Теоретичні основи автоматизації бухгалтерського обліку у сучасних умовах

На перший погляд складається враження, що технічні питання взагалі ніяк не пов'язані з бухгалтерським обліком. Однак, дане судження є дещо помилковим, оскільки, впроваджуючи комп'ютеризовану систему бухгалтерського обліку, необхідно враховувати не лише тенденції та рівень розвитку інформаційних систем, а й рівень розвитку технічних засобів, що має тенденцію до постійної зміни.

Наступним етапом впровадження комп'ютеризованої системи бухгалтерського обліку на підприємстві є впровадження, налаштування та удосконалення системи.

Після того, як визначено цілі комп'ютеризації, її масштаб та порядок, поставлено завдання, обрано та придбано програмний продукт, а також обрано необхідні технічні засоби, можна приступати безпосередньо до процесу впровадження, який є досить складним та трудомістким, і в більшості випадків, потребує більших фінансових витрат, ніж саме придбання програмного продукту.

Далі перед керівництвом підприємства постає питання чи проводити комп'ютеризацію власними силами або на замовлення у спеціалізованих фірмах. На перший погляд здається, що підприємство у більшості випадків обере налаштування власними силами. Однак, це лише на перший погляд, оскільки, прийнявши таке рішення, підприємство одразу зіштовхнеться з такими проблемами, як:

- відсутність спеціалістів з програмування та питань бухгалтерського обліку;

- відсутність достатнього досвіду з питань комп'ютеризації;

- відсутність часу на впровадження, так як бухгалтерська служба повинна виконувати свою поточну роботу, яка, зазвичай, займає весь робочий час.

Існує можливість уникнення даних проблем, але це можливо лише на малих підприємствах. На великих підприємствах, в яких кількість облікового персоналу перевищує чотири особи, спроба провести комп'ютеризацію власними силами є недоцільною. Тому у більшості випадків впровадження системи здійснюється сторонніми організаціями, що в свою чергу потребує значних додаткових фінансових витрат.

Після налаштування системи розпочинається останній та один з найголовніших етапів, від ефективності проведення якого буде залежати результат функціонування бухгалтерської системи - етап навчання персоналу.

Працювати з програмою “в режимі реального часу” повинен вміти кожен бухгалтер, тобто, за необхідності, вводити потрібні дані до програми та одразу ж отримувати первинний або звітний документ.

Після того, як створено проект комп'ютерної системи бухгалтерського обліку, необхідною умовою його успішного впровадження є вдалий підбір працівників та їх підготовка до роботи в інформаційній системі. Підготовка персоналу може проводитися силами розробників системи (лекції, семінари, практичні заняття) або за допомогою спеціальних курсів підвищення кваліфікації. Під час такого навчання кожен працівник має не тільки зрозуміти зміни у своїх посадових обов'язках, але й навчитися роботі з комп'ютерною технікою. Таке навчання може передбачати також опанування типових, найпоширеніших програмних засобів.

Дослідивши основні етапи впровадження інформаційної системи обліку на підприємствах, ми дійшли висновку, що приймати рішення про комп'ютеризацію лише на підставі суб'єктивних поглядів керівництва - безглуздо, оскільки в такому випадку комп'ютеризація буде неефективною.

Слід відмітити, що в процесі прийняття рішення про комп'ютеризацію бухгалтерського обліку, слід звернути увагу ще й на такий момент як підхід до створення комп'ютерної системи обліку, що має два можливі варіанти:

- впровадження системи, що буде адаптована до організаційної структури, тобто з її збереженням;

- впровадження системи шляхом раціоналізації організаційної структури.

У першому випадку, інформаційна система, що впроваджується, буде пристосовуватися до організаційної структури, в результаті чого відбудеться лише локальна модернізація методів роботи. В другому випадку організаційна структура підприємства проходить процес раціоналізації, тобто стара структура модернізується таким чином, щоб отримати найбільший ефект від впровадження даної інформаційної системи.

При цьому слід враховувати основні принципи створення та впровадження комп'ютерної системи бухгалтерського обліку (рис. 2).

