Государственная система документационного обеспечения управления

Текст управленческого документа - выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.¹

Унификация документов - установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.¹

Унифицированная система документации (УСД) - комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.¹

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.¹

Литература

1. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. N 33 «Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» Источник публикации М.: Главархив СССР, 1991

2. Справочник секретаря и офис-менеджера. №6 2004 Редакция ЗАО «МЦФЭР»

Приложение 1

ПЕРЕЧЕНЬ МЕЖОТРАСЛЕВЫХ УНИФИЦИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ

Наименование системы документации	Министерство (ведомство) - разработчик системы
Унифицированная система плановой документации	Госплан СССР
Унифицированная система отчетно-статистической документации	Госкомстат СССР
Унифицированная система первичной учетной документации	Госкомстат СССР
Унифицированная система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций	Минфин СССР
Унифицированная система расчетно-денежной документации	Госбанк СССР
Унифицированная система организационно - распорядительной документации	Главархив СССР
Унифицированная система документации по ценообразованию	Госкомцен СССР
Унифицированная система документации по материально-техническому снабжению и сбыту	Госснаб СССР
Унифицированная система документации по торговле	Минторг СССР
Унифицированная система документации по внешней торговле	Министерство внешних экономических связей СССР
Унифицированная система проектной документации для строительства	Госстрой СССР
Унифицированная система документации по изобретениям и открытиям	Госкомизобретений
Унифицированная система документации по социальному обеспечению	Госкомтруд СССР
Унифицированная система документации по труду и социальным вопросам (в части трудовых ресурсов)	Госкомтруд СССР
Унифицированная система документации по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла	Минморфлот СССР
Унифицированная система документации по бытовому обслуживанию населения	Минбыт РСФСР

Приложение 2

ПЕРЕЧЕНЬ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СТАНДАРТОВ, НОРМАТИВНЫХ И МЕТОДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ДЛЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

ГОСТ 1.0-85 Государственная система стандартизации. Основные положения

ГОСТ 1.2-85 Государственная система стандартизации. Порядок разработки стандартов

ГОСТ 1.3-85 Государственная система стандартизации. Порядок согласования, утверждения и государственной регистрации технических условий

ГОСТ 1.4-85 Государственная система стандартизации. Порядок разработки и оформления стандартов предприятий

ГОСТ 1.5-85 Государственная система стандартизации. Построение, изложение, оформление и содержание стандартов

ГОСТ 1.15-85 Государственная система стандартизации. Порядок проверки, пересмотра, изменения и отмены стандартов

ГОСТ 1.18-85 Государственная система стандартизации. Содержание и оформление дел отраслевых и республиканских стандартов

ГОСТ 1.20-85 Государственная система стандартизации. Порядок внедрения стандартов

ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения

ГОСТ 6.10.1-88 Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения

ГОСТ 6.10.3-83 УСД. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате.

ГОСТ 6.10.4-84 УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения

Гост 6.10.5-87 УСД. Требования к построению формуляра - образца

ГОСТ 6.10.6-87 Единая система внешнеторговой документации (СТ СЭВ 5559-86) СЭВ. Формуляр - образец

ГОСТ 6.38-90 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

ГОСТ 7.27-80 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Научно-информационная деятельность. Термины и определения

ГОСТ 7.32-81 СИБИД. Отчет о научно-исследовательской работе. (1.VI.87) Общие требования и правила оформления

ГОСТ 7.50-84 СИБИД. Хранение документов в фондах библиотек и органов научно-технической информации. Общие требования

ГОСТ 13.0.002-84 Репрография. Термины и определения (1.I-89)

ГОСТ 19.004-80 Единая система программной документации. Термины и определения

ГОСТ 24.202-80 Система технической документации на АСУ. (1.XI-85) Требования к содержанию документа

(2.II-88) "Технико-экономическое обоснование создания АСУ"

ГОСТ 24.203-80 Система технической документации на АСУ. (3.II-88) Требования к содержанию общесистемных документов

