Современное делопроизводство

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии -- полное наименование высшестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках -- русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

07. Справочные данные об организации включают почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

08. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов (УСОРД) и ОКУД (класс 02 00000). В письме наименование вида документа не указывают.

09. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола -- дата заседания (принятия решения), для акта -- дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год -- четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 1 сентября 2000 г. следует оформлять: 01.09.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 1 сентября 2000 г., а также оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2000.09.01.

10. Регистрационный номер документа. Состоит из его порядкого номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

12. Место составления или издания документа. Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

14. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Каждый экземпляр такого документа обязательно подписывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа, и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

15. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

16. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, исполнителем является лицо, названное в резолюции первым. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора, резолюции и дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

17. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2000 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета».

Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.

18. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Эту отметку обозначают штампом «Контроль» или буквой «К».

19. Текст. Тексты документов пишут на русском языке при направлении их

в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной)--решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы -- распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления -- просьбу без пояснения; справки, докладные записки -- оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст должен излагаться от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

* от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

* от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

20. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложения:1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение к постановлению администраций области от 10.01.2000 №30

21. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в. соответствии с распределением.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

22. Гриф согласования. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Примечание. В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должны указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

23. Согласование документа оформляют визой, включающей подпись и должность лица, визирующего Документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается по усмотрению организации поместное визирование документа и его приложения.

24. Печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Например:

25. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

26. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например: Аксенов

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные:

* краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер;

* слова «В дело»;

* номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

28. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации -- получателя документа, дату поступления документа, его индекс.

29. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств

Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 -- через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например:

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов -- 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При печатании документов используются восемь стандартных положений табулятора:

0 -- от границы левого поля для печатания реквизитов «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметки о наличии приложения», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «подпись» и «гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

1 -- после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 -- после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 -- после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 -- после 32 печатных знаков для реквизита «адресат»;

5 -- после 40 печатных знаков для реквизитов «гриф утверждения» и «гриф ограничения доступа к документу»;

6 -- после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «подпись»;

7 -- после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го или 5-го положения табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст -- через один межстрочный интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм -- левое, нижнее; 10 мм -- правое; 15 мм -- верхнее.

Требования к бланкам

Состав реквизитов и порядок их расположения на бланке установлены ГОСТ Р 6.30-97.

Общий бланк в зависимости от документов организации включает реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания), наименование организации.

Бланк письма включает реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, наименование организации, справочные данные об организации. При необходимости проставляются ограничительные отметки для зон расположения таких реквизитов, как дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту.

Бланк конкретного вида документа включает следующие обязательные реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, место составления или издания документа. Можно сделать отметки для границ документа, проставление его регистрационного номера, указания места составления или издания документа, заголовка к тексту, отметки о контроле.

Установлено два формата бланков -- А4 и А5 по ГОСТ 9327. Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланках и их размеры приведены в прилож. 2.1 и 2.2.

На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита удалены от границ площади) или фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.

Изображение Государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поде бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с продольным расположением реквизитов -- в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.

Наименование организации (полное, сокращенное или аббревиатура), вышестоящих органов, а также структурного подразделения должно соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускается печатать и типографским, и машинописным способами.

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 до 24 кегля.

Бланки документов должны иметь поля: левое и нижнее -- 20 мм, верхнее -- не менее 15 мм, правое -- не менее 10 мм.

Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в Которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба

Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации

Эти требования изложены в ГОСТ Р 6.30-97 «Унифированная система организационно-распорядительной документации»:

«5.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее -- гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

5.2. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

5.3. Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее -- организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

5.4. Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости -- и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков

наименование вида гербового бланка;

дата поступления;

номер сопроводительного документа;

наименование организации -- поставщика гербовых бланков;

количество экземпляров;

серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков

наименование вида гербового бланка;

количество экземпляров;

серия и номера гербовых бланков;

наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица -- получателя гербовых бланков;

расписка в получении;

примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

5.5. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

5.6. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

5.7. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

5.8. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

5.9. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

5.10. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации».

Задания

1. Расскажите о единых правилах документирования управленческих действий, которые определены ГСДОУ, УСД.

2. Перечислите виды организационно-распорядительных документов, которые издаются в органах управления, и расскажите, каков общий порядок их оформления.

