Функции и методы менеджмента на предприятии

Финансовый отдел - В задачи этого отдела входит также получение кредитов в банке, своевременный возврат ссуд, взаимоотношения с государственным бюджетом.

Отдел организации труда и заработной платы разрабатывает штатное расписание, составляет годовые, квартальные и месячные планы по труду и заработной плате, осуществляет контроль за их выполнением, разрабатывает мероприятия по повышению производительности труда, внедрению прогрессивных систем заработной платы, разрабатывает положение об образовании и расходовании фонда материального поощрения, разрабатывает технически обоснованные нормы выработки и проводит анализ их выполнения, организует и участвует в разработке вопросов научной организации труда и т.п.

Директор магазина (Малышкин И.А.)-осуществляет руководство персоналом, правильную подборку кадров и их организацию. Следит за деятельностью труда всего магазина.

Начальник производственного отдела (Аверин П.И.)-отвечает за монтажную службу и производства. Вместе с подчиненными ему подразделениями обеспечивает контроль за работой и наладку технологического оборудования, проводит все виды ремонта технологического оборудования, а также монтаж нового и демонтаж устаревшего оборудования.

Начальник сервисной службы (Тищенко О.Н.)- организует ремонт и пуско-наладку оборудования.

Отдел Проектно Технический Отдел (Разживина Т.В.) -проверка сметной документации и договоров с заказчиками субподрядчиками и ген.подрядчиками. Контролирует списание материалов на объект. Ведение баланса климатического отдела.

Главный инженер (Аверин И.А.) руководит работой технических служб предприятия, несет ответственность за реализацию проектов, использование новейшей техники и технологии, а также отвечает за выполнение требований по охране труда и технике безопасности.

Рекламная деятельность, организация праздников, подбор персонала, формирования корпоративной культуры, охраны труда и техники безопасности обеспечивает надзор и контроль за соблюдением требований охраны труда, транспортировка груза- (Анисимова О.Г)

Офис менеджера - составление документации, договоров, обслуживание клиентов, ведение учетной записи, работа с кассой. (Блясова О.Ф.)

2.2 Процесс управления компанией ООО «ДИЗА»

Как известно, планирование является первоначальной стадией процесса управления. Планирование имеет в виду разумную озабоченность тем, что может произойти в будущем, и подготовку мер с целью предупредить те нежелательные события, которых можно избежать. Планирование - это, прежде всего процесс принятия решений, позволяющих обеспечить эффективное функционирование и развитие организации в будущем, уменьшить неопределенность. Планирование заключается в основном в определении главных целей деятельности фирмы и ориентировано на определение намечаемых конечных результатов с учетом средств и способов достижения поставленных целей и обеспечения необходимыми ресурсами.

Что касается рассматриваемого предприятия ООО «ДИЗА», то на данный момент основной целью деятельности общества является получение прибыли полученной в результате удовлетворения потребностей потребителей в определенных товарах или услугах.

В разработке планов принимает участие весь руководящий состав ООО «ДИЗА»: генеральный директор, начальник направления, директор.

Данную цель можно разложить на несколько составляющих:

1. Планирование роста прибыли.

2. Планирование издержек предприятия, и, как следствие, их уменьшение.

3. Улучшение социальной политики фирмы.

Чтобы планы были реализованы руководство должно найти эффективный способ сочетания планов, т. е. с оптимальным результатом.

Таким образом, организационная структура ООО «ДИЗА» в принципе соответствует ее целям и задачам, что говорит об эффективности работы управления фирмой в плане организации, но, как и всякая другая линейно- функциональная система имеет ряд недостатков:

Негибкая структура организации;

Четко определенные задачи для всех структурных подразделений;

Власть проистекает из иерархических уровней в организации;

Иерархическая система контроля;

Командный тип коммуникаций, идущий сверху вниз;

Содержанием коммуникаций являются распоряжения, инструкции и решения, принятые руководством организации.

Необходимо отметить, что выполнение некоторых функций, например, в области управления персоналом, оставляет желать лучшего, а корпоративная культура фирмы не развита вообще. Многие сотрудники не имеют представления, что входит в их обязанности. Также, существенным упущением руководства, является отсутствие полномочий и ответственности, которая должна возлагаться на каждого сотрудника, иными словами сотрудник должен точно знать, за что он отвечает. В продолжение разговора о недостаточности внимания руководства к вопросам управления персоналом ООО «ДИЗА» хочется коснуться вопросов мотивации.

При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.

