Планирование времени руководителя

Кроме гимнастики, утро даёт прекрасную возможность закаливания организма методом контрастного душа. В результате значительно повышается жизненный тонус и сопротивляемость различным заболеваниям, особенно вирусным и простудным.

К вечеру ресурсы организма истощены (а у руководителей особенно подвержена перегрузкам нервная система) и на активные виды отдыха зачастую не остаётся сил. Здесь могут помочь различные методики релаксаций. Они снимут умственное перенапряжение, устранят или снизят возможный стресс от работы. Важно, что руководитель вернётся в свою семью, оставив рабочие проблемы за порогом.

Другой проблемой, пожалуй, является элементарное непонимание всей важности ортобиоза со стороны руководителей. Многие до сих пор думают, что занятия спортом и организация отдыха являются просто данью здорового образа жизни, что им некогда обращать внимание на себя из-за предельной загруженности и большой ответственности. Они не знают, что ортобиоз помогает повысить работоспособность, сопротивляемость стрессовым ситуациям, улучшить самочувствие и другие качества так необходимые руководителю для выполнения его функциональных обязанностей. Выходом из этой ситуации является деятельность учебных заведений, готовящих профессиональных управляющих, различные курсы по повышению квалификации среди руководителей, освещение данной проблемы в СМИ и различной литературе.

Другой, возможно главной проблемой при реализации ортобиоза помимо нехватки времени является низкий уровень самодисциплины или попросту лень. Многие люди с ней знакомы, но далеко не каждый может победить этого монстра. Что касается руководителей, то только те из них, кто сумеют правильно организовать свой отдых, смогут долгое время быть у руля.

Все рассмотренные проблемы при организации ортобиоза относятся не только к руководителям, но и ко всем остальным независимо от рода деятельности и занимаемой должности, так как здоровье человека - основа его существования и не может игнорироваться кем бы то ни было.

Здоровье руководителя - это половина успеха. Кроме того, любой руководитель должен быть профессионалом своего дела и обязан продолжать совершенствовать и развивать свои профессиональные качества на протяжении всей жизни. В следующей главе представлена примерная программа, которую может использовать руководитель для самосовершенствования и развития.

2.5 Программа самосовершенствования и развития руководителя

Программа по самосовершенствованию руководителя включает: самообразование руководителя; совершенствование техники и организации работы с информацией, техники чтения и методов работы со специальной литературой; тренировку внимания и памяти; овладение техникой ведения деловых бесед.

2.5.1 Самообразование руководителя

В зависимости от степени компетентности, руководителей можно классифицировать следующим образом:

¦ первый уровень - руководитель-технический работник;

¦ второй уровень - руководитель-профессионал;

¦ третий уровень - руководитель-творческая личность.

В современных условиях уже недостаточно быть руководителем первого уровня компетентности, выполняющим исключительно стандартные операции и использующим лишь те методы, которым его обучили. Существует острая потребность в руководителях-профессионалах, которые заинтересованы в развитии собственного стиля решения проблем, а следовательно, и в пополнении своих знаний.

Самообразование руководителя происходит на протяжении всей его деятельности, в процессе которой он приобретает знания, умение и навыки посредством чтения, контактов с другими людьми, опыта. Один из самых доступных способов самосовершенствования - это чтение литературы. Можно создать собственную библиотеку, содержащую не только книги, но и журналы, сделать подборку из менее официальных публикаций - соответствующих документов и докладов. Особенно ценной является специфическая форма публикации, известная под названием "пакет". Некоторые пакеты издаются в форме книг, другие содержат аудио- и видеоматериалы. Главное достоинство пакета - включение в него материалов и упражнений, которые руководитель может использовать в своей практической деятельности.

Подборку полезных упражнений и тестов можно сделать и в виде картотеки.

Имеется также множество разнообразных компьютерных программ, составленных специально для целей самосовершенствования.

2.5.2 Чтение специальной литературы

Чтение специальной литературы - это процесс накопления и расширения знаний. Умение работать со специальной литературой зависит от уровня подготовки специалиста. Совершенствование этой работы является важной задачей руководителя.