3. Определите, в чем заключаются общие требования к унификации документов.

4. Назовите все виды документов и укажите, по каким признакам они классифицируются.

5. Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.30-97. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.

6. Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться.

Тема 3.ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИИ

1. Организация документооборота (общие положения)

2. Регистрация и учет поступающих в организацию документов

3. Подготовка и регистрация отправляемых документов

4. Прохождение внутренних документов

5. Учет объема документооборота

6. Контроль за исполнением документов

1. Организация документооборота (общие положения)

1. Документооборот -- это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

2. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.).

По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, -- отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения -- внутренняя документация.

3. При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования организации управленческого труда.

При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.

Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.

Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.

4. Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.). Движение документов в организации, учреждении, где есть служба документационного обеспечения управления, например канцелярия, показано на схеме 3.1.

2. Регистрация и учет поступающих в организацию документов

Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, спринтсвязь и т.д.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.

При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.

Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение документов работником службы делопроизводства существенно повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа -- установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что нет необходимости все документы передавать руководителю учреждения. Во многих учреждениях руководители получают 80-90% всех поступающих документов, а затем переадресовывают их своим заместителям. При этом решение принимается по 2-3% документов. Последующие резолюции ничего нового исполнителю не дают. На подпись также передаются 90-95% отправляемых документов. Такой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность (время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время работы над документом), инициативу и ответственность исполнителей.

При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа.

Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя.

Предварительное рассмотрение документов осуществляют секретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники руководителя и т.д. После предварительного рассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом.

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп:

Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров начиная с календарного года) производится в день поступления документа.

Регистрации подлежат не все документы. Необходимо регистрировать документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан и др. Не надо регистрировать: поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также документы, поступающие в копиях для сведения. В каждой организации перечень таких документов разрабатывается руководителем службы делопроизводства и дается в инструкции по делопроизводству, утвержденной руководителем организации.

Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются централизованно. Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы.

В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию, важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные -- в структурных подразделениях.

Документы регистрируются на карточках (см. прилож. 3.1-3.2). (Программа в компьютере предусматривает все данные, имеющиеся на карточке.)

На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (машинописным или рукописным способом):

* входящий номер и дата регистрации. Например: № 150 от 15.01.2000 (№ 150 -- порядковый номер поступающего документа, начиная с 1 января текущего года, 15.01.2000 -- дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны и в регистрационном штампе на документе;

*от кого поступил документ (Кемеровское объединение «Оксид»);

* количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.);

* дата полученного документа и исходящий номер (20.12.2000 №259/10);

* краткое содержание документа. Например: просьба заключить договор на поставку строительных материалов.

После первого этапа регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю учреждения или руководителям структурных подразделений.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом карточек: контрольных, справочных, по вопросам, по географии и т.д. Для визуального различия карточки могут изготавливаться из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему полю. Использовать их можно следующим образом: входящие -- один цвет, отправляемые -- другой, внутренние -- третий цвет; или: поступающие на имя первого руководителя -- один цвет, в структурные подразделения -- другой, контрольные -- третий, неконтрольные -- четвертый, отправляемые -- пятый, внутренние -- шестой цвет.

При передаче документов руководителю карточки после первого этапа регистрации помещаются временно в справочную картотеку в раздел «Документы на докладе».

Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления (как нежелательное исключение -- на следующий день) и возвращать секретарю-референту или помощнику с резолюцией. Поступать к руководителю и возвращаться к секретарю-референту документы должны в строго определенное время, резолюция должна быть конкретной. Например:

Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя в кабинете на определенное время. При необходимости использования документа в будущем для руководителя делается ксерокопия документа. Кроме того, руководитель не должен сам принимать документы от посетителей, подчиненных, это, как правило, делает референт (или канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.).

Согласно резолюции документ передается исполнителю, если их ё резолюции несколько, то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии--другим исполнителям. Текст резолюции сразу же при возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную карточку в раздел «Кто направил документ. Резолюция». Например:

Затем на оборотной стороне заполняются следующие разделы карточки: «Дата передачи на исполнение» -- 15.01.2000; «Кому направлен документ» -- Г.В. Иванову; «Расписка в получении» -- роспись Иванова Г.В., дата.

