2.3 Проблема выбора СЭД для ООО «Gusmatic»

Выбор действенной системы управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Системы электронного управления документами (ЭУД) призваны обеспечить следующие процессы: создание, управление доступом и распространение больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивала контроль над потоками документов организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, под­держивают системы ЭУД, вклю­чают текстовые документы, об­разы, электронные таблицы, ау­дио-, видеоданные и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД является создание документов, управление досту­пом, преобразование и безо­пасность.

Системы электронного управления документами включают:

1) системы электронного документирования (делопроизводства);

2) системы электронного документооборота;

3) корпоративные системы электронного управления документами.

Первые системы управления документами строились как вертикальные приложения и были предназначены для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. Для обеспечения эффективной деятельности современных учреждений системы электронного управления документами должны удовлетворять следующим требованиям:

1. Масштабируемость. Система должна поддерживать различное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена.

2. Распределенность. Архитектура системы должна поддерживать взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений организации. При этом в качестве коммуникационных средств могут быть использованы разнообразные каналы связи.

3. Модульность. Система ЭУД должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, что обеспечивает возможность поэтапного внедрения системы.

4. Открытость. Открытая архитектура системы позволяет, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес-целей, во-вторых, интегрировать систему с другими прикладными программами, которые используются в организации, в-третьих, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как управление знаниями. Система должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.

5. Надежность. Система должна обладать техническими и программными средствами, обеспечивающими надежную и бесперебойную работу системы при различных видах сбоев.

6. Защищенность. Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов.

7. Доступность. Возможность обеспечения доступа к документам через web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов. Поддержка различных категорий пользователей (локальных, удаленных, мобильных).

8. Поддержка стандартов. Поддержка стандартов на различных этапах жизненного цикла электронного документа.

9. Комплексная функциональность (поддержка полного жизненного цикла работы с документами). Автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами (документами) на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования. Обеспечение полного жизненного цикла работы с документами включает автоматизацию работы с образами документов, управление записями и потоками работ, управление контентом и так далее.

Таким образом, в настоящее время из всех рассмотренных нами систем для реализации целей ООО «Gusmatic» больше всего подходит СЭД PayDox исходя из её простоты использования, лёгкости внедрения и невысокой цены.

3. Внедрение СЭД PayDox в бизнес-процессы ООО «Gusmatic»

3.1 Установка на сервер предприятия СЭД PayDox

Система PayDox разработана полностью на интернет технологиях. Для работы с системой необходим web-браузер, без установки дополнительного программного обеспечения на компьютерах пользователей.

Рис. 3.1 - Архитектура системы PayDox

Организация системы - трехуровневая. Тонкий клиент на рабочем месте пользователей - Internet браузер, сервер приложений - web-сервер, сервер БД в качестве подсистемы хранения и обработки информации.

Документ в PayDox состоит из карточки документа и возможных к нему источников внешних данных. Карточка документа содержит набор стандартных реквизитов и несколько дополнительных реквизитов. Источник внешних данных представляет собой одну или несколько таблиц дополнительных реквизитов. Типичный пример такого документа - счет-фактура.

Если документ имеет подчиненные документы, то для каждого подчиненного документа заводится отдельная карточка, соответствующая его типу. В карточке подчиненного документа указывается индекс родительского документа. При просмотре карточки родительского документа система выдает список всех подчиненных документов с гиперссылками на карточки этих документов.

Рис. 3.2 - Модель электронного документа

Для инсталляции выделялся для PayDox отдельный IP-адрес (обычно это адрес данного компьютера в корпоративной локальной сети) - программа установки запросила его ввод. Необходимо было убедиться, что функциональность ASP (ActiveServerPages) включена (по умолчанию в MS Windows 2003 Server функциональность ASP отключена).

