Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.* В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

8. Бухгалтерский документооборот: основная составляющая

первичный бухгалтерский учет инвентаризация

Первая основная составляющая документооборота в бухгалтерском учете - это собственно бухгалтерские документы. Забегая вперед, скажем, что вторая - это организационно-распорядительные документы, которые не являются бухгалтерскими, т. е. не отражают хозяйственные операции предприятия, однако прямо или косвенно используются в учете. Документооборот в бухгалтерском учете по видам бухгалтерских документов подразделяется на три типа:

· документооборот первичной документации,

· документооборот регистров бухгалтерского учета,

· документооборот бухгалтерской отчетности.

Наиболее важными в бухгалтерском документообороте являются первичные документы - товарные и товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, кассовые приходные и расходные ордера, банковские чеки, платежные поручения и т. п. Ведь именно они фиксируют данные о хозяйственной операции, ее параметрах и содержании. На основании первичных бухгалтерских документов делаются проводки, заносятся записи в бухгалтерские регистры. Их формы в основном унифицированы, однако в Положении об учетной политике предприятие вправе вносить изменения в некоторые типовые формы первичной документации. Графиком документооборота в бухгалтерии устанавливается путь движения по подразделениям предприятия для каждого из первичных документов, а также сроки их нахождения в каждой из точек этого пути. В общих чертах документооборот для всех первичных документов схож:

· накладная, кассовый ордер или другой первичный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции (или по ее завершению, если это допускается законодательством). Документ подписывается уполномоченными лицами, при необходимости заверяется печатью. Графиком бухгалтерского документооборота может быть предусмотрено составление 2-3 и более экземпляров одного документа. В таком случае график регламентирует, какой экземпляр какому подразделению отправляется.

· Один из экземпляров документа передается в бухгалтерию и проверяется бухгалтером на правильность и полноту заполнения обязательных реквизитов, отсутствие несанкционированных исправлений, полноту и правомочность визирования и т. п.

· После этого первичный документ обрабатывается бухгалтерской службой. В этот этапдокументооборота в бухгалтерии может входить так называемая таксировка, т. е. начисление по количественным данным из документа денежных сумм, например, заработной платы работников на основе табеля учета рабочего времени. Кроме этого бухгалтерия проставляет корреспонденцию счетов (проводки) на документе, а также может сгруппировать несколько однородных первичных документов для составления одного сводного.

· Далее данные документа (или сводного документа) заносятся в регистры бухгалтерского учета.

· После этого документ оформляется на хранение предусмотренным образом, или же передается в архив.

· Документооборот в бухгалтерском учете завершается передачей первичных документов на бессрочное или длительное хранение в муниципальные или государственные архивы или же уничтожением. Это зависит от типа документа. Например, табели учета рабочего времени, ведомости по заработной плате относятся к документации длительного хранения.

Роль регистров учета в документообороте в бухгалтерии

Если предприятие небольшое и количество первичных документов, обрабатываемых бухгалтерией ежемесячно, не превышает нескольких десятков, можно было бы обойтись и без регистров учета. Однако даже на малых предприятиях они существенно упрощают работу бухгалтера, позволяя систематизировать, группировать информацию. Впоследствии такая организация бухгалтерского документооборота серьезно ускоряет составление отчетности всех видов и позволяет снизить количество ошибок и неточностей. Для крупных же организаций эффективный учет без регистров бухгалтерского учета невозможен.

Типовые формы учетных регистров устанавливаются и рекомендуются Минфином. Также предприятие вправе применять в качестве бухгалтерских налоговые учетные регистры, такой метод закрепляется в учетной политике предприятия.

Документооборот в бухгалтерском учете в части регистров учета обычно несколько более сокращен, чем движение первичных документов. Так, большинство регистров учета при создании визируется, помимо руководителя, только работниками бухгалтерии. Также регистры практически не покидают бухгалтерию: создаются, проверяются и обрабатываются здесь же. Если предприятие содержит крупную бухгалтерскую службу, то в таком случае отдельные регистры учета могут передаваться из отдела в отдел внутри самой бухгалтерии, для визирования или внесения данных.

Бухгалтерская отчетность

Но самым коротким в системе документооборота в бухгалтерии является путь отчетности. Чаще всего она составляется главным бухгалтером, отправляется на подпись руководителю, возвращается обратно, и, если это предусмотрено законодательством, по одному экземпляру отчетности направляется в государственные контролирующие органы. Здесь особенно важно соблюдение сроков графика документооборота, поскольку предоставление бухгалтерской отчетности в контролирующие органы с опозданием влечет наложение штрафов на предприятие.

Размещено на Allbest.ru