История делопроизводства
Зарождение документооборота в Древнерусском государстве – виды первых документов, особенности хранения. Анализ систем коллежского, министерского "исполнительного" делопроизводства XIX – начала XX в. Особенности советского и современного делопроизводства.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, - это указание должности лица в дательном падеже или наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ, и его личную подпись. [3, с.19] Другие виды документов, такие как указы, протоколы, докладные записки, писались без бланков.
Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальной период своего становления, она не была столь гибкой, как требовалось в конце XIX в. При быстро меняющихся общественных отношениях система делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в военном ведомстве, а затем и в гражданских учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление было поистине революционным шагом в документировании: оно ускорило ведение письменных работ, позволило одновременно с подлинником изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Кроме того, за счет использования машинописного текста сократился объем документов, которые приобрели более компактную форму.
Изобретение телеграфа способствовало появлению нового типа печатных отправлений - телеграммы, а изобретение телефона - появлению телефонограмм - письменных документов, переданных по телефону.
В конце XIX - начале XX в. все большее внимание уделяется системе регистрации документов, необходимости ее упрощения за счет централизации. Эта идея в корне противоречила идее «Общего учреждения министерств», в соответствии с которой создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.
Упрощение делопроизводства проводилось и в отдельных ведомствах, в частности в военном, в котором в 1911г. «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» была введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов: для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов - рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, были установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и др. В Положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, которые могли ускорить работу с документами.
Однако работа по совершенствованию делопроизводства, проводившаяся в военном ведомстве, по причине начавшейся вскоре первой мировой войны не была поддержана другими министерствами и ведомствами. Происшедший в 1917г. социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, а затем Октябрьская социалистическая революции - привел к полному разрушению государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но создавался на принципиально новых началах. [3, с.22]
Глава 3. Советское и постсоветское (современное) делопроизводство. Состояние и перспектива развития делопроизводства в современной России
3.1 Первый этап развития советского делопроизводства, создание Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
Советский период становления и развития делопроизводства можно разделить на два этапа: первый (1917-1973гг.) - от отдельных правительственных мер по упорядочиванию документирования архивного дела до внедрения в стране Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД); второй (1973-1991гг.) - годы формирования основ современного делопроизводства, ставших после очередной революции в судьбе великой страны (1991г.) базой становления делопроизводства в Российской Федерации на основе новых информационных технологий.
После революции в октябре 1917г., в связи с отстранением старого чиновничьего аппарата от власти и замены его неквалифицированным персоналом из рабочих и солдат, уровень документационного обеспечения управления заметно понизился. В.И. Ленин и Советское правительство, формируя новый государственный аппарат, параллельно уделяли много внимания улучшению «письмоводства», сокращению переписки, устранению канцелярской волокиты. В первые годы был принят ряд следующих законодательных актов:
- декрет Совета народных комиссаров (СНК) от 11 ноября 1917г. «Об уничтожении сословий и гражданских чинов», отменивший в отношении граждан и в переписке указания на чины и титулы;
- декрет СНК от 24 декабря 1917г. «О порядке издания приказов или распоряжений»;
- постановление СНК от 2 марта 1918г. «О форме бланков государственных учреждений», установившее форму официальных документов и перечень реквизитов;
- постановление Совета рабочей и крестьянской обороны (СРКО) от 8 декабря 1918г. «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты», предусматривающее, кроме прочего, замену переписки на телефонные переговоры и жесткий контроль за исполнением распорядительных документов.
Были другие попытки улучшения работы государственных учреждений в области документирования, однако реализация их тормозилась вследствие разрухи и идущей Гражданской войны и интервенции государств Антанты (1918-1920гг.). Не хватало также технических средств оформления документов, бумаги, чернил. [1, с.26-27]
На первых порах был проведен ряд Всероссийских конференций, созданы в Таганроге и Казани научно-исследовательские институты, сделавшие определенный вклад в оптимизацию работы советских учреждений. В эти годы шла активная и успешная работа теоретиков и практиков управления.
