Русский язык и культура речи

Среди других общих свойств языка к универсалиям относят также синонимию (от греч. synonymia - одноименность) - способность оперировать взаимозаменяемыми словами и их конструкциями. Под синонимами понимают слова, близкие или тождественные по своему значению, но различные по звучанию, а также синтаксические и грамматические конструкции, совпадающие по значению. Синонимы выполняют в языке ряд функций, среди которых к основным относят: - функцию замещения, связанную прежде всего со стремлением избежать нежелательных повторений одних и тех же лексических единиц, - функцию уточнения, связанную со стремлением более чётко передать свою мысль, - функцию экспрессивно-стилистическую, обеспечивающую выражение многообразных оценок. Свойство языка соотносить лексические значения в родовидовых отношениях связано с тем, что слова представляют собой средства для выражения понятий. Между мышлением и языком, идеями и их словесным выражением существует внутренняя органическая взаимосвязь, в которой слова выступают как обозначенные понятия. Оперирование понятием невозможно без оперирования словом, а это требует осмысления того и другого через род и видовые отличия.

Нередко к универсалиям языка относят и так называемую уклончивость. Она указывает на то обстоятельство, что правила языка не содержат в себе системы запретов, которые исключают возможность построения предложений, выражающих ложные суждения. Мало того, правила языка не запрещают строить и бессмысленные предложения. Язык исключительно богат разнообразными признаками и особенностями, характеризующими его специфику.

Единицами языка называют образующие его важнейшие компоненты. К ним относят прежде всего словарный состав (лексику) и единицы грамматического строя языка (важнейшие элементы словообразовательных, морфологических и синтаксических конструкций). Выделяют единицы языка и меньшие, чем слово. К ним относятся морфемы как наименьшие значащие единицы языка.

Понятие и слово

Слово служит для именования предметов, лиц, процессов, свойств, состояний, признаков, количеств и т.д. В языкознании оно рассматривается с точки зрения звукового состава, значения, морфологического строения, словообразовательного характера, происхождения, принадлежности к какой-либо части речи, роли в предложении, стилистической функции, участия в той или иной парадигме. Как единица языка слово характеризуется цельностью, которая определяется цельностью его семантики. Обладая определённым значением (значениями), слово характеризуется воспроизводимостью. Кроме того, ему присуща лексико-грамматическая соотнесённость - принадлежность к той или иной части речи, имеет относительно самостоятельное лексическое и грамматическое значение. Если лексическое значение слова - это отражение какого-либо явления действительности, то грамматическое значение - это отражение как принадлежности этого явления к предметам, качествам или действиям, так и наличия его многообразных отношений к другим, явлениям. Лексическое и грамматическое значения слова находятся во взаимосвязи.

Иногда значение слова характеризуют как понятие. Учитывая сложный состав его значения, обратимся к выяснению соотношения содержания понятия и значения слова. Такое соотношение многоаспектно. Можно говорить о том, что понятие является сутью значения, его, как иногда выражаются, стержнем. Однако значение слева полностью не сводится к понятию. Нельзя забывать, что понятие - логическая категория, а значение слова - лингвистическая. В процессе образования понятий важнейшую роль играет отвлечение (абстрагирование) и обобщение. Данное обстоятельство ведёт к тому, что понятие включает не все. Слово служит для наименования и обозначения объекта в самых разных ситуациях и связях. Оно может иметь основное и производное, прямое, переносное и замещающее значения. Переносное (или метафорическое) значение связано с переносом свойств одного объекта на другой на основании признака общего или сходного для сопоставляемых объектов. понятие нельзя отождествить с суммой всех значений обозначающего его слова. Однако понятие не может быть отождествлено и только с одним из значений этого слова. Сказанное также свидетельствует о том, что ставить знак равенства между понятием и значением слова неправомерно. Слово - не только одна из основных единиц существования языка, но и важнейшая единица его развития. В этом отношении особо важную роль играет развитие различных значений слова. Проявления развития значений слов весьма многообразны, В частности, выделяют три основных способа образования новых значений слов, связанных с разными типами переноса наименований (речь, иными словами, идет о развитии производных значений): по сходству внешних признаков и т.п. (в этом типе выделяют также различные подтипы); по смежности; по соответствию части и целого^. При переносе наименования по сходству внешних признаков признаются носителями языка как наиболее важные. Перенос такого типа называют метафорическим. Кратко охарактеризуем его разновидности.

