Коммуникации в системе управления

2. Коммуникационный процесс в ООО «Макрофест»

2.1 Общая характеристика организации

ООО «Макфорест» существует на хабаровском рынке уже 5 года. Уставной деятельностью является лесозаготовительная деятельность, а также услуги по сушке и реализации пиломатериалов. В штате фирмы работают 23 человека в разных отделах. Возглавляет фирму генеральный директор.

За столь небольшой срок пребывания на рынке фирма успела зарекомендовать себя с хорошей стороны, это связано в связи с:

1) усилением контроля качества выпускаемой продукции - пиломатериалов;

2) гибкой ценовой политикой с постоянными клиентами;

3) внедрением инновационных технологий в процесс лесопиления;

4) индивидуальным подходом к каждому клиенту.

При всем этом на предприятии имеется задолженность по заработной плате, большая текучесть кадров, отсутствие перспектив диверсификации предлагаемых услуг, несвоевременный сбыт готовой продукции, слабые социальные гарантии.

Каждый месяц (в конце месяца) руководители отделов в письменном виде докладывают о проделанной работе руководителю организации. Таким образом на фирме организованы восходящие вертикальные коммуникации.

Руководитель, рассмотрев, доклады начальников отделов, в первых числах следующего месяца организовывает собрание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается и передает информацию, поступившую к нему из внешней среды. На этом же собрании присутствует бухгалтер фирмы для получения информации о произведённых расходах или предстоящих расходах, доходах и т.п. Таким образом налажены вертикальные нисходящие коммуникации.

Горизонтальные коммуникации в ООО «Макфорест» в основном протекают неформальным образом, непосредственно через общение между сотрудниками. Если одному отделу необходима какая-либо информация от другого отдела, то данный запрос и поступившая в ответ информация проходит через руководителя фирмы.

2.2 Анализ коммуникационного процесса в организации: проблемы и пути их решения

При анализе коммуникационного процесса в организации был выявлен ряд проблем: недостатки организации обратной связи, недооценка способностей получателя сообщения, недостаточная убедительность, непонимание важности сообщения, пренебрежение фактами, отсутствие внимания и интереса, неблагоприятные взаимоотношения, плохо сформулированные сообщения, искажение сообщений, отсутствие передачи, ошибочный перевод информации на различных этапах передачи, критический психологический настрой.

Раскрою некоторые из них:

1) Плохо сформулированные сообщения, в которых отсутствует точность и ясность, плохое изложение мыслей недостаток лексических средств и т.д. приводит к дорогостоящим ошибкам.

2) Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи - неумение руководства перевести на понятный язык своим подчиненным сообщения о тех задачах, которые им предстоит выполнить.

3) Искажение сообщений - наиболее распространено на фирме, поскольку каждый начальник отдела модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах. Также в работе руководителей просматривается «ущербная» фильтрация необходимых сообщений и акцентирование на ненужных. Здесь же следует сказать и о «кривой» обратной связи, когда просьбы и пожелания работников не доходят до директора, т.к. менеджеры предоставляют ему только положительные отчеты.

4) Неразъясненные предположения - так называемая «лишняя» работа, когда начальник отдела при делегировании ему полномочий направляет деятельность отдела не в нужное русло.

5) Психологический настрой - в организации существует некий критический настрой работников, который мешает развитию формальных и неформальных отношений между работниками организации.

Выявившиеся проблемы следует решать основываясь на принципах изложенных в п. 1.4.

1. Плохо сформулированные сообщения

Для решения данной проблемы необходимо сформулировать сообщения точно. Выбирать значащие слова, излагать свои мысли с точностью и последовательностью, а также составлять предложения лексически грамотно.

2.Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи

Для начала необходимо установить обратную связь. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли сообщение посланное руководством, принятое персоналом, истолковано в том смысле, который оно изначально ему придало. Проверка - результаты деятельности персонала, а также опросы работников.

3. Искажение сообщений

Для решения этой проблемы необходимо как можно чаще руководителю «спускаться с небес» - непосредственно интересоваться пожеланиями и предложениями персонала в личных беседах, а также на общих собраниях, где также руководство будет информировать сотрудников о всех направлениях деятельности компании, ее стратегии, социальной политике, новых проектах, изменениях в организации. Здесь можно порекомендовать привлечение патриотичных работников к планированию текущей деятельности фирмы.

5. Психологический настрой

Необходимо усовершенствовать нисходящие вертикальные и горизонтальные коммуникации. А именно осуществлять нисходящие и восходящие коммуникации на ежегодных собраниях всего трудового коллектива, где будут обсуждаться успехи, достижения, неудачи и перспективы, как фирмы, так и сотрудников. Распространять неформальные коммуникации на празднованиях дней рождений, встречи «Нового Года», «23 февраля», «Восьмого марта» и других праздниках.

Такой системой коммуникаций руководитель оградит себя от излишних сплетней и пересудов, организуя эффективную передачу формальной (деловой) информации между отделами, сократит, на сколько это возможно, утечку информации. В тоже время обеспечит вниманием своих подчиненных и предоставит всевозможные пути для «обратной связи». Также подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей.

