В настоящее время доставка документов в таможню осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи (см схему 2 разработанную автором в качестве наглядного материала).

Размещено на http://www.allbest.ru/

26

Схема 2. - Источники поступления документов

С помощью почтовой и фельдъегерской связи в таможню доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. Это значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

Прием всей входящей корреспонденции и дальнейшее распределение осуществляется Главным государственным таможенным инспектором отдела документационного обеспечения.

По таким же источникам производится отправка документов (почтовой, фельдъегерской и электрической связью).

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в ОДО (ответственным за делопроизводство) таможни (в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 №725).

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или рассылки.

Документооборот - это «движение документов в таможенном органе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки»Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) (утвержденная Приказом ФТС России от 18.10.2004. №160): справочник участника ВЭД - п. 5.. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому большое внимание всегда уделяется рациональной организации документооборота, быстроте и четкости и передачи документов для исполнения.

Под объемом документооборота таможни понимается количество документов, полученных и созданных в таможне за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности Борискин В.В. Документационное обеспечение деятельности государственных органов и учреждений: уч. пособие. - М., 2003..

В документационном обеспечении выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Анализируя документооборот таможни за последние 2 года, была выявлена следующая тенденция:

Схема 3.

· Входящие документы - происходит снижение входящих документов от вышестоящих таможенных органов. Это связано с вступлением нового ТК РФ, ведением новых нормативно-правовых актов и реструктуризации таможенной системы. Хотя входящие письма и количество обращений граждан возросло по той же причине.

· Исходящие документы - тенденция увеличения отправляемой корреспонденции. Это увеличение объясняется тем, что начальникам таможенных постов дано право подписи документов, входящих в их компетенцию; много ответов и информационных писем было направлено в налоговые органы, банки, перевозки. Ряд отделов (оперативно-аналитический, контроль за таможенным транзитом, отдел собственной безопасности) самостоятельно регистрируют и отправляют информацию в вышестоящие таможенные органы.

· Внутренние документы - уменьшение регистрируемых распоряжений. Это объясняется тем, что на двух таможенных постах созданы склады временного хранения, а один пост применяет предварительное декларирование. А увеличение количества зарегистрированных докладных и служебных записок по таможне объясняется более отлаженной работой между структурными подразделениями и правильным ведением делопроизводства (ведь докладные записки всех структурных подразделений таможни на имя начальника таможни и его заместителя регистрируются ОДО).

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в таможне, регламентируются Инструкцией по делопроизводству Костромской таможне, положением об ОДО, об архиве и должностными инструкциями сотрудников. А так же должно регламентироваться положением об ЭК.

Итак, как мы уже выяснили документооборот в таможне, как и в любой другой организации, состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Поступающие в таможню документы образуют поток входящей корреспонденции (поступившей), который, пройдя необходимые стадии обработки, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение (см. схему 4).

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции (исходящей) (см. схему 5).

Кроме того, как правило, циркулируют документы, созданные в самой таможни и не предназначенные к выходу за ее пределы, - потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у других сотрудников - исполнителей. Так что начало пути - это отправка документов, а продолжение - получение документов.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении

Большое значение в документообороте имеет авторство документов. Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.

Бегло рассмотрев документооборот, следует отметить, что значительно различаются методы и этапы обработки документации. Это зависит от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения доступа к составу информации и других параметров, оказывающих существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.

2.1.1 Технологии обработки входящих и исходящих документов

В технологической цепочке обработки и движения входящих документов в таможне можно выделить следующие этапы:

- прием и первичную обработку;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- рассмотрение руководством.

Прием и первичная обработка документов осуществляется должностными лицами ОДО. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным по таможне.

Прежде всего конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки, наличие документов и подписей. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

При некомплектности или повреждении документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в ОДО (у ответственного за делопроизводство), другой - направляется отправителю.

При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверт прилагается к документу и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа (во всех остальных случаях конверты уничтожаются).

На полученных документах проставляется регистрационный штамп. Документы распределяются на подлежащие регистрации и подлежащие учету по реестру.

Документы, адресованные руководству таможни, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в ОДО, а только затем направляются руководству таможни или в структурное подразделение.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания и на основании установленного в таможне распределения обязанностей между руководством.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, лишь адресованные непосредственно структурным подразделениям или их должностным лицам.

