Проблема оценки эффективности разнообразных вложений в экономические и социальные относится к числу самых сложных в экономической науке. Несмотря на значительные усилия, предпринимавшиеся в течение многих лет отечественными и зарубежными экономистами, выпуск ряда методических положений и рекомендаций по оценке экономической эффективности капиталовложений, надежные методы определения эффективности не созданы и приходится использовать методы приближенной оценки.

Практически все рекомендуемые в научной литературе методы оценки экономического эффекта после проведения оптимизации структур управления тем или иным образом сводятся к сопоставлению суммарных затрат ресурсов и совокупного результата, полученного за счет использования затраченных ресурсов. При этом результат принято именовать экономическим эффектом, а отношение эффекта к расходам на его получение, достижение именуют экономической эффективностью /29/.

Сложность решения проблемы достижения высокой экономической эффективности оптимизации структуры управления обусловлено также тесной связью экономических и социальных эффектов. Так как реорганизация структуры управления может вызвать неблагоприятные социальные последствия в виде, например, сокращения персонала предприятия, часть средств на реализацию программы приходится затрачивать на предотвращение или ликвидацию, подавление нежелательных последствий.

По своей сущности реструктуризация системы управления предприятием представляет собой мини-реформу управления, проводимую в масштабах одного предприятия. В то же время центр тяжести реорганизации управления смещен в область воздействия на структуру продукции, ее качество, издержки производства и обращения, спрос и цены, организацию производства и труда, квалификацию работников, производительность, структуру системы управления, формы, методы и стиль руководства. Значительное развитие финансового блока позволит налаженной системе управления финансами предприятия увеличить до 10% своих доходов и составит, так как нехватка полноценной и оперативной информации приводит к запоздалым управленческим решениям, многие объекты финансового управления уходят из зоны внимания руководителей и анализ финансово-экономического состояния предприятия станет той базой, на которой строится разработка финансовой политики.

Эффект от создания блока управления персоналом в структуре управления сегодня просчитать не представляется возможным, так как оно содействует улучшению работы всего предприятия с профессиональной точки зрения и единого обеспечения всей организации квалифицированными кадрами.

Эффективное управление изменениями возможно только тогда, когда организация деятельности прозрачна на всех уровнях. Иначе решения принимаются в условиях неопределенности и планируемые цели не достигаются. Ясное понимание существующих процессов и предварительное моделирование новых позволяет избежать сбоев функционирования в ходе изменений.

Под экономичностью аппарата управления понимаются относительные

затраты на его функционирование, соизмеряемые с объемом или результатами производственной деятельности. Для оценки экономичности могут использоваться такие показатели, как доля затрат на содержание аппарата управления в стоимости реализованной продукции, доля управленческих работников в общей численности персонала предприятия, стоимость выполнения единицы объема отдельных видов работ.

Кроме того, качественный результат предлагаемой реорганизации структуры аппарата управления характеризуется:

- развитой иерархией управления;

- разграничением функций руководителей;

- прозрачностью организационной структуры организации;

- повышением инвестиционной привлекательности;

- умением четко реагировать на внешние изменения окружающей среды;

- четким разграничением требований к работникам (соответственно эффективная степень разделения труда).

- подбором кадров по их деловым и профессиональным качествам.

В оптимизированную структуру управления включены все необходимые подразделения, отвечающие за технологический процесс и нормальное функционирование предприятия, налажены информационные связи.

В таблице 3.2 представлена проекция функций менеджмента на организационные звенья. Данная матрица была создана на основе проекции видов работ, которые должны выполняться в компании для успешного функционирования на созданные структурные подразделения. Она позволяет нам проследить функциональные взаимосвязи между организационными звьями.