Рис. 3.3 - Активация ASP

Можно отдельный IP-адрес для работы PayDox не выделять, а ввести в процессе инсталляции IP-адрес 127.0.0.1, в этом случае PayDox можно вызывать с компьютера, на котором система установлена, но нельзя будет вызывать с других компьютеров сети по IP-адресу.

Перед установкой необходимо было убедиться, запущен ли IIS (InternetInformationServices) на нашем компьютере.

Если IIS не был бы запущен, то программа установки PayDox сообщила бы об ошибке: RuntimeError (at 75:617):PleaseinstallMicrosoft IIS first.

Запускался IIS следующим образом: Пуск (Start) -> Панель управления (ControlPanel) -> Программы и компоненты (ProgramsandFeatures) ->Включение и отключение компонентов Windows (Add/RemoveWindowsComponents)», далее отмечались флажками компоненты Службы IIS и нажималась кнопка OK.

Рис. 3.4 - Настройка IIS

Позже, при возникновении необходимости подключать к PayDox пользователей с других компьютеров, необходимо будет в настройке web-узла PayDox в IIS указать реальный IP-адрес данного компьютера, отличный от 127.0.0.1, чтобы разрешить вызывать PayDox пользователям с других компьютеров по этому реальному IP-адресу.

База данных инсталлируемой версии PayDoxPersonal системы содержит заполненные примеры документов, справочников и бизнес-процессов для того, чтобы с работой системы можно было ознакомиться.

После того как мы решили использовать систему для работы с реальными документами и справочниками, необходимо было заменить файл базы данных системы, содержащий примеры, на такой же файл с пустой базой данных, не содержащий этих примеров - чтобы примеры, содержащиеся в инсталлированной версии, не мешали работать с реальными документами и справочниками, которые мы начнем заводить в системе.

Для этого заменили файл базы данных системы \PayDox\Database\PayDoxRUS.mdb, переписав его из файла \PayDox\Setup\PayDoxRUS.mdb нашей инсталляции PayDox. Также необходимо было удалить все демонстрационные файлы документов из папки PayDox\DocFiles. Входить в систему после замены бызы данных необходимо, используя логин Admin и пароль Admin.

Для обеспечения правильного вывода сформированного документа в MS Word было обеспечено соответствие указанных в документе в MS Word закладок полям стандартной карточки документа и полям внешних источников данных, связанных с документом.

Для простых документов, содержащих не более одного внешнего источника данных, такое соответствие обеспечивалось без использования программных настроек, только через названия закладок файла MS Word, которые должны соответствовать стандартным реквизитам карточки документа:

полям стандартной таблицы DOCS, формат имени закладки DocField_<FieldName> для вывода в документ значения поля <FieldName>)

расширенным реквизитам карточки документа из внешнего источника данных (формат имени закладки EXT_<FieldName> для вывода в документ значения поля <FieldName> внешнего источника данных)

полям подчиненных документов при выводе списка подчиненных документов (формат имени закладки DEP_<FieldName> для вывода в документ значения поля <FieldName> подчиненного документа)

Использование в документе нескольких внешних источников данных, вывод в документ MS Word произвольных вычисляемых выражений и использование в документе MS Word произвольных наименований закладок требовало использования программной настройки.

Каждой таблице внешнего источника данных и списку подчиненных документов соответствовует отдельно располагаемая таблица в документе MS Word.

Такая программная настройка проводилась в файле программной настройки UserASP\UserMSWordBookmarkProcessing.asp. Этот настроечный файл позволяет задать соответствие между закладками документа MS Word и используемыми внешними наборами данных.

3.2 Создание структуры данных и сложных форм документов

В процессе внедрения системы электронного документооборота в ООО «Gusmatic» необходимо было провести настройку системы на достаточно сложные формы документов. Cложными документами являются те, для которых необходимо: вести в системе большое количество реквизитов; автоматически рассчитывать часть реквизитов на основе значений других реквизитов; создавать произвольные печатные формы, содержащие реквизиты документ.