В 1922г. Народным комиссариатом рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ) был образован отдел нормализации с секцией делопроизводства, которая занималась совершенствованием структуры делопроизводственных служб в государственном аппарате. В середине 20-х годов были образованы две важные научно-исследовательские организации - Государственное бюро организации строительства «Оргстрой» и Государственный институт техники управления (ИТУ), оказавшие заметное влияние на решение проблем управления и делопроизводства в учреждениях страны. В 1928г. ИТУ совместно с архивной службой страны (Центрархив РСФСР) были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых предлагались рекомендации по составлению перечней документов и дел, обращающихся в учреждениях, включая списание и уничтожение документов с истекшими сроками хранения. В 1931г. был издан проект «Общих правил документирования и документооборота», разработанный на основе передового опыта, в том числе зарубежного. Правила детально описывали порядок обработки документации, но в связи с ликвидацией института в 1932г. они не были доработаны по замечаниям практиков и не утверждены руководством.
В 20-30-е годы развивались системы специальной документации (бухгалтерской, статистической, кадровой и др.), издавался ряд журналов, на страницах которых рассматривались проблемы документирования управленческого труда («Вопросы организации и управления», «Техника управления» и др.), был выпущен целый ряд учебников, учебно-практических пособий и научных трудов по делопроизводству. В 1936г. Конституцией страны были законодательно установлены виды распорядительных документов, которые могли издавать органы власти и управления, среди них (сверху вниз от Верховного Совета СССР до руководителей организаций и предприятий): законы, указы, постановления, приказы, инструкции, решения, распоряжения.
В связи с закрытием ИТУ, отсутствием в стране единого организационного центра, вопросы дальнейшего совершенствования делопроизводственного обеспечения управления стали весьма актуальными. В июне 1941г., перед началом Великой Отечественной войны, состоялось 1-е Межотраслевое совещание по вопросам механизации управленческого труда и делопроизводства. Совещание наметило глубокую научнообоснованную программу по улучшению сложившейся ситуации, но она в связи с началом войны не была реализована. [1, с.28-29]
В военные 40-е и последующие, включая 60-е, годы архивные организации страны были наделены большими полномочиями по организации делопроизводства и архивного дела. В 1963г. Главархивом СССР был подготовлен первый общесоюзный нормативный документ, касающийся делопроизводства, - «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР», который на длительное время стал единственным руководящим материалом, способствовавшим упорядочению деятельности служб документационного обеспечения управления и архивов.
В 1963г. постановлением Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» от 25 июля 1963г. №829 была поручена Главархиву СССР разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в целях оптимизации работы с управленческой документацией в стране на базе применения новой техники. Для разработки ЕГСД в системе Главархива был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Работа по созданию ЕГСД была включена в пятилетний план развития народного хозяйства СССР на 1966-1970гг.
3.2 Второй этап развития советского делопроизводства
В 1973г. основные положения ЕГСД были утверждены Государственным комитетом СМ СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования в практической работе. С этого момента начался второй этап становления и развития делопроизводственного обеспечения управления в стране, продлившийся вплоть до разрушения СССР в 1991г.
Целью ЕГСД являлись выработка и внедрение в практику на единой основе рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания. Основные положения ЕГСД состоят из общей части, восьми тематических разделов и положений. В них сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, изложены принцип унификации документов, требования к формулярам организационно-распорядительных документов, структуре построения текстов документов, их языку и стилю. [1, с.30]
В течение 70-х годов советское делопроизводство получило значительное развитие. Кроме создания ЕГСД был разработан целый ряд государственных стандартов первостепенного значения. Среди них: ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец», подвергшиеся впоследствии переработке и объединению в один стандарт (ГОСТ 6.38-90); ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения», определивший требования к унифицированным формам организационно-распорядительных документов (переработан в 1988г.). В середине 80-х годов ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). С этого времени понятие «делопроизводство» именуют также термином «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
В целом развитие делопроизводства советского периода, в особенности 70-80-х годов XX в., оценивается учеными-документоведами весьма положительно. Начав в 20-х годах с отдельных административных мер по упорядочению документирования, оно пришло к созданию общегосударственной системы делопроизводства, отвечающего на начало 90-х годов соответствующим требованиям научно-технического прогресса конца XX в., став основой формирования современного делопроизводства в Российской Федерации.