ГОСТ 24.204-80 Система технической документации на АСУ. (2.II-88) Требования к содержанию документа "Описание постановки задачи"

ГОСТ 24.205-80 Система технической документации на АСУ. (2.II-88) Требования к содержанию документов по информационному обеспечению

ГОСТ 24.206-80 Система технической документации на АСУ. (2.II-88) Требования к содержанию документов по техническому обеспечению

ГОСТ 24.207-80 Система технической документации на АСУ. (2.II-88) Требования к содержанию документов по программному обеспечению

ГОСТ 24.208-80 Система технической документации на АСУ. (1.II-88) Требования к содержанию документов стадии "Ввод в действие"

ГОСТ 24.209-80 Система технической документации на АСУ. (1.II-88) Требования к содержанию документов по организационному обеспечению

ГОСТ 24.210-82 Система технической документации на АСУ. (1.II-88) Требования к содержанию документов по функциональной части

ГОСТ 24.211-82 Система технической документации на АСУ. (2.II-88) Требования к содержанию документа "Описание алгоритма"

ГОСТ 24.301-80 Система технической документации на АСУ. Общие (2.II-88) требования к текстовым документам

ГОСТ 24.302-80 Система технической документации на АСУ. Общие (3.II-88) требования к выполнению схем

ГОСТ 24.303-80 Система технической документации на АСУ. Обозначения условные графические технических средств

ГОСТ 24.304-82 Система технической документации на АСУ. (1.II-88) Требования к выполнению чертежей

ГОСТ 24.401-80 Система технической документации на АСУ. (2.II-88) Внесение изменений

ГОСТ 24.402-80 Система технической документации на АСУ. Учет, (2.II-88) хранение и обращение

ГОСТ 24.104-85 Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Автоматизированные системы управления. Общие требования

ГОСТ 24.501-82 Автоматизированные системы управления дорожным движением. Общие требования

ГОСТ 24.601-86 Единая система стандартов АСУ. Автоматизированные системы. Стадии создания

ГОСТ 24.602-86 Единая система стандартов АСУ. Автоматизированные системы управления. Состав и содержание работ по стадиям создания

ГОСТ 24.701-86 Единая система стандартов АСУ. Надежность автоматизированных систем управления. Основные положения

ГОСТ 30.001-83 Система стандартов экономики и технической эстетики. Основные положения

ГОСТ 16347-76 Знаки корректурные

ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ 19605-74 Организация труда. Основные понятия. Термины и определения

ГОСТ 19781-83 Программное обеспечение систем обработки данных. Термины и определения

ГОСТ 23501.001-87 Система автоматизированного проектирования. Классификация и обозначение стандартов

ГОСТ 25868-83 Устройство ввода, вывода и подготовки данных вычислительных машин. Термины и определения

ГОСТ 27833-88 Средства отображения информации. Термины и определения

РД 50-12-85 Методические указания. Построение наименований объектов в общесоюзных классификаторах технико-экономической информации

РД 50-164-88 Методические указания. Порядок разработки государственных и отраслевых стандартов на основе стандартов ИСО и МЭК

РД 50-602-86 Методические указания. Порядок применения стандартов ЕСКД

РД 50-613-86 Методические указания по внедрению и применению

ГОСТ 6.10.4-84. УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.Основные положения

РД 50-655-87 Методические указания. Порядок, регистрация и ведение унифицированных форм документов

РД 50-682-89 Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Общие положения

РД 50-683-89 Методические указания. Порядок разработки классификаторов технико-экономической информации

РД 50-684-89 Положение о ведении общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.

