Учет денежных средств в бюджетной организации

Как ранее было сказано в п. 1.1.2, Управление является самостоятельным юридическим лицом, осуществляющим свою деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации и Положением о Пенсионном фонде Российской Федерации, утвержденным постановлением Верховного Совета Российской Федерации, утвержденным постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 27 декабря 1991г. 2122-1, Бюджетным Кодексом Российской Федерации от 12.08.1998 г. В своей деятельности, ГУ - УПФ РФ в Ульяновском районе, подчиняется Областному Пенсионному фонду Российской Федерации в г.Ульяновске. Управление обеспечивает целевой расход и аккумуляцию страховых взносов, а так же финансирование расходов на выплату государственных пенсий и пособий, на финансирование и материально - техническое обеспечение текущей деятельности Управления, на другие мероприятия, связанные с деятельностью Управления.

Бухгалтерский учет в ГУ - УПФ РФ в Ульяновском районе осуществляется по журнальной форме бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией. Проверенные и принятые к учету первичные учетные документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются раздельными журналами по операциям за счет бюджетных средств, полученных за счет внебюджетных источников, которым присваивают следующие постоянные номера:

- журнал операций №1 - накопительная ведомость по кассовым операциям;

- журнал операций № 2- накопительная ведомость по движению средств;

- журнал операций № 4 - накопительная ведомость по расчетам с прочими дебиторами кредиторами;

- журнал операций № 6 - накопительная ведомость по заработной плате;

- журнал операций № 3 - накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами;

- журнал операций № 7 - накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств.

Весь финансовый бухгалтерский учет в Управлении ведется автоматизировано, используя программу «1-С Предприятие». Это в свою очередь облегчает работу бухгалтера, своевременно ведется обработка всех первичных документов: авансовых отчетов по хозяйственным расходам, командировочным, почтовым, представительским по конкретному материально ответственному лицу или работнику Управления.

Разноска по кассе тоже производится в каждый кассовый день. При оформлении и учете кассовых операций ГУ - УПФ РФ в Ульяновском районе руководствуется порядком ведения кассовых операций, установленным Центральным Банком РФ. Все приходные и расходные ордера выписываются автоматизировано, а не в ручную как было раньше. В приходных и расходных ордерах КО - 1 (0310001) и КО -2 (0310002), указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Приходные и расходные ордера регистрируются работником бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных ордеров ф КО -3. (0310003) до передачи их на исполнение в кассе .

Журналы операций подписываются главным бухгалтером или заместителем. Затем все журналы операций по истечению месяца вместе с документами подобранными в хронологическом порядке подшиваются. Если документов не так много, то можно подшивать и за 3 месяца сразу. На обложке делается запись соответствующего периода отчета. Все документы хранятся в течение пяти лет в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. По истечении сроков дела в установленном порядке уничтожаются.

Государственное учреждение - Управление Пенсионного Фонда РФ в Ульяновском районе обязано хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Обслуживается Управление в ОСБ 8588 г.Ульяновска, там производит расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке или применяем форму наличных расчетов, эти правила установлены Банком в соответствии с законодательством Российской Федерации. Для осуществления расчетов наличными деньгами.

Управление имеет кассу и ведет кассовую книгу по установленной форме. Правила хранения поступления и расходования наличных денег определен «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным постановлением Совета Директоров Банка России от 04. 10.93 г. за № 18. Так как в Управлении автоматизированный бухгалтерский учет то ведение кассовых операций обеспечено соблюдением установленных правил ведения кассовой книги. Книга прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной (мастичной) печатью, все заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера по квартально.

Записи в кассовую книгу производятся сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу.

Прием наличных денег

В Управлении осуществляется прием наличных денежных средств с использованием приходный кассовых ордеров. В приходном ордере указывается фамилия, если это работник вносит в кассу наличными, и статья по которой происходит возмещение расходов. Проставляется сумма прописью и дата приема наличных денег. Сам ордер вместе с отрывной квитанцией подписывается главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным, ставится гербовая печать, и подписывается кассиром. Все данные в приходном ордере должны арифметически соответствовать сумме разнесенной в кассовую книгу. Отрывную квитанцию отдают работнику Управления, а от приходного ордера из Банка по чеку прикладывают с расшифровкой к банковской выписке.

Наличные денежные средства в кассу с расчетного счета получают по чековой книжке. Она выдается по мере использования Банком клиенту. Заполняется заявление на разрешение получения чековой книжки, оно подписывается Начальником Управления и главным бухгалтером. Использованные чековые книжки хранятся в сейфе у кассира сложенные в хронологическом порядке по годам и месяцам в течение пяти лет. Средства поступившие в кассу Управления, учитываются на активном счете 201 «Касса» на субсчете 201.04 согласно Плану счетов для бухгалтерского учета в бюджетных организациях. По дебету отражаются суммы денег, поступивших в кассу Управления, по кредиту - выданная сумма денег. Ежедневно кассиром делается запись в Журнал операций №1 .