Заключение

Подводя итоги можно с уверенностью сказать; что осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия, в котором роль менеджера одна из важнейших. Прежде всего, менеджер должен быть отличным психологом, который может предугадать малейшие изменения настроения коллектива. Психологический фактор - один из важнейших факторов успешных коммуникаций. Во-вторых, менеджер должен обладать ораторским мастерством и умением убеждать. Риторика общения в развитых компаниях стоит на одном из ведущих мест в развитии коммуникаций. От умения общаться с подчиненными зависит, прежде всего, будущее предприятия, а вместе с ним и будущее каждого отдельно взятого сотрудника. Менеджер должен уметь найти общий язык с замкнутыми и необщительными людьми, а также в нужный момент приостановить поток речи болтунов, чтобы дать высказаться другим сотрудникам.

В наше бурное время информационной революции актуальность коммуникаций не снижается, а наоборот, возрастает. Коммуникации важны во всех сферах деятельности человека. Все мы живем, обмениваясь, информацией друг с другом. И чем эффективней этот обмен, тем больше у нас открывается возможностей для эффективной работы и благополучной личной жизни. Для менеджера коммуникации - это «хлеб насущный». В широком смысле слова, коммуникации - это процесс информирования. А какой же менеджер может нормально работать без поступления информации? Ведь руководитель каждый день в своей работе сталкивается с кипой газет, писем, документов; встречается с огромным количеством людей, улаживая спорные вопросы, отдавая распоряжения, контролируя выполнение работы и т.д. Вся сущность работы управленца состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействий. Разговор с начальником - коммуникация по восходящей, разговор с подчиненными - по нисходящей, разговор с начальником параллельного отдела - коммуникация по горизонтали. Мне кажется, что вопрос эффективных коммуникаций также важен для менеджера, как и вопрос принятия решений. Более того, эти два аспекта управленческой деятельности взаимодополняют друг друга. И наличие одного невозможно без наличия другого.

Подводя итоги проделанной работы, я хотел бы отметить, что коммуникации также важны для управленца, как и функции планирования, организации, координации, мотивации и контроля. И я считаю, что менеджер должен постоянно совершенствоваться в процессах коммуникации для успешного осуществления своей нелегкой, но интересной профессиональной деятельности совершенствования информационного обмена в организации.

Список использованных источников

1. Батаршев А.В. «Организаторские и коммуникативные качества личности» (Для деловых людей) / А.В. Батаршев // Таллин: Центр информационных и социальных технологий «Регалис», 1998.

2. Кричевский Р.Л. «Если Вы руководитель» / Р.Л. Кричевский // М.: Издательство «ДЕЛО», 1996

3. Ладанов И.Д. «Практический менеджмент» / И.Д. Ладанов // - М.; Издательство «Элник», 1995.

4. Матвеева А., Хорошавина Н. «Семь нот менеджмента»: Настольная книга руководителя; Под ред. В. Красновой и А. Привалова. - 2-е изд. / А. Матвеева, Н. Хорошавина // - М.: ЗАО «Журнал Эксперт», 1997.

5. «Менеджмент»: Дайджест основных разделов и тем / Под ред. А.К. Казанцева - Спб.: СПбГИЭА, 1997

6. Красовский Ю.Д. «Организационное поведение» / Ю.Д. Красовский // Москва, «Юнити», 1999

7. Файоль А., Эмерсон Т., Тейлор Ф., Форд Г. «Управление - это наука и искусство» / А. Файоль, Т. Эмерсон, Ф. Тейлор, Г. Форд // - Москва, «Республика», 1992

8. Кунц Г., Одоннел С. «Управление. Системный и ситуационный анализ управленческих функций / Г. Кунц, С. Одоннел // - Москва, «Библиотека менеджера», 2001

9. Коротков Э.М. «Концепция менеджмента» / Э.М. Коротков // Москва, «Дека», 1998

10. Брэддик У. Менеджмент в организации: Учебник.- 2-е изд., перераб. и доп. / У. Брэддик //- М.: ИНФРА, 2000.

11. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. / О.С. Виханский, А.И. Наумов // - М.: Высшая школа, 1998.

12. Десслер Г. Управление персоналом: Учебное пособие. / Под ред. Шленова. / Г. Десслер // - М.: БИНОМ, 2000.

13. Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Перевод с англ. / М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури // - М.: Дело, 2002.

14. Молл Е.Г. Менеджмент. Организационное поведение: Учебное пособие. / Е.Г. Молл // - М.: Финансы и статистика, 2001.

15. Дункан У. Джек. Основополагающие идеи в менеджменте. Пер. с англ. / У. Джек Дункан // - М: Дело 2002 г.

16. Евланов Л.Г. Теория и практика принятия решений. / Л.Г. Евланов // - М: Экономика 2000 г.

17. Жизнин С.Э. Предпринимательство и деньги. / С.Э. Жизнин // - М 2001 г.

18. Иенекенс Ж. Менеджмент в условиях рыночной экономики. Теория и практика / Ж. Иенекенс // - М: 2001 г.

19. Лэнд П. Менеджмент -искусство управлять. / П. Лэнд // - М: ИНФА-М, 2000 г.

20. Таусенд Р. Секреты управления, или как удержать компанию от подавления прибыли. / Р. Таусенд // - М. Прогресс -м: Прогресс 2000 г.

21. Якова М. Карьера менеджера /пер. с анг. / М. Якова // - М: Прогресс 2001г.