Економічна доцільність Системний підхід Гнучкість Універсальність

Принципи створення та впровадження комп'ютерної інформаційної системи бухгалтерського обліку

Рис. 3. Основні принципи створення та впровадження комп'ютерної системи бухгалтерського обліку

Процес комп'ютеризації вимагає певних фінансових витрат в середньостроковому або довгостроковому періоді. Не варто економити на ньому, інакше це може призвести ще до більших ускладнень.

Тому впровадженню повинно передувати економічне обґрунтування доцільності впровадження комп'ютерної системи бухгалтерського обліку. Це означає, що необхідно визначити ефективність використання комп'ютерних технологій.

В даний час на підприємствах різної величини при виборі систем комп'ютеризації та її глибини досить часто постає питання про доцільність та ефект від цієї комп'ютеризації.

В даний час ще не всі підприємства можуть дозволити собі дійсно належні рішення комп'ютеризації системи бухгалтерського обліку. Зрозуміло, що дефіцит висококласних фахівців на ринку інформаційних технологій викликає зростання цін на послуги комп'ютеризації, що, безумовно, створює певний дискомфорт у потенційних клієнтів ІТ-послуг при виборі системи комп'ютеризації бухгалтерського обліку та повноти її впровадження.

Зрозуміло, що вдале впровадження комп'ютеризованої системи бухгалтерського обліку прискорює інформаційні потоки в декілька, а іноді, і в десятки разів. Звичайно, вартість інформації важко оцінити в натуральному виразі, тому іноді важко підрахувати ефект від комп'ютеризації бухгалтерського обліку. Але саме повнота, своєчасність та достовірність отриманої інформації дозволяє ухвалювати правильні та ефективні рішення на різних рівнях підприємства. Адже зрозуміло, що при здійсненні господарської діяльності ціна помилки буває досить високою.

Крім того, обґрунтування економічної ефективності комп'ютеризації бухгалтерського обліку дозволяє:

- встановити основні економічно ефективні напрями комп'ютеризації бухгалтерського обліку з окремих управлінських робіт;

- виявити можливий розмір річного економічного ефекту, який забезпечиться комп'ютеризацією бухгалтерського обліку на конкретному підприємстві;

- визначити припустимий обсяг капітальних вкладень у систему комп'ютеризованого керування на тому або іншому підприємстві;

- розрахувати термін окупності витрат на комп'ютеризацію та порівняти його з встановленими нормативами у відповідній галузі;

- виявити необхідність і доцільність витрат на створення і впровадження комп'ютеризованої системи бухгалтерського обліку на кожному об'єкті;

- вибрати найбільш економічно ефективний варіант комп'ютеризації в цілому

- визначити послідовність проведення робіт з комп'ютеризації бухгалтерського обліку;

- порівняти економічну ефективність комп'ютеризації бухгалтерського обліку з ефективністю інших заходів щодо нової техніки.

Створення комп'ютеризованого бухгалтерського обліку вимагає одночасних витрат на розробку і впровадження комп'ютеризованої системи, а також поточних витрат на функціонування системи.

Одночасні витрати на розробку і впровадження системи обліку включають: попередні витрати, капітальні витрати на придбання (виготовлення), транспортування, монтаж та налагодження обчислювальної техніки, периферійних пристроїв, засобів зв'язку, допоміжного устаткування, оргтехніки тощо.

Ефективність комп'ютеризовано системи бухгалтерського обліку визначають порівнянням результатів від функціонування даної системи та витрат усіх видів ресурсів, необхідних для її створення та розвитку.

Зазначимо, що заходи щодо розвитку бухгалтерського обліку мають на меті покращення методичного та організаційного стану зазначеної системи як складової загального процесу управління. При цьому ефективність заходів з удосконалення може бути виражена як в економічних, так і в якісних показниках. Економічні показники отриманих результатів характеризують зменшення обсягу трудових, часових і грошових витрат. Якісні показники відображають ступінь поліпшення методології, організації, техніки бухгалтерського обліку. Найбільш повна характеристика ефективності заходів щодо розвитку бухгалтерського обліку досягається в результаті комплексного розгляду досягнутих результатів.