Таблица 3.2- Предлагаемая матрица функционального разделения труда

Проекция функций менеджмента на организационные звенья (расширенный по видам работ)	генеральный директор	зам. директора	гл. бухгалтер	менеджер по сбыту	зав. отделом	секретарь
1	2	3	4	5	6	7
1. Инновации	+
2. Инжиниринг					+	+
3. Маркетинг
3.1. Маркетинговые исследования		+
3.2.Маркетинговое планирование		+
3.3. Организация системы сбыта		+
3.3.1 Поиск покупателей				+
3.3.2 Заключение договоров с покупателями				+
3.3.4 Реализация продкции				+	+
3.3.4Контроль работы отделов розничной торговли		+
4. Контроллинг			+
5. Эккаутинг			+
5.1 Учет движения средств и КВ.			+
5.2. Балансирование доходов и расходов.			+
5.3. калькулирование с/б продукции и услуг			+
5.4. Измерение прибыли			+
6. Логистика
6.1. Поиск и выбор поставщиков		+
6.2. Заключение договоров с поставщиками		+
6.3 Обеспечение доставки товара		+
7. Производственный менеджмент (управление процессами розничной торговли)		+
8. Финансы
8.1. Оперативное управление финансовыми потоками			+
8.2 Долгосрочные управление финансами	+
8.3 Управление кредиторской и дебиторской задолженностью	+
9. Персонал
9.1. Поиск персонала						+
9.2. Найм	+
9.3. Учет кадров						+
9.6. Развитие персонала	+

Подводя итоги расчета экономической эффективности можно сделать вывод, что экономический эффект был достигнут за счет:

- снижения трудоемкости выполнения функций управления в результате избавления от излишних, несвойственных и дублируемых функций, связей;

- экономии излишних затрат в результате выбора наиболее рациональных способов выполнения функций;

- повышения производительности труда управленческого персонала, достигаемого в результате ликвидации потерь рабочего времени на непроизводительную работу;

- сокращения общей длительности цикла обработки всей совокупности циркулирующих в процессе управления документов в результате минимизации суммы межоперационного времени.

Заключение

Малое предпринимательство - один из немногих секторов экономики, способных обеспечить спрос товарами и услугами первой необходимости, пополняя бюджеты и создавая новые рабочие места. Однако на сегодняшний день существует масса преград, препятствующих развитию малого бизнеса в России и в республике Татарстан.

Отметим некоторые из моментов, оказывающих неблагоприятное воздействие в первую очередь на развитие малого бизнеса.

1) недостаточная законодательная база, что усугубляется ее нестабильностью, частыми, не всегда оправданными, изменениями, отсутствием достаточного опыта и последовательности в ее применения, разнобой в региональном законодательстве, вызванный в ряде случаев политическим воздействием.

2) сложная экономическая обстановка, инфляционные скачки, высокие и часто меняющиеся кредитные ставки, ненадежность банков и других финансовых институтов.

3) низкий уровень деловой культуры, правовой культуры, отсутствие деловой этики.

4) несовершенство механизма государственной поддержки малого предпринимательства,

непоследовательность в реализации мер по поддержке малого предпринимательства.

Однако, как небольшая фирма, так и солидная компания долгое время успешно работающая на традиционных рынках с одинаково высокой долей вероятности могут столкнуться с необходимостью реорганизации, оптимизации структуры и численности офиса в целом или отдельных структурных подразделений. Для наиболее эффективных фирм совершенствование существующей системы управления выступает важным инструментом адаптации к условиям внешнего окружения.

Приведение структуры организации в соответствие с изменившимися условиями является одной из важнейших задач управления.

Необходимо, чтобы структура управления отвечала требованиям стратегии и целям, стоящим перед системой управления в целом. Поскольку стратегия и цели организации подлежат периодическому пересмотру и корректировке, это приводит к объективной необходимости периодического реформирования структуры управления.

Так в деятельности ООО «Карпентер» существуют проблемы, которые не способствуют эффективному управлению компанией:

1. Многие организационные звенья выполняют несвойственные функции. В результате некоторые функции дублируются, а некоторые «провисают». Так, в функции Генерального директора входит решение разнородных невзаимосвязанных задач, что мешает четко и качественно выполнять его работу. За ним закреплено выполнение следующих видов работ: реализация продукции оптовым покупателям, обеспечение закупки товаров, управление дебиторской и кредиторской задолженностью. Таким образом, генеральный директор, занимаясь текущей и оперативной работой, не сосредотачивает внимание на стратегическом управлении организацией.

