Сертификация кадровой документации. Номенклатура дел

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заменитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

2 ОФОРМЛЕНИЕ И ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Оформление и ведение трудовых книжек рассмотрено на основе ОАО «САН ИНБЕВ» Компания САН ИнБев - это резутат стратегического альянса компании «Интербрю» и Группы САН. Каждая из них внесла свою лепту в успешное развитие совместного предприятия: «Интербрю» - это шестивековый опыт пивоварения и заслуженная репутация международной компании с региональным подходом к развитию глобального бизнеса пивоварения.

Трудовая книжка -- это основной документ о трудо-вой деятельности граждан. Прием на постоянную работу без трудовой книжки не разрешается.

На лиц, поступающих на работу впервые, заводится трудовая книжка не позднее недельного срока начала их работы. Первое заполнение книжки должно происходить в присутствии работника на основании представленных документов: паспорта, справки о последнем занятии, до-кументов об образовании (профессии, специальности).

На титульный лист трудовой книжки вносят сведения о работнике:

- фамилия, имя и отчество (указывают полностью, без сокращений);

- дата рождения (указывают на основании паспорта или свидетельства о рождении. Она содержит число, ме-сяц и год. Например: 21 февраля 1965г.;

- сведения об образовании (среднее, среднее специ-альное, высшее) и сведения о профессии, специальности (указываются на основании аттестата, диплома, удостове-рения, сертификата). Запись о незаконченном образовании (среднем, высшем) делают на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т.п.

На этом же листе, после указания даты заполнения трудовой книжки, работник личной подписью заверяет правильность внесенной информации. Титульный лист подписывает должностное лицо, выдавшее трудовую книжку, на ней ставится печать организации.

На следующих страницах трудовой книжки указыва-ются сведения о работе. Начинают запись с наименования организации, оформленного в виде заголовка, написанного от руки или проставленного с помощью специального штампа. Затем заполняются гра-фы таблицы:

графа № 1 -- номер записи;

графа № 2 -- дата (число, месяц, год начала действия приказа по личному составу);

графа № 3 -- сведения о приеме на работу, о перево-дах на другую работу, об увольнении (с указанием при-чин и со ссылкой на статью, пункт закона);

графа № 4 -- на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).

При приеме на работу в графе № 3 указывают само действие (ПРИНЯТ, ПРИНЯТА), наименование структур-ного подразделения, наименование должности (профес-сию, разряд). Например, «Принята на должность препо-давателя профиля «Бухгалтерский учет».

В дальнейшем при любых изменениях (например, при повышении разряда, изменении названия должности и др.) это должно быть внесено в трудовую книжку ра-ботника.

При переводе работника на другую работу в трудовой книжке делают новую запись, где в графе № 3 указыва-ют: само действие (ПЕРЕВЕДЕН, ПЕРЕВЕДЕНА), наиме-нование структурного подразделения, наименование должности. Например, «Переведен на должность зам. ди-ректора»

При увольнении с работы, делая запись в трудовой книжке, необходимо указать причину увольнения и сде-лать ссылку на статью, пункт закона. Например, «Уволена по собственному желанию, ст. 31 КЗоТ РФ». При увольнении по инициативе работника в связи с болезнью, инвалидностью, уходом на пенсию по старости, с зачислением в высшее или среднее специальное учебное заведение либо в аспирантуру и по другим причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении в трудовую книжку вносится с указанием этих причин. Например, "Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 31 КЗоТ РФ"

Помимо перечисленных выше записей, в трудовые книжки работников вносятся на основании приказов по личному составу сведения о награждениях и поощрениях. При этом в графе соответствующего раздела указывают кем и за какие достижения был поощрен работник орга-низации и вид поощрения. Взыскания в трудовую книжку не записываются.

Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о награждениях и поощрениях вносятся администрацией предприятия после издания приказа по личному составу, но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа.

С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку администрация обязана ознакомить владельца этой книжки под расписку в личной карточке (форма №Т-2), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки.

Любая запись в трудовую книжку производится аккуратно, без помарок. Все исправления в трудовой книжке заверяются подписью и печатью.

В разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях", "Сведения о поощрениях" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: "Запись за № таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа администрации, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых споров, и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например, пишется: "Запись за № таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения пишется: "Запись за № таким-то недействительна, уволен..." и указывается новая формулировка.

В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы. Документы, подтверждающие стаж работы, предшествующий поступлению на данное предприятие, в учреждение, организацию, не требуются. При этом в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" и она возвращается владельцу для представления ее впоследствии в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу на предприятие, в учреждение, организацию, где выдан дубликат. Дубликат выдается также при утере трудовой книжки.

Исправляются не только ошибочные записи, но изменения могут быть в фамилии, имени, от-честве работника. Они вносятся на основании паспорта, свидетельства о браке, о расторжении брака, об измене-нии фамилии и т.д. на титульный лист трудовой книжки со ссылкой на номер и дату этих документов. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.

Работник, потерявший трудовую книжку, обязан немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. В разделы "Сведения о работе", "Сведения о награждениях" и "Сведения о поощрениях" при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов.

Если работник до поступления на данное предприятие уже работал в качестве рабочего или служащего, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы в качестве рабочего или служащего до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал рабочий или служащий, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник.

Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу в том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 - причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу.

В случае заполнения всей трудовой книжки к ней подшивают вкладыш, на первой странице книжки делается надпись «Выдан вкладыш серия_____ № ___». Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организа-ции, в сейфе. При необходимости работник может полу-чить трудовую книжку на короткий срок под расписку.

При увольнении из организации администрация обя-зана в тот же день выдать работнику его трудовою книж-ку с записью об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Последняя запись организации заверяется подписью руководителя или установленного должностного лица и печатью.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Служба делопроизводства, как самостоятельное структурное подразделение, возглавляется руководителем, который в свою очередь под-чиняется непосредственно руководителю организации. Объеди-нение делопроизводственной службы с другими подразделениями, например, вхождение этой службы в административно-хозяйственный отдел, является грубой ошибкой.

Основными задачами такой службы является постановка и ведение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований. На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплекс-ной системы делопроизводства (информационно-документационного обес-печения управления) в организации, единого порядка работы с докумен-тами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением). Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой - обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются состав дел службы делопроизводства организации.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Список литературы.

Азрилиян А. Н. , Азрилиян О. М. , Калашникова Е. В. и др. Большой экономический словарь: 24. 8 тыс. терминов, М: Институт новой экономики, 2002, - 1280 с.

2. Актуальные проблемы управления персоналом. Под ред. Платонова Ю.П., Делком, СПб, 2003.

3. Печникова Т.В., Печникова А.В. «Документационное обеспечение деятельности организации», М., 1998;

4. «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях», утверждена Постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.74 №162 (в ред. Постановлений Госкомтруда СССР от 02.08.85 N 252, от 31.03.87 № 201, от 19.10.90 № 412);

5. Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных архивов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» от 30.10.97 №71а (в ред. Постановлений Госкомстата РФ от 25.01.1999 № 5 от 02.07.1999 № 51; Постановления Росстата от 11.11.1999 № 100;

6. Кодекс Законов о труде Российской Федерации.

Папанова Н.Е. С чего начать менеджеру по персоналу внедрение изменений// Сборник тезисов 3-ей Всероссийской конференции. - СПб, «ИМАТОН-М». 2000.

Прокушев Е.Ф. Менеджмент первичного уровня. - М.: "Дашков и К", 1999. - 329 с.

Роджер Муэрс, Эффективное управление, Пер. с англ. Серия «Маркетинг и менеджмент в России и за рубежом». - М.: «Фипресс», 1998.

Румянцев, Управление: проблемы и решения, // Проблемы теории и практики управления № 3, 2004.

Румянцева З.П. и др. Менеджмент организации. - М.: ИНФРА-М, 1997. 432 с.

Румянцева З.П., Саломатин Н.А. и др. Менеджмент организации. - М.: ИНФРА-М. 2001.

Скопылатов И.А., Ефремов О.Ю. Управление персоналом. СПб, 2000.

Соломин И.Л. Выявление скрытой мотивации персонала// Сборник тезисов СПб, «ИММАТОН-М», 2000.

Магура М.И., Патриотизм персонала по отношению к своей организации - решающее конкурентное преимущество // Управление персоналом № 11, 2005.