Наличные деньги, полученные предприятиями, расходуются на цели, указанные в чеке. В кассе ведется учетная книга по аналитическому учету денежных средств, в которой кассир расписывает подробно на какие цели получены денежные средства и на какие израсходованы. Это в свою очередь контролирует, чтобы не было перелимита и удобно для самого кассира так как он сам контролирует расход и сальдо на конец кассового дня. В конце квартала остатка по кассе не должно быть, это правило в Управлении исполняется. Предприятие может иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимита, установленным Банком, по согласованию с Начальником Управления. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются. В кассе Управления установлен денежный лимит 4500 рублей, подтвержденный и разрешенный Банком, в котором обслуживается Управлении . Он рассчитывается таким образом: арифметически складываются все расходы за три месяца и делятся на среднее количество рабочих дней, выводится средний коэффициент, который и является показателем лимита. Все расходы контролирует КРО Министерства Финансов РФ. При необходимости указанные лимиты могут быть пересмотрены.

Чек на получение суммы наличных денежных средств заполняется шариковой ручкой синими чернилами, аккуратно, четко без ошибок. Подписывается чек Начальником и главным бухгалтером либо замами, имеющими право второй подписи. Образцы подписей утверждаются головным подразделением ПФР и только после подтверждения предоставляются в Банк, для сверки подписей на платежных документах. В чеке на обратной стороне заполняется расшифровка суммы указанной на лицевой стороне чека. Это могут быть и командировочные, хозяйственные или другие цели, премии, пособия по больничному листу, заработная плата, аванс и т.д. Затем заполняются графы с указанием документа подтверждающего личность, получающего сумму по чеку.

При поступлении денежных средств в кассу с расчетного счета, производится бухгалтерская запись:

Д- 201.04 К- 201.01

Пример:

Выдача под отчет на ГСМ

Д 105.03.1 Кт 208.22.1 У 212692-13

Кассир Управления обязан сдавать в банк всю денежную наличность, которая поступает от физического лица, тем более, если эти остатки сверх установленных лимитов. Он имеет право только хранить в своей кассе наличные деньги, сверх установленных лимитов для оплаты труда, выплаты пособий по больничному листу не свыше 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке [10,с.14] .

Выдача наличных денежных средств под отчет на хозяйственно - операционные расходы, командировочные, почтовые расходы, представительские происходит на основании приказа или заявки на денежные средства. Оплата заработной платы, отпускных происходит по ведомости, которую составляет расчетчик. Все приходные и расходные ордера регистрируются в книги регистрации ф. ЖО 2

На субсчете 302.01 учитываются расчеты с работниками учреждения, состоящими в списочном составе по всем видам заработной платы, премиям, пособиям по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка, по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, а так же по другим видам начисленного дохода.

Начисление заработной платы и пособий производится один раз в месяц и отражается в учете в последний день месяца.

Документами для начисления заработной платы являются: приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и переведении сотрудников в соответствии с утвержденными штампами и ставками заработной платы, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы , другие документы.

На основании расчетно-платежных ведомостей составляется журнал операций № 6. К журналу должны быть приложены все документы, послужившие основанием для начисления заработной платы (табели, выписки из приказов о начислении, увольнении и т.д.).

Деньги получены с р/с на погашение всех долгов (заработная плата) наличными в кассу делается бухгалтерская запись:

Д- 302.01 «Расчеты по оплате труда»

К- 201.04 «Касса»

Выдаются денежные средства из кассы на оплату больничного листа используется корреспонденция счетов:

Д- 302.13

К -201.04

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира вторые отрывные листы (копий записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Все кассовые операции отражаются в Журнале операций № 1, что позволяет контролировать все движение наличных денежных средств.

Представленный кассовый отчет проверяется бухгалтерией, и на основании его ежедневно производится запись в накопительную ведомость по кассовые операциям и другие регистры бухгалтерского учета. При записи в книгу «Журнал - главная» журнал операций №1 из общей суммы оборотов за месяц исключаются обороты по средствам, полученным в кассу со счетов, открытых в кредитных организациях.

Помимо денег в подотчет кассира могут числятся путевки в дома отдыха, трудовые книжки т.е. бланки строгой отчетности. Учет бланков и путевок ведется на счете 201.05 «Бланки строгой отчетности», «Путевки».

Счет 201.05 «Денежные документы» учитываются различные денежные документы, как-то: оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т. д., оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной пошлины, бланки трудовых книжек и вкладыши к ним.

С целью контроля за сохранностью и использованием денежных средств в Управлении производится внезапная ревизия кассы. Срок проведения ревизии кассы определяется Начальником Управления. Практика показывает, что внезапные проверки целесообразно проводить не реже одного раза в месяц. Ревизию кассы проводит комиссия, назначенная приказом Начальника Управления. Порядок ведения кассовых операций предусматривает проведение внезапных ревизий кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Комиссией составляется акт, в котором фактические остатки кассовой наличности сопоставляются с учетными данными, определяется недостача или излишек денежных средств. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается членами комиссии. Комиссия должна потребовать от кассира письменное объяснение о причинах выявленных недостачи или излишка.

В кассе установлен лимит остатка денежных средств, который подтверждается Банком, в котором обслуживается Управление.

2.2 Учет операций на расчетном счете

Организация и ведение бухгалтерского учета расчетов с прочими дебиторами и кредиторами осуществляется на основании Федерального закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете» № 129 ФЗ от 21.11.96 и в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учете в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, утвержденной приказом Министерства РФ от 26 августа 2004 г. № 70-н.

В процессе исполнения сметы расходов на содержание аппарата отделения производятся расчетные операции, связанные с перечислением средств различным организациям: расчеты за одноразовые поставки товарно-материальных ценностей, за выполнение работы и оказанные услуги, оплачиваемые по счетам платежными поручениями и др.

