Совершенствование внешнеэкономической деятельности ООО "Спектр-Мебель"

Важными элементами этого этапа является также составление конкурентного листа и листа обоснования цены; выбор способа транспортировки товара из-за границы, базисных условий поставки товара, формы и способа международных расчетов; проработка вопросов экспедиторского обслуживания, страхования импортируемого товара, выполнения таможенных процедур и других условий закупки и ввоза товара из-за границы. Завершающий этап составление проекта контракта покупателем для передачи иностранному продавцу либо изучение представленного продавцом проекта контракта, подготовка и проведение коммерческих переговоров и подписание контракта.

3.3 Ведение деловых переговоров и подписание контракта

От уровня организации деловых переговоров во многом зависит успех в достижении поставленных целей, впечатление о серьезности фирмы, т.е. ее серьезности в деловых кругах.

Для ведения переговоров на средних по величине фирмах создается протокольная группа из 2-3 сотрудников, в крупных компаниях образуют специальные протокольные отделы. На мелких фирмах подобные функции поручаются помощнику или секретарю генерального директора фирмы. Для деловой встречи выделяется специальное просторное, хорошо обставленное помещение с большим, лучше овальным или круглым столом. Рядом с переговорным желательно иметь отдельное помещение с холодильником для напитков и электроприборы для приготовления чая и кофе. Для протокольного приема гостей в рабочих кабинетах может быть установлен угловой диван с низким столиком.

По мере сближения позиций сторон возникает необходимость личной встречи для окончательного согласования наиболее сложных условий договоров и их подписания. При возникновении такой необходимости стороны согласовывают место и дату встречи, а также уровень, на котором будут проводиться переговоры. Переговоры всегда должны назначаться с учетом времени, необходимого на подготовку основных вопросов. Подписание договоров без соблюдения данных условий не приводит в дальнейшем к конструктивному и взаимовыгодному сотрудничеству.

Вступать в деловые контакты путем личных встреч, по телефону и другим видам связи могут все работники фирмы, однако каждый уровень имеет пределы своих полномочий. Если решение вопроса выходит за пределы компетенции работника, то он должен согласовать ее с руководителем.

Генеральный директор возглавляет переговоры с наиболее перспективными контрагентами о сотрудничестве и заключает наиболее существенные договоры, влияющие на решение стратегических задач. Директора фирм назначают лиц, ведущих конкретные переговоры. На имя сотрудника за подписью генерального директора оформляется доверенность с указанием полномочий.

Переговоры по заключению контракта на поставку товаров проводятся обычно как продолжение предварительной коммерческой переписки.

Ответственный за ведение переговоров должен:

- подобрать участников переговоров;

- ознакомиться со справочными материалами на контрагента и необходимыми коммерческими документами;

- составить проекты коммерческих документов, которые предполагается подписать в результате переговоров.

В большинстве случаев ведется запись содержания переговоров. Работник, которому поручена запись переговоров, кратко отмечает основные позиции сторон, разногласия и договоренности.

Далее приводится содержание деловых переговоров между представителями ООО «Интел-Строй» и «Фабрикой дверей Ронковски».

Стороны приветствуют друг друга на польском языке. Считается хорошим тоном, когда представители стороны, приезжающей на деловые переговоры, может поздороваться и попрощаться с партнером на его родном языке, даже если не знает данный язык в совершенстве. Переговоры начинаются с представления менеджера ООО «Интел-Строй» Полевой Веры Александровны менеджеру «Фабрики дверей Ронковски» Светлане Понковски. Полева В.А. при дельнейшем сотрудничестве будет являться представителем фирмы «Интел-Строй». Она будет вести переговоры и решать возникающие проблемы от лица фирмы.

Деловые переговоры велись на русском языке.

После предварительной договоренности по телефону, на переговорах уточняются наиболее важные пункты контракта.

Договор заключается на один год. По истечении данного срока договор может быть заключен повторно. Покупатель («Интел-Строй») будет получать товар партиями, 1 раз в месяц. На каждую партию дверей составляется счет-фактура, а которой указана дата поставки, вид продукции, ее количество и цена поставки. Стороны приходят к договоренности, что первая партия товара будет составлять 53 двери на сумму 5278 USD с учетом скидки 3%.

Контракт заключается на общую сумму 100000 USD. Поставка товара будет проходить на условиях Exworks. Риск потерь и страхование груза ООО «Интел-Строй» берет на себя.

