Письмо-презентация как форма делового общения

Уважаемые господа

Текст является основной частью делового письма. Он не должен быть очень длинным и может занимать не более одной страницы. Письмо необходимо разбивать на смысловые части для того, чтобы упростить его при чтении. Каждое новое положение должно начинаться с нового абзаца.

Текст заканчивается заключительной формулой вежливости, которая пишется на отдельной строке после текста:

С уважением...

Заранее благодарим.

Подпись на письме помещается под заключительной формулой вежливости. Подпись является обязательным реквизитом письма. Официальное письмо без подписи юридической силы не имеет.

Приложение указывается после основного текста, например:

Приложение: на 9л. в 1 экз.

приложения:1 счет-фактура на 1л.в 2-х экз.

Стандартным началом письма-презентации, который представляет какую-либо продукцию, принято считать формулировку «Обращаем ваше внимание на, пользуясь случаем...». Однако, кроме этой, возможно использование следующих формулировок:

· Поводом для данного письма является...

· К вам обращаются (обращается)...

· Мы хотели бы привлечь ваше внимание к...

· Мы будем только рады, если...

· Это - мероприятие нерядового порядка...

· Неоспоримыми преимуществами...

· Главными достоинствами...

· Важным дополнительным плюсом...

· Эксклюзивность акции придает и то, что...

· Ваша поддержка будет особенно желательной...

· Ваше участие считается необходимым...

· Ваш выбор имеет решающее значение...

При изложении определённой информации требуется привлечь внимание адресата к важнейшим преимуществам, которые описаны в послании.

В заключение важно побудить адресата к действию - например, к получению дополнительной информации. Зачастую письмо-презентация имеет приложение, которое оформлено в виде фотографий, иллюстраций, справочных информационных материалов и т. п. Автор письма, который осуществляет «самопрезентацию», при желании может приложить к своему посланию биографию или резюме.

В презентационных письмах часто допускаемой ошибкой является написание местоимения "Вы" с прописной буквы. Такого образа написание возможно лишь при обращении к одному конкретному лицу в личных или официальных сообщениях. А во всех остальных случаях пользуются строчным написанием данного местоимения.

Таким образом, письма - презентации, как и иные разновидности делового письма, обладают целым набором обязательных реквизитов, которые оформляются по определенным правилам.

2.1.2 Письмо презентации на уровне композиции

Композиция текста делового письма - это последовательность расположения его составных частей - аспектов. Изложение каждого аспекта обычно начинается с нового абзаца. Типичный текст делового письма состоит из трех частей: вступления, основной части и заключения. Рассмотрим каждую часть более подробно.

Первой частью делового письма является всегда мотивация, объясняющая причины и мотивы составления письма. В отличие от регламентированных деловых писем первая часть письма презентации должна изначально захватить внимание публики. Стандартным началом письма презентации, представляющего какую-либо продукцию, является формулировка «Пользуясь случаем, обращаем ваше внимание на...».

Кроме этой конструкции мы встретили следующие выражения:

К вам обращается (обращаются)...

Мы хотели бы привлечь ваше внимание к...

Поводом для этого письма является...

Прошу рассматривать данное письмо как...

Вам выпал редкий шанс принять непосредственное участие в...

Вы, конечно же, откликнетесь на наш призыв...

Мы рады представить вам...

В связи с обращением в наш адрес... ; На основании устной договоренности... ; На основании нашего телефонного разговора... ; Согласно постановлению правительства... ; Согласно протоколу о взаимных поставках...

Мы рады предложить (рекомендовать) Вам...; Предлагаем Вам...; Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество продукции..; Сообщаем, что...; Ставим Вас в известность, что...; Надеемся на дальнейшее сотрудничество...

Следующая композиции письма-презентации - основная часть, целью которой является информирование адресата.

Основная часть композиции включает в себя описание функции продукта, условия и рекомендации о использовании данного продукта, указано цена товара и представлен контакт поставщика.

Приведем пример:

Новая самоклеящаяся пленка для струйной печати ORAJET

фирмы ORAJET(Германия)

Серия 1930

Полиэфирная самоклеящаяся пленка с белой блестящей поверхностью для струйной печати с сильным полиакрильным клеевым слоем специально разработана для изготовления рекламных плакатов и фотографий. при использовании ее вне помещений рекомендуется защитить пленку ламинатом, устройчивым к ультрафиолетовым лучам. Внутри помещений срок службы не ограничен.

Срок службы при воздействии солнечных лучей зависит от типа используемых чернил.

Толщина пленки (без подложки):0,100 мм

Устойчивость формы (на алюминии):

по диагонали-никаких изменений,

по длине-менее 25%

Устойчивость к температурам:

на алюминии от -30 °С до +90 °С.

Сила клеевого слоя:

не менее 12 25 (после 24 часов на метамe)

Устойчивость к растяжению: no дине не менее 90 NAur.

по диагонали не менее 110N/мм,

Рекомендуемая температура приклеивания: не менее +8 °С.

Срок хранения:

не менее 2лет

Поставляется в рулонах: 0, 914 м х 20 м

цена за 1 л 20, 50 DM

Наш телефон и факс: 977-25-37

(Колтунова 2005:85)

Следующая часть композиции письма -презентации основная часть, целью которой является информирование адресата.

Основная часть композиции включает в себя перечисление основных достоинств, новшеств, преимуществ предлагаемого продукта, услуг; определение сегмента рынка, на котором будет представлен продукт, конкретное предложение о сотрудничестве, приложение образцов продукции, объяснение, какая это продукция. Приведем пример:

…Сегодня"АМОЛИ" имеет эффективную торговую торговую сеть по всей Европе. На основе своего опыта компания уже заняла сильную позицию на международном рынке, поставляя качественную продукцию по конкурентным ценам.

