Коммуникационная структура предприятия

- установление обратной связи. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них - задавать вопросы. Еще один способ установления обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит вам оценить, в какой мере воплощается то, что вы намеревались сообщить.

В организационных коммуникациях основным является совершенствование информационного потока. Вот некоторые конкретные способы совершенствования информационного обмена в организациях, которые должен знать любой менеджер.

1. Регулирование информационных потоков. Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое “слишком много” и “слишком мало” в информационных обменах.

2. Управленческие действия. Регулирование информационного потока - лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Есть и другие. Например, руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.д. Руководитель может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, организация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена.

3. Системы обратной связи. В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов.

4. Системы сбора предложений. Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Систему сбора предложений можно организовать по-другому. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по усовершенствованиям.

5. Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.

6. Современная информационная технология. Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того, в настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет.

4. АНАЛИЗ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ ЧП «ЧЕРНАЯ»

Обследование предприятия. Данное предприятие имеет два отдельно стоящих объекта, на которые заключены долгосрочные договора аренды с Департаментом недвижимости города Усть-Илимска зарегистрированные в департаменте Иркутской области по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним.

Специализация и назначение предприятия. Это предприятие занимается двумя видами деятельности:

1) розничная торговля:

- детская игрушка, ясельная группа товаров;

- чулочно-носочный отдел;

- отдел бытовой химии.

2) оказание услуг рынка, т. е. по сдачи в аренду торговых площадей.

Один из объектов находится по адресу: проспект Мира, 21- магазин «Товары для детей», где осуществляется розничная торговля. Другой объект расположен по адресу: улица Димитрова,20- магазин «Дом торговли»- 1 этаж, который реконструирован под крытый рынок промышленными товарами. Предприятие самостоятельно не ведет на рынке розничную торговлю, а сдает торговые площади в аренду. Данные виды деятельности подтверждены Временными Патентами.

Форма собственности предприятия: частное предпринимательство, владельцем которого является Чёрная Елена Анатольевна.

Структура предприятия и его отдельные части. Структура предприятия обусловлена видами деятельности предприятия и состоит из:

- аппарата управления;

- бухгалтерии;

- отдел закупа и реализации;

- торговых отделов: (склад и торговый зал);

- отдел содержания зданий;

- транспортный отдел.

тобы понять, как происходят коммуникации в организации ЧП «Черная», рассмотрим структуру управления этой организации.

1. Управляет персоналом и руководит по всем видам деятельности директор предприятия как самостоятельно, так и через своих помощников: администратора и менеджера предприятия. Цель предприятия получить прибыль. Для достижения этой цели проводится анализ финансовой и хозяйственной деятельности с помощью данных бухгалтерского учета.

2. Анализ экономической деятельности, бухгалтерский и налоговый учет осуществляется главным бухгалтером в одном лице.

3. Администратор ведет хозяйственную деятельность на предприятии и руководит отделом содержания зданий, куда входит обслуживающий персонал (уборщики помещения- 3человека, дворник, теплотехник, электрик- 2человека, разнорабочий).

4. Менеджер занимается заключением договоров на поставку товаров методом анализа ассортимента товара, покупательского спроса и последующей их реализацией через торговый отдел, куда входят: Заведующий отделами, старший продавец, продавец промышленных товаров - 4человека, кладовщик. В отделах коллективная материальная ответственность.

5. Для более эффективной работы имеется транспортное средство с водителем, осуществляющим перевозку товаров и прочие поездки, согласно путеводному листу.

Теперь рассмотрим стороны коммуникации в данном организации.

4.1 Вертикальная коммуникация

Здесь все в принципе достаточно понятно. Коммуникации проходят сверху вниз. Т. е. аппарат управления издает поручения или иную форму сообщения и спускает её ниже на отделения. Сверху вниз от директора до служащих более низкого звена.

4.2 Горизонтальная коммуникация

Коммуникации в данном случае происходят и в аппарате управления и на уровнях находящихся ниже, под аппаратом управления. Обычно межличностные отношения на более низких уровнях проводятся в независимости от директора.