Польской стороной предоставляется сертификат качества продукции. После обсуждения данных пунктов контракта он подписывается генеральным директором ООО «Интел-Строй» Гунихиной И.А. и менеджером «Фабрики дверей Ронковски» Светланой Ронковски.

Затем Светлана Ронковска предлагает русской стороне пройти в производственный цех, чтобы ознакомиться с процессом производства деревянных дверей на данном предприятии.

3.4 Совершенствование управления ВЭД

Предпосылкой успешной деятельности каждого предприятия является хорошо продуманная функциональная структура и рациональная система управления, а эффективность управления, в свою очередь, зависит от выбора организационной структуры.

Организационная структура представляет собой сравнительно устойчивые связи, существующие между элементами организации, на основе которых реализуется процесс управления фирмой.

Управление - воздействие на людей, а через них на результаты их деятельности.

Процесс организации управления на предприятии предполагает воздействие на каналы власти и коммуникации между его различными административными службами, а также на информационные потоки в рамках этих каналов. Управленческая деятельность предприятия охватывает следующие сферы: производство, качество, персонал, финансы и инвестиционная деятельность, снабженческо-сбытовая деятельность, складское и транспортное хозяйство.

Обеспечение эффективности управленческого процесса в значительной мере определяется рациональным распределением полномочий в принятии решений между различными уровнями управления, т.е. соотношения централизации и децентрализации. Ориентируясь на степень централизации, можно выделять ряд организационных структур управления деятельностью предприятия: линейную, линейно-штабную, функциональную, дивизиональную, ориентированную на поиск нового, матричную. В целом организационная система управления должна обеспечивать маневренность производства, необходимость которой может быть обусловлена изменениями уровня спроса или действиями конкурентов, снижением цен, падением доли фирмы на рынке.

Управление ВЭД предприятия - это воздействие на процессы подготовки и реализации внешнеэкономических операций, ориентированное на получение прибыли, повышение рентабельности по средствам участия в МРТ. Сущность управления проявляется в функциях, выражающих направление или стадии осуществления целенаправленного воздействия на связи и отношения людей в процессе управления:

1) планирование ВЭД, предполагающее разработку плана производства и реализации экспортной продукции, валютных потоков;

2) организация ВЭД, заключающаяся в выборе оптимальной организационной структуры управления;

3) координация - корректирующее целенаправленное воздействие на специалистов, осуществляющих отдельные операции по реализации ВЭД;

4) стимулирование - материальное и моральное поощрение работников, их мотивация;

5) контроль - систематическое наблюдение за деятельностью специалистов, сопоставление плановых и реальных результатов ВЭД.

При организации управления ВЭД предприятия должны соблюдаться следующие принципы:

- самостоятельность в принятии решений;

- сочетание прав, обязанностей и ответственности;

- учет национальных экономических интересов;

- свобода выбора партнера по ВЭД;

- обеспечение эффективности ВЭД.

На производственном предприятии выбор формы организации ВЭД определяется:

· видом хозяйственной деятельности предприятия

· мотивам и потребностям, побуждающим к участию в международном разделении труда

· степенью интернационализации производственной деятельности

· методами реализации продукции фирмы

· масштабом предприятия и объемом его и потенциального экспорта, что определяет количественные параметры службы управления ВЭД

· характер внешнеэкономических операций

От этих факторов зависит форма организации внешнеэкономической деятельности. Если на предприятии планируется осуществлять единичные внешнеторговые операции с разовой или периодической поставкой, то достаточно привлечение одного специалиста. Организация управления ВЭД предприятия осуществляется при помощи национальных специализированных и государственных посредников или услуг иностранных посредников. В целом выбор в пользу той или иной организационной структуры управления ВЭД и ее эффективность определяются степенью ее приспособления и адаптации к изменяющимся условиям рыночной среды.

Основной функцией организации управления ВЭД является углубление торговых отношений с иностранными партнерами. В соответствии с этим задачи всех форм организации управления ВЭД является углубление торговых отношений с иностранными партнерами. В соответствии с этим задачи всех форм организации управления ВЭД сводятся к следующим:

o планирование, организация и непосредственное осуществление внешнеэкономических сделок в рамках утверждаемой номенклатуры

o наращивание объемов экспорта, совершенствование его товарной и региональной структуры

o повышение эффективности импортных закупок в соответствии со стратегией развития предприятия

o повышение конкурентоспособности продукции за рубежом, содействие улучшению ее качеств за счет сбора и анализа рекламаций и отзывов клиентов, доведение соответствующей информации до разработчиков и производителей продукции