Сферы деятельности компаний:

"АМОЛИ ЭНТЕРПРАИЗИС ЛТД".(созд. в 1986г.)-компьютеры и автоматизация офисного оборудования.

Это одна из ведущих организаций в Гонконге, имеющая репутацию надежного поставщика фирменной продукции в сфере компьютеров, копировальной техники, оборудования и автоматизации офисов. В настоящее время имеет свое производство в этой сфере;

Эти компании успешно работают в конечной и составной форме. Все производство согласуемся с параметрами WTO и USFDA.Сегодня мы являемся лидером по качственному и количественному производству субстанций и имеем успешные торговые отношения со многими странами Азии,Америки,Африки и Европы.

На территории России "АМОЛИ"являемся дилером таких компаний,как "Hewlett Packard","Canon","Ricoh","Epson".

Кроме складских мощностей в Гонконге и Сингапуре мы имеем склады по многим видам продукции в Европе:Гамбурге(Германия),Вене(Австрия) и Москве(Россия)...

Заключение, последняя часть композиции, по мнению исследователей, также важна, и даже может быть важнее, чем вступление или ее основная часть, поскольку в завершении еще раз излагаются главные цели письма - не только информирование, но и воздействие на адресата, например: призыв к действию. Обратимся к примерам:

- Заполните, пожалуйста, заявку и наши сотрудники свяжутся с Вами и произведут расчёт КАСКО по выгодным для Вас ценам.

- Присоединяйтесь и Вы!

- Будем рады с вами сотрудничать и надеемся установить с вашей компанией...

Рассмотрев композицию письма-презентации, переходим к вопросу о языковых средствах воздействия на адресата (лексические грамматические и стилистические особенности).

2.2 Языковые средства воздействия на адресата

Принцип построения текста письма-презентации существенно отличается от регламентированных писем. Здесь необходима речевая выразительность, которая достигается при помощи эффекта новизны, необычности, свежести подачи материала, образного богатства. Специалисты утверждают, что интерес к деловому письму может вызвать:

показ жизненной важности и практической значимости информации;

ее новизна;

нестандартная подача материала (новизна эстетики, дизайна бланка, композиционные сдвиги);

речевая экспрессия;

элементы диалогизации речи (риторические вопросы, обращения, вопросно-ответная структура текста).

2.2.1Лексические особенности

Лексика - своеобразный ресурс, который является одним из составляющих делового общения. Не зная деловой лексики, невозможно написать ни один официальный документ.

Одно из самых массовых нарушений касательно речевых форм в деловых текстах - это лексические ошибки (по частотности данные ошибки стоят на третьем месте после грамматических и орфографических ошибок).

Рассмотрим лексические особенности письма - презентации на примере следующих документов:

Добрый день, уважаемая Татьяна Николаевна!

Вас приветствует компания ООО «Пингвин», г. Москва - эксклюзивный представитель немецкой торговой марки детской одежды «Zollner» на территории России. Высылаем Вам на рассмотрение условия сотрудничества с нами.

Мы предлагаем:

-продукцию высочайшего качества; -приемлемые ценыЈ»

- скидки и отсрочкиЈ»

-оперативную доставку.

Во вложениях Вы найдете прайс, презентацию продукции ТМ Zollner и более детальные условия работы с нашей компанией.

По любым возникшим вопросам обращайтесь по телефону: (495) 742-15-22.

С уважением,

региональный менеджер ООО «Пингвин»

Комаровская Татьяна

В текстах нами были зафиксированы случаи выражения оценки. В рамках одного текста чаще всего мы имеем дело с сочетанием оценочной и общеупотребительной лексики: высочайшего качества, оперативную доставку, детальные условия.

И в тексте часто употребляется номенклатурная лексика:

номенклатура наименований: ООО «Пингвин».

номенклатура должностей: региональный менеджер.

Письмо - презентация № 2

Компания Milan Boss Коммерческому директору компании «Lady»

г. Москва, ул. Кооперативная 11 П.О. Васильевой

e-mail: Milan_Boss@mail.ru г. Москва, ул. Пушкина 41

Полина Олеговна, здравствуйте!

Сообщаем, что по состоянию на апрель 2016 Компания Milan Boss почти 15 лет поставляет хозяйственные товары для дома.

Кухонная серия продукции обладает высокими свойствами очистки, а также может быть использована для чистки и мытья современной посуды, керамических изделий, изделий из пластмассы, изделий из стекла и т.д.

С момента основания компания ориентируется на развитие производства и совершенствование технологи.

Мы разрабатываем новые виды продукции, опираясь на потребности наших клиентов, а также требований современного мира.

Весь ассортимент выпускаемой продукции обладает высоким качеством и конкурентоспособной ценой.

Также мы предлагаем выпуск продукции под Private Lable вашей сети. Наша компания не останавливается на достигнутом и всегда открыта для сотрудничества.

Будем рады стать надежным партнером Вашей компании!

В рамках одного текста чаще всего мы имеем дело с сочетанием оценочной и общеупотребительной лексики: качественные услуги, выгодные условия, низкие цены и т.п.

В данных документах присутствует номенклатурная лексика:

номенклатура должностей: коммерческий директор, генеральный директор, номенклатура наименований: ООО "Радуга-Мира”

Можем наблюдать аббревиацию: ОАО -- открытое акционерное общество

Oднa из ocoбeннocтeй данных писем-презентаций - yпoтpeблeние языкoвыx формул - это устойчивые (стандартные, шаблонные) языковые оборотов, которые используются в неизменном виде. В деловой речи их нaличиe - это cлeдcтвиe пoвтopяeмocти управленческих ситуаций, peглaмeнтиpoвaннocти cлyжeбныx oтнoшeний и тeмaтичecкoй oгpaниченocти дeлoвoй peчи: «сooбщaeм, чтo в пepиoд c ... пo ...»; «сooбщaeм, чтo пo cocтoянию нa ...»; «сooбщaeм, чтo пo cocтoянию нa ...»; «уcтaнoвлeнo, чтo в пepиoд c ... пo ...».