Рассмотренные руководством таможни документы возвращаются в ОДО, где в базе данных делаются отметки об их возврате, в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) вносится содержание резолюции, документы ставятся на контроль, а затем передаются на исполнение.

Рассмотренные руководством приказы, распоряжения вышестоящего таможенного органа размножаются, направляются, рассылаются структурным подразделениям и таможенным органам в соответствии со списком рассылки, составленным ОДО. Передача копий указанных документов структурным подразделениям осуществляется только с соответствующей распиской в списке рассылки.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, направляется ответственному исполнителю; остальным исполнителям передаются копии документа.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству таможни и исполнение.

На документах, подлежащих в соответствии с номенклатурой формированию в дела в ОДО, перед направлением на исполнение в структурные подразделения проставляется штамп "Подлежит возврату в ОДО".

Порядок прохождения входящих документов представлен на разработанной автором схеме 4.

Данный порядок входящих документов способствует избежанию прохождения повторных инстанций, тем самым уменьшая сроки рассмотрения вопросов и увеличивая быстроту принятия управленческих решений.

Тоже самое можно сказать и о порядке исходящих документов, включающая в следующие этапы обработка: сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание, взвешивание, франкирование оформление почтового отправления.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. А документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ (в отдельных случаях - начальника ОДО).

Отправляемая корреспонденция учитывается в:

· описях (заказная, сторонним организациям)

· реестрах (направляемая через фельдъегерскую службу) Вторые экземпляры описей и реестров с пометкой об отправке корреспонденции формируются в дела ОДО.

Схема 4. - Оперограмма движения входящих документов

С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Телеграммы, составляемые в таможне, принимаются сотрудниками ОДО завизированными, подписанными, датированными, зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.08.97 №1108.

Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Порядок работы с исходящими документами приведен автором на схеме 5.

Схема 5. - Оперограмма движения исходящих документов

2.1.2 Порядок прохождения внутренних документов

Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998. - П. 2.2.2

Прохождение внутренних документов в отделе на этапах их подготовки и оформления соответствуют прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Внутренние документы ОДО Костромской таможни, как и в любой другой организации, можно разделить по формам и назначению на 3 группы:

- Организационные документы, которые регламентируют деятельность таможни и в частности ОДО (Положения об ОДО, инструкции и т.п.);

- Распорядительные документы, издаваемые Начальником таможни, его заместителями и Начальником ОДО;

- Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в правовую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в ОДО, где сотрудниками осуществляется контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись Начальнику таможни в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

Копии подписанных Начальником распорядительных документов рассылаются в структурные подразделения в соответствии со списком рассылки.

Передача документов, зарегистрированных в ОДО, между другими структурными подразделениями таможни осуществляется только через ОДО (ответственного за делопроизводство). Документы передаются с соответствующей отметкой в РКК или списке рассылки.

Как уже было замечено при анализе документооборота, поток внутренних документов за последние годы возрос, особенно информационно-справочных документов (а именно докладных и служебных записок). Это объясняется более отлаженной работой между структурными подразделениями и правильным ведением делопроизводства, т.е. эффективной работой сотрудников ОДО.

2.2 Порядок работы с письменными и устными обращениями

граждан и депутатов

Граждане Российской Федерации в соответствии со ст. 33 Конституции РФ имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в органы власти (таможню) и это право следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности Л.А. Жеребцова. Основы организации работы с устными обращениями граждан. // Делопроизводство. - 2004. - №1. - С. 49.. Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. Они делятся на предложения, заявления и жалобы.

Технология работы с обращениями граждан требует организации:

· приема граждан;

· приема и первичной обработки письменных обращений;

· регистрации обращений;

· направления обращений на рассмотрение;

· уведомления заявителя о длительном расследовании обращения;

· контроль за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;

· информационно-справочной работе по обращениям;

· извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующие органы;

· группировки в дела и текущего хранения обращений;

· анализа поступивших обращений

Прием граждан в таможне ведется по рабочим дням в рабочее время. Запись на прием и организация приема граждан в таможне обеспечиваются ОДО.

Письменные обращения граждан, поступившие в таможню, подлежат обязательному рассмотрению. Отказ в рассмотрении обращений по вопросам, относящимся к компетенции таможни, недопустим.

