Особенности бухгалтерского учета и контроля за материальными запасами РГУ "Кожласолинский психоневрологический дом-интернат"

- денежные и материальные взносы учредителя;

- доходы, полученные от реализации работ и услуг, а также от других видов хозяйственной деятельности;

- доходы от ценных бумаг;

- кредиты банков и других кредитов;

- капитальные вложения и дотации из бюджетов;

- доходы от использования нематериальных активов, в том числе прав на использование земельных участков, природных ресурсов, патентов, лицензий, ноу-хау, программных продуктов, монопольных прав привилегий, включая лицензии на определенные виды деятельности, торговых марок и товарных знаков, а также финансовых инвестиций в ценные бумаги других предприятий и организаций;

- иные источники, не запрещенные законодательными актами Российской Федерации.

Учреждение владеет, пользуется и распоряжается закрепленным за ним в оперативном управлении имуществом в соответствии с его назначением, уставом, законодательством Российской Федерации и Республики Марий Эл.

Имущество учреждения, приобретенное за счет доходов
от разрешенной предпринимательской деятельности, полученное без
привлечения для этих целей государственного имущества, поступает
в самостоятельное распоряжение учреждения и учитывается на отдельном балансе.

Учреждение не вправе отчуждать закрепленное за ним в оперативном управлении недвижимое имущество, сдавать его в аренду, отдавать в залог, вносить в качестве вклада в уставной (складочный) капитал или иным способом распоряжаться этим имуществом.

При осуществлении права оперативного управления имуществом, учреждение обязано:

- эффективно использовать имущество;

- обеспечивать сохранность и использование имущества строго по целевому назначению;

- не допускать ухудшения технического состояния имущества; данное требование не распространяется на ухудшения, связанные с нормативным износом имущества в процессе эксплуатации;

- осуществлять капитальный и текущий ремонт имущества;

- начислять амортизационные отчисления на изнашиваемую часть имущества.

Имущество учреждения, закрепленное за ним в оперативном управлении, может быть изъято как полностью, так и частично исключительно в следующих случаях:

- при принятии решения о ликвидации;

- при реорганизации предприятия.

Изъятие и отчуждение имущества производится по решению Правительства Республики Марий Эл или Министерства имущества Марий Эл.

Контроль за использованием по назначению и сохранностью имущества, закрепленного за учреждением на праве оперативного управления, осуществляет соответствующий комитет по управлению государственным имуществом в установленном законодательством порядке.

Учреждение строит свои отношения с другими учреждениями, предприятиями, организациями и гражданами во всех сферах деятельности на основе соглашений, договоров.

Учреждение для достижения своих целей имеет право:

- заниматься предпринимательской деятельностью, незапрещенной законодательством и соответствующей целям деятельности, которая предусмотрена уставом;

- привлекать для осуществления своей деятельности на экономически выгодной договорной основе другие учреждения, организации, предприятия и физических лиц;

- приобретать и арендовать при осуществлении хозяйственной деятельности основные и оборотные средства за счет имеющихся у него финансовых ресурсов, временной финансовой помощи и получаемых для этих целей ссуд и кредитов;

- создавать обособленные подразделения (филиалы, представительства) с правом открытия текущего счета, действующие на основании Положении, утверждаемых учредителем. Обособленные подразделения наделяются имуществом, учитываемом на отдельном балансе Учреждения.

Учреждение обязано:

- представлять в орган управления необходимую сметно-финансовую документацию в полном объеме утвержденных форм и по всем видам деятельности:

- согласовывать с отраслевым органом управления структуру Учреждения;

- обеспечивать своих работников безопасными условиями труда;

- обеспечить передачу на государственное хранение документов, имеющих научно-историческое значение, в архивные фонды в соответствии с согласованным перечнем документов;

- обеспечить учет и сохранность документов по личному составу, военный учет и бронирование военнообязанных, а также своевременную их передачу на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридических лиц;

- осуществлять оперативный бухгалтерский учет результатов производственной, хозяйственной и иной деятельности, вести статистическую и бухгалтерскую отчетность, отчитываться о результатах деятельности в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Контроль за деятельностью учреждения осуществляется органом управления, финансовыми и другими государственными органами в пределах их компетенции и в порядке, установленном действующим законодательством.

Высшим органом управления учреждения является учредитель. К исключительной компетенции учредителя относится решение следующих вопросов:

- изменение устава учреждения;

- определение приоритетных направлений деятельности учреждения, принципов формирования и использования его имущества;

- образование исполнительных органов и досрочное их прекращение.

Высшим должностным лицом Учреждения является его руководитель, назначаемый и освобождаемый отраслевым органом управления.

Руководитель осуществляет текущее руководство деятельностью учреждения и подконтролен отраслевому органу управления.

Руководитель выполняет следующие функции и обязанности по организации и обеспечению деятельности учреждения:

- действует без доверенности от имени Учреждения, представляет его интересы в государственных органах, предприятиях, организациях, учреждениях;

- в пределах, установленных настоящим Уставом и законодательством, распоряжается имуществом Учреждения, заключает договоры, выдает доверенности;

- открывает расчетный и иные счета Учреждения;

- утверждает штатное расписание, структуру и сметы;

- в пределах своей компетенции издает приказы и дает указания, обязательные для всех работников Учреждения;

- ведет учет и бронирование военнообязанных.