Во-первых, в ходе него метафора может не только служить средством оценки, но и выполняет номинативную (назывную) функцию. Во-вторых, при метафорическом переносе названий, относящихся к предметам неживой природы, может происходить их закрепление за качествами и действиями, свойственными живым существам. В-третьих, весьма распространены случаи обратного перекоса, при котором некоторые характеристики живых существ позволяют давать наименование неодушевлённым объектам. В-четвёртых, осуществляется в качестве метафорического переноса вторичное наименование предметов, которое возникает в результате сходства выполняемых ими функций. Перенос наименования по смежности также связан со вторичными наименованиями объектов (качеств, явлений, процессов и т.д.). Однако в данном случае речь идет уже об их ассоциативной связи во времени, пространстве и т.п. азные значения, приобретаемые словами, не являются, конечно, свидетельством возникновения каждый раз новых слов. Многозначность является свойством одного слова иметь несколько значений, которые ассоциативно связаны между собой и опираются на семантически общие для всех значений элементы одного и того же понятия (либо понятий, являющихся близкими по тематическим признакам).

Омонимия, паронимы, окказионализмы, историзмы, архаизмы, синонимы

Архаизмы - (от греч. - древний), слова и выражения, а также синтаксические конструкции и грамматические формы, вышедшие из активного употребления (например, в русском языке «втуне», «наущать», «шелом»). Используется как стилистическое средство.

Историзмы - слова, вышедшие из повседневного употребления вследствие того, что обозначаемые ими предметы и понятия уже неизвестны говорящим как реальная часть их повседневного опыта, например, старинной одежды - армяк, зипун и т.п.

Синонимы (от греч. - одноименный) - слова, различные по звучанию, но тождественны или близкие по смыслу, а также синтаксические и грамматические конструкции, совпадающие по значению. Синонимы бывают полные (рус. «языкознание» - «языковедение») и частичные (рус. «дорога» - «путь»).

Паронимы (от пара… и греч. - имя) - разные по смыслу, но близкие по звучанию слова («база» и «базис»). Сходство паронимов может привести к ошибкам в речи («представился» вместо «преставился»).

Риторические традиции в России

По документам и сохранившимся литературным произведениям можно составить представление об основных особенностях и принципах древнерусского красноречия. Первоначально оно существовало только в устной форме былинно-песенного творчества. Исследование русских летописей засвидетельствовало существование до X-XI вв. устной народной истории. Именно она и составит основу русских летописей. Третьей формой древнерусского красноречия было красноречие политическое. Известно в Древней Руси и дипломатическое красноречие (переговоры русских князей друг с другом, сношения с иностранными государствами). Одна из первых серьезных дипломатических акций относится еще к X в. Достойным образом в Древней Руси было представлено военное красноречие - обращение к войску с призывом проявить стойкость и мужество. Еще один вид красноречия - торжественное. Пиры, тризны, встречи победителей не обходились без соответствующих речей. После принятия Русью христианства развивается гомилетика (лат. homileo - общаюсь с людьми) - торжественное и учительное красноречие. Оно было широко известно на Руси в «словах» и поучениях отцов церкви, синтезировало в себе исконные традиции устного народного творчества и достижения восточного христианского проповедничества. Выделяют в духовном красноречии проповедь - слово, которое произносят для прихожан с амвона (место перед иконостасом), и официальные речи, адресованные самим служителям церкви или другим официальным лицам.

