Российские архивы. История и современное состояние

9. Автократова М.И., Буганов В.И. Сокровищница документов прошлого. М.-1986 С.194(10)

10. Старостин Е.В. Зарубежная буржуазная историография архивоведения. М.-1986г. С.15(11)

11. ЦГАДА ф.1209, оп. 3, ч.1, д.1723, л.82(12)

12. ЦГАОР СССР, ф.5325, оп.9, д.1, л.10 (13)

13. Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной России. М.1989г.

14. Авдусин Д.А. Гнёздовская корчага // Древние славяне и их соседи. М.- 1970г.

15. Буганов В.И. Русские летописи // Вопросы истории. 1984г. №6

16. Черепнин Л.В. Русские феодальные архивы XIV-XV в.в. М.-1948г. т.1

17. Слуховской М.И. Библиотечное дело в России до XVIII в. М.-1968г.

18. Тихомиров М.Н. Русское летописание М.- 1979

19. Старостин Е.В. Зарубежная буржуазная историография архивоведения. М.-1986г.

20. Шмидт С.О. Российское государство в середине XVI сто летия М.-1984г



Приложение 1

Основные вехи в развитии архивного дела В России

ДАТА	СОБЫТИЕ
911 г.	Договор с Византией о контроле за торговым путем «Из варяг в греки»
ХI в.	Киев. Государственная канцелярия-казна
ХI в.	Сокровищницы церквей (грамоты, книги)
ХI в.	Появление летописей
Начало ХII в.	Грамота Киевского князя Мстислава Владимировича Новгородскому Юрьеву монастырю
1177	Владимирский летописный свод
ХIII в.	Дипломатические документы в отношениях со странами Балтии
1288 г.	Первая опись документов - Ипатьевская летопись
ХIII в.	Духовные грамоты. Данные грамоты. Судебные документы.
ХIV в.	Диаки. (Дьяки- люди, ведущие делопроизводство)
ХIV в.	Документы митрополитной казны
ХIV в.	Епископская казна
ХIV в.	Монастырские документы
ХV в.	Государева казна. Приказы.
Конец ХIV в.	Государственный архив
ХIV в.	Белый дворец
ХIV в.	Казна (Казенный дворец)
Середина ХIV .	Приказы со своим делопроизводсвом (военный, дворцовый, внешние сношения, фискальные, судебно-полицейские)
1550 г.	Разметные книги (сборы в государственную казну)
1589 г.	Патриаршество (высшая власть православной церкви. Особый «двор» при патриархе.
ХVI в.	Царский архив
ХVI в.	В архив посольского приказа переданы документы из царского архива
ХVII в.	Копийные книги. Записные книги актов.
ХVII в.	Сложившаяся система делопроизводства (столбцы. Ленты 15-17 см. разной длины). Тетради. Грамоты. Подлинники и копии.
1626 г.	Специальное каменное здание для архивов.
Начало ХVIII	Упразднение приказов. Создание коллегий.
1708 г.	Губернии. Центральный магистрат. Городские магистраты. Губернские канцелярии. Земские комиссары.
1721 г.	Синод. Подчинение церкви государству. Фонды Сената, Синода, Кабинета министров, Верховного тайного совета
1700-1726 г.г.	Отмена столбцового делопроизводства
1720 г.	Генеральный регламент. Отделение архивов в самостоятельные учреждения.