Руководитель по согласованию с отраслевым органом управления определяет численность, квалификационный и штатный состав, принимает (назначает) на должность и освобождает от должности работников, заключает с ним трудовые договоры (контракты).

Трудовой коллектив Учреждения составляют все работники, участвующие своим трудом в его деятельности на основе трудового договора (контракта).

Контроль, координацию и практическую помощь учреждения в его деятельности осуществляет Министерство социальной защиты населения и труда Республики Марий Эл.

Учреждение имеет право привлекать работников для работы по совместительству и по гражданско-правовым договорам, самостоятельно определяет порядок найма и увольнения работников, распорядок рабочего дня.

Все работы осуществляются с соблюдением установленных правил и норм по технике безопасности и производственной санитарии. Работники Учреждения подлежат социальному, медицинскому страхованию и социальному обеспечению, для реализации чего Учреждение в установленном порядке производит отчисления в фонд государственного социального страхования и пенсионный фонд.

2.2 Нормативно-правовое обеспечение организации учета материальных запасов. Задачи учета материалов

Основные задачи учета материально-производственных запасов:

- контроль за поступлением в организацию материалов по объему и ассортименту;

- контроль за соблюдением норм производственного потребления и точным распределением по объектам калькулирования для получения достоверных показателей себестоимости продукции и отдельных видов изделий;

- контроль за соблюдением складских запасов установленным нормам, обеспечивающих беспрерывный выпуск продукции

- контроль за сохранностью материально-производственных запасов в местах их хранения и движения;

- правильное и своевременное документальное отражение операций заготовления, поступления, отпуска материалов и расчетов с поставщиками;

- выявление фактических затрат, связанных с заготовлением материально-производственных запасов;

- своевременное выявление ненужных и излишних запасов с целью их возможной продажи или выявления иных возможностей их вовлечения в оборот;

- проведение анализа эффективности запасов.

Для выполнения поставленных задач учета материалов необходимо:

- наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для запасов открытого хранения);

- размещение запасов по секциям складов, а внутри их по отдельным группам и типо-сорторазмерам (в штабелях, стеллажах, на полках и т. д.) таким образом, чтобы была обеспечена возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида запасов следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящихся запасах;

- оснащение мест хранения запасов весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой;

- применение централизованной доставки материалов со складов организации в цеха (подразделения) по согласованным графикам, а на стройках от поставщиков, базисных складов и комплектовочных участков непосредственно на объекты строительства по комплектовочным ведомостям; сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;

- определение перечня центральных (базисных) складов, складов (кладовых), являющихся самостоятельными учетными единицами;

- установление порядка нормирования расхода запасов (разработка и утверждение норм при отпуске материалов в подразделения организации);

- установление порядка формирования учетных цен на запасы и порядка их пересмотра;

- определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и т.д.), за правильное и своевременное оформление этих операций. А также сохранность вверенных им запасов; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером организации;

- определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать разрешения (пропуска) на вывоз запасов со складов и иных мест хранения организации;

- наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов, утвержденного руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компететности (тип или вид операции, по которым данное должное и лицо имеет право принятия решения).

В настоящее время очень важное значение имеет нормативно-правовое обеспечение учета материальных ценностей.

Как известно, в Инструкции № 70н имелись технические несоответствия в части ведения финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений. В связи с этим Минфином России была утверждена новая Инструкция по бюджетному учету, действие которой распространяется на правоотношения, возникшие с 01.01.2006. Приказ Минфина России № 25н был зарегистрирован в Минюсте России 11.04.2006 (регистрационный № 7674).

Данный приказ внес некоторые дополнения в предназначение счета 105 «Материальные запасы» по сравнению с ранее действовавшим приказом Минфина № 70н.

2.3 Синтетический и аналитический учет материальных запасов в республиканском государственном учреждении

К материальным запасам в РГУ «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат» относятся:

- предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости;

- предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с ОКОФ;

- готовая продукция.

Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости (в соответствии с п. 49 Инструкции N 25н). Фактическая стоимость материальных запасов формируется в зависимости от того, каким образом материальный запас оказался на складе учреждения.

В организационно-распорядительном документе, регулирующем работу бухгалтерии учреждения, указан порядок:

- распечатки инвентарных карточек основных средств (ф. 0504031, ф. 0504032) и иных документов по учету основных средств (ф. 0504033 - 0504035);

- присвоения инвентарных номеров;

- нанесения инвентарных номеров на объекты учета;

- учета библиотечного фонда;

- списания объектов основных средств и согласования списания по ветхости и (или) по факту невозможности дальнейшего его использования.

Также самостоятельно определены особенности:

- учета на балансе объектов ОС - вычислительная техника, компьютеры (автоматизированные рабочие места - АРМ) и прочих основных средств относительно комплектности объектов учета;

- аналитического учета по объектам основных средств (наименование, материально-ответственные лица, места хранения, территориальное нахождение объекта с учетом особенностей исчисления и уплаты налога на имущество организаций согласно налоговому законодательству), а также в разрезе группировки видов учета;

- учета имущества казны;

- учета операций, связанных с централизованными поставками и безвозмездной передачей. Особенно эти положения важны для учреждений, имеющих обособленные подразделения.

Фактическую стоимость материальных запасов, приобретаемых за плату в республиканском государственном учреждении формируют:

- суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

- расходы, непосредственно связанные с приобретением материальных запасов.