В XII в. широкую известность получил крупнейший мыслитель Древней Руси Кирилл Туровский. Наибольшей популярностью пользовались «слова» Кирилла Туровского, предназначенные для чтения в церкви в дни религиозных праздников. Основу «слов» обычно составляет евангельский сюжет, но автор дополняет его новыми подробностями, сочиняет диалоги персонажей. Главный художественный принцип в «словах» - принцип риторической амплификации (лат. amplificatio - распространение, увеличение). Амплификация - стилистическая фигура, состоящая в нанизывании синонимических определений, сравнений, образных выражений с целью усиления выразительности. Ту или иную тему он словесно варьирует, распространяет до тех пор, пока всё не станет понятно совершенно отчетливо. Творчество Кирилла Туровского свидетельствует о том, что древнерусские ораторы XII столетия свободно владели всем многообразием приёмов, выработанных античной риторикой и развитых классическим торжественным красноречием Византии. И, конечно, это не могло не повлиять на распространение соответствующих знаний в светской среде. Доказательства находим в двух классических произведениях эпохи - «Поучении» Владимира Мономаха и «Слове о полку Игореве».

Термин «риторика» в русском языке впервые появляется в переводе греческой рукописи «Об образех» в 1073 г., а появление на Руси теории ораторского искусства история датирует началом XVII века. Предположительно автором самой ранней из дошедших до нас риторик был митрополит Новгородский и Великолуцкий Макарий. Первый учебник риторики на русском языке был написан М. Ломоносовым и опубликован в 1748 г. под названием «Краткое руководство к красноречию. Книга I, в которой содержится риторика, показующая общие правила обоего красноречия, т.е. оратории и поэзии, сочинение в пользу любящих словесность».

В начале XIX столетия формируются понятия об обшей и частной риторике. Первая исследовала законы, присущие всем письменным и устным произведениям, вторая занималась особенностями каждого из видов в отдельности (гомилетика, политическое, судебное, похвальное, академическое красноречие).

Внимание к теоретическим проблемам риторики дало свои замечательные плоды в практическом развитии русского академического и судебного красноречия XIX - начала XX столетий. Профессора Московского и Санкт-Петербургского университетов В.О. Ключевский, Н.И. Пирогов, Д.И. Менделеев, И.М. Сеченов, Т.Н. Грановский, К.А. Тимирязев, И.П. Павлов снискали себе славу не только как гениальные профессионалы в своей области знания, но и как неповторимые ораторы.

Судьба риторики в советские времена сложилась нелегко. В учебных заведениях дисциплина была вычеркнута в 20-е гг. из учебных планов и появилась в них лишь в 80-е гг. 60 лет забвения не прошли даром: российская риторика утратила целостность и самостоятельность, не развивалась её теория, старые учебники стали раритетами, новые не издавались. Только одной области ораторского искусства не коснулся кризис - гомилетику преподавали все эти годы в немногочисленных богословских учебных заведениях. Сегодня риторика возрождается. Одна из основных причин - потребности демократического развития общества. Среди причин возрождения дисциплины можно назвать и растущий интерес людей к классической культуре. Риторика является одной из основных составляющих классического образования наряду с древними языками, литературой, историей. Наиболее эффективной системой такого образования признана система Царскосельского лицея. Современное реальное образование, основой которого являются естественнонаучные циклы и новые языки, формирует профессионала-технократа, видящего в человеке не цель, но средство, варварски эксплуатирующего родную природу. Одним из элементов этого процесса является введение риторики в учебные планы технических вузов. Для России немаловажное значение возрождение риторических традиций имеет и потому, что войти в семью европейских народов мы должны не страной тысячи гениев и миллионов полузнаек, но государством высокой культуры, достойным своей великой истории. Современная российская риторика, опираясь на классические традиции, использует достижения целого ряда относительно новых дисциплин - теории стилистики, культуры речи, теории коммуникации, психолингвистики.

Подготовка речи

В современных риториках рассматриваются следующие этапы подготовки к конкретному выступлению:

- выбор темы и определение целевой установки;

- подбор материалов;

- изучение и анализ отобранного материала;

- разработка плана выступления;

- работа над композицией;

- написание текста выступления;

- овладение материалом выступления.

Выбор темы и определение целевой установки - один из важнейших начальных этапов подготовки публичного выступления. При самостоятельном выборе темы желательно учитывать следующие рекомендации:

- Выбирать надо тему, которая соответствует знаниям и интересам оратора. Лучше всего выбирать тему для публичного выступления из тех областей знания, в которых имеется теоретическая подготовка или практический опыт. Специалисты советуют придерживаться полезного правила - брать круг вопросов, подготовка по которым может дать больше знаний, чем обладают слушатели.

