Официально-деловой стиль речи

Большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной и других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

К информационно-справочным и справочно-аналитическим документам относятся справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры, письма и т.д. По отношению к организационно-распорядительным документам они носят вспомогательный характер и не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть принята к сведению.

Справка. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и с информацией, удостоверяющей тот или иной юридический факт, необходимой частному лицу для представления в организацию или учреждение.

Реквизиты справки: 1) наименование жанра документа; 2) именование лица (фамилия, имя, отчество), которому она выдается; 3) текст, содержащий требуемую информацию; 4) наименование адреса (организации, для которой предназначается справка); 5) подпись должностного лица. Обозначение адресанта обычно содержится в угловом штампе организации или трафаретном оформлении бланка справки; там же чаще всего предусмотрено обозначение даты. Юридическая сила документа чаще всего подтверждается печатью организации.

Основные языковые модели справок:

- содержание информации: Дана в том, что…;

- обозначение адресата: Дана для представления в …

Докладная записка. Это документ, адресованный руководству и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Докладные записки по указанию руководства чаще всего носят отчетный характер.

Реквизиты докладной записки: 1) адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы); 2) наименование жанра документа; 3) текст (информация, предложение и его аргументация); 4) список документальных приложений (если они требуются); 5) наименование организации (или в штампе). Докладная записка может содержать заголовок.

Ключевое слово докладной записки - Прошу… Широко используются клишированные конструкции: В связи с…, В соответствии с…, Возникла необходимость (чего)…, Согласовать вопрос….

Объяснительная записка. Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки делятся на две группы. К первой относятся документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, мотивированным. Схема текста объяснительной записки в принципе не отличается от реквизитов докладной записки и их расположения.

Заявление. Внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации (служебное заявление), Частное лицо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным: когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или всего коллектива.

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены обычно одному вопросу. Цель личного заявления - реализация или защита своих интересов.

Реквизиты личного заявления: 1) адресат; 2) именование заявителя: фамилия, имя, отчество (адрес, телефон - при адресации от частного лица в организацию); 3) наименование жанра документа; 4) текст, формулирующий интересы или права заявителя с необходимой аргументацией; 5) список документальных приложений (если они есть); 6) подпись заявителя; 7) дата.

Нередко вызывает затруднения второй реквизит документа: как оформить фамилию заявителя - в форме родительного падежа с предлогом (от) или без предлога? С точки зрения норм литературного языка допустимы оба варианта. В первом случае подчеркивается адресующий характер документа и ставится вопрос от кого? (от Иванова И.И.), во втором случае подчеркивается принадлежность документа - чье заявление? (Иванова И.И.). В настоящее время более распространен второй вариант оформления именования адресанта - без предлога.

Наименование жанра также вызывает затруднения: писать ли слово заявление с прописной или строчной буквы и ставить ли после него точку? Традиция признает оба варианта: заявление - Заявление. Точку можно ставить потому, что после слова заявление заканчивается предложение. Точку можно не ставить, т.к. слово заявление вынесено в отдельную графу, т.е. является своеобразной рубрикой, а в рубрикациях знаки препинания не ставятся.

Дата может оформляться либо тремя парами арабских цифр (15.04.05), либо развернуто (15 апреля 2005 г.)

Служебное заявление организуется по той же схеме, что и личное.

Ключевое слово этого жанра - Прошу. Используются языковые формулы: Ставлю Вас в известность…, Довожу до Вашего сведения…, Ввиду того, что…, В связи с тем, что…, Прошу Вашего разрешения…, Прошу дать ответ…, Прошу оказать содействие…, Прошу принять меры…, В случае неполучения ответа…

Акт. Документ, подтверждающий установленный факт, событие. Чаще всего акты выставляются комиссиями, в отдельных случаях - одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей); уничтожения дел; инвентаризации и т.д. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившее причиной составления акта, его номер и дата. Далее следует слово Составлен и перечисляются фамилии (с инициалами) составителей акта.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Заключительная часть акта содержит выводы и рекомендации. Эта часть не является обязательной - текст может заканчиваться и констатацией фактов. В конце ставятся подписи, при этом должности перед фамилиями не указываются.

Как и в ряде других документов, в акте текст предваряет заголовок, начинающийся с предлога о (об) и формулируемый с помощью отглагольного существительного: О проверке…, О списании…, О приеме-передаче…

Некоторые виды актов требуют утверждения руководством вышестоящего ведомства (министерства).

5.3 Договор и доверенность

Некоторые виды документов используются для реализации юридических и информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами, т.е. обмен документами следует по горизонтали. К таким документам относятся договор и доверенность.

Договор и трудовой договор. Договор - это документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

Трудовой договор - юридически оформленное письменное соглашение сторон (именуемых «работодатель» и «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Это соглашение констатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого времени на определенных условиях. Трудовой договор оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т.д.).

Договоры оформляются на трафаретных бланках, где типографским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланках оставлены пробелы, а которые вписывается информация о конкретных участниках договора.

Доверенность: личная и официальная. Доверенность - это документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или частного лица). Личная доверенность выдается для получения заработной платы и других платежей, на управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, на получение свидетельства о праве на наследство.