Рассмотрим следующее фрагменты в письме презентации:

·широкая сеть пунктов продаж страховок во всех районах Санкт-Петербурга, а так же в Ленинградской области (более 50 точек);

·наши партнеры крупнейшие страховые компании (более 30 шт.);

·все виды страхования;

·низкие цены (без наценок и каких-либо сборов);

·бесплатная доставка страховых полисов в любую точку Санкт-Петербурга;

В текстах нами были зафиксированы случаи выражения оценки. В рамках одного текста чаще всего мы имеем дело с сочетанием оценочной и общеупотребительной лексики: качественные услуги, выгодные условия, низкие цены и т.п.

Характерной чертой лексики языка документов является высокая степень терминированности, причем к терминам примыкает огромный пласт номенклатурной лексики:

номенклатура наименований: АООТ "Олимп", ИЧП "Старт", государственная приемочная комиссия, ФСБ и т.п.;

номенклатура должностей: менеджер по продажам, рекламный менеджер, генеральный директор, коммерческий директор;

номенклатура товаров: ЗИЛ-130, Электропривод СП-6М, Сталь угловая СТ-ЗКП, бензин А-76 и т.п.

В текстах деловых писем наряду с общеупотребительной, профессиональной лексикой мы выделяем использование и оценочной лексики.

В текстах нами были зафиксированы случаи выражения оценки. В рамках одного текста чаще всего мы имеем дело с сочетанием оценочной и общеупотребительной лексики.

Кроме юридических, экономических и юридическо-экономических терминов в языке деловых бумаг используется достаточно большое количество технических терминов: датчики, блоки питания, источники ионизирующего излучения, цифровой поток, энергоносители, минерально-сырьевая база, вспомогательная техника.

Важнейшей особенностью терминологической лексики является то, что слово используется в тексте в одном возможном значении. Однозначность контекстного употребления обусловлена тематикой документа.

Рассмотрив лексические особенности, переходим к вопросу о грамматических особенностях

2.2.2 Грамматические особенности

Грамматические особенности также играют очень важную роль в письме -презентации. В следующих параграфах мы будем рассматривать грамматические характеристики, и как они функционируют в деловых письмах.

Морфологические особенности

Рассмотрим следующее письмо - презентации:

письмо1

Агентство Дмитрия Дмитриева. Директору ООО Радуга-Мир

Г. Екатеринбург, ул. Челюскинцев, 8. Степанову М.В.

Тел./факс:/333-3/66-66-66. Г. Екатеринбург, ул. Ленина, 15

E-mail: agentstvo-DD@gmail.ru

Михаил Владимирович, здравствуйте!

Всем известно, что успех молодой компании во многом зависит от того, насколько безошибочными будут её первые шаги, поверят ли в неё потенциальные партнеры.

Установлено, что эффективная рекламная компания, основанная на деловой переписке, способна обеспечить хороший старт при продвижении на рынке. И к этому следует подходить с особой тщательностью, ведь каждое слово рекламного письма становится "плюсом" или "минусом" в репутации отправителя.

Письмо, которое не продаёт, а хвастается, пишется не человеку, а толпе, швыряется шаблонными фразами и штампами - такое письмо способно загубить всю рекламную кампанию, выбросить на ветер деньги во время.

Так как же написать эффективное рекламное письмо, способное не просто заинтересовать, а заставить действовать адресата? Стоит ли доверять такое ответственное дело случайным людям или новочкам?

В агентстве Дмитрия Дмитриева для вас напишут такие письма, которые не только читают "от" и "до", но звонят и предлагают сотрудничество.

Хотите, чтобы Ваши рекламные письма действительно привлекали потенциальных партнеров и продавали ваш товар?

Напишите нам на agentstvo-DD@gmail.ru. Мы будем рады вам помочь.

PS. Кстати!

(https://yandex.ru/images/search?img_url=http%3A%2F%2F111.centerdpo.ru%2Fpic%2Fsmall-5088.jpg&text=рекламно-информационное%20письмо%20образец&noreask=1&pos=18&lr=2&rpt=simage)

Опишем формы воздействия на грамматическом уровне, используя вышеприведенный пример.

Вежливая форма именования адресата в деловой переписке предполагает использование местоимений <<вы>><<ваш>> с прописной буквы:

-Хотите, чтобы Ваши рекламные письма действительно.

К формам воздействия на грамматическом уровне относятся инфинитивные конструкции, например:

- способна обеспечить хороший старт при продвижении на рынке.

- к этому следует подходить с особой тщательностью.

- так как же написать эффективное рекламное письмо.

В деловом письме этикетные формулы также несут функцию воздействия, например:

- Мы будем рады вам помочь.

Один из важных средств воздействие в морфологии представляется собой использование местоимений, личных и притяжательных:

- чтобы Ваши рекламные письма действительно привлекали потенциальных партнеров

-В агентстве Дмитрия Дмитриева для вас напишут такие письма,

-продавали ваш товар?

-Напишите нам на agentstvo-DD@gmail.ru.

-Мы будем рады вам помочь.

письмо 2

СБК «А+» предлагает Вам качественные услуги в области страхования.

Сотрудничая с нами, Вы экономите свое время, так как за 15 минут Вы узнаете: ситуацию на рынке страхования, в какой компании Вам выгоднее застраховать автомобиль по ОСАГО и КАСКО, где наилучшие условия страхования имущества, квартир, дач, добровольного медицинского страхования и других видов страхования.