2.2.1 Принципы мотивации и контроля

Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации. Общеизвестным фактом является то, что методы мотивации персонала могут быть как материальными, так и нематериальными. Что касается материальных методов, то первоочередное внимание следует обратить на организацию заработной платы. На данном предприятии организация заработной платы имеет относительно упрощенный характер. Рядовые работники (офис менеджер, менеджер по рекламе, инженера ПТО, бухгалтерия) имеют строго фиксированный оклад, не зависящий от их личного вклада в деятельность организации, а также получают премии по результатам работы всего предприятия в целом. Руководители служб (начальник направления, менеджер по продажам, директор магазина) помимо должностного оклада имеют процент от прибыли. Таким образом, непосредственно материально заинтересованными в улучшении показателей работы ООО «ДИЗА» являются руководящие работники, а зависимость заработной платы остальных работников от эффективности его работы явно недостаточна. Что касается нематериальных форм мотивации, то здесь ситуация складывается еще более плачевная. Ее нет вообще! Мотивация, как функция управления, на данном предприятии выражена слабо, что выражается, прежде всего в высокой текучести и неудовлетворенностью в работе это несомненно оказывает самое пагубной воздействие на результаты работы ООО «ДИЗА». Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (финансовый план предприятия), который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца. Текущий контроль. Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Текущий контроль над деятельностью всего коллектива осуществляется начальником направления. Руководители еженедельно предоставляют генеральному директору отчеты о деятельности своих подразделений и результатах их работы. Для высшего управленческого состава характерно еженедельное проведение так называемых планерок с обсуждением достигнутых результатов и допущенных ошибок, а также обсуждением дальнейших направлений их действий. В результате работы по выработке решений руководители подразделений получают от начальника направления следующие виды управленческих решений: приказы и рекомендации. Приказ представляет собой чётко сформулированное решение, рассчитанное на конкретное подразделение, подлежащее обязательному исполнению. Рекомендация - некое управленческое решение, направленное на конкретное подразделение, рекомендательного характера, несущее в себе информацию к размышлению и выработанное для улучшения работы учреждения. Заключительный контроль осуществляется непосредственно после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с требуемыми. Здесь происходит сравнение запланированного размера прибыли с полученным, запланированный уровень производительности труда, текучести кадров, объем продаж, издержки и т.д. На данном предприятии заключительный контроль выполняет две основные функции: руководство ООО «ДИЗА» проводит анализ фактически полученных и требовавшихся результатов и оценивает, насколько реалистично были составлены им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем (в чем и заключается функция анализа). Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации, так как заработная плата большинства работников непосредственно зависит от результатов деятельности организации. Таким образом, в результате рассмотрения основных функций менеджмента на ООО «ДИЗА» можно сделать вывод о том, что на общем плане наиболее «хромающими» из них являются мотивация и планирование.

2.2.2 Диагностика сотрудников компании

В апреле 2008 г в компании «ДИЗА» было проведено ряд методик, таких как:

1«Оценка психологической атмосферы в коллективе А. Ф. Фидпера»,

2 «методика диагностики личности с помощью психогеометрического теста С. Деллингера»

3 «Методика диагностики предрасположенности личности к конфликтному поведению К.Томаса».

В выборке участвовали 10 человек.

После интерпретации результатов были получены следующие данные:

Как показал психогеометрический тест, в коллективе преобладают: коммуникативные, доброжелательные люди, которые искренне заинтересованы в хороших межличностных отношениях. Они - энергичные, сильные личности способные концентрироваться на главной цели. Так же многие являются неутомимыми тружениками. Трудолюбие, усердие, потребность доводить начатое дело до конца, упорство, позволяющее добиваться завершения работы вот главные характеристики коллектива.

Сотрудники любой ценой стремятся избежать межличностных конфликтов.

К. Томас выделяет следующие способы регулирования конфликтов:

1) соревнование (конкуренция) как стремление добиться удовлетворения своих интересов в ущерб другому

2) приспособление, означающее в противоположность соперничеству, принесение в жертву собственных интересов ради другого

3) компромисс

4) избегание, для которого характерно как отсутствие стремления к кооперации, так и отсутствие тенденции к достижению собственных целей;

5) сотрудничество, когда участники ситуации приходят к альтернативе, полностью удовлетворяющей интересы обеих сторон.

Среди опрошенных, были получены следующие результаты к соревновательной конкуренции способны 60% опрошенных, к сотрудничеству 100% , пойти на компромисс готовы 90%, способны приспосабливаться к различным условиям 60%.

При изучения психологического климата в коллективе были выявлены ряд особенностей:

- 90% испытуемых считают атмосферу в коллективе равнодушной, неудовлетворенной и несогласованной и враждебной.

- Не смотря на это, 70% признали, что в коллективе есть теплота, продуктивность и взаимоподдержка.

Таким образом, можно сделать вывод, что атмосфера в коллективе неудовлетворенная, что естественно сказывается на рабочим процессе, но благодаря тому, что в коллективе работают коммуникативные, доброжелательные люди, которые искренне заинтересованы в хороших межличностных отношениях можно говорить о ресурсах и о большом потенциале коллектива.