При этом суммы налога на добавленную стоимость, предъявленные учреждению поставщиками и подрядчиками, не учитываются при условии приобретения, создания (изготовления) материальных активов в рамках деятельности, приносящей доход, облагаемой налогом на добавленную стоимость.

Фактическую стоимость материальных запасов, изготовленных в доме-интернате, формируют затраты, связанные с созданием, изготовлением этих активов (в соответствии с п. 51 Инструкции N 25н).

Фактическую стоимость материалов, полученных безвозмездно или полученных после выбытия имущества, в РГУ определяют исходя из текущей рыночной стоимости, а также сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования. Текущая рыночная цена формируется на дату принятия материальных запасов к бухгалтерскому учету и равна сумме денежных средств, которая могла быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия к бухгалтерскому учету (п. 52 Инструкции N 25н).

Текущая рыночная стоимость определяется в РГУ «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат» на основании:

- мониторинга цен, проведенного комиссией;

- акта дарения (пожертвования) или иного документа, подтверждающего факт безвозмездной передачи имущества, при условии наличия в документе текущей рыночной стоимости объекта.

При безвозмездном поступлении материальных запасов от бюджетных учреждений РФ, а также от государственных и муниципальных организаций оценка материальных запасов осуществляется исходя из фактической стоимости с учетом сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования (в соответствии с п. 52 Инструкции N 25н).

Материальные запасы, стоимость которых согласно договору определяется в условных единицах, отражают в учете в валюте Российской Федерации путем пересчета суммы в иностранной валюте по курсу Центробанка России, действующему на дату принятия запасов к бухгалтерскому учету. Суммовые разницы, возникающие при оплате подобных договоров, включаются в фактическую стоимость материального запаса до принятия его к бюджетному учету.

Формирование фактической стоимости материальных запасов осуществляется на следующих счетах бюджетного учета:

- в случае их приобретения или безвозмездного получения, за исключением централизованной поставки, без дополнительных расходов, связанных с их приобретением (получением) и приведением в состояние, пригодное для использования, - на соответствующих счетах аналитического учета счета 0 105 00 000 "Материальные запасы". Также создаются разрезы номенклатуры объектов учета, материально-ответственных лиц и мест хранения;

- в случае приобретения, создания (изготовления) и безвозмездного получения при условии наличия расходов, связанных с их приобретением (получением) и приведением в состояние, пригодное для использования, - на счете 0 106 04 000 "Изготовление материалов, готовой продукции (работ, услуг)" в разрезе формируемых объектов учета и видов (кодов) затрат по каждому приобретаемому, создаваемому (изготавливаемому) материальному запасу;

- в случае получения в рамках централизованного снабжения - на счете 0 106 04 000 "Изготовление материалов, готовой продукции (работ, услуг)" в разрезе переданных объектов учета и видов (кодов) затрат по каждому получаемому материальному запасу;

- в случае изготовления, в том числе собственными силами учреждения (хозяйственным способом), имущества, учитываемого в составе материальных запасов, а также изготовления готовой продукции - на счете 0 106 04 000 "Изготовление материалов, готовой продукции (работ, услуг)" в разрезе изготавливаемых объектов учета и видов (кодов) затрат по каждому из создаваемых материальных запасов.

Неотфактурованные поставки в РГУ «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат» учитываются в сумме поступивших ценностей, определенной исходя из цены и условий, предусмотренных в договорах.

Аналитический учет вложений в материальные запасы осуществляется в многографной карточке (ф. 0504054). Принятие на учет сформированных по фактической стоимости материальных запасов осуществляется на основании требования-накладной (ф. 0306015), утвержденной по учреждению для отдельных операций согласно разработанным положениям по учету материальных запасов. Аналитический учет материальных запасов ведется с применением материального отчета ответственных лиц и мест хранения.

Учет осуществляется по соответствующим счетам аналитического учета счета 0 105 00 000 "Материальные запасы" в разрезе групп с учетом специфики исполнения соответствующего уровня бюджета бюджетной системы РФ.

Особенности формирования стоимости объектов учета материальных запасов, вытекающих из специфики хозяйствования учреждения, разработаны и утверждены главным бухгалтером по согласованию с руководителем учреждения.

Относительно особенности реализации исполнения бюджетов, напрмер, группы "Прочие материальные запасы", счет 0 105 00 000 "Материальные запасы" подразделяется на дополнительные:

- запасные части;

- хозяйственные материалы;

- горюче-смазочные материалы;

- прочие.

Подобное расширение группировки объектов учета отражается на соответствующих счетах бюджетного учета с расширенным (дополненным) кодом аналитического учета относительно группировки (в соответствии с п. 9 Инструкции N 25н).

Порядок определения стоимости списываемых (выбываемых, в том числе и по внутреннему перемещению) материальных запасов в разрезе учетных групп определен п. 55 Инструкции N 25н, это:

- фактическая стоимость каждой единицы материальных запасов;

- средняя фактическая стоимость.

При этом оценка материальных запасов по средней фактической стоимости производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей фактической стоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающейся соответственно из средней фактической стоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших запасов в течение текущего месяца на дату списания (отпуска).

Новая Инструкция по бюджетному учету внесла ряд изменений в учет материальных запасов. Анализ соответствия положений Инструкций № 70н и № 107н позволил выявить ряд следующих основных отличий в учете бюджетного учреждения:

1. Состав материальных запасов. В новой Инструкции из состава материальных запасов выведен ряд объектов, относящихся к малоценным предметам, которые переведены в состав основных средств. К ним относятся: посуда, мягкий инвентарь и предметы, срок эксплуатации которых свыше 12 месяцев, отраженные в ОКОФ.