По своему характеру записи разделяются условно на два вида:

1) не связанные с аналитической проработкой текста (библиографическое описание, выписки, перечень страниц, подлежащих копированию, и др.);

2) связанные с аналитической проработкой текста (конспект, тезисы; оценочные записи и др.).

Закладки с надписями облегчают работу с книгой. Они позволяют быстро находить разделы текста, к которым приходится часто обращаться. На закладках следует четко обозначить, с какой целью они сделаны.

2.5.3 Совершенствование техники чтения

Установлено, что взрослый человек без специальной тренировки способен прочитать 200-250 слов в минуту. Однако скорость чтения может возрасти в два раза и более после овладения соответствующей техникой. Кроме того, в процессе обучения быстрому чтению одновременно происходит тренировка концентрации внимания и способности схватывать смысл текста. Для того чтобы повысить скорость чтения, достаточно регулярной получасовой тренировки в течение месяца.

Основные условия, необходимые для повышения скорости чтения, таковы:

1) избавление от вредных привычек и устранение отвлекающих факторов;

2) совершенствование методики чтения.

Вредными устаревшими привычками, которые мешают читать быстро и рационально, являются:

1) чтение по буквам и слогам. Если взгляд медленно переходит от буквы к букве или от слога к слогу, то они становятся точками фиксации внимания, чтение получается "спотыкающимся", а темп - низким. Необходимо одновременно фиксировать как можно больше слов. Как правило, слово можно узнать целиком по нескольким слогам;

2) внутреннее проговаривание читаемого. Привычка беззвучно (про себя) проговаривать текст существенно снижает объем прочитанного в единицу времени; темп чтения ограничивается темпом произнесения слов;

3) возвращение к прочитанным местам в тексте. Если взгляд постоянно возвращается назад к уже прочитанному, то происходит искусственное увеличение объема текста и снижается скорость чтения;

4) поверхностное чтение. Недостаточная концентрация внимания или слабый интерес к читаемому материалу ведут к снижению усвояемости содержания и восприятия информации;

5) слежение пальцем или карандашом;

6) чтение "слово за словом". Скорость чтения значительно возрастает при одновременном охвате целых групп слов, несущих определенный смысл;

7) движение головой (вместо слежения глазами). Глаза производят необходимые движения намного быстрее, чем голова;

8) позы, неудобные для чтения. Например, при чтении лежа быстрее наступает утомляемость и снижается внимание;

9) внешние факторы, такие, как плохое освещение, наличие шума, отвлечения и т.п.

Методику чтения можно совершенствовать путем:

¦ избавления от вредных привычек при чтении;

¦ тренировки движения глаз, с тем чтобы одним взглядом увидеть как можно больше слов;

¦ выполнения упражнений на концентрацию внимания;

¦ тренировки "периферийного" чтения.

"Периферийное" чтение, отличающееся более широким полем восприятия, ведет не только к повышению скорости чтения, но и к лучшему пониманию текста. Благодаря более широкому обзору представляется возможным охватить взглядом группы слов, несущих смысловую нагрузку, и легче вникнуть в прочитанное.

2.5.4 Тренировка памяти

Одним из важнейших профессиональных качеств руководителя является хорошая память. Память - это процесс восприятия, сохранения и воспроизведения информации. Её объём, быстрота запоминания, безотказность и точность воспроизведения предопределяются врожденными способностями. Однако нельзя все сводить к природным данным. Память в течение жизни развивается. Для того чтобы улучшить память, необходимо усвоить специально разработанные методы управления процессами памяти, постоянно тренировать ее механизмы.

К способам запоминания информации относятся:

¦ использование записной книжки;

¦ методика систематического запоминания;

¦ ретроспективный обзор.

Процесс записывания способствует лучшему запоминанию материала, а записи в блокноте (книжке) помогут вспомнить о полученной информации.

