Третья проблема, решаемая при организации службы ДОУ - это разработка полного пакета нормативно-правовых актов и методических документов, определяющих порядок документирования (создания) документов и организации работы с ними в конкретной организации.

К ним относятся:

Положение о службе ДОУ - основной правовой акт, в котором закрепляется место службы ДОУ в структуре организации, её цели, задачи, функции, права и ответственность. Какие права будут записаны в Положение о службе ДОУ - те она и будет иметь. Разработка Положения - ответственейший момент в организации работы службы ДОУ и закреплении её высокого статуса в структуре организации, учреждения или фирмы.

Должностные инструкции на каждого работника службы ДОУ, закрепляющие распределение обязанностей и права каждого работника.

Инструкция по делопроизводству, устанавливающая в организации рациональный, на базе новейших технологий, порядок создания документов и работы с ними.

Это минимальный пакет документов, наличие которых, если они составлены качественно, гарантирует порядок и оперативность в информационно-документационном обеспечении деятельности организации.

Все эти документы разрабатываются на базе общегосударственных, о которых уже много писалось и говорилось. Их составление требует высокой профессиональной квалификации и больших временных затрат. Очень редко в составе учреждения имеются работники, которые могли бы разработать весь пакет документов на должном уровне, поэтому их лучше заказать в организациях, занимающихся оргпроектными работами.

Четвёртая проблема, решаемая при организации службы ДОУ сегодня - это внедрение компьютерных технологий и их постоянная модернизация. Именно поэтому сегодня службы ДОУ должны быть объединены в единую структуру со службами, занимающимися автоматизацией или в крайнем случае они должны работать в теснейшем контакте. Компьютерные технологии развиваются очень быстро. Их ведение требует постоянно обучающегося специалиста, периодической модернизации компьютерной техники и программного обеспечения.

Только комплексное решение всех указанных проблем позволяет поставить работу по информационно-документационному обеспечению деятельности фирмы, предприятия, организации или учреждения на уровень потребностей XXI века.

Заключение

В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.

Одним из центральных вопросов в организации информационно-документационного обслуживания деятельности любого учреждения, фирмы, предприятия является создание службы ДОУ (документационного обеспечения управления). Сегодня уже никому не надо доказывать значение информации в сфере управления и каждый управленец понимает, что принять решение по любому вопросу он может только располагая соответствующей информацией по вопросу. Чем быстрее он получит информацию и чем она будет полнее, тем больше у него шансов разработать наилучшее решение в кратчайший срок и опередить своих конкурентов.

Рост объёмов информации и соответственно документов потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации.

В последней четверти ХХ века огромное увеличение объёмов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно стали меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом они всё больше получают название - служба управления информационно-документационными ресурсами.

Рациональная организация службы документационного обеспечения управления требует решения, на наш взгляд, четырёх проблем.

Первой проблемой остаётся определение статуса службы в структуре организации. Это обязательно должно быть самостоятельное структурное подразделение, подчинённое непосредственно руководителю. И хотя об этом много писалось и говорилось, осознание, что служба, руководящая всем информационно-документационным ресурсом фирмы, организации, предприятия - одна из важнейших, происходит в стране очень медленно. Вместе с тем именно в плохой работе этой службы кроется несвоевременность принятия решений, отправки ответов, посылки запросов, плохая подготовленность командировок руководителя, неграмотный ответ по телефону, неэффективное и неоперативное проведение совещаний и т.д.

Кроме того, место службы ДОУ коренным образом меняется с внедрением компьютерных технологий, созданием баз данных. Чаще всего внедрением компьютерных систем в организации занимается специально созданный отдел (служба информационного обеспечения). На наш взгляд, это должна быть единая с ДОУ служба, имеющая соответствующую структуру.

Второй проблемой является комплектование службы ДОУ только высококвалифицированными, профессионально подготовленными кадрами, имеющими высшее и среднее специальное образование.

Среди методов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

Задача сокращения объёма документооборота имеет два основных аспекта -- сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

Третья проблема, решаемая при организации службы ДОУ - это разработка полного пакета нормативно-правовых актов и методических документов, определяющих порядок документирования (создания) документов и организации работы с ними в конкретной организации.

Список литературы

1. Брандон Д.Х. Организация работы на вычислительном центре: Пер. с англ. -- М.: Статистика, 1970, с.295.

2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения /Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела. М., 1991.

4. ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003.

5. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузне-цова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Ли-хачев. -- М.: Экономика, 1991 - 271 с.

7. Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. - М.,1974, с.23-24.

8. Козлов М.С. Совершенствуем делопроизводство//Автоматизация документооборота. - 2002 - №2.

9. Кузнецова Т.В. Проблемы организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на современном этапе//Делопроизводитель - 2001 - №1.

10. Кузнецова Т.В. Методы совершенствования документооборота//Секретарское дело - 2002 - №2.

11. Кузнецов СЛ. Применение современных технологий в работе с документами.//Секретарское дело. -- 1996. -- № 1(3), с.48.

12. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в производстве). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 1999.

13. Малитиков А.С., Сольский Д.М. Руководство по делопроизводству. -- М., 1969, с.109.

14. Мингалев В. С. Общие закономерности документообразования в социально-экономических системах управления. -- М.: МГИАИ, 1983, с.28.

15. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Утверждены постановлением Министерства труда № 152 от 10.09.93». - М.: Центральное бюро нормативов по труду, 1993, с. 52.

16. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М.: Росархив, ВНИИДАД. 2001.

17. Черников Б.В. Документационное обеспечение обследования предприятия//Делопроизводитель 2001 - №1.

Приложения

Приложение 1. Пример формы справки о документах

Справка

О документах за исполнителем Ивановым И.И.

Приложение 2. Пример отчета об общем количестве документов за исполнителями

Отчет об общем количестве документов за исполнителями:

Название подразделения

С 00.00.0000 по 00.00.0000