Наши преимущества:

·широкая сеть пунктов продаж страховок во всех районах Санкт-Петербурга, а так же в Ленинградской области (более 50 точек);

·наши партнеры крупнейшие страховые компании (более 30 шт.);

·все виды страхования;

·низкие цены (без наценок и каких-либо сборов);

·бесплатная доставка страховых полисов в любую точку Санкт-Петербурга;

·круглосуточная помощь при ДТП;

·сбор документов после ДТП;

·правовая поддержка клиентов;

·ведение дел в суде;

·представление интересов клиента в страховых компаниях.

Обращайтесь к нам по всем вопросам страхования и получайте полную бесплатную консультацию наших специалистов.

Заполните, пожалуйста, заявку и наши сотрудники свяжутся с Вами и произведут расчёт КАСКО по выгодным для Вас ценам.

в письмо используются местоимения <<вы>><<ваш>> с прописной буквы: согласно Вашей просьбе, высылаем Вам последние каталоги нашей продукции.

Использование местоимений влияет на коммуникативный характер текстов. Включение личных местоимений первого лица множественного числа в текст письма придает ему доверительный тон и тем самым вызывает доверие.

К формам воздействия на грамматическом уровне относятся императивные конструкции, например: обращайтесь к нам, заполните, не теряйте времени, получайте консультацию.

Кроме повелительного наклонения мы обнаружили довольно частотное использование как инфинитива: застраховать выгоднее у нас..., работать с нами..., так и глагольной формы настоящего времени: Вы экономите свое время, вы узнаете..., Фирма предлагает … и т.д.

Одним из эффективных средств воздействия в морфологии является использование местоимений, личных и притяжательных:

- Мы поможем Вам,

- Ваш надежный партнер,

- сотрудничая с нами,

- наши партнеры.

-заявку и наши сотрудники

письмо 3

АМОЛИ ЭНТЕРПРАИЗИС ЛИМИТЕД

Москва,Азовская ул,дом 6,корпус3,этаж6. Тел.318-2666, факс,310-74-90. Емаil-:amoil@amoli.msk.ru.

Уважаемые господа!

Мы рады представить вам группу компаний"AMOЛИ",которая начала свою деятельность в виде отдельных компаний более 40 лет назад в Индии и является в настоящее время одним из лидирующих торговых домов Дальнего Востока в области электроники, химического и фармацевтического сырья,компытеров,периферии и копировальной техники.

Наш Тоговый дом состоит из нескольких компаний, занимающихся производством и объединенных в 1986 году общим названием "AMOЛИ", это"AMOЛИ ЭНТЕРПРАИЗИС ЛТД".(Гонконг),являющееся руководящим центром группы компаний,"КЕМФАР","AMOЛИ""ОРГАНИКС ЛТД" .и"УМЕДИКА ЛАБОРАТОРИЗ ЛТД".

Cегодня"AMOЛИ"имеет эффективную торговую сеть по всей Европе. На основе своего опыта компания уже заняла сильную позицию на международном рынке, поставляя качественную продукцию по конкурентным ценам.

Сферы деятельности компаний:

"AMOЛИ ЭНТЕРПРАИЗИС ЛТД".(созд.в 1986г.) --компьютеры и автоматизация офисного оборудования.

Это одна из ведущих организаций в Гонконге, имеющая репутацию надежного поставщика фирменной продукции в сфере компьютеров, копировальной техники, оборудования и автоматизации офисов. В настоящее время имеет свое производство в этой сфере;

"КЕМФАР"(cозд. в 1987г.)--химическая и фармацевтическая продукция.

Компания имеет свое производство в Индии.Основная торговая сеть--между Индией и Китаем, а также во многих других странах:Японии,Корее,Пакистане,Бангладеш,Кении,Нигерии и большинстве европейских стран.

"AMOЛИ ОРГАНИКС ЛТД"(созд.в 1991г.) и "УМЕДИКА ЛАБОРАТОРИЗ ЛТД. "(созд.в 1981г.)

Эти компании успешно работают в сфере производства лекарственных препаратов в конечной и составной форме. Всё производство согласуется с параметрами WHO и USFDA.Сегодня мы являемся лидером по качественному и количественному производству субстанций и имеет успешные торговые отношения со многими странами Азии,Америки,и Европы.

на территории России"AMOЛИ" является дилером таких компаний, как "неwlett packard","canon",''ricoh'',''epson''.

кроме складских мощностей в Гонконге и Сигапуре мы имеем склады по многим видам продукции в Евпопе: Гамбурге(Германия),Вене(Австрия) и Москве(России).

Благодаря налаженным отношениям с производителями в Японии.Тайване и Китае мы имеем возможность предложить вам конкурсные цены и современную доставку.

Если вы уже имеете торговую сеть, мы можем действовать как ваш постоянный поставщик.

Будем рады с вами сотрудничать и надеемся установить с вашей компанией плодотворные деловые отношения.

С наилучшими пожеланиями.

Вьяс Нареш

AMOЛИ ЭНТЕРПРАИЗИС ЛТД

Room 1101,Pramout Building, 12Ka Yip Streen,Chai Wan,HongKong. Tel;(852)25571909; Telex;66986 CEMFA HX;Fax;(852)2896 3421 e-mail-;amoil@asiaanline.net

(Колтунова 2005:3)

здесь широкое использование инфинитивной конструкции, например:

- Мы рады представить вам группу компаний"AMOЛИ"

-Тайване и Китае мы имеем возможность предложить вам конкурсные цены и современную доставку.

-мы можем действовать как ваш постоянный поставщик.

В тексте часто используется местоимения, личные и притяжательные:

-Мы рады представить вам

-Наш Тоговый дом состоит из

-ваш постоянный поставщик.

-рады с вами сотрудничать

-с вашей компанией

Использование местоимений влияет на коммуникативный характер текстов. Включение личных местоимений первого лица множественного числа в текст письма придает ему доверительный тон и тем самым вызывает доверие.