В соответствии с Положением об организации закупок товаров, работ и услуг для государственных нужд (утверждено Указом Президента РФ от 08.апреля 1997 г. № 305) основным способом закупок продукции для государственных нужд являются открытые конкурсные торги тендер. Но при всей их значимости и важности для обеспечения эффективности расходования бюджетных средств, нельзя не видеть и определенные недостатки этого способа закупок. К их числу в первую очередь можно отнести следующее: длительность процедур проведения конкурсных торгов;

- значительные затраты заказчика по планированию торгов, подготовки конкурсной документации, рассмотрению конкурсных предложений и выявлению победителя;

- существенные затраты участников на подготовку конкурсных предложений, их прямые финансовые затраты, связанные с покупкой конкурсной документации и получением необходимых гарантий, за которые коммерческие банки в России берут достаточно ощутимую плату.

Учет расчетов в Управлении ведется на счете 302.00 «Расчеты с поставщиками, подрядчиками и заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги», и субсчете 302.00 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 302.02 «Расчеты с покупателями и заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги». На субсчете 302.00 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» учитываются расчеты с поставщиками за строительные материалы, конструкции и детали, оборудование для установки и т.п., приобретаемые за счет бюджетных средств, целевых средств и безвозмездных поступлений, расчеты для капитального строительства. По расчетам с поставщиками в дебет счета 302.00 записываются суммы оплаченных счетов за строительные материалы, конструкции, детали при этом кредитуются субсчет 201.01. На стоимость ценностей, полученных от поставщиков на склад, дебетуются субсчета 105.00 или 302.00, если ценности переданы подрядчику, минуя склад, и кредитуются субсчета 302.00. По расчетам с подрядчиками в дебет субсчета 302.00 записываются суммы, перечисленные за выполненные строительно-монтажные работы, и стоимость переданных подрядчику конструкций и деталей, строительных материалов для строительных работ при этом кредитуется субсчет 201.01. На суммы выполненных подрядчиком строительно - монтажных работ производятся записи в дебет субсчета 401.00 и кредита 302.01.

Бюджет Управления на текущий год утверждается Правлением Пенсионного фонда Российской Федерации. Расходы на содержание аппарата Управления в Ульяновском районе входят в состав расходной части бюджета Управления в Ульяновском районе. Бюджетное учреждение, находящееся в введении ПФР и имеет право на получении ассигнований. Все поступившие средства из бюджета аккумулируются на счете 304.00 «Внутриведомственные расчеты по финансированию из бюджета», возникающие в процессе финансирования между главными распорядителями, распорядителями и получателями, находящимися в их ведении, а так же операции по движению финансирования получателя по его смете доходов и расходов.

В дебете субсчета 304.00 записываются:

– у главного распорядителя, распорядителя объемы распределенного финансирования;

– у получателя - суммы расходов, произведенных за год, а также суммы выявленных недостач при невозможности взыскания в установленном порядке и другие списания, принятые за счет учреждения, отзыв финансирования;

В кредит субсчета 304.00 записываются:

– у главного распорядителя, распорядителя - суммы расходов, произведенных за год учреждениями, находящимися в их ведении, на основании представленной отчетности, отзыв финансирования по учреждениям, находящимся в их ведении;

– у получателей, а также у главного распорядителя, как получателя - финансирование его расходов, суммы других операций, увеличивающих финансирование.

При составлении сводного баланса остатки по субсчету 304.00 в активе баланса главного распорядителя, распорядителя и по этим субсчетам в пассиве баланса учреждения, находящихся в их введении, взаимно исключаются.

Согласно Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.12.1999г. 107-н, Положения об Отделении ПФР от 08.02.1991г. 1; Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 27.07.1998 г. 34-н; Федеральному Закону РФ от 21.1.1996 г. 129 - ФЗ «О бухгалтерском учете»; Бюджетный Кодекс РФ от 12.08.1998 г., которыми руководствуется Отделение.

«Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» подразделяется на следующие субсчета:

209.00 «Расчеты по недостачам»

303.04 «Налог на добавленную стоимость»

302.07 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»

На субсчете 302.07 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» учитываются расчеты с прочими дебиторами и кредиторами, включая расчеты с поставщиками за поставленные товары и предоставленные услуги.

Аналитический учет расчетов по субсчету 302.07 ведется в накопительной ведомости по расчетам с прочими дебиторами и кредиторами (журнал операций №4),в которой для каждого дебитора или кредитора отражается операцией в течении месяца.

Записи в ней формируются по каждому документу в следующем порядке. В начале каждого месяца из накопительной ведомости за прошлый месяц по каждому дебитору и кредитору записываются данные счетов, по которым не получены материальные ценности или не оказанные услуги.

По мере оплаты счета поставщика на основании платежного поручения производятся по каждому дебитору или кредитору.

По мере оплаты счета поставщика на основании платежного поручения производятся по каждому дебитору или кредитору. На суммы авансов, перечисленных в соответствии с договорами, производятся записи. На суммы полученных материальных ценностей и оказанных услуг производится запись в кредит счета 302.07 по той же строке, по которой значится задолженность, и в дебет соответствующих счетов граф. По окончании месяца подсчитываются итоги записываются в книгу «Журнал - главная».

