Механизм формирования и развития организационной структуры управления предприятием на примере ООО "Инфо Тэсс"

Совершенствование организационной структуры управления приобретает форму поиска альтернативного решения между централизацией и децентрализацией властных функций. Желание найти приемлемое соглашение между централизованным и децентрализованным управлением приводит к необходимости создать такую систему управления, которая характеризуется централизованной разработкой совершенствования предприятия и хозяйственной политики с децентрализованным оперативным управлением.

Для усиления функции управления используют: группы нововведений, программно-целевой подход, матричные структуры. Но наибольшее внимание заслуживает использование концепции стратегических хозяйственных подразделений организации при проектировании организационных структур управления. Здесь в полной мере реализуются принципы: централизации разработки стратегии и децентрализации процесса ее реализации, обеспечение гибкости и адаптивности управления, вовлечение в процесс управления широкого круга менеджеров всех уровней.

Совершенствование организационной структуры предприятия, в соответствие с изменившимися условиями является одной из важнейших задач управления.

Основными направлениями, способствующими совершенствованию организационной структуры управления ООО «Инфо Тэсс» можно назвать следующие:

1. Переориентация ОСУП в соответствии с происходящими на предприятиями бизнес-процессами и с учётом состояния внешней среды.

2. Повышение уровня ответственности персонала путём разработки должностных инструкций и закрепления линейных связей.

Для повышения эффективности ОСУП необходимо разработать должностные инструкции, которые позволят на локальном уровне закрепить обязанности разных работников и в дальнейшем контролировать их исполнение.

Отсутствие утверждённых должностных инструкций снижает уровень ответственности за выполняемую работу. Отсутствие должностных инструкций делает организационную структуру и структуру управления предприятием не эффективной, так как фактически не установлены элементы обязанностей и ответственностей, которые обязательны для установления нормальных связей между структурными единицами.

Для того чтобы организационная структура предприятия приносила положительные результаты, необходимо создание массы нормативной документации на каждое рабочее место (элемент структуры). Должностные инструкции - это основа организации работ на конкретном рабочем месте.

Должностная инструкция представляет собой локальный организационный документ, в котором определены задачи, функции, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно должности, занимаемой в соответствии с трудовым договором.

3. Повышение качества исполнения управленческих решений (повышение профессионализма в управлении) через совершенствование системы обучения и повышения квалификации сотрудников предприятия.

Важная роль в совершенствовании ОСУП должна отводиться повышению качества исполнения управленческих решений, которое прямым образом зависит от уровня образованности сотрудников фирмы. В бизнесе существует два вида знаний и умений - функциональные и психологические. Первые охватывают области финансов, маркетинга, логистики и так далее, вторые относятся к сферам лидерства, творчества, ведения переговоров, управления временем и др. Соответственно, современные системы обучения и повышения квалификации ориентированы именно на эти два основных направления.

Функциональные навыки сотрудники приобретают благодаря специалистам в соответствующей области, имеющим необходимое образование и опыт работы. Обучение психологическим навыкам - прерогатива профессиональных психологов.

Эффективная программа краткосрочного обучения персонала должна быть ориентирована на максимизацию финансовых результатов и финансового состояния фирмы. Поэтому для построения такой программы необходимо сначала определить ключевые факторы стоимости бизнеса на всех уровнях управления, а также перечень знаний и навыков, необходимых для оптимизации этих факторов.

Определяя бюджет программы краткосрочного обучения, надо не забывать о том, что расходы на обучение являются не издержками, а инвестициями, доходность которых при правильной организации является одной из самых высоких среди альтернативных проектов.

Далее необходимо провести максимально тщательный и подробный сбор информации о предлагаемых краткосрочных программах обучения.

Здесь необходимо понимать, что ни одна специализирующаяся на краткосрочном обучении компания не способна предоставить весь спектр необходимых знаний, поэтому, к сотрудничеству, как правило привлекается несколько обучающих фирм, в зависимости от их специализации.