3. Преваги застосування комп'ютерних форм бухгалтерського обліку

Автоматизація і введення інформаційних систем бухгалтерського обліку на підприємстві і підготовка фінансової звітності в податкові органи в умовах перехідної економіки України є однієї з найбільш важливих задач.

Чи можуть допомогти бухгалтеру інформаційні системи? Безумовно, комп'ютерна програма не замінить грамотного бухгалтера, але дозволить заощадити його час і сили за рахунок автоматизації рутинних операцій, знайти арифметичні помилки в обліку і звітності, оцінити поточне фінансове становище підприємства і його перспективи.

В наш час без комп'ютерної техніки та програмного забезпечення не може діяти навіть найменше підприємство. Проблема оцінки можливостей та впровадження інформаційних систем бухгалтерського обліку на сьогодні залишається досить актуальною, оскільки з їх впровадженням праця стає більш творчою, спрямованою на організацію та вдосконалення обліку [1].

Керівнику українського підприємства сьогодні приходиться приймати рішення в умовах невизначеності і ризику, що змушує його постійно тримати під контролем різні аспекти фінансово - господарської діяльності. Ця діяльність відбита у великій кількості документів, що містять різнорідну інформацію. Грамотно оброблена і систематизована вона є деякою мірою гарантією ефективного управління виробництвом. Навпроти, відсутність достовірних даних може привести до невірного управлінського рішення і, як наслідок, до серйозних збитків [4].

Ефективність роботи бухгалтера, аналітика та управління на підприємстві суттєво підвищується завдяки засобам інформатизації та автоматизації документообігу, які дозволяють оперативно накопичувати відповідні бази даних про наслідки господарської діяльності та використовувати їх для формування, редагування і друку вихідних документів, квартальних і річних звітів, а також надавати інформаційні послуги відповідним організаціям, системі управління щодо ефективності роботи, підвищувати ефективність праці аудиторів, ревізорів.

Найбільша кількість помилок в обліку при паперовій технології виникає на етапі перенесення даних з одного регістру в іншій, а також при складанні різноманітних довідок і звітів. При автоматизованому обліку ведеться тільки один обліковий регістр, всі інші формуються автоматично на його базі, тому ризик помилки при перенесенні даних між регістрами знижується до нуля [5].

Автоматизована форма бухгалтерського обліку ґрунтується на комплексному використанні швидкодіючих ЕОМ, які забезпечують автоматизований процес збирання, реєстрації й опрацювання облікової інформації, необхідної для контролю й управління. Порядок опрацювання первинної документації на ЕОМ визначається системою програмного забезпечення, яка керує цим процесом. Дані первинних документів накопичуються у запам'ятовуючому пристрої ЕОМ. Первинна інформація вводиться у комп'ютерну систему програмістом або самим бухгалтером, який здійснює візуальний і машинний контроль, веде діалог, виправляє помилки, опрацьовує за допомогою комп'ютера інформацію; за допомогою друкуючого пристрою отримує відповідні машинограми (документів, регістрів синтетичного й аналітичного обліку, оборотних і сальдових відомостей, балансу та інших форм звітності).

Створення та використання комп'ютерної системи бухгалтерського обліку сприяє не тільки прискоренню процесу обробки інформації на підприємствах, але й суттєвому покращенню його організації. Такі можливості зумовлені тим, що комп'ютерний спосіб обробки інформації вимагає формального та чіткого опису облікових процедур у вигляді алгоритмів, що призводить до впорядкування порядку виконання обов'язків працівників бухгалтерської служби. Впровадження інформаційної системи дозволяє переходити на нові методи управління, на якісно новий рівень менеджменту і ведення бухгалтерського обліку та є стратегічно важливим для будь-якого підприємства [2].