2. Критерии отнесения предметов к материальным запасам. В соответствии с Инструкцией N 107н по предметам, срок эксплуатации которых свыше 12 месяцев, применялся стоимостный критерий (50 МРОТ). В новой Инструкции критерием отнесения таких предметов к материальным запасам служит их наличие в ОКОФ.

3. Обобщение и перегруппировка предметов по счетам бухгалтерского учета.

4. Формирование фактической стоимости материальных запасов. Новая Инструкция предусматривает включение транспортных расходов по доставке продуктов питания, медикаментов и пр. в фактическую стоимость запасов.

5. Изменение методологии учета по бухгалтерским счетам операций, связанных с движением материальных запасов.

В соответствии с новой Инструкцией по бюджетному учету N 70н к материальным запасам относятся:

- предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости;

- предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с классификацией ОКОФ (Общероссийский классификатор основных фондов).

Отнесение ряда объектов, используемых свыше 12 месяцев, к материальным запасам вызывает ряд затруднений. В соответствии с Методическими указаниями по внедрению Инструкции по бюджетному учету, утвержденными Приказом Минфина России от 24.02.2005 N 26н (п. 5.8). Если при переносе остатков по нефинансовым активам и принятии к учету новых объектов нефинансовых активов невозможно отнести их к определенным разделам ОКОФ, то эти объекты отражаются в учете на счете 10110000 "Прочие основные средства".

Целесообразно в учетной политике РГУ «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат» необходимо отразить примерный перечень объектов, используемых свыше 12 месяцев, которые относятся к материальным запасам.

Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости. Порядок формирования фактической стоимости материальных запасов в РГУ указан приложении 1.

При формировании фактической стоимости материальных запасов, приобретенных за плату, следует обратить внимание на два аспекта.

1. Налог на добавленную стоимость включается в фактическую стоимость в случае приобретения запасов:

- за счет бюджетных средств;

- за счет целевых средств;

- за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, если эти запасы используются в бюджетной деятельности.

Если запасы приобретены за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, и использованы в этой деятельности, налог на добавленную стоимость отражается на отдельном счете 21001000 "Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам".

2. Расходы по доставке материальных запасов включаются в первоначальную стоимость. В соответствии с прежней Инструкцией эти расходы при приобретении продуктов питания и медикаментов отражались по отдельной статье как непосредственно транспортные расходы. В новой Инструкции такого исключения нет. При доставке различных видов материальных запасов единовременно возникает необходимость распределения таких расходов. В учетной политике рассматриваемого учреждения следует обозначить этот способ. Наименее трудоемким из возможных является способ "пропорционально стоимости доставленных материальных запасов".

Средняя фактическая стоимость при списании запасов определяется следующим образом:

СФС = (Со + Сп) х Кс : (Ко + Кп),

где СФС - средняя фактическая стоимость запасов; Со - стоимость остатка запасов на начало месяца; Сп - стоимость поступивших запасов за месяц; Кс - количество списываемых запасов за месяц; Ко - количество остатка запасов на начало месяца; Кп - количество поступивших запасов за месяц.

Так, в республиканском государственном учреждении «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат» средняя фактическая стоимость продуктов питания (апельсины) в июле 2005 года составила:

СФС = (908 + 13981,80) х 442,2 : (28,72 + 453,50) = (13654,08 руб.)

Для обеспечения нормального хода деятельности учреждения необходимо регулярное и бесперебойное снабжение материальными ценностями.

Материальные ценности на льнокомбинат поступают по следующим каналам:

§ от поставщиков;

§ подотчетных лиц;

§ собственного производства.

Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

Состав материальных запасов по их группам достаточно полно отражен в Инструкции N 70н. Однако ряд утверждений требует конкретизации положениями учетной политики. Дорогостоящие медикаменты всеми учреждениями относятся на счет 10501000 "Медикаменты и перевязочные средства". При этом в учетной политике рассматриваемого учреждения установлен критерий «дороговизны». Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных, учитываются на забалансовом счете 09. Инструкция представила перечень таких ценностей (двигатели, аккумуляторы, шины, покрышки и т.п.), но не закрыла его. Поэтому в учетной политике РГУ «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат» следует определить закрытый перечень ценностей, подлежащих учету на забалансовом счете 09.

При поступлении запасов в республиканском государственном учреждение «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат» в учете оформляются записи:

1. Поступили материальные запасы от поставщика ЗАО «Парус-Плюс» за плату 3.07.06 продукты питания на сумму 26144,14 руб.:

- в части стоимости запасов:

Д 10500340 "Увеличение стоимости материальных запасов" с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета

К 30220730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов" - на сумму 26144,14 руб.;

2. Поступление материальных запасов по договору дарения ООО «Конфрут» на сумму 5600 руб.:

Д 10500340 "Увеличение стоимости материальных запасов".

К 40101180 "Прочие доходы" - на сумму 5600 руб.

3. Приобретение материальных запасов - бензина подотчетным лицом Белковым Николаем Борисовичем на сумму 354,90 руб.:

Д 10500340 "Увеличение стоимости материальных запасов" с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета.

К 20814660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов" - на сумму 354,90 руб.