По каждой позиции выводятся остатки на конец месяца. Учет расчетов с прочими дебиторами и кредиторами может вестись на карточках .

Деньги перечислены с расчетного счета за оказанные услуги. Произведена покупка, производится бухгалтерская запись:

Д-302.00

К -201.01

Товар оприходован на склад и установлен :

Д - 105.05

К - 302.00

На получение товарно-материальных ценностей выдается работнику отделения доверенность типовой формы №М -2а .

Выдача доверенности лицам, не работающим в данном управление, не допускается. Неиспользованная доверенность должна быть возвращена в бухгалтерию на следующий день после истечения срока действия доверенности делается отметка в Журнале учета выданных доверенностей.

По окончанию месяца подсчитываются итоги и данные записываются в книгу «Журнал - главная» в графу «Сумма по ордеру».

Все операции с расчетным счетом отражаются в банковской выписке на следующий день после проведения операции . Расчеты с поставщиками могут производиться, как за безналичный расчет так и по наличному расчету. В Управление поступает счет на оплату, он визируется Начальником, затем платежным поручением со счета перечисляются денежные средства с указанной суммой на расчетный счет поставщика. После зачисления суммы поставщик присылает товар и документ счет - фактуру, где указано наименование товара и его количество, сумма за единицу. На основании этого платежного документа поступление товара приходуется на склад и уже по назначению отписывается со склада.

Для учета расчетов по вносам во все внебюджетные и бюджетные фонды используются субсчета:

303.02,303.06 «Расчеты с Фондом социального страхования Российской Федерации»

303.02 «Расчеты с Фондом обязательного медицинского страхования Российской Федерации»

303.02 «Расчеты по страховым взносам с Пенсионным фондам Российской Федерации»

Начисление суммы в Фонды относятся в дебет тех счетов, на которые отнесена начисленная оплата труда, и в кредит счетов 303.02. При этом составляют следующую бухгалтерскую запись:

- дебет счета 401.01 «Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия»

Часть сумм, начисленных в Фонд социального страхования и в Пенсионный фонд, используется организацией для работника, соответствующих пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, пособий на ребенка и детей и др. Согласно Главы 24 «Единый социальный налог» (взнос) Налогового кодекса Российской Федерации (часть вторая), зачисляемый в государственные внебюджетные фонды - Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования РФ и фонды обязательного медицинского страхования Российской Федерации. УПФ РФ в Ульяновском районе производит отчисление во внебюджетные фонды ЕСН -26,2% (ПФР - 20,0%, ФСС РФ - 2,9 %, ФОМС - 1,1 %, ФОМС Терр. фонд 2,0 % с з/ п) Налог с физических лиц - 13%, Несчастный случай - 0,2%. (рисунок 2)



Рисунок 2 -Структура налоговых платежей по ЕСН

Оплата производится по безналичному расчету используя р/с финансирования расходов по смете на содержание аппарата платежными документами.

Начисление работникам организации указанных пособий оформляют следующей записью:

- дебет субсчетов 302.13;

- кредит счета 302.01 «Расчеты с работниками и служащими».

Остальную часть сумм отчислений по социальному страхованию перечисляют в Фонд социального страхования, отчислений в Пенсионный фонд - в указанный фонд, а отчисления в фонды медицинского страхования - в соответствующие фонды.

Перечисления оформляют следующей записью:

- дебет субсчета 303.02;

- кредит счета учет денежных средств 302.01.

2.3 Учет расчетов с подотчетными лицами

Согласно «Порядку распределения расходов по соответствующим предметным статьям и подстатьям экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации» расходы бюджетов и расходы за счет внебюджетных источников классифицируются как текущие и капитальные расходы, а так же расходы, связанные с предоставлением (погашением) бюджетных кредитов (бюджетных ссуд).

Суммы, выданные в подотчет относятся расходы на: приобретение горюче- смазочных материалов (бензина, масел и т. д.).

Также относятся расходы на приобретение: мебели, инвентаря, жалюзи, столово - кухонной посуды, инструментов, и т.д., оборудования и приборов, включая расходы по их установке и наладке; средств индивидуальной защиты органов дыхания и кожи, огнетушителей; расходы на приобретение запасных частей ко всем видам транспорта, оборудования, механизмов, приборов, устройств, аппаратов, средств связи, вычислительной и организационной техники. Канцелярские товары, письменные принадлежности, бумага для факсов, ксероксов, принтеров, бумага на печатные работы, бланков учетной политики и отчетной документации: книг, карточек, формуляров, специальных папок, коробок для хранения архивного материала, дискет, картриджей, тонера, медикаментов, прочих расходных материалов. Средства бытовой химии, предметов и средств личной гигиены. Расходы на оплату: изготовления печатей; брошюровки и переплета документов.

А также подотчетные суммы относятся расходы на служебные командировки, при перемещении работников (оплата проезда, суточных, квартирных, подъемных), командировочные выплаты работникам, подъемные пособия и суточные при перемещении по службе.

Расходы на служебные командировки включают в себя:

Расходы по оплате командировок внутри страны и за границу в соответствии с законодательством РФ (расходы жилого помещения, оплата проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, оплата услуг по предварительной продаже проездных документов (комиссионный сбор), суточные, возмещение расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями, оплата страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорт)

На сессии, съезды, совещания, конференции, на проезд с научной целью; на производственные командировки сотрудников научно-исследовательских учреждений, связанные с испытанием машин, приборов, расходы по оформлению заграничных паспортов и других виз документов при следовании в загранкомандировки.