2. Существующая на ООО «Карпентер» функциональная структура система управления персоналом не является оптимальной для формирования полного контура управления персоналом компании. Так, функции управления персоналом разделены в компании между секретарем, выполняющей функции отдела кадров и заместителем директора, осуществляющего найм персонала. При этом главными целями работы секретаря являются оформление на работу, учёт кадров, но практически отсутствуют элементы кадрового состава: управление мотивацией труда, оценка персонала, не говоря уже о каком-либо' прогнозировании кадровой ситуации на будущее. Следовательно, должен быть расширен состав функций и улучшено качество выполнения процедур системы управления персоналом. В расширенный состав функций системы управления

персоналом в обязательном порядке должны войти: комплексная оценка и аттестация персонала, планирование работы с персоналом, работа с кадровым резервом, планирование и анализ мероприятий социальной направленности. Система материального стимулирования нуждается в дополнительной настройке и пропогандировании применяемых методов стимулирования (особенно косвенного материального стимулирования).

3. Анализ матрицы показал «провисание» - таких важных функций как контроллинг, инновации.

4. Функция логистика децентрализована. В результате необоснованные затраты по материально-техническому снабжению, не ведется единый учет средств по данному направлению.

В то же время необходимо отметить, что в настоящее время в ООО «Карпентер» не уделяется должное внимание стратегическому управлению, что является существенным недостатком в управлении организацией.

Кроме того, финансово-экономический анализ деятельности предприятия позволил нам выделить следующие проблемы:

1) ООО «Карпентер» снижает объемы продаж и не осваивает новые рынки сбыта.

2) Величина собственного капитала предприятия составила в 2005 г. убыточную величину в размере 3000 руб. за счет полученных непокрытых убытков.

4) Снижение оборотных активов предприятия позволяет сделать вывод о низком уровне менеджмента на предприятии.

5) ООО «Карпентер» не имеет собственных оборотных средств.

Отрицательной тенденцией в деятельности предприятия является стабильное увеличение недостатка собственных оборотных средств за период 2002-2005 гг. Таким образом, отсутствие собственных средств предприятия не позволяет предприятию относительно свободно маневрировать этими средствами, что характеризует неустойчивое финансовое положение.

У предприятия динамика коэффициента общей ликвидности ниже нормативного значения, что позволяет сделать вывод о том, что общей суммы оборотных средств у данного предприятия не достаточно для обеспечения платежеспособности.

Рассчитанные показатели оборачиваемости свидетельствуют о не высокой эффективности использования капитала, незначительном периоде его возврата.

Решение проблемы, на наш взгляд, заключается в разработке и применении метода «Управление по целям».

Большинство менеджеров и специалистов оценивают управление по целям как весьма эффективный управленческий метод. Правильное использование данного метода позволит компании рассчитывать на целый ряд выгод:

- концентрация усилий и менеджеров, и работников на общих целях способствует повышению вероятности их достижения;

- улучшаются показатели деятельности компании, так как работники заинтересованы в достижении целей. Более того, участие сотрудников в постановке целей и распоряжении ресурсами, благоприятствует повышению мотивации;

- управление по целям привязывает работу с персоналом к стратегическому планированию и дает возможность быстро реагировать на изменения внешних условий, позволяет работникам точно знать, что от них нужно, улучшает общение между руководителем и подчиненными;

- производительность людей, имеющих конкретные цели, выше производительности тех, кому цели не установлены. Этому не в последнюю очередь способствует предоставление людям самостоятельности и всесторонней информации о задачах организациями из собственной роли в их решении.

Долгосрочная цель компании ООО «Карпентер» заключается в следующем: «Сохранение рыночной доли товаров для шитья».

Для достижения поставленной цели компании ООО «Карпентер» необходимо достижение следующих подцелей:

1. Маркетинг

1.1 Повышение эффективности и точности маркетинговых исследований.

1.1.1 Величина затрат на маркетинговые исследования к обороту компании не более 20%.

1.1.2 Отклонение цен от средних по рынку не более 15%.

1.2. Повышение эффективности маркетинговых мероприятий.

1.2.1. Величина затрат на маркетинговые мероприятия к обороту компании не более 15%.

2. Закупки (снабжение).

2.1. Повышение эффективности процесса поставки товаров.

79

2.1.1. Сохранение доли постоянных поставщиков.

2.1.2. Рост количества потенциальных поставщиков не менее 30% в год.

2.1.3. Количество номенклатуры поставляемых товаров на одного поставщика не менее 40%.