Приложение 2

Цифровые обозначения структурных подразделений МГУКИ

КОД с	ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ
01	Управление делами
78	Приемного первого проректора
64	Приемная проректора по международным м внешним связям
65	Приемная проректора по научной работе
77	Приемная проректора по связям с общественностью и развитию
54	Административно-хозяйственное управление
51	Отдел капитального строительства
82	Штаб гражданской обороны
57	Архив
48	Аспирантура и докторантура
52	Издательский дом
111	Музей
56	Научная библиотека
49	Научно-информационное управление
42	Научно-исследовательский институт
84	Отдел маркетинга
83	Отдел соц.развития,студ.центр,отдел соц.зщиты и быта
85	Отдел филиалов
86	Отдел экстерната
60	Профком
55	Типография
53	Управление кадровой политики и правового обеспечения
124	Сектор содействия трудоустройству выпускников
126	Юридический отдел
72	Учебно-методическое объединение
02	Учебно-методическое управление
123	Метод. каб., сектор лицензирования, аттестации и аккредитации
62	Учебно-творческий отдел
58	Учебный клуб
07	Ученый секретарь
50	Финансово-экономическое упр-е. бухгалтерия
59	Финансово-экономическое ур-е, экономический отдел
110	Центр информационных технологий
66	Центр компьютерного обучения
12	Библиотечно-информационный институт
11	Факультет библиотековедения, библиографии и информатики
09	Факультет информационных ресурсов
10	Институт экономики, управления и права
106	Факультет управления
107	Экономический факультет
105	Юридический факультет
74	Высшая школа культурологи
47	Институт дополнительного профессионального образования
103	Вокальный факультет
104	Дирижерско-оркестровый факультет
08	Дириерско-хоровой
03	Факультет довузовской подготовки
КОД	ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ
109	Факультет кино и телевидения
99	Факультет МАСС МЕДИА и рекламы
73	Международный факультет
139	Менеджмента в средствах массовой информации
79	Менеджмента и социально-информационных технологий
04	Народной художественной культуры и музейного дела
06	Социально-культурной деятельности
87	Театрально-режиссерский факультет
05	Хореографический факультет
25	Кафедра бибиотековедения
91	Кафедра валеологии и безопасности жизнедеятельности
80	Кафедра виртуальных коммуникаций
92	Государственного и гражданского права
93	Кафедра декоративного-прикладного творчества
27	Кафедра детской литературы и библиотечной работы с детьми и юношеством
137	Кафедра дизайна
26	Документных ресурсов и ДОУ
28	Кафедра древней певческой культуры
63	Кафедра оркестров и ансамблей
127	Кафедра журналистики
76	Кафедра звукорежиссуры
18	Кафедра иностранных языков
71	Кафедра информационно-аналитической деятельности
90	Кафедра информационных технологий и электронных библиотек
13	Кафедра истории
37	Кафедра истории культуры
70	Кафедра пения и вокальных ансамблей
34	Кафедра кино и телевиденья
94	Кафедра классического танца
31	Кафедра книговедения
128	Кафедра креативных технологий в рекламе
35	Кафедра культурно-досуговой деятельности
95	Кафедра культурологи и антропологии
36	Кафедра культуры и мастерства устной и сценической речи
19	Кафедра литературы
96	Кафедра математических методов и компьют. Технологий в экономике
97	Кафедра международного и внутреннего туризма
81	Кафедра менеджмента и корпоративной культуры
129	Кафедра менеджмента и организации рекламной деятельности
68	Кафедра менеджмента социально-культурной деятельности
17	Кафедра музееведения
20	Кафедра музыкального образования
44	Кафедра народного танца
46	Кафедра народно-певческого искусства
КОД	ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ
136	Кафедра общей культурологи
98	Кафедра оперной подготовки
32	Кафедра оркестрового дирижирования
30	Кафедра отраслевых информационно-поисковых систем
21	Кафедра педагогики и психологии
23	Кафедра предпринимательства. Маркетинга и менеджмента
38	Кафедра режиссуры и мастерства актера
39	Кафедра режиссуры театрализованных представлений
117	Кафедра рекламы
69	Кафедра русского языка
130	Кафедра связи с общественностью
132	Кафедра сольного народного пения
67	Кафедра сольного пения
40	Кафедра социально-культурной деятельности
14	Кафедра социально экономической и культурной политики
29	Кафедра социальных коммуникаций и библиографоведения
16	Кафедра социологии и политологии
131	Кафедра специального пения
100	Кафедра специальных юридических дисциплин
102	Кафедра танцев народов мира и современной хореографии
148	Кафедра телевизионной режиссуры и драматургии
138	Кафедра телевизионных, радио-. Интернет-технологий
41	Кафедра теории и истории музыки
33	Кафедра теории и истории народной художественной культуры
75	Кафедра теории и истории хореографического искусства
22	Кафедра культуры, этики и эстетики
133	Кафедра управления информационно-библиотечной деятельностью
24	Кафедра физвоспитания
15	Кафедра философии и религиоведения
43	Кафедра фортепиано
134	Кафедра фотомастерства
45	Кафедра хорового дирижирования
101	Кафедра экономики социально-культурной сферы
135	Кафедра эстрадно- джазового пения
61	Кафедра эстрадных оркестров и ансамблей
140	Автоматизированный учебный центр прикладных компьютерных технологий
141	Кабинет деловой информации ( при факультете МИСИТ)
118	Лаборатория инновационных средств обучения (международный факультет)
119	Лаборатория технических средств обучения журналистскому мастерству
120	Лаборатория по сохранению и развитию культурного наследия(при НИИ)
112	Лаборатория креативных технологий в рекламе
114	Лаборатория профессионального консалтинга (при факультете МИСИТ)
КОД	ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ
113	Научно-исследовательский отдел изучения проблем воспитания
89	Лаборатория «Профессиональное образование и карьера»
115	Научно-исследовательская лаборатория « Центр новых образовательных технологий» (при факультете МИСИТ)
116	Научно-исследовательская лаборатория этнологии и краеведения им. П.Ф. Преображенского
121	Научно-исследовательская лаборатория «Технологии социо-культурного менеджмента»
142	Научно-исследовательский центр культурологи
122	Международная научно-творческая лаборатория при ДХФ и ДОФ
88	ТСО
143	Учебно-консультационный психолого-педагогический центр при кафедре педагогики и психологии
144	Учебно-творческая лаборатория «учебный театр»
145	Учебно-туристический центр «Вокруг света»
146	Учебный кабинет ИЭУП
147	Центр инновационных технологий обучения (при факультете СКД)
125	Центр управления качеством и сертификации образования
108	Отдел международного сотрудничества