«Оплата услуг связи» На данную статью расходов относятся расходы учреждений и организаций, финансируемых по смете доходов и расходов, по оплате:

за предоставление в пользование телефонных и телеграфных каналов связи, каналов передачи данных информации); аренды технических средств телефонной, документальной связи(телеграфной, передачи данных и телепатических служб),соединительных , специальных и прямых линий связи; сотовой, ИНТЕРНЕТ, а так же абонентская плата за пользование; междугородняя связь, предоставление доступа к телефонной сети (установка служебных телефонов) и установка других средств связи; местное соединение; телефаксов, телеграмм; пересылку почтовых отправлений, фельдъегерской и специальной связи, почтовых переводов денежных средств; почтовые ящики; радиограммы; радиоточки.

«Представительские расходы», это расходы входящие в состав «Прочие текущие расходы». На данную подстатью относятся расходы по оплате договоров на вневедомственную охрану; организация проведения мероприятий в рамках Государственной программы; ликвидация стихийных бедствий; оплата рекламы; страхование жизни и имущества; расходы на организацию временных выставок по искусству; оплата за обучение на курсах по повышению квалификации.

При расчете с подотчетными лицами Отделение пользуется указаниями по отдельным вопросам бухгалтерского учета, предусмотренные планом работы от 1998 г., где говорится о том, что расчеты с подотчетными лицами ведутся в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, утвержденной приказом Министерства финансов РФ от 26.08.04 г. № 70н.

Работникам Управления могут выдать из кассы наличные деньги (авансы) под отчет на хозяйственные, горюче-смазочные расходы, представительские, почтовые расходы. Управление выдает наличные деньги под отчет в размерах и сроки, определяемые Начальником по согласованию с банком, осуществляющим его кассовое обслуживание. При этом следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской федерации, утвержденным указанным выше Письмом Банка России по Ульяновской обл. г. Ульяновска.

Активный счет 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами» учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам на оплату таких расходов, которые не могут быть произведены путем наличных расчетов.

Приказом определяется состав материально ответственных лиц и только этим, работающим в Управлении лицам, выдаются денежные средства под отчет на почтовые расходы, хозяйственные, представительские, ГСМ.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению Начальника Управления на основании письменного заявления работника с указанием назначения аванса (на командировочные, хозяйственно - операционные, представительские нужды). На заявлении, о выдаче сумм под отчет, проставляется код бюджетной классификации, на который должен быть отнесен расход, На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется код экономической классификации расходов бюджетов бюджетной классификации Российской Федерации, на который должен быть отнесен расход, и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Сумма аванса, выдаваемая под отчет, определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.

Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет ф. 286 с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете .

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. О результатах проверке авансового отчета делается запись с указанием суммы, подлежащей утверждению. Авансовый отчет утверждает Начальник Управления. Обязательно погасить штампом «Погашено».

Лица, получившие наличные деньги под отчет, в соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Центробанка России от 22 10.1993 № 40 , обязан не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию Отделения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача новых авансов подотчетному лицу может быть произведена при условии погашения ранее выданного аванса.

Если подотчетное лицо не предоставляет в бухгалтерию учреждения в установленный срок авансовый отчет или не возвращает неизрасходованные деньги, то Управляющий имеет право удержать эту задолженность из заработной платы лица, получившего деньги под отчет[12,с.159].

Наиболее существенной частью подотчетных сумм являются расходы по командировкам. Письмо Министерства финансов Российской Федерации от 27 мая 1996 г. №48 с 1 июня 1996 г. Установлены следующие нормы возмещения расходов, связанных с командировкой работников организаций, расположенных на территории Российской Федерации:

- оплата найма жилого помещения - по фактическим расходам, подтвержденным соответствующим документам, но не более 800 руб. в сутки, а при отсутствии подтверждающих расходы документов - в размере 12 руб. в сутки;

- оплата суточных - 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных организаций на пользование соответствующим транспортом).

Начальник Управления разрешает, в порядке исключения, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных ном. Следует при этом иметь ввиду, что командировочные расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, включаются в доход работников, подлежащий обложению подоходным налогом с физических лиц.

На суммы, выданные подотчетным лицам, дебетуется субсчет 208.00 и кредитуется субсчет 201.04.

На израсходованные суммы аванса и возвращенные остатки подотчетных сумм производятся записи в кредит субсчета 208.00 и дебет соответствующих субсчетов счетов 105.00,106.00,401.00.

Кредитовые остатки по субсчету 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами» показываются в пассиве баланса по статье «Расчеты с прочими кредиторами».

Работнику Управления по заявке выданы в под отчет денежные средства на командировочные расходы используется корреспонденция счетов:

Д- 208.00

К -201.04

Остатки денежных средств по командировочным расходам возвращаются в кассу, а затем восстанавливаются на расчетный счет Управления, производится бухгалтерская запись :

Д - 201.04

К - 208.00

Д-201.04

К - 208.00

Эти операции отражаются в Журнале операций № 3 «Расчет с подотчетными лицами». Остатки по субсчету 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами» показываются в книге «Журнал - главная» в балансе исполнения сметы расходов развернуто: дебетовые - в активе под наименованием «Расчеты с прочими дебиторами», а кредиторы - в пассиве под наименованием «Расчеты с прочими кредиторами». Расчеты с дебиторами к концу года должны быть закончены. Суммы дебиторской задолженности должны быть полностью взысканы, кредиторская задолженность должна быть погашена.