2.1.4. Сокращение доли затрат на закупку товаров до 20%.

3. Сбыт.

3.1. Увеличение объемов продаж на 15%.

3.1.1. Доля постоянных клиентов свыше 40%.

3.1.2. Доля крупных клиентов свыше 30%.

3.1.3. Рост количества новых клиентов на 10%.

3.1.4. Увеличение объема реализации на одного сотрудника сбытовых подразделений.

3.1.5. Снижение среднего времени прохождения заказа клиента (от заявки до отгрузки) до 30 мин.

3.1.6.Увеличение ассортимента продукции.

4. Хранение

4.1 Сокращение затрат на хранение продукции на 20%.

5. Финансы.

5.1. Уменьшение величины финансового цикла до 7 дней.

5.2. Увеличение рентабельности собственного капитала до 30%

5.3. Поддержание оптимального уровня денежных средств.

6. Учет.

6.1. Недопущение штрафных санкций от органов Госконтроля.

7. Персонал.

7.1. Повышение уровня удовлетворенности персонала.

7.2. Создание эффективной системы стимулирования.

7.3. Повышение уровня профессионализма и квалификации персонала.

Таким образом, можно сделать вывод, что первой задачей на пути формирования усовершенствованной организационной структуры управления является определение таких сфер деятельности предприятия, которые непосредственно и существенно влияют на достижение стратегических целей предприятия. Вторая задача при формировании организационной структуры состоит в том, чтобы перейти от традиционного к стратегическому управлению предприятием. Этим, в первую очередь, должен заняться директор. Поэтому необходимо освободить его от текущей, оперативной работы, сосредоточив внимание на стратегии, финансах и персонале. В то же время следует учесть, что переход на стратегическое управление меняет характер работы каждого подразделения, а также характер мотивационных механизмов, направленных теперь на развитие, инновации, технический прогресс.

Оценка обеспеченности целей составом работ, выполняемых в подразделении, производиться с помощью функционально-целевого анализа.

Для проведения этого анализа необходимо:

1. Определить состав целей;

2. Определить состав функций подразделения (исполнителя);

3 . Установить, какие функции необходимы для достижения целей и построить матрицу «функции- цели»;

Провести анализ матрицы и сделать выводы о достаточности (или недостаточности) соответствия состава выполняемых в подразделении функций составленным целям.

В работе представлена матрица «функции - цели» для каждой группы функциональных подцелей цели «Сохранение рыночной доли товаров для шитья».

Согласно матрице все организационные звенья ООО «Карпентер» участвуют в достижении целей. Следует обратить внимание на большую долю дополнительных работ в области маркетинговых исследований, которые будет выполнять зам. директора. Это обьясняется сложной ситуацией на рынке, где идет конкурентная борьба за расширение доли рынка между фирмами конкурентами. Поэтому, для повешения эффективности деятельности фирмы можем предложить закрепить ответственность за выполнение маркетинговых целей за заместителем директора. На наш взгляд, ему необходимо осуществлять дополнительные мероприятия:

- проведение маркетинговых исследований - это анализ рынка, сбор информации от покупателей, изучение спроса, определение ассортимента, ведение клиентской базы и т.д.;

- маркетинговое планирование - это разработка ценовой политики,

- разработка рыночной и ценовой стратегии, проведение рекламных мероприятий, планирование товарного ассортимента и т.д.;

- организация системы сбыта - это анализ товарооборота, организация сезонной распродажи.

Кроме того, зам. директора будет ответственен за выполнение закупочных целей. Данное положение объясняется спецификой работы предприятия (торговля), которая повлияла па развитие функций логистики и сбыта.

Менеджер по сбыту ответственен за выполнение целей по сбыту продукции.

Из-за отсутствия налаженной системы управления финансами предприятие может потерять до 10% своих доходов - нехватка полноценной и оперативной информации приводит к запоздалым управленческим решениям, многие объекты финансового управления уходят из зоны внимания руководителя. Анализ Финансово-экономического состояния предприятия является той базой, на которой строится разработка финансовой политики. Поэтому, на наш взгляд, необходимо наделить дополнительными видами работ бухгалтерию.