Вот перечень настроек, которые необходимо были реализованы, чтобы вести в системе всю информацию о таком сложном документе:

Определить и создать структуру данных, соответствующую уникальным реквизитам документа.

Для счета-фактуры это следующий набор реквизитов:

1 Продавец

1 Адрес продавца

2 ИНН продавца

3 Грузоотправитель

4 Адрес грузоотправителя

5 Грузополучатель

6 Адрес грузополучателя

7 Покупатель

8 Адрес покупателя

9 ИНН покупателя

10 Руководитель организации (предприятия)

11 Главный бухгалтер

12 Итоговая сумма.

Информация о товарах/услугах: Наименование товара, - Единица измерения, - Количество, - Цена (тариф за ед. изм.) руб., - Сумма, - Налоговая ставка, - Сумма налога, руб., - Стоимость товаров (работ, услуг), всего с учетом налога, руб., - Номер строки.

Были определены формулы для расчетных реквизитов документа.

Сумма = Цена (тариф за ед. изм.) руб. х Количество; Налоговая ставка = 18;

Сумма налога, руб. = Сумма / 100 х Налоговая ставка; Стоимость товаров (работ, услуг), всего с учетом налога, руб. = Сумма + Сумма налога, руб.

Создана печатная форма документа и определены данные для вывода.

Для счета-фактуры файл в формате MS Word расположен в \PayDox\Samples\ Счет_фактура_ExtData.doc

Для счета-фактуры пример структуры данных расположили в самой БД PayDox в файле БД \PayDox\DataBase\PayDoxRUS.mdb

Это две таблицы: Счет-фактура - реквизиты и Счет-фактура - товары. В карточке каждого документа необходимо хранить две группы информации - информацию об основных реквизитах и информацию о товарах/услугах, которая является множественной. Т.е. для каждой карточки счета-фактуры будет создаваться одна запись в таблице Счет-фактура - реквизиты и произвольное количество записей в таблице Счет-фактура - товары.

В каждой из этих таблиц необходимо было предусмотреть поле DocID, которое обеспечит соответствие по номеру документа между стандартными карточками документов, хранимыми в стандартной таблице DOCS БД PayDox и дополнительными таблицами Счет-фактура - реквизиты и Счет-фактура - товары, созданными для хранения дополнительных реквизитов документов. Таблицы Счет-фактура - реквизиты и Счет-фактура - товары присоединяются к PayDox как внешний источник данных.

Рис. 3.5 - Счет-фактура-товары

Если бы настройка связи с MS Word не была произведена, то при выдаче таких документов система выдавала бы ошибку вида: ОШИБКА при обработке MS Word/ MS Excel. Проверьте наличие MS Word/ MS Excel на сервере и настройте доступ с помощью DCOMCNFG.EXE. - 006~ASP 0177~Server.CreateObject Failed~8000401a.

Далее запускалась программа DCOMCNFG.EXE.

Рис. 3.6 - Запуск программыComponents Services

Выбирался Component Services -> Computers -> My Computer -> DCOM Config.

В настройках Microsoft Word Document указывались на вкладке Identity пользователя Administrator (и укажите его пароль):

Добавлялись во всех 3-х пунктах вкладки Security пользователя everyone (все).

Рис. 3.6 - Настройка прав доступа к документу MicrosoftWord

Реализованный пример содержит настройки доступа, предоставляющие избыточные права доступа к MS Word / MS Excel. При необходимости обеспечить большую безопасность можно уменьшить данные права доступа.

3.3 Адаптация системы PayDox для ООО «Gusmatic»

После внедрения системы и её настройки на серверах и пользовательских ПК предприятия встала задача адаптировать СЭД PayDox именно под задачи ООО «Gusmatic». Пример таких процедур рассмотрен в данном подразделе. В кейс-менеджменте программы были выбраны блоки (рис. 3.7), по которым будет производиться электронный документооборот как между смежными подразделениями ООО «Gusmatic», так и между подрядчиками и контрагентами компании.