Позитивний результат впровадження інформаційної системи на підприємстві, яким може бути:

· впорядкування бухгалтерського обліку;

· збільшення кількості інформації, що надходить з даних бухгалтерського обліку;

· зниження кількості бухгалтерських помилок; підвищення оперативності обліку.

· Таким чином до переваг, які отримує підприємство від впровадження облікових систем можна віднести:

· економію оборотних засобів;

· зниження виробничого браку;

· скорочення витрат на адміністративно-управлінський апарат;

· зростання ефективності виробничих потужностей;

· зниження транспортних витрат;

· зниження страхових запасів на складах;

· зменшення витрат часу на здійснення господарських операцій [1].

В даний час існує широкий вибір різних інформаційних систем бухгалтерського обліку. Не слід поділяти їх на погані і гарні, сильні слабкі. Усі вони гарні і їхні можливості знаходять практичне застосування на підприємствах різного розміру, профілю і роду діяльності. При автоматизації варто вибрати необхідну ІСБО, виходячи з задач і наявних ресурсів.

При використанні інформаційних систем бухгалтерського обліку важливо не просто перевести всю паперову роботу на комп'ютер. Важливо, щоб це збільшило ефективність роботи бухгалтерії і поліпшило контроль над фінансово-господарською діяльністю підприємства, що у свою чергу збільшить ефективність управління підприємством, і, як наслідок, ефективність його роботи.

4. Аналіз найбільш поширених в Україні інформаційних систем автоматизації бухгалтерського обліку

бухгалтерський облік комп'ютерний автоматизація

В епоху розвитку комп'ютерної техніки програмне забезпечення щодо автоматизації процесу обліку розвивалося за двома окремими напрямками: програми електронних таблиць (Excel) та електронні бази даних (Access) і безпосередньо спеціалізовані комп'ютерні комплекси для ведення бухгалтерського обліку. Використання комп'ютерно-інформаційної техніки для автоматизації обліку на підприємствах має свої недоліки та переваги. До основного недоліку (особливо для невеликих підприємств) можна віднести високу вартість комп'ютерної техніки та програмного забезпечення. Підприємство з невеликими обсягами діяльності не завжди може дозволити собі такі затрати. Слід відмітити, що головною перевагою комп'ютерних програм є те, що значно зменшується час на обробку облікової інформації працівниками бухгалтерії, також скорочується кількість помилок при формуванні документів та зведених облікових регістрів, і необхідна інформація отримується в короткі терміни. На початку двохтисячних років, досить поширеним варіантом вирішення проблеми автоматизації облікового процесу в господарствах було використання електронних таблиць Microsoft Excel. Електронна таблиця - це досить проста у застосуванні комп'ютерна програма, основним призначенням якої є обробка цифрових даних. Робота в Excel не вимагає від бухгалтера спеціальної підготовки у сфері програмування. В таблицю можна внести різноманітну інформацію: дату і час, текст, числа, формули, малюнки та графіки. За допомогою різноманітних функцій, вся введена інформація в табличну програму може бути відповідним чином оброблена, а саме: проведення розрахунків з використанням спеціальних функцій і формул; отримання вибіркових даних; побудову діаграм і графіків; аналіз статистичних даних. Властивості програми Excel допомагають також формувати і бухгалтерські документи. Однак основним недоліком Excel є те, що вона не складає бухгалтерських проведень по господарських операціях, а також формування форм звітності в друкованому варіанті є значно складнішим і довготривалішим, ніж у тій же 1 С: Бухгалтерії, де все здійснюється за короткий проміжок часу. З розвитком інформаційних технологій, на сьогоднішній день на ринку комп'ютерних бухгалтерських програм найбільшою популярністю користуються наступні системні комплекси:

«1С: Бухгалтерія 8 для України» - являється лідером серед інформаційних технологій на ринку комп'ютеризації облікового процесу;

Система «Парус» - комплексний модуль для автоматизації обліку на малих, середніх та великих підприємствах;

«БЕСТ-ЗВІТ ПЛЮС» - автоматизація облікової роботи з бухгалтерською та звітною документацією відповідного зразка;

«GrossBee XXI» - призначена для комплексної автоматизації торгових і виробничих підприємств;

«Проект X-DOOR» - автоматизація процесів роботи підприємства: бухгалтерський, складський облік і торгівля.

