Система защиты архивных документов от утрат и хищений: история и современное состояние

В главе представлен анализ используемой нормативной и методической базы и основного комплекса работ, осуществленных архивными учреждениями по укреплению защищенности архивных документов от утрат и хищений на современном этапе. Анкетирование 156 архивов в 71 субъекте Российской Федерации показало следующее: в настоящее время в большинстве архивов осуществляются меры по обследованию зданий; усилены охрана объектов, пропускной и противопожарный режимы; практикуется своевременное обновление и изучение персоналом документов по гражданской обороне и противопожарной безопасности; проводятся практические занятия по эвакуации сотрудников при чрезвычайных ситуациях и другие. Однако копившаяся десятилетиями слабость материально-технической базы, значительный физический и моральный износ технических средств защиты и инженерных коммуникаций архивных объектов не позволяют в полной мере гарантировать безопасность документов Архивного фонда Российской Федерации Попова, Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации в современном законодательстве Российской Федерации и субъектов Российской Федерации // Безопасность архивов и архивных фондов. Доклады и сообщения на Всероссийской научно-практической конференции. - М., 2006. С.37 -40..

В определенной степени сказалось то обстоятельство, что в постсоветский период управление архивным делом было децентрализовано: функции контроля и ответственности за состояние защищенности государственных архивов субъектов Российской Федерации перешли к региональным органам власти и управления, а муниципальных архивов - к муниципальным органам местного самоуправления, федеральные архивы остались в сфере влияния Федерального архивного агентства Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». 131-ФЗ от 06.10.2003 (с изменениями на 18.10.2007); Положение о Федеральном архивном агентстве (Утверждено постановлением Правительства РФ от 29.05.2008 № 406, от 07.11.2008 № 814, от 08.08.2009 № 649); .

Представленный в главе анализ основных направлений и результатов деятельности архивных учреждений в области обеспечения сохранности Архивного фонда страны с момента его создания в 1918 г. и до настоящего времени позволил выявить сведения о формировании нормативной и методической базы, об основных направлениях развития деятельности архивных учреждений страны в области обеспечения сохранности, представить угрозы и факторы опасности архивным документам, методы и средства их нейтрализации в каждый исторический период архивного строительства (1918-2009). архивный исторический документ

В главе 2 «Нормативные, методические и организационно- технические средства нейтрализации современных угроз архивным документам в государственных архивах России» архив как объект защиты архивных документов на материальных носителях рассматривается в виде единого комплекса помещений (хранилища, читальный зал, линии перевозок, выставки, реставрационные мастерские, служебные комнаты), которые связаны общими целями, задачами, функциональными отношениями, призванными обеспечить сохранность архивных документов.

Впервые предпринятая попытка выделить и систематизировать основные особенности современного архива как объекта защиты дала возможность проанализировать угрозы и специфику проявления факторов опасности в определенных помещениях (местах) архива. Результаты исследования проявления факторов опасности и степени риска утрат и хищений архивных документов на всех стадиях их хранения и движения представлены в исследовании в качестве одного из основных элементов организации надежной системы защиты архива, включающей условно три подсистемы: а) человеческого фактора, б) мест проявления факторов опасности, в) нормативных, методических и организационно - технических средств нейтрализации современных угроз архивным документам.

Показано, что в каждом архивном помещении проявление факторов опасности может иметь разную степень разрушительного воздействия. В качестве показателей возможного ущерба от проявления факторов опасности архивных документов нами выделены: площадь возможного действия, масштаб возможных утрат (архивов, фондов, дел, документов), ценность утраченных документов, удаленность от средств нейтрализации, время проявления и другие. При этом ввиду отсутствия перечня таких показателей и методологически обоснованных подходов к его составлению, диссертант опирался на базовые показатели, используемые в специальной литературе Куликов, Г.В, Непомнящих, А.В. Метод составления наиболее полного перечня угроз безопасности // Безопасность информационных технологий. 2005. №1. С. 46-48. при исследовании угроз безопасности информации, трансформируя их применительно к специфике архивных документов и классифицируя по следующим основаниям: по непосредственному источнику; по положению источника; по степени зависимости от активности проявления факторов опасности; по степени воздействия на архивные документы; по способу доступа к архивным документам; по месту положения архивных документов; по цели использования архивных документов. Предложенная нами классификация факторов опасности архивных документов по названным признакам, по нашему предположению, осуществлена впервые.