В соответствии с Положением Регистрационной государственной системы документов (РГСД) документ после рассмотрения руководителями направляется в канцелярию, которая переносит резолюцию, а затем передает документ вместе с одной карточкой в приемную структурного подразделения, остальные экземпляры карточек остаются в канцелярии в картотеках: 1-я -- справочная (по порядку номеров); 2-я -- контрольная (по срокам исполнения); 3-я -- основные вопросы деятельности организации; 4-я -- переписка с организациями по территориям или по конкретным учреждениям. Использование таких картотек позволяет быстро дать точную информацию по любому документу, поступившему в организацию. Эту поисковую систему также можно использовать при составлении компьютерных программ.

От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ должен находиться в рабочей папке. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ними полностью завершена и исполнитель считает его исполненным. При передаче документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т.д.

При поступлении документа может быть несколько вариантов их исполнения.

1. На основании поступившего инициативного документа составляется ответ. Например: письмо Министерства образования РФ в Комитет по начальному профессиональному образованию Администрации Новосибирской области о предоставлении информации об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области. Ответ Комитета является основанием для снятия документа с контроля.

2. На основании поступившего постановления главы Администрации Новосибирской области от 20.01.2000 № 205 составляется программа Комитета по начальному профессиональному образованию, которая утверждается приказом Комитета. Данный приказ является основанием для исполнения документа.

3. На основании письма Министерства образования РФ о порядке финансирования профучилищ в 1998 г. организовано совещание директоров профучилищ, на котором дано разъяснение, указанное в данном письме. Поступивший документ снимается с контроля справкой.

4. Документы, которые поступают для использования в работе, не являются контрольными и хранятся у исполнителя, а затем в деле структурного подразделения или в канцелярии.

Таким образом, после исполнения документа необходимо занести в регистрационные карточки последние данные, которые включают в себя:

* отметку о контроле и исполнении (фиксируют краткое содержание, дату и номер ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе).

Например:

Отправлена справка об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области;

* указание когда и кем документ снят с контроля (указывают должность, фамилию руководителя и дату снятия с контроля).

3. Подготовка и регистрация отправляемых документов

Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение), регистрацию и отправку.

В начале составляется рукописный вариант проекта, а затем печатный. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию. Например, письмо вышестоящей организации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляемому на подпись руководителю. В то же время проект письма вышестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выполнения приказа может быть представлен на подпись без приложения этого приказа.

После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер. (При письмах-ответах на бланке указываются также номер и дата документа, на который дается ответ.) Например:

Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй -- с визами согласования остается в деле организации.

На отправляемый документ заводится регистрационная карточка которая включает в себя такие элементы, как: порядковый регистрационный номер и дата; количество листов и экземпляров; кому направлен документ; расписка в получении или номер реестра- дата; краткое содержание документа; кем подписан документ; входящий номер и дата исполненного документа; номер дела, в котором помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа; количество листов; отметка о получении ответа, дата.

4. Прохождение внутренних документов

1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) -- входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

2. После согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой проекты распорядительных документов подписываются руководителем учреждения и регистрируются в канцелярии или другом структурном подразделении, копии документов заверяются либо подлинник направляется в множительную службу для размножения. Заверенные (размноженные) копии документов направляют в соответствующие структурные подразделения учреждения, а в необходимых случаях -- за его пределы.

3. Протоколы, содержащие поручения должностным лицам или подразделениям учреждения, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из протокола.

4. Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, сводки, справки и другие аналогичные внутренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или помещаются в соответствующее дело.

Порядок прохождения, регистрация, учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организаций (см. прилож. 1.2).

Приведем пример регистрации постановления или распоряжения главы администрации области:

5. Учет объема документооборота

Объем документооборота -- это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.

6. Контроль за исполнением документов

1. Контроль за исполнением документов и принятых решений -- неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля -- содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

2. Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой -- за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую -- делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.

Основные задачи контрольной службы -- контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документообращения, укреплению исполнительской дисциплины.

3. Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, -- в должностной инструкции.

4. В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения. Наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные специфические документы, свойственные данной системе управления. Перечень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по делопроизводству или утверждается руководителем учреждения.

5. Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля документов и сроки их исполнения. Это требование необходимо соблюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения. Например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосредственно руководству учреждения, хотя группа может входить в состав канцелярии, а последняя -- в состав секретариата данного учреждения.