3.3 Нормативно-правовое обеспечение российского делопроизводства
Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.
Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом…» (4.4, ст.29). Это положение развито в новейшем правовом акте - Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006г. № 149-ФЗ [14].
Федеральный закон содержит ряд важных положений, связанных с документационным обеспечением управления. Закон регулирует отношения, связанные с осуществлением права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применение информационных технологий; обеспечение защиты информации; дает определение таких понятий как документированная информация, электронное сообщение, конфиденциальность информации и др. [1, с.33]
Приведу ниже лишь некоторые нормативные акты, которые в настоящее время имеют первостепенное значение для организации делопроизводственного обеспечения управления:
- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) [5].
- Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству.
Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. № 536 [11].
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ [16].
Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.
- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [4].
Национальный государственный стандарт России ГОСТ Р 6.30-2003 является важнейшим нормативным документом по оформлению служебной документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь - Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003г. № 65-ст.
В стандарте отражены проверенные временем требования к оформлению управленческих документов, оговоренные в ранее действовавших, а затем отмененных стандартах ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.
Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации.
Кроме уже названных нормативно-методических документов в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными нормативно-правовыми актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации. [1, с.38]
Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации, фирмы.
3.4 Перспективы развития документационного обеспечения управления
Профессором М.В. Лариным предлагается закон «О документации», который должен определить основные направления государственного регулирования работы с документами в сфере управления, в том числе:
- полномочия государства по отношению к документации организаций всех форм собственности;
- ответственность организаций за документирование своей основной деятельности в установленном государством порядке;
- унификацию форм документов, создающихся и обращающихся в сфере управления;
- организацию и основные правила документооборота (документных коммуникаций между юридическими лицами, юридическими лицами и гражданами);
- требования и условия обеспечения достоверности и доказательности документированной информации, юридического значения документов на различных носителях;
- унификацию структур, полномочий и функций служб документационного обеспечения в зависимости от уровней и масштабов деятельности организаций;
- регулирование права собственности на документы, обеспечения их сохранности и передачи на государственное архивное хранение;
- реализацию права на доступ юридических и физических лиц к документированной информации организаций;
- организацию и поддержку научно-исследовательских и проектных работ в этой области, а также системы лицензирования и сертификации программных, технологических и технических средств обработки управленческих документов.
Кроме предложенного закона в стране должны действовать целый ряд подзаконных нормативных актов, устанавливающих единые требования к управленческой документации. Например, в их состав следует включить:
- типовые инструкции по управлению документацией в различных видах организаций и отраслях деятельности;
- типовое положение о службе управления документацией;
- типовые положения о порядке документирования информации;
- типовые положения о порядке доступа к документам и использования документированной информации;
- типовые перечни документов постоянного срока хранения;
- перечни документов с указанием сроков хранения;
- регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
- правила работы архивов организаций;
- государственные национальные стандарты, общероссийские классификаторы документов и др.
Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, а также учитывать опыт документирования и документооборота в Российской Федерации. [1, с.40-41]
Заключение
Истоки профессии документоведа можно отнести к древнему Египту, где зарождается профессия писца - составителя и переписчика документа. Она была одной из уважаемых профессий. Написание документа требовало много труда. Чтобы стать писцом, надо было прилежно и долго учиться. Восхваление профессии писца в Египте дошло до нас в нескольких папирусах. Вот как сравнивает свою профессию с другими египетский писец Хети времен XII династии (1991-1785гг. до н.э.).