Исследование показало, что архивохранилища представляют собой наивысшую зону риска по масштабам возможных утрат. Читальные, выставочные залы, линии перевозок, реставрационные и другие места временного размещения архивных документов - зоны наибольшего риска для уникальных, особо ценных, наиболее информативных документов.

В основу построения предлагаемой нами системы защиты архивных документов от утрат и хищений положен принцип ценности объектов защиты, в качестве которых выступают обычные, ценные, особо ценные документы. Рекомендуемый принцип разумной достаточности позволяет преодолеть в определенной мере недостаток финансовых средств, необходимых для решения задач технического оснащения.

Применительно к пожарам проанализированы требования «Специальных правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации» «Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации», утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 12 января 2009г. № 3. в части норм пожарной безопасности, оборудования архивов системами оповещения и управления эвакуацией людей при пожарах в зданиях и сооружениях, а также рекомендуемых средств пожаротушения. Подведены итоги выполнения федеральными и региональными архивами требований этих специальных правил (наличие планов, собственных инструкций, регламентирующих действия персонала применительно к условиям конкретного архива, и другие). Помимо рекомендуемых этими правилами хладоновых и углекислотных средств пожаротушения нами описано действие полезных для применения в архивах следующих технических средств: а) дымовых извещателей; б) извещателей пламени; в) автоматических средств активного пожаротушения.

Вопросы нейтрализации угроз негативных воздействий окружающей среды, связанные с обеспечением температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического режимов, физико-химической сохранности документов в архивах рассмотрены в главе в контексте «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда…», а также исследований В.Ф.Привалова «Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе. Методическое пособие» Привалов, В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие. - М., 2002. 110 с.. Показано, что в системе защиты архивных документов исключительную роль играют нормативные режимы хранения в архивохранилищах. Они достигаются с помощью соответствующих работ с документами, позволяющих устранить причины ускоренного старения и разрушения архивных документов, сохранить их технические характеристики, долговечность и др. Имеются в виду следующие работы: дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах; реставрация (реставрационно-консервационная обработка) как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов; переплет архивных документов; обеспыливание архивных документов; обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки. Показано, что для создания и поддержания в хранилище необходимых температурного, влажностного и светового режимов необходимо применение систем искусственной вентиляции воздуха (кондиционеры, климат-контроли), а также увлажнителей воздуха, химических осушителей воздуха, рассеивателей света (жалюзи на окнах, светорассеивающие лампы). В главе отмечено, что защищенность архивных документов от негативных воздействий окружающей среды находится в прямой зависимости от качественных характеристик здания архива, которое должно быть спроектировано как объект специального назначения.

Человеческий фактор в условиях действия законов экономического рынка выступает главным фактором опасности хищений архивных документов. В главе показано, что изданные в последнее десятилетие нормативные акты, установив уголовную и административную ответственность за хищения документов, создали правовую основу для нейтрализации хищений, контроля рынка продажи ценных архивных документов и коллекций. Технические средства защиты документов от хищений, рекомендуемые для применения в архивах, условно разделены нами на 3 группы: средства, позволяющие зафиксировать кражу документа до момента его выноса за пределы охраняемого пространства; средства, защищающие документы от подмены и предоставляющие доказательства принадлежности документа; средства, изобличающие преступника, если ему удалось выкрасть документ.

В главе рассматриваются виды технических средств защиты и варианты их применения в конкретных местах проявления факторов опасности с учетом возможного ущерба. Показано, что Перечень технических средств и оборудования, рекомендованных в 2001 г. для оснащения государственных архивов Письмо Росархива № 5/9 -ТР от 06.01.2000., включающий 4000 наименований технических средств и оборудования для поддержания температурно-влажностного режима, пожарной сигнализации, пожаротушения, охраны и контроля доступа, в значительной мере облегчает архивным работникам выбор этих средств защиты. Однако ввиду быстрой сменяемости моделей технических средств и оборудования, а также в силу специфики каждого архива как объекта защиты требуется индивидуальный подход к планированию оснащения архива техническими средствами защиты.

Показано также, что в архивохранилищах и служебных помещениях, наряду с использованием технических средств и нормативно-методических документов, регламентирующих действия персонала архивов по обеспечению максимальной безопасности документов, нейтрализация угроз и факторов опасности зависит от организации контроля со стороны должностных лиц за соблюдением предписанных норм и правил обеспечения сохранности документов. Эффективное выполнение этих норм и правил предполагает использование специальных средств контроля наличия документов и автоматизации учета выдачи и возврата или поступления документов в архивохранилище.

