Принятие управленческих решений на базе современных информационных технологий в финансовом менеджменте

Ювелирная группа «Адамас» включает в себя несколько юридических лиц. Управление финансами в группе централизовано; оно осуществляется Финансово-экономическим управлением, возглавляемым Финансовым директором.

В процессе планирования и управления финансами Финансово-экономическое управление взаимодействует с другими функциональными службами: Управлением сбыта и отделами заказов, Директором и Главным инженером, Управлением учета и отчетности, а в части формирования смет расходов - с остальными структурными подразделениями.

В процессе обследования были выявлены следующие основные задачи, которые должны решаться при выполнении рассматриваемым организационным узлом своих функций. Задачи по автоматизации процессов финансового планирования приведены в таблице 8.1.1.

Таблица 8.1.1.

Задачи по автоматизации процессов финансового учета приведены в таблице 8.1.2.

Таблица 8.1.2.

В последующих разделах приводится описание процессов финансового планирования и учета. Здесь следует отметить, что, на момент обследования процедуры финансового планирования были регламентированы, но не “обкатаны в реальной жизни”. Также на момент обследования процедуры оперативного финансового планирования и учета были слабо формализованы, что значительно осложнило постановку задачи автоматизации данных процедур. Исходя из этого, описываемые ниже процессы представляют собой регламентацию процедур финансового планирования и учета, сделанную с учетом необходимости выполнения данных процедур в будущей ИС.

Основные процессы финансового планирования.

В ходе решения задач финансового планирования в настоящее время выделяются следующие основные процессы, которые реализуются в соответствии с утвержденным регламентом:

1. Стратегическое планирование - скользящее, осуществляется на год вперед от текущего момента, с разбивкой на 4 квартала, а также с разбивкой ближайшего квартала по месяцам, в натуральных (количественных) показателях с их стоимостной оценкой. В ходе стратегического планирования формируются:

Прогноз продаж (по Управлению Сбыта, по отделу Заказов Производства и суммарный)

Перспективный финансовый план (План доходов и расходов)

План развития (производства, сбытовой сети, обеспечения, системы безопасности, План Public Relations и стратегического маркетинга)

Инвестиционная программа (по направлениям)

Перспективный план поступлений и платежей

Налоговый план на ближайший квартал

Годовая смета расходов

2. Тактическое планирование в натуральных показателях (в штуках и по весу) осуществляется ежемесячно в двух разрезах: предварительное планирование на второй месяц от текущего и корректировка предварительных планов на ближайший месяц. В ходе тактического планирования формируются:

Заказ на производство (по подразделениям сбыта и суммарный), его корректировка на ближайший месяц и Дополнение к заказу на производство (для бартера)

План-график выпуска готовых изделий,

скорректированный План-график на ближайший месяц,

План график изготовления изделий на сторонних мощностях

План-график сторонних закупок готовых изделий

План снабжения производства (по видам снабжения)

План-график отгрузки и возврата изделий из ГИПН

План-график поступления готовых изделий на склад

Планы-графики сбыта (по подразделениям сбыта и суммарный)

План-график материально-технического снабжения

Планы движения оборотных материальных ресурсов (в производстве, сбыте и снабжении)

Планы продаж

3. Тактическое планирование в финансовых показателях осуществляется ежемесячно, в ходе его формируются:

Сметы условно переменных и условно постоянных расходов (по подразделениям и сводная) на ближайший месяц

Консолидированные планы затрат по центрам консолидации

Финансовый план по центру прибыли «Ювелирная группа»

Графики платежей по центрам финансового учета

Планы-графики расходов на развитие по центрам финансового учета.

План движения денежных средств.

4. Оперативное планирование платежей, в ходе которого производится контроль соответствия плану и визирование входящих счетов на оплату с учетом остатков денежных средств, приоритетов платежей и прогнозов поступления денежных средств.