В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид деятельности по договоренности. Обязательными реквизитами доверенности являются: 1) наименование жанра документа; 2) место написания; 3) дата написания; 4) основной текст; 5) удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.

Доверенность удостоверяется в одном экземпляре.

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по договоренности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности.

5.4 Деловые письма

Деловые письма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в том числе электронной, передача по факсу). Они применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.

Классификация деловых писем соответствует классификации производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке.

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. К первой группе относятся: письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.; ко второй - письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.

Одно и то же письмо может быть многоаспектным, т.е. содержать одновременно и гарантию, и напоминание, и просьбу.

По структурным признакам различают письма регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма требуют жесткого соблюдения стандарта в аспекте содержания, в использовании языковых средств, в составе реквизитов, в оформлении всех элементов письма. Нерегламентированные письма содержат элементы стандартизации, но требования к их содержанию и структуре менее жестки, чем к письмам первой группы.

Набор реквизитов для деловых писем минимален: 1) угловой штамп или бланк, содержащий в себе наименование организации-адресанта, его почтовых, телефонных, телефаксных координат и дату; 2) адресат - наименование организации, ее адреса, служебного лица; 3) необязательный заголовок к тексту делового письма - при отсутствии наименования жанра документа; 4) текст, который несет основную информацию и мотивы ее сообщения; 5) подпись должностного лица.

Сопроводительное письмо. Это письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму. Используются языковые формулы: Направляем, высылаем (заявку, проект, план и т.д.)…, Представляем на утверждение, на подпись…, Высылаем наложенным платежом….

В начале сопроводительного письма возможны ссылки на предшествующие контакты: В соответствии с Вашей просьбой, нашей договоренностью….

Гарантийное письмо. Этот документ обеспечивает исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проживания, проведения исследований и т.д.).

Гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Письмо-приглашение. Это письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятия (конференции, выставке, переговорах и т.п.). В письмах-приглашениях используются устойчивые языковые конструкции: Приглашаем, имеем честь пригласить Вас на…, принять участие в…, посетить…, Мы будем признательны, благодарны, если Вы сможете принять участие в….

Письмо-благодарность содержит благодарность за что-либо (за полученную информацию, приглашение, каталог и т.д.) В таких письмах целесообразно использовать следующие языковые формулы: Благодарим Вас…, Мы признательны Вам…, Выражаем благодарность за….

Письмо-сообщение содержит извещение, уведомление, информации. О предмете, представляющем взаимный интерес. Используются стандартные выражения: Сообщаем, информируем, уведомляем Вас…, Ставим Вас в известность…, Нам приятно сообщить…, В ответ на Ваш факс сообщаем…

Заключение

Итак, каждый документ выполняет свою функцию и должен отвечать государственным стандартам. Соблюдение этих правил придает деловой бумаге официальный статус, облегчает восприятие служебной информации, поступающей по каналам письменной связи, и упрощает процедуру обработки корреспонденции.

Основное требование письменного делового общения - ясное, четкое, логичное изложение информации. Этому подчинены и требования, предъявляемые к языковым средствам и стилю изложения в документе: однозначность используемых слов, соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих ясность и точность изложения.

Смысловая точность деловых бумаг во многом определяется точностью словоупотребления, т.е. использованием слов в том значении, в каком они должны употребляться в данном стиле и жанре.

Документ должен быть информационно насыщенным, реализовывать определенную коммуникативную задачу - убедить, побудить, привлечь внимание, выразить согласие/несогласие. Для реализации этих задач количество информации должно быть необходимым и достаточным. Разнородность и избыточность включаемой в документ информации затрудняет восприятие, а значит снижает ее убедительность.

В разных сферах общения существуют свои нормы и правила этикета. В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов. Он требует соблюдения регламентированности официально-деловых отношений.

В деловой переписке между адресатом и адресантом регламентированность официально-деловых отношений выражается с помощью формул речевого этикета и общей фоновой тональности учтивости и корректности. В деловой письменной речи недопустимы ирония, сарказм, оскорбления.

Для адресата официальной корреспонденции с точки зрения этических норм обязательным является оперативный и четкий ответ. Задержка или отсутствие ответа могут быть расценены отправителем как нежелание сотрудничать.

Правильный выбор языковых средств в общении с партнерами определяет успех деловой коммуникации. От того, как отражается в деловой переписке та или иная коммуникативная ситуация, какие для этого выбраны языковые средства, зависит не только понимание партнерами друг друга, но и дальнейшее развитие их отношений.

Список литературы

1. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи: Учебное пособие для вузов. Ростов н/Д: изд-во «Феникс», 2000. - 544 с.

2. Власенков А.И. Русский язык: Грамматика. Текст. Стили речи: Учеб. Для 10-11 кл. общеобразоват. учреждений. - 8-е изд. - М.: Просвещение, 2002. - 350 с.

3. Голуб И.Б. Русский язык и культура речи: Учебное пособие. - М.: Логос, 2004. - 432 с.

4. Сидорова М.Ю., Савельев В.С. Русский язык и культура речи. Курс лекций для студентов нефилологических вузов. М.: Проект, 2002. - 432 с.

5. Штрекер Н.Ю. Русский язык и культура речи: Учебное пособие. М.: ЮНИТИ, 2004.

Размещено на Allbest.ru