Приложение 3

Номенклатура дел МГУКИ

ФГОУ ВПО МГУКИ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ______________ № _____

Москва

На 2007 год УТВЕРЖДАЮ

Ректор МГУКИ__________Н,В, Кротова

«_1__»_ДЕКАБРЯ_ 2006_г.

Индекс дела	Заголовок Дела	Кол-во дел	Срок хранения	Примечание
Управление делами
01. Управление делами
01-01	Приказы руководства по основной деятельности		Постоянно
01-02	Протоколы общих собраний сотрудников университета		Постоянно
01-03	Внутренняя документация		3 года
01-04	Письма входящие 2007 г.		3 года
01-05	Письма исходящие 2007г.		3 года
01-06	Журнал регистрации исходящих документов		3 года
01-07	Журнал регистрации входящих документов		3 года
01-08	Журнал регистрации внутренних документов		3 года
01-09	Журнал регистрации приказов руководства по основным видам деятельности		3 года
126. Юридическая служба
126-01	Арбитражно-процессуальные дела		10 лет
126-02	Договоры, находящиеся на согласовании		10 лет
126-03	Инвестиционные договоры		10 лет
126-04	Субподрядные договоры		10 лет
126-04	Подрядные договоры		10 лет
126-05	Договоры займа		10 лет
126-06	Договоры аренды помещений		10 лет
126-07	Договоры на оказание услуг		10 лет
126-08	Прочие договоры		10 лет
126-09	Исполненные договоры		10 лет
126-11	Журнал регистрации исходящей документации		10 лет
126-12	Журнал регистрации входящей документации		10 лет
126-13	Журнал регистрации исходящих претензий		10 лет
126-14	Журнал регистрации входящих претензий		10 лет
126-15	Журнал регистрации исходящих исковых заявлений		10 лет
126-16	Журнал регистрации входящих исковых заявлений		10 лет
126-17	Журнал регистрации арбитражно-судебных дел		10 лет
126-18	Журнал регистрации договоров		10 лет
126-19	Журнал регистрации согласований договоров		10 лет
54. Административно-хозяйственное управление
54-01	Переписка со строительными организациями		1 год
54 -02	Заявки на канцелярские товары		1 год
54 -03	Документы, подтверждающие получение материальных ценностей		1 год
54 -04	Договоры на поставку канцелярских товаров и мебели (копии)		1 год
04. Служба научно-технической документации
04-03	Комплектовочные ведомости по объектам		До завершения строительства
04-04	Графики монтажа		До завершения строительства
04-05	Графики движения механизмов		До завершения строительства
04-06	Графики движения рабочей силы		До завершения строительства
04-07	Проектно-сметная документация		1 год
04-08	Проекты производства работ (по объектам)		До сдачи гос. Комиссии
04-09	Журнал регистрации проектно-сметной документации		3 года
05. Отдел материально-технического обеспечения
05-01	Письма входящие/исходящие. Копии.		До минования надобности
05-02	Организационно-распорядительная документация (протоколы, приказы, распоряжения. Копии.)
05-03	Заявки строительных участков на материалы		До завершения строительства
05-04	Заявки строительных участков на бетон		До завершения строительства
05-05	Ведомости комплектации объектов		До завершения строительства
05-06	Внутренние накладные со склада		До завершения строительства
05-07	Лимитно-заборные карты		1 год
06. Главная бухгалтерия
06-01	Письма входящие/исходящие.		1 год
06-02	Договоры по машинам и механизмам		Постоянно
06-03	Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности		6 лет
06-04	Годовые и квартальные бухгалтерские отчеты и балансы		Постоянно
06-05	Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции. Годовой и квартальный кассовые планы		6 лет
06-06	Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции.		6 лет
06-07	Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов		6 лет
06-08	Счета-фактуры и накладные по учету товарно-материальных ценностей		6 лет
06-09	Авансовые отчеты		6 лет
06-10	Кассовая книга		6 лет
06-11	Договоры материально ответственных лиц и образцы подписей материально ответственных лиц		6 лет