- Выбирать необходимо уместную тему. Известно, что восприятие речи зависит от многих обстоятельств, в том числе и от конкретной обстановки, в которой произносится речь.

- Выбранная тема должна соответствовать интересам аудитории. Интерес - это форма проявления познавательной потребности, которая помогает личности осознать цели деятельности и способствует ознакомлению с новыми фактами, более полному и глубокому отражению действительности. Интересы бывают общественные, профессиональные, партийные, личные. Зная, перед кем придется выступать, оратор должен учитывать, какие проблемы волнуют его слушателей в данный момент, какие проблемы для них являются приоритетными.

Необходимым условием успешной подготовки считается определение цели выступления. Цель - это то, к чему стремятся, чего хотят достигнуть. Поэтому говорящий должен ясно представлять, с какой целью он произносит речь, какой реакции слушателей добивается. Надо иметь в виду, что выступающему следует формулировать цель речи не только для себя, но и для своих слушателей. Четкая формулировка целевой установки готовит слушателей к восприятию речи, облегчает ее осмысление.

Поиск материалов для выступления. Успех публичного выступления определяется в первую очередь его содержанием. В методической литературе определены основные источники, из которых можно черпать новые идеи, сведения, факты, примеры, иллюстрации для своей речи. К ним относятся:

- официальные документы;

- научная, научно-популярная литература;

- справочная литература: энциклопедии, энциклопедические словари, словари по различным отраслям знаний, лингвистические словари, статистические сборники, ежегодники по различным вопросам.

- художественная литература;

- статьи из газет и журналов;

- передачи радио и телевидения;

- материалы, помещенные в Интернете;

- результаты социологических опросов.

Чтобы выступление получилось более содержательным, лучше использовать не один источник, а несколько.

В процессе подготовки к выступлению следует подумать и о так называемом местном материале, т.е. имеющем отношение к жизни слушателей или того коллектива, организации, региона, о котором идет речь. Такой материал оживляет выступление, привлекает к нему внимание слушателей, вызывает у них интерес к выступлению. Поиск материалов для ораторской речи требует времени, поэтому подготовку к выступлению по возможности надо начинать заранее.

Этот этап подготовки связан с работой оратора в библиотеке. Следовательно, выступающему необходимо уметь пользоваться различными каталогами (алфавитным, систематическим, предметным), библиографическими изданиями, справочной литературой. Большую помощь в поиске необходимого материала может оказать компьютер. Умение пользоваться им позволит значительно сэкономить время.

Очень важно научиться правильно, работать с книгой. Прежде всего, следует дать себе соответствующую установку. Она бывает самой различной. Оратор может поставить перед собой задачу изучить по книге тот или иной вопрос, который предстоит освещать в выступлении; выбрать для выступления наиболее яркие факты, примеры, интересные положения и т.д. Подобные установки помогут оратору более целенаправленно работать с книгой, определить вид чтения: сплошное, выборочное, комбинированное.

Важно обратить внимание на год издания книги. Если заинтересовавшая книга выпущена десять-двадцать лет назад, то приведенные в ней сведения могли устареть, поэтому требуется ознакомиться и с новой литературой по интересующему вопросу.

Вступление, развертывание и завершение речи

Во вступлении подчеркивается актуальность темы, значение ее для данной аудитории, формулируется цель выступления, кратко излагается история вопроса. Перед вступлением ораторской речи стоит важная психологическая задача - подготовить слушателей к восприятию данной темы. Поэтому во введении особое внимание уделяется началу речи, первым фразам, так называемому зачину. Рекомендуется начинать выступление с интересного примера, пословицы и поговорки, крылатого выражения, юмористического замечания. Во вступлении может быть использована цитата, рассказ о каких-либо значительных событиях, имеющих отношение к теме выступления. Эффективное средство завоевания внимания слушателей - вопросы. Они позволяют оратору втянуть аудиторию в мыслительную деятельность, активизируют слушателей. Следует иметь в виду, что каждое выступление требует своего, особого, начала. При этом необходимо учитывать и тему, и вид речи, и состав аудитории, и степень ее подготовленности, и эмоциональный настрой самого оратора.

Наиболее ответственной является главная часть ораторского выступления.