5. Контроль исполнения и анализ выполнения финансовых планов, в ходе которых производится сопоставление плановых и фактических показателей, анализ отклонений, а также формируются установленные формы отчетности:

План реализации готовой продукции;

Товарные балансы;

Справка о фактической реализации;

Сальдо по расчетам с бюджетом;

Справка по НДС;

Справка о внутренней задолженности предприятий

Квартальный план по налогам

Описание существующих бизнес-процессов финансового планирования.

1.Стратегическое планирование.

Процесс стратегического планирования состоит из следующих подпроцессов:

1.1. Составление «Прогноза продаж».

1.1.1. Прогноз продаж управления сбыта.

1.1.2. Прогноз реализации Отдела Заказов производства.

1.1.3. Суммарный прогноз продаж.

1.2. Перспективный финансовый план (План доходов и расходов).

1.3. Инвестиционная программа.

1.3.1. План развития производства.

1.3.2. План развития сбытовой сети.

1.3.3. План развития обеспечения.

1.3.4. План развития системы безопасности.

1.3.5. План развития PR.

1.4. Перспективный план поступлений и платежей.

1.5. Налоговый план (первая редакция).

Для «Прогноза продаж используются данные, поступающие из Управления сбыта и Отдела Заказов (ОЗ) производства, на основании которых составляется суммарный прогноз продаж, Данные по прогнозу реализации поступают в перспективный финансовый план (подпроцесс 1.2) и затем в Перспективный план поступлений и платежей (подпроцесс 1.4.). После этого формируется Налоговый план (подпроцесс 1.5.)

2. Тактическое планирование в натуральных показателях.

На сегодняшний день существуют следующие бизнес-процессы:

2.1. Заказ на производство

2.1.1. Заказ на производство от Управления сбыта.

2.1.2. Заказ на производство от ОЗ.

2.1.3. Суммарный заказ на производство.

2.2. План-график выпуска готовых изделий.

2.3. План-график изготовления изделий на сторонних мощностях.

2.4. Дополнение к заказу на производство.

2.5. Корректировка к Заказу на производство.

2.5.1. Корректировка заказа на производство Управления сбыта.

2.5.2. Корректировка заказа на производство ОЗ.

2.5.3. Суммарная корректировка заказа на производство.

2.6. Скорректированный план-график выпуска готовых изделий.

2.7. План снабжения производства.

2.7.1. План-график закупок полуфабрикатов.

2.7.2. План-график поставок металла для производства.

2.7.3. План-график закупок инструментов и оснастки.

2.7.4. План-график закупок расходных материалов для производства.

2.8. План-график отгрузки и возврата готовых изделий из ГИПН.

2.9. План-график сторонних закупок готовых изделий.

2.10 План график поступления готовых изделий на склад.

2.11. План-график сбыта

2.11.1. План-график оптовых продаж

2.11.2. План-график розничных продаж

2.11.3. План-график отгрузки Отдела заказов сбыта (ОЗ (сб))

2.11.4. План-график отгрузки ОЗ (пр)

2.11.5. Суммарный план-график продаж

2.12. План-график материально-технического снабжения

2.13. План движения оборотных материальных ресурсов

2.13.1.План движения материальных ресурсов в производстве

2.13.2.План движения материальных ресурсов в сбыте

2.13.3.План движения материальных ресурсов в обеспечении

После составления Заказа на производство составляются План-график Выпуска готовых изделий и План-график изготовления изделий на сторонних мощностях. После возможного формирования дополнений к Заказу на производство корректируется Заказ на производство и формируется скорректированный план-график выпуска готовых изделий. На основании данных плана-графика выпуска готовых изделий формируется план-график отгрузки и возврата готовых изделий из ГИПН. На основании плана-графика выпуска также формируется план снабжения производства. На основании Плана-графика выпуска готовых изделий формируется План-график материально-технического снабжения, данные которого используются для составления Плана движения оборотных материальных ресурсов. План сбыта формируется на основании плана-графика поступлений готовых изделий на склад.

