Кадрова документація: призначення, облік.

відкриття, на які видано дипломи, винаходи, раціоналізаторські пропозиції та виплачені в зв'язку з цим винагороди.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться після видання наказу, але не пізніше тижневого терміну, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу.

Записи про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів і завіряються печаткою.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує секретар і після цього ставиться печатка закладу, на якому вперше заповнювалася трудова книжка.

У графі «Відомості про роботу» у вигляді заголовка записується найменування закладу. Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься.

У графі 2 зазначається дата прийняття на роботу.

У графі 3 записується «Прийнятий або призначений на таку-то посаду чи роботу» із зазначенням її конкретного найменування, а також роботи, професії чи посади.

Якщо робітникові присвоюється чергова категорія, то в трудовій книжці робиться запис про це.

Запис відомостей про роботу за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, вноситься за бажанням працівника.

Переведення працівника на іншу постійну посаду оформляється в такому самому порядку, як і прийняття на роботу.

Якщо за час роботи працівника змінилась назва закладу, то про це у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис: «Заклад (назва) з (дата) перейменовано на (назва)», а в графі 4 зазначається підстава для перейменування - наказ (розпорядження), його дата й номер.

За наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видається «Дублікат» трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виконується на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом директора закладу.

До трудових книжок працівників у розділ «Відомості про нагородження» вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, а в розділ «Відомості про заохочення» - відомості про заохочення за успіхи у праці.

У трудових книжках не роблять записи про премії, передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер.

Порядок внесення до трудової книжки відомостей про нагородження такий:

у графі 1 зазначається порядковий номер запису;

у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення;

у графі 3 у вигляді заголовка пишеться назва підприємства, нижче записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням;

у графі 4 зазначається на якій підставі внесений запис.

Записи про причини звільнення у трудовій книжці мають відповідати формулюванням чинного законодавства і містити посилання на статтю чи пункт Закону: «Звільнений у зв'язку з прогулом, п. 4 ст. 40 КЗпП України». У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавством передбачено надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься із зазначенням цих причин. «Звільнений за власним бажанням у зв'язку з зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України». Запис про звільнення працівника робиться за такими правилами:

у графі 1 ставиться порядковий номер запису;

у графі 2 - дата звільнення;

у графі 3 зазначається причина звільнення, «Звільнено за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України»;

у графі 4 - підстава - наказ, його дата і номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи.

У разі переведення працівника з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємства у графі 3 записується посилання на погодження: «Звільнено у зв'язку з переведенням на роботу на (назва підприємства), п. 5 ст. 36 КЗпП України».

У разі переходу на виборну посаду у графі 3 робиться запис «Звільнений у зв'язку з обранням на виборну посаду в (назва організації), п. 5 ст. 36 КЗпП України».

У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника робиться запис «Звільнено за скороченням штатів (чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України».

Записи, внесенні секретарем до трудових книжок, підтверджуються підписом директора і засвідчуються печаткою.

На кожного працівника закладу заводять особову справу. До неї заносять, що їх складає чи заповнює робітник при вступі на роботу (заяву, особовий листок з обліку кадрів, автобіографію), копії документів про освіту, витяг з наказу про прийняття на роботу. Секретар заповнює документ первинного обліку - особову картку, у трудовій книжці робить відповідні записи, оформлює особову.

Висновки

Вся документація, а особливо кадрова, повинна бути в бездоганному вигляді. Чуткі й розбірливі записи мають велике значення як для власника трудової книжки, так й для його роботодавця.

Тому, кадрова служба органу виконавчої влади повинна виконувати такі завдання:

забезпечувати реалізацію державної політики з питань кадрової роботи та державної служби;

розробляти річні плани роботи з кадрами, визначати щорічну та перспективну (на 5 років) потребу в кадрах, формувати замовлення на підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації державних службовців та керівників підпорядкованих установ, забезпечувати укладання відповідних угод із закладами освіти;

вести встановлену звітно-облікову документацію, готувати державну статистичну звітність з кадрових питань;

приймати від претендентів на посади державних службовців відповідні документи та подавати їх на розгляд конкурсної комісії;

готувати разом з відповідними підрозділами документи для організації стажування кадрів на посадах державних службовців;

готувати матеріали про призначення на посади та звільнення з посад працівників;

обчислювати стаж роботи, здійснювати контроль за встановленням надбавок за вислугу років та наданням відпусток відповідної тривалості, складати графіки щорічних відпусток працівників апарату;

розглядати матеріали й готувати документи для заохочення та нагородження працівників, вести відповідний облік;

оформляти і видавати службові посвідчення та довідки з місця роботи працівника, проводити оформлення листків тимчасової непрацездатності;

проводити разом з іншими підрозділами роботу щодо укладання, продовження терміну дії, розірвання контрактів.

Кадрова служба має право:

перевіряти і контролювати дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, вимог чинного законодавства про працю;

одержувати у встановленому порядку від посадових осіб органу виконавчої влади та підпорядкованих йому установ документи, необхідні для виконання покладених на кадрову службу функцій;

брати участь у нарадах та інших заходах із питань кадрової роботи, що проводяться в органі виконавчої влади та підпорядкованих йому установах, скликати наради з питань, які належать до компетенції кадрової служби;

вносити керівнику органу виконавчої влади пропозиції з питань удосконалення кадрової роботи, підвищення ефективності державної служби.

Список літератури

Кодекс Законів про працю України.

Закон України «Про державну службу» від 16.12.1993.

Закон України «Про зайнятість населення» від 01.03. 1991.

Закон України «Про пенсійне забезпечення» від 05.11. 1991.

5. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній» від 12.08.1993.

6. Постанова Кабінету Міністрів України «Про порядок обчислення стажу державної служби» № 283 від 03.05.1994.

7. Постанова Пенсійного фонду України «Про затвердження Інструкції про порядок обчислення і сплати страхувальниками та застрахованими особами внесків на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування до Пенсійного фонду України» № 21-1 від 19.12.2003.

8. Постанова Кабінету Міністрів України «Про створення державної служби зайнятості України» № 381 від 21 грудня 1990.

9. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження положень щодо застосування Закону України «Про зайнятість населення» № 578 від 27.04.1998.