4. Оприходование материалов, полученных от ликвидации транспортного средства ВАЗ 2107 на сумму 16700 руб.:

Д 10500340 "Увеличение стоимости материальных запасов" с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета.

К 40101172 "Доходы от реализации активов" - на сумму 16700 руб.

5. При оприходовании изготовленных материальных запасов делается следующая бухгалтерская запись:

Д 10500340 "Увеличение стоимости материальных запасов" с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета.

К 10604440 "Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)".

При списании запасов в учете РГУ оформляются следующие записи:

1. Списание израсходованных материальных запасов, а также по результатам инвентаризации списание недостач в пределах норм естественной убыли. Израсходованы медикаменты на сумму 1238 руб.

Д 40101272 "Расходование материальных запасов".

К 10500440 "Уменьшение стоимости материальных запасов" - на сумму 1238 руб.

2. Передача материальных запасов для изготовления:

- основных средств на сумму 5630 руб.:

Д 10601310 "Увеличение капитальных вложений в основные средства",

К 10500440 "Уменьшение стоимости материальных запасов" - на сумму 5630 руб.;

- материальных запасов на сумму 462 руб.:

Д 10604340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"

К 10500440 "Уменьшение стоимости материальных запасов" - на сумму 462 руб.

3.Списание недостачи материальных запасов на сумму 212 руб.:

Д 40101172 "Доходы от реализации активов".

К 10500440 "Уменьшение стоимости материальных запасов" - на сумму 212 руб.

4. Списание материальных запасов, приобретенных за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, использованных в бюджетной в декабре 2005 года на сумму 5730 руб.:

Д 40103000 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов".

К 10500440 "Уменьшение стоимости материальных запасов" - на сумму 5730 руб.

5. Списание запасных частей к транспортным средствам, выданных взамен изношенных на сумму 5280 руб.:

Д 40101272 "Расходование материальных запасов".

К 10505440 "Уменьшение стоимости прочих материальных запасов" - на сумму 5280 руб.

Одновременно эти ценности учитываются на забалансовом счете 09 также на сумму 5280 руб.

В республиканское государственное учреждение в течение месяца от ООО «Фирма «Сувенир» поступали продукты питания вида мука пшеничная в количестве 650 кг на сумму 6 250 руб. (в том числе НДС 953 руб.):

- в количестве 200 кг по цене 9 руб./кг (в том числе НДС 1,37 руб.);

- в количестве 50 кг по цене 9,50 руб./кг (в том числе НДС 1,45 руб.);

- в количестве 400 кг по цене 9,94 руб./кг (в том числе НДС 1,52 руб.). Оплата за продукты производилась следующим образом:

- 1000 руб. было оплачено до поступления продуктов в организацию (авансовый платеж);

- 5250 руб. оплачено после поступления продуктов в учреждение.

На начало месяца в учете значился остаток по этому виду продуктов питания в количестве 80 кг на сумму 728 руб.

В течение месяца было израсходовано продуктов этого вида в количестве 670 кг.

В учете оформлены следующие записи.

Продукты питания приобретены и использованы в процессе бюджетной деятельности.

1. Перечисление аванса ООО «Фирма «Сувенир»:

Д 120611560 "Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за приобретение материальных запасов".

К 1304053340 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов" - на сумму 1000 руб.

2. Поступление продуктов питания от поставщиков:

Д 110502340 "Увеличение стоимости продуктов питания".

К 130220730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов" - на сумму 6250 руб.

3. Перечисление средств поставщикам в оплату полученных продуктов питания:

Д 130220830 "Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов".

К 1304053340 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов" - на сумму 6250 руб.

4. Зачет ранее перечисленных авансов:

Д 130220830 "Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов".

К 120611560 "Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за приобретение материальных запасов" - на сумму 1000 руб.

5. Списание израсходованных продуктов питания:

Д 140101272 "Расходование материальных запасов" - на сумму 6404,47 руб.

К 110502440 "Уменьшение стоимости продуктов питания".

Определение стоимости израсходованных продуктов питания:

(728 + 6250) х 670 : (80 + 650) = 6404,47 руб.

Итак, рассмотрены основные аспекты учета материальных запасов в соответствии с новой Инструкцией по бюджетному учету в республиканском государственном учреждении «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат». Однако при организации учета материальных запасов следует особое внимание обратить на складской учет запасов и обоснованность их списания. В целях сохранности бюджетных средств можно рекомендовать учреждениям разработать нормы списания тех материалов, по которым такие нормы отсутствуют на государственном или отраслевом уровне. Их также целесообразно использовать при планировании смет доходов и расходов. В связи с этим целесообразно рассмотреть вопросы, связанные с контролем материальных запасов в рассматриваемом бюджетном учреждении.

3. Организационная модель оценки эффективности процедур внутреннего контроля в области хранения запасов

3.1 Направления внутреннего контроля в области хранения запасов

В сфере бюджетных учреждений действуют все виды и формы контроля, отслеживающие общие черты, характерные для всех проверяемых объектов, и специфику, обусловленную особенностями организационно-правовой формы некоммерческих организаций.

Вместе с тем в настоящее время в литературе не достаточно уделено внимания его методическим аспектам. Проработка методик контроля учета материальных запасов позволяет вскрыть резервы, обнаружить и своевременно предотвратить возможные нарушения, обеспечить тем самым сохранность средств.