. Тактическое планирование в финансовых показателях.

3.1. Планы затрат (сметы расходов) по Центрам Финансового Учета (на сегодняшний день выделены следующие ЦФУ - «Аппарат управления», «Безопасность», «Документооборот», «Юридическое обеспечение», «Информация», «Автоматизация и связь», «Материально-техническое обеспечение», «Перевозки», «Инструментальное производство»), «Управление производства», «Цепи», «Ювелирные изделия», «Эксклюзивные изделия», «Исполнение Заказов № 1 физических лиц», «Управление сбыта», «Исполнение заказов № 2», «Новые модели», «Опт», «Управление розницей», «Центральный магазин»,

3.1.1. Планы переменных затрат (сметы условно переменных расходов) по ЦФУ.

3.1.2. Планы постоянных затрат (сметы условно постоянных расходов) по ЦФУ.

3.2. Планы затрат по центрам консолидации. На сегодняшний день выделены следующие центры консолидации: «Розница», «Сбыт», «Производство», «Обеспечение», «Управление и обеспечение».

3.3. Финансовый план центра прибыли (ЦП) «Ювелирная группа».

3.4. Графики платежей по ЦФУ.

3.5. План-графики расходов на развитие по ЦФУ.

3.6. План движения денежных средств.

Составляются планы затрат по центрам финансового учета (подпроцесс 3.1), которые затем консолидируются. На основании планов затрат составляется смета расходов группы. На основании сметы расходов и суммарного прогноза продаж составляется финансовый план по ЦП «Ювелирная группа». На основании смет затрат, планов развития и планов-графиков составляются Графики платежей в разбивке по ЦФУ, которые попадают в расходную часть Плана движения денежных средств. На основании данных суммарного плана продаж заполняется доходная часть Плана движения денежных средств.

Укрупненная схема бизнес-процессов приведена на Рис.8.3.3.

4. Оперативное планирование.

На основании графиков платежей и плана сбыта составляется «Платежный календарь».

Поступающие заявки на платежи сверяются с планами платежей по соответствующим ЦФУ и в случае если заявка предусмотрена планом и в наличии есть необходимые средства, платеж проводится. В случае если платеж не предусмотрен планом или нет необходимого количества денежных средств для удовлетворения заявки на платеж, может быть проведено перепланирование (сдвинуты платежи с наименьшим приоритетом или привлечены дополнительные финансовые ресурсы).

Контроль за выполнением планов.

Контроль за выполнением планов ФЭО осуществляет на основании данных оперативного учета платежей и поступлений и данных бухгалтерского учета по начислению налогов.

Рис. 8.3.1. Укрупненная схема процессов Стратегического планирования

Рис. 8.3.2. Укрупненная схема процессов Тактического планирования в натуральных показателях.

Рис. 8.3.3. Укрупненная схема процессов Тактического планирования в финансовых показателях

Оперативное планирование и учет движения денежных средств.

В результате обследования была выявлена необходимость в отдельном разделе описать процессы оперативного планирования и учета движения денежных средств, так как данные процессы являются ключевыми в оперативном управлении финансами Ювелирной группы.

В рамках данного раздела выделяются следующие процессы формирования планов движения денежных средств и платежных календарей в разрезе юридических лиц:

1. Финансовое планирование и учет расхода денежных средств на сторону в разрезе юридических лиц (Шаги № 1 - 6, 16).

3. Финансовое планирование прихода (поступлений) денежных средств от сторонних организаций в разрезе юридических лиц группы (Шаги № 7 - 10, 16).

4. Финансовое планирование и учет прихода (поступлений) денежных средств между юридическими лицами группы (Шаги № 11 - 15, 16).

Данные процессы представим в виде следующей последовательности шагов:

1. Финансовое планирование

Шаг 1. Составляются сметы расходов в разрезе ЦФУ.

Шаг 2. На их основании формируется сводная смета расходов по ювелирной группе.

