Исследование влияния информационных технологий на эффективность управленческой деятельности

2. Роли менеджеров и информационные системы в управлении

Менеджеры играют ключевую роль в организациях. Их обязанности складываются из принятия решений, составления докладов, посещения встреч. Чтобы определить, как информационные системы могут приносить пользу менеджерам, мы должны сначала исследовать то, что менеджеры делают, в какой информации они нуждаются для принятия решений и в других их функциях. Мы должны также понять, как принимаются решения, и какие виды решений могут быть поддержаны формальными информационными системами.

Классическая модель в управлении, которая описывает то, что менеджеры делают, в значительной степени не подвергалась сомнению в течение более 70 лет, начиная с 20-х годов. Ранние исследователи сначала описали пять классических функций менеджеров: планирование, организацию, координирование, решение и управление. Это описание действий управления доминировало в течение длительного времени, оно остается популярным и сегодня.

Но эти условия фактически описывают только управленческие функции и неудовлетворительны для описания того, что менеджеры фактически делают. Современные ученые обнаружили, что менеджеры не ведут себя так, как предсказывала классическая модель управления.

Информационные системы не могут игнорироваться менеджерами, потому что они играют такую важную роль в современных организациях. Цифровая технология преобразует бизнес организаций. Благосостояние большинства крупнейших компаний связано с информационными системами. Сегодняшние системы непосредственно влияют на решения и планы менеджеров. Они играют стратегическую роль в жизни фирмы. Ответственность за информационные системы не может быть делегирована техническому персоналу.

В связи с быстровозрастающей ролью информационных систем в организации рассмотрим вопрос о том, насколько сегодня менеджеры должны быть специалистами в области информационных технологий.

Системы поддержки управления

Системы поддержки управления разработаны, чтобы обеспечить поддержку определенному менеджеру или маленькой группе менеджеров. Они включают приложения, чтобы поддержать управленческое принятие решения типа систем групповой поддержки, исполнительных информационных систем и экспертных систем. Существуют организационные системы, разработанные для поддержки организации в целом или ее больших отделов типа систем обработки информации, накопления данных и группового Программного Обеспечения (ПО). Вместе они обеспечивают относительно всестороннее отображение приложений информационной технологии внутри единой организации (внутриорганизационные системы). Помимо этого имеются внутриорганизационные системы, затрагивающие ограниченные стороны типа электронного обмена данных, а также и другие электронные приложения, использующие Интернет.

Организационные системы являются важными для управления бизнесом или любым другим типом организации, и менеджерам придется иметь дело со многими такими организационными системами, особенно с системой диалоговой обработки запросов и групповым ПО. Однако эти организационные системы были разработаны для поддержки организации в целом, а не отдельного менеджера и даже не группы менеджеров. Системы поддержки управления, напротив, предназначены, чтобы непосредственно поддержать менеджеров, которые принимают стратегические и тактические решения для организаций

Информационные технологии используются повсеместно в "сан-инбев". Отчеты мерчендайзера от заполненности полки и склада передаются в компьютер и торговые представитель уже знает, сколько товара и куда надо отгрузить, промоушен-менеджер в свою очередь, если видит что товар не уходит, пытается провести какую либо акцию по скорейшей продаже товара. например, прикрепляя в бутылке пива пакетик с орешками.

Этот ход применяется, если у продукта скоро кончается срок годности. Что бы узнать это, офис-менеджеру достаточно сверить данные с компьютером, какой срок годности у партии находящейся в магазине и если он близится к концу, он сообщает об этом торговым представителям,которые в свою очередь мерчендайзерам, они в свою очередь выставляют товар с ближайшим сроком годности ближе к концу витрины, чтобы его брали в первую очередь. Региональный менеджер смотрит за тем, что бы объемы продаж не падали, а росли, благодаря анализу рынка продаж и отчетности за аналогичный период прошлых лет, он может сделать вывод об усилении работы в каком то отдельном направлении, например ближе к Новогодним праздникам количество спиртного в магазинах возрастае, благодаря покупательской способности, возросшей в этот период, В летние же месяцы, дается решение об установке дополнительных холодильников в торговых точках. Этот вывод был сделан только благодаря исследованиям, ведь в магазинах в котором пиво бросалось в глаза, да еще и охлажденное пользовалось большим спросом, чем просто на прилавке.

Таким образом, видно, что каждое звено в этой организации отвечает только за свою функцию, и результат виден в объемах продаж.

Глава III Методы введения информационных технологий в производство

1. Проблемы использования информационных технологий

Устаревание информационной технологии

Для информационных технологий является вполне естественным то, что они устаревают и заменяются новыми. Пример, на смену технологии пакетной обработки программ на большой ЭВМ в вычислительном центре пришла технология работы на персональном компьютере на рабочем месте пользователя. Телеграф передал все свои функции телефону.

Телефон постепенно вытесняется службой экспресс-доставки.