В процессе проверки операций с материалами проверяющий решает следующие задачи:

Изучение состава материальных запасов, ознакомление с условиями их хранения;

Подтверждение правильности оценки запасов и отражения операций по их поступлению и использованию (реализации) в учете;

Оценка системы внутреннего контроля за использованием сырья и материалов;

4) Оценка качества проводимых инвентаризаций материальных запасов.

Проверка сохранности и использования товарно-материальных ценностей в учреждении, как правило, начинается со знакомства с работой материального отдела бухгалтерии. Контролеру следует убедиться в наличии оформленных договоров с материально ответственными лицами, журналов регистрации приходно-расходных документов, приказов об утверждении состава инвентаризационных комиссий и порядке проведения инвентаризаций.

Сохранность сырья и материалов зависит от условий хранения, поэтому следующим этапом контроля является проверка состояния складского хозяйства на предприятии. Контролер выясняет число и размещение складских помещений, их емкость, специализацию, наличие условий для хранения ценностей, обеспеченность пожарно-охранной сигнализацией, весоизмерительным оборудованием, тарой и т.д.

После этого целесообразно провести тестирование по специальной анкете и определить, следует ли проводить полную или частичную инвентаризацию материально-производственных запасов, необходимо ли проведение сплошной документальной проверки отдельных направлений движений ценностей или можно ограничиться выборочной проверкой. Выводы делаются на основе изучения систем бухгалтерского учета на предприятии по примерной анкете тестов проверки состояния внутреннего контроля и системы учета материальных ресурсов на предприятии.

Контролер по результатам общего ознакомления с системой учета на предприятии составляет программу проверки операций с материальными запасами. Если у контролера сложилось мнение о неудовлетворительном уровне хранения ценностей на складах учреждения, он может порекомендовать руководству провести выборочную инвентаризацию некоторых групп материалов (дефицитных, дорогостоящих), закрепленных за конкретными материально ответственными лицами. При получении согласия и назначении инвентаризационной комиссии контролер должен составить перечень подлежащих проверке ценностей. Потребовать от заведующего складом (кладовщика) составления отчета по приходу и отпуску материалов на дату начала инвентаризации (один экземпляр отчета передается в бухгалтерию, второй остается у контролера), получить от него расписку об отсутствии неоприходованных и не списанных в расход ценностей. Во время инвентаризации контролер наблюдает за правильным проведением членами инвентаризационной комиссии установленных процедур (пересчетом запасов, их взвешиванием, заполнением инвентаризационных описей и т.д.).

Подписанные контролером, членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию для определения результатов инвентаризации. При обнаружении по некоторым материалам отклонений от учетных данных по ним составляются сличительные ведомости. По всем фактам недостач и излишков материально ответственные лица должны дать письменные объяснения. Если размеры нарушений значительны, то контролер может рекомендовать руководителю провести сплошную инвентаризацию материальных ценностей на предприятии.

Проверяя организацию бухгалтерского учета материальных ресурсов на предприятии, контролер на основе изучения и сопоставления данных первичных расчетно-платежных документов и учетных регистров устанавливает полноту оприходования материальных запасов, правильность их классификации и оценки, обоснованность списания в расход.

Правильность отражения в учете стоимости недостающих (излишних) ценностей, выявленных в ходе инвентаризаций, проверяется контролером путем анализа инвентаризационных описей и сличительных ведомостей, приказов руководителя, бухгалтерских справок, решений судебных органов и т.д. На издержки может быть списана сумма недостач и порчи ценностей только в пределах норм естественной убыли, недостачи сверх норм должны относиться на виновных лиц, а при их отсутствии (или отказе суда во взыскании с них) -- на уменьшение бюджетного финансирования убытки предприятия. Излишки ценностей подлежат оприходованию, а их сумма -- отнесению на увеличение бюджетного финансирования.

Правильность применяемых схем корреспонденции счетов по списанию материально-производственных запасов со склада устанавливается контролером, как правило, путем выборочного контроля записей в учетных регистрах и сопоставления их с данными первичных расходных документов.

Преимущественные направления внутреннего контроля хранения запасов заключаются в следующем:

применяются меры снижающие вероятность потерь, хищений и неэффективного использования запасов;

существуют гарантии, что запасы не могут использоваться или не могут быть перемещены без должного отражения в учете;

обеспечено правильное формирование себестоимости запасов;

в бухгалтерской отчетности имеющиеся запасы отражены в правильной оценке;

достигнуто соответствие учетных остатков, показанных в регистрах аналитического учета, результатам инвентаризации.

Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью запасов являются:

1. наличие должностным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для материалов открытого хранения), проведение надлежащей специализации складов;

2. размещение материалов по секциям складов, а внутри них - по отдельным группам таким образом, чтобы обеспечить возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида материала следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся здесь материале;

3. оснащение мест хранения материалов необходимым весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой, обеспечивая их периодическое переосвидетельствование и клеймение;

4. внедрение централизованной доставки материалов с базисных складов в производственные помещения (цехи) по согласованным графикам;

5. сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;

6. организация, там, где это необходимо и целесообразно, участков централизованного раскроя материалов;

7. установление круга лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально-ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером предприятия;

8. определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия материальных ценностей.

3.2 Оценка состояния внутреннего контроля в РГУ «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат»

Для оценки состояния внутреннего контроля в области хранения запасов необходимо ответить на следующие вопросы, то есть разработаем тест системы внутреннего контроля за материальными запасами в РГУ:

1. Возможны ли хищения и необоснованные потери в рассматриваемом учреждении.