6. Повышению эффективности контроля исполнения и исполнительской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения о подразделениях и должностные инструкции, обеспечивающие обозначение ответственного исполнителя; четкие и однозначные формулировки решений, фиксируемых в резолюциях, и сроков исполнения, установленных в учреждении; высокое качество подготовки документов.

Сроки исполнения документов определяются следующим образом:

1. Если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок исполнения документа -- 1 месяц со дня поступления документа в организацию.

2. Если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок. Например, письмо Министерства образования РФ поступило в организацию 20.01.2000, но в письме указано: представить информацию 15.03.2000, значит, срок исполнения -- 1 месяц 15 дней.

3. В резолюции указан срок исполнения.

На контрольные документы ведется картотека по срокам и исполнителям. Снимаются с контроля только исполненные документы. Продлить срок, исполнения документов могут только руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В случае неисполнения документа в течение одного-двух месяцев руководителю дается право поставить документ на дополнительный контроль.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 на всех документах, подлежащих контролю, проставляется штамп «Контроль» или на левом поле -- знак контроля «К». Карточки в контрольной картотеке и в соответствующем разделе справочной картотеки нумеруются по срокам исполнения и располагаются по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки. Срок исполнения отмечается по календарной шкале.

Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31 ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, срок исполнения которых наступит, в следующем месяце; в 33-й ячейке -- карточки, соответствующие не исполненным в срок документам, новые сроки исполнения которых по тем или иным причинам своевременно не установлены. Указанный порядок размещения карточек в картотеке используется в большинстве учреждений, хотя и не является единственно возможным или обязательным.

Лицо, осуществляющее контроль, ежедневно просматривает карточки, находящиеся в соответствующем разделе картотеки. Карточки исполненных документов перемещают в соответствующую картотеку. Об истечении срока исполнения остальных документов исполнителей оповещают по телефону. В конце дня соответствующие не исполненным документам карточки перемещают в ячейки, соответствующие новым датам их исполнения, или размещают в ячейке «Документы, не исполненные в срок».

Соответствующие исполненным документам карточки извлекают из контрольных картотек и помещают в единую картотеку исполненных документов, систематизированную по предметно-вопросному признаку, иногда по структурному, или по исполнителям. Наименования рубрик такой картотеки соответствуют предметам (вопросам) деятельности организации, названиям структурных подразделений или фамилиям ответственных исполнителей.

В учреждениях по данным карточек, хранящихся в ячейке «Документы, не исполненные в срок», периодически (1-2 раза в неделю или декаду) заполняют перечни не исполненных в срок документов, направляют их в структурные подразделения и после заполнения там соответствующих граф возвращают в контрольную службу. В некоторых случаях сведения о документах, не исполненных в срок, могут передаваться непосредственно руководству учреждения. Решения руководителя записывают в графе «Примечание».

Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы:

По данному отчету служба документационного обеспечения управления может проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И когда руководителю трудно определить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнительскую дисциплину. Такие сведения помогают руководителю принять правильные решения по оценке труда работников.

Задания

1. Покажите движение документов в организации (поступающих, внутренних, отправляемых).

2. Порядок регистрации документов.

2.1. Можно ли протоколы регистрировать вместе с приказами?

2.2. Правильно ли зарегистрированы поступившие в организацию документы:

1) вх. № 980 от 2.12.2000 2) вх. № 981 от 06.01.2000

2.3. Можно ли регистрировать приказы по основной деятельности с приказами по личному составу?

2.4. Можно ли приказы регистрировать следующим образом: от 12.01.2000 №5, от 12.01.2000 №6, от 14.01.2000 №7, а затем от 12.01.2000 №5а?

2.5. Какая дата указывается при регистрации протокола?

2.6. Можно ли внутри организации осуществлять переписку между отделами, и если да, то как вы себе это представляете?

2.7. Допускается или нет регистрация обращений граждан вместе со служебными документами?

3. Какие существуют сроки исполнения документов?

4. Определите объем документов в организации за 1 год.

5. Если Вы отправляете письмо в три адреса на бланке с изображением Государственного герба РФ, то можно ли во второй и третий адрес отправлять копию бланка?

6. Объясните порядок выдачи бланков должностным лицам организации.

Тема 4.ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это -- приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.