«Я видел кузнеца за его работой. Его пальцы покрыты морщинками, как крокодилова кожа… каменщик постоянно борется с твердым камнем… парикмахер бреет до самой ночи, и только когда садится есть, он может опереться на локти, чтобы отдохнуть… лодочник плавает, чтобы получить плату за свой труд… посол завещает свое имущество детям, когда уезжает в дальние страны, потому что опасается встречи с дикими животными или разбойниками… обувщик несчастен, все время стонет, когда дубит кожу… профессия же писца является самой важной, потому что на этом свете нет праздных слов. Кто с детства научится этому, станет уважаемым человеком». [4, с.61]
Ко всему вышесказанному, можно лишь добавить, что профессия документоведа прошла очень большой и сложный путь совершенствования от древности и до наших дней. Менялись периоды развития документа: от приказов до коллегий, от коллегий до министерств. Каждый из периодов развития делопроизводства внес свои незаменимые традиции и нормативы в области создания и оформления документов. И, вроде бы, уже все, что можно было, усовершенствовали и унифицировали, но, мне, кажется, что уже в XXII в. наше время будет очередным этапом в развитии делопроизводства.
Литература
1. Басаков М.И. Современное делопроизводство. Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2008. - 473 с.
2. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. Практическое пособие. М., 1989. - 383 с.
3. Кудряев В.А. Организация работы с документами. Учебник. М., 2001. - 592 с.
4. Кузнецова Т.В. История профессии. // Секретарское дело. 2003. №1.
5. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М., 2006. - 427 с.
Подобные документы
Создание специальных органов для реализации властных полномочий. Особенности приказного делопроизводства. Основные виды документов коллежского делопроизводства. Принципы исполнительного делопроизводства. Главная особенность делопроизводства приказов.
курсовая работа [397,6 K], добавлен 30.03.2016
Понятие и значение делопроизводства. Возникновение делопроизводства в России. Приказное делопроизводство, система коллежского делопроизводства. Система министерского делопроизводства XIX-начала XX вв., рационализация управления и делопроизводства.
курсовая работа [49,7 K], добавлен 29.04.2014
Особенности системы делопроизводства и унификация документов. Система приказного, колежского и министерского письмоводства в различные исторические периоды. Русские письмовники XVIII-XX века. Концепция образцовых текстов. Эпоха советской канцелярии.
дипломная работа [84,9 K], добавлен 09.02.2011
Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Преимущества систем электронного документооборота. Назначение, виды и основные функции программных средств электронного документооборота. Специфика и философия стандартов ITIL и COBIT.
курсовая работа [623,0 K], добавлен 05.02.2016
Начало XIX в. - реформа государственного управления и делопроизводства. Делопроизводство в "Общем учреждении министерств". Движение документов и дел. Организация документооборота. Унификация форм документов. Законодательная регламентация делопроизводства.
реферат [28,7 K], добавлен 26.02.2009
Программные системы автоматизации делопроизводства. Оценка эффективности внедрения систем электронного документооборота. Анализ службы делопроизводства в ЗАО "Технолига". Создание системы электронного документооборота на базе СЭД "БОСС-Референт".
курсовая работа [58,6 K], добавлен 04.03.2015
Анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства. Оценка службы документационного обеспечения управления на предприятии. Разработка предложений по автоматизации делопроизводства отдела кадров в среде "КАДРЫ SB" ООО "АДСК".
дипломная работа [5,9 M], добавлен 12.12.2011
Современная система организации делопроизводства. Деятельность территориального управления Росимущества в Санкт-Петербурге, проблемы и пути совершенствования организации документооборота. Разработка автоматизированных систем электронного делопроизводства.
дипломная работа [1,2 M], добавлен 29.11.2012
Понятие делопроизводства как отрасли деятельности, предмет и методы, порядок его проведения. Виды документов, особенности и сферы их практического применения. Направления государственного регулирования делопроизводства и ответственные за него органы.
лекция [22,8 K], добавлен 11.01.2011
Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.
дипломная работа [306,9 K], добавлен 06.01.2013
