Системы коммуникаций в администрации Новосибирского района Новосибирской области

Ящик предложений и общие собрания - два самых распространенных способа осуществления коммуникаций между работниками и руководителем. Но они становятся неэффективными, если предложения, поступающие от работников, не находят ответа. Нередко это происходит от того, что сообщений бывает довольно много, и ответить на все из них не представляется возможным. И наоборот, сообщения бывают очень редко и поначалу они принимаются во внимание, а потом постепенно не берутся в расчет. Что касается собраний, то они не должны превращаться в монолог одного лица.

Чтобы выбранный канал коммуникации был эффективным, следует учесть ряд моментов:

На собрания рабочего коллектива полезно являться кому-то из управления администрации.

Являться на собрание трудового коллектива также следует высшему руководству заранее, чтобы пообщаться с сотрудниками, смешаться с коллективом - это воодушевляет и сплачивает людей.

Организаторам собрания необходимо уметь вовлекать аудиторию в диалог.

Участникам собраний следует готовить вопросы заранее и подавать их в печатном виде для того, чтобы они были информированы о вопросах, разбираемых на собрании.

В таких небольших организациях, как администрации глава в силу его приближенности к подчиненным пользуется уважением и в низах. Но все же, необходимы личные встречи с начальниками отделов с глазу на глаз. Это неизбежно приводит к возрастанию роли руководителей отделов. Их задача - способствовать тому, чтобы сотрудники поняли, как воплощать в жизнь разработанную стратегию.

Таким образом, осуществлять коммуникации внутри организации следует несколькими способами, такими как:

1. Личная беседа с сотрудниками,

2. Распространение информации, используя электронные каналы связи.

Для формирования в сознании персонала положительного имиджа и доведение до сотрудников ключевых сообщений следует применять следующие формы внутриорганизационных коммуникаций:

1. Листок новостей.

2. Квартальные, годовые отчеты сотрудников.

3. Доска объявлений.

4. Страница организации в Интернете.

5. Общие собрания работников.

При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою организацию.

Росту доверия к организации могут способствовать:

1. Своевременная и регулярная коммуникация.

2. Демонстрация доверия к сотрудникам (например, распространение как хороших, так и плохих новостей).

3. Привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений.

4. Внедрение электронного документооборота.

5. Вовлечение сотрудников администрации для активного участия в системе корпоративных коммуникаций.

Руководитель должен обладать высокой степенью коммуникативной культурой.

В основе коммуникативной культуры лежат нравственные общепринятые требования к общению, неразрывно связанные с признанием неповторимости, ценности каждой личности [11;397]:

Вежливость - это выражение уважительного отношения к другим людям, их достоинству, проявляющееся в приветствиях и пожеланиях, в интонации голоса, мимике и жестах.

Корректность - умение держать себя в рамках приличия в любых ситуациях, прежде всего, конфликтных. Особенно важно корректное поведение в спорах, когда появляются новые конструктивные идеи, проверяются мнения и убеждения.

Тактичность также одно из важных составляющих коммуникативной культуры. Чувство такта - это, прежде всего, чувство меры, чувство границ в общении, превышение которых может обидеть человека, поставить его в неловкое положение

Скромность в общении означает сдержанность в оценках, уважение вкусов, привязанностей других людей.

Точность также имеет большое значение для успеха деловых отношений. Без точного выполнения данных обещаний и взятых обязательств в любой форме жизнедеятельности дела вести трудно.

Предупредительность - это стремление первым оказать любезность, избавить другого человека от неудобств и неприятностей.

Также руководитель с высоким уровнем коммуникативной культуры должен учиться владеть [11;509]:

эмпатией - умением видеть мир глазами других, понимать его так же, как они;

доброжелательностью - уважением, симпатией, умением понимать людей, не одобряя их поступки, готовностью поддерживать других;

аутентичностью - способностью быть самим собой в контактах с; другими людьми;

конкретностью - умением говорить о своих конкретных переживаниях, мнениях, действиях, готовностью отвечать однозначно на вопросы;

инициативностью - способностью "идти вперед", устанавливать контакты, готовностью браться за какие-то дела в ситуации, требующей активного вмешательства, а не просто ждать, когда другие начнут что-то делать;

непосредственностью - умением говорить и действовать напрямую;

открытостью - готовностью открывать другим свой внутренний мир и твердой убежденностью в том, что это способствует установлению здоровых и прочных отношений с окружающими, искренностью;

восприимчивостью - умением выражать свои чувства и готовностью принимать эмоциональную экспрессию со стороны других;

любознательностью - исследовательским отношением к собственной жизни и поведению, готовностью принимать от людей любую информацию о том, как они воспринимают тебя, но при этом быть автором самооценки.