В первую очередь следует обеспечить эффективное управление денежными потоками. Первоочередная задача заключается в упорядочивании системы учета постоянных и переменных издержек по видам продукции, что позволит провести маргинальный анализ и выявить условия безубыточности работы, оценить вклад каждой номенклатурной единицы в общую эффективность предприятия. Учет финансовых потоков позволит определить необоснованные статьи расходов, на которые зачастую тратится основная доля кредитных ресурсов. На основе полученных оценок можно провести сокращение доли низко ликвидных активов путем их списания, продажи, консервации, или сдачи в аренду неэффективно используемых производственных площадей.

Значительным резервом для пополнения оборотных средств становится снижение дебиторской задолжности. Основной причиной рост задолженности, кроме низкой платежеспособности клиентов, является система стимулирования менеджера по сбыту, когда премирование осуществляется не по факту получения денег, а по отгрузке. Смена приоритетов, а также жесткий учет и дифференцированный подход к работе с клиентами позволят пополнить оборотные средства предприятия.

В процессе анализа системы управления было выявлено ряд недостатков, а именно: действующая система стратегического менеджмента (точнее, ее фрагменты) работает неэффективно по следующим причинам:

- неполнота системы. (Как уже было отмечено, в компании только фрагменты стратегического менеджмента и они не увязаны в единую систему. Соответственно, нет единого регламента стратегического управления);

- отсутствие эффективного механизма реализации стратегии. Также нет системы мотивации, которая стимулировала бы выполнение директив;

- отсутствие связи между стратегическим и оперативным управлением. (В компании нет стыковки стратегии и текущей деятельности. Даже нет связи на уровне планов. Такая стыковка отсутствует потому, что в компании нет интегрированной финансово-экономической модели).

В связи с отсутствием отдела стратегического планирования, в функции которого входит контроль за достижением стратегических целей, - основные виды работ по стратегическому управлению ложатся на плечи генерального директора.

Широкой реструктуризации была подвергнута важная сфера - работа с персоналом. Весь спектр этих вопросов сосредоточен у генерального директора. Это связано, в первую очередь, с тем, что персонал на сегодняшний день является важной стратегической единицей.

Задачами директора в этой области являются:

- организация процессов труда и управления ими в соответствии с целями и стратегией, направленной на предоставление высококачественных и конкурентоспособных услуг, на основе рационального использования труда каждого работника;

- комплектование фирмы кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями ого деятельности;

- разработка кадровой политики и стратегии организации;

- подбор, отбор и расстановка кадров на основе оценки их квалификации,

личных и деловых качеств.

Организационная структура должна рассматриваться не только как производственная единица. Непременным условием развития самой организации является развивающийся коллектив, обеспечивающий каждому работнику профессиональный и социальный рост.

Затраты на реорганизацию системы управления подразделяются на единовременные и текущие. Зачастую эти затраты составляют значительные размеры, поэтому их необходимо учитывать при оценке экономической эффективности совершенствования системы аппарата управления.

Расчет фактического экономического эффекта от внедрения проекта

реорганизации структуры управления включает:

- исходные данные для расчета экономической эффективности;

- расчет единовременных затрат;

- расчет текущих затрат (носители информации и канцтовары, затраты на электроэнергию, амортизационные отчисления, текущий ремонт технических средств, основная и дополнительная заработная плата, отчисления на социальное страхование, почтово-телеграфные расходы, накладные расходы).

Подводя итоги расчета экономической эффективности можно сделать вывод, что экономический эффект был достигнут за счет:

- снижения трудоемкости выполнения функций управления в результате избавления от излишних, несвойственных и дублируемых функций, связей;

- экономии излишних затрат в результате выбора наиболее рациональных способов выполнения функций;

- снижения трудоемкости затрат управленческого персонала на передачу информации по ходу технологического процесса ее обработки в подразделениях предприятия;

- повышения производительности труда управленческого персонала, достигаемого в результате ликвидации потерь рабочего времени на непроизводительную работу.

Чтобы не было противоречий в организационно-правовом обеспечении предприятия, предоставлен перечень документов, необходимых при оптимизации структуры управления, разработаны положения о введенных отделах и должностные инструкции на работников этих отделов.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.Федеральный закон №88-ФЗ «О государственной поддержке малого предпринимательства в Российской Федерации» от 14 июня 1995 года.