Методика систематического запоминания включает несколько стадий, на которых необходимо:

¦ сконцентрировать внимание на интересующей информации;

¦ несколько раз записать эту информацию, прочитать текст, затем пересказать его и, сравнив рассказ с оригиналом, исправить ошибки. При запоминании текста желательно разделить его на несколько коротких отрывков;

¦ мысленно представить себе эту информацию;

¦ постараться мысленно ассоциировать информацию с чем-то аналогичным или, наоборот, с диаметрально противоположным (метод контраста);

¦ повторить запоминаемую информацию. Длительность хранения информации в памяти определяется не только количеством установленных связей, но и повторением запомненного. Использование рациональных методов повторения позволяет достичь эффективного запоминания при относительно небольшом количестве повторений.

Регулярный ретроспективный обзор событий, происходящих в течение дня, также способствует развитию памяти.

2.5.5 Совершенствование техники и организации работы с информацией

Одним из направлений совершенствования техники и организации работы с информацией является её упорядочение. Объём информационных материалов, используемых руководителем, достаточно большой, и, если эти материалы не организованы соответствующим образом, работать с ними очень трудно. Ниже приводится несколько рекомендаций по упорядочению работы с информацией.

1. Для хранения информации можно применять выдвижной ящик с поперечными отделениями, пронумерованными от 1 до 31 (по числу дней месяца). В отделения вкладываются письменные материалы, которые понадобятся в назначенные дни. Каждый день из отсеков, помеченных числом месяца, берутся документы для работы.

Выдвижную систему хранения информации можно использовать для следующих документов и записей: писем, требующих ответа; докладов и документов и др.

2. На столе должно быть только две папки: для входящих и исходящих документов. При правильном использовании выдвижной системы хранения информации другие папки не понадобятся.

3. Подшивку документов следует осуществлять ежедневно, иначе вырастет бумажная гора, на разбор которой уйдут часы.

4. Для упорядочения записей в течение дня следует завести книгу "Для всего", куда можно записывать все - от протоколов собраний до телефонных номеров. В результате не придется искать заветный клочок бумаги, на котором записана переданная по телефону информация.

2.5.6 Техникой ведения деловых бесед

Восемьдесят процентов рабочего времени руководителя проходит в контактах с людьми. Для того чтобы заслужить высокий деловой авторитет и обеспечить расположение к себе со стороны исполнителей, выше- и нижестоящих руководителей, а также партнёров по бизнесу, руководитель должен обладать коммуникативной привлекательностью.

Необходимым условием коммуникативной привлекательности является

следование нормам деловой этики. Принципы деловой этики:

¦ честность и порядочность;

¦ свобода;

¦ терпимость;

¦ тактичность и деликатность.

Определить, насколько человек коммуникабелен, поможет тест "Коммуникабельны ли вы?", который приведён в приложении 6.

Таким образом, в практической части курсового проекта были рассмотрены основные проблемы, возникающие перед руководителями и предложены различные способы и методы их решения. В заключительной части приводятся рекомендации по организации времени и делаются выводы о системе практических действий руководителей по организации самоменеджмента и пути их совершенствования.

3. Заключительная часть

3.1 Рекомендации по организации времени

Немецкий профессор, руководитель Института стратегии и эффективного использования времени (г. Гейдельберг, Германия) Лотар Зайверт предлагает следующие десять "золотых" правил, выполнение которых поможет руководителю добиться экономии времени.

1. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий.

Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма корреспондентов, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо.

2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприёмные часы.

Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери вашего рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Для этого следует переключить телефон на секретаря, коллег или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно будет ответить позднее.

3. При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий.

Продолжительность выполнения той или иной работы обычно зависит от имеющегося в распоряжении времени. Едва ли не каждый деловой человек жалуется на слишком затяжные и малорезультативные переговоры. Обсуждать следует все, что необходимо, но не более 1 часа. Этого времени вполне должно хватить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения.

4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ (принцип Эйзенхауэра).

Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках лишь 24 часа. Единственная возможность справиться с потоком заданий, деловых встреч, договоренностей - это четко и однозначно установить для них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел. Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту.

5. По возможности выполняйте дела, руководствуясь законом Парето.

Главная трудность здесь заключается в том, чтобы выявить те 20%, от которых зависит успех дела.

6. В полной мере используйте делегирование полномочий.