4.3 Основные виды коммуникации

Если брать вертикальную форму коммуникаций, то это в первую очередь относится к нормативным документам, приказам, устной форме. Помимо этого информация от аппарата управления рассылается, как и в письменной форме, так и по электронной почте, на телефонные узлы. В письменной форме обычно рассылаются утверждающие формы, нормативы и документы. В горизонтальной форме, все намного проще. Коммуникации здесь происходят по давно уже известным схемам. Т. е. это телефон, по которому сотрудники могут общаться друг, с другом не отходя от своего рабочего места, причем если рассматривать аппарат управления, то здесь в каждом кабинете у каждого сотрудника есть свой телефон. Т. е. существует некая офисная АТС, с привязкой номера к каждому сотруднику.

Далее идет электронная почта(e-mail), что уже в наше время не является нововведением, так как является тоже одним из самых удобных средств коммуникации. Причем электронной почтой пользуются, как и в аппарате управления, так и на телефонных узлах, общаясь между собой или находя новых подрядчиков.

Дальше идут личные встречи. Ведь иногда для передачи информации требуется личное присутствие человека, чтобы показать серьезность сообщения или какого-то указания. Этот вид является самым эффективным на данном предприятии.

Еще одним средством передачи/получения информации является факс, по нему пересылаются документы, необходимые для ведения дел, баланса, учета и т. д. Факс, является, по сути, незаверенной копией переданного документа, и юридический статус у него такой же. По факсу могут быть переданы любые виды документов и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсимильные сообщения в большей степени являются разновидностью переписки с деловыми партнерами, организациями.

Факсы для исходящих документов следует оформлять аналогично оформлению делового письма, который после его передачи подшивается в дело.

Электронное сообщение - документ, переданный электронной почтой по системе связи между ЭВМ, электронная почта все чаще используется для связи нескольких сотрудников как внутри организации, так и для внешней связи, при условии. Каждому абоненту присваивается код и выделяется электронный почтовый ящик.

Почта, пришедшая в организацию, направляется лично директору, а потом уже распределяется по отдельным подразделениям.

4.4 Коммуникационные стили

То, как ты выглядишь, общаешься, ведешь себя на работе, от этого зависит твоя успеваемость и понимание со стороны сотрудников и начальства и дальнейшее продвижение по службе. Давайте рассмотрим виды организационных обязанностей для каждого сотрудника:

1) официальный. Сюда входит обязательное ношение строгой одежды, правильное поведение и общение;

2) деловой. Во многом похож на официальный, но более раскрепощенный в поведении, манере общения. Не имеется ввиду мат, оскорбление, громкая речь и. т. д. Данная компания поддерживает такой стиль;

3) свободный. Больше подходит для свободной удобной одежды. Не имеется ввиду грязная рваная одежда, джинсы, или то в чем вы привыкли ходить дома.

Помимо этих стилей в данной организации сложились некие традиции общения. Существует некая культура поведения, традиции, праздники, семинары и т. д. На которых сотрудники собираются и в неформальной форме за чашечкой кофе обсуждают насущные проблемы.

4.5 Трудности в развитии коммуникационных отношений

Как и в любых других организациях, в данной организации, тоже существуют различные препятствия и возникают различные затруднения. К этим затруднениям можно отнести, например, несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления, что может повлечь за собой материальные убытки или какие то несогласованности. Еще одним из недостатков присущий всем другим организациям является психологический настрой. Это может быть следствием, например, плохого настроения или отношения к сотрудниками по отдельности, или боязни общаться с директорами и начальниками.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В наше бурное время информационной революции актуальность коммуникаций не снижается, а наоборот, возрастает. Коммуникации важны во всех сферах деятельности человека. Все мы живем, обмениваясь информацией друг с другом. И чем эффективней этот обмен, тем больше у нас открывается возможностей для эффективной работы и благополучной личной жизни. Для менеджера коммуникации - это “хлеб насущный”. В широком смысле слова, коммуникации - это процесс информирования. А какой же менеджер может нормально работать без поступления информации? Ведь менеджер каждый день в своей работе сталкивается с кипой газет, писем, документов; встречается с людьми, улаживая спорные вопросы, отдавая распоряжения, контролируя выполнение работы и т.д.