Магура М.И., Поиск и отбор персонала, - М.: 1997.

Мартиросян А., Сложности формирования руководителей среднего и малого бизнеса России// Проблемы теории и практик управления № 3, 1999.

Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия: уч. Пособие, - М.: 2003.

Менеджмент / Под ред. Максимцова М.М., Игнатьевой А.В. - М.:Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998. - 343 с.

Мэйтланд Я., Руководство по управлению персоналом в малом бизнесе, -М.: 2006.

Папанова Н.Е. С чего начать менеджеру по персоналу внедрение изменений// Сборник тезисов 3-ей Всероссийской конференции. - СПб, «ИМАТОН-М». 2000.

Прокушев Е.Ф. Менеджмент первичного уровня. - М.: "Дашков и К", 1999. - 329 с.

Роджер Муэрс, Эффективное управление, Пер. с англ. Серия «Маркетинг и менеджмент в России и за рубежом». - М.: «Фипресс», 1998.

Румянцев, Управление: проблемы и решения, // Проблемы теории и практики управления № 3, 2004.

Румянцева З.П. и др. Менеджмент организации. - М.: ИНФРА-М, 1997. - 432 с.

Румянцева З.П., Саломатин Н.А. и др. Менеджмент организации. - М.: ИНФРА-М. 2001.

Скопылатов И.А., Ефремов О.Ю. Управление персоналом. СПб, 2000.

Соломин И.Л. Выявление скрытой мотивации персонала// Сборник тезисов 3-ей Всероссийской конференции., СПб, «ИММАТОН-М». 2000.

Спивак В.А. Личность и предприятие: факторы успешного взаимодействия (поведенческие основы управления персоналом), СПб, 2004.

Спивак В.А. Управление персоналом: Практикум по курсу - СПб.: ИВЭСЭП, «Знание», 2000.

Старобинский Э.Е. Как управлять персоналом. - М.: ЗАО “Бизнес-школа“Интел-Синтез”, 1999 - 384 с.

Травин В.В., Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента. - М.: Дело, 2005.

Управление организацией/Под ред.Поршнева А.Г., Румянцевой З.П., Саломатина Н.А. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 669 с.

Управление персоналом в условиях социальной рыночной экономики/ под ред. Марра, - М.: 1997.

Управление персоналом организации/Под ред. А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 296 с.

Управление персоналом организации: учебник под ред. Кибанова А.Я., - М.: 2001.

Управление персоналом/Под ред. А.Я Кибанова и Л.В. Ивановской. - М.: ПРИОР, 1999. - 352 с.

Управление персоналом/Под ред. Б.Ю. Сербиновского и С.И. Самыгина. М.: “Издательство Приор”, 1999. - 432 с.

Уткин Э.А., Управление персоналом в малом и среднем бизнесе, - М.: 2003.

Цветаев В.М. Управление персоналом. - СПб.: «Питер», 2001.

Шекшня С.В., Управление персоналом современной организации, - М.: 1997.

Шеремет А.Д., Сайфулин Р.С. Финансы предприятий. - М.: ИНФРА-М, 1999. - 343 с.

Шеремет А. Д., Сейфулин Р. С. Методика финансового анализа. - М.: Финансы и статистика,2003 с. 346

Шеремет А. Д., Суйц В. П. Аудит. - М.: Финансы и статистика,1998

Шеремет А. Д., Сейфулин Р. С., Негашев Е. В.. Методика финансового анализа предприятия - М.: Финансы и статистика,2002 с. 269

Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности. - М.: Высшая школа, 1999. - 304 с.

Шкатулла В.И. Настольная книга менеджера по кадрам. - М.: НОРМА - ИНФРА- М, 2002.

Щетин В.П. и др. Экономика образования. - М.: Российское педагогическое агентство, 2004. - 306 с.

Экономика предприятия/Под ред. Аврашина Л.Я. и др. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2000. - 742 с.

Экономика предприятия / Под ред. Волкова О.И. - М.:ИНФРА-М, 2005. - 416 с.

Энциклопедический словарь работника кадровой службы, под ред. Анисимова В.М., - М.: 1999.

Размещено на http://www.allbest.ru/