В главной части излагается основной материал, доказываются выдвинутые положения, слушатели подводятся к необходимым выводам.

В главной части выступления рекомендуется строго соблюдать основное правило композиции - логическую последовательность и стройность изложения материала. Структура выступления зависит, прежде всего, от метода преподнесения материала, избранного оратором.

Методы изложения материала:

- индуктивный

- дедуктивный;

- метод аналогии;

- концентрический;

- ступенчатый;

- исторический.

Индуктивный метод - изложение материала от частного к общему. Выступающий начинает речь с конкретного случая, а затем подводит слушателей к обобщениям и выводам.

Дедуктивный метод - изложение материала от общего к частному. Оратор в начале речи выдвигает какие-то положения, а потом разъясняет их смысл на конкретных примерах, фактах.

Метод аналогии - сопоставление различных явлений, событий, фактов. Обычно параллель проводится с тем, что хорошо известно слушателям. Это способствует лучшему пониманию излагаемого материала, помогает восприятию основных идей.

Концентрический метод - расположение материала вокруг главной проблемы, поднимаемой оратором. Выступающий переходит от общего рассмотрения центрального вопроса к более конкретному и углубленному его анализу.

Ступенчатый метод - последовательное изложение одного вопроса за другим. Рассмотрев какую-либо проблему, оратор уже больше не возвращается к ней.

Исторический метод - изложение материала в хронологической последовательности, описание и анализ изменений, которые произошли в том или ином лице, предмете с течением времени.

Использование различных методов изложения материала в одном и том же выступлении позволяет сделать структуру главной части речи более оригинальной, нестандартной.

Публичное выступление не должно содержать фактов, примеров и т.п., не относящихся к обсуждаемому предмету. Необходимо, чтобы речь оратора была экономной и краткой.

Но краткость речи, по мнению специалистов, состоит не в краткости времени, в течение которого она произносится, а в отсутствии в ней всего лишнего. Продолжительное выступление может показаться кратким благодаря его увлекательности, информативности, а речь, звучащая всего несколько минут, - длинной и утомительной.

Завершение речи. В процессе восприятия ораторской речи действует «закон края, т.е. лучше запоминается то, что дается в начале и в конце сообщения. Поэтому рекомендуется в заключении повторить основную мысль, ради которой произносится речь, суммировать наиболее важные положения. В заключении подводятся итоги сказанного, делаются выводы, ставятся перед слушателями конкретные задачи, которые вытекают из содержания выступления. Продумывая заключение, особенно тщательно надо поработать над последними словами выступления, так называемой концовкой. Если первые слова оратора должны привлечь внимание слушателей, то последние призваны усилить эффект выступления. Последние слова оратора должны мобилизовывать слушателей, воодушевлять их, призывать к активной деятельности. Если речь заканчивается лозунгом, призывом, то она произносится высоким тоном, эмоционально.

В заключении подводятся итоги сказанного, делаются выводы, ставятся перед слушателями конкретные задачи.

При подготовке публичного выступления перед оратором неизбежно возникает вопрос, как лучше словесно оформить свою речь, обязательно или нет составлять ее письменный текст. Это давний спор, своими корнями уходящий в глубокую древность. Античные теоретики ораторского искусства считали писание единственно верным способом подготовки речей. Многие опытные ораторы считали, что речи должны быть предварительно написаны. Писать текст выступления - дело нелегкое. Поэтому многие неохотно берутся за это, убеждая себя, что речь в уме лучше, чем на бумаге. А между тем создание текста активизирует мыслительную деятельность оратора, позволяет ему глубже вникнуть в суть проблемы и точнее выразить свои мысли. Работая над текстом, оратор имеет возможность литературно обработать его, подобрать наиболее уместные слова и выражения. Конечно, проще всего было бы выйти на трибуну и прочитать текст речи по рукописи, но такое выступление не принесет успеха оратору. Слушатели плохо воспринимают чтение текста с листа, так как отсутствует живой контакт между оратором и аудиторией. Некоторые пытаются заучивать текст речи. Когда приходится выступать с убеждающей речью на митинге, с приветствием на торжественном мероприятии, на банкете и т.п., неловко держать перед собой текст речи, а между тем неточно сформулированная мысль, неудачная фраза, неправильное словоупотребление могут навредить оратору. Поэтому лучше произнести предварительно подготовленный и заученный текст. Этот вид овладения материалом труден для оратора, он требует от него большого напряжения и усилий воли. У оратора могут возникнуть сложности при воспроизведении текста: провал памяти, сильное волнение, неожиданный шум в зале и т.д. Поэтому не рекомендуется дословно произносить написанный текст.