Рис. 3.7 - Функциональные блоки документооборота ООО «Gusmatic»

На скриншоте ниже (рис.3.8) показано задание, переданное нескольким исполнителям от начальника подразделения. В данном окне указана тема задания, кем оно назначено, исполнители, возможность крепить документы, а также возможность согласования и отказа. Стоит отметить также возможность подгрузки фотографий сотрудников, участвующих в электронном документообороте.

На рисунке 3.9 показано окно задания открытом виде. Здесь также указаны все участники исполняемого поручения, текстовый редактор, тип поручения (можно выбрать срочность и важность поручения).

Рис. 3.8 - Окно задания

Исполнителей может назначать инициатор карточки. Здесь же в данном окне можно определить статус задания.

Рис. 3.9 - Развёрнутое окно задания

Заключение

С ростом размера компании система ее документооборота усложняется, и уже становится непросто довести до своих сотрудников какой-нибудь приказ, инструкцию или постановление. Накапливание бумажных документов может привести к их утере, повреждению, затруднить их передачу. Естественным образом перед руководством встает вопрос о систематизации, создании механизма распространения и архивации документов. Учитывая современное техническое развитие, эти проблемы наиболее оптимальным образом может решить компьютерная экономическая информационная система. Это объясняется еще и тем, что растет уровень общей компьютерной грамотности населения, и в большинстве компаний почти всем сотрудникам приходится работать за персональным компьютером.

Использование информационных технологий для управления предприятием делает компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Целью дипломной работы является внедрение системы электронного документооборота на предприятии ООО «Gusmatic»

В процессе выполнения работы был решен целый ряд задач.

Был рассмотрен рынок существующих программных продуктов, предназначенных для автоматизации документооборота.

Выполнен анализ процессов документооборота на предприятии ООО «Gusmatic». В результате чего выявлены проблемы существующих процессов работы с документами. Для решения данных проблем разработаны регламент и инструкция, которые содержат правила обработки и согласования документов на ООО «Gusmatic», а также сформулированы требования, которым должна удовлетворять СЭД. На основе этих требований проведено сравнение систем автоматизации документооборота.

Проведенный сравнительный анализ систем электронного документооборота показал, что СЭД PayDox является наиболее подходящей системой для внедрения в ООО «Gusmatic».

Для внедрения системы была выбрана стратегия перехода на новую систему электронного документооборота и разработан порядок внедрения, который включает следующие этапы: установка выбранной системы; первоначальная настройка системы, доработка и адаптация системы под требования ООО «Gusmatic»; обучение персонала. В процессе доработки системы были выполнены программные настройки ASP-файлов.

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. При наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота. Таким образом, не остаётся сомнений, что данная работа была актуальной и полезной для исследуемого предприятия ООО «Gusmatic».

Список использованных источников

1. Серова, Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления [Текст]/ Г. Серова. - Издательство «Секретарское дело» - 2008.- 30-43 с.

2. Жеребенкова, А. В. Документооборот на предприятии [Текст]/ А. В. Жеребенкова. - М.: Издательство «Вершина», 2013. - 391с.

3. Красева, Т.А. Основы лизинга [Текст]/ Т.А. Красева. - Ростов-на-Дону.: Издательств «Феникс», 2003. - 224с.

4. Горемыкин, В.А. Лизинг [Текст]: Учебник / В.А. Горемыкин. - М.: Издательство «Информцентр XXI века», 2006. - 943с. (Учебник)

5. Муратов, И.М. Экономическое обоснование дипломных проектов, посвященных разработке программного продукта ИС [Текст]: Учебное пособие / И.М. Муратов, Р.И. Муратов. - Самара: СамГТУ, 2005. - 47 с.

6. Сафонов, Я.С. Охрана труда при работе с видеотерминалами. [Текст]. Учебное пособие. / Я.С. Сафонов, Л.А. Моссоулина / под общ.ред. д.т.н., проф. Г.Н. Яговкина. Самара, 2001.- 77 с.

7. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения [Текст]/ Под ред. М. Саттон. - М.: Издательство «КноРус», 2014. - 191с.

8. Клепинин, В.Б. VisualFoxPro 9.0 [Текст]/ В.Б. Клепинин. - СПб.: BHV-СПб, 2007. - 1216 с.

9. Назаров, А.К. Теоретические основы безопасности жизнедеятельности [Текст]: Учебное пособие/ А.К. Назаров. -Курган, 1993.-119 с.

10. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления (ISO 5966-82 Документация.Оформление научных и технических отчетов) [Текст]: ГОСТ 7.32-2001.- СИБИД .

11. ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам [Текст].

12. ГОСТ 2.106-96 ЕСКД. Текстовые документы [Текст].

13. ГОСТ 7.1-84. СИБИД. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления [Текст].

14. ГОСТ 2.301-68 ЕСКД. Форматы [Текст].

15. ГОСТ 2.321-84 ЕСКД. ГОСТ 2.321-84 ЕСКД. Обозначения буквенные Структура и правила оформления [Текст].

16. ГОСТ 19.701-90 ЕСПД. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Условные обозначения и правила выполнения. (ISO 5807-85 Обработка информации. Символы и условные обозначения схем данных, программ и систем, схем программных сетей и системных ресурсов) [Текст].

17. Алексеева, М.М. Планирование деятельности фирмы [Текст]: Учебно-методическое пособие/ М.М. Алексеева.- М.: Финансы и статистика, 1997.

18. Беренс, В. Руководство по оценке эффективности инвестиций [Текст]/ В. Беренс. - М: АОЗТ "Интерэксперт", "ИНФРА-М",1995. - 528 с.

19. Методические рекомендации по оценке эффективности инвестиционных проектов и их отбору для финансирования [Текст]. - М.: НПКВЦ "Теринвест",1994 - 80 с.

20. Чен, П. Модель "сущность-связь" - шаг к единому представлению о данных [Текст]. //СУБД. - 1995. - №3. - С.137-158.

21. Карминский, А. М. Информатизация бизнеса [Текст]/ А. М. Карминский, П. В. Нестеров. - М.: Финансы и статистика, 1997. - 416 с.

22. Андреева, В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ ) [Текст]/ В.И.Андреева. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. - 144 с.

23. Артамонова, И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации [Текст]/ И.Л. Артамонова// Секретарское дело 1997. №3. С.23-26.

24. Бадьина, А.В. Электронный документооборот фирмы [Текст]/ А.В. Бадьина // Делопроизводство 1999. №1. С. 34-39.

25. Бобылева, М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем [Текст]/ М.П. Бобылева // Делопроизводство 2001. №1. С. 36-41.

26. Куликов, А.Г. Стратегия инвестиционного прорыва и развитие лизинга в России [Текст]/ А.Г. Куликов .- М.: Деньги и кредит, 2001. - 389 с.

27. Омельченко, Л.Н., Шевякова, Д.А. Самоучитель VisualFoxPro 9.0 [Текст]/ Л.Н.Омельченко, Д.А.Шевякова. - СПб.: БХВ-Петербург, 2005. -608 с.

28. Якобсон, И. «Локальное решение электронного документооборота» [Текст]/ И. Якобсон. - Банковские технологии. - 2008. - №4. - 52 с.

29. Лизинг: экономические, правовые и организационные основы: Учеб. пособие для вузов/Под ред. проф. А.М. Тавасиева, проф. Н.М. Коршунова [Текст]. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ -ДАНА, 2004. - 320 с.

30. Экономика предприятия (фирмы): Учебник/Под ред. проф. О.И. Волкова и доц. О.В. Девяткина [Текст]. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 601 с.

Приложение

Презентационный материал

Размещено на Allbest.ru