Хищение запасов возможно, лишь в очень редких случаях, так как все склады РГУ охраняются и тем более они оснащены сигнализацией. Потери материальных запасов происходят лишь в пределах норм естественной убыли. Необоснованные потери запасов практически исключены, так как в учреждении налажена система контроля за использованием продуктов питания и медикаментов и материально-ответственными лицами отслеживается движение, а именно остатки, поступление и расходование таких запасов или используются такие материалы, которые не портятся и при правильном условии хранения не теряют своих свойств. Исключение составляют некоторые сыпучие продукты питания, поэтому при проведении инвентаризаций они периодически списывается в пределах норм естественной убыли.

2. Надежны ли помещения, в которых хранятся материальные запасы?

Склады, на которых хранятся запасы надежны. Они оснащены необходимым оборудованием, холодильниками для портящихся продуктов и материально-ответственные лица поддерживают соответствующий температурный режим, необходимый для конкретного вида материальных запасов. Также склады, предназначенные для хранения запасов, оборудованы сигнализацией и находятся под контролем материально-ответственных лиц, поэтому хищение практически исключено.

3. Могут ли использоваться запасы без должного отражения в учете?

Запасы могут быть использованы без должного отражения в учетных регистрах, так как это бюджетное учреждение, и контроль за соблюдение отражения в учете ложится на материально-ответственных лиц.

4. Проверка наличия должностным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для материалов открытого хранения), проведение надлежащей специализации складов.

Относительно данного пункта можно отметить, что склад, предназначенный для хранения материальных запасов оборудован, но специально приспособленных площадок для материалов открытого хранения в рассматриваемом учреждении нет. Это связано с тем, что в РГУ редко поступают вышеназванные материалы, но в случае поступления таковых, контроль за ними затрудняется.

5. Размещены ли материалы по секциям складов, а внутри них - по отдельным группам таким образом, чтобы обеспечить возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия.

На складе, предназначенном для хранения материальных запасов учреждения, в местах хранения каждого отдельного вида материала прикреплен ярлык с указанием данных о находящемся здесь материале, что облегчает работу кладовщика и повышает степень контроля за материальными ценностями, также благодаря этому не возникает пересортицы материалов.

6. Оснащены ли места хранения материалов необходимым весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой?

Склад, предназначенный для хранения материальных запасов оснащен весами, измерительными приборами и мерной тарой, что обеспечивает их периодическое переосвидетельствование и клеймение, а также повышает точность и правильность определения расходования и поступления материалов;

7. Установлен ли круг лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей, за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей; заключены с этими лицами в установленном порядке письменные договоров о материальной ответственности.

В РГУ «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат» круг лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей, за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей установлен, с ними заключены договоры о материальной ответственности.

8. Определен ли перечень должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия материальных ценностей.

В рассматриваемом учреждении перечень должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия материальных ценностей, не определен, но при этом определен перечень материально-ответственных лиц, который предполагает выполнение данных функций.

Состояние внутреннего контроля можно оценить как среднее, так как проследить за сохранностью материальных запасов до деталей в представленном учреждении невозможно. Это связано со спецификой деятельности организации.

3.3 Анализ материальных запасов и предложения по совершенствованию внутреннего контроля в области хранения запасов в республиканском государственном учреждении

Анализ материальных запасов в РГУ позволяет выявить негативные тенденции в деятельности, а также является одним из приемов внутреннего контроля за ведением учета на участке, связанном с материально-производственными запасами.

Анализ движения материальных запасов представим в таблицах 3, 4, 5 и 6.

Табл. 3. Анализ остатков на начало периода материальных запасов в РГУ «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат» за июль 2006 г.

Наименование показателя	Остаток на начало периода, руб.	Структура, %
	Всего, в т.ч. за счет	бюджетных средств	средств внебюджетных фондов	Всего, в т.ч. за счет	бюджетных средств	средств внебюджетных фондов
Медикамент перевязочные средства	17014,80	17014,80	0,00	1,15	8,33	0,00
Продукты питания	102129,50	7328,10	94801,40	6,90	3,59	7,43
Горюче-смазочные материалы	20727,61	20727,61	0,00	1,40	10,15	0,00
Мягкий инвентарь	1215584,65	34326,86	1181257,79	82,11	16,81	92,56
Прочие материальные запасы	124961,07	124751,07	210,00	8,44	61,11	0,02
Итого	1480417,63	204148,44	1276269,19	100,00	100,00	100,00

Рис. 1. Анализ структуры материальных запасов на начало июля 2006 г.

На начало анализируемого года в структуре материальных запасов РГУ преобладает мягкий инвентарь. Данная строка занимает 82,11 % в структуре материалов. Остальные запасы занимают незначительное место. Так, удельный вес медикаментов и перевязочных материалов занимает 1,15 процентных пункта, на долю продуктов питания приходится лишь 6,90 % от общей стоимости материальных запасов. Данный факт свидетельствует, что на предприятии эффективно налажен контроль за использованием портящихся материалов. Большая часть материальных запасов приходится на запасы, поступившие в учреждение за счет внебюджетных источников.

Табл. 4. Анализ поступления материальных запасов в РГУ «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат» за июль 2006 г.