«M.E.Doc IS» - це програмний продукт, який допомагає в роботі з документами різних форм, типів та призначення. Розглянемо детальніше вищезгадані комп'ютерні програми для автоматизації облікового процесу.

«Парус-Бухгалтерія» - досить проста у використанні, але повнофункціональна програмна система, яка дає можливість комп'ютеризувати обліковий процес в підприємствах малого, середнього та великого бізнесу. Програма вміщує в собі великий спектр різноманітних функцій, до основних можна віднести: облік каси та банку; облік господарських операцій; облік основних засобів, облік матеріальних цінностей та багато інших.

Програмний продукт «БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС» застосовується для автоматизації облікових процесів, також формується первинна і зведена документація. Цей комплекс відповідає за організацію електронного документообігу у господарствах незалежно від форм власності та джерел фінансування, а також надає можливість подавати форми звітності контролюючим органам у електронній формі.

Система «GrossBee XXI» в більшості конфігурацій призначена для автоматизації обліку на сучасних торгівельно-промислових підприємствах. Дане програмне забезпечення являється повнофункціональною інформаційною системою і безперечно задовольняє вимоги більшості споживачів без додаткових налаштувань. В той же час, завдяки своїй комплексній побудові, вона може слугувати базою для створення різноманітних галузевих підсистем.

M.E.Doc IS» - це система електронного документообігу, яка представляє собою комп'ютерну програму, що допомагає працівнику облікового апарату у роботі з усіма типами документів в електронному вигляді: рахунками, договорами, актами, податковими накладними, звітами та іншими бухгалтерськими документами.

X-DOOR - програма побудована по модульному принципу і складається з програми-платформи (X-DOOR або RTX-DOOR) і ряду незалежних модулів-додатків, які призначені для вирішення конкретних прикладних задач.

За кількістю реалізації та безперечним лідером за популярністю, на сьогоднішній час, є програмне забезпечення корпорації «1С», яка завоювала ринок інформаційних систем завдяки своєму продукту під брендом «1С: Бухгалтерія». Дана фірма розробила базову і професійну форми цього програмного комплексу, а також їхні різні варіанти та модифікації. Після установки модульної програми «1С: Бухгалтерія» на комп'ютер, почати працювати з нею можна практично відразу, навіть без попереднього ознайомлення з інструкцією. Самому середньо-підготовленому в комп'ютерному відношенні бухгалтеру цілком під силу освоєння базових можливостей програми.

Враховуючи вищезазначене, можна стверджувати, що, інформаційні програмні комплекси стали основною складовою системи ведення облікового процесу на підприємстві без яких неможливо уявити сучасну бухгалтерію. Інформаційно-програмне забезпечення таке ж важливе для бухгалтерського обліку підприємства як організація облікового процесу, наявність висококваліфікованих працівників, система документообігу та ін. Чітко налагоджені та найбільш доцільно підібрані програмні комплекси для автоматизації бухгалтерського обліку забезпечують найвищу ефективність управління підприємством в цілому та організацію облікового процесу зокрема. Застосування комп'ютерно-інформаційних технологій в процесі ведення бухгалтерському обліку забезпечує його достовірність, чіткість та оперативність. Це дає змогу проконтролювати в будь-який момент часу стан розрахунків, активів та зобов'язань. Отже, господарюючим суб'єктам необхідно визначитися з вибором комп'ютерної програми, що зможе забезпечити необхідні вимоги до потреб обліку підприємства і поряд з тим не потребувало великих фінансових затрат на його придбання, а також не вимагало від бухгалтера особливих навичок програмування. На нашу думку, найбільш ефективним у вирішення проблеми автоматизації облікового процесу буде використання програми «1С: Бухгалтерія», адже вона забезпечує найбільше можливостей для ведення обліку в підприємствах різних типів.

Размещено на Allbest.ru