Поступающие в таможню обращения граждан регистрируются в ОДО путем проставления регистрационного штампа и занесения в электронную картотеку базы данных "Обращения граждан" КПС "УКИД-Р" КПС «УКИД» - комплексно программные средство учета и контроля исполнения документов..

Поступившие в структурные подразделения (в соответствии с порядком, предусмотренным настоящей Инструкцией по делопроизводству) письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их поступления (регистрации) в таможню (по запросам, предусмотренным статьей 23 Таможенного кодекса Российской Федерации, - в течение 10 дней), а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, - в срок до одного месяца.

Ответ автору обращения оформляется на бланке письма таможни, при этом не указываются:

- в реквизите "Подпись" - специальное звание должностного лица;

- фамилия и номер телефона исполнителя (указанный реквизит проставляется на втором, визовом, экземпляре).

Таможня ежеквартально представляет в ФТС России информацию о количестве рассмотренных обращений граждан

Особое внимание уделяется подготовке и направление ответов на обращения и запросы депутатов, которое осуществляются таможней в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.

Должностное лицо, которому направлены обращение или запрос депутата, должно дать ответ в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня их получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок.

Прием, обработка, направление поступающих обращений и запросов граждан и депутатов осуществляется в ОДО таможни в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами. Далее обращения, запросы и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Необходимо отметить, что к порядку работы с письменными и устными обращениями граждан и депутатов сотрудники отдела относятся очень ответственно и серьезно. Не было замечено никаких не соответствий с предъявляемыми требованиями.

2.3 Информационно-поисковая система и регистрация документов

в ОДО Костромской таможни

Для обеспечения эффективного пользования информацией при принятии различного рада решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в таможне построена поисковая система. Информационно-поисковая система включает информацию практически обо всех документах, которыми располагает таможня.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - “запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения” ГОСТ Р51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Изд-во стандартов, 1998. - П. 65..

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует.

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам таможни, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управленияГосударственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991. - С. 28-31. и Типовой инструкции по делопроизводству Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) (утвержденная Приказом ФТС России от 18.10.2004. №160): справочник участника ВЭД.. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Это документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые таможней - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Известно, что наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Для ОДО, учитывая его специфику, характерна централизованная система с разветвленной структурой, так как все документы регистрируются в ОДО Инспекторами, полномочия которых разделены. Один отвечает за регистрацию входящих документов вышестоящих организаций, второй - за входящую корреспонденцию организаций, докладных записок и других внутренних документов таможенного органа, третий - регистрирует письма структурных подразделений таможни, приказов, распоряжений по таможне.

Документы, не подлежащие регистрации в ОДО и учитываемые по реестру, регистрируются или учитываются в структурных подразделениях в соответствии с порядком, предусмотренным организационно-методическими документами этих подразделений.

Документы регистрируются и учитываются в базах данных установленного в ОДО таможни КПС "УКИД-Р". Базами данных являются электронные картотеки, в которые вносятся основные реквизиты регистрируемых и учитываемых документов.

Распечатанные экземпляры карточек на внесенные в электронные картотеки документы используются для создания вспомогательных картотек в ОДО и структурном подразделении, куда передается документ на исполнение

При регистрации документов необходимая информация вносится в КПС "УКИД-Р", включающий в себя электронные картотеки баз данных по входящим документам ("Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов", "Обращения граждан", "Документы реестрового учета"), исходящим и внутренним документам ("Переписка", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки", "Другие").

По базам данных "Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов", "Обращения граждан", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки" в ОДО ведутся электронные контрольные картотеки и валовые (на основе РКК) картотеки, по которым осуществляются контроль исполнения и информационно-поисковая работа.

Порядок защиты и доступа к информации, содержащейся в электронных базах данных ОДО, определяет руководство таможни.

Следует заметить то, что хотя автоматизированная система КПС "УКИД-Р" и помогает сотрудникам отдела ускорить их работу с документами, но она уже во многом отстает по функциональности и техническим возможностям от ныне существующих автоматизированных программ. Поэтому встает вопрос о внедрении нового программного продукта (подробнее об этом в разделе 3.2).

В ОДО помимо электронной картотеке отдельно существуют журналы регистрации факсограмм, которые ведутся только в бумажном виде.