Таким же образом происходит выдача под отчет денежных средств и на другие нужды - это хозяйственные расходы, представительские, горюче смазочные материалы.

Денежные средства наличными по ведомости выданы под отчет водителям на горюче смазочные материалы, водители получили денежные средства каждый по заявленной сумме, производится бухгалтерская запись:

Д 208.00

К 201.04

Субсчет 208.14 - горюче смазочные материалы, денежные средства получены из кассы под отчет 201.04 (Касса), по составленной ведомости производится выплата каждому материально ответственному лицу (водителю) на определенный срок, бухгалтеру в конце рабочей недели представляются путевые листы, авансовые отчеты. Водители не имеют право получать денежные средства вновь, если не отчитались по полученным ранее денежным средствам.

На хозяйственные нужды материально ответственное лицо получает денежные средства из кассы после заполнения заявки. Эту заявку визирует Начальник Управления, бухгалтер пишет остаток (если имеется не отчитанных денег) и только после этого кассир заказывает деньги в банк. Если подотчетное лицо купило материальные ценности на рынке, у населения, то основанием для отчета может служить акт (справка), составленный по произвольной форме. В акте (справке) излагается и цена, и количество товара. В акте необходимо также указать паспортные данные продавца, государственный номерной знак автомобиля и другие данные, которые бы позволили работникам налоговой службы проверить достоверность предъявления документа. Акт утверждается руководителем учреждения.

Денежные средства выданы в подотчет на хозяйственные нужды , материально ответственное лицо получил на хозяйственные нужды наличными из кассы денежные средства:

Д 208.00

К 201.04

Если денежные средства освоены не полностью, то подотчетное лицо при составлении авансового отчета арифметически показывает остаток и вносит его в кассу, отчитался с остатком денежных средств, в этом случае производится бухгалтерская запись:

Д 201.04

К 208.00

В кассу (201.04) возвращены не полностью истраченные денежные средства с подотчетного лица (208.00)

Затем кассир по Инструкции обязан возвратить неиспользованные денежные средства в Банк заполняя «Объявление», кассир сдает деньги из кассы в банк, в этом случае делается бухгалтерская запись:

Д 201.01

К 201.04

На расчетный счет(201.04) восстановлены денежные расходы из кассы (201.04).

Денежные средства выданы из кассы под отчет на почтовые расходы, производится бухгалтерская запись:

Д 208.00

К 201.04

На суммы фактических расходов, произведенных подотчетными лицами согласно утвержденным авансовым отчетам, составляется проводка:

- дебет 401.00 «Расходы по бюджету на содержание учреждении и другие мероприятия» или соответствующего счета 208.00

- кредит счета 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами»

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждому подотчетному лицу, сумме выданного аванса и суммам произведенным расходов, а также неиспользованным авансам в журнале операций №3 - накопительных ведомостях по расчетам с подотчетными лицами. Как уже выше было сказано в нашем Управлении обработка ведется автоматически и это помогает оперативно обрабатывать оборотные ведомости по каждому подотчетному лицу. Сотруднику Управления присваивается постоянный код - очередной порядковый номер по Управлению. Затем после внесения данных с авансового отчета по итогам формируется журнал операций №3 и происходит сверка фактических и кассовых расходов.

3. Аудит и ревизия денежных средств в бюджетных организациях

3.1 Виды и формы контроля в организациях

В условиях рыночной экономики функция контроля становится ведущей в государственном управлении. Получив широкую хозяйственную самостоятельность, решая вопрос об источниках привлечения финансовых ресурсов и распределении получаемого дохода, хозяйствующие субъекты несут ответственность за законность своей деятельности и достоверное отражение своих финансовых результатов в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Государство и его контрольные органы, осуществляя контроль за деятельностью хозяйствующих субъектов, обеспечивают защиту своих граждан от незаконных действий предпринимателей, менеджеров; государство гарантирует сохранность собственности граждан и исполнение обязательств, которые принимают собственники в отношении наемных работников, и хозяйствующие субъекты а отношении государства и друг друга [3,c.255].

Контроль может носить правовой, административный характер; большое значение имеет технический, экономический и общехозяйственный контроль. Особое место в системе контрольных функций занимает финансовый контроль.

Чтобы понять сущность финансового контроля, необходимо выделить характерные признаки составляющих его элементов, которые позволяли бы установить его индивидуальность и определить роль и место среди иных близких понятий.

Термин «контроль» в научной и практической деятельности употребляется достаточно часто. Многие исследователи проблем социального управления и права обращаются к вопросам организации и проведения контроля, в той или иной мере освещая цели, задачи, функции, механизм контроля, сферы компетенции контрольных органов.

Контроль определяют по-разному: как средство, фактор, форму, элемент, функцию, вид деятельности, систему, обратную связь, условие, регулятор, гарант, явление, институт, метод, правомочие, атрибут и т. д.

Специалисты по теории управления, выделяя три стадии управленческой деятельности (проектирование и определение цели; организация выполнения принятого решения; контроль исполнения), трактуют контроль как особую стадию цикла управления. Е. А. Кочерин отмечает, что взгляд на контроль как на завершающий этап управленческой деятельности, позволяющий сопоставить достигнутые результаты с запланированными, является прочно установившейся точкой зрения в научной литературе [22,с.9].

