Новые типы организаций

Рассматривая внешние ресурсы компании, автор работы определил, что в предприятии никто не занимается маркетинговой ситуацией, что дает большое преимущество для конкурентов. А так же отсутствует обратная связь с клиентом. Автор работы пришел к выводу, что внешние и внутренние информационные ресурсы требуют доработки и предлагает следующие способы:

-Создания отдела маркетинга для информирования о происходящем на рынке.

-Оповещение клиентов о проходящих акциях.

-Проведение собраний, с целью оповещения сотрудников о происходящих изменениях в рамках компании.

Рассматривая все виды ресурсов, автор сделал вывод, что для данной компании в наибольшей степени важны человеческие и денежные ресурсы в текущей ситуации.

2.4 Классификация структуры предприятия

Анализируя схему структуры предприятия, автор работы выяснил, что данная организация имеет линейно-функциональную структуру. Данная структура в организации очень удобна и эффективна. Линейные связи позволяют персоналу четко определить свои обязанности и ощущать контроль со стороны руководства. Данная структура достаточно эффективна, но есть пути для улучшения ее работы.

Автор курсовой предлагает рассмотреть способ для достижения наибольшей эффективности работы организации:

-Добавление кадрового отдела для отбора профессиональных работников.

2.5 Описание основных функций, выполняемых специалистами

Функции директора:

Утверждение организационной структуры предприятия, расписание и должностные оклады работников.

Распоряжается имуществом компании, совершает сделки от ее имени.

Обеспечивает выполнение планов действия компании.

Осуществляет в отношении работников права и обязанности работодателя.

Решает вопросы текущей деятельности компании.

Функции финансового директора:

1. Контроль показателей финансово-хозяйственной деятельности - расчет различных коэффициентов, описывающих структуру и динамику активов и капитала.

2. Оптимизация финансовых потоков, налоговое планирование.

3. Документооборот - организация документального оформления финансовой деятельности предприятия.

4. Поддержка разработки плановых (нормативных) данных по бизнес-процессам, хранение этих данных в хранилище (базе) данных (БД) и предоставление исполнителям бизнес-процессов;

5.Фиксация результатов бизнес-процессов и предоставление пользователям аналитической информации (например, сравнение плановых и фактических показателей и т.д.).

Функции бухгалтера:

1. Составляет проект штатного расписания, проект сметы расходов;

2. Начисляет и выдает заработную плату сотрудникам;

3. Открывает оборотные ведомости, ведет лицевые счета (справки, карточки) на работников;

4. Ежегодно проводит инвентаризацию товарно-материальных ценностей и основных средств, проводит ежегодную переоценку основных средств, обрабатывает и ведет архив бухгалтерских документов;

5. Осуществляет контроль за исполнением сметы расходов;

6. Осуществляет иные функции по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Функции заведующей магазина:

Организация деятельности магазина в соответствии с регламентирующими документами, в соответствии со стандартами обслуживания и требованиями компании.

2. Контроль за торговым процессом, качеством и скоростью обслуживания, исполнением должностных обязанностей сотрудниками, за показателями деятельности подразделения.

3. Составление заказов на центральный склад, согласно объемов продаж ежедневно.

4. Составление бухгалтерских отчетов.

Функции продавцов:

Консультировать покупателей о свойствах и вкусовых особенностях отдельных видов товаров.

2. Предлагать покупателям новые, взаимозаменяемые товары и товары сопутствующего ассортимента.

3. Изучать спрос покупателей.

4. Оформлять наприлавочные, внутримагазинные витрины и осуществлять контроль за их состоянием.

5. Участвовать в получении товаров, в том числе со склада, определять их качество по органолептическим признакам.

6. Уведомлять администрацию о поступлении товаров, не соответствующих маркировке (накладной ведомости).

7. Составлять заявки на ремонт торгово-технологического оборудования.

8. Участвовать в составлении товарных отчетов, актов на брак, недостачу, пересортицу товаров и приемо-сдаточных актов при передаче материальных ценностей.

9. Принимать участие в проведении инвентаризации.

10. Разрешать спорные вопросы с покупателями в отсутствие представителей администрации.

Функции обслуживающего персонала:

Функции, связанные с подготовкой товаров и помещений для реализации торгового процесса.

2.6 Характеристика организационной культуры, сложившейся в компании

Так как данное предприятие находится на стадии развития, то компания пока не обладает собственной формализованной философией, но уже имеет ряд субъективных и объективных элементов. Среди объективных элементов: фирменный голубой цвет и синяя униформа персонала. Имеется фирменное написание название, логотип (Приложение 2). На данном этапе лозунгов у компании нет. Офис находится вблизи самого магазина, что помогает быстро решать различные вопросы. Компания имеет определенные принципы такие как:

Программа поощрения работников.

2. Регулярная коммуникация между работниками, осуществляемая посредством собраний.

3. Программа по ответу на вопросы и жалобы работников, связанные с политикой компании.

4. Покупатель всегда прав.

5. Уважительное отношение к клиенту.