Типовые положения об экспертно-проверочных и экспертных комиссиях архивных учреждений и ведомств. М., 1988

Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию. - М., 1988

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Выпуск 1. Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и служащих. - М., 1989

Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов. - М., 1986

Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров. - М., 1987

Нормативы численности работников юридической службы. - М., 1982

Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. - М., 1982

Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. - М., 1988

Методические рекомендации по составлению и оформлению унифицированных документов по обеспечению кадрами органов государственного управления. - М., 1985

Приложение 3

ПЕРЕЧЕНЬ ОБЩЕСОЮЗНЫХ КЛАССИФИКАТОРОВ ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

1 73 002 Система обозначений объектов административно-территориального деления Союза ССР и союзных республик, а также населенных пунктов (СОАТО) 1 74 003 Общесоюзный классификатор работ и услуг в торговле (ОКРУТорг)

1 74 004 Общесоюзный классификатор работ и услуг в промышленности (кроме машиностроения) (ОКРУП)

1 74 006 Общесоюзный классификатор работ и услуг в сельском хозяйстве (ОКРУСХ)

1 74 007 Общесоюзный классификатор работ и услуг на транспорте (ОКРУТ)

1 74 010 Система обозначений единиц измерений, используемых в автоматизированных системах управления (СОЕИ)

1 75 008 Общесоюзный классификатор работ и услуг в машиностроении (ОКРУМ)

1 75 009 Общесоюзный классификатор полезных ископаемых и подземных вод (ОКПИиПВ)

1 75 012 Общесоюзный классификатор работ и услуг в строительстве (ОКРУС)

1 86 016 Общесоюзный классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)

Общесоюзный классификатор подсистем и комплексов задач АСУ (ОКПКЗ)

1 75 017 Общесоюзный классификатор строительной продукции (ОКСП)

1 75 018 Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ)

1 75 044 Классификационная часть Общесоюзного классификатора промышленной и сельскохозяйственной продукции (К-ОКП) (Издана под заголовком "Общесоюзный классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции.

Высшие классификационные группировки". - М.: Статистика, 1977.)

Ассортиментная часть Общесоюзного классификатора промышленной и сельскохозяйственной продукции (А-ОКП) (Издается в составе отдельных ассортиментных частей названного классификатора.)

1 76 083 Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО)

1 78 092 Общесоюзный классификатор стран мира и территорий (ОКСМТ)

1 78 093 Общесоюзный классификатор информации по кадрам (ОКИК)

1 78 094 Общесоюзный классификатор специальностей по образованию (ОКСО)

1 79 095 Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) <***>

1 79 099 Общесоюзный классификатор бытовых услуг населению (ОКБУН)

1 79 096 Общесоюзный классификатор работ и услуг в материально-техническом снабжении (ОКРУМТС)

1 79 100 Классификатор единой системы конструкторской документации (Классификатор ЕСКД)

1 79 102 Общесоюзный классификатор технико-экономических и социальных показателей (ОКТЭСП)

1 79 103 Общесоюзный классификатор платежного оборота (ОКПЛО)

1 80 011 Общесоюзный классификатор стандартов и технических условий (ОКСТУ)

Приложение 4

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

Инструкции (правила) - (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

Положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);

Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.); Расценки на производство работ;

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

Структура и штатная численность;

Тарифные ставки;

Уставы государственных предприятий (объединений); совхозов, входящих в состав объединений и т.д.);

Формы унифицированных документов;

Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 5

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);

Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);

Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию;

Исполнительные листы;

Командировочные удостоверения;

Нормы расхода на драгоценные металлы;

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями Советского Союза; премиями ВДНХ и т.д.);

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, Госбанк, Промстройбанк СССР); на получение инвалюты со счета во Внешэкономбанке СССР; перевод валюты Внешэкономбанку СССР; на импорт и т.д.); Положения о министерствах (ведомствах);

Протоколы (согласования планов поставок; выдвижения народных заседателей и т.д.);

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в Госбанк и Промстройбанк СССР);

Смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.);

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.); Спецификации (изделий, продукции и т.д.);

Титульные списки;

Уставы государственных предприятий (объединений); совхозов, входящих в состав объединений и т.д.);

Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 6

ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНЫХ ФОРМ (РКФ)