06-12	Месячные ведомости по заработной плате		75 лет
06-13	Книга покупок		6 лет
06-14	Накладные и акты от поставщиков		6 лет
06-17	Договоры поставки		Постоянно
06-18	Материальные отчеты		6 лет
06-21	Акты выполненных работ, формы № КС-3 по объектам		6 лет
06-22	Акты выполненных работ по услугам		6 лет
06-23	Договоры аренды помещений		Постоянно
06-24	Договоры на оказание услуг		Постоянно
07. Отдел развития бизнеса
07-01	Акты приема - сдачи выполненных работ (форма 2, справки формы 3-КС)		3 года
07-02	Договоры подряда. Копии		3 года
07-03	Договоры поставки продукции. Копии		3 года
07-04	Договоры по машинам и механизмам. Копии		3 года
07-05	Годовой финансовый план. Копии		Постоянно ст.96
07-06	Квартальный финансовый план. Копии		3 года ст.206в
1	2	3	4	5
07-07	Отчеты по исполнению бюджета. Копии		3 года
07-08	Сметы (сводные, объектные, локальные по видам работ). Копии		1 год
07-09	Сметные расчеты по договорам (сметы, расчеты по договорам)		1 год
08. Отдел кадров
08-01	Личные дела сотрудников		75 лет - «В» ст.498в
08-02	Личные дела сотрудников-совместителей (или работающих по трудовым соглашениям, договорам ГП)		5 лет
08-03	Личные дела уволенных сотрудников		75 лет - «В» ст.498в
08-04	Личные карточки работников (Т - 2)		75 лет ЭПК ст. 189
08-05	Подлинные личные документы рабочих и служащих (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.)		До востребования	Не востребованные - не менее 50 лет
08-06	Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении, длительных командировках)		75 лет ст.19б
08-07	Документы, являющиеся основанием к приказам по кадрам (заявления, справки, докладные записки др.)		3 года ст.429
08-08	Трудовые договоры		3 года
08-09	Трудовые соглашения		3 года
08-10	Договоры гражданско-правового характера		3 года
08-11	Документы табельного учета		3 года
08-12	Должностные инструкции работников предприятия		3 года после замены новыми
08-13	Положения о службах и отделах организации		3 года после замены новыми
08-14	Переписка с организациями о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров		5 лет ЭПК ст.2С
08-15	Бланки документов по оформлению приема и увольнения сотрудников		До минования надобности
08-16	Служебные записки		1 год
08-17	Штатное расписание и структура организации		Постоянно ст. 52 а
08-18	Книга учета приема, перемещения, увольнения работников		75 лет ст.508
08-19	Книга учета выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним		50 лет ст.526а
08-20	Журнал регистрации приказов по кадрам		5 лет
08-21	Журнал регистрации приказов по личному составу		75 лет
08-22	Журнал регистрации распоряжений о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы		5 лет
08-23	Журнал регистрации листков нетрудоспособности		3 года

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______ году.

Долговременного хранения:

Временного хранения:

Итого:

Начальник Общего отдела К.П. Добрынина

Приложение 4

Пример оформления дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

Документов ед.хр. № _______

№ п/п	Индекс Документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов единиц хранения	Примечание
1	08-13-01	22.06.06	Положение об управлении делами
2	08-13-02	25.11.06	Положение о постоянно действующей экспертной комиссии

Итого 2 (два) документа.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи:____1 (один)___________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, Зав.архивом

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата 25 декабря 2007 г. 

1. Общие положения

1.1. Документационное обеспечение управления ФГОУ ВПО МГУКИ осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), выраженная управлением делами.

В состав Управления делами входит канцелярия, приемная ректора, приемные проректоров, секретари структурных подразделений, архив.

