Эффективная система управления - главный фактор конкурентоспособности компании, позволяющий лучшим образом использовать имеющиеся в распоряжении компании ресурсы. Справедливо и обратное. Неэффективная система управления ведет к прямым потерям прибыли, а в долгосрочной перспективе - к снижению стоимости бизнеса.

Учитывая то, что выручка от ВЭД для рассматриваемого предприятия является основой его деятельности, так как внутренние потребители продукции не всегда платежеспособны, а мощности предприятия значительно превышают потребности внутреннего рынка, то от эффективного управления ВЭД зависит и эффективность деятельности всего предприятия, а учитывая его место в экономике государства и эффективность экономики Республики Беларусь.

Работа по повышению эффективности системы управления ВЭД нужно начать с диагностики (аудита) системы управления. Задача этапа диагностики заключается в оценке резервов для повышения эффективности системы управления. Оценке подлежат следующие элементы системы управления ВЭД:

четкость и соответствие стратегических целей ВЭД и стратегии предприятия в целом;

резервы повышения эффективности бизнес системы всего ОАО "Беларуськалий" (соотношения цены и качества продукции, цепочки формирования стоимости (снижения постоянных и переменных затрат), использования материальных и нематериальных активов);

соответствие организационной структуры ВЭД стратегии предприятия;

соответствие бизнес - процессов (в частности, - процедуры мотивации персонала) целям и стратегии предприятия.

В процессе диагностики определяются резервы повышения эффективности и элементов системы управления ВЭД и взаимодействия элементов системы. Системный подход позволяет ранжировать резервы повышения эффективности по степени важности. Это дает возможность менеджерам сосредоточиться на главных резервах эффективности.

Диагностика производится на всех уровнях системы управления - от уровня стратегических целей до функционального (и личностного уровня). Информация с различных уровней управления позволяет получить целостное описание компании и определить все существующие проблемы, а не только те, которые видимы сверху.

В процессе диагностики определяются нежелательные явления и их причины. Определение причинно - следственных связей в процессе аудита позволяет отделить причины от последствий (проявлений). Такой анализ дает возможность лечить болезнь, а не ее симптомы. Проблема подавляющего большинства компаний заключается как раз в том, что в повседневной деятельности менеджеры лечат симптомы, а не причины.

Аудит системы управления ВЭД осуществляется в следующей последовательности:

определяются состав рабочей группы и участники проекта;

производится сбор и анализ существующих документов, которые имеют отношение к системе управления, отчетов, политик, процедур, приказов, должностных инструкций;

производится анализ полученных документов и подготовка вопросов для обсуждения

производится сбор дополнительной информации путем интервью и сбора документов

обсуждаются резервы повышения эффективности, составляется окончательный перечень, ранжирование по результирующему эффекту;

составляется итоговый отчет с выводами и рекомендациями.

Диагностика осуществляется при непосредственном участии сотрудников управления внешнеэкономической деятельности ОАО "Беларуськалий". Процесс диагностики в любом случае является вмешательством в работу управления. Процесс вряд ли вообще возможен без участия персонала отделов, занимающихся ВЭД. Поэтому с самого начала и на протяжении всего процесса диагностики важнейшей задачей консультанта является обеспечение эффективного взаимодействия с руководителями и сотрудниками управления ВЭД ОАО "Беларуськалий".

Польза от такого взаимодействия обоюдна. Персонал получает возможность повлиять на стратегическое развитие своей деятельности, а консультант получает адекватную картину работы системы управления ВЭД, включая эффективность стратегического управления, процессов принятия решений, движения информационных потоков.

Процесс диагностики системы управления ВЭД позволяет решить три задачи:

произвести оценку резервов для повышения эффективности системы управления ВЭД;

вовлечь персонал в процесс развития предприятия;

подготовить основу для разработки плана реорганизации системы управления ВЭД.

Завершается процесс диагностики составлением отчета, который сам по себе представляет значительную ценность. Результаты диагностики позволяют руководителям:

получить квалифицированную и непредвзятую оценку сложившейся в системе управления ВЭД практики;

получить систематизированные рекомендации по использованию резервов для повышения эффективности системы управления ВЭД.

Решение проблемы повышения эффективности системы управления ВЭД ОАО "Беларуськалий" видится в проведении следующих мероприятий:

анализ существующих функций управления работников Управления ВЭД;

инвентаризация и детальное рассмотрение существующих должностных инструкций работников занимающихся ВЭД, некоторые инструкции остаются неизменными с 2001 года.

Для решения данной проблемы возможны необходимо применение следующих мероприятий:

выделение в штате кадровых служб на рудоуправлении работников для создания аналитической группы, которая будет наделена полномочиями по анализу действующих должностных инструкций и изучению функций работников занимающихся ВЭД;

проведение независимой аудиторской проверки управленческого аппарата с целью выявления дублирования функций управления ВЭД;

создание на ОАО "Беларуськалий" единой автоматизированной системы управления (АСУ), позволяющей получать необходимую информацию по производству, качеству, отгрузке и т.д., необходимую для осуществления эффективной деятельности работниками ВЭД.

После проведенной проверки необходимо разграничение функций или принятие решений по сокращении штата управления ВЭД.

Кроме того, на рассматриваемом предприятии существует такая проблема, как соответствие уровня квалификации и способностей работника аппарата управления ВЭД занимаемой им должности, то есть насколько обоснованно он занимает свой пост.

Для решения данной проблемы необходима аттестация работников аппарата управления ВЭД.

Аттестация - это оценка результатов деятельности сотрудника за определенный период и оценка соответствия его квалификации (то есть его профессиональных знаний и навыков) занимаемой должности.

В полную процедуру аттестации должно входить:

оценка результатов труда сотрудников;

оценка профессиональных знаний и навыков;

оценка свойств личности [10, с.13].

Далее, необходимо разработать критерии оценки результатов труда и порядок их учета; выбрать те навыки и личностные качества, которые являются профессионально важными для каждой должности (типа должностей) и построить профили успешности; определить порядок проведения самой процедуры оценки, а также процедур информационного обеспечения работы аттестационной комиссии.

После этого необходимо подобрать соответствующий диагностический аппарат и осуществить пробную эксплуатацию разработанной системы аттестации в одном из подразделений, например в Отделе поставок в страны СНГ.

При проведении аттестации необходимо учитывать следующее, нормативная база в Республике Беларусь не позволяет в полной мере осуществить ротацию кадров или сокращение работников на основании результатов проведения аттестации, поэтому ее результаты должны быть сохранены в тайне и возможность их рассмотрения подлежит руководителям на уровне Генерального директора и его заместителей ответственных за осуществление ВЭД.

Проведение аттестации необходимо осуществлять не с целью сокращения работников, а с целью выявления наиболее способных работников и составление резерва кадров для принятия решений по карьерному росту наиболее способных работников, а также работников, которые имеют более высокую квалификацию, способность принятия самостоятельных решений в ситуации, когда необходима оперативность действий.

Автоматизация управления ВЭД нацелена на решение следующих основных задач:

создание или оптимизация единой системы планирования ВЭД.

постановка или оптимизация внутренней учетной политики предприятия с детализацией, обеспечивающей управленческий учет и объективный анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности.

поддержка принятия решений на всех уровнях управления ВЭД на основе совершенствования процессов сбора и обработки различных видов информации.

Указанные мероприятия позволят повысить квалификацию имеющихся работников системы управления ВЭД в части выполнения ими управленческих функций, что, несомненно, повысит эффективность деятельности предприятия, а также позволит выявить наиболее способных работников.

Заключение