2.2.3 Рекомендации по совершенствованию функций планирования и мотивации на ООО «ДИЗА»

Как уже было отмечено выше, на данном предприятии довольно хорошо поставлен процесс краткосрочного, оперативного планирования, но не существует долгосрочного, стратегического. Это выливается в то, что у ООО «ДИЗА» нет четко выраженной стратегии дальнейшего развития, нет стратегического видения, отсутствует миссия, как таковая. Формулировка миссии является важной частью перехода предприятия к стратегическому управлению. Ведь миссия - это глобальная, общая цель, выработка которой означает определение направления движения предприятия. Миссия организации дает субъектам внешней среды общее представление о том, что собой представляет организация, к чему она стремится, какие средства использует в своей деятельности, какова ее философия. В то же время она способствует формированию имиджа организации. Хорошо сформулированная миссия должна прояснять, во-первых, то, чем является данное предприятие и каким оно стремится быть, а во-вторых, показать отличие предприятия от других ему подобных. Миссия для ООО “ДИЗА” может выглядеть следующим образом:

ООО «ДИЗА» - это организация, первостепеннейшая цель которой - удовлетворение потребности наших клиентов в высококачественных товаров наравне с высококачественным обслуживанием, чтобы каждый покупатель чувствовал себя единственным и незаменимым для каждого нашего сотрудника. Стратегическое видение - перспективный взгляд на направления развития деятельности организации, базовая концепция того, что организация пытается сделать и чего достичь. Стратегическое видение необходимо руководству организации для того, чтобы снять все сомнения относительно долгосрочных перспектив ее развития. Хорошо обоснованное видение - обязательное условие для обеспечения эффективного стратегического лидерства. Стратегическое видение: «Все силы нашей компании будут направлены на то, чтобы стать самой широкой сетью магазинов климатического оборудования в г Пензе, доступных по ценам для всех его жителей и соответствующих по сервисному обслуживанию его элите.

Совершенствование функции мотивации в данном случае, на мой взгляд, будет являться решающим фактором, по влияющем на экономические результаты деятельности ООО «ДИЗА»: объем продаж, выручку, прибыль. Прежде всего, потому, что большое значение в увеличении объема продаж, и, как следствие, выручки и прибыли, принадлежит именно совершенствованию работы с клиентами, улучшению качества обслуживания, что невозможно без непосредственной заинтересованности рядовых работников (прежде всего продавцов) в улучшении этих показателей. Этому может содействовать грамотно построенная система мотивации, включающая в себя как материальные, так и нематериальные факторы.

К нематериальным поощрениям можно отнести вынесение благодарности персоналу ООО «ДИЗА» за достигнутые результаты (объемы продаж и/или отсутствие жалоб со стороны покупателей), а также звание «Лучший работник года» (по тем же критериям).

Как уже упоминалось, материальные - это заработная плата. Нужно в корне пересмотреть существующую систему организации оплаты труда.

Для продавцов магазинов, представляющих собой лицо организации для покупателей, от которых непосредственно зависит, как покупатели будут покупать, помимо основного оклада (а может быть и вместо него) ввести следующие виды выплат: . Индивидуальные комиссионные с объемов продаж . Индивидуальная премия за вклад в общую прибыль . Групповые комиссионные с увеличения объемов продаж за прошлый год (например, для сотрудников одного магазина) . Групповая система долевого участия в прибыли

Такую же схему можно применить к другим сотрудникам магазина.

Для руководящего персонала схему оплаты труда можно представить следующим образом:

1. Общая схема долевого участия в прибыли

2. Часть групповой премии (процент от премии подразделения, находящегося в его ведомстве)

3. Вознаграждение за сверхурочную работу

4. Предложение о долевом участии в бизнесе

Что касается нематериальных форм мотивации, то особое внимание на месте руководящего стоило бы уделить построению собственной организационной культуры, включающей в себя все эти факторы.

В данный момент организационную культуру, существующую в данной организации можно отнести к типу «собирателей колосков», когда все в организации держится исключительно на авторитете руководителя.

В рамках построения организационной культуры можно ввести какие-либо почетные звания, обладание которыми бы очень ценилось работниками именно этой организации. Например, присвоение звания «Лучший работник месяца», «Лучший работник года», «Лучший руководитель», «Самый любимый руководитель», ввести приз «покупательских симпатий», исходя из данных книги отзывов и предложений, а также проведения опросов посетителей магазинов. Все это закрепить какими-либо символическими подарками от фирмы.

Следует обратить внимание на поддержание корпоративного духа, на совместное проведение праздников, мероприятий, занятие в спортивных секциях ,совместные поездки для отдыха в свободное от работы время.