На данном предприятии существует традиция совместного празднования праздников. Так как рассматриваемая организация находится на стадии развития, то автор работы видит несколько возможностей для улучшения организационной культуры:

При отборе сотрудников следует уделять особое внимание поведению и личным характеристикам нанимаемого.

Ввести систему поощрений, что повысит мотивацию сотрудников и стремление к достижению наилучших результатов.

К развитию организационной культуры необходимо привлечь как можно больше сотрудников, и тогда она будет по настоящему положительно влиять на работу организации.

2.7 Анализ внешней среды организации

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды.

В общем, внешнюю среду организации можно охарактеризовать как всю совокупность факторов, влияющих на деятельность организации, а именно: потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации, источники трудовых ресурсов, а также наука, культура, состояние общества и природные явления.

Внешнее окружение организации:

1.Муниципальные государственные организации, контролирующие деятельность фирмы:

- Федеральная налоговая служба г. Железногорска

- Пенсионный фонд

- Фонд социального страхования

- Фонд медицинского страхования

- Санэпидемстанция (СЭС)

- Роспотребнадзор

- Пожарная инспекция

- Милиция

- Банки

- Администрация девятого микрорайона

2. Конкуренты:

- Сети гипермаркетов и супермаркетов («АЛПИ», «Балтийский», «Универсам»)

- Точки мелкой розничной торговли (магазин «Бригантина», павильон «Маяк»)

3. Потребители

- Жители района

4. Поставщики

- Компания «Дымов». ( Поставка мясных продуктов питания)

- ООО «Милко». ( Поставка кисло - молочных продуктов)

- ООО Троя. ( Поставка алкогольной продукции)

- ООО «Coca Cola». ( Поставка безалкогольных напитков)

- ООО «Ржанка». ( Поставка хлебобулочных изделий)

- ООО «Камелия». ( Поставка прочих продовольственных продуктов)

5. Инфраструктура

- Банки

- Интернет провайдер

Анализируя данную организацию, автор работы сделал заключение, что высокое влияние на рассматриваемую компанию оказывают конкуренты. Поскольку у них представлен более широкий спектр товаров и качество продукции выше, чем у данного предприятия.

Степень неопределенности данной компании умеренная, поскольку компания имеет высокий уровень сложности деловой среды и высокий уровень стабильности.

Автор работы считает, что у компании стабильный уровень развития, но для повышения качества обслуживания, предлагает расширить ассортимент товара и усилить контроль за качеством поставляемой продукции.

Макроокружении компании составляет:

Правовые факторы:

- Гражданский кодекс Р.Ф.

- Трудовой кодекс Р.Ф.

- Административный кодекс Р.Ф.

- Налоговый кодекс Р.Ф.

- Закон о правах потребителей

2. Экономические факторы:

- Центробанк Р.Ф.

- Правительство Р.Ф.

3. Социально - культурные факторы:

- Демографическая ситуация в 2008 году характеризуется продолжающимся процессом естественной убыли населения. (Численность населения 102 тыс. человек, в том числе работающее население - 53,6 тыс. чел.)

- Продолжается отток жителей из города

- Зарплата основной массы работающих в Железногорске остаются низкими, хотя за последние два года заметен ее быстрый рост, характеризующийся, тем не менее, неоднородно-стью по различным отраслям и предприятиям. Однако, основная масса специалистов весьма инертна в отношении вопросов смены места работы, несмотря на низкую заработную плату.

4. Природно - географические факторы:

- Географическое положение определялось исторической ролью города: равноудаленность от границ, близость к промышленному центру, наличие транспортных путей сообщения (автомобильный, железнодорожный, водный транспорт, авиатранспорт), относительная сейсмическая устойчивость района, возможность проведения подземных работ для размещения производства, обеспеченность водными ресурсами.

Автор работы предлагает рассмотреть следующие способы увеличения конкурентоспособности предприятия и улучшения качества работы с потребителями и поставщиками:

1. снизить издержки за счет правильного выбора и управления своими внешними контактами с клиентами и поставщиками.

2. Рассмотреть возможности рассрочки по оплате и выдачу товаров под реализацию. Предложить возможные выгоды для компаний - поставщиков: реклама их продукции, продвижение нового товара.

Автор работы сделал вывод, что на организацию влияют как внешнее окружение, так и макроокружение. Избавиться от этого влияния невозможно, но возможны пути снижения негативного влияния внешней среды.

Анализ типа организации на примере магазина «Мишутка»

Проанализировав эдхократический, многомерный, партисипативный и предпринимательский типы организаций, автор пришел к выводу, что рассматриваемая компания в большей степени относится к партисипативнопу виду организации. В эдхократической системе организаций средство достижения целей выбираются самими исполнителями, а в рассматриваемой организации вышестоящим руководством. Формальности не типичные для эдхократической организации и сводятся в ней до минимума, в то время как в рассматриваемой компании существует четко определенная иерархия, оформленные рабочие условия, выделяемые помещение и форма одежды, поэтому можно делать вывод о том, что исследуемая организация не имеет признаков эдхократической.