письмо 4

Отшлифованная технология нашей работы позволяет предлагать Вам самые низкие цены на наши услути. Откажитесь от идеи организовать почтовую рассылку своими силами, Так как с нашей помощью Вы выполните данную работу дешевле.

Стоимость Базового пакета составляет всего 550 000 бел. руб. за 1000 писем. Сюда включено: 1) выбор и согласование выборки из адресной базы предприятий ; 2) конверты евростандарта 220х110 мм и печать адресов на них (на конверте вы можете напечатать логотип Вашей организации в чёрно-белом варианте); 3) печать рекламных обращений в чёрно-белом варианте на одностороннем листе формата А4 (для печати используется только лучшая бумага); 4) фальцовка (складывание) обращений и их запечатывание в конверт; 5) оплата стоимости отправки (марки) через РУП ''БЕЛПОЧТА''

Наши адресные базы содержат информацию о порядка 54 000 юридических лиц РБ с подробной классификацией видов деятельности, с информацией о численности организации, времени основания, форме собственности, контактной информацией. Также мы готовы произвести рассылку по предоставленным Вами клиентским базам.

Всем своим клиентам мы даём бесплатные консультации по оформлению рекламного письма на предмет соответствия психологии директ маркетинга.

Вы бесплатно получите номера телефонов организаций, по которым была произведена рассылка. На основании проведенной почтовой рассылки вы сможете произвести дальнейший телефонный маркетинг. что значительно повысит эффективность рассылки.

Вы можете при помощи почтовой рассылки разослать приглашения на различные мероприятия, поздравления с праздниками, прайс-листы и списки новостей, оповещения о рекламных акциях, дисконтные карты, купоны a скидку, имиджевую продукцию (календари, буклеты, брошюры, проспекты, визитки).

Более подробно с информацией о работе компании БЕЛКОНВЕРТ Вы можете ознакомиться на сайте www.belkonvert.com.

Мы будем рады помочь Вам привлечь новых клиетов!

В этом письме широко используется вежливая формаЈєименования адресата предполагает использование местоимений <<вы>><<ваш>> с прописной буквы:

- позволяет предлагать Вам самые низкие цены на наши услути.

- с нашей помощью Вы выполните данную работу дешевле.

- компании БЕЛКОНВЕРТ Вы можете ознакомиться на сайте

-Мы будем рады помочь Вам привлечь новых клиетов!

Таким образом, при составлении делового письма адресантом могут использоваться определенные грамматические средства, которые могут выполнять функцию воздействия на адресата.

2.3 Стилистические особенности

Отличительной особенностью письма - презентации как делового письма является официально-деловой стиль изложения его содержания.

В письме-презентации широкое используются риторические фигуры.

Риторический вопрос - это определенный этап в обсуждении темы, формирующий точку зрения адресата речи на тот или иной предмет.

Риторический вопрос-это фигура, представляющая вопросительное по форме, но утвердительное по существу высказывание. Этой же цели отвечает вопросно-ответная структура текста, демонтрирующая процесс рассуждения, но и влияют на формирование определенной позиции по обсуждаемому вопросу.

например,- Нужно ли объяснять выгоду такого решения?

Кто не знает сегодня преимуществ электронной почты? Почему именно эта фирма?

Риторическое обращение и восклицание

Риторическое обращение и восклицание, выделяют важные смысловые позиции текста.

Например: - Уважаемый клиент!

-Уважаемый бизнесмены!

- Все желающие преуспеть в строительном бизнесе!

- Цена- всего 4,5ДМ!

письмо1:

Уважаемый Николай Николаевич!

Благодарим Вас за запрос от 20.01.2002. Мы рады, что Вам понравилась наша новая линия товаров!

ОАО «АСТРОН»Директору «Пром»

Н.Н. Лядову

440056, г. Пенза 444567, г. Самара

ул. Попова, 11 ул. Кирова, 12

тел (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от 25.01.2002 № 112

на № 113 от 20.01.2002

О получении информации

Уважаемый Николай Николаевич!

Благодарим Вас за запрос от 20.01.2002. Мы рады, что Вам понравилась наша новая линия товаров! и с удовольствием высылаем подробную информацию об комплексе оборудования по производству круп и муки. Мукомольно - крупяной комплекс позволяет производить из различного сырья высококачественные крупы: пшеничные, ячневые, кукурузные, гороховые, пшено, рис. Несложная переналадка комплекса позволит получать пшеничную, ржаную, гречневую и кукурузную муку.

Все оборудование защищено патентами. Предоставляется сертификат соответствия и гарантия 18 месяцев.

Приложение: прайс- лист на 5 л.в 1 экз.

С уважением

(https://studsell.com/view/142673/50000)

В письме, которые мы находим следующие особенности:

-Мы рады, что Вам понравилась наша новая линия товаров! (риторическое обращение и восклицание)

2.неличность изложения, текст местоимения 1и2 лица, текст пишут так, чтобы была оценку тому, о чем говорится, а не о том, кто говорит, поэтому часто используются пассивные конструкции.

-Все оборудование защищено патентами.

-Предоставляется сертификат соответствия и гарантия 18 месяцев.

Дальше мы будем рассматривать стилистические особенности в тексте, который был рассмотрен по морфологическому принципу (письмо 2).

К формам воздействия на синтаксическим уровне относятся императивность, что означает обязательность в выполнении того, о чем говорится в официально-деловом тексте, и это отражается в тональности текста, глаголы употреблены в настоящем времени и с дополнительном оттенком модальности долженствования, например: обращайтесь к нам, заполните, не теряйте времени, получайте консультацию.

В деловом письме этикетные формулы также несут функцию воздействия, например: буду рад Вас видеть, искренне ваш, благодарю вас за участие..., искренне благодарю вас за....

К этикетным ритуалам, относится и выражение надежды, уверенности, благодарности в конце письма:

Надеюсь на дальнейшее сотрудничество ...

Надеемся на скорейшее принятие решения...