Также отрицательным моментом является то, что у ООО «ДИЗА» нет ни фирменной одежды, которая бы запоминалась покупателям и одновременно бы содействовала повышению чувства общности, сопричастности сотрудников фирмы. Опыт лучших организаций показывает, что широкое внедрение корпоративной символики (в упаковке готовой продукции, в рекламных материалах, в оформлении предприятия, транспортных средств, рабочей одежде, сувенирной продукции) положительно отражается на отношении персонала к компании, повышает приверженность работников своей организации и чувство гордости за свою организацию.

Заключение

Таким образом, руководящему составу ООО «ДИЗА» можно порекомендовать:

1) раз в неделю устраивать планерки для обсуждения:

- итогов недели

-освещать события предприятия

-формировать цели и задачи

-выискивать проблемы

- чтобы улучшать все виды деятельности и функции в компании

-повышать качество и производительность

2) Провести анализ ценностей сотрудников:

- организовать общий досуг

Eх: по пятницам ходить играть в боулинг, футбол, бассейн

-раз в 3 месяца ездить на выезд (поход, экскурсии, базы отдыха)

- провести опрос (диагностику): Что представляет собой «корпоративная культура»? как ее представляют сотрудники и сам руководитель, какого результата они хотят добиться.

- провести обучение (лекция) на тему «общение сотрудников с внешним миром» (одежда, ответы сотрудников по телефону, корпоративный стиль, символика).

3)Разрушить барьеры между направлениями (магазинами). Люди из различных направлений -- должны работать в командах с тем, чтобы устранять проблемы, которые могут возникнуть с продукцией или услугами.

Для этого нужна общая корпоративная культура

Ех: конкурсы среди подразделений, веселые старты, номинации (ведущее направление, самое умное направление, лидер продаж ит.д.)

4)Заменить страх перед руководством на разъяснение целей и задач, корпоративных ценностей, воспитание морали, этических правил поведения, направить усилия на создание корпоративной культуры, основанной на сотрудничестве, уважении, доверии, творчестве, инициативе.

5)Дать сотрудникам возможность трудиться. Не менять им задание, пока они не выполнили предыдущее, не переставляйте их с места на место. Обеспечьте материалами, инструментами, приспособлениями. Дать возможность сотрудникам гордиться собой и выполненной работой.

6)Поощрять стремление к образованию и самосовершенствованию. Учредить энергичную программу образования и поддержки самосовершенствования для всех работников. Организации нужны не просто люди, ей нужны работники, совершенствующиеся благодаря образованию. Источником успешного продвижения в достижении конкурентоспособности являются знания.

7) Убрать из обихода систему аттестации, ранжирования персонала по значимости, оценку личностного вклада, оплаты по труду - эти приемы оказывают разрушительный эффект и приводит к интригам, доносам, обидам и межличностным конфликтом.

Хочется добавить, что современный эффективный менеджер должен уделять огромное внимание человеческим ресурсам, о которых руководители вспоминают в самый последний момент или не вспоминают вовсе. Применение разнообразных способов вознаграждения и налаживание эффективных коммуникаций с сотрудниками могут принести гораздо больший эффект, чем это может показаться на первый взгляд. Профессионально применяя на практике рассмотренные в данной работе процессы и методы управления организацией, постоянно повышая уровень управленческой культуры, стремясь к самоутверждению, а не к самопрезентации, увеличивая число стратегий мышления и вкладывая средства в персонал и идеи, менеджер, как и его деятельность, становятся действительно эффективными. Всё это, вместе взятое, принесёт рост и процветание его фирме.

В заключение можно вспомнить старую, проверенную временем истину: "Именно на управленцах всех уровней лежит задача сделать все возможное для создания подходящего варианта будущего и не дать втянуть себя в водоворот неудач". Конечно, современный мир многообразен, зависит от многих факторов, но этот тезис должен стать путеводным для тех, кто хочет взять на себя бремя ответственности за руководство нашим хозяйством, кто готов сделать все для того, чтобы быть на уровне этой ответственности.

Приложение 1

Взаимосвязь функций менеджмента.

Приложение 2

Организационная структура ООО «ДИЗА»

Генеральный директор

Начальник направления

Директор магазина

Размещено на http://www.allbest.ru

Список литературы

1. Гончаров В.В. «В поисках совершенства управления», Москва, 1996 г.

2. Грачёв М.В. «Суперкадры : Управление персоналом в международной корпорации», Москва, 1993 г.

3. Егоршин А.П. «Управление персоналом», Н. Новгород, 1997 г.

4. «Справочник директора предприятия», Москва, 1996 г.

5. Старобинский Э.К. «Основы менеджмента на коммерческой фирме», Москва,1994 г.

6. Ян Мейтланд «Руководство по управлению персоналом в малом бизнесе»

Москва, 1996 г.

Размещено на Allbest.ru