Некоторые ученые характеризуют контроль как самостоятельный процесс. Так, Н. П. Ефимова считает, что в широком смысле контроль- это процесс, обеспечивающий функционирование объекта в соответствии с принятыми управленческими решениями, направленными на успешное достижение поставленных целей. Н. Д. Погосян определяет контроль как совокупность регулярных и непрерывных процессов, посредством которых их участники в легитимной форме обеспечивают эффективное функционирование государственного сектора, а также деятельность иных хозяйствующих субъектов независимо от форм собственности.

Финансовой контроль - это проверка специально уполномоченными органами соблюдения участниками финансовых, денежных, кредитных, валютных операций требований законодательства норм и правил, установленных государством и собственниками. Соответственно государственный финансовой контроль - это финансовый контроль, осуществляемый государственными органами или от имени государства в целях обеспечения единой государственной финансовой политики и финансовых интересов государства и его граждан. Общие принципы финансового контроля: законность, независимость, гласность.

Основным функциональным назначением финансового контроля, осуществляемого в интересах общества, является контроль за исполнением бюджета, поскольку последний представляет собой форму образования и расходования общественных средств для обеспечения деятельности органов власти по проведению в стране единой финансовой, кредитной и денежной политики, защите финансовых интересов Российской Федерации.

Бюджетная система Российской Федерации состоит из бюджетов разных форм собственности. Так, федеральный бюджет и бюджеты субъектов Российской Федерации представляют собой государственную собственность.

В связи с разделением бюджетов по формам собственности финансовый контроль за их исполнением подразделяется на государственный контроль, осуществляемый как в масштабе Российской Федерации, так и в каждом субъекте Российской Федерации, и муниципальный финансовый контроль, проводимый на уровне местного самоуправления [23,с.109].

В Российской Федерации сущность государственного и муниципального контроля законодательно не определена. Содержание и вопросы организации государственного финансового контроля в Российской Федерации раскрыты в Указе Президента РФ от 25 июля 1996 г. № 1095 «О мерах по обеспечению государственного финансового контроля в Российской Федерации». Согласно этому документу в Российской Федерации государственный контроль включает в себя контроль, за исполнением федерального бюджета и бюджетных внебюджетных фондов, организацией денежного обращения, использованием кредитных ресурсов, состоянием государственного внутреннего и внешнего долга, государственных резервов, предоставлением финансовых и налоговых льгот и преимущества. Все это представляет собой перечень основных задач государственного финансового контроля, что, безусловно, недостаточно для раскрытия его сущности.

Таким образом, государственный контроль - это контроль который реализует права государства законными путями защиты своих финансовых интересов и финансовых интересов своих граждан через систему законодательных, организационных, административных и правоохранительных мер.

Государственный контроль в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации разграничением функций и полномочий возлагается на Счетную палату Российской Федерации, Центральный банк РФ, Главное контрольное управление Президента РФ, Министерство финансов РФ и его структурные подразделения(Главное управление федерального казначейства, Департамент государственного финансового контроля и аудита и их территориальные органы), Министерство по налогам и сборам Российской Федерации, Государственный таможенный комитет РФ, Федеральную службу России по валютному и экспортному контролю.

В 2000 г. Министерство финансов Российской Федерации утвердило Инструкцию о проведении ревизии и проверки контрольно- ревизионными органами Министерства Федерации, в которой уточнены понятия, цель и задачи ревизионных проверок, порядок проведения ревизией, их оформления и реализации результатов ревизий.

Государственный и муниципальный финансовый контроль подразделяется на внутренний и внешний.

Внешний финансовый контроль осуществляют специальные органы, созданные и действующие независимо от исполнительной власти.

Внутренний финансовый контроль осуществляют органы исполнительной власти, создаваемые самой исполнительной властью. К нему можно отнести и ведомственный контроль, проводимый контрольно- ревизионными отделами министерств и ведомств в подведомственных организациях и учреждениях с целью проверки расходования бюджетных средств, выделенных по подведомственному признаку бюджетной классификации, а также использования различных видов финансовой помощи из бюджета.

Понятия проверки и ревизии приведены в Инструкции «О порядке проведения ревизии и проверки контрольно - ревизионными органами Министерства финансов Российской Федерации», утвержденной приказам Минфина России от 14 апреля 2000 г. № 42н.

Согласно этому документу проверка заключается в единичном контрольном действии или исследовании состояния дел на определенном участке деятельности проверяемой организации. Под проверкой может пониматься и мероприятие, заключающееся в сборе и оценке информации, касающейся предметов контроля.

Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера и иных лиц, для которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами установлена ответственность за их осуществление.

Анализ предполагает изучение хозяйственных процессов объектов контроля во взаимосвязи, взаимозависимости и взаимообусловленности, социально-экономической эффективности и конечных финансовых результатов деятельности этих объектов, складывающихся под воздействием объективных и субъективных фактов, получающих отражение через систему экономической информации.

Независимый финансовый контроль осуществляется независимыми аудиторами и аудиторскими фирмами.