Надеемся, что наша просьба будем рассмотрена в ближайшее время...

Письмо 4

Для любой организации всегда было важно постоянно привлекать новых потребителей своих продуктов/услуг. Сегодня этот вопрос является особенно наболевшим. Мы готовы помочь вам выбрать потенциальных клиентов из актуальных адpесных баз предприятий РБ и организовать адресную почтовую рассылку рекламных материалов.

Отшлифованная технология нашей работы позволяет предлагать Вам самые низкие цены на наши услути. Откажитесь от идеи организовать почтовую рассылку своими силами, Так как с нашей помощью Вы выполните данную работу дешевле.

Наши адресные базы содержат информацию о порядка 54 000 юридических лиц РБ с подробной классификацией видов деятельности, с информацией о численности организации, времени основания, форме собственности, контактной информацией. Также мы готовы произвести рассылку по предоставленным Вами клиентским базам.

Всем своим клиентам мы даём бесплатные консультации по оформлению рекламного письма на предмет соответствия психологии директ маркетинга.

Вы бесплатно получите номера телефонов организаций, по которым была произведена рассылка. На основании проведенной почтовой рассылки вы сможете произвести дальнейший телефонный маркетинг. что значительно повысит эффективность рассылки.

Вы можете при помощи почтовой рассылки разослать приглашения на различные мероприятия, поздравления с праздниками, прайс-листы и списки новостей, оповещения о рекламных акциях, дисконтные карты, купоны a скидку, имиджевую продукцию (календари,буклеты, брошюры, проспекты, визитки).

Более подробно с информацией о работе компании БЕЛКОНВЕРТ Вы можете ознакомиться на сайте www.belkonvert.com.

Надеюсь, что сможем с Вами сотруничить.

Мы будем рады помочь Вам привлечь новых клиетов!

С увaжением,

Глотов Андрей

(https://yandex.ru/images/search?text=рекламно-информационное%20письмо&img_url=http%3A%2F%2Fjagokub.freescotersirp.pascasarjana-ptiq.ac.id%2Fpic%2Fsmall-3610.jpg&pos=15&rpt=simage)

Ў°Антитеза - это оборот, в котором для усиления выразительности речи резко противопоставляются антонимичные понятия. Ў±Из приведенного выше примера:

"приятно жить" - "мучиться";

"найти" -"потерять" ( Колтунова 2005:250)

<<Легко включить, сложно остановиться>> (безлимитный Интернет).

«Минимум времени - максимум покупок»

В холод - тепло, в жару - прохладу принесет кондиционер фирмы Samsung

Ў°Градация - это стилистическая фигура, состоящая в особом расположении слов, при котором каждое последующее содержит усиливающийся(или уменьшающийся)элемент значения. Благодаря этому создается нарастание производимого данным порядком слов впечатления.Ў±( Колтунова 2005:250)

например, - Яркие, незабываемые впечатления останутся у Вас от посещения города на Неве в период “бедных" ночей.

-Если хочешь ужин райский: Грудку, крылышко, филе;

- «Если вы обустраиваете новый дом... думаете об оригинальном интерьере... Для вас - мебель из Италии», «Когда соседи начинают завидовать... Отделочные материалы лучших европейских производителей». То цыплёнок наш алтайский - Самый вкусный на Земле.( http://www.dv-reclama.ru/others/articles/kopirayting/23642/reklamnyy_tekst_primery_yazyka_reklamy_osobennosti_napisaniya_obyavleniya_psikhologiya_vospriyatiya_/)

В тестах презентации помимо перечисленных приемов используются также сравнение, метонимия, фигура умолчания и т.д.

Составители используют любой из перечисленных приёмов убедительно и эффективно в письменном тексте при органичности включения в контекст, при соответствии целевой установке.

Фигуры делают речь интересной, разнообразят ее интонационный рисунок. фигулы речи, представляя экспрессивные средства языка, помогают развернуть текст на предметно-логическом и эмоциональном уровнях в направлении, определенном прагматической целью. По мнению М.В.Колтуновой, "Если хочешь убедить, не обижай. Более того, хвали (лучше намеком, чем прямо) и поддерживай бодрость адресата; постоянно внушай, что считать его достойным и равным себе, а ещё лучше - превосходящим себя", - пишет А.К.Михальская в книге "Основы риторики: Мысль и слово" (М.,1996)

Таким образом, при составлении делового письма адресантом могут использоваться определенные лексические грамматические и стилистические средства, которые могут выполнять функцию воздействия на адресата.

Выводы

Письма - презентации, как и иные разновидности делового письма, обладают целым набором обязательных реквизитов, которые оформляются по определенным правилам.

Написание письма-презентации как вида служебной корреспонденции требует знаний определенных речевых формул и конструкций.

Для письма-презентации характерна определенная структура, основными реквизитами являются адресант, адресат, дата написания письма, заголовок (тема письма), обращение, текст письма, заключительная формула вежливости, указание на приложение и подпись. Композиция письма-презентации представляет собой трехчастную структуру: вступление, основная часть, завершение. Каждая часть выполняет определенную функцию: привлечение внимания, информирование, выражение надежды на сотрудничество.

Эффект новизны, необычности, свежести подачи материала при написании письма-презентации достигается благодаря речевой экспрессии, элементам диалогизации речи, лексической средства и стилистической приёмы.

Проведенный анализ позволил выявить и описать формы воздействия на лексическом уровне, к которым относится оценочная лексика, на грамматическом уровне использование глагольных форм (императива, инфинитива, глагольной формы настоящего времени), личных и притяжательных местоимений, и на стилистическом уровне используются риторическое обращение, восклицание, этикетные формулы, антитеза, градация.

Заключение

Деловое общение занимает значительное место в жизни многих людей, так как постоянно возникают ситуации, которые связаны с организацией производства, с жизнью трудового коллектива, заключением различного рода сделок, договоров, оформлением документов.