Ни один деловой человек, дорожащий своим временем, не должен делать все сам. Те задания, выполнение которых могли бы взять на себя другие, непременно должны выполнять именно они.

7. Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика "нарезания салями").

Еще Альберт Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу следует результат. Именно из-за того, что результат отдален по времени, людям свойственно "увиливать" от крупных и непростых заданий или медлить с их выполнением, иначе говоря, откладывать их "в долгий ящик". Цели и проекты также следует делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.

8. Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел категории "А".

В благих намерениях, как правило, недостатка нет, не хватает обычно времени, чтобы выполнить задуманное. Причина проста: только соберешься взяться за намеченное, как нужно провести незапланированную деловую встречу, затягиваются переговоры, возникают непредвиденные обстоятельства или просто отвлекают мелкие, повседневные дела, и тогда приходится отказываться от задуманного. Если же заранее, например в начале месяца, в рабочем календаре зарезервировать определенные временные блоки для выполнения своих начинаний и воспринимать их как заранее запланированные деловые встречи или совещания, да к тому же пометить их тем же цветным маркером, который вы используете для обозначения всех своих важных дел, то это психологически настроит вас на обязательность их выполнения. Когда вы станете в дальнейшем заносить в календарь сроки новых переговоров, совещаний и т.п., то невольно "споткнетесь" о свою прежнюю запись и будете вынуждены перенести намечаемое мероприятие на другой срок. Этого не случится, если в календаре будет отсутствовать запись о задуманном вами деле. Только так можно заставить себя непременно выделить в своем расписании время для выполнения действительно важных для вас дел, относящихся к так называемой категории "А", или А-дел. Записи о планируемых собственных А-делах точно так же, как и записи о деловых встречах, совещаниях и т.п., нужно дополнить конкретными сведениями, т.е. цифрами, датами и фактами. Когда сроки проведения различных мероприятий будут согласовываться с другими сотрудниками, "договоренности с самим собой" следует непременно учитывать при планировании всех остальных дел.

9. Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха).

Секрет успеха многих предпринимателей заключается в том, что они еще ранним утром дома или на рабочем месте непосредственно перед началом рабочего дня успевают выполнить то или иное важное для них дело или, по крайней мере, начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается.

10. Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности.

Большинство из нас на себе ощущает, что производительность труда в течение рабочего дня меняется, она то достигает пика, то резко снижается. В любом случае следует планировать выполнение наиболее важных работ на периоды повышения работоспособности. В это время человек чувствует себя полным сил и успевает сделать значительно больше и с лучшим результатом, чем в период спада работоспособности. Работы рутинного характера, не имеющие большого значения, следует выполнять в послеобеденное время. При планировании дел на день следует помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня.

"Золотые" правила Лотара Зайверта предлагаю дополнить следующими советами:

1. Не стоит планировать более трёх важных и более десяти дел в целом на один день. Даже если у вас хватит времени на выполнение большего числа дел, к вечеру может не остаться сил на их выполнение.

2. Не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей; если вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу.

3. Планирование - основа экономии времени; ежедневник - основа планирования. Как ни старайтесь, а всего в голове не удержать. Обязательно ведите записи, делайте отметки о выполнении, периодически корректируйте запланированные мероприятия и назначенное для них время, отмечайте время, затраченное на решение той или иной задачи.

4. Планируйте не более 60% рабочего времени. Остальное время стоит оставить на незапланированные дела, которые имеют особенность появляться внезапно, требовать решения и отнимают время. 40% резервного времени помогут вам в этом и позволят выполнить запланированные дела.

3.2 Выводы о системе практических действий руководителей по организации самоменеджмента и пути их совершенствования

Чтобы составить хороший план использования рабочего времени, важно точно знать свой бюджет времени и совокупность планируемых задач. Необходимо установить приоритетность дел и строго следовать ей даже в том случае, когда менее важные дела выполняются намного легче и быстрее, чем более важные. При составлении индивидуального плана следует предусмотреть время, необходимое для проведения различных совещаний, обсуждения планов, участия в комиссиях и т.п.; для бесед с коллегами и подчиненными; консультаций с выше- и нижестоящими руководителями; для приема посетителей; участия в собраниях и конференциях; для командировок и т.п.