Наименование показателя	Поступило, руб.	Структура, %
	Всего, в т.ч. за счет	бюджетных средств	средств внебюджетных фондов	Всего, в т.ч. за счет	бюджетных средств	средств внебюджетных фондов
Медикаменты и перевязочные средства	20094,05	20094,05	0,00	4,34	14,07	0,00
Продукты питания	329076,74	69014,30	260062,44	71,14	48,33	81,32
Горюче-смазочные материалы	23683,50	23683,50	0,00	5,12	16,59	0,00
Мягкий инвентарь	59744,28	0,00	59744,28	12,91	0,00	18,68
Прочие материальные запасы	30005,00	30005,00	0,00	6,49	21,01	0,00
Итого	462603,57	142796,85	319806,72	100,00	100,00	100,00

Рис. 2 Анализ структуры поступления материальных запасов за июль 2006 г.

На протяжении рассматриваемого периода в учреждение поступило материалов на сумму 462603,57 руб., при этом более трети за счет внебюджетных фондов, что негативно характеризует деятельность предприятия бюджетной сферы. Наибольшую долю в структуре поступивших средств занимают продукты питания - 71,14 %. Наименьшая сумма поступила по медикаментам и перевязочным материалам. Их поступило на 20094,05 руб. в абсолютном выражении (в относительном их доля составила - 4,34 %).

Табл. 5. Анализ расходования материальных запасов в РГУ «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат» за июль 2006 г.

Наименование показателя	Поступило, руб.	Структура, %
	Всего, в т.ч. за счет	бюджетных средств	средств внебюджетных фондов	Всего, в т.ч. за счет	бюджетных средств	средств внебюджетных фондов
Медикаменты и перевязочные средства	17949,22	17949,22	0,00	4,07	11,76	0,00
Продукты питания	301242,74	72163,43	229079,31	68,22	47,30	79,28
Горюче-смазочные материалы	23581,55	23581,55	0,00	5,34	15,46	0,00
Мягкий инвентарь	62248,47	2360,19	59888,28	14,10	1,55	20,72
Прочие материальные запасы	36524,65	36524,65	0,00	8,27	23,94	0,00
Итого	441546,63	152579,04	288967,59	100,00	100,00	100,00



Рис. 3. Анализ структуры расходования материальных запасов за июль 2006 г.

Анализируя расходование материалов, можно отметить, что расход составил меньшую сумму, чем поступление. Разница составила 21056,94 руб. Данный факт свидетельствует об увеличении остатков материальных запасов на складе учреждения. Преимущественное значение при расходовании материалов, как и при поступлении, занимаю продукты питания. Их израсходовано на сумму 301242,74 руб. Поступление составило 329076,74 руб.

Расход материалов был больше чем поступление лишь по статье мягкий инвентарь - на 2504,19 руб.

По остальным статьям можно говорить об увеличении остатков на конец месяца.

Табл. 6. Анализ остатков на конец месяца материальных запасов в РГУ «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат» за июль 2006 г.

Наименование показателя	Остаток на конец периода, руб.	Структура, %
	Всего, в т.ч. за счет	бюджетных средств	средств внебюджетных фондов	Всего, в т.ч. за счет	бюджетных средств	средств внебюджетных фондов
Медикаменты и перевязочные средства	19159,63	19159,63	0,00	1,28	9,88	0,00
Продукты питания	129963,50	4178,97	125784,53	8,66	2,16	9,62
Горюче-смазочные материалы	20289,56	20289,56	0,00	1,35	10,47	0,00
Мягкий инвентарь	1213080,46	31966,67	1181113,79	80,82	16,49	90,36
Прочие материальные запасы	118441,42	118231,42	210,00	7,89	61,00	0,02
Итого	1500934,57	193826,25	1307108,32	100,00	100,00	100,00

Рис. 4. Анализ структуры остатков материальных запасов на конец июля 2006 г.

Как видно из таблицы 6 и рисунка 4, наибольшую часть в структуре остатков на конец месяца составляет мягкий инвентарь (80,82 %), наименьшую - медикаменты и перевязочные средства и горюче-смазочные материалы (1,28 % и 1,35 %, соответственно). Таким образом, тенденция в структуре остатков сохранилась как на начало рассматриваемого периода, так и на конец.

Полученные показатели в вышепредставленных таблицах позволяют сделать вывод о том, что движение материальных запасов контролируется и анализируется материально-ответственными лицами и в учреждение поступает и расходуется материальных запасов в необходимом количестве. Что способствует стабильной и непрерывной деятельности предприятия, что тем более важно при осуществлении деятельности в бюджетной сфере, связанной с лечением и содержанием больных.

Система внутреннего контроля в РГУ «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат» достаточно эффективна, т.к. контролируются все участки хранения запасов. Но все же рассматриваемому учреждению необходимо обратить внимание на некоторые сложности, связанные с участком учета материальных запасов.

Данные недочеты связаны с тем, что система внутреннего контроля не соответствует масштабам деятельности учреждения.

В РГУ всего один кладовщик. Это затрудняет быстрый отпуск материалов, т.к. кладовщик занимается еще и приемом и отпуском материалов со склада. В бухгалтерии используется оперативно- бухгалтерский метод учета материалов. У кладовщика компьютера нет. Это создаёт большие неудобства - замедление подачи информации в бухгалтерию. Следовательно, на кладовщика возложено достаточно большое количество обязанностей. Поэтому целесообразно предложить вести складской учет материально-производственных запасов при помощи конфигурации 1С: Предприятие, это ускорит процесс контроля за движением материально-производственных запасов и облегчит работу кладовщику учреждения.