o изучение и анализ конъюнктуры мирового рынка соответствующей продукции, разработка предложений по совершенствованию внешнеэкономических операций

o систематическое изучение деятельности важнейших отечественных и зарубежных конкурентов, анализ их сильных и слабых сторон

o налаживание научно-технического и производственно-инвестиционного сотрудничества с фирмами зарубежных стран

o организация послепродажного сервиса за рубежом

o постоянное совершенствование системы управления ВЭД на предприятиях

o участие во внешнеторговом ценообразовании, разработке ценовой стратегии и политики предприятия

o контроль за выполнением обязательств по заключенным контрактам: контроль за организацией отгрузки, страхования, таможенной очистки и транспортировки товаров, контроль платежно-расчетных операций, анализ рекламаций

o анализ эффективности внешнеэкономических операций

o организация и участие в проведении переговоров с зарубежными партнерами

o подготовка предложений по рекламным акциям, по участию в международных выставках, ярмарках.

В обязанности начальника ОВЭД входят:

- общая координация деятельности работников и реализации ими полномочий в сфере развития ВЭД предприятия

- разработка и согласование программ и планов развития ВЭД

- организация информационной системы ОВЭД по конъюнктуре мировых и российских рынков экспортируемой (импортируемой) продукции

- изучение законодательных и нормативных актов

- сбор информации о состоянии мирового рынка соответствующей продукции, внутреннего рынка Росси

- анализ получаемой информации, оценка и прогноз конъюнктуры рынков соответствующей продукции, динамики внутренних и мировых цен, предоставление информации руководителю и структурным подразделениям предприятия

- анализ конкурентоспособности продукции предприятия на рынке, сопоставление ее потребительских свойств, цены, издержек производства и обращения с аналогичными показателями продукции конкурентов. Изучение деятельности конкурентов

- поиск новых партнеров и рынков сбыта продукции предприятия на внешнем рынке, изучение возможностей расширения ассортимента продукции предприятия, разработка новых направлений деятельности ОВЭД

- формирование базы данных о фирмах-партнерах

- изучение коммерческих предложений предприятия

- проведение переговоров, переписки с потенциальными партнерами, разработка внешнеторговых контрактов

- контроль за выполнением обязательств по внешнеэкономическим договорам

- своевременное предоставление четких инструкций и контроль за правильным оформлением отгрузочных документов по внешнеэкономическим поставкам предприятия

- осуществление представительских функций в интересах предприятия в органах государственной власти, организациях и обществах, связанных с деятельностью ОВЭД

- участие в разработке и исполнении мероприятий, направленных на снижение степени риска в ВЭД предприятия

- представление на утверждение руководителю предприятия проектов-приказов, распоряжений, указаний, инструкций, относящихся к деятельности ОВЭД

- своевременное принятие оптимальных решений по всем вопросам, относящимся к задачам и полномочиям начальника

- организация и совершенствование оперативного и статистического учета и отчетности

- предоставление рекомендаций по выработке ценовой политики предприятия

- постоянное повышение квалификации

- полное использование всех ресурсов ОВЭД для максимально эффективной работы службы

- разработка и проведение мероприятий по снижению уровня затрат, связанных с деятельностью ОВЭД Внешнеэкономическая деятельность: организация и управление: учеб. пособие / Под ред. Е.П. Пузаковой. - М.: Экономистъ, 2005. - 495 с.

Заключение

Проблемы совершенствования управления внешнеэкономической сферы российской экономики, механизмы, формы и методы управления, становление коммерческой инфраструктуры и, в частности, института торговых посредников изучены слабо, фрагментарно.

Это приводит к необходимости углубленного исследования названных проблем по совершенствованию управления внешнеэкономической деятельности на предприятии.

Внешнеэкономическая деятельность - это совокупность методов и средств торгово-экономического, научно-технического сотрудничества, валютно-финансовых и кредитных отношений с зарубежными странами.

Понятие внешнеэкономической деятельности фирмы в нормативных документах появилось в связи с подписанием 15 ноября 1991 г. Указа Президента РФ «О либерализации внешнеэкономической деятельности на территории РСФСР», положившего начало осуществлению кардинальных реформ в этой области.

Внешнеэкономическая деятельность на сегодняшний день выступает как внешняя торговля, которая определяется как предпринимательская деятельность в области международного обмена товарами, работами, услугами, информацией и результатами интеллектуальной деятельности.