Реквизиты	Пояснения по заполнению
Название вида документа	Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется
Автор (корреспондент)	При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации
Дата документа	Дата, присвоенная документу организацией - автором, переносится на РКФ: число, месяц, год - тремя парами арабских цифр
Индекс документа	Индекс, присвоенный документу организацией - автором, переносится на РКФ: с поступившего или отправляемого документа
Дата поступления	Дата поступления документа в организацию переносится на РКФ с регистрационного штампа тремя парами арабских цифр
Индекс поступления	Индекс, присвоенный документу организацией - получателем, переносится при регистрации поступления на РКФ из регистрационного штампа. После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами
Заголовок документа или краткое содержание	Переносится заголовок, сформулированный на документе. При отсутствии заголовка на документе он формулируется в соответствии с положениями ГСДОУ
Резолюция	Переносится на РКФ с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель
Срок исполнения	Проставляется число, месяц, год - тремя парами арабских цифр. При регистрации отправляемого инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа
Отметка об исполнении	Краткая запись решения вопроса по существу или дата и индекс ответного документа
Дело N	Индекс дела в соответствии с номенклатурой дел

Приложение 7

ПЕРЕЧЕНЬ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ОПРЕДЕЛЕНИЯ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. М., 1988

Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. М., 1973

Перечень научно-технической документации, подлежащий приему в государственные архивы СССР. М., 1969

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР, и методические рекомендации по экспертизе ценности научно-технической документации. М., 1987

Тематический перечень звукозаписей, подлежащих приему на государственное хранение. М., 1980

Организация документов на вычислительных центрах: Методическое пособие. М., 1981

Приложение 8

ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Акт приемки: подписание не позднее 45 дней с момента отправки (передачи) проектной продукции; акт о наличии недостатков: составление не позднее 10 дней по получении продукции;

Договор на поставку товаров: подписание и возврат не позднее 10 дней (для долгосрочных - 20 дней) после получения проекта договора; ответ на предложение о заключении договора - в 10-дневный срок после получения предложения.

Жалоба на неправильные действия или распоряжения финорганов: рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления;

Заказ на продукцию: подписание и представление в 10-дневный срок после получения извещения;

Заявка покупателя - не позднее трех дней после ее получения;

Заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не позднее 15 дней;

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей: в органах Союза ССР и в республиканских органах - в срок до 15 дней со дня поступления; в местных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях - безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления;

Запрос депутата Верховного Совета СССР - не более чем в 3-дневный срок на сессии Верховного Совета.

Консультация письменная по вопросам использования машин - не позднее чем через 10 дней по получении запроса;

Наряд на поставку продукции: выдача в течение 15 дней после получения извещения о распределении фондов;

Опросный лист на продукцию: представление - в 20-дневный срок с момента получения наряда;

Отзыв на проект стандарта: составление и направление не позднее чем через месяц со дня получения проекта стандарта; о работе машин - в 10-дневный срок;

Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним в 15-дневный срок со дня получения;

Письма - поручения и письма - запросы вышестоящих учреждений и организаций - к указанному в них сроку или в течение 10 дней;

Письма предприятий (объединений), учреждений, организаций - 10 дней; Поручение платежное: выписка и сдача в учреждение банка не позднее следующего дня после получения товаров;

Предложение об уточнении ассортимента - не позднее 10 дней после получения предложения; о расторжении или изменении договора - не позднее 10 дней после получения предложения;

Предложения граждан - в срок до одного месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения;

Предложения и заявления депутатов Верховного Совета СССР - в срок до одного месяца; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно;

Предложения и замечания депутатов на сессии городского, районного в городе Совета народных депутатов: рассмотрение в 10-дневный срок;

Предложения краевого, областного Совета народных депутатов: сообщение результатов рассмотрения не позднее чем в месячный срок; городского, районного в городе Совета народных депутатов - не позднее чем в 10-дневный срок;

Приказы и указания министров во исполнение документов Советов Министров - согласно указанному сроку;

Протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение в 20-дневный срок;

Рекомендации постоянных комиссий краевого, областного, окружного Совета народных депутатов: сообщение результатов рассмотрения не более чем в месячный срок либо в срок, установленный комиссиями; Решения краевого, областного Совета народных депутатов: доводятся до сведения не позднее чем в 10-дневный срок;

городского, районного в городе Совета народных депутатов - не позднее чем в 7-дневный срок;

Соглашение дополнительное: подписание не позднее трех дней с момента получения;

Спецификация на товары годовая: согласование не позднее 45 дней до начала года; квартальная: направление за 45 дней до наступления квартала; рассмотрение и подписание не позднее 10 дней после получения;

Стандарт: согласование проекта в срок, не превышающий 15 дней со дня поступления;

Телеграммы, требующие срочного решения - до двух дней; остальные в течение 10 дней.