Факсограмма - информация, переданная с бумажного носителя с помощью факсимильной связи. Журнал регистрации входящих факсограмм содержит следующие графы:

№п/п	Время получения	Корреспондент	Адресат	Краткое содержание документа	Отметка о получении документа

С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графы «дата получения», «название вида документа». Это улучшит процесс контроля и учета документа.

Журнал регистрации исходящих факсограмм:

№п/п	Время регистрации	Адресат	Исполнитель документа	Наименование структурного подразделения	Краткое содержание документа	Отметка о возврате

Разумным будет включить только графу «дата отправления».

Для регистрации исходящих Факсограмм предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов.

Базу, которая будет образовываться при регистрации, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

В распоряжении сотрудников отдела находится информационно-поисковая система «ВЕД-ИНФО», «Консультант Плюс». Эти системы используются в таможни для поиска необходимых для работы законодательных и нормативных документов. Это является дополнительным фактором стабильности службы: обеспечивавший регулярное, необходимое и достаточный для принятия эффективных решений информационный обмен.

2.4 Организация контроля исполнения документов

Одной из важнейших функций управления является контроль за исполнением документов и принятых решений

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документовГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1998. - П. 67..

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов, получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, таможенных постов, конкретных сотрудников.. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) (утвержденная Приказом ФТС России от 18.10.2004. №160): справочник участника ВЭД.

Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники ОДО по поручению Начальника таможни. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

Сотрудниками ОДО осуществляются следующие последовательные операции:

- постановка документов на контроль;

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

- информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах;

- снятие с контроля, направление исполненного документа в дело;

- учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль в верхнем правом углу документа в ОДО проставляется отметка о контроле (штамп «Контроль»).

Как уже упоминалось выше, в ОДО для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе КПС "УКИД-Р.99", в которые заносятся все данные о документе требующий исполнения.

Документы, зарегистрированные в базах данных "Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов", "Протоколы, докладные записки" и не контролируемые (не имеющие штампа "Контроль") ОДО, подлежат закрытию в указанных базах должностными лицами ОДО на основании отметок в РКК, представленных ответственными за делопроизводство структурных подразделений.

Контроль исполнения обеспечивают:

· руководство таможни (начальник и его заместители);

· ОДО, осуществляющий учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения;

· ответственные за делопроизводство структурных подразделений.

Виды документов, находящихся на контроле	Кто осуществляет контроль
документы с поручениями (резолюциями) руководства таможни, приказов по основной деятельности и распоряжений таможни, обращений и запросов депутатов, обращений должностных лиц таможни и граждан	ОДО, если иное не оговорено в резолюции (или тексте распорядительного документа)
поручения оперативных совещаний у руководства таможни	организационно-аналитический отдел
планы (работы, мероприятий и др.)	В соответствии с функциями структурных подразделений таможни
документы с поручениями начальника структурного подразделения	ответственный за делопроизводство данного подразделения

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

ОДО ведет контроль по электронным картотекам баз данных. В электронные карточки баз данных вносятся контролируемые действия, задания, вопросы и др., даты исполнения, структурные подразделения - исполнители, ход исполнения и т.д.

Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения закреплены в инструкции по документационному обеспечению.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

· поступивших из вышестоящих таможенных органов, органов государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления, внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа (поручения);

· поступивших из других организаций, предприятий, таможенных органов и обращений граждан - с даты их поступления.

Они определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством (в соответствии с ГСДОУ Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991. - С. 36.)

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя Начальника таможни, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ОДО для внесения изменений в электронные картотеки баз данных - новый срок, дата изменения, подпись. Новый срок исполнения переносится и в РКК на документ.

Передача контрольных документов из одного структурного подразделения в другое осуществляется только через ОДО, который вносит отметки о передаче документа в электронные картотеки и передает документ в соответствующее структурное подразделение.

Структурное подразделение-соисполнитель считается ответственным за срыв сроков исполнения контрольного документа, если необоснованно задержал более чем на 5 дней:

- представление ответственному исполнителю проекта ответа, информации по исполнению документа и т.п.;

- согласование проекта документа, подготовленного другими подразделениями-соисполнителями.

Снятие документа с контроля осуществляет руководство таможни или по его поручению ОДО и оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело в соответствии с правилами оформления реквизитов. Информация об исполнении документа отражается также и в электронной карточке.

ОДО на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений, не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в таможне, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства таможни в установленные им сроки.