Он обеспечивает наличие достоверной информации, тем самым позволяет повысить эффективность функционирования рынка капитала и дает возможность оценить и прогнозировать последствия различных экономических решений, это закреплено в Федеральном законе 07 августа 2001 г. №119-ФЗ «Об аудиторской деятельности». Целью аудиторской проверки является выражение мнения аудируемых лиц и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству российской Федерации.

Общность задач, методов контроля, источников информации и как следствие - способов и приемов контроля свидетельствует о преемственности методических подходов к его организации.

Рисунок 3 - Классификация финансового контроля

3.2 Планирование и осуществление ревизии и аудита

Ревизия основана на специальных методах и приемах выявления отрицательных и обобщения положительных сторон деятельности операции.

При ревизии изучают только уже совершенные хозяйственные операции на базе зафиксированной информации.

Суть ревизии - проверка (путем применения специальных знаний) по документированной учетно - экономической информации ряда вопросов, контролируемых в обязательном порядке руководством, собственниками хозяйствующего субъекта или вышестоящими органом.

Задачи ревизии:

· проверка сохранности имущества и эффективности его использования в хозяйственной деятельности организации;

· выявление злоупотреблений, условий их возникновения и разработка мероприятий по предупреждению злоупотреблений;

· проверка исполнительской дирекции и оценка эффективности деятельности управленческого персонала организации;

· исследование системы внутреннего контроля, выявление ее узких мест и повышение эффективности ее функционирования.

Правили проведения ревизии:

1.Внезапность. Ревизор должен применять неожиданные для контролируемых лиц средства и способы проверки их действий. Важнейшим условием достижения внезапности ревизии является неразглашения этапов ее подготовки и начала. Как например проверка кассы в нашем Отделении.

2. Активность. Ревизор должен проявлять инициативу в поиске приемов и средств проверки, высокую оперативность в работе, соблюдать сроки проверки. Медлительность в ревизии в ряде случаев позволяет скрыть нарушения (оформить недостающие документы, завести и вывезти ценности, оприходовать неучтенное и т.д.) Однако не нужно проявлять опрометчивость и делать поспешные выводы (сообщать непроверенные данные следствию, непродуманно отстранять от работы должностных лиц и пр.).

3. Непрерывность. Ревизоры не могут уйти из проверяемой организации на несколько дней. Начатые ревизионные действия должны вестись активно и непрерывно до полного объяснения обнаруженных фактов, возмещения выявленного ущерба, привлечения виновных к ответственности, т.е. до выполнения намеченных в программе ревизий заданий.

4.Обоснованность. Вскрытые факты и выводы ревизии должны документально обоснованы, что предполагает дополнительную проверку любого факта, приводимого заинтересованными лицами в свое оправдание. Нельзя говорить об обоснованности ревизии, если игнорируются просьбы заинтересованных лиц о выполнении каких - либо ревизионных действий, в результате которых могут быть установлены важные обстоятельства, в частности, данные, оправдывающие заинтересованных лиц. Необъективность и связанная с ней односторонность ревизии приводят к тому, что отдельные нарушения так и остаются до конца не выясненными. Несоблюдение правила обоснованности является причиной повторных и дополнительных ревизий, бухгалтерских экспертиз, возврата материалов ревизии следственными органами.

5. Гласность. О проведении ревизии следует широко оповещать. Ревизоры с момента начала ревизии устанавливают контакт с работниками всех структурных подразделений организации. Объявляют контакт с работниками всех структурных подразделений организации, объявляют о месте и времени приема лиц, желающих переговорить по вопросам, относящимся к ревизии. Первоначально результаты ревизии обсуждаются с руководством обревизованной организации, затем о них информируют непосредственно заказчика данной работы (собственника, руководство вышестоящей организации). Правило гласности ревизии способствует устранению любой ошибки, допущенной ревизующими, и ориентирует их на объективную оценку материалов.

В Управлении проводятся внезапные ревизии кассы. Проводят ее лица назначенные и утвержденные приказом. Она обычно проходит в течении каждого месяца. После ревизии составляется акт, в котором отмечаются все излишки или недостача ели таковая обнаружена. Подписывается акт ревизии всеми членами ревизии и самим кассиром.

Также ревизия может быть из Банка. Уполномоченный, кредитного отдела ГРКЦ ГУ Банка России по Ульяновской обл. г. Ульяновска, в котором Управление обслуживается, проводит плановую ревизию, полученных и потраченных денежных средств Управлением. Уполномоченный при ревизии пользуется журналом операций №1, а также проверяется кассовая дисциплина в течении прошедших трех месяцев.

Участники ревизионной группы (контролер - ревизор), исходя из программы ревизии определяют необходимость и возможность применения тех или иных ревизионных действий, приемов и способов получения информации, аналитических процедур, объема выборки данных из проверяемой совокупности, обеспечивающего надежную возможность сбора требуемых сведений и доказательств[28,с.15].

Результаты ревизии оформляются актом, который подписывается руководителем ревизионной группы (контролером - ревизором), а при необходимости и членами ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) ревизуемой организации.

Один экземпляр оформленного акта ревизии, подписанного руководителем ревизионной группы (контролером - ревизором), вручается руководителю ревизуемой организации или лицу, им уполномоченному, под роспись в получении с указанием даты получения.

По просьбе руководителя и (или) главного бухгалтера (бухгалтера) ревизуемой организации по согласованию с руководителем ревизионной группы (контролером - ревизором) может быть установлен срок до 5 рабочих дней, отведенный для ознакомления с актом ревизии и его подписания.