В последние годы расширяется жанровый диапазон деловой корреспонденции. Наряду с регламентированными письмами все большее место в ней занимают письма, которые требуют от составителя еще большей речевой компетенции.

Необоходимо отметить, что цель, поставленная во введении работы, была выполнена. В исследовании былы описаны структурные и языковые особенности в письме - презентации.

Письмо - презентация имеет ярко выраженную специфику, так как является прямо или косвенно призывающей к действию жанровой разновидностью делового письма, цель которой не только информирование адресата, но и побуждение его к конкретному действию, чаще всего покупке товара или услуги.

Анализ языковых средств, с точки зрения их воздействия на адресата речи показал, что письмо - презентация обладает широким диапазоном языковых возможностей, среди которых оценочная лексика, насыщенность текста фигурами речи, частым использованием местоимений 2-го лица, динамичность текста за счет широкого использования глаголов и отглагольных форм. Среди стилистических особенностей письма-презентаци можно назвать такие фигуры речи, как риторические обращения, восклицания и антитеза.

В связи с вышеизложенным можно сформулировать выводы:

1. Отправитель в письме-презентации должен не только рассказать о деятельности своего предприятия, но и заинтересовать читающего в сотрудничестве с ним.

2. Письма - презентации, как и другие разновидности делового письма, обладают набором обязательных реквизитов, которые оформляются по определенным правилам.

3. Типичный текст письма - презентации состоит из трех частей: вступления, основной части и заключения.

4. При составлении письма - презентации адресантом могут быть использованы определенные лексические, грамматические и стилистические средства, которые могут выполнять функцию воздействия на адресата.

Представляется, что данный лингвистический анализ поможет иностранным учащимся разбираться в деловых ситуациях, понимать особенности написания деловых писем, а следовательно, составлять сами деловые письма, в частности, письма-презентации в различных ситуациях делового общения.

Список использованной литературы

1. Анодина.Н.Н. Деловое письмо. Методика составления и правила оформления ,- Москва : ОМЕГА-Л 2012, 2009.-93с.

2. Базванова Т.Н., Орлова Т.К. Бизнес-корреспонденция. Пособие по обучению деловому письму для изучающих русский язык как иностранный - М.: Русский язык. Курсы, 2009. - 152 с.

3. Баландина Л. А., Давидян Г. Р., Кураченкова Г. Ф., Симонова Е. П. Русский язык и культура речи. Практикум. - М.: Издательство МГУ, 2012.- 96 с.

4. Вайссман Д. Блестящая презентация. Как завоевать аудиторию. Обновленное и дополненное издание. Санкт-Петербург: Питер Мир книг, -2011 -284 с.

5. Введенская Л.А., Павлова Л.Г. Деловая риторика: Учебное пособие для вузов. - Ростов на/Д: Издательский центр «Март», 2002.- 512 с.

6. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. - М.: Изд - во комитета стандартов, 1990. - 160 с.

7. Веселов П.В. Деловое письмо: вольный стиль или унификация//Стандарты и качество, 1989, №7.

8. Веселов П.В. Профессия - секретарь. -М., 1996. - 96 с.

9. Веселов П.В. Аксиомы делового письма. - М., 1999. - 79 с.

10. Власова Т.И., Данилова М.М., Шарухин А.П. Профессиональное и деловое общение в сфере туризма.--М., 2005. - 256 с.

11. Водина Н.С. Культура устной и письменной речи делового человека: справочник, практикум- 18-е изд.. - Москва.,2008. -315с.

12. Гурьева. З.И. Речевая коммуникация в сфере бизнеса: жанроведческий аспект. Ростов н/Д : Изд-во СКНЦ ВШ, 2004.-91с.

13. Дебольский М. Психология делового общения / М. Дебольский. -- М., 2001. - С.38.

14. Добрович А.А. Общение: наука и искусство / А.А. Добрович. -- М., 2000. - С.114.

15. Жданов А.А., Жданова И.Ф. Как писать деловые письма на русском, английском, немецком языках. - М.: Рус.яз.,1997. - 192 с.

16. Измайлова М.А. Деловое общение. Этикет. - М.: Москва, Дашков и К, 2009. - 251 с.

17. Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. - М.: Дело, 1998. - 112 с.

18. Колтунова М.В. Язык и деловое общение. Нормы. Риторика. Этикет.-М., 2002. -288 с.

19. Кузин Ф.А. Культура делового общения Практическое пособие.--М., 2002. - 320 с.

20. Колокольцева Т.Н. Рекламный дискурс и рекламный текст. - М.: Флинта, 2011. - 296 с.13.

21. Косицкая Ф.Л. Письменно-речевые жанры рекламного дискурса моды в аспекте межъязыковой контрастивности. (на материале франц. и рус. каталогов моды) автореф. дис. на соиск. учен. степ. к.филол.н. спец. 10.02.20. -Томск, 2005.-22с.

22. Колтунова М.В. Деловое общение. Нормы. Риторика. Этикет. - М.: Логос, 2005.- С. 3

23. Колтунова М.В. Деловое письмо: практические проблемы. - М., 1997. - С.64.

24. Кибанов А.Я. Захаров Д.К. Коновалова В.Г. Этика деловых отношений. - М.: Инфра-М. 2012. - 368 с.

25. Кузнецов И. Н. Деловое общение: Учебное пособие. 5-е изд. - М.: Дашков и К, 2012. - 528 с

26. Лачугина Ю. Н. Этика деловых отношений: Учебное пособие. Ульян. гос. техн. ун-т. - Ульяновск : УлГТУ, 2010. - 30с.

27. Мишаткина, Т. В. Культура делового общения / Т. В. Мишаткина. - М., 2003. - С.28.