Работник начинает лучше понимать других, если познает следующие аспекты собственной личности [1;94]:

собственные потребности и ценностные ориентации, технику личной работы;

свои перцептивные умения, т.е. способность воспринимать окружающее без субъективных искажений, без проявления стойких предубеждений в отношении тех или иных проблем, личностей, социальных групп;

готовность воспринимать новое во внешней среде;

свои возможности в понимании норм и ценностей других социальных групп и других культур;

свои чувства и психические состояния в связи с воздействием факторов внешней среды;

свои способы персонализации внешней среды, т.е. основания и причины, по которым что-то во внешней среде рассматривается как свое, в отношении которого проявляется чувство хозяина.

Таким образом, проведенные мероприятия по улучшению коммуникационного процесса внутри администрации должны принести положительный эффект при работе руководителя со своими сотрудниками, улучшению микроклимата в организации, преодоление коммуникационных барьеров, а значит повышению производительности и эффективности труда.

Заключение

В наше бурное время информационной революции актуальность коммуникаций не снижается, а наоборот, возрастает. Коммуникации важны во всех сферах деятельности человека. Все мы живем, обмениваясь информацией друг с другом. И чем эффективней этот обмен, тем больше у нас открывается возможностей для эффективной работы и благополучной личной жизни. В широком смысле слова, коммуникации - это процесс информирования. Менеджер не может нормально работать без поступления информации, ведь менеджер каждый день в своей работе сталкивается с кипой газет, писем, документов; встречается с огромным количеством людей, улаживая спорные вопросы, отдавая распоряжения, контролируя выполнение работы и т.д. Вся сущность работы менеджера состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействий. Разговор с начальником - коммуникация по восходящей, разговор с подчиненными - по нисходящей, разговор с начальником параллельного отдела - коммуникация по горизонтали. Вопрос эффективных коммуникаций также важен для менеджера, как и вопрос принятия решений. Более того, эти два аспекта управленческой деятельности взаимодополняют друг друга. И наличие одного невозможно без наличия другого. Функция коммуникации также важна для менеджера, как и функции планирования, организации, мотивации контроля. Менеджер должен постоянно совершенствоваться в процессах коммуникации для успешного осуществления своей нелегкой, но интересной профессиональной деятельности.

Список используемой литературы

1. Алиев В.Г., Дохолян С.В. Организационное поведение. -- М., 2006 - 154 с.

2. Анцупов А. Я., Шипилов А. И. Конфликтология -- М., 2007 - 175 с.

3. Громова О.Н. Конфликтология. -- М.,, 2001 - 173 с.

4. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент. - СПб., - 357 с.

5. Ильин В.И. Структура конфликта в организации // Социальный конфликт. СПб., 2006, - 320 с.

6. Красовский Ю.Д. Организационное поведение. - М., 2006 - 260 с.

7. Коротков Э.М Концепция менеджмента. - М., 2007 - 275 с.

8. Кунц Г., Одоннел С. Управление. Системный и ситуационный анализ управленческих функций. - СПб., 2005 - 350 с.

9. Кузнецов И.Н. Деловое общение. Деловой этикет. - М., 2004 - 431 с.

10. Линчевский Э.Э. Контакты и конфликты. -- М., 2004 - 268 с.

11. Майерс Д. Социальная психология. - СПб., 2006 - 677 с.

12. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М., 2004 - 330 с.

13. Молл Е.Г. Организационное поведение. -- М., 2008 - 245 с.

14. Самыгин С.И., Столяренко Л.Д. Психология управления. - Ростов-на-Дону, 2007 - 354 с.

15. Почепцов Г.Г. Теория и практика коммуникации. - М., 2008 - 127 с.