1.2. Работа Управления делами регламентируется настоящим положением. Деятельность работников Управления делами регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются управлением делами и утверждаются начальником отдела. При изменении функций и задач Управления делами должностные инструкции пересматриваются.

1.3. Сотрудники Управления делами в своей деятельности руководствуются законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

2. Цели и задачи службы ДОУ

Основными целями Управления делами являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Управление делами решает следующие задачи:

Совершенствование форм и методов работы с документами.

Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.

Сокращение документооборота, унификация форм документов.

Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения университета.

Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

3. Функции службы Управления делами

В соответствии с возложенными задачами Управление делами осуществляет следующие функции:

Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

Разработка номенклатуры дел университета, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Повышение квалификации работников Управления делами, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.

Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.

Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

4. Права и ответственность Управления делами

Управление делами имеет право:

Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях университета.

Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.

Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.

Проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

Совместно с научно-информационным управлением определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы документационного обеспечения управления и должностные инструкции работникам

Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников Управления делами, их поощрении и наложении на них взысканий.

Управление делами несет ответственность за:

Обеспечение установленного порядка работы с документами в университете.

Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

Руководство

Управление делами возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается ректором МГУКИ.

Начальник Управления делами:

Несет ответственность за результаты деятельность управления, состояние трудовой и исполнительной дисциплины, утверждает план работы управления, контролирует его выполнение; обеспечивает исполнение приказов, распоряжений и поручений руководства университета;

Вносит руководству университета предложения об изменении структуры и штатной численности управления, о назначении и освобождении работников, их аттестации, поощрения и дисциплинарной ответственности;

В пределах своей компетенции подписывает служебные документы, издает распоряжения по вопросам работы управления.

6. Взаимосвязи с другими структурными подразделениями

управление делами взаимодействует:

Со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления.

С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

Со службами кадров, труда и заработной платы - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами.

С научно-инормационным управлением - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов; по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники.

Ректор МГУКИ Н.В. Кротова

Начальник Управления делами М. С. Кытина

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО КУЛЬТУРЕ И КИНЕМАТОГРАФИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО

ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ»

ФГОУ ВПО МГУКИ

Положение о постоянно действующей экспертной комиссии

«25» ноября 2006 г.

Москва УТВЕРЖДАЮ

Ректор МГУКИ

Н.В. Кротова

«28» ноября 2007 г.

1. Общие положения

1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности университета.

2. Постоянно действующая экспертная комиссия является совещательным органом при Начальнике Управления делами компании. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения ректором МГУКИ. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России.

3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами Росархива и архивного органа субъекта РФ, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.

4. Экспертная комиссия возглавляется Начальником Управления делами ,в ее состав входит ученый секретарь МГУКИ и представителей лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению

Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой работу по отбору документов университета для дальнейшего хранения и уничтожения.

Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов университета и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по этим вопросам.

Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение ректора университета:

описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;

перечни проектов научно-техническая документации по которым подлежит передаче на государственное хранение;

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне);

номенклатуру дел университета;

описи дел по личному составу;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов;

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

Права ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам университета по вопросам разработки номенклатуры дел и их формирования в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих документов постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

Запрашивать от руководителей структурных подразделений: письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовке документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной Архивной службы России.

ЭК в лице ее председателя - начальника управления делами имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

Информировать руководство университета по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5. Организация работы ЭК

Экспертная комиссия университета работает в тесном контакте с другими структурными подразделениями.

Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на заседании не позднее чем через 10 дней.

Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство университета.

Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на председателя комиссии - начальника управления делами.

Ректор Н.В.Кротова

(подпись)

Начальник Управления делами М.С.Кытина

(подпись)

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 08-13

В деле подшито и пронумеровано _________________ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов:_________________________-_;

пропущенные номера листов:_____________нет_________

+ листов внутренней описи:________1 (один)___________

Наименование должности Зав.архивом

работника

Подпись Расшифровка подписи

Дата 29 декабря 2007 года

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

Заведенных в 2007 __году в организации

Наименование должности

руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности

Передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

ФГОУ ВПО МГУКИ

Должностная инструкция

секретаря ректора

«10» марта 2007 г.

Химки УТВЕРЖДАЮ

Ректор МГУКИ

Н.В. Кротова

«16» марта 2007 г.

1. Общие положения

1. Секретарь руководителя является специалистом секретариата директора по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом по представлению отдела кадров.

2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее образование.