Многие опытные ораторы советуют выступать с опорой на текст. Сначала необходимо хорошо осмыслить и освоить написанную речь. Целесообразно соответствующим образом разметить и сам текст речи, т.е. подчеркнуть основные положения речи, пронумеровать освещаемые вопросы, начало и конец цитат, обозначить иллюстративные примеры и т.п. Выступление с опорой на текст создает впечатление свободного владения материалом, дает возможность оратору уверенно общаться со слушателями. Мечтой многих ораторов остается умение выступать перед слушателями без всяких записей. Это высший класс мастерства публичного выступления. Специалисты называют следующие «стадии» работы над выступлением, которые приводят к свободному изложению материала:

1. Полный текст (не для чтения, а для пересказа своими словами).

2. Подробный конспект с основными формулировками, концовкой, цитатами, числами, именами собственными.

3. Неподробный конспект с обозначением переходов от блока к блоку, цитатами и т.п.

4. План с цитатами и т.п.

5. Речь без опоры на текст.

Следует иметь в виду, что у оратора не всегда есть возможность для предварительной подготовки выступления. Иногда на заседаниях, совещаниях, собраниях, различного рода встречах приходится выступать экспромтом, т.е. создавать речь в момент ее произнесения. При этом требуется большая мобилизация памяти, энергии, воли. Импровизированные выступления, как правило, хорошо воспринимаются аудиторией. Устанавливается живой, непосредственный контакт со слушателями. Однако оратор из-за неотработанности речи не всегда может уложиться в отведенное время, меньше успевает рассказать, некоторые вопросы остаются неосвещенными. Импровизация возможна только на базе больших предварительно полученных знаний. Экспромт бывает хорош, когда он подготовлен всем прошлым опытом оратора. Он может родиться только у человека, который имеет большой запас знаний и владеет необходимыми риторическими навыками и умениями.

Официально-деловая письменная речь

В качестве важнейших разновидностей официально-делового стиля выделяют: а) собственно официально-деловой стиль (ещё его называют канцелярским); б) юридический (язык законов и указов); в) дипломатический. стиль - это стиль государственных актов, договоров, постановлений, юридических законов, кодексов, уставов, дипломатических нот. Наиболее распространенным является канцелярский вариант официально-делового стиля. В нём наиболее четко и последовательно выражены основные специфические черты, присущие в целом этому стилю.

Наиболее специфичен дипломатический вариант, обслуживающий сферу межгосударственных отношений. Для него характерно предоставление возможности «прочитать между строк» несколько больше, чем сказано в конкретном дипломатическом акте, нацелить средствами языка противоположную сторону на продумывание следствий, вытекающих из основных положений данного документа.

Другой основной специфической чертой официально-делового стиля является безличность выражения, точнее, неличный характер общения и речи. Безличность выражения проявляется в использовании формы 3-го лица глагола и местоимения в неопределённо-личном значении, в отсутствии форм глаголов. 1-го и 2-го лица и соответствующих личных местоимений. К основным чертам официально-делового стиля относится также точность формулировок, не допускающая истолкования.

Требование однозначности, характерной для деловой речи, реализуется в употреблении специальной терминологии или специальных средств языка. Для официально-делового стиля характерна значительная повторяемость одних и тех же терминов в силу невозможности оперирования их синонимами. Среди основных черт официально-делового стиля - использование определённого шаблона, стилистических клише, языковых стандартов. Стандартизированность рассматриваемого стиля связана с применением большого числа устойчивых словосочетаний, оборотов речи.

В рассматриваемом стиле эмоционально окрашенная лексика вообще не используется. Выполненные в соответствии с требованиями этого стиля документы практически лишены акцента экспрессивности, в них не используются и изобразительно-выразительные средства языка.

