Организация электронного документооборота предприятия в сфере бухгалтерского и налогового учета на примере ООО "Группа компаний "Оригами"

1. Высвобождение пространства офиса необходимого для хранения бумажных документов;

2. Уменьшение затрат на копирование- бумагу, копировальную технику, расходные материалы;

3. Сокращение затрат на доставку бумажных документов;

4. Экономия рабочего времени сотрудников на операции с документами, как следствие-высвобождение времени на продуктивную деятельность.

Суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов - от 30 до 60%. По итогам анализа реальных проектов по внедрению систем электронного документооборота определены следующие преимуществ автоматизации документооборота:

1. После внедрения системы электронного документооборота производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;

2. Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже, чем стоимость хранения бумажных архивов.

Экономия времени на различные операции составила

1. 20%- поиск и ожидание поступления документов;

2. 20%-согласование и утверждение документов;

3. 10%-передача документов между подразделениями;

4. 10%-подготовка стандартных отчетов о движении документов.

Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное системой электронного документооборота - более 60%.

По сравнению с неоспоримыми достоинствами, у системы электронного документооборота очень мало минусов. К ним можно отнести необходимость перевода уже существующих бумажных документов в электронный вид и переобучение сотрудников.

Анализируя электронный документооборот в ООО "Группа компаний "Оригами" произведен расчет экономии времени на обработку документов. (Таблица 1)

Таблица 1

Расчеты времени на обработку документов

Заключение

Внедрение электронного документооборота в сфере бухгалтерского и налогового учёта позволяет улучшить рабочий процесс. Достаточно широкое распространение электронного документооборота в бухгалтерской практике повышает актуальность его организации.

Одновременно электронный документооборот даёт возможность оптимизировать взаимосвязи и взаимодействия между структурными подразделениями организации, усилить контроль за движением документальна всех стадиях из формирования и использования, упростить и рационализировать работу бухгалтерской служб.

Используется при предоставлении налоговой и бухгалтерской (финансовой) отчетности, в системах «Клиент-Банк», при передаче данных в государственные внебюджетные фонды по обязательным социальным платежам, а также при взаимодействии с контрагентами.

По результатам исследования, проведенного в рамках выпускной квалификационной работы определены основные преимущества электронного документооборота в сфере бухгалтерского и налогового учета.

Преимуществами электронного документооборота являются

1. Значительное сокращение расходов на обработку документов от 30-60%.

2. Увеличение скорости расчетов.

3. Сокращение временных затрат на обработку документов.

4. Оптимизации рабочего времени сотрудников за счет освобождения от обработки документов.

В процессе изучения были изучены нормативно-правовые документы Российской Федерации в области электронного документооборота в сфере бухгалтерского и налогового учета, а также труды российских авторов и специалистов в данной области.

Для раскрытия темы выпускной квалификационной работы была поставлена цель- проведение анализа документооборота на примере ООО "Группа компаний "Оригами" с целью выявления преимуществ между бумажным и электронным документооборотом

Несомненно, предприятие стремится к извлечению прибыли посредствам хозяйственной деятельности. Это является основной и главной целью предприятия.

По итогам анализа по внедрению систем электронного документооборота определены следующие преимуществ автоматизации документооборота:

1. После внедрения системы электронного документооборота производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;

2. Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже, чем стоимость хранения бумажных архивов.

По результатам исследования проведенных в рамках выпускной квалификационной работы можно сделать вывод что при разработке проектных решений по совершенствованию документооборота компании, было принято, что общий объем работ должен быть предельно минимизирован, с целью обеспечить полный переход компании на новую систему электронного документооборота.

Исследование, проведенное в рамках выпускной квалификационной работы, полностью подтвердило актуальность темы, ведь электронный документооборот помогает ускорить обмен документами внутри компании, а также с контрагентами и контролирующими органами, позволяет упорядочить бизнес-процессы и усилить контроль за работой сотрудников, за расходованием денежных средств в подразделениях компаний, поэтому рациональная организация электронного документооборота является несомненно актуальным аспектом для ведения современного бизнеса.

Таким образом задачи исследования выполнены, цель достигнута.

Список использованных источников и литературы

1. Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 07.08.2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

2. Закон Российской Федерации «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ (в редакции от 29.07.2017 №216-ФЗ).

3. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ(в редакции от 23.04.2018 №102-ФЗ)«Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

4. Закон Российской Федерации «О государственной тайне» № 5485 от 21 июля 1993 г. (с изменениями от от 10.11.2002 N 314-О).

5. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ(с изменениями и дополнениями) «Об архивном деле в Российской Федерации».

6. Федеральным законом "Об электронной подписи" от 06.04.2011 №63-ФЗ ( в редакции от 23.0.2016 №220-ФЗ).

7. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014) «О бухгалтерском учете» .

8. Современные системы электронного документооборота. Режим доступа: http://www.ci.ru.

9. Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления.- М.: Москва,2017. - 480 с.

10. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления: учеб-практ. пособие. - М. : ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. - 384 с.

11. Романов, Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю. Правда об электронном документообороте. - М.: ДМК Пресс. - 224 с

12. Рогожин, М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах / М.Ю. Рогожин. - М.-Берлин: Директ-Медиа,2014. - 496 с.

13. Ю.Д. Фот, Е.В.Каменева, С.И.Сорком, О.В.Трофимова Электронный документооборот . - М.: ООО «Городец-Издат», 2014. - 248 с.

14. В.Г. Пансков Налоги и налогообложение: учебник для бакалавров.

15. Официальный сайт Министерства финансов Российской Федерации [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.minfin.ru/ru/

16. Официальный сайт Федеральной службы государственной статистики Российской Федерации [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.gks.ru/

Размещено на Allbest.ru