3 В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами руководства университета, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива, регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству университета, правилами техники безопасности, настоящей должностной инструкцией.

4. Секретарь должен знать:

организационную структуру университета;

фамилии, имена и отчества руководителей структурных подразделений и распределение обязанностей между ними;

правила подготовки документов;

технологию делопроизводственных операций;

правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в секретариате;

нормы служебного этикета.

Секретарь должен уметь:

работать на компьютере в среде Windows, Word, Exсel;

печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.

2. Основные задачи и функции

Основной задачей секретаря является документационное обеспечение деятельности ректора и выполнение технических функций по его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:

Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проверяет правильность регистрации, выбирает документы, требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу ректору.

Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с ректором.

По указанию ректорапланирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

Готовит по поручению ректора проекты документов, согласовывает их с проекторм. Если это необходимо.

Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов.

Контролирует сохранность документов в приемной директора, правильность формирования дел.

Организует выполнение указаний и поручений директора по бронированию номеров в гостиницах.

Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.

Выполняет копировальные работы.

Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов структурного подразделения.

По поручению директора принимает и передает документы по факсимильной связи.

Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками подразделения.

Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в канцелярию и секретариат руководства.

Принимает и передает по телефону информацию для руководителя и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.

Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы дирекции, доводит их до сведения руководства (директора по производству, его заместителю и начальникам производств).

Обеспечивает сохранность документов секретариата директора по производству.

Ведет учет документооборота, ежеквартально передает в канцелярию сводки о составе и объеме документооборота.

Выполняет указания и поручение руководителя секретариата по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных в организацию.

Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи.

Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании.

Протоколирует совещания и заседания.

3. Обязанности

Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:

Сохранять конфиденциальность служебной информации.

Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.

Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству.

Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

Обеспечивать сохранность документов.

4. Права

Секретарь имеет право:

Обращаться к руководителям структурных подразделений предприятия за информацией по вопросам подготовки документов.

Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору.

5. Ответственность

Секретарь несет административную ответственность за:

Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

Сохранение конфиденциальности служебной информации

Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

Взаимосвязи по должности

6. Секретарь руководителя взаимодействует:

со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов;

с канцелярией по вопросам делопроизводства, правил документоведения;

с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов;

со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов директора по производству.

7. Оценка деятельности

Секретарь в своей деятельности обязан:

руководствоваться настоящей должностной инструкцией;

качественно и своевременно выполнять возложенные на него функции и обязанности.

8. Порядок пересмотра должностной инструкции

Инструкция подлежит пересмотру и утверждению один раз в год.

Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены руководителем кадровой службы с последующим утверждением директора по производства.

Руководитель

Кадровой службы Кузнецов В.В.

С инструкцией ознакомлен:

Секретарь Генерального директора Фролова Е.Д.

«1» апреля 2003г.

4.7.5. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.

4.7.6. Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и утверждается Генеральным директором.

4.7.7. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.

4.7.8. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.

4.7.9. Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение Генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов, его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.

Передача дел в архив

4.8.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несет ответственный за делопроизводство сотрудник от данного подразделения.

4.8.2. Дела могут храниться как в рабочих кабинетах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения руководителя, курирующего подразделение.

4.8.3. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.

Форма карточки-заместителя дела:

Отдел______________

Дело № ____________

4.8.4. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению.

4.8.5. Полная проверка наличия дел и документов проводится в подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного года.



Приложение 5

Список нерегистрируемых документов.

Список нерегистрируемых документов:

Графики

Документы по материально-техническому снабжению

Материалы справочного и информационного характера

Отчеты месячные, квартальные и полугодовые

Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты

Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.)

Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты

Приказы подведомственных организаций

Проекты планов

Проекты смет расходов

Расчеты

Сообщения о различных заседаниях, совещаниях

Технологические карты

Технические условия

Учебные планы и программы

Чертежи



Приложение 6

ЗАО «СТРОЙИНЖСЕРВИС»

АКТ

«___»_________200 г. №___

о выделении документов

к уничтожению УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «СТРОЙИНЖСЕРВИС»

_____________ И.О.Ф.«___»___________ 200_г.

На основании перечня

(название и выходные данные перечня

документов с указанием сроков хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:

Итого ______________________________дел за ___________________ годы.

(цифрами и прописью)

Описи дел за ______________годы утверждены Генеральным директором Компании.

Председатель ЭК__________________И.О.Ф.

Члены ЭК__________________И.О.Ф.

Размещено на Allbest.ru