Приложение 9

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1. Общие положения

1.1. Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия .

1.2. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

1.3. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.

1.4. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие службы документационного обеспечения:

в министерствах и ведомствах СССР, союзных и автономных республик - управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;

в совместных предприятиях (организациях) - правлением;

в акционерных обществах - учредительной конференцией;

в кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;

в исполнительных комитетах Советов народных депутатов (за исключением исполкомов городов районного подчинения, сельских и поселковых) и в аппарате управлениях общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

1.5. Нормирование труда работников службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ производится в соответствии с установленными нормами времени, утверждаемыми Госкомтрудом СССР.

Перечень нормативно-методических документов, регламентирующих и обеспечивающих деятельность службы ДОУ, дан в Приложении 1.

1.6. Организация рабочего места и условия труда работников службы ДОУ регламентируются нормативно-методическими документами Госкомтруда СССР, Госстроя СССР, государственными и отраслевыми стандартами.

1.7. Для определения количества работников службы документационного обеспечения управления применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий и укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.

1.8. Работа службы ДОУ регламентируется Положением об этой службе, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основании Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служащих, с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается в соответствии с Общесоюзным классификатором профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Примерная структура текста должностной инструкции работников службы ДОУ дана в Приложении 2.

1.9. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления СССР и союзной республики, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления и настоящими требованиями.

1.10. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля. 1.11. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

2.1.1. совершенствование форм и методов работы с документами;

2.1.2. обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ЕГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;

2.1.3. сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

2.1.4. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

3. Функции службы ДОУ

3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

3.1.1. разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

3.1.2. осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

3.1.3. организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

3.1.4. регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

3.1.5. организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

3.1.6. разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

3.1.7. организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

3.1.8. организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

3.1.9. разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

3.1.10. осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

3.1.11. организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде СССР, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР;

3.1.12. повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

3.1.13. организация рабочих мест, АРМ, условия труда сотрудников службы ДОУ.

4. Права и ответственность службы ДОУ

4.1. Служба ДОУ имеет право:

4.1.1. принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);

4.1.2. контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

4.1.3. запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

4.1.4. проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

4.1.5. привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

4.1.6. возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

4.1.7. совместно с ВЦ определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;

4.1.8. подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

4.1.9. разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;

4.1.10. вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

4.1.11. участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

4.1.12. вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:

4.2.1. обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;

4.2.2. выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями

Служба ДОУ взаимодействует:

5.1. со структурными подразделениями организации - по вопросам документационного обеспечения управления;

5.2. с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

5.3. со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;

5.4. со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы;

5.5. с вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ЭВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований ГСДОУ и стандартов.

Приложение 10

ПЕРЕЧЕНЬ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ И ОБЕСПЕЧИВАЮЩИХ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СЛУЖБЫ ДОУ

1. Документы по нормированию труда

Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию. - М.: Экономика, 1988; Типовые нормы времени на стенографические работы. - М.: НИИтруда, 1977; Типовые нормы времени на работу по копированию и размножению документов. - М.: Экономика, 1986; Единые нормы времени и расценки на проектные работы. Ч. 23. Подсобно-производственные работы. - М.: НИИтруда, 1979; Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. - М.: Экономика, 1988; Методические указания по выпуску министерствами, комитетами, ведомствами и организациями печатной продукции. - М.: Госкомиздат СССР, 1981; Единые нормы времени и выработки на работы, выполняемые на перфорационных, клавишных вычислительных машинах и устройствах подготовки данных на машинных носителях. - М.: НИИтруда, 1985; Нормы времени на работы по проектированию и внедрению автоматизированной обработки информации бухгалтерского учета с применением ЭВМ. - М.: ЦСУ СССР, 1985.