В многомерной системе организаций бюджеты подразделений разрабатываются самими подразделениями, а руководство организации только инвестирует в них средства, а в данном предприятии руководство самостоятельно разрабатывает бюджет и инвестирует его подразделениям, поэтому можно заключить что магазин «Мишутка» не обладает признаками многомерной организации.

С точки зрения организационного построения предпринимательские структуры базируются на индивидуальной инициативе, в то время как рассматриваемая организация базируется на координации. Главной обязанностью руководства предпринимательской организации является всемерная поддержка усилий работников делающих бизнес, а в партисипативном типе организации главной обязанностью руководства является контроль.

В партисипативном типе организаций существует три степени участия:

- выдвижение предложений (осуществляется руководителем)

- разработка альтернатив (появление в организации специальных структур, которые могли бы эффективно решать определенные задачи)

Применительно к данной организации такими структурными элементами могут выступать финансовый директор или заведующая магазином.

- выбор альтернативы (предполагает участие лиц следующих за уровнем руководителя более низкого уровня иерархии в организации).

В рассматриваемой компании данными лицами могут выступать главный бухгалтер или продавцы. Описанные условия придают организации демократический характер: каждое лицо в организации, которое имеет власть над другими, подотчетно их совместному контролю. Это предотвращает произвол по отношению к любому члену организации со стороны любого вышестоящего лица. Классификация структуры предприятии представлена в приложении 1.

При неправильном проектировании партисипативные организации сталкиваются с рядом проблем. Так, несовместимость иерархии и демократии, заложенная в мышлении человека, может постоянно возвращать его к допущению, что власть всегда идет в одном направлении. В таком случае трудно спроектировать демократическую организацию, в которой сохраняется иерархия. Практика участия показывает, что сильно развитые индивидуалистские начала в человеке вступают в противоречие с давлением коллег, которое оказывается ими на каждого отдельного участника. Возникает эффект "коллективной эксплуатации", грозящей при определенных обстоятельствах стать более жесткой, чем "начальственная эксплуатация". Коллективный контроль действий руководителя развивает у него популистские качества, а у "контролеров" - коллективный эгоизм, имеющий разрушительные последствия для предприятий, считают специалисты. Нередко в связи с приходом нового руководителя, обладающего своим стилем управления, своим видением ситуации, возникает необходимость реформирования партисипативных структур. ООО «АВАНТ» столкнулся с аналогичной ситуацией. В результате смены руководства, возникла необходимость в перестройке данной структуры, что отрицательно отразилось на коллективе.

Делая вывод из выше сказанного, следует отметить, что партисипативная система организации является наиболее подходящей для данной компании.

Заключение

Время, в которое мы живем, - эпоха перемен. Наше общество осуществляет исключительно трудную, во многом противоречивую, но исторически неизбежную и необходимую реформацию.

Данная тема - “Новые типы организаций”, была выбрана для исследования не случайно, поскольку именно структура организации должна обеспечивать реализацию её стратегии, взаимодействие организации с внешней средой и эффективное разрешение основных задач организации. В широком понимании задача менеджеров при этом состоит в том, чтобы избрать ту структуру, которая лучше всего соответствует целям и задачам организации, а также внешним и внутренним факторам, которые влияют на неё.

“Совершенная” структура - это такая структура, которая наилучшим образом позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целенаправленно распределять и направлять усилия своих сотрудников, и таким образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

Данная тема является актуальной для каждой организации. В условиях рыночной экономики предприятиям и организациям необходимо своевременно реагировать на изменения внешней среды и адаптировать эти организационные структуры к этим изменениям.

Список литературы

Виханский О.С., Наумов Н.И. Менеджмент: Учебник. 3-е изд.-М.: Гардарика, 1998.-528с.

Виханский О.С. Стратегическое управление: Учебник.-2-е изд., перераб. и доп. -М.: Гардарика, 1998-296с.

Вопросы менеджмента: Сборник научных статей и тезисов/ КГТЭИ.-Красноярск, 1998.- 400с.

Коротков Э.М. Концепция менеджмента: Учеб. пособие М.: Издательско-консалтинговая компания «Дека», 1997.-304с.

Стрекалов О.Б. Инновационный менеджмент: Учеб. пособие /Казан. гос технол. ун-т - Казань,1997.-256с.

Стратегическое управление: Учебник.- 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Гардарика, 1998.-296 с.

Современное управление: Энциклопедический справочник. Т.1.-М.: Издатцентр, 1997.-584с.

Чаплина А.Н., Кошелева И.В. Пути и средства повышения эффективности управления организацией: Учеб. пособие /КГТЭИ.- Красноярск,1999.-163с.

В.П. Панагушина.-М.: ПРИОР, 1998.- 432 с.

Кравченко, А.И., “Трудовые организации: структура, функции, поведение” - М.: Наука, 1991.

Кулиев, Т.А., Мамедов, В.Б., “Руководитель и коллектив: взаимодействие” - М.: Знание, 1990.

Уткин, Э.А., “Профессия менеджер” - М.: Экономика, 1992.

Приложение 1

Классификация структуры предприятия

44