Следует выделить строго определенные часы и дни недели для выполнения регулярно повторяющихся работ (совещания, разбор почты, прием посетителей). Это даст возможность наладить такой ритм работы, который позволит сэкономить значительное количество времени.

Личный план работы должен быть реальным и неперегруженным. Следует запланировать соответствующий резерв времени для непредусмотренных, случайно возникающих работ (один час в день или полдня в неделю). Время проведения совещаний, конференций, обсуждений, собраний, заседаний должно быть минимальным и в то же время достаточным для обмена информацией. Этому способствует тщательная подготовка мероприятия. Необходимо резервировать часть времени для творческой работы и повышения квалификации.

Руководитель должен знать и применять на практике закон Парето и принцип Эйзенхауэра в технике личной работы, использовать метод "Пяти пальцев" в организации самоконтроля.

Важное внимание следует уделять организации отдыха. Регулярные занятия спортом не только способствуют предотвращению наступления стрессов, но и способствуют сохранению здоровья и поддержанию хорошей физической формы.

Напоследок можно сказать следующее: не существует предела самосовершенствованию, не стоит останавливаться на достигнутом, всегда нужно стремиться быть ещё более организованным, более образованным, знающим, здоровым, счастливым и далее всё то, что вы поставите своей целью.

Библиография

1. Адаир Дж. Джон Адаир о менеджменте и лидерстве / Дж. Адаир; под ред. Н. Томаса; [пер. с англ.]. - М.: Эксмо, 2007. - 208 с. - (Библиотека ЭКСПЕРТА);

2. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений: Учеб. пособие для студентов, обучающихся по эконом. специальностям / Ботавина Р.Н. - М: Финансы и статистика, 2001. - 208 с.

3. Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: Вузовский учебник, 2004. - 272 с.

4. Веснин В.Р. Менеджмент: учеб. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007. - 512 с.

5. Добротворский И.Л. Менеджмент. Эффективные технологии. Учебное пособие. - М.: "Издательство ПРИОР", 2002. - 464 с.

6. Драчева Е.Л., Юликов Л.И. Менеджмент: Учеб. Пособие для студ. Учреждений сред. Проф. Образования. - М.: Мастерство, 2002. - 288 с.

7. Казначевская Г.Б. Менеджмент. Учебное пособие / Изд-е 3-е. - Ростов н/Д: "Феникс", 2004. - 352 с. (Серия "СПО")

8. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 1995. - 704 с.

9. Москвина Л.Г. 136 популярных тестов. - М.: Рольф, 2000. - 384 с. - (Страна советов)

10. Румянцева З.П., Саломатин Н.А., Акбердин Р.З. и др. Менеджмент организации. Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 1996. - 432 с.

11. Уткин Э.А. История менеджмента - М.: Ассоциация авторов и издателей "Тандеш": Издательство ЭКМОС, 1997. - 348 с.

12. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. - М.: Высш. шк., 1996. - 271 с.

Приложение 1

План работы начальника ОВО при УВД по г. Вологде на день

8:00 - 8:30 начало рабочего дня, корректировка плана работы на день, просмотр запланированных важных дел и др.;

8:30 - 9:00 Планёрка с замами, начальниками отделов и командиром батальона;

9:00 - 10:30 Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов;

10:30 - 11:00 Деловые телефонные разговоры;

11:00 - 12:30 Совещание в ГУВД;

12:30 - 13:30 Обед;

13:30 - 14:30 Незапланированное время;

14:30 - 16:00 Прием посетителей по деловым вопросам;

16:00 - 16:30 Визирование бухгалтерских документов (платёжные поручения в банк, счета на оплату, дебиторские письма и т.п.);

16:30 - 16:45 Наведение порядка на рабочем месте и подведение итогов дня;

16:45 - 17:00 Планёрка с инспекторским составом, дежурной частью и руководителями батальона;

17:00 - 17:15 Планёрка с замами и командиром батальона;

17:15 - 17:30 Составление плана на следующий день.