В деловой речи большая редкость такие способы изложения, как повествование, рассуждение, описание. Только в констатирующих частях постановлений, в незначительной мере - в договорах, а также в протоколах и отчетах используется повествование и описание

Унификация языка деловых бумаг

Унификация - один из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризуют все типы деловых бумаг.

Сведение документационного потока к единым формам и стандартам предполагает единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применения трафаретных текстов.

Унификация - приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структурны, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Унификация языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей.

Наличие их в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.

Унификация деловой письменной речи оправдана соображениями удобства, экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке.

Оформление реквизитов документов

При составлении документа особое значение имеют реквизиты. Неправильное, неточное их оформление лишает документ юридической силы, что, в конечном итоге, снижает эффективность письменного делового общения.

Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.

Требования к содержанию и оформлению реквизитов документов определяются ГОСТами.

Основные реквизиты и правила их оформления:

Государственный герб Российской Федерации (для бланков государственных предприятий). Изображение герба размещается на верхнем поле управленческих документов. Планки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Эмблема. Эмблема организации - условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке, располагается слева от наименования организации-отправителя. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.

Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде. Наименованием организации-отправителя может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства; в коммерческих организациях - наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация. Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.

Справочные данные об организации содержат сведения, важные для организации при информационных контактах: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты; номер счета в банке, наименование банка и т.д. Все указанные сведения даются по усмотрению организации.

Почтовый адрес отправителя должен соответствовать почтовым правилам Министерства связи России. Если организация имеет постоянные связи с зарубежными партнерами, адрес в бланке письма оформляется на русском язы-' ке и на иностранном языке, чаще всего, английском.

Дата. Отмечается арабскими цифрами в день подписания или издания документа, его отправления или получения. В финансовых документах допускается использование словесно-цифрового способа передачи дат: 22 июня 2003 г.

Регистрационный номер документа, индекс письма, является условным обозначением документа, присваиваемым ему при регистрации. Индекс исходящего письма может иметь вид 09-12/35, где: 09 - индекс структурного подразделения; 12 - номер дела по номенклатуре; 35 - порядковый номер письма по регистрационному журналу.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа. Обязательно дается в ответном письме и имеет следующую форму записи: на №02-05/71 от 27.05.2003.

Адресат. Документ может адресоваться в организацию или конкретному должностному лицу. В первом случае должностное лицо не упоминается, а наименование предприятия пишется в именительном падеже. Если документ адресуется не только в определенную организацию, но и конкретному лицу, то название организации ставится в именительном падеже, а название должности и фамилия адресата - в дательном. Если документ адресуется лицу с указанием статуса, то наименование организации входит в состав наименования должности, а название организации отдельно не указывается. Если документ адресуется частному лицу, то вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя.

Адрес. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи». Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:

наименование адресата (наименование организации для юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Заголовок к тексту. Указывает на содержание документа с предлогом о без кавычек: о подготовке проекта договора. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок в кавычки не выделяется, пишется со строчной буквы и располагается слева под реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Текст. Это содержание письма, которое может оформляться в виде таблицы, анкеты или свободного (комбинированного) изложения сути вопроса. Обычно текст состоит из введения с объяснением причин написания письма, и основной части с изложением сути дела.

Отметка о наличии приложения. При наличии их в документе делается запись в форме: Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Отметка об исполнителе размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В состав реквизита входят: краткие сведения об исполнении, слова В дело и номер дела, в котором будет храниться документ.

Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию.

Типы документов

Обобщение целей, задач и условий документирования выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды. По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов. По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. Обязательного ответа требуют: письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация. Не требуют ответа сопроводительные письма, так как выполняют функцию ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель - фиксировать факт отправки. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения констатируют свершившийся факт и поэтому также не требуют ответа.

По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Нерегламентированное деловое письмо отражает какую-либо необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, которое придает письму составитель.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа.

В последнее время выделяют еще один классификационный признак - форма отправления официально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существуют электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычными почтовыми отправлениями.

Список литературы

1. Данцев, Нефедова Русский язык и культура речи для технических вузов. - М., 2004 г.

2. Введенская, Павлова Русский язык и культура речи - М., 2000 г.

Размещено на Allbest.ru