2. Анализ организационной структуры и ее развитие в соответствии с требованиями рынка. Нормативно-методические материалы. М. 2004.

3. Антикризисное управление: Учебник / Под ред. Э.М. Короткова. - М.: ИНФРА - М. 2005.

4.Большой экономический словарь. / Под ред. А.Н. Азриляна. - М.: Фонд «Правовая культура». 2004.

5.Белых Л.П., Федотова М.А. Реструктуризация предприятия: Учеб. Пособие для Вузов. - М.: ЮНИТИ-ДИАНА, 2006.

6.Бурков В.Н., Ириков В.А. Модели и методы управления организационными системами. - М.: Наука, 2004.

7.Виханский О.С. Стратегическое управление. Учебник. М. 2002.

8.Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. М.: Гардарики. 2005.

9.Герчикова И.Н. Менеджмент. Учебник. М.: Изд-во «ЮНИТИ», 2005. 10.Гительман Л.Д. Преобразующий менеджмент. Лидерам реорганизации и консультанты по управлению. Учебное пособие. М.: Дело, 2006.

11.Гончаров В.В. В поисках совершенства управления: Руководство для управленческого персонала. М.: МНИИПУ. 2006.

11.Градов А.П., Кузин Б.И. Стратегия и тактика антикризисного управления фирмой. - М.: Специальная литература. 2006.

12.Деловое планирование (Методы, Организация, Современная практика): Учеб. Пособие / под ред. Попова В.М.- М.: Финансы и статистика,2004.

13.Джонсон Р. Системы и руководство. М.: 2000.

14.Егоршин А.П. Управление персоналом. Нижний Новгород, 2001. 15.Зайцева О.А. Радугин А.А., Радугин К.А., Рогачева Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие для Вузов. - М.: Центр, 2003.

16.Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления. Учебное пособие для Вузов. - М. Изд-во «ЮНИТИ». 2005.

17.КазарновскиЙ А.С. Организационное проектирование на предприятии. Киев. Наук. Думка, 2005.

19.Кнорринг В. Искусство управления: Учебник.- М.: Изд-во «БЕК», 2005. 20.Кондратьев В.В Краснова В.Б. Модульная программа для менеджеров. Реструктуризация управления компанией. М. Изд-во ИНФРА-М, 2004.

21.Кохно П.А., Микрюков В.А., Комаров С.Е. Менеджмент. М.: «Финансы и статистика», 2003.

22.Красовский Ю. Д. Организационное поведение. Учебник. М. Изд-во «ЮНИТИ». 2004.

23.Круглов М.И. Стратегическое управление компанией. Учебник для Вузов. - М.: РДЛ. 2005.

25.Лапуста М.Г., Старостин Ю. Л. Малое предпринимательство - М.: ИНФРА-М 2002.

26.Леонтьев С.В. Масютин С.А., Тренев В.Н. Стратегия успеха: обобщение опыта реформирования российских предприятий. М.: ОАО «Типография «Новости», 2000

27.Мазур И.И., Шапиро В.Д. Реструктуризация предприятий и компаний. Справочное пособие. М. Высшая школа, 2000.

28.Марко Д., Макгоуэн К. Методология структурного анализа и проектирования: Пер. с англ. - М. 2003.

29.Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М.: Дело, 2000.

30.Мильнер Б.З. Теория Организаций. М. Изд-во ИНФРА-М, 2003. 31.0рганизационная структура предприятия. Учебно-методическое пособие. - М.: ИСАРП, 2003.

31.0бщеотраслевые методические рекомендации по разработке организационных структур управления для производственных объединений предприятий. - М.: Экономика.2005 г.

32.Предприятие: стратегия, структура, положения об отделах и службах, должностные инструкции. - М. Экономика. 2003.

33.Развитие малого и среднего предпринимательства в РТ: решения, оценки, перспективы. Спец. Выпуск. - Казань. Центр экономических и социальных исследований. 2004.

34. Райзберг Б. А., Лозовский Л. Ш., Стародубцева Е. Б. Современный экономический словарь. - 2-е изд., испр. - М: ИНФРА-М, 2002.

35.Реорганизация коммерческих предприятий. Экономика - правовой бюллетень М., 2001.

