Номенклатура дел техникума на 2014 год разработана в марте, сроком на 5 лет.

После оформления и утверждения номенклатуры дел, структурные подразделения получают выписки или копии из документа, номенклатура дел находится в общем доступе в электронной форме для практического применения в работе.

2.3 Анализ номенклатуры дел техникума за 2009 и 2014 г.г.

В 2014 году составлена номенклатура дел в соответствии с Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

Проведем анализ номенклатуры дел 2009 года и вновь составленной по двум разделам 01 «Администрация» и 02 «Учебная часть».

В результате мы видим, что в настоящий момент поменялись названия дел в связи с приведением организационно-правой формы техникума в соответствие с федеральным законом от 08.05.2010 г. № 83-ФЗ .

В 2014 году появились новые документы, ранее не входившие в номенклатуру, так как была установлена программа 1С: Колледж.

Из номенклатуры дел за 2009 год были исключены несколько документов, такие как:

- книги регистрации приказов по личному составу студентов очного и заочного отделения. В 2014 году объединены в книгу регистрации приказов по личному составу;

- годовые планы работы предметных комиссий. В 2014 году объединены в папку годовые планы;

- годовые отчёты ГОУСПО об учебно - методической работе. В 2014 году объединены в папку годовые отчеты техникума;

- личные дела студентов очного и заочного отделения. В 2014 году переименованы в личные дела студентов.

В итоге номенклатура дел в анализируемых разделах 01. Администрация и 02. Учебная работа уменьшилась в 2014 году на одно дело.

Проведя анализ, было выявлено, что номенклатура дел за 2009 год была оформлена некорректно, она не соответствует общему образцу формы номенклатуры дел.

В форме отсутствует:

- Третья графа «Количество дел (тома, части);

- Нет строк, указывающих на структурные подразделения;

Отсутствуют следующие реквизиты:

- Наименование организации;

- Гриф утверждения документа;

- Дата документа и регистрационный номер

- наименование вида документа;

- Подпись ответственного за делопроизводство и архив;

Также отсутствуют:

- «Итоговые сведения переданы в ведомственный архив».

- Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в организации;

- Список сокращений;

- Оглавление.

Номенклатура дел 2014 года также не соответствует общим нормам и требованиям.

В заголовке отсутствуют:

- дата документа и регистрационный номер;

- гриф утверждения документа;

- наименование вида документа;

- место составления или издания документа.

В конце формы таблицы отсутствуют реквизиты:

Слева реквизиты техникума:

- гриф согласования;

- протокол ЭК «Исовский геологоразведочный техникум»;

Справа реквизиты МБОУ НГО «Архив»:

- гриф согласовано;

- протокол ЭПК МБОУ НГО «Архив».

Заключение

Таким образом, можно сделать следующие выводы. Номенклатура дел - это утверждённый систематизированный перечень дел заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, на сколько качественно она составлена, зависит оперативность работы с документами и их сохранность. Её наличие в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Она пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае изменения функции и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с первого января нового календарного года.

В течение года в утверждённую номенклатуру дел вносятся изменения.

Проведя анализ, было выявлено, что номенклатура дел за 2009 год была оформлена некорректно, она не соответствует общему образцу формы номенклатуры дел.

Выявленные недостатки. Отсутствуют следующие реквизиты:

- Третья графа «Количество дел (тома, части);

- Отсутствуют строки, указывающие на структурные подразделения;

- Наименование организации;

- наименование вида документа;

- Гриф утверждения документа;

- Дата документа и регистрационный номер;

- Подпись ответственного за делопроизводство и архив;

а также :

- «Итоговые сведения переданы в ведомственный архив»;

- Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в организации;

- Список сокращений;

- Оглавление.

Номенклатура дел 2014 года составлена с нарушениями, не соответствует общим нормам и требованиям. Оформление номенклатуры дел 2014 года также не соответствует общим нормам и требованиям.

В заголовке отсутствуют:

- дата документа и регистрационный номер;

- место составления или издания документа.

В конце формы таблицы отсутствуют реквизиты:

Слева реквизиты техникума:

- гриф согласования;

- протокол ЭК «Исовский геологоразведочный техникум»;

- дата документа и регистрационный номер.

Справа реквизиты МБОУ НГО «Архив»:

- гриф согласования;

- протокол ЭПК МБОУ НГО «Архив».

Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2003.

2. Делопроизводство для секретаря: разработка, учет и хранение учебной документации: практ. пособие/ Е.П. Смирнова. 2 - е изд., испр. - М.: Издательство «Омега - Л», 2010. - 152 с. табл. - (Секретарское дело).

3. Делопроизводство - М.: А - Приор, 2010. - 176 с.

4. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учеб. пособие для сред. проф. образования/Лариса Михайловна Вялова. - М.: Издательский центр «Академия», 2003. - 176 с.

5. Документационное обеспечение управления: учебик для студ. Учреждений сред. проф. образования/Л.А. Румынина. - 6 - е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2008. - 224 с.

6. Номенклатурная документация общеобразовательного учреждения: Канцелярия; Учебно - воспитательная работа; Кадры/Автор - составитель Г. Л. Фриш. - М.: УЦ «Перспектива», 2001. - 192 с.

7. «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно - технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения»

Информационные источники:

8. http://referat.znate.ru/text/index-34062.html?page=10: История делопроизводства в СССР учебное пособие Митяев К.

9.http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/oformlenie-dokumentov/prikazy-po-osnovnoi-deyatelnosti.html

Размещено на Allbest.ru