Вся сущность работы менеджера состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействий. Разговор с начальником - коммуникация по восходящей; разговор с подчиненными - по нисходящей; разговор с начальником параллельного отдела - коммуникация по горизонтали. Мне кажется, что вопрос эффективных коммуникаций также важен для менеджера, как и вопрос принятия решений. Более того, эти два аспекта управленческой деятельности взаимодополняют друг друга. И наличие одного невозможно без наличия другого. Подводя итоги проделанной работы, хотелось бы отметить, что функция коммуникации также важна для менеджера, как и функции планирования, организации, мотивации контроля. По моему мнению, менеджер должен постоянно совершенствоваться в процессах коммуникации для успешного осуществления своей нелегкой, но интересной профессиональной деятельности.

Как и в любых других организациях, в данной организации, тоже существуют различные препятствия и возникают различные затруднения. К этим затруднениям можно отнести, например, несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления, что может повлечь за собой материальные убытки или какие то несогласованности. Еще одним из недостатков присущий всем другим организациям является психологический настрой. Это может быть следствием, например, плохого настроения или отношения к сотрудниками по отдельности, или боязни общаться с директорами и начальниками.

Поставленная мною цель курсовой работы достигнута. Задачи выполнены. Исследуя процесс коммуникации в организации управлении персоналом на примере ЧП «Черная» показал, что, в общем, все налажено, предприятие работает без сбоев, информация передается по сложенной цепи.

Понимание самого процесса коммуникации может помочь в налаживании связей и успешного бизнеса и развития любой фирмы или в работе с персоналом. Успех в достижении организации или фирмы в любой сфере бизнеса во многом зависит от правильного понимания процессов коммуникаций и налаживания связей.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Анцупов. А.Я., Шипилов. А.И. Конфликтология: Учебник для вузов. - М.: ЮНИТИ 2001-416с.

Вишнякова. Н.Ф. Конфликтология: Учебное пособие. 3-е изд.-Мн.: Университетское, 2002.-318с.

Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник - 3-е изд. перераб. и доп.-М.: ЮНИТИ, 2003.-501с.

Дарендорф. Р. Конфликт и свобода // Реферативный журнал. 1974.

Дмитриев. А., Кудрявцев. В., Кудрявцев. С. Введение в общую теорию конфликтов. - М., 1993.-211с.

Дугина О., «Диагностика потребности в обучении как элемент управленческого консультирования», Управление персоналом, №2, 2001 г.

Дугина О., «Большинство тренингов - это деньги, выброшенные на ветер», Персонал, №11, 1999 г.

Кабаченко. Т.С., Психология управления: Учебное пособие. - М.: Педагогическое общество России, 2000.-384с.

Кузин Б., Юрьев В., Шахдиниров Г. Методы и модели управления фирмой - СПб: Питер, 2001.-432.

Кибанов. А.Я. Управление персоналом организации. - М.: ИНФРА- М, 1997.

Кикшель. Е.Н. Управленческая психология: Учеб. Для Средне специальных учеб. Заведений - М.: Высш. Школа., 2002.-270с.

Рогов. Е.И. Психология общения. - М.: Гуманит. изд. центр ВЛАДОС, 2002.-336.

Спивак. В.А. Организационное поведение и управление персоналом-СПб: Питер, 2000.- 416с.

Травин В.В., Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента. - М.: Дело,1995.

Уткин Э.А., Кочетков А.И. Управление персоналом в малом и среднем бизнесе: Научно-практическое пособие. - М.: Финансы и статистика, 1996, с.109.

Урбанович. А.А. Психология управления: Учебное пособие.- Мн.: Харвест, 2001.-610с.

Управление персоналом: Учеб. для вузов/Под редакцией Базарова Т.Ю, Еремина. Б.Л.-М.: ЮНИТИ, 2002-560с.