Справка о состоянии исполнения документов на определенный период содержит следующие графы:

№ п/п	Название документа	Дата, №	Срок исполнения	Фамилия исполнителя	Состояние исполнения	Причины невыполнения
1	2	4	5	6	7	8

С учетом того, что справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событийСтенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: Книга сервис, 2003. - 160 с., необходимо добавить графу «краткое содержание документа».

При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе КПС "УКИД-Р.99", которые не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база - это является еще одним существенным недостатком данной программы. В связи с этим автор предлагает поменять автоматизированную программу на более усовершенствованную, которая способствует ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Проанализировав эту автоматизированную систему на которой построен весь электронный документооборот, автор пришел к выводу, что для более эффективного и рационального использования ДОУ следует установить новый программный продукт, отвечающий последним тенденциям в области автоматизированного делопроизводства. Например, «Босс-Референт» - это программный комплекс, разработанный на программной платформе Lotus Domino/Notes и ориентирован на государственные структуры. БОСС-Референт - одна из наиболее эффективных в России систем электронного документооборота, обеспечивающая крупным заказчикам и стремительно растущим компаниям высокую скорость и качество принятия решений, идеальные условия для взаимодействия различных подразделений и необходимую управленческую прозрачность организации. Подробнее в главе 3.2.

2.5 Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архив таможни (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству ФТС России.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел, служащие для быстрого поиска и использования документов, потому что по своей сути это простейшие классификаторы документов. Ведь дело определяется как «совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку» ГОСТ Р-51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Изд-во стандартов, 1998. - П. 71.. А вот специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел.

2.5.1 Составление номенклатур дел

Номенклатура дел - «систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве таможенного органа, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке» Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) (утвержденная Приказом ФТС России от 18.10.2004. №160): справочник участника ВЭД п. 9.. Иначе говоря, номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура дел - документ многоцелевого значения.

Она предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также используется в архиве для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура бывает трех видов: конкретная или индивидуальная (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерной и типовой Основные правила работы ведомственных архивов. - П. 2.1.3..

Номенклатура дел отдела документационного обеспечения Костромской таможни относится к числу индивидуальной, так как составлено только по отделу. Составляется на основе изучения видов, состава и содержания документов, образующихся в деятельности ОДО.

При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991., Основными правилами работы ведомственных архивов Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1988., Перечнем документов с указанием сроков хранения Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - Росархив, 2000., методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дела (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
01. Отдел документационного обеспечения

Помимо этого используются положения об ОДО и архиве таможни, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Графы номенклатур дел ОДО заполняются следующим образом:

- В графе 1 Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01-03, где 01 - обозначение структурного подразделения (в нашем случае ОДО), 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

- В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

· название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, протоколы и т.д.);

· название таможни или структурного подразделения (автор документа);

· название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

· краткое содержание документов дела;

· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

· дата (период), к которым относятся документы дела.

- В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

- В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой, примерной номенклатуре дел или согласованный с государственным архивом срок хранения.

- В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.

В связи с тем, что номенклатура дел, которой пользуются сотрудники отдела, была составлена в прошлом году, а за текущий год было много изменений и уточнений в нормативно-методической базе, автор предлагает разработать новую номенклатуру дел на текущий 2005 год.

2.5.2 Формирование и оформление дел

Исполненных документов в отделе документационного обеспечения накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.

Формированием дел называется «группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела» ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Изд-во стандартов, 1998. - П. 72..

Дела в таможне формируются децентрализованно, а именно в структурных подразделениях. Распределение документов в дела проводятся в соответствии с номенклатурой. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документов, но и его сохранность, исключая его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел, изложенные в Инструкции по делопроизводству.

Итак, исполненные документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем в ОДО или ответственному за делопроизводство структурного подразделения для контроль за правильностью формированием их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой.

