2) выходной документопоток (исходящая корреспонденция) несет
информацию, выработанную при функционировании предприятия:

исходящие письма;

отчеты, справки;

3) внутренний документопоток (внутренняя корреспонденция).
Обеспечивает решение задач внутри предприятия (приказы, протоколы,
акты).

В технологическом процессе обработки и движения поступивших документов выделяют следующие этапы:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов;

- регистрация документов и ведение журналов регистрации;

- рассмотрение руководством и направление документов в структурные подразделения.

Организация работы с документами в деятельности служб делопроизводства организации состоит из регистрации и учета документов, организации контроля за исполнением документов, хранения документов, составления номенклатуры дел и сдачи дел в архив.

Регистрация и учет документов состоит из:

порядка обработки поступающих документов;

порядка обработки отправляемых документов;

передачи документов внутри организации;

учета количества документов;

- создания информационно-поисковой системы (ИПС) для работы с документами организации;

- правил организации работы и индексирования документов.

Для ускорения перечисленных операций, быстрого поиска документов и рационализации документооборота служат различные компьютерные программы и базы данных.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, - с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в типовой инструкции по делопроизводству.

Службой контроля исполнения осуществляются следующие операции:

формирование картотеки контролируемых документов;

направление карточки контролируемого документа в подразделение;

- выяснение в структурном подразделении фамилии, имении, отчества и телефона конкретного исполнителя;

напоминание подразделению - исполнителю о сроке исполнения;

получение информации о ходе и результатах исполнения;

запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

сообщение о ходе и результатах исполнения на совещаниях;

снятие документов с контроля по указанию руководителей;

формирование картотеки исполненных документов.

Регистрация и учет документов

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе в правом нижнем углу страницы проставляется регистрационный штамп.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства организации передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководителя. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время. -

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Заключение

Подводя итог практики, сформулирую основные результаты исследования и выводы сделанные на их основе.

1. АСБ “Беларусбанк” оказывает различного рода услуги. Предприятие изначально ориентировано на обслуживание внутреннего рынка, где оно имеет ряд преимуществ. Конкурентоспособность услуг банка находятся на высоком уровне. Маркетинговая служба на предприятии отвечает за работу с потребителями. Благодаря ей значительно расширился ассортимент оказываемых услуг. Кадровый состав за последние годы изменился незначительно. Наблюдается в банке общая тенденция к специализации на более доходных операциях.

2.Систематическое выполнение банком своих функций создает тот фундамент, на котором зиждется стабильность его в целом. И хотя выполнение каждого вида операций сосредоточено в специальных отделах банка и осуществляется особой командой сотрудников, они переплетаются между собой.

АСБ “Беларусбанк” функционирует на основе Банковского Кодекса, который определил систему и статус распорядительных банковских органов, их полномочия в отношении коммерческих банков; статус и степень независимости Национального банка; порядок создания и прекращения деятельности кредитно-финансовых организаций, в том числе порядок формирования уставного фонда; права и обязанности кредитно-финансовых учреждений, их кредиторов, вкладчиков и клиентов; ответственность кредитно-финансовых учреждений; регламентацию процедуры их санации и банкротства; правовые нормы по страхованию вкладов и т. д.

Эффективность управления денежными ресурсами банка зависит от эффективности функционирования корпоративной информационной системы банка предназначенной для аналитических исследований и обоснования принятия решений.

Управление ресурсами банка -- это управление информацией о движении денег и действиями сотрудников по принципу “кто владеет информацией, тот владеет ситуацией”. Повышение эффективности внутреннего контроля и учета ресурсов как нельзя более полно соответствует современным задачам, стоящим перед руководством банка по совершенствованию управления и повышению стабильности и доходности крупнейшего в республике финансово-кредитного учреждения.

Список использованной литературы