С точки зрения руководства фирмы и менеджеров, обучение имеет ценность для компании только в том случае, если оно либо позволяет делать то же, что и раньше, но быстрее и качественнее, либо делать то, чего нельзя было делать раньше, либо и то, и другое вместе. Например, оценка эффективности определённых краткосрочных обучающих курсов может быть осуществлена достаточно просто - путем элементарного хронометража и простых финансовых расчетов. Для этого необходимо с секундомером в руках замерить время выполнения операции до и после проведения обучения. Это является весьма эффективным при оценке обучения исполнителей, например секретарей или операционистов.

Итак, исходя из стоящих перед ООО «Инфо Тэсс» задач, можно предложить следующие направления обучения и повышения квалификации персонала предприятия, которые в настоящее время находят широкое свое применение:

а) Искусство переговоров;

б) Эффективное взаимодействие с клиентами;

в) Имиджевое позиционирование в продажах;

г) Работа с возражениями и противостояние манипуляции;

д) Телемаркетинг: деловая коммуникация по телефону;

е) Таймменеджмент (управление рабочим временем);

ж) Развитие управленческих навыков;

з) Создание управленческого решения;

и) Деловая коммуникация и корпоративная культура;

к) Конфликты в организации и методы их разрешения.

Для эффективного обучения персонала необходимо составить график, по которому каждый сотрудник в течение года должен иметь возможность хотя бы один раз проходить курсы обучения и повышения квалификации с учётом специфики его работы.

4. Создание финансово-экономического отдела для обеспечения эффективного функционирования фирмы.

5. Объединение в «отдел эксплуатации» начальников автоколонн с назначением заместителя директора по эксплуатации и непосредственным подчинением его директору, что позволит более оперативно решать вопросы эксплуатации транспортных средств.

6. Применение современных технологий управления.

В итоге, для ООО «Инфо Тэсс» предлагается новая организационная структура, разработанная на основе комплексной диагностики предприятия, анализа недостатков существующей организационной структуры, учета вышеизложенных принципов и рекомендаций, которая представлена в Приложении № 7.

Оценка руководителями и сотрудниками ООО «Инфо Тэсс» проектируемой организационной структуры управления предприятием представлена в Приложении № 8.

Предложенные пути совершенствования организационной структуры управления позволят ООО «Инфо Тэсс» повысить гибкость управления, быстро реагировать на изменения факторов внешней среды, повысить интерес у сотрудников к предпринимательской деятельности, увеличить результаты работы.

Заключение

Деятельность любого предприятия, будь то посредническая организация или производство, представляет сложный процесс, который включает множество элементов. Качественная организация деятельности предприятия, - главная задача, которая постоянно стоит перед управлением.

Организация - объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определённых правил и процедур.

Таким образом, организационная структура - это целостная система, специально созданная таким образом, чтобы работающие в её рамках люди могли наиболее эффективно добиваться поставленной перед ними цели. В качестве организации, как правило, выступает отдельное предприятие (фирма), как производственная единица, представляющая собой единый целостный организм именно потому, что в ней работают люди, представляющие единую команду с единой целью (целями) и использующие единую идеологию (экономическую, техническую, технологическую).

Структура управления организацией - совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений.

Основными элементами организационной структуры управления предприятием являются: уровни управления; подразделения и звенья управления; управленческие связи.

Структура управления создается для того, чтобы осуществить сам процесс управления, между участниками которого распределены цели, задачи и функции управления, а также права, обязанности и ответственность за их выполнение. Структуру управления можно рассматривать также как форму разделения и кооперации труда в процессе управления, или как форму закрепления прав, обязанностей и ответственности в системе управления по осуществлению процесса управления.

Существует три главных этапа в построении любой организации: определение характера выполняемой работы; распределение работ между отдельными позициями менеджмента; классификация позиций менеджмента, построение на этой основе логических групп управления.

Существует множество типов структур управления и их модификаций, адаптированных к конкретным условиям функционирования организаций. Современные организационные структуры отличаются друг от друга по многим признакам. Важным отличительным элементом является характер связей, между сотрудниками предприятия, среди которых выделяют: вертикальные связи, горизонтальные связи, диагональные связи.