36.Романов А.Н., Корлюгов Ю.Ю., Красильников С.А. Маркетинг. Учебник. М.: Изд-во ЮНИТИ. 2005.

37.Саати Т. Принятие решений. Анализ иерархических структур. / Пер. с англ. - М.: Радио и связь. 2001.

38.Самыгин С.И., Столяренко Л.Д., Шило С.И., Ильинский С.В., Салимжанов И.Х. Управление персоналом. Ростов на-дону: «Феникс», 2001.

39.Семь нот менеджмента. Издание третье, дополненное. М.: ЗАО «Журнал Эксперт». 2003.

40.Сирополис А. Управление малым бизнесом: руководство для предпринимателей М.: ИНФРА-М. 2003.

41.Смирнова В.Т., Мильнер Б.З., Латфуллин Г.Р., Антонов В.Г. Модульная программа для менеджеров. Организация и ее деловая среда. М. Изд-во ИНФРА-М, 2003.

42.Соловьев Б.А. Модульная программа для менеджеров. Управление маркетингом. М. Изд-во ИНФРА-М. 2003.

43. Управление персоналом организации. /Под ред. д.э.н., проф. А.Я. Кибанова / М. ИНФРА-М, 2002.

44.Управление организацией. Учебник. М. Изд-во ИНФРА-М, 1999. 45.Фатхутдинов Р.Л. Организация производства. Учебник. М ИНФРА-М, 2000.

46. Фатхутдинов Р.Л. Разработка управленческого решения. Учебник для вузов. М. ЗАО «Бизнес- школа «Интел-Синтез». 2004.

47.Алпатов А. Реструктуризация предприятия: механизмы и организационные меры. / Экономист.2005 г.№3.

48.Базоев С. Мировой бизнес: эпоха слияний компаний. / РЦБ.2005 №4.

49.Балацкий Е., Потапова А. Малый и крупный бизнес: тенденции становления и специфика функционирования / Экономист, 2005.№4

50.Глушецкий А. Реструктуризация АО. Решение о реорганизации. / РЦБ.2004. -№12.

51.Гурков И., Авраамова Е. Стратегии выживания промышленных предприятий в новых условиях. / Вопросы экономики. -2004. -№26

57.Ильенко Г.А. Безупречная репутация и высокие стандарты. Человек и труд. 2003. №2.

52.Каминский Д. О влиянии информационных и коммуникационных технологий на бизнес и систему управления. Менеджмент сегодня. М.2004 №5.

53.Колесников А. Малый и средний бизнес: эволюция понятий и проблема определения / Вопросы экономики, 2004.№7

54.Крылов В.И. Малое предпринимательство России в 2000 году. / Внешнеэкономический бюллетень, 2001.№11

55.Кузнецова И. Можно ли спроектировать структуру управления. Менеджмент сегодня. М. 2003.№6.

56.Подобный Д. «Умеренно мягкое» Организационное изменение. Что нужно учесть. Менеджмент сегодня. М. 2002.№5.

57.РыбинаМ.Н. Основные этапы становления малого предпринимательства в условиях современных реформ в России. / Менеджмент в России и за рубежом, 2003.№2

58.Мильнер Б.З. Теория Организаций. М. Изд-во ИНФРА-М, 2005.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

1. Правовые основы управления малым бизнесом.

Общие положения в области государственной поддержки и развития малого предпринимательства в Российской Федерации определены в федеральном законе №88-ФЗ от 14 июня 1995 года. Данный закон направлен на реализацию установленного Конституцией Российской Федерации права граждан на свободное использование своих способностей и имущества для осуществления предпринимательской деятельности. Также устанавливает формы и методы государственного стимулирования и регулирования деятельности субъектов малого предпринимательства.