Шаг 3. Формируются заявки на платежи в разрезе ЦФУ на основании существующих обязательств по договорам с учетом календарных сроков платежей.

Шаг 4. Составляется «сводный» план платежей по.

Шаг 5. На основании смет расходов в разрезе ЦФУ и сводной сметы расходов по, которая выступает в качестве «лимита» расходов, формируются сметы затрат в разрезе отдельных юридических лиц.

Шаг 6. Составляется план платежей по каждому юридическому лицу. Формы смет и структура статей затрат полностью соответствуют принятым для форм смет по ЦФУ.

Шаг 7. Коммерческий отдел предоставляет план поступлений по существующим договорам на поставку продукции (общая сумма на планируемый период). Данная сумма составляет общую приходную часть «сводного» плана движения денежных средств по.

Шаг 8. Для формирования приходной части платежного календаря общая сумма прихода, как правило, распределяется пропорционально по рабочим дням (допускается и другое распределение общего прихода денежных средств по рабочим дням). Составляется «сводный» план поступлений по.

Шаг 9. На основании общей суммы поступлений, предоставленной коммерческим отделом, составляются планы поступлений в разрезе юридических лиц, которые являются приходной частью планов движений денежных средств в разрезе юридических лиц.

Шаг 10. Для формирования приходной части платежных календарей юридических лиц, общие суммы поступлений распределяются пропорциональной по рабочим дням (допускается и другое распределение).

Шаг 11. Формируются планы движения денежных средств в разрезе юридических лиц.

Шаг 12. Производится первоначальная балансировка планов движения денежных средств.

Шаг 13. На основании планов поступлений и планов платежей в разрезе юридических лиц формируются платежные календари по юридическим лицам.

Шаг 14. Платежные календари по юридическим лицам, входящим в группу, балансируются за счет выявления дат совершения необходимых платежей с учетом их приоритетов и проверки наличия необходимых финансовых ресурсов на заданную дату. В случае недостатка финансовых ресурсов принимается решение либо о переносе срока платежа, либо о привлечении дополнительных финансовых ресурсов.

Шаг 15. Производится окончательная балансировка каждого плана движения денежных средств. В качестве инструмента балансировки могут использоваться как внешние (для ювелирной группы) источники финансовых ресурсов, так и внутренние.

Шаг 16. Составляется сбалансированный платежный календарь по ювелирной группе.

Финансововый учет.

Последовательности действий по финансовому учету для указанных 4 процессов идентичны друг другу и сводятся к следующим шагам:

Шаг 1. В соответствии с планом платежей или поданной заявкой на платеж формируется банковский или кассовый платежный документ.

Шаг 2. Проверяется соответствие данного платежа утвержденной смете.

Шаг 3. После утверждения платежного документа Финансовое Управление на него проставляет отметки в соответствии с утвержденными правилами (назначение платежа/статья затрат, юр/лицо, ЦФУ, внутр./внешн. и проч.).

Шаг 4. На основании платежного документа формируется фактический расходный показатель для финансового учета, который отражается в соответствующем плане или смете.

Шаг 5. Поступившие денежные средства отражаются в финансовом учете по тем же принципам, что и расходуемые денежные средства. На поступившие документы Финансовым Управлением проставляются отметки (назначение платежа/статья, юр/лицо, ЦФУ, внутр./внешн. и проч.).

Шаг 6. В соответствии с поступившими документами формируется фактический показатель, который отражается в соответствующем плане (планах).

Шаг 7. На основании фактических показателей формируются отчеты о выполнении планов о движении денежных средств и смет расходов.

Шаг 8. Проводится выявление случаев отклонений факта от плана с помощью сравнения плановых и фактических форм.

Структура плановых форм для юридических лиц соответствует структуре форм, разработанных для ЦФУ (Приложение 4).

Контроль за выполнением смет затрат должен вестись от смет затрат в разрезе юридических лиц.

Заключение