Исходя из этого выделяют: линейную структуру управления предприятием; линейно-штабную организационную структуру; дивизионную структуру управления; линейно-функциональную организационную структуру управления; проектные организационные структуры; матричные организационные структуры; программно-целевые организационные структуры; бригадные формы организации управления.

В настоящее время перед предприятиями стоит задача внедрения новых, более эффективных механизмов управления в соответствии с общепринятыми мировыми стандартами. Данные стандарты строятся на бизнес-процессах. То есть, деятельность предприятия разбивается на определенные бизнес-процессы, которые закрепляются в определенных стандартах, которые и необходимо соблюдать в управленческой деятельности.

Процессный подход к теории управления приходит на смену устаревшему системному подходу. Суть процессного подхода заключается в рассмотрении деятельности предприятия как системы взаимосвязанных бизнес-процессов, которые представляются в наглядной для менеджеров предприятия графической форме. На основании данных бизнес-процессов выстраивается система менеджмента персонала путем объединения работников в структурные подразделения и привязкой к ним функций управления и центров ответственности.

Жёсткие требования, которые сегодня предъявляет рынок к действующим организациям, обуславливают необходимость постоянного анализа организационной структуры предприятия. Высокий уровень конкуренции заставляет изыскивать новые резервы оптимизации производства, а в первую очередь самого процесса управления. От того, на сколько эффективно налажено управление предприятием, зависит в конечном итоге его благосостояние.

Основной задачей анализа организационной структуры управления является выяснение степени соответствия организационной структуры стратегическим задачам фирмы и возможности перестройки ее структуры в соответствующих направлениях.

Любое предприятие не зависимо от уровня сложности его устройства имеет определённую организационную структуру.

Совершенствование организационной структуры в современных условиях должно ориентироваться в первую очередь на внешнюю среду - на потребителя и поставщиков. Этому помогает описание бизнес-процессов, происходящих на предприятии.

Можно выделить следующие основные направления совершенствования организационной структуры в современных условиях хозяйствования: переориентация организационной структуры управления предприятием на внешнюю среду; построение управления на базе целей и анализа достигнутых результатов; автоматизация процесса управления; объединение (интеграция) подразделений для исключения дублирования функций и ответственности; постоянный мониторинг окружающей среды и переориентация организационной структуры управления предприятием в соответствии с новыми требованиями рынка; внедрение системы управленческого учёта.

В рамках дипломной работы был проведён анализ организационной структуры организации ООО «Инфо Тэсс». В результате анализа были выявлены некоторые основные недостатки существующей организационной структуры управления предприятием. Всё это позволило определить следующие основные направления совершенствования организационной структуры на исследуемом предприятии: переориентация ОСУП в соответствии с происходящими на предприятиями бизнес-процессами и с учётом состояния внешней среды; построение управления на базе целей и анализа достигнутых результатов, путём разработки системы контроля и мотивации персонала; повышение уровня ответственности персонала путём разработки должностных инструкций и закрепления линейных связей; повышение качества исполнения управленческих решений через совершенствование системы обучения и повышения квалификации сотрудников предприятия.

В дипломной работе были предложены конкретные мероприятия по совершенствованию организационной структуры управления ООО «Инфо Тэсс». Эти мероприятия позволяют повысить эффективность организационной структуры управления организацией, а следовательно, неизбежно приведёт к росту ее благосостояния и укреплению позиций на рынке.

Список использованной литературы

1. Акопов В.С., Анашин Ю.А., Павлов И.А., Малинин В.Л. О реструктуризации управления на российских предприятиях в современных условиях// Менеджмент в России и за рубежом. - 2006 - №1.

2. Алексеев Н. Эволюция систем и организационное проектирование//Проблемы теории и практики управления. - 2007 - №4. - с.73.

3. Андреев Г.И., Волчихин В.И., Миронов В.А. Основы управления предприятием: Современные тенденции в управлении. - М.: Финансы и статистика, 2005.

4. Ансофф Н. Стратегическое управление. - М.: Экономика, 2005.

5. Антонов В. Эволюция организационных структур// Менеджмент в России и за рубежом. - 2008. - №1. - с.25.