2. Документы по структуре, функциям и численности службы ДОУ

Типовые межотраслевые нормативы численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных объединений (комбинатов) и предприятий. - М.: НИИтруда, 1980. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (вып. 1 Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и служащих. - М.: Экономика, 1989).

Общесоюзный классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. - М.: Госстандарт, 1986; Единая номенклатура должностей служащих. - В кн.: Квалификационный справочник должностей служащих. - М.: НИИтруда, 1981; Количественные оценки эффективности труда служащих производственных объединений, предприятий. Методические рекомендации. - М.: НИИтруда, 1980.

3. Документы по организации рабочих мест и условий труда

СНиП П-84-78. Здания управлений. - М.: Стройиздат, 1978;

СНиП П-83-78. Здания конструкторских и проектных организаций - М.: Стройиздат, 1978;

СН 245-71. Санитарные нормы проектирования промышленных предприятий;

СН 495-77. Инструкция по проектированию зданий научно-исследовательских учреждений;

СН 181-70. Указания по проектированию цветовой отделки интерьеров производственных зданий промышленных предприятий;

ГОСТ 19605-74. Организация труда. Основные понятия. Термины и определения.

ГОСТ 12.2.032-78 ССБТ. Рабочее место при выполнении работ сидя. Общие эргономические требования;

ГОСТ 12.2.034-78 ССБТ. Рабочее место при выполнении работ стоя. Общие эргономические требования;

Типовые внутрисменные режимы труда и отдыха. - М.: НИИтруда, 1977;

СН 512-78. Инструкция по проектированию зданий и помещений для электронно-вычислительных машин.

4. Документы по совершенствованию ДОУ

Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М., 1988;

Типовые положения об экспертно-проверочных и экспертных комиссиях архивных учреждений и ведомств. М., 1988;

Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988; Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. М., 1988; Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. М., 1973; Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР. М. 1969; Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР, и методические рекомендации по экспертизе ценности научно-технической документации. М., 1987; Технический перечень звукозаписей, подлежащих приему на государственное хранение, М., 1980; Организация документов на вычислительных центрах. Методическое пособие. М., 1981.

5. ГОСТы

ГОСТ 6.10.5-87 "УСД. Требования к построению формуляра - образца";

ГОСТ 6.10.1-88 "УСД. Основные положения";

ГОСТ 6.38-90 "УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

ГОСТ 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"; ГОСТ 6.10.4-84 "УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемой средствами вычислительной техники. Основные положения";

ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия".

6. Межотраслевые унифицированные системы документации

Унифицированная система плановой документации; Унифицированная система отчетно-статистической документации; Унифицированная система первичной учетной документации; Унифицированная система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; Унифицированная система расчетно-денежной документации; Унифицированная система организационно-распорядительной документации; Унифицированная система документации по ценообразованию; Унифицированная система документации по материально-техническому снабжению и сбыту; Унифицированная система документации по торговле; Унифицированная система документации по внешней торговле; Унифицированная система проектной документации для строительства; Унифицированная система документации по изобретениям и открытиям; Унифицированная система документации по социальному обеспечению; Унифицированная система документации по труду и социальным вопросам (в части трудовых ресурсов); Унифицированная система документации по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла; Унифицированная система документации по бытовому обслуживанию населения.

Приложение 11

ПРИМЕРНАЯ СТРУКТУРА ТЕКСТА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ ДЛЯ РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ ДОУ

Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы. В общих положениях устанавливаются следующие основные задачи работника, например: основная задача делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов; порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник; профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.); основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе "Функции работника" определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций, например, регистрация документов может слагаться из таких работ - заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.

В разделе "Обязанности работника" указываются особенности: связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации; предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.); требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий; порядок исполнения поручений; этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе "Права работника" определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

В разделе "Взаимоотношения" указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.

В разделе "Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, возложенных в должностной инструкции.¹