Предприятие - участник внешнеэкономической деятельности - это самостоятельное юридическое лицо, обладающее имуществом, имеющее право от своего имени приобретать имущественные и лично неимущественные права, нести обязанности, а также быть истцом в суде, арбитраже, третейском суде.

Здесь же были рассмотрены основные формы внешнеэкономической деятельности используемые в Российской Федерации.

А именно: виды внешнеэкономических сделок; внешнеторговый контракт; способы реализации экспортно-импортных операций.

А также рассмотрены основные виды внешнеторговых операций (экспортные и импортные операции), осуществляемых на рынке внешнеэкономической деятельности в Российской Федерации.

К участникам внешнеэкономической деятельности в России относятся юридические лица, созданные в соответствии с законодательством Российской Федерации, имеющие постоянное место нахождения на ее территории, а также физические лица, имеющие постоянное или преимущественное место жительства на территории Российской Федерации и зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей.

Все многообразие участвующих во внешнеэкономической деятельности фирм классифицируется по критерию принадлежности к тем или иным видам ВЭД.

На сегодняшний день активно осуществляют внешнеэкономическую деятельность российские предприятия с иностранными инвестициями, филиалы транснациональных корпораций, иностранные представительства.

Вторая глава курсовой работы посвящена анализу управления внешнеэкономической деятельностью предприятия на примере мебельной фабрики ООО «Спектр-Мебель».

На сегодняшний день предприятие зарекомендовало себя во многих странах как надежный партнер.

Главной целью предприятия является разработка и реализация новых моделей мягкой мебели.

Поэтому на сегодняшний день перед предприятием стоит задача совершенствования управления внешнеэкономической деятельности на предприятии и выделение основных путей совершенствования и перспектив ее развития.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что предприятие является платежеспособным и рентабельным, а также эффективно использует собственный капитал.

Анализ также показал, что на предприятии «Спектр-Мебель» разработана достаточно эффективная структура управления предприятием в целом и в частности структура отдела по управлению внешнеэкономической деятельностью, проводит эффективную товарную политику, использует эффективный маркетинговый комплекс. Это доказывает достаточно высокая конкурентоспособность товара по отношению к товарам конкурентов.

Также следует отметить тот факт, что на предприятии работают высококвалифицированные специалисты, что позволяет проводить эффективную внешнеэкономическую политику.

Профессиональная деятельность работников отдела снабжения контроля позволила выйти на западный рынок и позволила занять определенную нишу и на нем. Тому доказательство многочисленные контракты и совместные проекты с западными компаниями.

Рассмотрен пример оформления договора купли-продажи, между ООО «Спектр-Мебель» и польской и итальянской компаниями.

Оценивая вышеизложенный материал можно сделать вывод о том, что у ООО «Спектр-Мебель» достаточно высокий потенциал для выхода фирмы на внешний рынок и закрепления на нем. Уже сегодня предприятие имеет достаточно высокие финансовые показатели и заключает перспективные контракты, что является эффективным потенциалом для дальнейшей работы.

В заключительной главе курсовой работы были рассмотрены мероприятия по совершенствованию управления внешнеэкономической деятельности.

Таким образом, для развития внешнеэкономической деятельности необходимо сделать акцент на управление внешнеэкономической деятельности предприятия через маркетинговые исследования рынка продукции, на сбор более полной и достоверной информации о конъюнктуре мирового рынка, о потребностях потребителей.

Следовательно, предприятию необходимо выделять больше финансовых средств именно на создание эффективной системы управления внешнеэкономической деятельности. Можно сказать, что эти затраты многократно оправдают себя.

Список литературы

1. Березин И.С. «Маркетинговый анализ: принципы и практика». - М. ЭКСМО, 2002.

2. Внешнеэкономическая деятельность: организация и управление: учеб. пособие / Под редакцией Е.П. Пузаковой. - М.: Экономистъ, 2005. - 495 с.

3. Владимирова И.Г. «Организационные формы международного бизнеса» // Журнал "Менеджмент в России и за рубежом" - №5 - 1998.

4. Л.Е. Стровский «Внешнеэкономическая деятельность предприятия» - М., «Юнити» 2000.

5. Официальный сайт ООО «Спектр - Мебель» www.Evromodel.ru

6. Раицкий К.А. «Экономика организации» - М., «Дашков и К», 2003.

7. Сберегаев Н.А. «Внешнеэкономическая деятельность предприятий» - М., «Колос» 2000.

8. Котлер Ф. «Основы маркетинга» - М., 1991.

Размещено на Allbest.ru