Система защиты архивных документов от утрат и хищений рассматривается в главе применительно ко всем местам проявления факторов опасности архивных документов с позиций требований непрерывности и системности ее действия на каждом участке их проявления. Это достигается на основе принятия взаимоувязанных организационных решений и обоснованного выбора технических средств защиты архивных документов в течение всего времени на всех участках возможного проявления угроз и факторов опасности. Отсутствие одного из технических средств или организационных мер нейтрализации факторов опасности на каком-либо из участков приводит к нарушению целостности системы защиты архива. В то же время необоснованное использование множества различных технических средств защиты для решения однородных задач может привести к серьезному усложнению системы, трудностям в ее обслуживании, удорожанию и, в конечном счете, к ее общей ненадежности.

В качестве организационно-технических мер защиты периметра архива нами предложено использовать продуманную схему расположения зон доступности и контроля доступа (СКД), предусматривающую рациональную установку турникетов со считывающими устройствами на входах-выходах из зон безопасности, установку систем видеонаблюдения с записью происходящего. Внедрение подобной системы позволит в несколько раз уменьшить риски утрат и хищений архивных документов. Показаны также способы снижения факторов риска хищений посредством надежной блокировки входов в служебные помещения и коридоры служебного пользования посредством использования электронного считывания личных карточек сотрудников Привалов, В.Ф., Шепилова, И.Г., Воронова, Л.Н. Аналитический обзор. Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. Проблема хищения документов, меры безопасности и защиты // СИФ ВНИИДАД.1991. №175-97., опечатывания металлических шкафов и сейфов, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учета в соответствующих журналах всех выносимых документов из хранилища и т.д.

Полученные данные помогут спроектировать систему защиты, а также обеспечить рациональный подход к выбору технических средств нейтрализации угроз в зависимости от силы воздействия и масштаба возможного ущерба в конкретных местах проявления факторов опасности в здании архива.

В то же время сделан вывод, что архив может рассматриваться как типовой объект защиты только в части видов и технологии работ, выполняемых с архивными документами. По всем другим параметрам каждый архив как объект защиты уникален, поскольку различия имеют тип и архитектура здания, его расположение во внешней среде, размещение и размер помещений, объем и специфика основы хранящихся документов и прочее. В силу этого каждый отдельно взятый архив должен иметь свой собственный комплексный план реализации модели архива как объекта защиты архивных документов от утрат и хищений.

Оценка безопасности архива как объекта защиты архивных документов от утрат и хищений осуществляется на основе анализа и экспертных оценок проявления факторов опасности в данном архиве на всех участках «жизнедеятельности» архивных документов, определения состава технических средств защиты и рационального их размещения внутри каждого помещения.

В главе в постановочном плане затрагиваются вопросы использования в архивном деле новейших технологий. Показано, что компьютерные технологии открывают новые возможности для снижения угроз утраты архивных документов, поскольку позволяют создавать системы (программные комплексы) применительно к задачам ОЦД Кузнецов, С.Л. О некоторых проблемах обеспечения сохранности электронных архивов // Безопасность архивов и архивных фондов. докл. и сообщ. на Всерос. научн.-практич. конф. 30 ноября - 1 декабря 1999 г. 2000. С. 186-188. . Отмечается также, что внедрение информационных технологий порождает новые виды угроз ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005. Информационная технология. Практические правила управления информационной безопасностью. и проблемы, разрешение которых сдерживается отсутствием нормативно-правовой базы работы с электронными документами. Делается вывод, что защита архивных документов на материальных носителях остается и останется актуальной в перспективе, поскольку традиционные документы будут существовать наряду с документами на электронных носителях.

1. Егоров, С.А. Обеспечение сохранности архивных документов. 1918-1941 г. // Вестник архивиста. 2009. № 4. С.56-66.

2. Егоров, С.А. Современные угрозы архивным документам // Отечественные архивы. 2009. № 6. С.19-28.

3. Larin M., Egorov S. Some problems of safety preservation of the Russian archival records // Atlanti.Trieste. 2008. №18. P. 79-86 (на английском языке) в соавторстве.

Размещено на Allbest.ru