Согласно статье 3 ФЗ-№88 под субъектами малого предпринимательства понимаются коммерческие организации, в уставном капитале которых доля участия РФ, субъектов РФ, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов не превышает 25 процентов, доля, принадлежащая одному или нескольким юридическим лицам, не являющимся субъектами малого предпринимательства, не превышает 25 процентов и в которых средняя численность работников за отчетный период не превышает следующих предельных уровней (малые предприятия):

в промышленности -100человек;

в строительстве - 100 человек;

на транспорте -100 человек;

в сельском хозяйстве - 60 человек;

в научно-технической сфере - 60 человек;

в оптовой торговле - 50 человек;

в розничной торговле и бытовом обслуживании населения - 30 человек;

в остальных отраслях и при осуществлении других видов деятельности - 50 человек;

В случае же превышения малым предприятием установленной настоящей статьей численности указанное предприятие лишается льгот, предусмотренных действующим законодательством, на период, в течение которого допущено указанное превышение, и па последующие три месяца.

Государственная поддержка малого предпринимательства осуществляется в соответствии с Федеральной программой государственной поддержки малого предпринимательства, региональными (межрегиональными), отраслевыми (межотраслевыми) муниципальными программами развития и поддержки малого предпринимательства, разрабатываемыми соответственно Правительством Российской Федерации, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления.

Правительство РФ ежегодно перед представлением федерального бюджета вносит на рассмотрение Федерального Собрания Российской Федерации проект федеральной программы государственной поддержки малого предпринимательства.

Фондом поддержки малого предпринимательства (ст. 8 ФЗ-№88) является некоммерческая организация, создаваемая в целях финансирования программ, проектов и мероприятий, направленных на поддержку и развитие малого предпринимательства, путем аккумулирования бюджетных средств, средств, поступающих от приватизации государственного и муниципального имущества, доходов от собственной деятельности, добровольных взносов физических и юридических лиц, в том числе иностранных, доходов от выпуска и размещения ценных бумаг, а также доходов, получаемых по процентам от льготных кредитов, выделенных на конкурсной основе субъектам малого предпринимательства. Фонд поддержки малого предпринимательства является юридическим лицом.

Что касается налогообложения, то порядок налогообложения, освобождения субъектов малого предпринимательства от уплаты налогов, отсрочки и рассрочки их уплаты устанавливается в соответствии с налоговым законодательством.

2. Нормативные основы управления малым бизнесом.

Документальное оформление предложений по оптимизации организационной структуры управления включает в себя построение обновленной схемы управления организационной структуры, которая должна быть представлена в виде «Положения об организационной структуре».

Системный подход к разработке проектов по управлению всеми уровнями управления позволяет комплексно решить проблему оптимизации структуры управления на ООО «Карпентер». Проектируются все функциональные и целевые подсистемы, подсистемы обеспечения Управления и все составляющие их элементы:

- функции;

- организационная структура и технология управления;

- кадры;

- информация;

- методы и технические средства;

- управления; управленческие решения.

В общем, виде проект оптимизации структуры управления организацией

состоит из следующих частей /29/:

- технико-экономическое обоснование целесообразности и необходимости совершенствования системы управления;

- задание на организационное проектирование;

- организационного общего проекта;

- организационного рабочего проекта.

Процесс разработки и внедрения проекта системы управления организации состоит из трех стадий:

Предпроектная подготовка;

Проектирование; 3. Внедрение.

При проектировании и внедрении оптимизированной системы управления на ООО «Карпентер» разрабатываются следующие типы документов:

1. Предпроектная подготовка:

- приказ о проведении работ по проектированию системы

управления; методика обследования и анализ системы управления;

- план-график обследования и анализа системы управления;

- отчет по обследованию и анализу системы управления;

- технико-экономическое обоснование целесообразности и необходимости оптимизации структуры управления;

- задание на разработку проекта системы управления.

Проектирование:

- пояснительная записка к проекту (содержит проектные решения по оптимизации структуры управления и материалы по рационализации функционирования системы управления);

- перечень функций управления;

- схема организационной структуры управления;

- схема функциональных взаимосвязей подразделений аппарата управления.

Внедрение:

- программа обучения управленческого персонала;

- план социально-психологической подготовки работников к внедрению проекта;

- положение о премировании за внедрение проекта;

- график хода внедрения проекта;

- расчет фактического экономического эффекта от внедрения проекта;

- акт о внедрении проекта.

Для всех создаваемых должностей разрабатывается должностные инструкции, в которых определен круг задач, стоящих перед работником данной должности; функции; права; ответственность; служебные контакты с другими отделами организации по вопросам предоставления и получения информации.

Размещено на Allbest.ru