Телекс передал большинство своих функций факсу и электронной почте и т.д. Интернет выходит в плотную конкуренцию с печатными новостями.

При внедрении новой информационной технологии в организации необходимо оценить риск отставания от конкурентов в результате ее неизбежного устаревания со временем, так как информационные продукты, как никакие другие виды материальных товаров, имеют чрезвычайно высокую скорость сменяемости новыми видами или версиями. Периоды сменяемости колеблются от нескольких месяцев до одного года.

Если в процессе внедрения новой информационной технологии этому фактору не уделять должного внимания, возможно, что к моменту завершения перевода фирмы на новую информационную технологию она уже устареет и придется принимать меры к ее модернизации.

Такие неудачи с внедрением информационной технологии обычно связывают с несовершенством технических средств, тогда как основной причиной неудач является отсутствие или слабая проработанность методологии использования информационной технологии.

2. Примеры

Как пример, можно взять внедрения базы данных по студентам, которая была создана студентом Факультета Управления, для её создания была применена довольно старая база Microsoft access, но её старость ведет к тому, что она есть на многих компьютерах в СурГу и пользоваться ей удобнее благодаря дружественному интерфейсу и простоте освоения программы.

Однако, в Силу той же простоты освоения видны недостатки. Это слишком сложная программная часть. Это говорит о том, что извлекать данные легко, а вот вносить их тяжело, и если это сделать неправильно, то смысл базы данных перестает существовать.

И к тому же для того, что бы ввести данные об успеваемости целого факультета, необходимо потратить очень много времени. Но в последствии можно будет легко извлекать данные. О текущем состоянии, Ведь сидя за компьютером и сделав пару щелчков мыши, можно будет увидеть состояние успеваемости студента или даже целой группы.

Также в нашем университете действует замечательная программа "Руслан" это программа по поиску литературы по все библиотеке СурГУ.

Стоит отметить что внедрение этой программы упростило поиск нужных книг и разгрузило работу библиотекарей.

Не только на уровне университета можно составить базу данных, базы данных можно составить для любой организационной ячейки.

Далее представлена таблица (4) отражающая наиболее важные аспекты внедрения ИТ в школы, автор данной таблицы:

Таблица 4 Внедрение ПО в школы

3АКЛЮЧЕНИЕ

Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:

Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.

Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.

Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.

Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.

Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.

Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации. И многое другое.

Важно отметить, что автоматизация -- не самоцель, а целенаправленная перманентная деятельность по рационализации и оптимизации организационно- штатной структуры предприятия и его бизнес-процессов.

Автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе.

Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функций способна решить лишь очередную "горящую" проблему. Однако при этом возникают и отрицательные эффекты: не снижаются, а порой даже увеличиваются трудоемкость и затраты на содержание персонала; не устраняется несогласованность работы подразделений.

Изменения, возникающие под влиянием информационных технологий, настолько всеобъемлющи, что возникает естественный вопрос: "Что же собственно происходит?" Совершенно очевидно, что информационные технологии при всей своей революционности не отменили производственного процесса, не ликвидировали конкурентов и не отняли у человека право принимать решения.

Объект управления - фирма не перестала существовать, даже если она стала виртуальной, внешнее окружение продолжает существовать и даже возросло.

Изменился инструментарий в управлении фирмой, но зато настолько сильно изменился, что повлиял на все процессы, к которым имеют отношение менеджеры: планирование, организацию, руководство и контроль.

Системы поддержки принятия решений помогают находить ответы не только на прямой вопрос "что, если?", но и на подобные. Приведем типичные вопросы по системам поддержки решений.

1) Анализ примеров - оценка значений выходных величин для заданного набора значений входных переменных.

2) Параметрический ("что, если?") анализ - оценка поведения выходных величин при изменении значений входных переменных.

3) Анализ чувствительности - исследование поведения результирующих переменных в зависимости от изменения значений одной или нескольких входных переменных.

4) Анализ возможностей - нахождение значений входной переменной, которые обеспечивают желаемый результат (известен также под называнием "поиск целевых решений", "анализ значений целей", "управление по целям").

5) Анализ влияния - выявление для выбранной результирующей переменной всех входных переменных, влияющих на ее значение, и оценка величины изменения результирующей переменной при заданном изменении входной переменной, скажем, на 1 %.

6) Анализ данных - прямой ввод в модель ранее имевшихся данных и манипулирование ими при прогнозировании.

7) Сравнение и агрегирование - сравнение результатов двух или более прогнозов, сделанных при различных входных предположениях, или сравнение предсказанных результатов с действительными, или объединение результатов, полученных при различных прогнозах или для разных моделей.

8) Командные последовательности - возможность записывать, исполнять, сохранять для последующего использования регулярно выполняемых серий команд и сообщений.

9) Анализ риска - оценка изменения выходных переменных при случайных изменениях входных величин.

10) Оптимизация - поиск значений управляемых входных переменных, обеспечивающих наилучшее значение одной или нескольких результирующих переменных.

Размещено на Allbest.ru