6. Беляцкий Н.П., Велесько С.Е., Питер Ройш. Управление персоналом. - М.: Интерпрессервис. Экоперспектива, 2006.

7. Быкова А.А. Организационные структуры управления. - М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2006.

8. Валовой Д. Менеджмент: история, теория и методология // Управление персоналом. - 2000. - №9. - с.18-21.

9. Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала. Пособие по кадровой работе. - М.: Юристъ, 2001.

10. Виссема Ханс. Стратегический менеджмент и предпринимательство. - М.: Финпресс, 2006.

11. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. -3-е изд. - М.: Гардарики, 2008 - с. 334.

12. Владимирова И.Г. Компании будущего: организационный аспект// Менеджмент в России и за рубежом. - 2007. - №2. - с.58.

13. Владимирова И.Г. Организационные структуры управления компаниями// Менеджмент в России и за рубежом. - 2005. - №3. - с.115.

14. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2008

15. Глухов В.В. Менеджмент: учебник. - СПб.: Специалист, 2000.

16. Глушков И.Е. Управленческий учёт на современном предприятии. - М.: КноРус, ЭКОР-книга, 2007.

17. Грушенко В.И., Фомченкова Л.В., Халдаев В.Т. Разработка организационной структуры управления предприятием в условиях экономического кризиса// Менеджмент в России и за рубежом. - 2006 - №6. - с.87.

18. Давыдова Л.А., Фальцман В.К. Экономика и управление предприятием. - М.: Финансы и статистика, 2005.

19. Данилочкина Н.Г. Контроллинг как инструмент управления предприятием. - М.: ЮНИТИ, 2004.

20. Зайцев Н.Л. Экономика, организация и управление предприятием. - М.: Инфра-М, 2005.

21. Золотогоров В.Г. Организация производства и управление предприятием. - М.: Интерпрессервис, 2007.

22. Иванченко Н.Л. Организация и управление производством // Учебник М: Инфра - М, 1998.

23. Ильин А.И. Планирование на предприятии. Учебник. - М.: Новое знание, 2008.

24. Карлик А., Гришпун Е. Реструктуризация в стратегии промышленных предприятий// Проблемы теории и практики управления. - 2007. - №6. - с.87.

25. Круглова Н.Ю. Стратегический менеджмент. - М.: РДЛ, 2003.

26. Кузнецов Ю.В., Подлесных В.И. Основы менеджмента: Учебное пособие. - М.: ОЛБИС, 2007.

27. Латфуллин Г.Р. Основные тенденции и концепции управления на стыке веков// Проблемы теории и практики управления. - 2006.

28. Липатов В.С. Методы исследования трудовых процессов. -М.: МКУ, 2003.

29. Маслова И.В., Хорошилова О.В. Выбор формы управления предприятием в зависимости от характера внешней среды. - Волгоград: ВГТУ, 2001.

30. Мескон М.Х., Альбент М., Хедоури Ф., Основы менеджмента. М.: Дело, 1998.

31. Мильнер Б.З. Теория организаций. Учебное пособие. - М.: Инфра - М, 2008.

32. Панов А.И. Стратегический менеджмент. - М.: Юнити, 2002.

33. Патюрель Р. Создание сетевых организационных структур// Проблемы теории и практики управления. -2007.

34. Петрунин Ю.Ю., Борисов В.К. Этика бизнеса. Учебное пособие.- М.: Дело, 2000.

35. Попов С. Эволюция организационных структур: от линейной к дивизиональной// Проблемы теории и практики управления. -2006.

36. Ришар Ж. Аудит и анализ хозяйственной деятельности предприятия. - М.: «Аудит», «Юнити», 2005.

37. Смирнов Н.Н. Стратегический менеджмент. Краткий курс. - СПб.: Питер, 2002.

38. Соловьёв В.С. Стратегический менеджмент. - М.: Феникс, 2007.

39. Шипунов В.Г., Кликель Е.Н. Основы управленческой деятельности. - М.: Высшая школа, 2006.

40. Ямпольская Д.О., Зонис М.М. Менеджмент. - М., 2008.