При формировании дел сотрудником соблюдаются все основные правила, прописанные в Инструкции по делопроизводству. Однако существуют маленькие расхождения, связанные с спецификой работы в ОДО.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

- положения, инструкции, утвержденные в качестве самостоятельного документа, группируют в отдельные дела. Однако было замечено, что в месте с ними хранятся и старые недействительные варианты этих документов, приводящие к беспорядку и противоречащие правилам Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах.. Если сохранность таких документов важна, предлагается создать отдельную папку и хранить ее не с общим объемом документов;

- приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. В связи с большим объемом приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности таможни (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), предлагается группировать в отдельные дела;

Дела таможенного органа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка его к хранению и включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) (утвержденная Приказом ФТС России от 18.10.2004. №160): справочник участника ВЭД 9.2.8.. Оформление дел проводится должностными лицами ОДО и ответственными за делопроизводство структурных подразделений.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются простым карандашом арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем правом углу листа. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Следует заметить, что в случаях обнаружения ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, путем простого стирания. Это противоречит правилам работы с документами. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству при перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый. Старый лист-заверитель, который располагается в конце дела, не выбрасывается, а зачеркивается и сохраняется в деле после составленного нового лист-заверитель.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется так же по установленной форме.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Однако все чаще стали применять картонные папки с прозрачными файлами. Отношение к ним является двухсторонним, потому что с одной стороны это позволяет сохранить документ в первоначальной форме, с другой - документ в любой момент можно без труда изъять или он может сам выпасть и затеряться. Автор предлагает применять такие папки в случае сохранности каких-либо рабочих материалов, но не документов имеющих организационное значение.

2.6 Организация оперативного хранения документов

Хранение документов до экспертизы их ценности и передачи на архивное хранение в российской практике работы с документами называется оперативным. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение уже исполненных документов Пшенко А.В. «Хранение документов и обеспечение их сохранности». // Секретарское дело. - 2003. - №10. - С. 63..

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и ответственные за делопроизводство этих подразделений обеспечивают сохранность документов и дел.

В ОДО часть дел располагается не в вертикальном положении корешками наружу, а в горизонтальном в запираемых шкафах (сейфе), обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих от пыли и воздействия солнечного света. Это действие неошибочно, так как оно адаптировано к условиям работы ОДО. Это объясняется маленьким объемом дел хранящихся непосредственно в ОДО и соблюдение правил выглядело бы нелепым.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения начальника ОДО. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения; предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование должностным лицам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Начальника таможни по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Начальника таможни с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

2.7 Порядок передачи документов на хранение в архив

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования.

Обработка дел для хранения включает:

· проведение экспертизы ценности документов;

· оформление дел;

· составление описей;

· актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу ОДО и ответственных за делопроизводство структурных подразделений.

В Костромской таможне существует свой архив, куда в целях своевременного приема от структурных подразделений и хранения документов Государственной части Архивного фонда РФ (документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу), обеспечения их учета, упорядочения, сохранности, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение сдаются дела. Существование архива предусматривает и существованием соответствующего Положением об архиве таможни (предложения о его усовершенствовании автором было выдвинуто выше).

Организация проведения экспертизы ценности документов

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98: экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью «отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев» ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Изд-во стандартов, 1998. - П. 95..

Если рассматривать в общем по таможне экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов:

- на стадии делопроизводства - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив;

- в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением «о постоянно действующей экспертной комиссии таможенного органа», которое должно утверждаться Начальником таможни. А до его утверждения подлежит согласованию с соответствующим архивным учреждением. На сегодняшний момент в таможне пользовались Примерное положение об ЭК.

Основным содержанием и результатом работы экспертной комиссии является организация и проведение совместно с ОДО и архивом работы по ежегодному отбору дел для дальнейшего хранения и уничтожения. Рассмотрение, представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения Примерное положение действующей экспертной комиссии таможенного органа..

В результате работы экспертной комиссии все документы делятся на 3 группы:

- документы, предназначенные для архивного хранения;

- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

- документы, подлежащие уничтожению

Для обеспечения комплектования архива в таможне на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности документов, составляются архивные описи, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Опись дел (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Изд-во стандартов, 1998.. Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве, целью которой является распределение всех дел на небольшие массивы и составление на каждую группу отдельной описи Алексеева Е.В., Афанасьев Л.П. Опись - важнейший архивный справочник (история и методика составления). // Делопроизводство. - 2004. - №3. - С. 99..

Ежегодно в каждом структурном подразделении в том числе и в ОДО составляются описи на дела постоянного хранения. По этим описям документы сдаются в архив. Эти описи служат основой для подготовки сводной описи дел таможни, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.

Описи по установленной форме составляются в двух экземплярах, один из которых остается в качестве контрольного в структурном подразделении, а другой вместе с делами представляется в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.