28. Михалкина И. В. Лингвометодические основы обучения иностранных граждан русскому языку как средству делового общения. Автореф. дис. … док-ра пед. наук. - М., 1998.

29. Основы русской деловой речи: учеб. Пособие для студентов высш. учеб. Заведений/Н.А. Буре, Л.В. Волкова, Е.В. Косарева и др./под ред. проф. В.В. Химика. - СПб.: Златоуст, 2012. - 448 с.

30. Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности.--СПб., 1999. -15 с.

31. Самыгин С. И., А. М. Руденко. Деловое общение: учебное пособие. - М.: КНОРУС, 2010. - 440с.

32. Скородумова, Елена Александровна Этикет делового общения: социокультурный аспект: диссертация. - Москва, 2009 - 156 с.

33. Этикет делового общения: социокультурный аспект: диссертация. - Москва, 2009 - 156 с.

34. Шарухин А. П. Психология делового общения. /А.П. Шарухин, А.М.Орлов. - М.: Издательский центр «Академия», 2012. - 240 с.

35. Шарухин А. П. Психология делового общения. /А.П. Шарухин, А.М.Орлов. - М.: Издательский центр «Академия», 2012. - 240 с.

Интернет-ресурсы

1. http://sitexts.com/sample312.html

2. http://prtxt.ru/primpp8.html

3. http://www.astromeridian.ru/psy/

4. http://www.astromeridian.ru/psy/kak_napisat_pismoprezentaciju.html

5. http://mirshablonov.my1.ru/publ/pisma_zapiski/prezentacionnoe_pismo_obrazec/15-1-0-1550

6. https://yandex.ru/images/search?text=рекламно-информационное%20письмо&img_url=http%3A%2F%2Fjagokub.freescotersirp.pascasarjana-ptiq.ac.id%2Fpic%2Fsmall-3610.jpg&pos=15&rpt=simage

7. https://studsell.com/view/142673/50000

8. https://yandex.ru/images/search?img_url=http%3A%2F%2F111.centerdpo.ru%2Fpic%2Fsmall-5088.jpg&text=рекламно-информационное%20письмо%20образец&noreask=1&pos=18&lr=2&rpt=simage

9. http://alfa2omega.ru/load/referaty/upr_org/2580/23-1-0-2580

10. http://www.0zd.ru/kultura_i_iskusstvo/delovoe_obshhenie_i_ego_osobennosti.html

11. http://refall.ru/1-10025.html

12. http://www.bibliotekar.ru/delovoe-obschenie/3.htm

13. http://www.rusnauka.com/25_NNP_2011/Psihologia/8_91440.doc.htm

14. http://www.studfiles.ru/preview/5424461/page:4/

15. http://obsheniedel.ru/otvety-na-ekzamen-po-delovomu-obshheniyu-formy-delovogo-sotrudnichestva.html

16. http://alfa2omega.ru/load/referaty/upr_org/2580/23-1-0-2580

Справочная литература

1. Ожегов С.И. Толковый словарь русского языка: 72500 слов и 7500 фразеологических выражений / С.И. Ожегов. Н.Ю. Шведова,- 2-е изд., испр. и доп. - М.: Азъ, 1995. - 907 с.

2. Нарциссова Н. Почти серьезный словарь делового общения /[сост. Е.В. Погребняк]. - Москва : Альпина Бизнес Букс, 2007.

3. Ушаков Д.Н. Большой толковый словарь русского языка /Д.Н.Ушаков. - Москва: Дом Славянской книги, 20

Приложение

письмо-презентация

Письмо 1

МИРОВАЯ ПАУТИНА

Центр деловой информации

Россия, 454080, г. Челябинск, просп. Им. Ленина, 83 (здание НИИОГР), офис 212. Тел.Ј»(3512)42-19-36, 65-43-48, факсЈ»(351-2)42-19-36, 65-49-25, e-mailЈєcenter@surbis.ru, internet:www. surbis.ru

№02/28от 30 июля 1997 года

директору“Экспо-Дом”

Якубовский М.А.

Об использовании сети интернет

в выставочной деятельности

Уважаемая Татьяна Николаевна!

Для наиболее полного освещения деятельности и повышения эффективности рекламы в России и за рубежом выставочных мероприятий, проводимых вашим центром, а также продукции и услуг фирм - участниц выставок предлагает вам рассмотреть вариант совместной деятельности по разработке, размещению и развитию информационно-рекламного представительства вашего выставочного центра в международной информационной сети интернет на WWW-сервере по адресу: httpЈє//www.surbis.ru.

Одной из основных целей нашей деятельности является организация интерактивного электронного выставочного центра в сети интернет на русском и английском языках, где любой посетитель сможет получить исчерпывающую информацию о проводимых и планируемых выставочных мероприятиях, продукции и услугах предоставляемых фирмами-участницами, а также заполнить и отправить заявка на участие в нужной ему выставке.

Затраты на разработку, создание информационно- рекламного представительства вашего выставочного центра мы готовы взять на себя при условии своевременного предоставления вами необходимого информационного и рекламного материал дальнейшее поддержание и развитие представительства будет происходить за счет средств, получаемых за размещение информации экспонентов в каталоге выставки в сети Интернет, а также за счет размещения рекламы в представительстве вашего выставочного центра.

Среди проектов центра, осуществленных и находящихся в стадии развития, можно выделить организацию и проведение выставок в Интернете в рамках совместного проекта с выставочным центром "Восточные ворота"(http://www.surbis.ru/expo); организацию постоянно действующей выставки продукции и услуг членов Южно-Уральской торгово-промышленной палаты; разработку и рекламу официального представительства г. Челябинска: создание Южно-Утральской службы деловой информации, освещающей рынки продукции и услуг Челябинской области; организацию и проведение рекламных кампаний промышленных предприятий Челябинска в сети Интернет; разработку информационно-рекламного представительства Союза промышленников и предпринимателей Челябинской области.